DANVA har fået nyt, elektronisk rejseafregningssystem, som træder i kraft den 1. september 2016.

Transkript

1 DANVA har fået nyt, elektronisk rejseafregningssystem, som træder i kraft den 1. september Har du udgifter i forbindelse med dit arbejde i DANVA, så følg denne vejledning. Pr. 1. september 2016 skal du bruge vores nye elektroniske rejseafregningssystem. Det vil sige, du ikke længere skal udfylde DANVAs gamle Excel ark UDGIFTER VEDR. REJSER OG MØDER for at få godtgjort rejseomkostninger eller andre dokumenterede udgifter. I fremtiden skal du bruge et elektronisk rejseafregningssystem, der bruges på din mobiltelefon Download apps til din mobil Og fordi DANVAs rejseafregningssystem er en App til din mobiltelefon, skal du derfor først downloade to apps: Acubiz Capture Bruges til udlæg Acubiz Mileage Bruges til kørselsgodtgørelse Klik på Google Play eller App Store logo for at finde dine Acubiz apps Når du har downloadet Acubiz Capture og Acubiz Milage til din mobil, er du klar til at logge på systemet. Læs en skridt-for-skridt guide til det nye rejseafregningssystem Login for første gang Generelt Fremgangsmåden ved første login er identisk for både Acubiz Capture og Acubiz Mileages. Har du først logget ind én gang, vil din app automatisk genkende dig næste gang, du åbner for den. I det følgende eksempel er det login vist for Acubiz Mileage på en Android mobil. Åbn den ønskede app - du logger på ved at klikke på ikonet for Acubiz på din mobil. Har du åbnet app en, vil du se dette billede for login. Indtast Firma ID: Indtast danva Klik på Næste

2 Når du har klikket på Næste, vil du se dette billede: Indtast Brugernavn: Brugernavnet er din adresse Indtast Password: Indtast vandhuset Klik på Login Acubiz Milage Generelt Du kan vælge to måder, hvorpå du vil indberette din rejseaktivitet: Automatisk registrering 1. automatisk registrering 2. manuel indtastning Vigtigt: Ønsker du at registrere din rejse automatisk, skal du først sikre dig, at din Placeringstjeneste er slået til. Vær opmærksom på, at du kan bruge din mobil normalt, mens app en kører i baggrunden. Åbner du app en Acubiz Mileage, vil du se følgende startbillede. Du vil lave en automatisk registrering og vælger derfor: Start tur. Har du valgt Start tur kan du indtaste din kilometerstand fra speedometer i din bil, men man kan også springe det over og vælge ok. Indtast evt. kilometerstand i app. Vælg: Ok. Så er du klar til afgang!! Kør forsigtig!

3 Når du er fremme ved målet: Vælg Stop tur Angiv Formål (Skriv formål med turen, f.eks. møde i DANVA bestyrelse eller møde i DANVA netværk ) Bemærk feltet Fra og Til udfyldes automatisk i den automatiske registrering. Vælg Project Manager (Vælg din kontaktperson hos DANVA fra listen ved at klikke på felt) Bemærk Distance er automatisk udfyldt. Vælg Overfør tur Herefter er kørslen sendt til godkendelse hos DANVA og kørslen vil blive refunderet.

4 Manuel indtastning Vælg manuel indtastning og se følgende billede: Angiv Formål (Skriv, hvad turen vedrører, f.eks. møde i DANVA bestyrelse eller møde i DANVA netværk ) Feltet Fra: Indtast adressen, hvorfra turen starter Feltet Til: Indtast adressen på målet for turen Vælg Project Manager (Vælg din kontaktperson hos DANVA fra listen) Projekt skal ikke udfyldes (udfyldes af DANVA) Angiv kilometerstand på bilens speedometer ved start Angiv kilometerstand på bilens speedometer ved slut Vælg Overfør tur Herefter er kørslen sendt til godkendelse hos DANVA og kørslen vil blive refunderet. Acubiz Capture Når man åbner app en, går den direkte på kamera. Vælg: Udlæg og tag foto af din kvittering Tilpas evt. billedet ved at trække i de runde håndtag. Vælg: Ok

5 Indtast Beløb (Hvis billedet er tydeligt, kommer det på automatisk) Vælg Project Manager (Vælg din kontaktperson hos DANVA fra listen ved at klikke på felt) Vælg Type (Vælg udgiftstype ved at klikke på felt. Ønsker du vejledning til typer, kontakt Else Sømod på T: ) Angiv anledning til udgift i kommentarfeltet (F.eks. møde i DANVA netværk ) Klik på Overfør Herefter er udlægget sendt til godkendelse, og bilaget kan nu smides væk. Det er gemt i mobilens kamerarulle. Denne funktion kan fravælges, men det frarådes, da fotoet af udlægget kun kommer i kamerarullen, hvis det er afsendt, og kan hermed bruges som sikkerhed/kvittering for, at udlægget er afsendt. Udbetalinger Udlæg refunderes ugentlig til bankkonto der kommer ingen lønbilag. Kørsel refunderes torsdag hver 14. dag i ulige uger, og der vil komme lønbilag herpå i e-boks. Retningslinjer for udgifter til transport, overnatning samt andre udgifter Udlæg til fly, færge, broafgift, bus, taxa, hotel, øvrige udgifter (eksempelvis fortæring) og kørsel (kun skattefri kørselsgodtgørelse ved kørsel i egen privat bil) skal indberettes via DANVAs elektroniske rejseafregningssystem. Honorar Honorarer udbetales efter aftale. Honorarer indberettes til Skat som B-indkomst. Har vi dine oplysninger? Det er en forudsætning, at vi har dine grundlæggende oplysninger. Såfremt du ikke tidligere har fået udbetalt rejsegodtgørelse, bedes du sende en mail til es@danva.dk med dit cpr.nr., navn, adresse, bankoplysninger. Yderligere information Kontakt Else Sømod på T: eller E: es@danva.dk