VEJLEDNING TIL ANSØGNING OM TILSKUD TIL UDVIKLINGSPROJEKTER. FRA REGION SJÆLLAND og VÆKSTFORUM SJÆLLAND

Transkript

1 VEJLEDNING TIL ANSØGNING OM TILSKUD TIL UDVIKLINGSPROJEKTER FRA REGION SJÆLLAND og VÆKSTFORUM SJÆLLAND Dette er en generel vejledning for, hvordan du søger om midler til udviklingsaktiviteter i Region Sjælland. På hjemmesiden kan du læse mere om de aktuelle muligheder for at søge tilskud under den regionale investeringsplan. Du bør desuden gå i dialog med Region Sjælland, så tidligt som muligt, hvis du påtænker at søge regionale midler. Indholdsfortegnelse: OPSKRIFTEN PÅ DET GODE UDVIKLINGSPROJEKT... 2 Virksomhedsnært... 2 Klare, men intelligente effekt- og resultatmål... 2 Det stærkeste hold uden skelnen til regionale grænser... 2 Inddrag eksisterende store virksomheder... 2 Dedikeret og erfaren projektleder... 2 Forankring og videreførelse... 2 UDVÆLGELSESKRITERIER... 3 NÅLEØJET: FIRE FILTRE... FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET. UDVÆLGELSESPRINCIPPER... 5 RETNINGSLINJER FOR REGION SJÆLLANDS UDVIKLINGSMIDLER... 5 Hvem kan søge tilskud?... 5 Hvad må tilskuddet bruges til?... 6 Hvad yder Region Sjælland og Vækstforum Sjælland ikke tilskud til?... 6 Hvor meget bevilger Region Sjælland og Vækstforum Sjælland i tilskud?... 6 Behandling af ansøgningerne... 6 Projektgennemførelse, evaluering og effektmåling... 6 VEJLEDNING TIL UDFYLDELSE AF ANSØGNINGSSKEMA ) Oplysninger om projektet ) Oplysninger om ansøger ) Projektets formål ) Projektets sammenhæng med den øvrige regionale udviklingsindsats ) Projektets målgruppe ) Projektets aktivitets- og tidsplan ) Projektets forventede output og effekter ) Projektets samarbejdspartnere og deres rolle ) Projektets videreførelse efter tilskudsperiodens ophør ) Projektets synlighed ) Projektets forankring ) Budget ) Underskrifter Side 1 af 11

2 Opskriften på det gode udviklingsprojekt Hvordan går vi fra vision til resultater og effekter? Vækstforum og Region Sjælland finansierer årligt 90 mio. kr. af regionens midler til udviklingsprojekter. Inklusiv midler fra EU og projekternes egenfinansiering, er beløbet på over 250 mio. kr. Det er de penge, som skal sørge for, at målsætningerne i den regionale vækst- og udviklingsstrategi bliver opnået. Spørgsmålet er så, hvordan vi sikrer os, at pengene bliver anvendt mest fornuftigt. Kan man tale om best practice inden for projektverden? Og i så fald, hvad kendetegner denne? Vi ser her nærmere på, hvad der er afgørende for, at et projekt har størst mulig succes med at indfri egne og regionale forventninger. Virksomhedsnært Projekterne skal tage udgangspunkt i virksomhedernes konkrete udfordringer og behov. Virksomhedsnære projekter har oftere hurtigt målbare effekter. Klare, men intelligente effekt- og resultatmål Både de hårde kvantificerbare mål, som fx jobs og øget omsætning og den bløde regionale og langsigtede værdiskabelse, som fx samarbejdsrelationer, netværk og nye måder at arbejde på, kræver klare og gennemtænkte effekt- og resultatmål. Det stærkeste hold uden skelnen til regionale grænser Projekter, der formår at samarbejde og se på tværs af regionerne, er blandt dem, der har skabt de største varige ændringer i den respektive region. Inddrag eksisterende store virksomheder Det er ikke alle projekter der skal være rettet mod store virksomheder. Projekter med store virksomheder med mange ansatte har dog et stort effektpotentiale, hvilket bl.a. skyldes den organisatoriske kapacitet. Dedikeret og erfaren projektleder Projektlederen skal have relevant erfaring fra det private erhvervsliv, erfaring med ledelse og fagligt kendskab til det område projektet fokuserer på. Forankring og videreførelse Man skal fra start være opmærksom på, hvordan projektets resultater bliver ført videre efter at projektet slutter. Se mere om projektudvikling på: Baggrund for anbefalingerne: Analysen er udarbejdet af Oxford Research og bygger på en gennemgang af Vækstforums projekter, opsamling af erfaringer fra de andre danske regioner, samt dybdegående interview med regionens Side 2 af 11

3 erhvervsudviklingsaktører. Den viser, at der er en række faktorer, der er særligt afgørende for om et regionalt erhvervsudviklingsprojekt skaber værdi. Udvælgelsesprincipper Region Sjælland og Vækstforum Sjællands udviklingsmidler bevilges på grundlag af vækst- og udviklingsstrategi Region Sjælland og Vækstforum Sjælland igangsætter udviklingsaktiviteter og investerer i udviklingsaktiviteter, der understøtter målene i den regionale vækst- og udviklingsstrategi, med tilhørende handlingsplaner. Vækst- og udviklingsstrategien udpeger ambitiøse mål, som skal nås. Handlingsplanen beskriver aktiviteter, som skal gennemføres de kommende år for at nå dem. Udviklingen og udvælgelsen af aktiviteter skal sikre, at indsatsen bliver fokuseret og at EFFEKT er det afgørende parameter. Side 3 af 11

4 Side 4 af 11

5 Udvælgelseskriterier Jævnfør principperne, vil aktiviteter, som igangsættes i forlængelse af handlingsplanen, blive vurderet på, i hvor høj grad de lever op til: 1. Opfyldelse af de programfastsatte regler for tildeling af strukturfondsmidler (legalitetskontrol). 2. Projektet skal agere inden for de 6 principper der er opstillet i den regionale vækst- og udviklingsstrategi. 3. Projektet skal være ressourceeffektivt og af høj kvalitet. 4. Projektet skal med effektkæden tydeligt demonstrere, at det bidrager til at indfri mindst en af de 10 målsætninger, som fremgår af den regionale vækst- og udviklingsstrategi. 5. Projektet skal arbejde inden for en eller flere af de 5 vækstdrivere i den regionale vækst- og udviklingsstrategi. 6. Projektet skal have god sammenhæng til relevante statslige, regionale og lokale initiativer. 7. Projektet skal redegøre for, hvordan det resulterer i vækst- og jobskabende effekter. Aktiviteterne udvælges dermed således at der er god sammenhæng mellem strategi, aktiviteter, resultater og effekter. Dette skærpes i udviklingsfasen ved at arbejde med effektkæder for aktiviteterne, og i projektperioden og opfølgningen ved at måle på resultater og dermed sandsynligheden for, hvorvidt de ønskede effekter vil vise sig. Herunder er det vigtigt, at indsatsen består af både kortsigtede og langsigtede investeringer. Aktiviteterne vil således få effekt i forskellige tidshorisonter. Det er vigtigt at have for øje i opfølgningen, når man skal sandsynliggøre effekten af de forskellige aktiviteter, at jo større tidsforskydning der er mellem projektaktiviteter og effekt, jo sværere er det at isolere de opnåede effekter til den gennemførte indsats. Derfor måles der i opfølgningen både på aktivitetsnære delmål og på indikatorer for regionens udvikling. Retningslinjer for Region Sjællands udviklingsmidler Hvis du vil søge om regionale udviklingsmidler eller regionale erhvervsudviklingsmidler, er der visse retningslinjer, du skal følge. Hvem kan søge tilskud? Alle kan som udgangspunkt søge Region Sjælland om tilskud til et projekt. Hvis du er en privat virksomhed er der visse begrænsninger i erhvervsfremmeloven og EU s statsstøtteregler med hensyn til, hvem der må søge og modtage støtte. Side 5 af 11

6 Hvad må tilskuddet bruges til? Region Sjælland yder tilskud til udviklingsprojekter af engangskarakter der er tidsbegrænsede. Midlerne må bruges til at igangsætte og afvikle projektet og kan dække projektets aktiviteter. Det er også tilladt at bruge en del af midlerne til at købe konsulentydelser og aflønne ansatte - sidstnævnte kræver dog særskilt dokumentation. For EU strukturfondsprojekter, gælder det at støtte skal være i overensstemmelse med reglerne om gennemsigtighed og fri konkurrence, herunder navnlig EU s statsstøtte og udbudsregler. Hvad yder Region Sjælland og Vækstforum Sjælland ikke tilskud til? Region Sjælland og Vækstforum Sjælland yder ikke tilskud til: projekter hvor aktiviteten kun vedrører én virksomhed eksterne konsulentydelser, hvor denne udgift er projektets eneste aktivitet etablering af hjemmesider og anskaffelse af teknisk udstyr produktion og udgivelse af bøger, cd er, computerspil og film anlægsopgaver eller vedvarende drift af institutioner, organisationer og virksomheder projekter som er påbegyndt, inden vi har færdigbehandlet ansøgningen. Hvor meget bevilger Region Sjælland og Vækstforum Sjælland i tilskud? Som udgangspunkt kan du forvente et tilskud svarende til maksimalt 50 % af projektets samlede budget. Hovedreglen er, at jo større beløb der ansøges om, desto større krav stiller Region Sjælland til, at projektet har flere bidragsydere, eller at egenfinansieringen udgør en større del af det totale budget. Ved tilskud, som skal anvendes som medfinansiering af et større nationalt eller internationalt projekt, vurderes tilskudsprocenten individuelt. Behandling af ansøgningerne Den færdige ansøgning til de regionale udviklingsmidler eller erhvervsudviklingsmidler sendes til tilskud@regionsjaelland.dk Når Region Sjælland har modtaget en ansøgning, afsendes en kvittering for modtagelsen. Derefter gennemgår administrationen ansøgningerne, vurderer dem i henhold til kriterierne, og du får meddelt en kontaktperson for den videre proces. Sagsbehandlingstiden afhænger af, hvilken pulje der ansøges om midler fra. Alle støtteberettigede ansøgninger behandles politisk. Ansøgninger, der ikke lever op til den relevante lovgivning, vil modtage et administrativt eller politisk afslag. Du skal regne med, at beslutningsprocessen tager minimum 2 måneder. Projektgennemførelse, evaluering og effektmåling Hvis Regionsrådet eller Vækstforum investere i projektet, aftales de nærmere vilkår for gennemførelse af projektet, opfølgning, evaluering og effektmåling i en tilsagnsskrivelse. Se eksempen på en tilsagnsskrivelse på Side 6 af 11

7 Vejledning til udfyldelse af ansøgningsskema 1) Oplysninger om projektet Jf. ansøgningsskema. 2) Oplysninger om ansøger Jf. ansøgningsskema. 3) Projektets formål Beskriv projektets formål. Projektets formål er et svar på, hvorfor projektet er en god idé, og hvilket problem projektet søger at løse: Projektet gennemføres for at F.eks. kan formålet være, at flere unge gennemfører en ungdomsuddannelse ved at mindske frafaldet på x uddannelse gennem (projektets aktiviteter). Beskriv også projektets nyhedsværdi eller innovative og nyskabende elementer. Det kan f.eks. være i forhold til metodevalg, indhold i forhold til tidligere støttede aktiviteter, udvikling af kendte koncepter eller en nyhedsværdi i forhold til aktører eller geografi. Formålsbeskrivelsen skal relatere sig til én eller flere af de temaer og målsætninger, som er beskrevet i den regionale vækst- og udviklingsstrategi. 4) Projektets sammenhæng med den øvrige regionale udviklingsindsats Beskriv hvordan projektet er en del af en større sammenhængende indsats. Herunder hvordan projektet hænger sammen med andre igangværende aktiviteter, og/eller bygger videre på tidligere aktiviteter og eksisterende erfaringer. 5) Projektets målgruppe Besvar følgende spørgsmål vedrørende projektets målgruppe: a. Projektets målgruppe: Hvem og hvor mange retter projektet sig direkte imod jf. projektet formål? Beskriv antal og indikatorer for personer, såsom segment, adresse, geografisk spredning, køn og alder. For virksomheder beskrives geografisk spredning, branche, størrelse, alder mv. b. Hvem er projektets interessenter? Herunder aktører, som har interesse i at få kendskab til projektets resultater og/eller projektets metoder og processer. 6) Projektets aktivitets- og tidsplan Beskrivelsen af projektets aktiviteter skal være en uddybning og præcisering af, hvordan projektets formål søges opfyldt (i henhold til den regionale vækst- og udviklingsstrategi) Beskriv de enkelte aktiviteter, så de er: a. Specifikke (der skal kunne planlægges efter dem) b. Målbare (muliggør opfølgning) c. Tidsfastsatte (afgrænsning af, hvornår aktiviteten gennemføres) Side 7 af 11

8 Udfyld aktivitets- og tidsplanen, således at det fremgår for hvert halvår, hvilke milepæle, output og effekt der opnås: a. Kopier og indsæt antal kolonner til planlagt start/tidsperiode, så de modsvarer antallet af halvår i projektperioden. Bemærk at kolonnen Akkumuleret udgør det sidste halvår i projektperioden og dermed samler op på hele projektperioden. b. Kopier skemaet og udfyld et for hver af projektets hovedaktiviteter. Der forventes max. 8 hovedaktiviteter i projektet, gerne færre. c. Angiv under hver aktivitet milepæle, output og effekter akkumuleret for halvårsperioderne. Hvis flere aktiviteter fører til samme output og effekt, anføres disse under den første af de pågældende aktiviteter. 7) Projektets forventede output og effekter Udarbejd som bilag til ansøgningsskemaet en effektkæde, som viser, hvad der skal komme ud af projektet på længere sigt, og hvilke output, milepæle og aktiviteter, der skal opnås undervejs for at nå de ønskede effekter. Find skemaet på under udvikling tilskud. Beskrivelsen af den forventede effekt og output af projektet skal være så konkret, at det muliggør opfølgning og vurdering af, om projektets formål er opfyldt. a. Hvornår er projektet en succes? b. Hvornår er projektet ikke lykkedes? Beskriv projektspecifikke output ved projektafslutning samt projektspecifikke effekter henholdsvis 0-2 år, 2-5 år og mere end 5 år (5+år) efter projektafslutning. Beskriv også, hvordan de skal måles. 8) Projektets samarbejdspartnere og deres rolle Beskriv hvilke andre institutioner/aktører, der involveres i projektet, og hvilken rolle de skal have i forhold til projektet. De samarbejdspartnere, der er beskrevet i projektansøgningen, og som økonomisk drager fordel af projektet, eller som på anden vis har en afgørende rolle for projektets gennemførelse, skal skriftligt tilkendegive, at de vil deltage i projektet som beskrevet i ansøgningen. Vedlæg dokumentationen. 9) Hvordan opfylder projektet annonceringens udvælgelseskriterier? Af annonceringsmaterialet fremgår de kriterier, der vil ligge til grund for prioriteringen af, hvilke ansøgninger som skal bevilges midler. For at indfri målsætningerne i de enkelte annonceringer vil udvælgelseskriteriernes resultatorientering fremgå af de enkelte annonceringer. Udvælgelseskriteriernes resultatorientering tager alle udgangspunkt i de nedenfor beskrevne syv generelle udvælgelseskriterier: 1. Opfyldelse af de programfastsatte regler for tildeling af strukturfondsmidler (legalitetskontrol). 2. Projektet skal agere inden for de 6 principper der er opstillet i den regionale vækst- og udviklingsstrategi. Side 8 af 11

9 3. Projektet skal være ressourceeffektivt og af høj kvalitet. 4. Projektet skal med effektkæden tydeligt demonstrere, at det bidrager til at indfri mindst en af de 10 målsætninger, som fremgår af den regionale vækst- og udviklingsstrategi. 5. Projektet skal arbejde inden for en eller flere af de 5 vækstdrivere i den regionale vækst- og udviklingsstrategi. 6. Projektet skal have god sammenhæng til relevante statslige, regionale og lokale initiativer. 7. Projektet skal redegøre for, hvordan det resulterer i vækst- og jobskabende effekter. Se desuden afsnit om Udvælgelseskriterier, side 5 i denne vejledning. 10) Programkonformitet, for kommende strukturfondsansøgninger Skal kun udfyldes, såfremt der søges EU strukturfondsmidler Projekter der planlægger at søge midler under EU s strukturfondsprogram, Mål 2, regional-, og/eller socialfond, skal forholde sig til projektets programkonformitet. Dvs. hvordan projektets aktiviteter tager højde for regelsæt, aktivitetstyper og retningslinjer tilknyttet EU s strukturfondsprogrammer. Det vil fremgå af den enkelte annoncering på regionens hjemmeside: hvorvidt indsatsen skal gennemføres som et projekt under enten Regional-, eller Socialfondsprogrammet samt, hvilken af programmets prioritetsakser hvorunder det skal foregå. På Erhvervsstyrelsens hjemmeside: kan du finde de enkelte programmer, regelsæt og retningslinjer for henholdsvis regional- og socialfonden. Ligeledes kan du læse om de teknisk specifikke krave til projekter under programmets forskellige prioriteringsakser. samt tilhørende indikatorer. 11) Projektets videreførelse efter tilskudsperiodens ophør Beskriv projektets muligheder for videreførelse, eksempelvis ved at projektets resultater indarbejdes i ordinær drift. 12) Projektets synlighed Vækstforum Sjælland og Region Sjælland støtter kun projekter på betingelse af, at Vækstforum Sjælland og Region Sjælland krediteres, når projektet kommunikerer overfor offentligheden (pressemeddelelser, brochurer, plakater, annoncer m.v.). Projektholder skal udarbejde en kommunikationsplan for projektet og indsende den på forlangende. Desuden skal projektholder medvirke til synliggørelse af projektet på Region Sjællands hjemmeside. I det hele taget skal projektholder stå til rådighed, når Region Sjælland forespørger om kommunikationsmateriale eller oplysninger om projektet. Derudover skal projektholder udfylde mindst et caseskema om projektets resultater. Caseskema skal udfyldes senest ved sidste statusrapportering, eller når administrationen i øvrigt efterspørger det. Caseskema med vejledning findes på Region Sjællands hjemmeside. Side 9 af 11

10 Ved presseomtale og anden projektinformation har projektholder pligt til at informere om, at Regionsrådet for Region Sjælland har bevilget tilskud til projektet, samt pligt til at synliggøre sine finansieringskilder, herunder anvende Vækstforums henholdsvis Region Sjællands logo på hjemmeside, plakater, i brochurer og lignende materiale, foruden synliggørelse som beskrevet i ansøgningen. Beskriv, hvordan projektet vil opnå synlighed: a. Hvilke mål er der for projektets synlighed og eksponering i form af presseomtale, synlighed på internettet og markedsføringstiltag som annoncering, opsætning af plakater m.v.? b. Hvor mange forventes at opnå kendskab til projektet? c. Hvordan vil Region Sjælland og Vækstforum Sjælland blive synliggjort som bidragyder (herunder ved brug af Region Sjælland og Vækstforum Sjællands logo)? 13) Yderområder a. Vækstforum har i medfør af lov om erhvervsfremme ( 10 stk 1-3) en yderområdeforpligtigelse. Vækstforum skal derfor kunne måle effekterne af dette fokus. Dette gælder for både EU-strukturfondsprojekter og projekter som alene gennemføres af regionale erhvervsudviklingsmidler. Yderområderne er defineret i EU s strukturfondsprogrammer og er for perioden : Lolland, Guldborgsund, Vordingborg, Slagelse og Odsherred kommuner. b. I projekter som adresserer disse konkrete og angivne områder (Lolland, Guldborgsund, Vordingborg, Slagelse og Odsherred kommune), skal projektansøger præcisere hvilke(n) af de fem kommuner (evt. alle fem) som projektet vurderes at have effekter i. Endvidere skal ansøger angive hvilke af projektets aktiviteter der vil have fokus på yderområdernes særlige styrker og potentialer samt beskrive effekten af de(n) pågældende projektaktiviteter. Der kan f.eks. tages udgangspunkt i projektets effektkæde. 14) Projektets forankring Redegør for hvordan projektet og dets resultater forankres i regionen i forhold til relevante faglige netværk og samarbejdsflader. a. Hvordan inddrages relevante samarbejdspartnere undervejs i projektforløbet, f.eks. i form af netværksmøder, nyhedsbreve eller afholdelse af seminarer? b. Hvordan formidles projektets resultater til andre relevante aktører i regionen? Hvilke netværk er det relevant at formidle resultaterne til? Hvordan kan projektets resultater bruges andre steder? 15) Budget Angiv det samlede budget. Udgifter og indtægter fordeles på nøgleposter i skemaet. Detaljeret budget opdelt på aktiviteter og halvårsperioder skal vedlægges ansøgningen. Udgifter: budgetnoter skal beskrive ydelsens art og omfang, herunder om der er tale om løn, eksternt køb af ydelser eller varer. Timepris og antal skal oplyses. Under indirekte omkostninger kan der indgå materialer, telefon, kørsel, husleje, markedsføring mv. Side 10 af 11

11 Vær opmærksom på, at der fra forskellige medfinansieringskilder (fx EU-puljer eller statslige puljer) kan være forskel på hvilke poster, der kan medtages under indirekte omkostninger. Finansiering: budgetnoter skal oplyse, hvilke andre tilskudsmuligheder, der er undersøgt, samt hvorvidt der er søgt eller påtænkes at søge midler hos andre finansieringskilder. Der skal ved ekstern medfinansiering beskrives, hvilken støtteprocent og støttebeløb der forventes. Derudover beskrives, om midlerne er bevilget (kopi af bevillingstilsagn skal vedlægges), eller hvornår der forventes afgørelse på ansøgningen. Moms kan alene indregnes i udgiftsopgørelsen / projektudgifterne i den udstrækning ansøger ikke får refunderet momsen fra Skat eller den kommunale udligningsordning. Moms kan således kun indgå med det beløb, som ikke bliver refunderet. Du skal således særskilt redegøre for nævnte forhold i forbindelse med fremsendelse af ansøgning om tilskud. 16) Underskrifter Der skal fremsendes en underskrevet ansøgning i elektronisk version (PDF). Side 11 af 11