Fruering og Vitved Menighedsråd

Transkript

1 Fruering og Vitved Menighedsråd 1 Referat af fællesrådsmøde Tirsdag den 22. januar Referatet sendes til: MR- medlemmer, kirkeværger, suppleanter, sognepræst, ansatte, regnskabsfører samt lejer af forpagtergårdsboligen. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden 2 Bemærkninger til referat fra mødet den 14. november Økonomi, herunder fremlæggelse og underskrivelse af revisionsprotokollater fra beholdningseftersyn den 10. december 2012 se bilag 4 Gennemgang, behandling og under skrivelse af vedtægter for de enkelte udvalg og enkeltmandsposter se bilag 5 Vision og målsætninger for sognene og menighedsrådenes arbejde bilag 6 Kurser og møder de kommende måneder bilag 7 Status konfirmandstueprojektet bilag 8 Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd - bilag 9 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd 10 Orientering ved sognepræsten 11 Orientering ved kontaktpersonen 12 Orientering ved kirkeværger 13 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget 14 Orientering ved medarbejderrepræsentant 15 Orientering ved folkevalgte kasserere 16 Eventuelt Mødet blev ledet af: Niels Peter Skrubbeltrang. Referent: Arne Sørensen Mødedeltagelse: Der var afbud fra Eli Juel Christensen og Anders Nielsen på grund af sygdom. Mødet blev indledt med at vi sang nr. 252: I sne står urt og busk i skjul Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. Pkt. 2 Bemærkninger til referat fra mødet 14. november 2012 Referatet blev godkendt uden bemærkninger. Niels Peter opfordrede til, at hvis der er problemer for de nye medlemmer med at komme ind på Den digitale arbejdsplads via NEM ID, at de retter henvendelse til Niels Peter for Fruering og til Arne for Vitved.

2 Pkt. 3 Økonomi, herunder fremlæggelse og underskrivelse af revisionsprotokollater fra beholdningseftersyn den 10. december 2012 Det blev bemærket, at begge kirkekassers indestående i frie midler overstiger grænsen på kr., der sikre kirkekaserne mod et eventuelt bankkrak. 2 Der var enighed om, at vi som menighedsråd ikke kan forsvare at løbe denne risiko. Det blev aftalt, at der til næste møde foreligger et oplæg i samråd med Anne Marie Madsen til beslutning om, hvordan midlerne foreslås placeret. Revisionsprotokollater for begge kirkekasser blev forelagt og underskrevet af alle. Pkt. 4 Gennemgang, behandling og underskrivelse af vedtægter for de enkelte udvalg og enkeltmandsposter Niels Peter havde sammen med dagsordenen udarbejdet en bilagsoversigt over vedlagte 25 styks bilag, da alle vedtægter for de enkelte udvalg og enkeltmandsposter var vedlagt, men hovedbudskabet er, at det er meget få og mindre væsentlige ændringer, der er foretaget i forhold til de hidtil gældende vedtægter. Efterfølgende gengives forfattet bemærkninger med henvisning til pågældende bilag. Bilag 3 og 4 Forretningsorden Fruering og Forretningsorden Vitved menighedsråd Bilag 5 Forretningsorden fællesrådsmøder Styk 15 er speciel for Fruering og Vitved, da de to formænd på skift udsender dagsordener og er mødeleder, samt skriver et uddybende referat fra mødet. Bilag 6, 7 og 8 Kirkegårdsvedtægt, fælles for Fruering og Vitved, samt Tillæg Kirkegårdsvedtægt Fruering og Tillæg Kirkegårdsvedtægt Vitved Der var enighed om at følge provstiets forslag til ændring til 7, styk 7 hvor der står, at der kun kan indgås aftale for én brugsperiode ad gangen mod tidligere hvor man kunne indgå gravstedsaftaler i en periode indtil 60 år. Der var en række bemærkninger til tolkning af eksisterende vedtægter og ønsker om yderligere præciseringer, hvilket førte frem til, at der blev nedsat et udvalg bestående af Svend, Ulla og Legarth, som sammen kommer med et fælles oplæg til eventuelle ændringer til kirgårdsvedtægten og tillæggene hertil. Det blev besluttet at nuværende vedtægter underskrives og gælder indtil der foreligger en ny revision. Bilag 9 prisliste 2013, kirkegårdstakst Ingen bemærkning. Bilag 10 Vedtægt Præstegårdsudvalg Til linje kan beslutningsprotokol og beslutningsreferater ligestilles. Bilag 11 og 12 Vedtægt kirkeudvalg Fruering og kirkeudvalg Vitved Bilag 13 og 14 Vedtægt kirkeværge Fruering og kirkeværge Vitved

3 3 Bilag 15 og 16 Vedtægt kasserer Fruering og kasserer Vitved Bilag 17 Vedtægt fælles kontaktperson Niels Peter påpegede at begge formænd er oplyst som Andre bemyndigede. Afsnit: Udgifter dette punkt har menighedsrådene ikke indflydelse på da det er præsten der er valgt som kontaktperson og honorar aftales mellem præsteforeningen og Kirkeministeriet. Ikke yderligere bemærkninger. Bilag 18 Vedtægt fælles sekretær Bilag 19 Vedtægt fælles regnskabsfører Konklusion Formændene underskrev alle vedtægterne og disse lægges ud på sognenes hjemmeside, hvor de er tilgængelige, og originalerne opbevares af Anne Marie Madsen. Pkt. 5 Vision og målsætninger for sognene og menighedsrådenes arbejde Gældende vision og målsætninger for sognene blev udarbejdet i den tidligere menighedsrådsperiode og fremgår af bilag 20, der var vedlagt dagsorden,. Der var på mødet ingen ændringer til foreliggende vision og målsætninger, men punktet kan tages op til hver en tid, og det blev besluttet punktet tages op igen hvis der fremkommer ønsker til dette. Pkt. 6 Kurser og møder de kommende måneder Som bilag 21 var sammen med dagsorden vedlagt en kursusoversigt, og det er op til den enkelte der ønsker at deltage på et af de tilbudte kurser at tilmelde sig. Pkt. 7 Status konfirmandstueprojektet Med henvisning til udsendte bilag 22 gennemgik præstegårdsudvalget foreliggende skitseplan fra arkitektfirmaet Frost Larsen og der blev orienteret om to afholdte projektmøder. Præstegårdsudvalget fik accept til at fremsende det foreliggende skitseprojekt til Århus Stift via provstiet, dog skal projektet suppleres med en målfast situationsplan og et følgebrev inklusive vedlagt budgetoverslag. Når der foreligger en tilbagemelding fra Stiftet kan projektet inklusive en dispensationsansøgning tilsendes Skanderborg Kommune til videre myndighedsbehandling. Pkt. 8 Orientering ved formanden for Vitved menighedsråd Arne oplyste, at Vitved menighedsråd vil afholde et separat møde hvor der i tilknytning til dette afholdes afleveringsforretning på det nye opvarmningssystem og Carsten Vejborg, Energitjenesten inviteres med til mødet. Indhold i Ullas vedlagte bilag 24 og 25, der vedrører Vitved kirkegård behandles på ovennævnte menighedsrådsmøde der planlægges til den 6. februar.

4 4 I forbindelse med Virring Skoles 50 års jubilæum har skolen rettet henvendelse om en donation til jubilæumét og Fondet af 23. oktober 1986 (oprette af Jørgen Schindel) har ydet en pengegave som ved lignende henvendelser. Vibeke har fået en ny bærebar pc, da den gamle ikke kunne mere. Pkt. 9 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd Niels Peter orienterede om at han har købt luftfotos af Fruering kirke. Svend får billederne til evt. brug på hjemmesiden. Pkt. 10 Orientering ved præsten Først en tak for julegaven og en tak fra Marianne Schindel for julehilsen og at der fortsat tænkes på hende. Kirkebladet er under udarbejdelse og sendes til trykkeren mandag den 28. januar. Der holdes planlægningsmøde i morgen (onsdag) med de præster, der afløser hinanden for at koordinere gudstjenestelister. Det blev besluttet at menighedsrådene er vært ved ost og rødvin i tilknytning til højmessen skærtorsdag den 28. marts kl i Vitved og kl i Fruering. Palmesøndag er der gudstjeneste kl i Fruering og kl i Vitved og der er udstilling af påskemalerier, som konfirmanderne har lavet, i begge kirker,. Inge-Gerd oplyste, at der er liturgisk gudstjeneste langfredag i Fruering og ingen gudstjeneste i Vitved. Den 3. februar er der kyndelmisse gudstjeneste i Fruering kl og højmesse kl i Vitved. Den 10. februar er der fastelavnssøndag med tøndeslagning i Fruering forsamlingshus og gudstjeneste i Fruering kirke kl Legarth tilbyder at hente varer og sørge for borddækning i forsamlingshuset. Eva, Preben og Magda tilbyder at hjælpe med kaffebrygning og servering af fastelavnsboller i forsamlingshuset. De møder kl Babysalmesang begynder den 22. februar 2013 kl i Fruering kirke og køre over 8 gange. Martha er stoppet og Diana Buch overtager Marthas rolle. Det blev besluttet at juletræerne i begge kirker fremover får lov til at blive stående til efter Hellig Tre Kongers søndag, og der indkøbes lyskæder til brug efter 2. juledag. Hidtil er juletræerne taget ud efter 2. juledag og adventskransen bliver taget ned efter juleaften. Der er modtaget en indbydelse til reception på Virring Skole i forbindelse med 50 års jubilæum, hvor Fondet af 23. oktober 1986 har ydet en pengegave. Der afholdes de årlige møder den 1. mandag i marts og i november menighedsrådsforeningen i Århus Stift. Indbydelsen er ikke modtaget endnu men det kan oplyses at det er Niels Boesdal der skal underholde. Inge-Gerd påpegede, at det er i år at der er tradition for en studietur. Det blev besluttet at tage punktet op på næste menighedsrådsmøde, da vi skal afholde et menighedsmøde i indeværende år og måske kan disse to arrangementer kombineres? Inge-Gerd orienterede om, at der havde været lugtgener i forbindelse med en begravelse i Fruering den foregående lørdag fra naboens grisebesætning. Konklusionen blev at menighedsrådene foretager sig ikke videre i denne sag. Inge-Gerd henviser til nyt cirkulære om tjenesteboliger for folkekirkens præster: CIR nr. 55 af 26. juni 2012, hvor det blandt andet oplyses, at der fremover kun skal afholdes syn i præsteboligen hvert 2. år og der er givet nogle rammer for hvem og hvor mange der deltaget ved synet. Dette cirkulære vurderes forud for det kommende syn den 10. april 2013.

5 5 Inge-Gerd oplyste, at John Vind har været og se på skorstenen som aftalt fra sidste års syn, da der tilsyneladende er kommet slagregn ind ved inddækningen, men der foreligger ikke et konklusion fra besøget. Pkt. 11 Orientering ved kontaktpersonen Vibeke har videre sendt en forespørgsel den 6. januar 2013 fra en gravstedsholder der ønsker at opdele nuværende to gravpladser til et gravsted med en gravplads punktet indgår under vedlagte bilag 25. Der afholdes ordinært personalemøde 30. januar 2013 kl og Ulla deltager for menighedsrådene. Vibeke er på kursus i ugerne 15, 16 og 17 svarende fra den 8. april til den 29. april 2013, hvilket betyder at der falder sammen med det årlige syn den 10. april, men Vibeke er indforstået med at skulle deltage på synet. Menighedsrådet kan få refunderet kursusudgifterne. Eftersom det er et år siden at organisterne begyndte deres afløsning for hinanden forventes det at provstiet indkalder til et evalueringsmøde i løbet af første halvdel af 2013? Pkt. 12 Orientering ved kirkeværger Fruering Svend var ikke til stede, men Niels Peter videre bragte en opfordring fra Svend om at eventuelle fotos fra forskellige aktiviteter i kirkerne var vi meget velkomne til at sende til Svend til brug på sognenes hjemmeside. Vitved Ulla havde fremsendt som bilag 24 og 25 til dagsorden punkter der specielt vedrører Vitved der bliver behandlet på et separat menighedsrådsmøde i Vitved den 6. februar og punkter der berører både Fruering og Vitved, der bliver taget på det tidligere aftalte møde mellem de to kirkeværger og Legarth. Pkt. 13 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget Jørgen orienterede om afholdt møde med John A. Laursen angående revision af gældende lejeaftale, der var blevet opsagt af John. Der er indgået en ny lejeaftale, der kun omfatter de to uopvarmede driftsbygninger og til en årlig leje på kr. eksklusive moms mod tidligere kr. der omfattede en bygning mere. Den nye aftale er uopsigeligt i resten af 2013 og derefter kan den opsiges af begge parter med 6 måneders varsel. Den nye aftale er betinget af provstiets godkendelse, og når der foreligger en godkendelse fra provstiet, vil der blive udarbejdet en ny skriftlig aftale med John. Præstegårdsudvalget har haft møde med Skanderborg Kommune om at få lov til midlertidigt at anvende den opvarmede driftsbygning til brug ved konfirmandundervisningen og der er fremsendt en skriftlig ansøgning den 14. januar 2013 til kommunen. Pkt. 14 Orientering ved medarbejderrepræsentant Holger Holger videre bragte en tak fra de ansatte for julegaverne inklusive dejlige vine med en flot beskrivelse af vinen. GIAS systemet fungerer godt nu. Holger oplyste, at det blandt andet er nemt at udarbejde et tilbud. Legarth undersøger om Anne Marie har problemer med at anvende GIAS.

6 Holger oplyste, at han jævnlig bliver stillet overfor spørgsmålet hvor ringer man med klokken morgen og aften? Dette gav anledning til en længere meningsudveksling, herunder de valgte ringetider. Man besluttede at fastholde de nuværende ringetider. Vibeke har spurgt Holger, om det er muligt at hjælp i Vitved i forbindelse med eventuelt udskiftning af hække? Holger oplyste at dette er muligt, forudsat at Dorthe er til rådighed og Holger vil rette en henvendelse til Skanderborg Kommune om Fruering kan disponerer over Dorthe. Holger havde fået et overslag fra en elektriker på kr. eksklusive moms til en tænd/sluk tidsstyring af elvarmen i kirken, Holger vurderer at ydelsen er dyr og det blev aftalt at vente med en endelig beslutning til der har været en kontakt med Energitjenesten. Det blev aftalt at Arne meddeler Holger hvornår mødet med Carsten Vejborg, Energitjenesten holdes i Vitved, så kan Holger vurderer om han har mulighed for også at deltage. Pkt. 15 Orientering ved folkevalgte kasserer Der var ingen bemærkninger fra Jørgen og Magda. Pkt. 16 Eventuelt Gurli rettede en tak til menighedsrådene for gaven i forbindelse med korenes jubilæum den 28. oktober Det blev aftalt at Gurli og Svend får tilsendt dagsorden til de ordinære menighedsrådsmøder- Mødet sluttede kl