ectrl Tilknytning af dokumenter

Transkript

1 ectrl Tilknytning af dokumenter

2 Indholdsfortegnelse 1. Tilknytning til poster (dokumentstyring) Aktivering af dokumentstyring Opsætning af arkivering Opret ekstra dokumenttyper Tilknytning af dokumentet 6 2. Tilknytning til bilag (scanningsfunktionen) Opsætning af arkivering Opsætning af filtyper Tilknytning af dokumentet Sletning af dokumenter 9 3. Tilknytning til afsendelser af formularer Afsendelsesmodulet Oprettelse af dokumenter Tilknytning af dokumenter Dokumentstyring 11

3 1. Tilknytning til poster (dokumentstyring) Det er muligt at tilknytte filer til poster i ectrl. Dette gøres ved hjælp af dokumentstyringsfunktionen. Korrespondance og filer, som ikke er oprettet i ectrl (fx gamle Word-dokumenter, tegninger og lignende), kan tilknyttes til fx den relevante kunde. Man kan tilknytte billeder af en vare til varenummeret, eller købs- og salgs eller projektaftaler til henholdsvis kreditorer, debitorer eller projekter. Det er også muligt at oprette simple notater. Og dette er blot eksempler på nogle af de mange muligheder. Det er ligeledes muligt at tilknytte dokumenter til debitorformularer (fx fakturaer), der skal sendes med automatisk, når ectrl anvendes til at afsende debitorformularen. Kap. 3 beskriver mulighederne for dokumentvedhæftning i afsendelser. Bemærk: Da dokumentet bliver vedhæftet selve posten, vil dokumentet ikke være synligt fra andre poster på samme bilag, hvis der fx er tale om en post i en kladde. Det vil heller ikke være synligt fra andre moduler hvis dokumentet hæftes til en post i en kladde, vil dokumentet ikke være tilgængeligt hvis man står på den tilsvarende post på kontoen, der er bogført på. Der henvises i stedet til scanningsfunktionen i kap. 2. I ganske få tilfælde kan dokumentet dog ses fra andre steder end selve posten: hvis der er tale om en form for forløb: salgsordre, indkøb og projekt. Det betyder, at når ordren oprettes, og dokumentet tilknyttes, inden ordren bogføres, vil dokumentet efter bogføring også ses på posten i fakturajournalen Aktivering af dokumentstyring Gå til Værktøjer/Indstillinger og sæt hak i Dokumentoversigten er aktiv: 3 ectrl Tilknytning af dokumenter

4 Knappen Dokumenthåndtering kan nu vælges i den øverste værktøjslinje, når man står i et vindue, hvor dokumenthåndtering er tilgængelig fra: Hvis man ligeledes sætter hak i feltet Opdater værktøjslinjeknap under Værktøjer/Indstillinger, vil man se, at knappen Dokumenthåndtering er nedsunket, når et dokument er tilknyttet posten. Denne funktion sløver dog reaktionstiden i ectrl, og mange anvender det derfor ikke permanent Opsætning af arkivering De dokumenter, som tilknyttes i ectrl, bliver som standard gemt i et arkivbibliotek, men placeringen af standard-arkivbiblioteket skal først vælges. Gå til Basis/Opsætning/Dokumentstyring/Parametre og vælg fanebladet Generelt. I feltet Arkivbibliotek skal stien enten skrives direkte eller vælges: Det er muligt at vælge anden form for arkivering for den enkelte dokumenttype. Når dokumenttypen er oprettet (se kap. 1.3), vælges fanebladet Generelt. Her er det muligt at vælge en anden Filplacering (Database eller Oprindelig placering) eller en anden sti til Arkivbibliotek: 4 ectrl Tilknytning af dokumenter

5 Bemærk: Ved valg af arkivering i Database risikerer man, at den anvendte databaseplads stiger så meget, at den månedlige leje af ectrl også stiger. Dette sker, hvis man vedhæfter mange eller store filer Opret ekstra dokumenttyper Som standard kan man tilknytte filer af tre typer, men det er muligt at oprette flere filtyper under Basis/Opsætning/Dokumentstyring/Dokumenttyper: For at oprette en ny dokumenttype, laver man en ny linje (Ctrl+N), giver typen et navn i kolonnen Type, så man kan genkende typen, og vælger den form for vedhæftning, man vil bruge, i kolonnen Jobbetegnelse. Når linjen forlades, opdateres kolonnen Gruppe automatisk med det rigtige format. I dette tilfælde er der oprettet to yderligere formater LD og LD UBL: 5 ectrl Tilknytning af dokumenter

6 Mange af formaterne er til brug ved afsendelse af debitorformularer (kap. 3). Det er også muligt at flette data til fx Word og Excel for mere information om dette, se vejledningen Flet data fra ectrl ind i eksterne dokumenter Tilknytning af dokumentet For at tilknytte filen til den ønskede post, markeres posten og knappen Dokumenthåndtering vælges nu: I dokumenthåndteringsvinduet kan de mulige filtyper for den type af post, der er valgt, vælges. Dette gøres enten under knappen Layoutdesigner, hvor LD-typerne vælges, eller under knappen Nyt. I dette tilfælde er posten en ordre, og der er derfor mulighed for at vælge begge de to nye formater: Filen, der skal tilknyttes, kan nu udpeges. Typen skal være pdf, jpg eller tiff. Hvis man nu ønsker at oprette et notat, vælges knappen Nyt/Notat. I Beskrivelse laver man en kort oversigtstekst, mens selve notatet skrives i feltet nedenfor: 6 ectrl Tilknytning af dokumenter

7 2. Tilknytning til bilag (scanningsfunktionen) Det er muligt at tilknytte dokumenter og filer til et bilag vha. scanningsfunktionen i ectrl. Dokumentet kan derved ses ved samtlige referencer til bilaget. Det kan fx være indscanning af en kreditorfaktura, eller hvis man ønsker at vedlægge et dokument til en debitorfaktura. Der er tre muligheder: Indscanning af fakturaer modtaget på papir, vha. stregkoder, som hentes ind i en kladde, hvor nye bilag bliver oprettet på baggrund af dokumenterne (tiff-format). For beskrivelse af dette, se vejledningen: Scannerløsning. Oprettelse af bilag i kladden på baggrund af dokumenter af forskellige filtyper, fx fakturaer modtaget på som vedhæftninger eller gennem Dropbox eller lignende. For beskrivelse af dette, se vejledningen: Oprettelse af bilag fra dokumenter. Tilknytning af dokumenter i forskellige formater til allerede eksisterende bilag, enten ved udvælgelse eller ved at trække dokumenterne ind på bilaget. Denne funktionalitet er beskrevet nedenfor Opsætning af arkivering Dokumenter, som tilknyttes i ectrl, gemmes som standard i databasen. Dette kan ændres under AdminPlus/Opsætning/Scanning/Parametre under felterne Filplacering bilag og Filplacering dokumenter, hvis man ønsker det. Det kan fx ændres til Arkivbibliotek Opsætning af filtyper For at man kan tilknytte dokumenter til bilag, er man nødt til at give tilladelse til, at der kan anvendes flere filtyper. Dette gøres under Account- Plus/Opsætning/Scanning/Parametre på fanebladet Scanning. Her sættes hak i feltet Tillad flere filtyper. Dette giver mulighed for at tilknytte filer af typen pdf, html, xml og oio: 7 ectrl Tilknytning af dokumenter

8 Ved yderligere filtyper skrives disse i feltet Alternative filtyper adskilt af semikolon. Ovenfor er valgt docx og xlsx, som er Word- og Excel-filer. Max. bilagstørrelse angiver den maksimale størrelse, som filen må være. Hvis der ikke skrives noget (der står 0), er der ingen grænse. Hvis der sættes hak i Prompt ved størrelsesoverskridelse, vil der komme en advarsel, hvis den maksimale bilagsstørrelse ovenfor bliver overskredet Tilknytning af dokumentet Markér bilaget, som filen skal tilknyttes, og vælg knappen Scannet bilag. Bemærk: Da scanningsfunktionen oprindeligt er beregnet på indscanning af modtagne kreditorfakturaer, vil knappen Scannet bilag være tilgængelig direkte fra oversigten over posterne på kreditoren. Dette gælder imidlertid ikke for fx poster på debitorer, hvor man må have vist bilaget til posteringen, før knappen Scannet bilag kommer frem. Knappen, og dermed muligheden for visning af dokumentet, er dog tilgængelig alle steder, hvor et bilag er vist. Bemærk yderligere: Hvis funktionen Indlæs fra katalog slås til, er det også muligt at se og tilknytte dokumenterne direkte i finanskladder og indgangsbog, hvis man har valgt AccountPlus og Linjer med scannede bilag. Se mere i vejledningen Oprettelse af bilag fra dokumenter. 8 ectrl Tilknytning af dokumenter

9 Der er to muligheder for at tilknytte dokumenter: Man kan vælge dokumentet ved at trykke på et af mappe-ikonerne øverst det ene tilføjer et nyt dokument, mens det andet kopierer et dokument fra et andet bilag (hold musen hen over ikonerne for hjælpetekst). Den anden mulighed er at trække dokumentet ind fra sit filarkiv og slippe det på skydeskiven altså en drag-and-drop-funktion. Der kan tilknyttes flere filer ved gentagelse af beskrivelsen ovenfor. Efterfølgende kan man skifte mellem dem med knapperne << Forrige og Næste >>, og man kan se, hvor mange filer, der er tilknyttet i alt, under feltet Antal. Det er muligt at vælge, hvilket af dokumenterne der skal være det primære dokument det, der bliver vist først. Vælg knappen med et 1-tal i (se pil), når det dokument, der skal være primært, er vist: 2.4. Sletning af dokumenter Hvis man ønsker at slette tilknyttede dokumenter efterfølgende, gøres dette under AccountPlus/Forespørgsler/Scanning/Scannede bilag. Her ses samtlige tilknyttede dokumenter. Bemærk: Det er meget vigtigt, at man er opmærksom på, hvad man gør herinde, da man kan risikere at slette indscannede fakturaer også, hvis man anvender denne funktion. Få gerne vist bilaget, inden det slettes. 9 ectrl Tilknytning af dokumenter

10 3. Tilknytning til afsendelser af formularer Det er muligt at knytte dokumenter til sine afsendelser, fx debitorfakturaer, som automatisk bliver sendt med, når fakturaen sendes. Tilknytningen kan foretages i enten afsendelsesmodulet eller vha. dokumentstyring. For information om afsendelse, se vejledningen Afsendelse af debitorformularer Afsendelsesmodulet I Afsendelsesmodulet kan dokumenter tilknyttes de specifikke afsendelsesopsætninger. Filerne sendes med automatisk, når den specifikke afsendelsesopsætning anvendes. Man kan derved på en enkelt måde, hvis ens afsendelsesopsætning er enkel, sende samme dokument til flere kunder Oprettelse af dokumenter For oprettelse af dokumenter, gå til ServiceHosting+/Layout Designer/Opsætning/Afsendelse/Vedhæftede filer. Et nyt dokument oprettes ved at lave en ny linje (Ctrl+N), og dernæst tilknytte dokumentet ved enten at trække filen ind og give slip på den på skydeskiven eller at udpege den ved tryk på øverste mappeikon: Herefter skal dokumentet aktiveres (kolonne A), tildeles et ID (kolonne ID), så man efterfølgende kan genkende dokumentet, en længere Beskrivelse, og eventuelt en datoafgrænsning, hvis dokumentet kun skal afsendes inden for en begrænset tidsperiode, fx ved julehilsner eller særlige tilbud Tilknytning af dokumenter Selve tilknytningen foretages under ServiceHosting+/Layout Designer/Opsætning/Afsendelse/Afsendelse. Markér her den specifikke afsendelsestype, som filen skal tilknyttes, og vælg knappen Vedhæftede filer: 10 ectrl Tilknytning af dokumenter

11 I dette vindue oprettes et nyt dokument fra listen over mulige dokumenter (som blev oprettet i kap ) ved at lave en ny linje (Ctrl+N), udvælge det ønskede dokument-id og aktivere dokumentet (kolonne A): Dokumentet sendes nu med, når afsendelsestypen bliver valgt, og altså bliver afsendt vha. LD-afsendelse, inden for den valgte periode Dokumentstyring I Dokumentstyring tilknytter man dokumentet til den specifikke post, og når denne afsendes vha. LD-afsendelse, sendes dokumentet med. På den måde sikrer man sig, at bestemte debitorer får bestemte dokumenter, der eventuelt kun er relevante for denne debitor. Opsætning, oprettelse af dokumenttyper og tilknytning af dokumentet er beskrevet i kap. 1. Der er dog særlige forhold, der gør sig gældende, når dokumentet skal afsendes. Den anvendte dokumenttype og afsendelsestypen skal passe sammen, for at dokumentet sendes med. Det betyder fx, at hvis dokumenttypen er sat til at være LD Alle Vedlæg fil, vil dokumentet kun blive sendt med, når LD-afsendelsen foregår som . Alternativt kan man vælge dokumenttyper, der sikrer, at dokumentet kun bliver sendt med, når afsendelsen er en faktura, et tilbud, en elektronisk faktura eller lignende. De mulige formater, som kan anvendes i forbindelse med afsendelse, begynder med LD. Afsendelsesopsætningen skal derudover være af typen DOCU (se vejledning Afsendelse af debitorformularer). Derudover er der begrænsning på, hvilke filtyper der kan tilknyttes, afhængig af afsendelsesformen. Hvis LD-afsendelsen er sat op til , kan man tilknytte næsten enhver form for dokument, mens det for OIO-afsendelse er mere begrænset, hvilke filtyper der kan sendes med. 11 ectrl Tilknytning af dokumenter

12 Om Deloitte Deloitte leverer ydelser inden for Revision, Skat, Consulting og Financial Advisory til både offentlige og private virksomheder i en lang række brancher. Vores globale netværk med medlemsfirmaer i mere end 150 lande sikrer, at vi kan stille stærke kompetencer til rådighed og yde service af højeste kvalitet, når vi skal hjælpe vores kunder med at løse deres mest komplekse forretningsmæssige udfordringer. Deloittes ca medarbejdere arbejder målrettet efter at sætte den højeste standard. Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited