Fruering og Vitved Menighedsråd. Referat af fællesrådsmøde. Onsdag den 25. marts 2015

Transkript

1 1 Fruering og Vitved Menighedsråd Referat af fællesrådsmøde Onsdag den 25. marts 2015 Referatet sendes til: MR- medlemmer, kirkeværger, suppleanter, sognepræst, ansatte, regnskabsfører, webbmaster samt lejer af forpagtergårdsboligen. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden 2 Bemærkninger til referat fra mødet den 20. januar Økonomi, herunder gennemgang og godkendelse af udkast til regnskaber 2014 for begge kirkekasser, orientering om regnskabet for Kirke- & Sognekontakt, budgetprocedure for 2016, samt underskrivelse af revisionsprotokollat for Vitved 4 Foreningernes dag 18. april på Virring Skole, herunder nedsættelse af en arbejdsgruppe Henvendelse vedrørende gravhøj i vores skov Forberedelse af syn 15. april 2015 Kommende bispevalg Status på renoveringsprojektet i Fruering kirke 9 Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd 10 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd, herunder formandsmøde den 27. januar 2015 og andre møder 11 Orientering ved sognepræsten 12 Orientering ved kontaktperson 13 Orientering ved kirkeværger 14 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget 15 Orientering ved medarbejderrepræsentant 16 Orientering ved folkevalgte kasserere 17 Eventuelt Mødet blev ledet af: Niels Peter Skrubbeltrang Referent: Arne Sørensen Mødedeltagelse: Der var afbud fra Eli Juel. Suppleant Vagn Beck var mødt. Mødet blev indledt med at vi sang nr Velkommen, lærkelil---. Sangen blev sunget på begge melodier, dog hver 2. vejs. Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Under pkt. 3 blev tilføjet: Godkendelse af revisionsprotokol fra Vitved. Med denne tilføjelse blev dagsordenen godkendt uden bemærkninger. Pkt. 2 Bemærkninger til referat fra mødet 20. januar 2015 Referatet blev godkendt uden bemærkninger.

2 2 Pkt. 3 Økonomi, Regnskab 2014 for Fruering Regnskabet udviser et driftsoverskud på ,65 kr. Regnskabet blev godkendt uden bemærkninger. Det underskrevne referat skal indscannes i dataarkivet under godkendelse af afleveret regnskab. Desuden skal det fremgå af det underskrevne beslutningsreferat oplysningerne nederst på regnskabet (den orange røde side), hvor der fremgår regnskabets navn, CVR nr., årsregnskab, årstal, dato og klokkeslæt for indberetningen. I øvrigt henvises til referat fra regnskabsmøde den 19. marts 2015 hos Anne Marie. Referatet vedlagt. Regnskab 2014 for Vitved Anne Marie redegjorde for hvad gravstedskapitaler (tilgodehavende note ) omfatter. Reviderede side C-1 (orange røde) blev uddelt og gennemgået og godkendt. Regnskabet udviser et driftsoverskud på ,91 kr. Regnskabet blev godkendt. Det underskrevne referat skal indscannes i dataarkivet under godkendelse af afleveret regnskab. Desuden skal det fremgå af det underskrevne beslutningsreferat oplysningerne nederst på regnskabet, hvor der fremgår regnskabets navn, CVR nr., årsregnskab, årstal, dato og klokkeslæt for indberetningen. Kirke- & Sognekontakt Frivillige bidrag er steget fra godt i 2012 og 2013 til kr. i 2014, hvilket er meget flot. Tilskud fra menighedsrådene blev forhøjet med kr. i 2014, og det blev besluttet på regnskabsmødet den 19. marts 2015 at det foreslås at fastholde denne ændring i budgettet for Overskud kr. (i 2012 og 2013 underskud på ca kr.) Budgetprocedure 2016, herunder anlægsønsker vedrørende 2016 Såfremt der er anlægsønsker for 2016, skal disse bilagt et anlægs- projekt og budget fremsendes til provstiet senest den 15. april det vil sige det kan ikke vente til der har været afholdt det årlige syn. Niels Peter oplyste, med henvisning til referat fra regnskabsmødet den 19. marts, at der vil blive iværksat et stykke registreringsarbejde vedrørende de ansattes timefordeling imellem forskellige arbejdsopgaver samt fordelingen mellem Vitved og i Fruering for at få dokumenteret om den procent fordeling der hedder 60/40 mellem de to sogne også fortsat er repræsentativ. Punktet vil blive taget på næste passende personalemøde hvor formændene vil deltage og redegøre nærmere for hvordan registreringen måske kan tilrette lægges. Revisionsprotokollat vedrørende lønrevision i Vitved Revisionsprotokollatet blev underskrevet af Vitved menighedsråd og afleveret til Anne Marie. Pkt. 4 Foreningernes dag den 18. april 2015 Foreningernes dag. 18. april kl i fritidskantine, hal og gangområder. Målet at samle foreningerne og lave et udstillingsvindue for de mange tilbud Virring og omegn har for borgerne. Ideer: Vores vision

3 3 Babysalmesang, minikonfirmander, konfirmationsforberedelse (skole/kirkesamarbejde generelt) Hjemmeside Korarbejde, pigekor og kirkekor Skole/hjem samarbejde Kommende menighedsrådsvalg Renovering og lukning af Fruering kirke Der var enighed om at vores kirkeblad er omdrejningspunktet for meget af det der sker i vores sogne og informationsformidler for foreningerne i sognene. Der blev nedsat en lille arbejdsgruppe omfattende Inge-Gerd, Gurli, Niels Peter og Arne. Pkt. 5 Henvendelse vedrørende gravhøj i vores skov Niels Peter er blevet kontaktet af Marlene Sørensen, Moesgaard pr. brev vedrørende en gravhøj som vi har i præstegårdsskoven. Marlene Sørensen er villig til at komme til et møde på stedet og fortælle gravhøjens historie og fremkomme med forslag til vedligeholdelse og information til offentligheden om gravhøjen. Konklusionen blev at Niels Peter, Preben og Jørgen aftaler et møde med Marlene Sørensen hvor gravhøjen besigtiges mødedatoen sendes ud til alle i rådene således eventuelle flere interesserede kan deltage. Pkt. 6 Forberedelse til syn Dagsorden til kommende syn den 15. april vedhæftes nærværende referat. Pkt. 7 Kommende bispevalg Der er nedsat valgbestyrelse bestående af Poul Henning Bartholin, Århus Domprovsti, Erling Mikkelsen, Odder Provsti, Frederik Grønfeldt, Silkeborg Provsti Tirsdag den 17. marts 2015 kl. 15 var sidste frist for anmeldelse af kandidater, og der er kun to kandidater: Jens Maibom Pedersen og Henrik Wigh-Poulsen til valget Valgliste er offentliggjort på stiftets hjemmeside den 18. marts Alle i Fruering og Vitved menighedsråd er med på valglisten. Der er 2269 stemmeberettigede. Niels Peter og Arne tilmelder menighedsrådene til debatmøde den 15. april kl i kulturhuset (efter synet) alle i begge menighedsråd ønsker at deltage. 15. april udsendes afstemningsmateriale. Sendes pr. post til privatadresser. Hvis ikke modtaget indsigelse til Stiftet senest 22. april. Stemmeseddel skal indsendes senest 6. maj. Optælling 7. maj kl offentlig. Det blev besluttet at vi ikke holder et internt debatmøde i menighedsrådene efter debatmødet den 15. april, Det blev besluttet at begge menighedsråd deltager i en fælles afskedsgave til Kjeld Holm. Pkt. 8 Status på renoveringsprojektet i Fruering kirke Projektet blev som nævnt på sidste møde principgodkendt af Stiftet 10. december En forudsætning for godkendelsen var, at der fremsendes yderlig en begrundelse for kombination af fjernvarme og el varme. Varmekonsulenten anbefalede en fuldstændig konvertering til fjernvarme.

4 Supplerende redegørelse indsendt til Stiftet 24. februar. Heraf fremgår, at vi af omkostningsmæssige grunde ønsker at bevare det nuværende varmesystem med en kombination af elvarme og fjernvarme og alene foretage en opgradering af styringssystemet. Pris ca kr. Alternativet med kun fjernvarme er fravalgt, da omkostningerne hertil skønsmæssigt vil udgøre kr. ex. moms og med en tilbagebetalingstid på ca. 40 år. Menighedsrådet holdning understøttes af en redegørelse fra ingeniørfirmaet Maass og Co, der anbefaler bevarelse af nuværende system suppleret med en mere effektiv varmestyring Forberedelse til nyt lydanlæg.(rørføring). Senere stillingtagen til om det skal laves nu. Endelig godkendelse fra Stiftet 12. marts. Bibeholdelse af nuværende varmesystem godkendt nu med varmekonsulentens anbefaling. Belysning i kor skal genovervejes. Farvesætning i samarbejde med konservator. Sendt i udbud 10. marts med svarfrist 14. april. Besigtigelse i torsdags (Vagn og Holger deltog). Eli har taget billeder som dokumenterer nuværende situation. Krav fra Nationalmuseet. 4 Søgt tilskud fra kirkeistandsættelsesordning.. Pkt. 9 Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd a. Tak fra Anne Jakobsen for opmærksomheden ved hendes afskedsreception b. Brev fra Bibelselskabet med gavetilbud på konfirmandbibelen blev sendt rundt til information c. Tillæg til Kirkegårdsvedtægter for Vitved kirkegård er godkendt af Vitved menighedsråd og underskrevet af formanden. Tillægget lægges ind på sognets hjemmeside d. Vitved har fået købt og opstillet en hjertestarter og på initiativ Ulla blev der afholdt et informationsmøde i brug af en hjertestarter i Vitved forsamlingshus den 19. februar ved Lars Frandsen. Der vil i det næste kirkeblad blive redegjort yderligere om den indkøbte hjertestarter e. Begge sogne har sagt ja til at deltage i Kirkestafet i Skanderborg Provsti, der strækker sig over 3 år, hvor provstiets 27 kirker bliver besøgt, der er lejlighed til at besøge den enkelte kirke og høre om kirkens historie. Besøget i Vitved kirke finder sted den 1. juli 2015 i tidsrummet kl og Fruering i f. Taget på Vitved kirke skal besigtiges, da der er konstateret afskallede tagsten i vinter, og såfremt taget skal udskiftes i 2016 skal der indsendes et anlægsprojekt til provstiet senest den 15. april. Arne sikrer at tagets tilstand bliver vurderet og der bliver indsendt et projekt til provstiet inden de 15. april. Efterskrift: Taget bliver inspiceret af håndværkere tirsdag den 31. marts. Pkt. 10 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd a. Niels Peter orienterede om afholdt formandsmøde for alle sognene den 27. januar, hvor temaet var forholdet mellem målsætning og det vi faktisk bruger pengene til, herunder om der er tale om vane eller vilje? Det er væsentligt at vi selv er i stand til at definere, hvad vi vil i vores sogne og hvad der er kvalitet for os. På mødet blev der opfordret til løbende diskussion i menighedsrådene om, hvad vi vil bruge pengene til. Denne opfordring kan være indgangsvinklen til kommende engagement omkring budgetlægning og regnskabsrapportering b. Forkyndelsespuljen indeholder kr. i år og ansøgningsfristen er senest 12. juni c. Fruering menighedsråd købt og fået installeret en hjertestarter, og der vil blive taget initiativ til et informationsmøde med deltagelse af Lars Frandsen lignende mødet i Vitved d. Cirkulære om sikkerhedsforanstaltninger på digitale Arbejdsplads hvor essensen er at man ikke må misbruge oplysninger e. Vielser uden for kirkens rum f. Niels Peter bemærkede positivt at til mødet i Kultursamvirket (sammenfaldende med menighedsrådsmødet) regnes menighedsrådene med til det kulturelle g. Tak til specielt Gurli og Inge Gerd for den store indsats ved forårssangaftenen i Fruering den 15. marts, hvilket var imponerende

5 5 Pkt. 11 Orientering ved sognepræsten a. Sommertid og palmesøndag er sammenfaldende i år. b. Der er 3 dåbshandlinger i Fruering palmesøndag. c. Der vil traditionen tro blive malerieudstilling af de kommende konfirmander fra og med palmesøndag. d. Skærtorsdag serveres let spisning og vin efter gudstjenesten i Vitved kl og i Fruering kl e. Langfredag er der kun kirkelighandling i Fruering. f. Der er præstestævne/konvent fra den 9- til den 11. juni g. Den 19. juni 2015 afholder Kjeld Holm afskedsreception og afskedsgudstjeneste. h. Præsten skal fremsende en officiel ansøgning til biskoppen om at få hans tilladelse til at de kirkelige handlinger i Fruering flyttes til Vitved i perioden hvor Fruering kirke er lukket. i. 1. søndag i advent planlægges åbning af Fruering kirke og det betyder at der bliver ingen gudstjeneste i Vitved denne søndag, da arrangementet i Fruering fylder meget og med særlig indbudte til denne festlige lejlighed. j. Det blev drøftet hvordan Alle Helgens søndag kan finde sted for berørte i Fruering i 2015 da kirken er lukket på dette tidspunkt, men derom hører vi nærmere. k. Flere af vores tegnere til kirkebladet har 10 års jubilæum og tegnere har foreslået at lave en jubilæumsudstilling i præstegårdens driftsbygning den 6. og 7. juni Menighedsrådene er villig til at afholde omkostning til annoncering i Ugebladet. Fernisering finder sted den 6. juni kl l. Fredag den 27. marts er præsterne indkaldt til møde med skolerne om planlægning af kommende konfirmandundervisning. m. Der afholdes konfirmandforældreaften i præstegården den 30. og 31. marts og igen den 20. april og dertil er der brug for menighedsrådenes hjælp. Preben og Lene tilbød sig til den 30. marts, Anders og Arne til den 31. marts og Magda og Ulla til den 20. april mødetidspunktet er kl og Inge-gerd har sørget for indkøb. n. Ulla tilbød sig som vagt ved konfirmationerne kl og kl St. Bededag i Vitved. Niels Peter og Preben kl og kl i Fruering den 3. maj Den 14. maj kl i Fruering tilbød Preben at være vagt i Fruering. o. I tilknytning til studieturen den 23. august begyndes med en gudstjeneste og efterfølgende kaffe i bussen er undervejs til det ukendte bestemmelsessted. I udvalget er Inge-Gerd, Jørgen og Lene. Pkt. 12 Orientering ved sognepræsten a. Afholdt planlægningsmøde vedrørende ferie b. Fra den 17. maj lukkes Fruering kirke c. Alle Helgens gudtjeneste og efterfølgende tradition blev drøftet da dette bliver berørt af kirkelukningen i Punktet vurderes videre. Pkt. 13 Orientering ved kirkeværger Ulla a. Vibeke har fjernet alt julegrandækningen på kirkegården b. 2. etape på udskiftning af tuja hække sker i 2015 c. Det er uklart hvor meget det indkøbte elektroniske kirkegårdskort kan? Det bør være således at alle specielle ønsker og krav der knytter sig til tillægget til kirkegårdsvedtægten kan vises på det elektroniske kirkegårdskort, og hvis dette ikke er tilfældet skal dette følges op d. Kirkegårdskonferencen havde igen i år været en god inspiration til nye ideer, og hvor der blev drøftet værdier, slægt skal følge slægters gang, vurdere træernes tilstand ved sygdom, osv. e. Etablering af hjertestarteren omtales i næste kirkeblad? f. Indkøb af kantskærer g. Af udsendte 8 styk anbefalede breve om hjemfaldne gravsteder er de 6 på nuværende tidspunkt kommet retur Vagn a. Kirkegårdskort er godkendt

6 6 b. Stenhuggeren i Horsens er villig til at afvente alle gravstene, hvor gravstedsaftalen er udløbet og hvor de efterladte ikke ønsker at beholde stenen. Den oprindelige aftale omfatte kun de gravstene der kunne genbruges. c. Det blev aftalt at Vagn forsøger at lave en aftale med Stenhuggeren i Horsens om et besøg for alle interesserede den 12. juni Vagn vil sende en mødebekræftelse til begge menighedsråd + ansatte og med opfordring om en tilbagemelding om deltagelse d. Morten fra Træstubben kommer i indeværende uge og skal se på et træ ved kirkegården, der skal fældes. Træet står i skel og tilhører naboen, der er interesseret i at træet fældes Pkt. 14 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget a. Der har været afholdt møde med Kim vedrørende forlængelse af lejeaftale b. Skanderborg Kommune har givet en zonetilladelse omfattende udvidet brug af driftsbygningen til blandt andet konfirmandundervisning. Tilladelsen er i høring, der udløber umiddelbart efter påske, hvorefter der skal udstedes en byggetilladelse c. Investeringsbidrag til Skanderborg-Hørning Fjernvarme på ca kr. inklusive moms som følge af udvidet fjernvarmeopvarmet rum d. Der er forligger et tilbud på renovering af betonrampe, der danner kørevej til loftet i driftsbygningen på ca kr. inklusive moms, der skal realiseres i foråret. Punktet blev besluttet på sidste års syn Pkt. 15 Orientering ved medarbejderrepræsentant Holger a. På seneste personalemøde aftalte Holger og Vibeke at de som udgangspunkt deler weekenderne i perioden, hvor Fruering kirke er lukket b. Holger fik accept til at indhente tilbud på en trailer, da behovet opstår i forbindelse med transport af blomster og kranse fra Vitved til Fruering i forbindelse med begravelser og bisættelser under kirkelukningen c. Holger koordinerer direkte med Kim vedrørende fælles brug af loftet i driftsbygningen d. Holger indkøber kamera til brug under renoveringen af kirken. Købet er tidligere blevet godkendt af menighedsrådet e. Måske bliver der behov for hjælp hos menighedsrådet til at bære udstyr til koncerten den 12. april Niels Peter tilbød at der kan ringes til ham f. Der er ønsker om at udvide kirkebelysningen frem til skiftet fra vintertid til sommertid det blev besluttet at udvide kirkebelysningen på begge kirker fra kyndelmisse til sommertid fra og med 2016 g. Der hersker tvivl omkring efterladte til et gravsted der er udløbet og som kirken passer (Ejner Magnus Rasmussen, Hvolbæk) Vagn vil forsøge at efterspore efterladte h. Holger er blevet opfordret som graverrepræsentant til at deltage i MI-udvalget, der udenover en graverrepræsentant består af Leif Christoffersen fra provstiet og Pernille Welding. Holger fik accept på at få bevilget den tid dette udvalgsarbejde vil omfatte da dette denne erfaring kan komme begge sogne til gode Gurli Ingen bemærkninger. Pkt. 16 Orientering ved folkevalgte kasserere Der er aftalt budgetmøde for 2016 hos Anne Marie den 21.maj 2015 gældende for formænd og folkevalgte kasserere. Der var ikke yderligere bemærkninger. Pkt. 17 Eventuelt Inge-Gerd ønsker oplyst en ferieoversigt for sommerferie for formænd, kirkeværger og ansatte. Mødet sluttede kl