Ansøgning til Det Lokale Beskæftigelsesråd, Middelfart

Transkript

1 Dato: 24.april 2012 Ansøgning til Det Lokale Beskæftigelsesråd, Middelfart Projekt Håndtering af sygefravær og fastholdelse af medarbejdere med fokus på de langtidsfriske Ansøgere: AOF Center Fyn i samarbejde med AOF Middelfart AOF center Fyn, Vestergade 23, 5700 Svendborg Att.: Jørgen Andersen, tlf , mail: jandersen@aof-danmark.dk AOF Middelfart, Skærgårdsvej 1, 5500 Middelfart Att.: Anne Paulsen, tlf Ansøgt beløb: Kr ,- Projektet er opdelt i to faser, hvoraf der i denne ansøgning ansøges om midler til fase 1. Der vil senere blive ansøgt om midler til fase 2 i budgettet for Det skal understreges, at fase 1 er et afsluttet forløb. Projektets baggrund Sygefravær koster arbejdspladser og samfund mange ressourcer og medfører store menneskelige omkostninger. I en tid med høj arbejdsløshed og pressede arbejdspladser, er det vigtigt at styrke arbejdspladsens produktivitet og konkurrenceevne ved at forebygge fravær, udvikle en god praksis for håndtering af sygefravær samt fastholde arbejdspladsens medarbejdere. Dermed forebygges samtidig at ansatte mister tilknytningen til arbejdsmarkedet. Sygefravær på arbejdspladsen er et følsomt og tabubelagt emne. For at arbejdspladsen kan udvikle en bæredygtig praksis, er det vigtigt, at man kan tale åbent om sygdom og sygefravær. Det er derfor helt centralt, at de ansatte inddrages, når der skal aftales procedurer for sygefraværsaktiviteter, så sygefraværspolitikken bygger på såvel ledelsens som de ansattes interesser og behov. Ved at fokusere på de langtidsfriske medarbejdere (dvs. de der stort set aldrig har sygefravær), tages et anerkendende udgangspunkt for arbejdet med at forebygge sygefraværet. Det sker gennem indsamling af viden og igangsættelse af initiativer om det, der har betydning for trivsel, arbejdsglæde og lyst til at møde op på sit arbejde. (Vedr. arbejde med udgangspunkt i de langtidsfriske medarbejdere henvises til artikel i Relationel Praksis, vol. 2 nr. 4, 2011, s ) - vedhæftet Formål Formålet med projektet er at igangsætte aktiviteter, der kan forebygge sygefravær, fastholde sygemeldte medarbejdere og hjælpe dem i gang hurtigst muligt. Det vil sige at: Fase 1: Skabe en åben dialog på arbejdspladsen om sygefravær. Udvikle en praksis for hvordan arbejdspladsen kan forebygge og håndtere sygefravær, baseret på såvel medarbejdernes som ledelsens ønsker og behov Geare arbejdspladsen til at lære af de langtidsfriskes gode eksempler, omsætte disse til praksis for at styrke trivsel og arbejdsglæde og dermed forebygge sygefravær

2 Fase 2: Sikre at sygefraværs- og trivsels samtaler bliver et konstruktivt redskab til at forebygge fravær og fastholde medarbejdere på arbejdspladsen Formidle den indsamlede viden til lokale arbejdspladser i Middelfart og nabo kommuner samt til ansatte i Jobcenter Middelfart og på den baggrund opstarte netværksgrupper af arbejdspladser der vil arbejde med forebyggelse af sygefravær og fastholdelse af medarbejdere efter de retningslinjer der formuleres gennem projektet (i hjemmeside og drejebog). Samarbejdsaftale med lokale virksomheder: I projektet deltager 3 lokale arbejdspladser beliggende i Middelfart kommune. Vi har tilsagn fra ITW (NKT) ved HR-chef Jane Nielsen og FTR Finn Graversen. Vi eftersender bekræftelse efterhånden som vi modtager tilsagn fra øvrige arbejdspladser. Projektperiode: Fase 1: juni 2012 til december 2012, Fase 2: februar - marts Indhold: Projektet består af følgende elementer: Fase 1: 1. Arbejdspladserne skaber en løbende dialog om sygefravær og justerer procedurer og politikker på baggrund af ledelsens og medarbejdernes ønsker og behov 2. Projektgrupperne indsamler fællestræk blandt de langtidsfriske medarbejdere og igangsætter initiativer på baggrund af disse erfaringer. 3. Projektgrupperne får konsulentbistand til at udvikle sygefraværsaktiviteter samt til at processen løbende evalueres og rettes til. På denne måde fastholdes og anvendes den indsamlede viden på arbejdspladsen. 4. De forskellige aktører (ledelse og tillidsvalgte) uddannes gennem kursusaktivitet på tværs af de deltagende arbejdspladser. Herved sikres erfaringsudveksling mellem de deltagende arbejdspladser. 5. AOF Center Fyn etablerer en hjemmeside, der løbende formidler erfaringer, best practices samt anvendte metoder fra projektaktiviteter. Fase 2: 6. Lokale arbejdspladser fra Middelfart og nabo kommuner inviteres til Netværkskonference, hvor projektmetoder og - erfaringer formidles og nye netværksgrupper dannes. 7. Der udarbejdes en drejebog, der angiver metoder og retningslinjer for hvordan arbejdspladser kan arbejde med begrebet de langtidsfriske i praksis. Tids- og aktivitetsplan Fase 1: 1. Juni 2012: På hver af de deltagende arbejdspladser nedsættes en projektgruppe, der består af ledelse og tillidsvalgte/medarbejdere, f.eks. fra samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget. Projektgruppens opgaver: 1. At formulere en detaljeret tids - og aktivitetsplan samt lokale succeskriterier for projektet. 2. At danne sig et overblik over fravær og arbejdsmiljøbelastninger på baggrund af APV, fraværsstatistikker og trivselsundersøgelser 3. At gøre sig overvejelser over arbejdspladsens erfaringer samt strategier vedr. forebyggelse og håndtering af sygefravær 4. Justere sygefraværspolitik og udarbejde handleplaner, hvor ideer fra debatmøder inddrages. 5. At identificere de langtidsfriske og bruge deres erfaringer til at forebygge sygefravær

3 2. Juni 2012: Opstart møde i netværket bestående af projektgrupper på de deltagende arbejdspladser og konsulenterne (½ dag) Formål: At etablere netværk mellem de deltagende arbejdspladser, at lægge rammer for projektet samt at planlægge debatmøder Aktiviteter: projektgrupperne præsenterer sig for hinanden, de gør status over sygefravær og arbejdsmiljø på egen arbejdsplads, formulerer egne mål med projektet og planlægger debatmøder 3. August 2012: Debatcafé for medarbejdere og ledere lokalt på hver enkelt arbejdsplads Formål: At tale åbent om et emne, der ofte er tabubelagt. Indsamle de ansattes erfaringer og synspunkter omkring håndtering af sygefravær, så disse kan anvendes til at rette procedurer til, og derved gøre sygefraværspolitikken bæredygtig. Aktiviteter: Opstartsmødet, der styres af konsulenterne, afholdes som en debatcafé, hvor der diskuteres spørgsmål som: Hvornår er det OK at være syg? Er det OK at gå syg på arbejde? Hvordan vil vi helst kontaktes under sygefravær og af hvem? Hvad er sammenhængen mellem arbejdsmiljø og sygefravær hos os? Hvor gode er vi til at fastholde sygemeldte medarbejdere? 4. September 2012: 2 dages kursus (2x7 timer) for projektgrupperne Formål: At opsamle erfaringer fra debatmøderne, klæde ledere og tillidsvalgte på til at planlægge, gennemføre og følge op på sygefraværssamtaler med de ansatte. At introducere begrebet langtidsfriske og diskutere hvorledes arbejdspladsen kan omsætte dette til daglig praksis. At deltagerne udveksler erfaringer og får inspiration på tværs af arbejdspladser. Indhold: De deltagende arbejdspladser fremlægger erfaringer fra debatmøder og planer for hvorledes håndtering af sygefravær skal justeres på baggrund af debatmøderne Træning af redskaber til at forberede, gennemføre og følge op på trivsels- og sygefraværssamtaler på en respektfuld og anerkendende måde Etiske retningslinjer samt fakta og lovkrav om sygefravær Middelfart Kommune som samarbejdspartner Hvordan kan sygdom tages i opløbet hvordan kan man spotte signaler? Hvordan kan arbejdspladsen fastholde syge medarbejdere? Introduktion til begrebet langtidsfrisk samt opgaver til at igangsætte konkrete aktiviteter med de langtidsfriske på arbejdspladsen 5. Oktober 2012: Fokusgruppeinterviews med langtidsfriske medarbejdere Formål: at finde fællestræk hos de langtidsfriske (såkaldte friskfaktorer ) i relation til deres arbejdsmiljø og den måde de restituerer sig på. Aktiviteter: Projektgrupperne og konsulenterne gennemfører interviews med enkeltpersoner og fokusgrupper med langtidsfriske ansatte. 6. November 2012: 1 dages kursus (7 timer) for projektgrupperne Formål: At samle op på interviews med langtidsfriske og planlægge indsats. Justere procedurer omkring håndtering af sygefravær. Aktiviteter: Ud fra de indsamlede friskfaktorer lægges der planer for hvorledes disse kan omsættes til praksis i det daglige arbejde. Det kan handle om justering af arbejdsgange, kommunikation, planlægning mv. Fremlæggelse af planer for justering af procedurer og politikker. Erfaringsudveksling og feedback. 7. December 2012: Afsluttende Netværksmøde for projektgrupper og konsulenter (½ dag) Formål: At arbejdspladserne fremlægger resultater og inspirerer hinanden til brug for det fremtidige arbejde med sygefravær.

4 Aktiviteter: Udveksling af erfaringer og feedback. At give konsulentbistand til arbejdet med at omsætte langtidsfriskes erfaringer til praksis samt tilretning af procedurer i håndtering af sygefravær. Evaluering og afrunding af projektet. Fase 2: 8. Februar 2013: Netværksseminar Formål: At projektets erfaringer videregives til lokale arbejdspladser i Middelfart og nabo kommuner samt konsulenter i Jobcenter Middelfart. At fungere som inspiration for nye netværksgrupper. Indhold: Fremlæggelse af resultater fra de involverede virksomheder med efterfølgende debat Præsentation af drejebog om at arbejde med trivsel og nedbringe sygefravær ud fra et langtidsfrisk perspektiv Debat i plenum om værktøjer og muligheder i projektet, samt hvordan projektets erfaringer kan videreudvikles og fastholdes på arbejdspladser i kommunen Samarbejde mellem kommune og arbejdspladser Lokale virksomheder tilmelder sig ny netværksgruppe 9. Marts 2013: Besøg på demonstrationsvirksomheder Formål: Opstart af netværksgruppe Indhold: De arbejdspladser der har deltaget i projektet, lægger hus til møde hvor de fortæller om deres erfaringer. Projektets konsulenter præsenterer projektmetoder og hjælper med at igangsætte og lægge rammerne for den nye netværksgruppe. Evaluering Der evalueres løbende i projektet: på kursusdage og netværksmøder, i forbindelse med sygefraværs- og trivselssamtaler (evalueringsskema), på fokusgruppeinterviews med langtidsfriske medarbejdere og på det afsluttende netværksmøde. Evalueringerne anvendes til at fastholde viden samt til løbende at rette processen til. Endvidere evalueres løbende på arbejdspladsernes lokale succeskriterier for projektet. Der udarbejdes en afsluttende evalueringsrapport. Formidling og forankring Fase I: 1. Ved opstarten af projektet oprettes en hjemmeside. Her lægges projektmaterialer, anvendte metoder, politikker og procedurer fra de deltagende arbejdspladser mv. løbende ind til inspiration for projektdeltagere, andre lokale arbejdspladser samt ansatte i Jobcenter Middelfart. Fase II: 2.Der udarbejdes en drejebog, der angiver metoder og retningslinjer for hvordan arbejdspladser kan arbejde med begrebet de langtidsfriske i praksis. 3. Hjemmeside og drejebog anvendes af nystartede netværksgrupper 4. Fastholdelseskonsulent fra Jobcenter Middelfart er tænkt ind som ressourceperson ift. netværket. Antal deltagere: På hver arbejdsplads nedsættes en projektgruppe bestående af 4-6 personer. Disse får løbende konsulentbistand samt kursusforløb af i alt 4 dages varighed. På hver arbejdsplads deltager samtlige ansatte i debatmøde ved opstart af projektet. Effekt: Succeskriterier og effekt Fase 1: Effektmåling

5 1. At projektet resulterer i et fald i det korte sygefravær 2. At de deltagende arbejdspladser formulerer (tilretter) en sygefraværspolitik/beskriver procedurer for håndtering af sygefravær, baseret på ledelsens og medarbejdernes ønsker og behov 3. At sygemeldte oplever omsorg og nærvær i sygdomsforløbet (herunder kontakt til arbejdspladsen) og hjælpes hurtigt i gang igen. 4. At ledere og tillidsvalgte føler sig kvalificeret til at varetage sygefraværs- og trivselssamtaler og følge op på dem 5. At de deltagende arbejdspladser formulerer en lokal definition på langtidsfriske medarbejdere, finder fællestræk hos dem (såkaldte friskfaktorer) samt får omsat denne viden til procedurer i den daglige praksis 1. Nedgangen måles ved at sammenligne det korte fravær ved start og slut. 2. På projektets afsluttende netværksmøde fremlægges de tilrettede procedurer og politikker. 3. Dette registreres gennem evalueringsskemaer og interview med de sygemeldte. 4. Effekten registreres gennem evaluering af kursusaktiviteter og gennem debat på netværksmøder. 5. Resultaterne af dette arbejde fremlægges på netværksmøder og indgår som eksempler på hjemmesiden og i den drejebog, der udarbejdes som et resultat af projektet. Fase 2: 6. At der gennem projektet udvikles en drejebog, der formidler metoder til hvordan arbejdspladser kan arbejde med begrebet de langtidsfriske i praksis, samt formidler konkrete eksempler fra arbejdspladser der deltager i projektet 7. At den indsamlede viden bliver formidlet til lokale arbejdspladser samt til ansatte i Jobcenter Middelfart. 8. At der ved projektets afslutning opstartes nye netværksgrupper, der hjælpes i gang af projektets konsulenter og deltagende arbejdspladser 6. Drejebogen fremlægges på afslutningskonferencen 7. Denne viden bliver løbende formidlet på projektets hjemmeside, som lokale arbejdspladser på forhånd er blevet informeret om. 8. Der arrangeres besøg på demonstrationsvirksomheder der samtidig er startskud for nyt netværk Organisering: Til projektet ansætter AOF Center Fyn konsulenterne Michael Rothe og Marianne Linnet, AOF Center Fyn er ansvarlig for projektet, administrerer projektets hjemmeside og aflægger kvartalsvise rapporter til LBR Middelfart. Projektaktiviteter afholdes i AOF Middelfarts lokaler eller på de deltagende arbejdspladser.

6 Ansøgte beløb: I denne ansøgning søges midler til aktiviteter i Fase 1: kr ,- Til fase 2 vil senere blive ansøgt om: kr ,- Ressourcer som jobcenteret skal stille til rådighed: Fastholdelseskonsulent i Jobcenter Middelfart er tænkt som ressourceperson, som netværket kan tilkalde, hvis de har brug for det. Fastholdelseskonsulenten deltager som oplægsholder på kursus og Netværksseminar omkring temaet: Samarbejde mellem Middelfart kommune og arbejdspladserne. Budget Fase 1 Konsulenttimer Forberedelse Drejebog 35 t. Hjemmeside 40 t Transport Materialer 2000 Lokaleleje 6000 Forplejning 6000 I alt ledelse 13% revision administration inkl hjemmeside 10% fremskrivning 2% 4026 Ansøges 2012:

7 Fase 2 Konsulenttimer Forberedelse Drejebog 35 t Transport 4000 I alt ledelse 13% 5363 revision administration inkl hjemmeside 10% 4125 fremskrivning 2% 825 Ny ansøgning 2013: 55563

8