Model i fire trin Overordnet kan arbejdspladsen arbejde med en model i fire trin, som er afbilledet herunder.

Transkript

1 PROCESVÆRKTØJ Hvordan kan arbejdspladsen arbejde med at lave retningslinjer? - Forslag til et forløb i fire trin Retningslinjer giver ikke i sig selv bedre forflytninger. Men de rummer fælles aftaler som kan give en fælles, god praksis. Det forudsætter: At retningslinjerne opleves vedkommende At der er tid i hverdagen til at følge dem At medarbejderne har nødvendig viden til at udføre dem. Derfor må udformning af retningslinjerne følges af diskussioner med medarbejdere og ledere om, hvad der kendetegner god forflytning, og hvad der skal til for at praktisere det. Dette procesværktøj rummer forslag til en køreplan, som kan hjælpe arbejdspladsen til at udforme retningslinjerne. Køreplanen sikrer bl.a., at arbejdspladsen tager en række grundlæggende diskussioner, som sikrer, at retningslinjerne også bliver forankret, evalueret og fulgt op. Erfaringen er, at diskussionerne om retningslinjerne i sig selv giver gode ideer til forbedringer. Hvordan kan arbejdspladsen arbejde med retningslinjerne? Nedsæt en projektgruppe Vi anbefaler, at arbejdet med at lave eller revidere retningslinjer organiseres i en projektgruppe som består af ledere, ressourcepersoner og sikkerhedsrepræsentanter/sikkerhedsledere/medrepræsentanter. Et antal på ca. 4 personer vil være et godt udgangspunkt. Møder og diskussioner på arbejdspladsen Hvis retningslinjerne skal blive synlige i hverdagen, er det en god idé at projektgruppen undervejs i arbejdet diskuterer forflytning med medarbejdere og ledere. Derved kan de få større ejerskab til retningslinjerne, og opleve, at retningslinjerne afspejler de udfordringer, de møder i det daglige arbejde. Derfor foreslås det, at arbejdet med at udforme eller revidere retningslinjerne veksler mellem møder i projektgruppen og diskussioner/undersøgelser på arbejdspladsen. Mht. mødetilrettelæggelse er erfaringen fra pilotenhederne, at to timer er passende til hvert møde, og at der helst ikke skal være mere end tre uger mellem møderne. Vælg en referent samt en ord- og tidsstyrer til hvert møde Model i fire trin Overordnet kan arbejdspladsen arbejde med en model i fire trin, som er afbilledet herunder. Første trin: Opstart -kom godt i gang Andet trin: Dilemmaer og svære situationer Tredje trin: Udformning af retningslinjerne Fjerde trin: Kommunikation, forankring, evaluering Model for at udarbejde retningslinjer for forflytning i fire trin

2 Første trin: Opstart kom godt i gang! Indhold: Diskussion af formålet med retningslinjerne, hvilke problemer arbejdspladsen gerne vil løse med retningslinjerne, og hvordan arbejdet skal organiseres. Nedsætte projektgruppe og planlægge forløbet. Kortlægge: Hvad fungerer godt allerede, og hvordan kan retningslinjer styrke arbejdet med forflytninger? Prioriteringskort (bilag 1) kan hjælpe til at få overblik over, hvilke områder der volder besvær i hverdagen, og som retningslinjerne bør fokusere på. Hjemmeopgave: Interviews med kollegaer/leder om deres erfaring med forflytning ud fra en spørgeguide. Hvorfor er det vigtigt? Som fundament for retningslinjerne er det vigtigt, at I overvejer, hvilket formål retningslinjerne skal opfylde. Det bidrager til at få overblik over, hvordan retningslinjerne kan understøtte det, der allerede fungerer godt, og bidrage til udvikling dér, hvor der er problemer. Det kan I gøre ved at diskutere jeres forskellige erfaringer med, hvad der fungerer godt, og mindre godt, omkring forflytninger. Hvor skal I sætte ind? For at få overblik over, hvor det er vigtigst at sætte ind, kan I arbejde med prioriteringskort. Kortene beskriver de områder, hvor der typisk er vanskeligheder i forhold til forflytninger. Kortene kan bruges til at skabe et fælles overblik over, hvilke problemer der er mest centrale, og som retningslinjerne skal hjælpe jer til at forbedre.

3 1. Kopier prioriteringskortene i bilag 1 Der skal være er et sæt til hver. Brikkerne klippes fra hinanden. 2. Individuelt: Inddel kortene Hver deltager i projektgruppen overvejer, hvilke udfordringer I har i forhold til forflytning på arbejdspladsen, og inddeler sine kort i 3 bunker: a. De meget væsentlige kort områder, som er meget vigtige for jer at arbejde videre med. b. De væsentlige kort områder, som kan være vigtige at arbejde videre med. c. De ikke væsentlige kort områder, som fungerer godt. Det kan fx være, at man synes, der er væsentlige problemer med manglende hjælpemidler (lægges i bunke a), mens man ikke synes, der er problemer med de pårørendes holdninger og opbakning (lægges i bunke c). Hvis et tema mangler på kortene, kan I vælge kortet Andet, og skrive temaet på det. 3. Individuelt: Prioriter Herefter arbejdes kun videre med kort fra a) De meget væsentlige områder. Af dem skal I nu prioritere, så der er max fem kort (hvis man fra arbejdet under punkt 2 har mindre end fem kort, skal I blot arbejde videre med de kort). 4. I gruppe: Begrund Fortæl på skift, hvorfor I har valgt jeres kort og begrund, hvad der ligger bag. Fortæl gerne konkrete eksempler Det er et problem med hjælpemidler, når en borger bliver udskrevet fra hospital 5. I gruppe: Prioriter i fællesskab Lav en fælles prioritering: Hvilke kort ser I alle sammen som meget væsentlige udfordringer? Læg jeres kort ind på midten af bordet. De kort med samme tema/område lægges under hinanden. De kort med flest stemmer er de vigtigste områder at arbejde med. Hvis kun én fra gruppen har et særligt kort, er det vigtigt at tale om, hvad der ligger af betydning i det, og om det evt. kan ligge under et af de temaer, som allerede er på bordet. Dette kan være med til at tydeliggøre, hvad I som gruppe finder, er de vigtigste udfordringer i forflytningsarbejdet, og hvor I bør rette særlig opmærksomhed i jeres videre arbejde med forflytninger.

4 Hjemmeopgave 1: Interview om erfaringer med forflytning Hvorfor er det vigtigt? I kan interviewe kollegaer og ledelse for at få et bedre kendskab til, hvad der fungerer og ikke fungerer i praksis. Gennem interviewene får I en systematisk snak om erfaringer og behov for udvikling. Interview af medarbejdere og ledere I skal interviewe medarbejdere og ledere om deres erfaringer med forflytning. Vælg en kollega og/eller en leder hver, hvis erfaringer I gerne vil vide mere om. Hvert interview tager 15 minutter. Der er forslag til spørgsmål nedenfor. I kan udvælge de vigtigste spørgsmål og/eller supplere, hvis nogle spørgsmål mangler. Vi vil foreslå, at interviewet startes med, at I fortæller, hvad formålet med interviewet er, og i hvilken sammenhæng det skal ses og bruges. Det er vigtigt, at den, der interviewer, forholder sig neutralt, nysgerrigt og lyttende. Det er ikke hensigten at svarene/udsagnene fra den interviewede skal diskuteres. Det er alene hensigten med interviewet, at flest mulige synspunkter bliver afdækket ikke at der opnås enighed. Spørgsmål til inspiration: Hvad fungerer godt i arbejdet med forflytninger hvad har I gjort for at opnå det? I hvilke situationer er der evt. problemer med forflytninger i dag? Hvordan fungerer vores nuværende forflytningspolitikker, retningslinjer for forflytning og forflytningsplaner? Vil nye, fælles retningslinjer kunne afhjælpe de problemer, der er med forflytninger? Hvorfor/hvorfor ikke? Hvad fungerer godt uden retningslinjer? Hvornår er det vanskeligt uden retningslinjer? Hvad kan ikke løses gennem retningslinjer? Hvordan skal retningslinjerne udformes, diskuteres og omsættes, før de fører til forbedringer i det daglige arbejde? Hvilke erfaringer har I fra andre områder (fx vold, medicinhåndtering ) Hvilke systemer har I allerede, fx Grøn Smiley og andre, som I kan indtænke retningslinjerne i? Det kan også være en lejlighed til at få testet antagelser, der eksisterer på arbejdspladsen, som fx Vi lader være, fordi det er tungt at lifte.

5 Andet trin: Dilemmaer og svære situationer Indhold: Diskussion af dilemmaer, normer og svære situationer giver overblik over, hvor det er vigtigt, at retningslinjerne sætter ind. Kortlægge: Hvilke områder bør der især være fokus på i retningslinjerne? Opfølgning på interviews og udfordringer på arbejdspladsen. Diskussion af konkrete dilemmaer og svære situationer omkring forflytning. Diskussion af dilemmakort bidrager til at få klarhed over normerne omkring forflytning. Hjemmeopgave: Overvej mål og formål i retningslinjerne. Det andet møde følger op på interviewene, og hjælper til at få et endnu mere præcist, fælles billede af, hvor de største udfordringer er, og hvordan retningslinjerne kan hjælpe. Hvad har været spændende og interessant i interviewene? a. De personer, som har lavet interview, genfortæller kort svarene/udsagnene fra interviews. Det skal ske uden fortolkninger og forklaringer på svarene. b. Nu gentages prioriteringsøvelsen igen: Er prioriteringen stadig den samme? Eller har der vist sig nye udfordringer? Diskussion af dilemmaer Normer om forflytning har stor betydning for, om retningslinjer følges i praksis. Man står ofte i dilemmaer omkring forflytning: Hvad gør man, hvis der skal møbleres om i stuen hos en borger, før der bliver plads til hjælpemidler? Hvordan reagerer man, hvis en ny medarbejder mener, man skal forflytte anderledes end en erfaren? Hvad gør man, hvis man egentlig bør være to til en liftning, men der er travlt og mange syge? Hjemmeopgave 2 - Mål og formål i retningslinjerne Forbered jer til næste møde ved at overveje følgende spørgsmål: Formål: Hvad skal retningslinjerne hjælpe til med? Mål: Hvilke ændringer vil I kunne se i hverdagen, når retningslinjerne er implementeret?

6 Tredje trin: Udformning af retningslinjerne - Hvad skal de indeholde? Indhold: Hvad skal retningslinjerne konkret indeholde og anbefale, og hvilke andre aktiviteter på arbejdspladsen kan de knyttes an til? Hjemmeopgave: Diskutér udkast til retningslinjer med MED-udvalget og ressourcepersoner for at sikre opbakning og information. På mødet diskuterer I, hvad der konkret skal stå i jeres retningslinjer. I forhold til indhold kan I kan tage udgangspunkt i skabelonen i bilag 2. Under hvert emne er indskrevet Arbejdsmiljø Københavns anbefalinger baseret på lovgivningen. I kan selv viderebearbejde skabelonen til de lokale forhold hos jer, ligesom I kan tilføje emner, hvis de mangler. Husk: En god retningslinje er konkret, den viser, hvem der konkret skal gøre noget, hvad der skal gøres, hvor ofte og hvem der er ansvarlig. Vælg en, der skriver jeres beslutninger ned, og som efterfølgende kan skrive dem sammen til en retningslinje.

7 Fjerde trin: Kommunikation, forankring og evaluering - Fra papir til praksis Indhold: Diskussion af, hvordan de færdige retningslinjer kan formidles, hvordan det sikres, at de følges op, får vedvarende opmærksomhed og evalueres. Hvordan informeres kollegaer og ledere om retningslinjerne? Hvordan bliver retningslinjerne levende i hverdagen? Hvordan sikres opfølgning og evaluering? Hjemmeopgave: Indførelse af de færdige retningslinjer Hvordan gør I det på en måde, som er sjov, fængende og giver opmærksomhed? For at sikre, at retningslinjerne bliver en aktiv del af hverdagen, er det vigtigt, at I overvejer, hvordan I skal sikre kommunikation, forankring og evaluering. Det kan I gøre ved at diskutere følgende arbejdsspørgsmål: Kommunikation og forankring Hvordan skal medarbejdere og ledere informeres om retningslinjerne? Meddelelser på personalemøder? Kan dilemmakortene eller prioriteringskortene bruges? Er det en idé, at medarbejderne interviewer hinanden om deres erfaring med forflytning? Opslagstavle? Kan det præsenteres ved en sjov event fx en barnedåb, med en kæmpe forflytningskage, eller ved at alle får mulighed for en tur i liften ved næste åbent hus? Brochurer? Andet? Evaluering og justering af indsatsen Hvor tit skal retningslinjerne evalueres og justeres? Hvem skal gøre det?

8 Prioriteringskort Viden om krop og belastninger Fysisk træning Medarbejdernes holdninger og kultur Ledernes holdninger og kultur Organisering af arbejdet Hjælpemidler og arbejdsredskaber De pårørende Borgerne/ Beboerne Samarbejdspartnere Viden om forflytning Oplæring og introduktion Træning af forflytningsteknikker Plan for forflytninger APV Andet Andet