US AARH GUIDE TIL OPFØLGNING PÅ SYGEFRAVÆR

Transkript

1 US AARH GUIDE TIL OPFØLGNING PÅ SYGEFRAVÆR

2 Indhold Indledning Minimumskrav på Aarhus Universitet Ved alle typer sygefravær Ved hyppigt eller atypisk sygefravær Ved langvarigt sygefravær Øvrigt fravær Afholdelse af sygefraværssamtaler Form og indhold til sygesamtaler Muligheder i forbindelse med sygefravær Læge- og mulighedserklæringer Friattest Varighedserklæring Mulighedserklæring Delvis rask-/sygemelding Fast track tidlig opfølgning fra kommunen aftale for medarbejdere med en kronisk og/eller langvarig lidelse Tilskud til arbejdspladsindretning for medarbejdere Omplacering eller tilpassede arbejdsopgaver Virksomhedspraktik Mentorordningen Personlig assistance for medarbejdere Job på særlige vilkår Fastholdelsesfleksjob Psykologisk rådgivning Medarbejdere med alkohol/misbrugsproblemer Kritisk sygdom Arbejdsmedicinsk klinik Bilag AUHRA og refusion AUHRA-alarmer Sygedagpengerefusion Regres Erstatningsferie Afskedigelse Tidslinje

3 Indledning Aarhus Universitet ønsker at understøtte lederne i en proaktiv opfølgning på sygefravær hos universitetets medarbejdere, således at medarbejderne så vidt muligt kan fastholdes på arbejdspladsen. Aarhus Universitet har en særlig opmærksomhed rettet mod hyppigt og/eller langvarigt sygefravær. Alle erfaringer viser, at jo længere tid en medarbejder er sygemeldt, jo større er risikoen for, at medarbejderen aldrig vender tilbage til jobbet. Derfor kan det altid betale sig at starte dialogen om arbejdsfastholdelse og tilbagevenden til jobbet så tidligt som muligt. Formålet med denne sygefraværsguide er dels at give AUs ledere et overblik over de minimumskrav og fastholdelsesmuligheder der er i forbindelse med opfølgning på medarbejderes sygefravær og dels at sikre de bedst mulige betingelser for: at medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet så hurtigt som muligt, at medarbejderen kan blive fastholdt i arbejdet eller, hvis dette ikke er muligt, at sikre medarbejderen en hurtig afklaring. Sygefraværsguiden skal sikre, at der er kontinuitet og handling bag indsatsen... 2

4 1. Minimumskrav på Aarhus Universitet 1.1. Ved alle typer sygefravær Medarbejdere skal i forbindelse med sygdom, meddele dette på den 1. sygedag i henhold til lokalt aftalte retningslinjer. Lederen skal i forbindelse med den første sygemelding afklare med medarbejderen, hvorvidt der er forhold, som arbejdspladsen skal tage hensyn til. Det kan være aflysning af møder, opgaveoverdragelse til kolleger eller lign Ved hyppigt eller atypisk sygefravær Hyppigt sygefravær er når en medarbejder indenfor de seneste 12 måneder har mere end 4 perioder og/eller 10 enkeltdage. Der vil blive sendt en AUHRA-alarm for medarbejdere, der har et hyppigt eller et atypisk fravær. Lederen skal i denne forbindelse indkalde til en sygefraværssamtale med det formål i fællesskab at afdække det seneste års fraværsbillede, få medarbejderens beskrivelse af den helbredsmæssige situation samt afdække eventuelle behov hos medarbejderen som arbejdspladsen kan afhjælpe. Medarbejderen og lederen skal i samarbejde vurdere, hvorvidt en 56 er relevant. Hyppigt fravær kan være særligt driftsforstyrrende og en timenedsættelse kan være én af de muligheder som kan overvejes Ved langvarigt sygefravær Forventer medarbejderen eller lederen, at sygefraværet vil strække sig over 21 dage i træk, skal lederen indkalde til en sygefraværssamtale. Dette bør ske allerede omkring den sygefraværsdag og, hvis fraværet fortsætter, omkring den 28. sygefraværsdag. Herefter afholdes sygefraværssamtaler med ca. 2 4 ugers mellemrum, afhængig af behov. Formålet med samtalen er at drøfte status for sygefravær samt perspektiver og muligheder for hel eller delvis genoptagelse af arbejdet samt afdække eventuelle behov hos medarbejderen som arbejdspladsen kan afhjælpe. Lederen skal vurdere, hvorvidt der er behov for en lægeerklæring til samtalen Øvrigt fravær Læge og tandlægebesøg Medarbejdernes læge og tandlægebesøg skal som udgangspunkt søges tilrettelagt uden for arbejdstiden. Hvis dette ikke er muligt, aftales det med nærmeste leder, at man får fri med løn, idet det forudsættes, at fraværet finder sted med mindst mulig gene for arbejdets udførelse. Der gives ikke frihed med løn til læge- og tandlægebesøg, hvor man er ledsager f. eks. til børns eller andre familiemedlemmers læge- og tandlægebesøg Barns 1. og 2. sygedag samt øvrigt fravær af familiemæssige årsager Efter anmodning til nærmeste leder kan medarbejderen få helt eller delvist tjenestefri til at passe et sygt barn når, det er barnets 1. eller 2. sygedag, hensynet til barnet gør det nødvendigt, forholdene på tjenestestedet tillader det, barnet er under 18 år og barnet er hjemmeværende. Den 1. sygedag er den dag barnet bliver syg og den 2. sygedag er den kalenderdag, der ligger i umiddelbar forlængelse af 1. sygedag. Ved begge dage er det uanset om det er en arbejdsdag eller en fridag. Den 1. og 2. sygedag kan holdes uafhængigt af hinanden, dvs. at en ansat kan holde fri på barnets 2. sygedag, selvom den pågældende ikke har holdt fri på barnets 1. sygedag. Forældre kan derfor også dele de to dage imellem sig, sådan at den ene af forældrene holder fri den 1. dag og den anden holder fri den 2. dag. I øvrigt henvises til de gældende regler om tjenestefrihed af familiemæssige årsager samt Aus retningslinjer for andet fravær, såsom pasning af nærtstående, der ønsker at dø i eget hjem, hospitalsindlæggelse af børn under 14 år, aftalt frihed med lederen ved bryllup, dødsfald og begravelse m.v. 3

5 2. Afholdelse af sygefraværssamtaler 2.1. Form og indhold til sygesamtaler Lederen og medarbejderen er forpligtet til at samarbejde omkring opfølgningen på sygefravær. Kan medarbejderen, af helbredsmæssige årsager, ikke deltage i et personligt møde på arbejdspladsen, kan samtalen enten foregå telefonisk eller (hvis det ønskes) et andet sted. Indkaldelse til sygefraværssamtale sendes til medarbejderen med oplysning om tid, sted, formål og deltagere samt oplysning om, at medarbejderen har ret til at tage sin tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant eller anden bisidder med til samtalen. På hjemmesiden under Rekruttering og ansættelse kan den relevante TR findes. Indkaldelsen kan efter aftale med lederen sendes via HR. Lederen er ansvarlig for samtalens rammer, form og indhold. Samtalen afvikles i et forpligtende samarbejde mellem leder og medarbejder med respekt, anerkendelse og en lyttende tilgang. Den gode dialog er i centrum, hvor begge parter i samtalen er nærværende og giver plads til begge parters perspektiver, tanker og oplevelser. Ifølge Helbredsoplysningsloven, må der ikke spørges til, hvad medarbejderen specifikt fejler, men medarbejderen kan uopfordret give disse oplysninger. Lederen kan anmode om oplysninger om, hvilke funktioner medarbejderen kan varetage på trods af sygdommen, hvilket fravær der kan blive tale om på grund af sygdommen eller hvilke foranstaltninger der kan være grund til at iværksætte som følge af sygdommen. For at afdække dels hjælpeforanstaltninger og dels fremtidsudsigter for tilbagevenden enten helt eller delvist, kan der afhængig af den konkrete situation spørges til, hvorvidt det vil kunne hjælpe medarbejderen at blive flyttet fysisk, om en periode på deltid er en løsning, om der vil kunne arbejdes hjemmefra eller om der er andre foranstaltninger eller hjælpemidler, der med fordel vil kunne tages i brug, for at medarbejderen hurtigere kan genoptage arbejdet helt eller delvist. Dette sker under hensyn til afdelingens drift. En sygefraværssamtale skal altid afsluttes med en konkret handleplan for næste skridt, kommunikation til kollegaer og referat. 4

6 3. Muligheder i forbindelse med sygefravær Først og fremmest er mulighederne under et sygdomsforløb altid en konkret og individuel vurdering og ofte også i samarbejde og med godkendelse fra medarbejderens bopælskommune. Er den relevante mulighed et tiltag, der kræver kommunens godkendelse, kan lederen invitere kommunen med til sygefraværssamtalen. Lederen kan altid kontakte HR for sparring, uddybning og deltagelse i sygefraværssamtaler. Læge- og mulighedserklæringer Delvis rask/sygemelding Fast track 56 Tilskud til arbejdspladsindretning Omplacering Virksomhedspraktik Mentorordning Personlig assistance Job på særlige vilkår Fastholdelsesfleksjob Psykologisk rådgivning Misbrug Kritisk sygdom Arbejdsmedicinsk klinik 3.1. Læge- og mulighedserklæringer Der er flere typer af lægelig dokumentation i forbindelse med medarbejderens sygefravær. Anmodningen udleveres/sendes til medarbejderen som tager den med til egen læge. Det er arbejdspladsen, der afholder udgiften Friattest En almindelig lægeerklæring, også kaldet en friattest kan indhentes som dokumentation for at medarbejderen har lovligt forfald og kan kun anmodes om ved aktuelt fravær. Friattesten anvendes i praksis sjældent på AU. For medarbejdere med et hyppigt eller atypisk sygefravær (mere en 4 gange på 12 måneder eller fredage/mandage) kan lederen også få en friattest allerede fra første sygedag. Det kræver dog, at lægen modtager en motiveret begrundelse for behovet, f.eks at medarbejderen indenfor de seneste 12 måneder har udvist et hyppigt og/eller atypisk fravær Varighedserklæring For medarbejdere, der er sygemeldt eller forventes at være sygemeldt i mere end 14 dage, kan lederen have behov for at få et lægeligt skøn på, hvornår medarbejderen kan være tilbage på arbejdet fuldt og varigt på ordinære vilkår Mulighedserklæring Er medarbejderen i risiko for at blive sygemeldt enten helt eller delvis eller er medarbejderen allerede sygemeldt helt eller delvist, kan en mulighedserklæring være det rette. Mulighedserklæringen bruges i de tilfælde, hvor lederen efter dialog med medarbejderen er i tvivl om, hvilke hensyn der skal tages til medarbejderens helbred, for at medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet på hel eller deltid, enten med de sædvanlige opgaver eller med tilpassede opgaver. Lægen vurderer med baggrund i sin viden om patientens helbredstilstand, om de beskrevne arbejdsforhold og eventuelt anførte forslag til ændringer i arbejdsfunktioner imødekommer de skånehensyn, der bør tages til medarbejderen. Det er ikke nødvendigt at udarbejde en mulighedserklæring, hvis lederen og medarbejderen er enige om en plan for tilbagevenden (Læs da om hel/delvis raskmelding) Delvis rask-/sygemelding Delvis sygemelding Helbredsproblemer kan betyde, at man har vanskeligt ved at klare sin fulde normale arbejdsmængde i en periode, men man kan godt varetage en del af arbejdet. 5

7 Er en medarbejder sygemeldt, men kan arbejde i mere eller mindre begrænset omfang, f.eks. hjemmefra eller på nedsat tid på arbejdspladsen, skal sygefraværet registreres med det antal timer, som medarbejderen ikke har arbejdet. Delvis raskmelding Formålet er, at medarbejderen, der har været sygemeldt på fuld tid, gradvist kommer i gang igen. Lederen og medarbejderen laver en aftale om, hvilken arbejdstid og hvilke arbejdsopgaver medarbejderen kan udføre. Derved undgås en unødvendig forlængelse af en fuldtidssygemelding og medarbejderens tilknytning til arbejdsstedet bevares. En aftale om delvis rask-/sygemelding kan ofte anvendes til forebyggelse af længerevarende sygemelding. For begge sygemeldinger ydes der refusion, når fraværet er minimum 4 timer om ugen Fast track tidlig opfølgning fra kommunen Hvis leder eller medarbejder forventer, at sygefraværet vil vare i mere end 8 uger, kan lederen eller medarbejder med fordel anmode om Fast track-behandling af sygemeldingen. Hvad indebærer ordningen? Medarbejderen får automatisk den første opfølgningssamtale med kommunen senest 2 uger efter anmodningen - mod normalt 8 uger fra første fraværsdag. Dermed kan kommunen sætte hurtigere ind med relevant støtte og konkrete redskaber. Fast track er en frivillig ordning og skal derfor aftales mellem leder og medarbejder inden der tages kontakt til kommunen. Hvad gør man? Lederen kontakter HR, som sender anmodningen til kommunen via Nemrefusion. Til dette skal følgende spørgsmål besvares: Hvilke jobfunktioner er påvirket af sygdommen? Hvor længe har sygdommen påvirket jobbet? Har arbejdsgiver forsøgt at tilpasse jobbet til den sygemeldtes tilstand? Herefter kontakter kommunen den sygemeldte medarbejder til en opfølgningssamtale inden for 2 uger aftale for medarbejdere med en kronisk og/eller langvarig lidelse En aftale i henhold til 56 i Lov om sygedagpenge giver mulighed for at fastholde en medarbejder, der har øget fravær pga. en kronisk og/eller en langvarig lidelse, uanset om fraværet skyldes uarbejdsdygtighed, eller at pågældende går til behandling for sin lidelse. Ordningen betyder, at arbejdsgiveren får dagpengerefusion fra 1. sygedag. Lederen er ikke forpligtet til at indgå en 56-aftale, og medarbejdere, der har hyppigt sygefravær vil stadig udgøre en driftsforstyrrelse for afdelingen, således at fraværet kan være uforeneligt med arbejdet. Betingelser En 56 aftale kan indgås I følgende tilfælde: når medarbejderens sygdomsrisiko er væsentligt forøget på grund af en langvarig eller kronisk lidelse, og fraværet på grund af lidelsen skønnes at være på mindst 10 fraværsdage inden for 1 år. når medarbejderen skal indlægges eller behandles ambulant, og indlæggelsen eller behandlingen var besluttet på ansættelsestidspunktet, eller når arbejdsgiveren under det nuværende arbejdsforhold allerede har udbetalt sygedagpenge i 30 dage for samme lidelse inden for de seneste 12 måneder før indlæggelsen eller behandlingen. Aftalen skal være skriftlig og kan indgås for 2 år ad gangen og vedrører kun den lidelse, der er omfattet af aftalen. Aftalen fornys ikke automatisk, men skal søges om igen. Hvad gør man? På kan ansøgningsblanket DP211 findes under medarbejderens bopælskommune. Den udfyldes og underskrives af lederen og medarbejderen. Den udfyldte blanket sendes til medarbejderens bopælskommune, som vurderer, om aftalen kan godkendes. Godkendelsen sendes til HR. 6

8 Eksempler på brugen af 56 Medarbejdere med kronisk migræne, epilepsi, gigt eller medarbejdere i særlige behandlingsforløb, fx kræftbehandling, fertilitetsbehandling og alkoholbehandlingsforløb Tilskud til arbejdspladsindretning for medarbejdere Formålet med ordningen Tilskud til hjælpemidler er at sikre fastholdelse af medarbejdere med en funktionsnedsættelse. Hvad indebærer ordningen? Der kan til ansatte medarbejdere ydes tilskud til hjælpemidler i form af arbejdsredskaber og mindre arbejdspladsindretninger. Betingelser for tilskud At hjælpemidlet ikke er sædvanligt forekommende på arbejdspladsen. At arbejdsredskaberne/arbejdspladsindretningen er af afgørende betydning for, at personen kan fastholde /opnå ansættelse uden løntilskud. At redskabet/indretningen kompenserer for personens eventuelle begrænsning i arbejdsevnen. Hvilke medarbejdere er omfattet af ordningen? Medarbejdere ansat i ordinære job Fleksjobansatte Førtidspensionister ansat i løntilskudsjob Ledige ansat i job med løntilskud Ansatte i virksomhedspraktik Personer, som deltager i tilbud efter Lov om en Aktiv Beskæftigelsesindsats. Hvad gør man? På kan ansøgningsblanket 441 findes og den sendes til medarbejderens bopælskommune. Følgende skal fremsendes: Udfyldt ansøgningsskema Dokumentation for funktionsnedsættelsen Beskrivelse af, hvad der søges om, samt begrundelse. Eksempler på tilskud til arbejdspladsindretning Der kan eksempelvis bevilges forskellige slags it-hjælpemidler, herunder bl.a. til medarbejdere med hørenedsættelse f.eks et talegenkendelsesprogram eller en særlig rygaflastende kontorstol Omplacering eller tilpassede arbejdsopgaver Er der risiko for en forestående sygemelding eller har medarbejderen brug for hjælp til at komme i gang igen efter en sygemelding, kan omplacering eller en tilpasning af de nuværende arbejdsopgaver være en mulighed for at fastholde medarbejderen i ansættelse. Omplaceringen kan være til samme type arbejde eller til en ny jobfunktion. Omplacering kan være i en anden afdeling på samme arbejdsplads, men kan også være en helt anden arbejdsplads. Hvordan sker en omplacering? Omplacering sker i samarbejde med medarbejderen. Omplaceringsmulighederne undersøges lokalt og løses af lederen, enten på egen afdeling eller på et højere ledelsesniveau. Det er dog ikke altid en omplacering er mulig, enten på grund af forhold på arbejdspladsen eller på grund af forhold omkring medarbejderen. Omplaceringen kan efter aftale med sagsbehandler fra medarbejderens bopælskommune ske i en kortere periode, mens der stadig udbetales sygedagpenge. Dette kaldes en virksomhedspraktik.. En omplacering med en mentorordning tilknyttet kan også være en løsning Virksomhedspraktik Sygemeldte medarbejdere kan få tilbud om virksomhedspraktik på den arbejdsplads, som den pågældende er sygemeldt fra eller på en anden arbejdsplads. Virksomhedspraktikken har til formål at afdække eller optræne 7

9 personens faglige, sociale eller sproglige kompetencer samt at afklare beskæftigelsesmål. Hvad indebærer det? Den sygemeldte medarbejder kan være i virksomhedspraktik i op til 13 uger med mulighed for forlængelse og kan kombineres med andre tiltag, for eksempel en mentorordning, hjælpemidler eller sundhedstiltag. Under virksomhedspraktikken er der fortsat fuld sygedagpengerefusion, under forudsætning af, at betingelserne for modtagelse af sygedagpenge er opfyldte. Virksomhedspraktikken gør det muligt for både medarbejder og arbejdsgiver at vurdere, om og i hvilket omfang tilbagevenden til arbejdet på deltid eller fuld tid forventes at kunne ske. Betingelser Praktikken skal aftales med medarbejderens bopælskommune og må ikke være konkurrenceforvridende. Det betyder, at der skal være et rimeligt forhold mellem antallet af ordinært ansatte og antallet af personer i virksomhedspraktik på arbejdsstedet. Hvad gør man? Ansøgning sker gennem Eksempler på brugen af virksomhedspraktik En medarbejder med stress afprøves på arbejdspladsen for at se, om det er muligt at komme tilbage på arbejde på arbejdspladsen igen. Dels kan det være vanskeligt efter en længere sygemelding at møde op på arbejdspladsen igen og dels kan det være vanskeligt at overskue arbejdsopgaverne efter en længere fraværsperiode. Dette kan derfor i en kortere periode afprøves. En medarbejder med kræft afprøves for at se, om det er muligt at komme til at arbejde 37 timer igen. En nedslidt medarbejder, der er afskediget som følge af sygefravær, kommer i virksomhedspraktik på et andet fakultet for at afdække de faglige kompetencer Mentorordningen Mentorordningen gør det muligt for arbejdsgivere at få støtte til at fastholde en medarbejder i fleksjob eller ordinær beskæftigelse. Hvad indebærer ordningen? En mentorfunktion kan varetages af en allerede ansat medarbejder. En mentor har til opgave at støtte den sygemeldte medarbejder inden for de områder, hvor der vurderes at være behov for det, både fagligt og socialt. Mentorordningen kan betyde, at en medarbejder, der vender helt eller delvist tilbage til arbejdspladsen efter en sygefraværsperiode, hurtigere vil være parat til at yde en optimal indsats. Betingelser Det er en betingelse for modtagelse af mentorstøtte, at indsatsen ligger ud over, hvad arbejdsgiveren sædvanligvis forventes at varetage. Mentorfunktionen skal endvidere vurderes at være afgørende for, at ansættelsen kan fastholdes i det konkrete tilfælde. Det er en betingelse, at medarbejderen ikke udfører sine sædvanlige arbejdsfunktioner i de timer, hvor vedkommende fungerer som mentor. Lederens rolle Det er lederens opgave at udpege mentoren og senere følge op på mentorforløbet. Det er også lederens opgave at sikre opbakning til mentorens opgaver på arbejdspladsen, bl.a. gennem synlighed og ressourcemæssig prioritering af opgaven. Tilskuddets størrelse Mentorstøtten bevilges til dækning af lønomkostninger ved frikøb af medarbejderen, der varetager mentorfunktionen. Timeantal mv. fastsættes efter en konkret vurdering af behovene hos personen, der skal have mentoren tilknyttet. Hvad gør man? På kan ansøgningsblanket AB401 hentes. Den udfyldte blanket sendes til medarbejderens 8

10 bopælskommune for godkendelse. Der kan gå 3-4 uger, før kommunen har truffet afgørelse om mentorordningen kan bevilliges. Eksempel på mentorordning En stressramt medarbejder, der har svært ved at være i rum med mange mennesker, kan ved genoptagelse af arbejdet få en kollega som mentor, således at den stressramte kan få støtte i arbejdssituationer, der skaber utryghed Personlig assistance for medarbejdere Personlig assistance i arbejdsmæssig sammenhæng skal sikre, at medarbejdere med en varig og betydelig psykisk eller fysisk funktionsnedsættelse, får samme muligheder som andre på arbejdsmarkedet via tilbud om særlig personlig bistand. Hvad indebærer ordningen? Ordningen betyder, at medarbejdere kan få personlig assistance i op til 20 timer pr. uge (for fuldtidsansatte) til bl.a. bistand til praktiske opgaver som følge af beskæftigelsen, eksempelvis tunge løft mv. Det kan også være hjælp til at skabe struktur i arbejdet, tolkebistand (tegnsprogstolkning, skrivetolkning og MHS-tolkning). Betingelser Medarbejderen skal selv kunne udføre det indholdsmæssige i jobbet og arbejdsopgaverne må ikke være uforenelige med medarbejderens funktionsnedsættelse. Der er ikke tale om en vikar eller en almindelig medhjælp, men mere om en forlænget arm. Det er et krav, at medarbejdernes funktionsnedsættelse er stationær, og der kan derfor ikke bevilges personlig assistance ved midlertidige lidelser. Bevillingen er som udgangspunkt tidsubegrænset, men assistance- behovet skal genvurderes ved ændring i arbejdsopgaver. Hvad gør man? Ansøgningsskemaet findes på Skemaet udfyldes og sendes til godkendelse i medarbejderens bopælskommune. Godkendelsen sendes til HR. Hvordan ansættes den personlige assistent? Den personlige assistent er oftest en medarbejder der allerede er ansat og som frikøbes i et antal timer pr. uge. Alternativt kan den personlige assistent ansættes på ordinære vilkår af arbejdsgiveren. Tilskuddets størrelse Tilskuddet svarer som nævnt i udgangspunkt til den overenskomstmæssige studentertimelønssats inden for statens område. Der vil derfor ikke være en fuld dækning af udgiften. Eksempler på personlig assistance En medarbejder med gigt i hænderne kan ikke åbne post eller skrive på computer. Her kan man få personlig assistance til at åbne post og skrive det, som medarbejderen dikterer eller på anden vis formidler videre til skrivning, fx en mail. En medarbejder kan efter en rygoperation ikke foretage tunge løft. Her kan man tilkendes personlig assistance til at en kollega i stedet varetager opgaven for medarbejderen. En hørehæmmet medarbejder kan få personlig assistance til at sikre, at medarbejderen hører hvad der bliver sagt eller besvare telefonopkald Job på særlige vilkår Medarbejdere, der enten varigt eller midlertidigt er ude af stand til at varetage sit ordinære job på normale vilkår, kan overgå, efter lokalaftale med TR, til et job på særlige vilkår. Det nye job kan være midlertidigt eller varigt. Ordningen er ikke særlig udbredt. Hvad indebærer ordingen Formålet med at lave en lokal aftale om ansættelse på særlige vilkår, er at fastholde personer med en midlertidig eller varig funktionsnedsættelse. Der kan f.eks. aftales en ændret arbejdstilrettelæggelse, omplacering til andet ordinært arbejde, særlige skånehensyn eller nedsat tid. Lederen og tillidsrepræsentanten kan dermed aftale en fravigelse af overenskomsternes bestemmelser. 9

11 Selv om der kan aftales en ændring af løn og ansættelsesvilkår, bevarer medarbejderen pensionsindbetalingen på de hidtidige vilkår. Betingelser Først og fremmest skal en aftale om overgang til et job på særlige vilkår, være i overensstemmelse med arbejdspladsens driftsmæssige hensyn. Herefter skal der indgås en skriftlig aftale med tillidsrepræsentanten om, at en konkret medarbejder overgår til et job på særlige vilkår. Hvad gør man? Der skal indgås en aftale, hvor det specificeres hvilke overenskomstbestemmelser der fraviges og lederen bør derfor kontakte HR til udfærdigelse af aftalen. Herefter skal aftalen sendes til orientering til den faglige organisation og der skal udstedes et nyt ansættelsesbevis. Ingen tilskud Der ydes ikke et kommunalt tilskud til etablering af job på særlige vilkår, men i aftalen kan ligge en ændring af løn- og ansættelsesvilkår og en fravigelse af overenskomstens regler Fastholdelsesfleksjob Et af formålene med fleksjobordning er, at arbejdspladsen i højere grad skal ansætte medarbejderne efter de sociale kapitler eller på særlige vilkår, i stedet for at anvende fleksjobordningen og det er derfor et krav, at alle andre muligheder er undersøgt inden der kan bevilliges et fastholdelsesfleksjob. Betingelser For at en medarbejder kan få bevilliget et fastholdelsesfleksjob, er hovedreglen at der i de sidste 12 måneder har været særlige vilkår og/eller hensyn i medarbejderens ansættelse, medmindre der er tale om en akut opstået skade eller sygdom. Det er derfor vigtigt, at lederen løbende dokumenterer de hensyn der tages f.eks. i referater fra sygefraværssamtalerne For at kommunen kan bevilge et fleksjob, skal tre betingelser være opfyldt: Man skal være under pensionsalderen Kommunen skal vurdere, at ens arbejdsevne er varigt og væsentligt nedsat Alle muligheder for at bevare tilknytning til arbejdsmarkedet på normale vilkår skal være undersøgt Fleksjobbet bevilliges for en periode på 5 år og skal herefter revurderes af kommunen. For medarbejdere over 40 år kan fleksjobbet herefter gøres permanent. Hvad gør man? Kommunen har den endelige afgørelse i forbindelse med visitering af fleksjob og det anbefales derfor, at inddrage kommunen så tidligt i samtaleforløbet som muligt. Tilskuddets størrelse Som arbejdsgiver skal du betale for det arbejde, medarbejderen i fleksjob udfører. Fortalt med tal betyder det, at ansætter du en medarbejder i fleksjob i 20 timer om ugen med en arbejdsintensitet på 50 %, betaler du timeløn for 10 timer og herudover modtager medarbejderen et tilskud fra kommunen, der afhænger af lønindtægten Psykologisk rådgivning Aarhus Universitet har indgået aftale med Dansk Krisekorps omkring psykologisk rådgivning i forbindelse med arbejdsrelaterede problemer. Ordningen gælder for alle Aarhus Universitets ansatte. En fælles ordning om psykologisk rådgivning er et vigtigt element i Aarhus Universitets indsats mod stress, samarbejdsproblemer, kriser mv., der har en negativ effekt på de ansattes arbejde og arbejdsindsats. Med ordningen vil medarbejderne få adgang til ekstern psykologisk rådgivning ved situationer, som måtte have indflydelse på arbejdsindsatsen. Anonym eller visiteret rådgivning En medarbejder kan anonymt henvende sig til Dansk Krisekorps og få op til 3 samtaletimer med en autoriseret psykolog. Medarbejderen skal henvende sig direkte ved Dansk Krisekorps på info@danskkrisekorps.dk (medarbejderen kontaktes inden for 24 timer på hverdage) eller (9-15 på hverdage) eller (akut). 10

12 Lederen kan yderligere visitere op til 5 timer til en medarbejder, der er i risiko for at blive sygemeldt eller allerede er sygemeldt. Via den visiterede ordning er det muligt at få fem samtaletimer med en psykolog eller evt. anden rådgiver. For yderligere oplysninger, se hjemmesiden under psykologisk rådgivning Medarbejdere med alkohol/misbrugsproblemer Hvis der er mistanke om misbrug Den enkelte leder er forpligtet til at italesætte (også ved mistanke) misbrugsproblemer i et ansættelsesforhold. Behandling Flere og flere kommuner tilbyder i dag gratis behandling for borgere med misbrugsproblemer. Alkohol- og misbrugsbehandling ligestilles med anden forebyggelse og sygdomsbehandling. Lederen kan kontakte sagsbehandler/virksomhedskonsulent for mulighed for 56 i behandlingsperioden Kritisk sygdom Langt de fleste medarbejdere har en pensionsordning som en del af deres ansættelsesforhold og endvidere er mange medarbejdere omfattet af en gruppelivsforsikring enten via arbejdet eller ved privattegnet forsikring. En medarbejder kan derfor være dækket forsikringsmæssigt i forbindelse med en kritisk sygdom. Medarbejderen skal selv kontakte pensions eller forsikringsselskab for råd og vejledning Arbejdsmedicinsk klinik Arbejdsmedicinsk Klinik i Aarhus er en specialafdeling på Aarhus Universitetshospital, som bl.a. har til opgave at udrede arbejdsbetinget sygdom og stress. Henvisning til Arbejdsmedicinsk Klinik sker via den praktiserende læge. Arbejdsmedicinsk Klinik tilbyder bl.a. et stress-håndteringsprogram rettet mod personer med tilknytning til arbejdsmarkedet - personer, som har alvorlige symptomer på arbejdsrelateret stress. 11

13 Bilag 4. AUHRA og refusion 4.1. AUHRA-alarmer Alt fravær skal registreres i AUHRA med den relevante overskrift fra første fraværsdag. Dermed kan der søges refusion rettidigt. Sygefraværsperioden afsluttes først i AUHRA, når medarbejderen er tilbage på fuld tid. Ved korrekt og frem for alt rettidig registrering sendes der AUHRA-alarm til ledelsen (og HR efter aftale) ved følgende sygefravær: 10 kalenderdage 28 kalenderdage 4 perioder med fravær 10 enkeltdage En delvis raskmelding, hvor medarbejderens arbejdstid er nedsat i forhold til normtiden, vil registreres som en sygedag Sygedagpengerefusion En arbejdsgiver, der udbetaler løn under sygefravær, har ret til at få udbetalt de sygedagpenge, som den ansatte ellers ville have været berettiget til fra kommunen, når den ansatte er syg i mere end 30 dage og opfylder beskæftigelseskravet. Refusionen kan dog højest svare til det beløb, den ansatte får udbetalt i løn for samme tidsrum. For at få refusion skal arbejdsgiveren anmelde fraværet og søge refusion hos den ansattes bopælskommune. På AU håndterer HR refusionsansøgningen, men det kræver at der er sket korrekt registrering. Fraværet skal anmeldes senest 5 uger efter 1. fraværsdag. Hvis fristen ikke overholdes, kan arbejdsgiveren som hovedregel først få refusion fra det tidspunkt, hvor sygefraværet er anmeldt Refusion fra 1. sygedag I visse situationer kan ansættelsesstedet være berettiget til refusion allerede fra den ansattes 1. fraværsdag. Dette gælder, hvis fraværet er dækket af en " 56-aftale", graviditetsbetinget sygdom eller medarbejderen er ansat i fleksjob. Det er derfor vigtigt, at den korrekte kategori anvendes i AUHRA Sygedagpengerefusions varighed Sygedagpengerefusionen ophører, når der er udbetalt sygedagpenge for mere end 22 uger inden for de seneste 9 måneder, medmindre der er en særlig mulighed for forlængelse. Det kan f.eks. være at medarbejderen er i relevant behandling og forventes raskmeldt til sit arbejde på sammen niveau som før sygemeldingen. Denne opgave varetages af HR i samarbejde med ledelsen og medarbejderen Bortfald af refusion og løntræk ved manglende samarbejde Retten til dagpenge kan bortfalde, hvis den ansatte ikke deltager i kommunens behandling af den pågældendes sygesag. Den ansatte skal således fremskaffe de lægeerklæringer og deltage i de møder, som kommunen anmoder om. Har medarbejderen ikke deltaget i den nødvendige opfølgning fra kommunen kan arbejdsgiveren modregne det tab, som mistes i refusion i medarbejderens løn. Det kræver dog, at medarbejderen specifikt er gjort opmærksom på denne konsekvens forudgående. Dette gøres skriftligt til medarbejderen når arbejdsgiveren modtager brev fra bopælskommunen om ophør af refusion på grund af manglende samarbejde. Bliver lederen bekendt med medarbejderens manglende samarbejde, skal HR straks kontaktes Ferie under sygdom Efter aftale med bopælskommunen, er det muligt for medarbejderen både som fuldt sygemeldt eller delvist raskmeldt at afholde ferie. Sygedagpengeudbetalingen/sygedagpengerefusionen stoppes dermed i den aftalte periode, således at medarbejderen kan afholde ferie. Efter endt ferie starter refusionen igen uden en ny arbejdsgiverperiode Regres Har medarbejderen været udsat for en ulykke forårsaget af 3. mand, kan der være mulighed for at få dækket f.eks. vikarudgifter ved 3. mands forsikringsselskab. HR kontaktes for nærmere information. 12

14 4.4. Erstatningsferie Medarbejdere kan have ret til erstatningsferie for sygdom opstået under ferie, når der sammenlagt allerede har været 5 sygedage (karensdage) i en eller flere ferieperioder inden for et ferieår. Det kræver dog at medarbejderen på første sygedag underretter arbejdsstedet i henhold til de lokale retningslinjer samt fremsender en lægeerklæring (eller anden lægelig dokumentation), der er gældende fra 1. sygedag. Medarbejderen skal selv betale lægeerklæringen. Se de nærmere retningslinjer her samt skema til brug for anmodning om erstatningsferie ifm. sygdom. 13

15 5. Afskedigelse Kompetencen til at træffe beslutning om at indlede en påtænkt afskedigelse tilkommer alene dekan/vicedirektør/institutleder/administrationschef. I gennem et sygefraværsforløb, skal mulighederne for at vende tilbage til arbejdspladsen eller blive arbejdsfastholdt i andet job vurderes løbende sammen med den sygemeldte medarbejder. En realistisk vurdering af arbejdsevne og muligheder for at vende tilbage til arbejde indgår derfor i hele forløbet med sygefraværssamtaler. Hver gang er det en konkret individuel vurdering om medarbejderen inden for nærmeste fremtid har udsigt til at vende tilbage fuldt og varigt på ordinære vilkår. Dette må sammenholdes med at AU som arbejdsgiver har en selvstændig forpligtelse til i rimeligt omfang at foretage tilpasninger, særligt ved handicap hos medarbejdere. For at der er tale om et handicap, forudsætter det konstatering af en fysisk, psykisk eller intellektuel funktionsnedsættelse (langvarig eller konisk), som afføder kompensationsbehov, for at den pågældende kan fungere på lige fod med andre ansatte i en tilsvarendende situation. Det skal tilstræbes, at en afskedigelse pga. fravær ikke skal komme som en overraskelse for medarbejderen. Det stiller krav til samtaleforløbet og kontakten under sygefraværet. I den individuelle konkrete vurdering indgår blandt andet overvejelser vedr. sygdommens karakter og historik, lægens udtalelse om sygdommens forventede varighed, mulige afværgeforanstaltninger, medarbejderens anciennitet og tidligere fraværsmønster samt hensynet til den driftsmæssige varetagelse af opgaverne. Det skal endvidere tilstræbes at benytte opsigelsesperioden til en endelig afklaring af medarbejderens muligheder for fastholdelse enten på AU eller på en anden arbejdsplads. Derfor er det vigtigt fortsat at følge op ved afholdelse af sygefraværssamtaler minimum hver 8. uge i opsigelsesperioden. Ved hel eller delvis raskmelding i opsigelsesperioden er medarbejderen forpligtet til at genoptage sit arbejde indtil fratrædelse. 14

16 6. Tidslinje 1. sygedag, sygemelding fra medarbejder Leder afdækker behov Registrering i AUHRA som løber frem til raskmelding Der kan anmodes om lægeerklæring (friattest) 10. sygedag, leder indkalder til sygefraværssamtale med ca. 4-5 dages varsel AUHRA-alarm sendes til leder (og/eller HR) - Sygefraværssamtale afholdes og leder vurderer behov for varighedserklæring 14. sygedag, varighedserklæring fra læge kan udstedes. Hvornår forventes medarbejderen tilbage, fuldt og varigt på ordinære vilkår? 28. sygedag AUHRA-alarm sendes til leder (og/eller HR) Refusionsperiode starter Fast track kan anvendes Opfølgende sygefraværssamtale, evt. med udgangspunkt i varighedserklæring Opfølgende sygefraværssamtaler afholdes herefter med 2-4 ugers mellemrum, afhængig af behov Fastholdelsesmuligheder og perspektiv vurderes løbende Uge Kommunen revurderer grundlag for fortsat sygedagpengerefusion ved udbetaling i 22 uger indenfor de seneste 9 måneder. AU partshøres inden de 22 uger om forlængelsesmuligheder 15