TRINVIS GENNEMGANG AF INDBERETNING I SAFESEANET DK

Transkript

1 TRINVIS GENNEMGANG AF INDBERETNING I SAFESEANET DK Trin Handling Bemærkninger 1 Log på nsw.safeseanet.dk Der skal IKKE www foran 2 Klik på 3 Vælg skib og ankomsthavn Ved skib kan der søges på navn, IMO, MMSI eller kaldesignal. Hvis skibet ikke findes i databasen, skal du selv indtaste disse data. Vær opmærksom på at databasen er meget stor, så giv den tid til at søge. Ved ankomsthavn kan du skrive LOCODE eller bynavn 4 Klik på Excel-arket skal være gemt som en version 2007 eller nyere dvs. Filnavnet skal ende på.xlsx Hvis det ender på.xls er det en for gammel version øverst til højre. Find det relevante Excel-ark i mapperne og klik på Åbn 5 Klik dig gennem pop-up vinduerne og vælg hvor meget data du vil have med. 6 Det er en god ide at gemme løbende. Klik på HUSK: Du kan efterfølgende rette i det, der bliver overført 7 Notificationen fremgår nu af oversigten i bunden af dit dashboard (forsiden) 8 Udfyld de resterende felter. Når alt er udfyldt korrekt, klik på Submit Hvis knappen er lys grå, er den ikke aktiv. Det er fordi der mangler nogle oplysninger. Se efter de røde symboler

2 9 Klik OK til denne 10 Notificationens status skifter nu fra Draft til 24 HOUR PRE- ARRIVAL VIGTIGT!: Udfyld IKKE ATA før skibet er ankommet 11 Når skibet er ankommet udfyldes ATA og det hele submittes igen. Se pkt. 8-9 Notificationen skifter igen status til COMPLETED Når en notification er COMPLETED låser den, og det er ikke længere muligt at rette i den eller slette den 12 Notificationen ligger nu under COMPLETED på dashboard. For at få den frem, klik på 13 For at lave en arrival om til en deaparture, klik på det lille ikon til højre i listen over COMPLETED Det er også muligt at lave en draft eller 24 HOUR PRE-ARRIVAL om til en departure 14 Udfyld de nødvendige felter, evt. med hjælp fra Excel-ark. Læg mærke til at flere felter overføres fra arrival 15 Udfyld de resterende felter. Når alt er udfyldt korrekt, klik på Submit Hvis knappen er lys grå, er den ikke aktiv. Det er fordi der mangler nogle oplysninger. Se efter de røde symboler.

3 16 Klik OK til denne 17 Notificationens status skifter nu fra Draft til PREDEPARTURE VIGTIGT!: Udfyld IKKE ATD før skibet er sejlet 18 Når skibet er sejlet udfyldes ATD og det hele submittes igen. Se evt pkt. 8-9 Notificationen skifter igen status til COMPLETED 19 Du har nu lavet en fuld indberetning af en ankomst og en afgang Når en notification er COMPLETED låser den, og det er ikke længere muligt at rette i den eller slette den Værd at vide om hver side Faneblad Generelt Ship information Tips og tricks Gem ofte, og gerne lige inden Submit HUSK: Klik på det lille flueben ud for hver linje, hvis du redigerer i data (se illustration herunder) Skibets IMO nummer står i parentesen efter skibsnavnet i bjælken øverst på siden Knapper til print og slet er øverst til højre på skærmen Pas på, at der ikke sniger sig et mellemrum med i et felt. Det kan være nok til at man ikke kan sende notificationen (Submit) og fejlen kan være svær at finde Udfyld de felter, der ikke er udfyldt Voyage HUSK: ETD from Port of Call Vær opmærksom på kronologisk rækkefølge i tidspunkterne Dangerous and polluting goods Sæt et flueben i boksen i venstre hjørne, hvis skibet ikke har farlig gods ombord HUSK: Klik på det lille flueben ud for hver linje, hvis du redigerer i data (se illustration herunder) Cargo HUSK: Klik på det lille flueben ud for hver linje, hvis du redigerer i data (se illustration herunder)

4 Stores HUSK: Klik på det lille flueben ud for hver linje, hvis du redigerer i data (se illustration herunder) Waste Security Crew and passangers Sæt et flueben I boksen i venstre hjørne, hvis skibet ikke har waste ombord HUSK: Klik på det lille flueben ud for hver linje, hvis du redigerer i data (se illustration herunder) Estimated amount of waste to be generated må kun være tal Sæt flueben i boksen i venstre hjørne, hvis skibet ikke skal reportere i henhold til ISPS regulativet HUSK: Klik på det lille flueben ud for hver linje, hvis du redigerer i data (se illustration herunder) Port: havnens LOCODE Port Facility: en kode på fire cifre, som skibet skal have oplyst af havnen. Hvis den ikke kendes, skrives 0000 CSO telefonnummer: Husk + forrest, ingen mellemrum! HUSK: udfyld de tre øverste felter HUSK: Klik på det lille flueben ud for hver linje, hvis du redigerer i data (se illustration herunder) Visum nr. består af tre bogstaver og ni tal (Særregel for Tyskland: D og ni tal) Sådan redigerer du i data fra Excel-ark

5

6 TIPS & TRICKS version 2 Ved henvendelser for assistance til indberetning, oplys venligst: En beskrivelse af problemet, evt. et screen print Skibets IMO nr og/eller navn Indberetningens REF-nr (findes øverst til venstre: REF-000XXX) Arrival/departure? ETA/ETD Ved henvendelser for assistance til password, oplys venligst: Brugernavn Firma/organisation Evt. ønske til nyt password Generelle tips til at læse fejlmeddelserne Validation errors for 'cargo (*).descorhs' - Value is required. Den fane fejlen er på. I dette tilfælde Cargo Det felt, fejlen er i. Ofte forkortet. I dette tilfælde Description or HS Code Forkortelser og andre vendinger: Value is required : Feltet er ikke udfyldt Value must match : Feltet er udfyldt forkert dpg: Dangerous and polluting goods (Farlig gods) POB: People on board [0-9]: Feltet skal udfyldes med tal [.]: man skal benytte punktum til at angive decimaler [A-Z]: Feltet skal udfyldes med bogstaver [0] betyder den øverste linje i f.eks. dpg eller crew. [1] betyder således linje nr. 2 osv.

7 Wrong Date Phone number Port Copenhagen DK CPH Port facility Waste type code 1 2 DKCPH Pier 10 Correct YYYY-MM-DD Use + in stead of 00 NO spaces DKCPH Always use the international LOCODE NO Spaces If LOCODE is unknown, pls use name of port Always 4 digits, ask the port If not known, use 0000 Use the correct MARPOL code (4 digits) otherwise, leave blank General NIL Pls use the number 0, as NIL is not internationally accepted Numbers Pls do not add spaces between any numbers Waste Empty lines The system will not accept empty lines. Pls delete empty lines Visumnumre Russia Three letters, nine numbers. NO spaces ABC Germany: D

8 OVERSIGT OVER FEJLMELDINGER Løsning: Optællingsfelterne på Crew & Passenger siden udfyldes. POB = People on Board

9 Løsning: Feltet position in Port of Call må kun indeholde 15 anslag. Det er en EMSA fejl. Den er kendt, og vi arbejder på at rette den! Løsning: En generel EMSA fejl. Ring eller skriv til os. Det kan være mange ting.

10 Fane: Waste Felt: Waste to be delivered Linje: [2] betyder linje nr. 3 fra oven. Den øverste linje har nr. 0 Format: [0-9] betyder, at det skal være tal. [.] betyder det man skal benytte punktum til at angive decimaler. Løsning: Notificationen er smuttet igennem og sendt videre til EMSA i Lissabon, men svaret er ikke modtaget. Derfor hænger den nu. Slet den og start forfra. Hvis det er en arrival, der er ført videre til en departure, skal departure slettes først. Hvis departure er completed kan den ikke slettes, og derfor skal der oprettes en ny arrival. Når jeg forsøger at oprette et anløb, skriver den IMO/MMSI number must be unique

11 Løsning: Skibet findes allerede i databasen, og derfor kan man ikke lægge det ind igen. Gå tilbage til det første pop-op vindue. Skriv IMO, skibsnavn, MMSI eller call sign i feltet Ship. Vent til den har scannet alle skibe i databasen. Forhåbentlig kommer skibet frem inden for 8-10 sekunder. Kontakt Marinestaben, hvis skibet stadig ikke kommer frem, eller en eller flere af oplysningerne ikke stemmer. Det sker f.eks. hvis skibet har skiftet ejer.

12 Der er en rød trekant ved Security og jeg kan ikke finde fejlen Løsning: CSO telefonnummer: ingen mellemrum! + i stedet for 00 Excel filen vil ikke uploade der sker ikke en s efter jeg har peget på Excel filen. Løsning: Excel filen er gemt i et gammelt eller forkert format typisk.xls og ikke.xlxs som er det rigtige. Gem filen som en Excel projektmappe og så virker den igen.

13 Data overføres ikke fra WASTE/Excel i forbindelse med upload. Løsning: Kolonnen Waste type Code kan blokere for upload af Waste type kolonnen hvis ikke den er udfyldt korrekt. Enten skal man benytte de rigtige MARPOL koder, som består af 4 tal, ellers skal man undlade at skrive noget og blot benytte dropdown i Waste type kolonnen. Se nedenstående illustration: Dato på de sidste 10 havne er i et forkert format eks: og kan ikke uploade til system. Løsning: formatere felterne til korrekt format. Marker felterne og højreklik vælg formater celler.

14 Vælg kategori = Dato og Type = el. YYYY-MM-DD tryk OK