REFERAT Tid og sted: Lørdag den 25.november 2017 kl på Comwell, Borupgaard, Snekkersten.

Transkript

1 DANSK MILITÆRT IDRÆTSFORBUND Protektor: Hans Kgl. Højhed Kronprinsen Medlem af Danmarks Idrætsforbund Ryvangs Allé København Ø. Tlf.: E-post: Skr. nr Dato. 10 JAN 2018 Til Bestyrelsen REFERAT Tid og sted: Lørdag den 25.november 2017 kl på Comwell, Borupgaard, Snekkersten. Ref.: DMI skr af 21 NOV 2017 (Indkaldelse). Til stede: OB J. Albinus (JA) MJ Kim Kock(KK) - OK Søren Munk Madsen(SMM) SSG Karsten Frandsen(KF) OKS-1 Bjarne L. Pedersen(BLP) CSG Henning S. Juhl(HSJ) - MJ Christian Høj (CHØ),SSG Ryan Laier(RL), -GNSEK Tom Petersen(TP) VICEGNSEK Per Heien (PH). Afbud fra: SSG Klaus R. Klæstrup(KRK) og MJ M.O.H. Klitgaard(MHK). DAGSORDEN 1. Godkendelse af dagsordenen Godkendt. 2. Godkendelse af referater Referat af bestyrelsesmøde 04. oktober 2017, jf. bilag 2. godkendt. 3. DMI økonomi a. Balance JAN-OKT 2017, jf. bilag 3. BLP: Gennemgik økonomien i korte træk. Henviste til udleverede bemærkninger. Ingen yderligere bemærkninger. b. Udkast til DMI-budget 2018, version 02, jf. bilag 4. Konto oprettes til VM i BIA ORI i Pkt. behandles under pkt. 6 i dagsordenen. Posten strategiarbejde ændres til strategiarbejde i øvrigt. Herefter blev budgettet godkendt. BLP: Henviste til DIF s blad Idrætsliv artikel vedrørende Spam-mails om anmodning om overførelse af penge fra forbundenes kasserer til forbundenes formænd. Disse mails er svindel. Oplysninger om svindelen lægges som nyhed på DMI hjemmeside. Telefontid tirsdag til torsdag

2 FSU/DMI økonomi a. BAM Rapport, jf. bilag 5. PH: BAM for OKT er udarbejdet. Der er p.t. afleveret ca ,- kr. i mindreforbrug og det forventes at der yderligere kan afleveres ca ,- kr. God dialog med FSU i processen. b. Status i FSU budgetteringsprocedure for PH: Budget lagt ind og ordrenumre er oprettet i De Mars. Ordrenummer til VM BIA ORI er også tilgået. Der er p.t. ikke oprettet et ordrenummer til skydning. Det blev besluttet at oprette et nyt ordrenummer til skydning. 5. Eliteudvalget a + b. VM i biathlon orientering i 2018, jf. bilag 6. CHØ redegjorde for den eksisterende procedure vedr. økonmien i eliteudvalg og den fremtidige budgettering. Der bør være en termin for ansøgninger til tilskud fra DMI til elite. 01 AUG skal ansøgningerne være DMI i hænde for år x+1. BLP: Foreslog, at VM I BIA ORI får en selvstændig post i budgettet. Der var tilslutning hertil. Placeres under idrætsaktiviteterne. CHØ: Behov for 1 årligt møde i eliteudvalget i tilslutning til termin for aflevering af ansøgninger til DMI. Eliteudvalget er sagsbehandlende udvalg (selektion af ansøgningerne om disse skal videre til TEAM DK eller skal behandles i DMI. c. Ansøgning fra MIL-5 (Sara Hjalager), jf. bilag 7. Ansøgningen er endnu ikke behandlet i eliteudvalget. TP: Foreslog at eliteudvalget tager kontakt til DMI s kontaktkonsulent i TEAM DK. CHØ tager kontakt til TEAM DK. KK: Hvad med de 5000,- til souvenirs, som der ansøges om. Bevilges. CHØ undersøger, hvor stort et beløb, som skal overføres til VM BIA ORI fra eliteudvalget. BLP: Souvenirkontoen skal opjusteres. Det planlagte overskud på 2018 budgettet overføres til souvenirkontoen. 6. Lovudvalget. a. Revision af kap.19( håndbold) og kap. 21 (MTB). TP orienterede om status. Begge kapitler udgives PRIMO b. Opgave til Lovudvalget ifm. strategispor 1. JA: Der kommer en konkret opgavestilling fra AG STRAT. Møde i AG STRAT foreslås lagt i tilslutning til næste bestyrelsesmøde. Drøftelse af formuleringen af lovændringsforslag vedr. optagelse af nye medlemmer. Lovudvalget vender formuleringen og fremlægger forslag til ny formulering inden udsendelse af indkaldelse til repræsentantskabsmødet (MED FEB). 7. Antidopingudvalget a. Nil.

3 Præmieudvalg/Sponsorudvalg a. Status: Sponsorater samt rekvisition af T-shirts m.m. BLP: Gav status. Der kommer et udkast til placering af logoer, som vil blive præsenteret for bestyrelsen. Der er brugt nogle penge til rentegning af logoer forud for tryk, således at resultatet får en meget bedre kvalitet. Antal af T-shirts er forhøjet fra 1600 til 2000 stk. Bestyrelsen tiltrådte forslaget. 9. Hjemmeside og Kommunikation a. Udkast til DMI kommunikationsstrategi, jf. bilag 8. CHØ gennemgik udkastet. Der fremkom enkelte forslag til justeringer. CHØ vil indføje disse. b. Udkast til kommunikationsplan for 2018, jf. bilag 9. CHØ gennemgik planen. KK: God ide at indføje en rubrik med hvem, der er ansvarlig for den pågældende aktivitet. JA: Vi bør også involvere flere eksterne personer. BLP: Der savnes en procedure for kommunikationen i forbindelse med stævnevirksomheden. Det foreslås, at der udfærdiges en pressemeddelelse i tilknytning til de enkelte stævner. Kommunikationsudvalget finder ud af en løsning. 10. Hædersbevisninger a. Nil. 11. DMI projekt- og udviklingskonto a. Ansøgning fra fægteudvalget om støtte DMO 2018, jf. bilag 10. Bestyrelsen foreslog, at budgettet tilrettes, således at der bevilges op til ,- kr. Såfremt budgettet ikke vurderes tilstrækkeligt, bør fægteudvalget indføre brugerbetaling for de nordiske landes deltagelse. 12. Øvrige sager a. Status i strategiarbejdet. JA: Det går fint. Møde i AG STRAT, hvor der arbejdes på de delopgaver, der foreligger. b. Status 100 års jubilæet(udvalgene giver kort beretning om status). JA: Oplæste mail fra Susanne Bach Bager vedr. status på jubilæumsbogen. Hvornår skal termin for beslutning af bogens type tages? Aktion: KK. Budgetterne under de enkelte udvalg skal opdateres. Festudvalget: BLP gav priser på overnatning, middag og musik. Spørgsmål til budgetskemaet vedr. antal gæster. Den nuværende udgave af gæstelisten er grundlaget. Stævneudvalget, KF: Tidsplan for stævnet 05 APR er under udarbejdelse i relation til programudgivelse fra FL-reklamer. I uge 2 går invitationen ud, sidste tilmelding er 27 FEB. 06 DEC møde med personel fra Varde. Ultimo JAN næste møde. Sponsorudvalget: TP gav status. Der skal indføres ,- til T-shirts pga. det øgede antal.

4 - 4 - KK: Skal udsendes i international tjeneste pr. 03 NOV års udstationering. c. Stævnekalender 2018, jf. bilag 11. PH: Den er klar med alle datoer. BLP: Vil gerne drøfte bestyrelsens deltagelse i stævner. JA og BLP tager stævnet i Varde APR Orientering a. Status vedr. samarbejde med FL-Reklame. PH: TP og PH afholder møde med FL-reklame mhp. aftale af detaljer omkring stævneprogrammerne i 2018 og drøftelse af et evt. sponsorat for b. Tidtagningskontrakt med Run2U. CHØ: Kontrakt er underskrevet og ok. Gælder kun for c. Nedlæggelse af IF Nordstjernen, Nuuk. TP: IF er nedlagt, da der ikke kan skabes grundlag for IF. d. Tidsplan årsregnskab, O/R-møde m.m., jf. bilag 12. JA: God erfaring med modellen for O-mødet. Man kunne godt arbejde videre med stævneplanen og strategien. KF: Stævneplan 2019 kunne med fordel bruges som gruppearbejde, hvor der bliver set på budgetterne. Det kræver betydeligt mere arbejde, når der skal afholdes flere stævner på samme tid. Problemer med tid nok til planlægningen, indkvartering, m.m. På mødet kan de enkelte udvalg og de, som har meldt sig som arrangører i 2019 sætte sig sammen og koordinere. CHØ: Kunne det være en ide at sammensætte grupperne ud fra den geografiske placering? RL: Vi bør fastholde frivillighedsprincippet og tilskynde til samarbejde mellem IF. Idrætsudvalgene skal i den forbindelse være proaktive. Detaljeret tidsplan for O-mødet udarbejdes af JA og SEC. Repræsentantskabsmødet: JA: Oplæste mail fra Klaus Klæstrup, hvori han gerne vil trække sig fra bestyrelsen ved det kommende repræsentantskabsmøde. Foreslår i mailen et emne til valg til bestyrelsen. RL og SMM udtræder ved kommende R-møde. CHØ skal udsendes FEB-SEP KK udsendes som før nævnt fra NOV. Generel drøftelse af evt. emner til indtrædelse i bestyrelsen. e. Orientering om FIU-møde den 21 NOV på CMT. TP: Kort orientering om deltagelse i mødet. Fremover skal KN Mikkel Soelberg, CMT inviteres, såfremt dagsordenens indhold fordrer dette.

5 Referater DMI stævner a. MTB, 26 OKT, IFS, BLP b. Indefodbold, 10 NOV, BLP c. Feltsport, 10 OKT,CHØ Der var intet yderligere i forhold til de udarbejdede rapporter. 15. DMI BE repræsentation ved stævner i 2018 a. JA og BLP deltager som repræsentanter ved stævnet i Varde APR. 16. Aktionsliste Opfølgning på liste af 04. oktober 2017, jf. bilag 1. Gennemførte aktionspunkter slettet. TP udleder nye aktionspunkter fra dette referat og indfører disse i aktionslisten. 17. Eventuelt TP: Orienterede om møde med J. Darfelt, DIF vedr. fremtidig medlemsregistrering. Fra og med 2018-registreringen vil der komme en ændring for DMI IF vedr. indberetningen, som skulle gøre det lettere for IF. a. Næste møde afholdes på sekretariatet tirsdag den 27. februar b. Oversigt over modtagere af hædersbevisninger: SSG J.M. Jensen, TRR har efterspurgt en oversigt over, hvem, der har modtaget de DMI hædersbevisninger, der overrækkes ved Repræsentantskabsmødet. Har tilbudt sin assistance ifm. udarbejdelse af en sådan oversigt. Aktion: TP. c. CHØ: Problemstilling ved deltagelse i AG. HSJ overtager midlertidigt formandsposten for Eliteudvalget indtil CHØ er tilbage igen. Mødet slut Tom Petersen generalsekretær