Fruering og Vitved Menighedsråd. Referat af fællesrådsmøde. Onsdag den 7. oktober 2015

Transkript

1 1 Fruering og Vitved Menighedsråd Referat af fællesrådsmøde Onsdag den 7. oktober 2015 Referatet sendes til: MR- medlemmer, kirkeværger, suppleanter, sognepræst, ansatte, regnskabsfører, webbmaster samt lejer af forpagtergårdsboligen. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden 2 Bemærkninger til referat fra mødet den 25. august Økonomi, herunder a. Orientering fra afsluttende budgetsamråd 8. september 2015 b. Revisionsprotokollat, vedr. formål, omfang og udførelse c. Den uafhængige revisor erklæring d. Revisionsprotokollat til årsregnskabet 2014 e. Kvartalsrapport 3. kvartal år 2015 f. Budget år Punkterne b til f er både Vitved og Fruering Kirkekasser 4 Orientering om renoveringsprojektet i Fruering kirke 5 Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd 6 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd 7 Orientering ved sognepræsten 8 Orientering ved kontaktpersonen 9 Orientering ved kirkeværger 10 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget 11 Orientering ved medarbejderrepræsentant 12 Orientering ved folkevalgte kasserere 13 Eventuelt Mødet blev ledet af: Niels Peter Skrubbeltrang Referent: Arne Sørensen Mødedeltagelse: Der var afbud fra Eli Juel og Preben Balskilde og suppleanterne Vagn Beck og Anders Nielsen var mødt. Mødet blev indledt med at vi sang nr Æbler lyser rødt på træernes grene Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Tillæg til punkt 5: Beslutning i Vitved menighedsråd om godkendelse af tilbud fra arkitektfirmaet Frost Larsen. Tillæg til punkt 9: Beslutning i Vitved menighedsråd om flytning af urne. Med ovennævnte tilføjelser blev dagsordenen godkendt uden bemærkninger. Pkt. 2 Bemærkninger til referat fra mødet 25. august 2015 Referatet blev godkendt uden bemærkninger.

2 Pkt. 3 Økonomi, a. Niels Peter gav en orientering fra afsluttende budgetsamråd den 8. september 2015 og følgende punkter kan fremhæves: God økonomi i provstiet. Samlet ligning er steget med 3 mio. kr. ift. indledende budgetsamråd til i alt 73 mio. kr., hvoraf de kr. kommer fra Århus kommune, da dele af Vitved sogn ligger i Århus Kommune. Der budgetteres med 12,4 mio. kr. til nyanlæg Fruering har fået bevilget kr. til udvendig dræn og kr. til kunstnerisk udsmykning. Andre større bevillinger kan nævnes ombygning af Rytterskolen Hørning og køb af grund til ny præstebolig, Sneptrup Præstegård skal have nyt stråtag og der planlægges et nyt opvarmningsanlæg, i Ry skal sognehuset ombygges/renoveres, i Stjær skal bygges et nyt våbenhus og indgang og der er afsat 3 mio. i opsparing til ny kirke i Højvangen. Under forkyndelsespuljen er alle ansøgninger imødekommet hvilket er på i alt kr. Indstilling om nedlæggelse af ungdomspræstestillingen med udgangen af 2016 skal til afstemning i de enkelte menighedsråd på det konstituerende møde i november, da bestyrelsen ikke mener, at der fås nok ud af stillingen, dog skal fremhæves at konfirmandarrangementet fungerer godt, men ikke øvrige ting. Som noget nyt var der arrangeret gruppeopgaver, hvor de enkelte sogne var blevet blandet. Der var opstillet cases med spørgsmål og problemstillinger over emnet Forandringer i provstierne og hvad er et provstiudvalg? b. Revisionsprotokollat, vedrørende revisionens formål, omfang og udførelse blev gennemgået af Anne Marie. Revisionsprotokollat for Fruering var dateret 31. august 2015 og Vitveds var dateret 20. august Indholdet i revisionsprotokollaterne er ens for begge sogne og derfor nævnes kun Fruering. Af side 93 fremgår revisionens formål og ansvar, og på side 94 fremhæves menighedsrådets ansvar. Den påpegede risiko for fejlinformationer og opfordring til at der etableres og håndhævdes effektive forretningsgange sker blandt andet ved der årligt uddelegeres beløb og ansvar til enkelte personer, der administrerer særlige konti. Af side 96 fremgår at der revisionen kun kan overkomme at foretage stikprøver som afprøvning på, at fastlagt procedure følges. Begge revisionsprotokollater blev underskrevet af det enkelte menighedsråd. c. Den uafhængige revisor erklæring ingen bemærkninger. d. Revisionsprotokollat til årsregnskabet 2014 for begge kirkekasser blev forelagt og underskrevet uden bemærkninger. e. Kvartalsrapport 3. kvartal år 2015 blev gennemgået af Anne Marie, der påpeger at Fruering sandsynligvis kommer ud med et underskud ved årets udgang på grund af relative store udgifter til konfirmandstuen. Under bemærkninger skal tallet for Vitved ændres fra kr. til ,32 kr. Jf. Anne Maries bemærkning til placering af faktura fra Træstubben på kr. blev det aftalt, at beløbet flyttes fra driftskonto til anlægskonto og dette medfører at underskuddet på ,32 kr. reduceres med kr. Med disse bemærkninger blev begge kvartalsrapporter godkendt og underskrevet. f. Budget år 2016: For Fruering svarer til udkast til det godkendte i foråret. Usikkerhed om Præstegårdskassen fremadrettet. Vi skal muligvis igen til at føre selvstændigt regnskab for Præstegårdskassen, selvom det i 2009 blev bestemt, at kassen skal indgå i hovedsognets kirkekasse. Ændringen er, hvor det er et pastorat med flere kirkekasser. Budget 2016 svarer til 1 % fremskrivning af lønudgifter ift Niels Peter påpeger at der skal indregnes kalkning af kirken i De budgetterede indtægter på kirkegården er med en vis usikkerhed da tendensen viser faldende indtægter. Opsparing på i Vitved er til nyt tag. Der er ikke generelt i provstiet budgetteret med udgifter til menighedsrådsvalg, og skulle det ske at der bliver valg skal udgifterne dækkes af 5 % midler. 2

3 Niels Peter opfordrer til at fokus på budgetterne gerne sker forud for første budgetsamrådsmøde i provstiet, da det er mindre rettelser og afvigelser der sker derefter i provstiet. Vurdering af udgiftsfordeling mellem Fruering og Vitved vedrørende konfirmandbygningen skal sandsynligvis tages op når afsluttet regnskab kendes og i forbindelse med næste års budgetlægning. Vibeke påpeger at det kan være både ønskeligt set fra gravernes side men også være en økonomisk gevinst hvis alle fakturaer, der vedrører kirken og kirkegården alle kommer til gennemsyn hos graverne bemærkningen er rigtig og konstruktivt men bør også være en fastlagt instruks. 3 Pkt. 4 Orientering om renoveringsprojektet i Fruering kirke Byggemøde 2. oktober Følger stort set tidsplan. Stolestader er tilbage. El bagud med montering af radiatorer under stolestader. Montering sker i denne uge, men har medført høj luftfugtighed og enkelte af bænkene er revnet i sæderne. Stillingtagen til udbedring afventer udtørring. Opsatte varmeluftblæsere har reduceret luftfugtigheden til ca. 80 %. Kalkning er færdig, men stadig lidt skjolder på nordvæg. Maling: Stolestader har fået grå grundfarve. Der er lavet prøvemaling med guldkant og blå kant samt lysere tone i fyldning på låger. Dør mellem våbenhus og skib males i lysere nuance døren er malet. Yderdør males indvendig men ikke udvendig. Overveje at få ny dør på sigt. Lysekrone ophænges i våbenhus. Valgt nyt lydanlæg fra Sicom inklusive teleslynge, der koster mellem kr. Ophængning skal godkendes af Nationalmuseet. Godkendelse af placering af borehuller sendt til provstiet. Dræningsprojekt principgodkendt i Stiftet (bilag). Også her skal Nationalmuseet med. Projektet der er budget til kr. forventes at kunne realiseres til ca kr. Revideret projekt sendt til provstiet. Følger nationalmuseets anvisninger + nedsat rådgivningshonorar. Møde i Indvielsesudvalget : Personlige invitationer + artikel og annonce i Ugebladet. Efterfølgende arrangement i forsamlingshuset ved cafeborde. Antal i kirken og forsamlingshuset? Gudstjenesten begynder kl ved den ny biskop og ved nadveren overtager Inge-Gerd og provsten resten af gudstjenesten. Pkt. 5 Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd 5.1 Beslutning om tilbud fra arkitektfirmaet Frost Larsen Vitved Menighedsråd besluttede at anmode arkitektfirmaet Frost Larsen om at udarbejde en projektbeskrivelse omfattende en vurdering af udskiftning af taget på kirken til brug til indsendelse til provstiet og stiftet. I henhold til af den 5. oktober 2015 vurderes timeforbruget til 24 timer á 770 kr. eksklusive moms. 5.2 Efterårsmøde på Diakonhøjskolen den 2. november 2015 Tilmelding til mødet blev sendt rundt under mødet og Legarth sørger for tilmelding. Pkt. 6 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd Valg Uændrede regler. Landsforeningen foreslår fælles dato for opstillingsmøder. Kan opstillingsmøder måske kombineres med sognemøder? Menighedsråd på jeres måde, Rapport fra Kirkeministeriet. Analyse af mulighederne for at lette arbejdet indenfor økonomi, personale og løn, kommunikation og administration i øvrigt. Løsningsforslag, men det kommer ikke af sig selv. Lignende ovennævnte kommer der måske til foråret minikonferencer om emnet: Mere kirke for pengene. Vi bør holde en dag, hvor der er tid til at diskutere, hvad vi vil. Det kan enten være i 2016 eller vente til efter valget så det først bliver 2017? Møde med ny formand for landsforeningen torsdag 29. oktober i Brædstrup. Samlet tilmelding. (Legarth senest 22.oktober).

4 4 Kirkefondet afholder en spændende inspirationsaften Kirken i morgen, men desværre den 17. november, hvor vi har vores næste MR-møde. Pkt. 7 Orientering ved sognepræsten Konfirmandundervisning Inge-Gerd oplyste at undervisningsministeriet har meldt ud at forudsat at der er mindst 2 kommuner på landsplan der anmoder om at min. 2 timers konfirmandundervisning skal placeres i skolens undervisningsplan, skal skolerne indrette sig derefter. Inge-Gerd har i mail af den 14. oktober oplyst at Skanderborg Kommune ansøger om deltagelse i dette rammeforsøg med konfirmationsforberedelse som del af den understøttede undervisning dette bliver spændende om det lykkes. Udendørs gudstjeneste på Vestermølle Som der fremgår af kirkebladet afholdes høstgudstjeneste på Vestermølle søndag den 11. oktober, hvor Inge-Gerd, sammen med Gurli og Johannes, samt FDF fra Virring igen lignende sidste år står for afholdelse af gudstjenesten. Kursus Kirkebogsførende Inge. Gerd har været på kursus i uge 40. Alle Helgen den 1. november Kl i Fruering i Stalden med pigekor og efterfulgt af kirkekaffe. Kl i Vitved med damekoret og efterfulgt af kirkekaffe. Pkt. 8 Orientering ved kontaktpersonen Planlægningsmøde mellem præsterne Der har været afholdt planlægningsmøde der rækker frem til april Fastelavn Inge-Gerd og Gurli arbejder på at familiegudstjenesten i Fruering holdes om lørdagen den 6. februar og efterfulgt af tøndeslagning i Fruering forsamlingshus, og ønsker menighedsrådenes accept på dette, hvilket der blev givet. Der afholdes normalt gudstjeneste i Vitved om søndagen. Inge-Gerd oplyser i mail af den 12. oktober at Fruering forsamlingshus er bestilt til tøndeslagning m.m. lørdag den 6. februar Personale Indmelding af ferie og ferie/fridage senest den 7. i måneden af hensyn til Anne Maries indberetning. MUS og APV: Johannes mangler at komme til MUS samtale. Gittas stilling er ændret til 9 måneders stilling med 35 timer pr. uge + 3 måneders vinterfyring (januar, februar og marts) med virkning fra 1. januar Pkt. 9 Orientering ved kirkeværger Ulla Beslutning om tilladelse til flytning af urne fra Vitved kirkegård til Ry kirkegård En dame fra Ry ønsker sin mands urne flyttet til Ry efter 9 år på Vitved kirkegård og spørgsmålet er om Vitved menighedsråd vil give tilladelse til denne flytning? svaret og beslutning var et ja. Ry menighedsråd har godkendt at modtage urnen. Holger har 2-3 lignende eksempler i Fruering. Ulla undersøger og sikre de formelle forskrifter opfyldt (godkendelse og underskrifter af gravsteds indehaver og slægtninge, afholdelse af ekstra ordinære udgifter). Gulvet foran alteret i Vitved er defekt Kirkeudvalget har holdt møde sammen med Erik Simonsen og der er modtaget tilbud på reparationen. Det blev besluttet at Arne tager kontakt til provstiet og får aftalt den videre proces. I samråd med provsten og provstiets byggesagkyndig, arkitekt Morgens Svenning er der aftalt besigtigelse i kirken torsdag den 22. oktober kl

5 5 På kirkegården Der er fældet et træ og roden er fjernet. Et af asketræerne har det ikke så godt så vi må påregne fjernelse af dette indenfor en overskuelig årrække. Alterlys stager er blevet pudset. Holger tilbyder Vitved at overflødig ur til varmestyring der har været anvendt i Fruering, da uret i Vitved er gået i stykker. Vitved takker og tager imod tilbuddet og Vitved (Ulla eller Vibeke) sørger for nedtagning i Fruering og opsætning i Vitved. Vagn Udskiftning af hæk ved Kirkevej 4 skal vurderes Vagn og Holger udvekslede priser på forskellige størrelser planter ( alt cm). De største koster ved 100 meter ca. 18,57 kr. pr. styk. Holger oplyste at ved at vælge de store planter betyder det at hækken er ca. 2 år længere fremme. Der blev ikke konkluderet på punktet. Pkt. 10 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget a. Konfirmandstuen er ifølge brugerne ikke velegnet til kor på grund af akustikken, men velegnet til undervisningen, hvilket også var formålet med blandt andet den ny gulvbelægning. b. Der var væltet et træ ved skoven der nu er fjernet. c. Gurli påpeger at der er en dårlig lugt ved baggangen i konfirmandbygningen. d. Den fredede gravhøj skal menighedsrådene nu overtage vedligeholdelsen af. e. Inge-Gerd påpeger at hestefolkene ikke respekterer ridning forbudt skilte? Pkt. 11 Orientering ved medarbejderrepræsentant a. Grandækning begynder i Fruering i uge 43 og i Vitved ca. 3 uger senere. b. Der er valgt ny leverandør af gran. c. Holger har lånt en støvsuger af John og er i gang med at støvsuge i tårnet. d. Tagsten skal flyttes som aftalt over på loftet over konfirmandrummet. e. Træstubben har givet en instruktion i beskæring af træer. f. Holger spørger om udskiftning af hække kan tages over driften eller om det en anlægsinvestering? Holger vurderer ca., meter hække svarende til ca kr. måske over 10 år? Det blev besluttet at taget punktet op igen til foråret. g. Måske vurderer alternative hække eksempelvis tuja og i et begrænset område f.eks. 500 styk planter? h. Traktorer har stadig ikke så godt, hvilket man er opmærksom på. Holger har hjemtaget alternative tilbud og det bør vurderes hvilke muligheder der på sigt kan ligge i at vælge den rigtige. Det kan godt være at den dyre på kort sigt blive den billigste på længere sigt, når driftsomkostninger indgår i vurderingen. i. Gurli efterlyser hvem og hvornår Gurli får besked på at orglet i Fruering skal pakkes ud? j. Gurli informerede om de problemer der har været med orglet i Vitved og at fejlen ikke kan lokaliseres af hverken elektriker eller orgelbygger. Pkt. 12 Orientering ved folkevalgte kasserere Ingen bemærkninger. Pkt. 13 Eventuelt Mødet sluttede kl