PartnerPortalen. En kort vejledning.

Transkript

1 PartnerPortalen En kort vejledning. PartnerPortal_Vejledning_Hilleroed.doc Side 1 af 8

2 Resumé Dette notat et tænkt som en hjælp for dig der skal til at anvende PartnerPortalen 1. Generelt. Projektserveren er web baseret og du kan tilgå den overalt via en browser. Adressen er Du skal anvende dit brugernavn og password. Fig 1. Logindialog PartnerPortal_Vejledning_Hilleroed.doc Side 2 af 8

3 Fig 2. Første side på projektserveren. Noget af det første du bør gøre som nu bruger er at skifte det password du fik udleveret. Portalen indeholder tegninger og anden dokumentation vedrørende kommunens bygninger. Bygningerne er inddelt i følgende kategorier: Kategorier Administration Bolig Daginstitution Erhverv Hillerød Kommune, Teknik Idræt og klubber Kultur Plejecenter SFO Skole Fig. 3 Hovedkategorier PartnerPortal_Vejledning_Hilleroed.doc Side 3 af 8

4 Fig 4. Siden hvorfra dokumenter og struktur administreres. Projektserveren er gearet til versionering, idet gamle versioner ikke overskrives, men en ny version oprettes. Som det er nu vises altid nyeste version dette har vist sig at være det nemmeste i det daglige arbejde, når der er tale om et Team samarbejde. Der kan fritektsøges i beskrivelsesfeltet. Generelt anvendes BIPS strukturen. Portalen kan tilpasses specielle strukturer efter behov. PartnerPortal_Vejledning_Hilleroed.doc Side 4 af 8

5 2. Hvad gør jeg rent praktisk, når jeg skal uploade dokumentation? Den overvejende andel af den tekniske dokumentation, der findes kan inddeles i to hovedgrupper, nemlig dokumenter og tegninger. Dokumenter et typisk skrevet i word format og tegninger er typisk genereret i AutoCAD eller Microstation. For at sikre en rationel efterfølgende anvendelse er der nogle grundlæggende principper, der bør overholdes. Dokumenter bør typisk uploades i pdf format som et minimum. Er der tale om dokumentation der kan tænkes at nogen får behov for at revidere senere skal dokumentet ligeledes uploades i det format det er skrevet i. Tegninger skal altid uploades i det format de er genereret i og i pdf format. Pdf filen skal være genereret på den / de maskiner hvor tegningen er genereret, så diverse pentabeller, fonte etc. bliver gengivet korrekt og ikke med tilfældige defaultværdier. Ligeledes sikres at alle referencefiler er med ved pdf genereringen. Et eksempel, du har en tegning ved navn T-I dwg Først skal du have adgang til Portalen og oprettes som bruger. Hvis du ikke allerede er oprettet foregår det ved at du kontakter kommunen, der så sørger for resten. Du logger ind på portalen og vælger Dokumenter. Herefter vælger du Opret dokument Fig 5. Oprettelse af et nyt dokument. PartnerPortal_Vejledning_Hilleroed.doc Side 5 af 8

6 Fig. 6. Udfyld dialogboks med relevante og sigende data og tilknyt en fil. Herefter trykker du på Udfør oprettelse og dit dokument er oprettet og en fil er tilknyttet. Det er vigtigt at forstå hvad et dokument er. Det kan være en tegning. Et dokument består af mindst én fil og som regel flere, idet en tegning kan være i flere udgaver/revideringer og hver udgave kan være i flere filformater. Typiske tegningsfilformater er dwg og pdf. Dwg til download og udarbejdelse af en revideret udgave. Pdf til visning af dokumentet/tegningen. Er der eksempelvis 3 udgaver af tegningen, nemlig førsteudgaven (revision 0) og en revision 1 og en revision 2 og findes der en dwg og en pdf udgave af hver revision, har vi ét dokument bestående af 6 filer. PartnerPortal_Vejledning_Hilleroed.doc Side 6 af 8

7 3. Hvem må se hvad hvordan tildeler jeg rettigheder til dokumenterne? Efter at du har oprettet et dokument kan du give andre lov til at læse og/eller revidere dit dokument. Det gøres ved for det første at vælge det aktuelle dokument og for det andet ve at vælge Rettigheder : Fig. 7. Tildel rettigheder step 1 og 2. Fig. 8 Vælg de ønskede grupper og giv dem de nødvendige rettigheder. Privat er den der ejer dokumentet. HKTRE er Hillerød Kommune, Teknisk Rådgivning, Ejendomme. PartnerPortal_Vejledning_Hilleroed.doc Side 7 af 8

8 4. Hotline. Erfaringen viser at når først man er fortrolig med portalen tænker man ikke meget over hvordan tingene fungerer, man gør det bare. Indtil da er du altid velkommen til at kontakte Dansk Scanning A/S, der har en hotline funktion indenfor normal kontortid (8-17 mand-fred). Telefonnummeret er Jakob Jensen har ansvaret fra og med 5. maj 2006 og er den person du kontakter. Alternativt kan du kontakte Henning Kirkegaard på Vi står dig bi til enhver tid så tøv ikke med at kontakte os hvis du har spørgsmål. Ligeledes hjælper vi gerne over telefonen første gang du opretter et dokument. Jeg håber at notatet hjælper dig i gang. Konstruktiv kritik og forslag er altid værdsat. Med venlig hilsen Henning Kirkegaard [email protected] PartnerPortal_Vejledning_Hilleroed.doc Side 8 af 8