Tips til at lave en ansøgning

Transkript

1 Tips til at lave en ansøgning Det er ikke nemt at skrive en god ansøgning. Det kræver forberedelse og tålmodighed, hvis du skal opnå et godt resultat. Virksomheden kender dig som udgangspunkt ikke og du skal derfor sælge dig selv, så vidt muligt på de første linjer i ansøgningen, således at modtageren får lyst til at læse hele ansøgningen og du ikke ender i bunken med duer ikke. I det følgende gennemgår jeg en række generelle krav og retningslinjer til en god ansøgning. Det er vigtigt at understrege, at der ikke findes en opskrift, på hvordan en ansøgning bør være. Lad retningslinjerne give dig inspiration, og tilpas så ansøgningen til den konkrete situation eller stilling.

2 ANSØGNINGENS LAYOUT I en ansøgning skal man gøre det let for læseren. Derfor spiller layoutet en afgørende rolle. Tidligere var det et krav, at ansøgningen skulle skrives i hånden. I dag er det blevet reglen, at ansøgninger skrives på maskine eller PC, med mindre du har en særdeles pæn og let læselig håndskrift. Undgå enhver fejl i: virksomhedens navn adresse navnet på den person du stiler brevet til (kontaktpersonen) Skriv med en logisk afsnitsinddeling. Der skal være luft mellem afsnittene og du skal være sikker på, at der ikke er stavefejl, slåfejl og overstregninger. ET POSITIVT BILLEDE Du skal selvfølgelig ikke være uærlig i din ansøgning. Der er dog ingen grund til at fremstille dig selv i et negativt lys. Her et par eksempler på hvad du IKKE skal skrive: Jeg håber i vil ansætte mig, da jeg lige nu har en meget dårlig økonomi På trods af at jeg ikke er så god til engelsk, søger jeg alligevel stillingen Jeg påbegyndte min uddannelse, men stoppede pga. økonomiske problemer Jeg sagde min stilling op i protest mod en dårlig ledelse Jeg søger denne stilling, idet jeg føler mig overkvalificeret i min nuværende stilling SPROG Ansøgningen skal skrives på almindeligt dansk, uden knudrede sætninger, fremmedord, fraser og slangudtryk. Det er bedst at have en personlig stil, men det er vigtigt at undgå fejl og formuleringer der kan misforstås, som f.eks.: Da jeg har søgt mange andre stillinger, bedes De kontakte mig så hurtigt som muligt... Det tyder på, at man ikke er målrettet. Jeg synes, det er en interessant stilling, som vil kunne opfylde mine behov for fremtiden... Fokuserer på ansøgerens behov - hellere fokusere på virksomhedens behov. Jeg ser mig selv som en meget dygtig, fleksibel, udadvendt og målrettet person, som i vil kunne få stor glæde af... Pas på med at oversælge dig selv - omformuler evt.: Andre ser mig nok som.

3 Det er mit store håb, at i vil ansætte mig i jobbet, idet jeg i lang tid har søgt en stilling netop som den, der er skitseret i annoncen, og som jeg på baggrund af vores samtale finder yderst interessant, og i kan således forvente at få en stabil og yderst motiveret medarbejder i mange år fremover, hvilket jeg håber i vil sætte pris på, i forbindelse med udvælgelse... Alt for lang sætning. BILAG Hvis arbejdsgiveren beder om det, skal du vedlægge eksamenspapirer og referencer (udtalelser). Nogle gange står der ikke noget i annoncen, og så kan man godt komme i tvivl. I de fleste tilfælde bør man ikke vedlægge bilag med mindre, der er bedt om det. Er du nyuddannet og har gode karakterer, vil det være en fordel at vedlægge dine eksamenspapirer. Ofte betyder karaktererne ikke så meget. Hvis du som nyuddannet har andre ting du kan fremhæve, som f.eks. et udlandsophold, fritidsaktiviteter eller andet, er karaktererne mindre betydningsfulde. Det afhænger også af, hvilket job du søger, og hvilken virksomhed du henvender dig til. KORREKTUR Hvis du har prøvet at modtage et brev, hvor dit navn var stavet forkert, ved du det giver et dårligt indtryk af afsenderen. Du kan derfor med fordel bede en anden person om at læse din ansøgning, før du sender den. Du skal ikke sende den før du er sikker på den er helt fejlfri. Svar på annoncen HVAD STÅR DER I ANNONCEN? Hvis du vil svare på en jobannonce, skal du først læse annoncen grundigt igennem. På den måde finder du frem til det reelle indhold i stillingen, og dermed undgå at bruge tid på at søge en stilling du ikke ønsker. Informationerne i annoncen kan du dele op i 4 grupper: Oplysninger om virksomheden Oplysninger om jobbet Krav til ansøgeren Manglende oplysninger

4 TAL MED VIRKSOMHEDEN Hvis der er uklare punkter i annoncen, eller noget andet du gerne vil have svar på, så ring til virksomheden, inden du sender annoncen. Herefter vil det også være nemmere, at skrive en målrettet og personlig ansøgning. Oftest vil virksomhederne med glæde svare på dine spørgsmål de fleste angiver oven i købet kontaktperson i annoncen. Pointen er ikke at spilde hinandens tid på en ansøgning eller samtale, der ikke er relevant. Nedenfor er angivet en række gode råd, som du med fordel kan gøre brug af i forbindelse med telefonsamtalen. Hav altid papir og blyant ved telefonen, så du kan notere vigtige ting. Er du nervøs eller bange for at ikke kunne huske dine spørgsmål, så kan du også skrive dem ned på forhånd. Henvend dig altid til den person der er anført i annoncen. Du skal aldrig stille spørgsmål til andre end den anførte person. Er der ikke anført nogen i annoncen, så lad receptionen hjælpe dig. Træffes kontaktpersonen ikke, ringer du selv tilbage! Overlad aldrig initiativet i din jobsøgning til andre. Skriv ned, hvem du taler med. Måske skal du bruge navnet i din ansøgning, eller ringe igen senere. Spørg om relevante områder som f.eks.: Er stillingen nyoprettet? Hvornår ønskes tiltrædelse? Hvilke af kravene i annoncen er de vigtigste? Stilles der krav til alder (hvis det ikke fremgår af annoncen) Hvad menes der helt specifikt med... (f.eks. hvis der i en annonce skrives: nogen erfaring inden for området ønskes. Hvad er nogen erfaring?) Tal langsomt og tydeligt! Det giver både dig og din kontaktperson ro og overblik i samtalen. Vær aktivt lyttende: Dvs. lad kontaktpersonen tale ud, lyt og følg eventuelt op med uddybende spørgsmål. Lad ikke samtalen trække i langdrag, men afslut, når du har gjort, hvad der er muligt for at få opfyldt formålet med samtalen. Af konkurrencemæssige årsager kan det hænde, at du ikke kan få de oplysninger, du gerne vil have. Det vil typisk forekomme, når virksomheden benytter et konsulentfirma ved ansættelsen.

5 Udarbejdelse af ansøgningen INDLEDNING Gå lige til sagen og benyt f.eks. en af følgende indledninger eller noget der ligner: Salgschef: I henhold til annoncen på Jobindex.dk samt vor telefonsamtale d.d. fremsendes hermed ansøgning om stillingen som salgschef. Administrativ medarbejder: Jeg har med stor interesse læst stillingsannoncen på jeres hjemmeside. BEGRUNDELSE Begrund din ansøgning. Fortæl, hvorfor du søger netop denne stilling. Begrundelsen kan f.eks. være, at du har mange års erfaring i branchen eller har et specifikt kendskab til virksomheden, evt. via en bekendt der arbejder der. KRAVSBESVARELSE Din ansøgning skal fortælle modtageren, på hvilke områder du opfylder de krav, der stilles i annoncen. Du bør derfor analysere annoncen og nedskrive de krav, som arbejdsgiveren stiller til dig. Derefter fremhæver du fra dit CV netop de ting i din ansøgning, som virksomheden har opstillet som krav. AFSLUTNING Du afslutter, som du begyndte: Kort og præcist. Og vis her igen, at du er aktiv samt interesseret i stillingen: Jeg vil kontakte xxx (kontaktpersonen) i slutningen af næste uge for at få afklaret eventuelle spørgsmål. Det vil glæde mig, såfremt denne henvendelse kan føre til en gensidigt orienterende samtale. Jeg ser frem til at uddybe ovenstående og hvad i måtte ønske, i en personlig samtale.

6 LÆNGDEN Længden af en ansøgning afhænger af erfaring, alder, stillingens indhold og ansøgerens formuleringsevne i øvrigt. Jo større erfaring, des højere stilling og alder og des bedre, man formulerer sig, jo længere kan ansøgningen være. Ansøgningen skal være præcis lang nok til, at man har solgt sig selv godt. Men ikke længere end nødvendigt. Overvej bl.a. hvad der kan fremgå af CV'et og ikke bør gentages i ansøgningen. Fylder ansøgningen over én A4 side, skal den være ufattelig god og målrettet. Fylder den mindre end én A4 side, bør man nok overveje, om man har udnyttet pladsen optimalt, eller om man kan sælge sig selv lidt mere og bedre. Én A4 side er nok gennemsnittet. OPFØLGNING Den professionelle ansætter sender som regel meget kort tid efter at ansøgningen er modtaget - et brev til ansøgeren, hvori det bekræftes, at ansøgningen er modtaget. Hvis dette ikke sker, kan du godt tillade dig at ringe op for at checke, om ansøgningen er modtaget. Opfølgning er, når du i forbindelse med din ansøgning ringer eller skriver til virksomheden. Opfølgning er relevant i forbindelse med: Bekræftelse på modtagelse af din ansøgning Indkaldelse til samtale Efter en samtale - du er stadig interesseret i stillingen. Efter et afslag - du vil gerne vide hvorfor. Opfølgningen kan ikke undervurderes. Her har du chancen for at skille dig ud fra de andre ansøgere, og understrege hvor interesseret du er i stillingen. Hvis du ikke har modtaget en bekræftelse, et par dage efter at du har sendt ansøgningen, kan du godt tillade dig at ringe og høre, om virksomheden har modtaget ansøgningen. BEKRÆFTELSE For at sikre at i er enige om en aftale, kan du sende en bekræftelse. Bekræftelsen kan typisk skrives i følgende situationer: Du bekræfter, at du vil ringe tilbage på et bestemt tidspunkt. Du bekræfter, at du vil møde på et bestemt tidspunkt og sted (jobsamtale). Takkebrev/-mail kan typisk skrives i følgende situationer: Du takker for en telefonsamtale og angiver, at du fortsat er interesseret i stillingen. Du takker for et spændende møde og angiver, at du fortsat er interesseret i stillingen.

7 OPFØLGNING PÅ AFSLAG Får du et skriftligt afslag på en ansøgning, kan det være en god idé at følge op på det. Selvom du ikke har fået stillingen, kan du få værdifulde erfaringer. Du skal vide, hvorfor du ikke fik stillingen. Et afslag på din ansøgning er ikke ensbetydende med, at du er uduelig. Konkurrencen er hård i dag. Der er måske 100 eller 300 ansøgere for hver stilling. Derfor er det naturligt, at du skal søge nogle gange, før det lykkes. De skriftlige afslag er sjældent informative. Et typisk afslag kan lyde således: Jeg må desværre meddele Dem, at De ikke vil komme i betragtning ved besættelse af ovenstående stilling, da vi har valgt at gå videre med andre kandidater, der i højere grad passer til den opstillede profil. Vi takker for Deres venlige ansøgning, men beklager at måtte meddele Dem, at stillingen er besat til anden side. Vi takker for den interesse, De har vist vort selskab. Når man modtager brevet, vil man ofte sidde tilbage med nogle ubesvarede spørgsmål. Hvis du ikke selv er klar over, hvorfor det ikke blev dig, kan du vælge at ringe til virksomheden for at få en begrundelse. Du har nu læst min ansøgning og haft et ansættelsesinterview med mig. Hvilke gode råd vil du give mig, næste gang jeg søger job? Du kan eventuelt forsøge at etablere et kontaktnet: Kender du nogle virksomheder, der måske har behov for en medarbejder med min baggrund? Skønt det er irriterende, at det ikke var dig, der fik stillingen, så skal du alligevel gøre et godt indtryk. Afslutningsvis skal du derfor altid tilkendegive, at du fortsat er interesseret: Hvis du får brug for, eller du hører om nogle virksomheder, der senere får brug for en person med min baggrund, vil jeg bede dig ringe til mig.