Den fælles kommunikationsstrategi Åbenhed og dialog kommunikationsstrategiens værdier Kommunikationsstrategiens fem kriterier...

Transkript

1 Kommunikation

2 Den fælles kommunikationsstrategi Åbenhed og dialog kommunikationsstrategiens værdier Kommunikationsstrategiens fem kriterier Kommunikation indgår i alle aktiviteter God intern kommunikation er en forudsætning for god ekstern kommunikation Vores kommunikation er gennemtænkt, målrettet og har et tydeligt formål Ledelse og medarbejdere har et fælles ansvar for at skabe god kommunikation Alle informationer skal kommunikeres i en form, så de er forståelige og anvendelige for brugerne Udgivet af Odense Kommune juni 2004 Produktion: Informationstjenesten, info.bmf@odense.dk Layout: KreativGrafisk Tryk: Kopicentralen, Odense Kommune, 2004 D018AI Datatryk Odense Kommune ( ) Måling af vores resultater De seks delområder Intern kommunikation IT-baseret kommunikation Sprog Kontakt med brugerne Design Presse og markedsføring

3 Den fælles kommunikationsstrategi Odense Kommune ønsker at fremstå som en åben og moderne virksomhed, der aktivt søger dialog med såvel ansatte som omverdenen. Vi er afhængige af, at vi har en god og velfungerende kommunikation mellem ansatte og med brugere. Brugere er bl.a. borgere, virksomheder og samarbejdspartnere. En klar, fælles holdning til god kommunikation, som alle efterlever, vil medvirke til at udvikle og styrke Odense Kommunes image. I Odense Kommune ønsker vi at udvikle og forbedre vores kommunikation. Derfor har vi udarbejdet denne kommunikationsstrategi, som omfatter alle afdelinger og kontrakt styrede enheder i Odense Kommune. 2

4 Åbenhed og dialog kommunikationsstrategiens værdier K OMMUNIKATION Åbenhed og dialog er de to vigtigste grundværdier i vores kommunikationsstrategi. Det kan kun efterleves i vores hverdag, hvis vi tager værdierne til os og tænker dem ind i alle former for kommunikation. Alle ansatte skal vide, at netop de to værdier er hjertet i vores kommunikation, så det bliver en naturlig og vigtig del af vores hverdag i Odense Kommune. Åbenhed betyder, at Odense Kommune igennem sine handlinger ønsker at fremstå som en åben, troværdig og moderne virksomhed. Dialog betyder, at vi aktivt indgår i en ligeværdig dialog med både kolleger og borgere. Kommunikationsstrategien skal forankres på den enkelte arbejdsplads og tilpasses de lokale forhold. Det er ledelsens ansvar, at kommunikations strategiens værdier og mål bliver efterlevet i praksis. Kommunikationsstrategien udvikles løbende i takt med Odense Kommunes udvikling og struktur. Dette sker i samarbejde mellem forvaltningerne og Odense Kommunes Informationstjeneste. 3

5 Kommunikationsstrategiens fem kriterier Vores kommunikationsstrategi bygger på fem kriterier: 1. Kommunikation indgår i alle aktiviteter 2. God intern kommunikation er en forudsætning for god ekstern kommunikation 3. Vores kommunikation er gennemtænkt, målrettet og har et tydeligt formål 4. Ledelse og medarbejdere har et fælles ansvar for at skabe god kommunikation 5. Alle informationer kommunikeres i en form, så de er forståelige og anvendelige for brugerne. De fem kriterier får først betydning, når hver enkelt tager ejerskab for dem. Det skal derfor sikres, at de både bliver forstået, efterlevet og sat på vinger i hele organisationen. I det følgende uddybes kriterierne og den betydning, de har i vores hverdag. For hvert kriterie er der beskrevet nogle konkrete handlinger og tiltag. Disse uddybes efterfølgende under de seks delområder og i en særskilt handleplan. 4

6 1. Kommunikation indgår i alle aktiviteter K OMMUNIKATION Både ledere, medarbejdere og brugere har behov for at få viden om beslutninger, der vedrører dem. Derfor skal en beslutning altid følges op af information. Vi skal tilrettelægge dagsordener og møder efter dette, således at enhver beslutning bliver kommunikeret ud til de rette modtagere. Kun på den måde kan de ansatte fungere som gode ambassadører for nye beslutninger. I praksis betyder det, at når der på et møde bliver truffet en beslutning, skal det overvejes: - Hvem har brug for at vide noget om denne beslutning? - Hvad skal de pågældende vide? - Hvem skal informere dem? - Hvordan skal de informeres? - Hvornår skal de informeres? Som hovedregel skal oplysning om beslutninger ske så hurtigt som muligt. Desuden bør der være mulighed for at indgå i en dialog om den aktuelle beslutning. Konkrete handlinger og tiltag - Dagsordener og beslutninger skal, hvor det er relevant, indeholde et fast punkt om informationsaktiviteter som følge af beslutninger på mødet - Ansatte informeres hurtigst muligt om beslutninger, der vedrører dem - Alle projektbeskrivelser i Odense Kommune skal indeholde en kommunikationsplan 5

7 2. God intern kommunikation er en forudsætning for god ekstern kommunikation Konkrete handlinger og tiltag - Referater skal formuleres, så modtageren føler sig oplyst om drøftelser og beslutninger og baggrunden for disse - Odense Kommunes lederuddannelse skal aktivt understøtte kommunikationsstrategien - Odense Kommunes Medarbejderportal bliver udbygget og udbredt til alle ansatte med pc-arbejdsplads - Den interne kommunikation styrkes via Odense Kommunes medarbejderblad Vid&Bid og Medarbejderportal Når den interne kommunikation fungerer, kan medarbejdere og ledelse kommunikere optimalt med omverdenen. God intern kommunikation skaber desuden engagement, arbejdsglæde og ansvarlighed. Det er naturligvis et fælles ansvar hos både ledere og medarbejdere, at den interne kommunikation fungerer. Ledelsen har ansvaret for at skabe rammer, der gør det muligt for medarbejderne at tilegne sig den viden, der er nødvendig for at løse arbejdsopgaverne bedst muligt. Kun på den måde kan medarbejderen kommunikere optimalt med brugerne og levere den service, de efterspørger. Det betyder konkret, at den enkelte medarbejder skal have mulighed for at udveksle viden og drøfte arbejdspladsens mål og udvikling. Medarbejderne skal være velinformerede om de politiske og konkrete mål, der gælder for netop deres arbejde. Dette forudsætter, at den enkelte har adgang til informationer på tværs af afdelinger, kontorer og forvaltninger. Alle ansatte har således ret og pligt til at opsøge relevante informationer, når de har brug for dem. 6

8 3. Vores kommunikation er gennemtænkt, målrettet og har et tydeligt formål K OMMUNIKATION Kommunikation er et middel til at nå et mål - ikke et mål i sig selv. Derfor skal al kommunikation altid være målrettet en bestemt modtager. Kommunikationen skal have et klart formål og et entydigt, forståeligt budskab. Ingen kan eller skal vide alt, og vi har forskellige behov for information og dialog. Vi må aldrig være afsender af ligegyldig eller uforståelig information. Det betyder, at vi altid skal foretage en vurdering af vores kommunikation, inden vi iværksætter den. Konkrete handlinger og tiltag - Ledere og medarbejdere får tilbud om kurser i målrettet kommunikation - På Medarbejderportalen oprettes en medie redskabskasse med vejledning i målrettet kommunikation, valg af medier osv. 7

9 4. Ledelse og medarbejdere har et fælles ansvar for at skabe god kommunikation Konkrete handlinger og tiltag - Der sikres størst mulig åbenhed og adgang til informationer via netværk og på møder Medarbejderne i Odense Kommune er de vigtigste ambassadører over for brugerne. Når medarbejderne er godt informeret og forstår kommunens mål og beslutninger, kan de møde brugerne med åbenhed og indgå i en kvalificeret dialog med dem. For at medarbejderne kan gøre dette i praksis, er det en forudsætning, at de er optimalt informeret. Det er et ledelsesansvar. Ledelsen skal altid sikre sig, at afdelingens ansatte er bekendt med overordnede mål og visioner, og at de kender baggrunden for og konsekvenserne af de beslutninger, der bliver truffet. Medarbejderne har selv et ansvar for at opsøge og tilegne sig relevant viden, som deres arbejde forudsætter. Hvis du er leder, betyder det i praksis, at du mundtligt skal formidle væsentlige beslutninger. Og de berørte medarbejdere skal have oplysningerne, før pressen og borgerne bliver informeret. Du skal sikre, at der både er tid og mulighed for dialog om nye beslutninger og konsekvenserne af disse. 8

10 5. Alle informationer skal kommunikeres i en form, så de er forståelige og anvendelige for brugerne K OMMUNIKATION Information får først værdi, når den formuleres og videregives i en form, der gør indholdet direkte anvendeligt for modtageren enten i form af viden eller handling. Det forudsætter, at den information, vi er afsender af i Odense Kommune, altid er relevant og forståelig. Det er altid afsenderens ansvar, at informationen er brugbar. Modtageren bedømmer, om dette også er tilfældet. Det betyder i praksis, at vi altid skriver og taler i et sprog, der er forståeligt for modtageren. Konkrete handlinger og tiltag - Vi vil etablere kurser i mundtlig og skriftlig kommunikation - Der udarbejdes en vejledning i god kommunikation, herunder brevskrivning, konflikthåndtering og borgerkontakt Vores to grundværdier, åbenhed og dialog, har en vigtig plads her. Brugere, borgere og presse må ikke være i tvivl om, at Odense Kommune prioriterer og fremmer muligheden for åbenhed og dialog. 9

11 Måling af vores resultater Konkrete handlinger og tiltag - Alle arbejdspladser i Odense Kommune bør mindst én gang om året drøfte den interne og eksterne kommunikation - Vi gennemfører løbende spørgeskemaundersøgelser blandt medarbejdere og ledere for at undersøge tilfredsheden med kommunikationen Ansvaret for, at en kommunikationsaktivitet lever op til de fastsatte mål, er afsenderens. Bedømmelsen af om det lykkes, er modtagerens. Kommunikationsstrategiens værdier og mål vil løbende blive målt, ligesom brugeres og ansattes tilfredshed med kommunikationen vil blive undersøgt via bl.a. spørgeskemaer og interviews. Resultaterne herfra bliver formidlet videre til ledelsen i de enkelte afdelinger og bliver anvendt som grundlag for en fortsat udvikling og forbedring af vores interne og eksterne kommunikation. - Informationstjenesten vil hvert år gennemføre målinger blandt borgere og presse, der viser tilfredsheden med Odense Kommunes kommunikationsaktiviteter 10

12 De seks delområder K OMMUNIKATION Vores kommunikationsstrategi skal leve aktivt i al vores kommunikation. For at gøre det overskueligt har vi udviklet en platform, hvorfra vores kommunikationsstrategi folder sig ud. Den består af seks delområder: - Intern kommunikation - IT-baseret kommunikation - Sprog - Kontakt til brugere - Design - Presse og markedsføring For hvert af de seks delområder beskrives i det følgende konkrete redskaber, der giver mulighed for at efterleve kommunikationsstrategien i hverdagen. 11

13 Intern kommunikation Intern kommunikation Målepunkter - Alle ansatte skal have kendskab til både Odense Kommunes overordnede mål og til mål, der vedrører deres eget arbejde - Medarbejdere og ledelse skal have en stor grad af tilfredshed med den interne kommunikation Vejledninger Skriv bedre, folder fra Informationstjenesten, findes i medieredskabskassen på Medarbejderportalen Målsætning for Vid&Bid, findes på Medarbejderportalen i medieredskabskassen En god intern kommunikation medvirker til at skabe god ekstern kommunikation, bedre opgaveløsning og øget arbejdsglæde. Målsætning for intern kommunikation: Alle ansatte har redskaber til at udveksle viden og diskutere arbejdspladsens mål og udvikling Alle har adgang til de informationer, som er nødvendige for at kunne løse arbejdsopgaverne optimalt Redskaber Personalebladet, Vid&Bid Odense Kommunes personaleblad Vid&Bid er et vigtigt redskab i den interne kommunikation, og det er det eneste medie, der er tilgængeligt for alle kommunens ansatte. Personalebladets fokus: Personalebladet skal styrke tilhørsforholdet til Odense Kommune, så kommunen fremstår som én virksomhed på tværs af forvaltninger og faggrænser Bladet skal fungere som en løbende og bred informationskanal til alle ansatte, der aktivt kan bidrage med idéer og indhold til bladet Indlæg fra både ledelse og medarbejdere skal sikre et relevant indhold for alle ansatte Dagsordener og referater Mange informationer formidles i Odense Kommune via dagsordener og referater. Formidlingen har både et internt og eksternt sigte. Målgruppen er derfor ledelse, medarbejdere og politikere, men i nogle tilfælde også borgere, samarbejdspartnere og presse. Fokus for dagsordener og referater: Skal skrives i et sprog, der er forståeligt for alle målgrupper Skal give et klart indblik i de enkelte punkter, baggrund, indhold samt konsekvenser af eventuelle beslutninger Det er vigtigt, at medarbejdere og ledelsesgrupper har adgang til relevante dagsordener og referater på tværs af forvaltninger og afdelinger. Det kan ske via: Orientering fra den nærmeste leder Medarbejderportalen Odense Kommunes hjemmeside og nyhedsbreve 12

14 IT-baseret kommunikation K OMMUNIKATION IT-baseret kommunikation IT-baseret kommunikation omfatter Odense Kommunes Medarbejderportal, Politikerportal, hjemmesider samt . Målsætning for IT-baseret kommunikation: Skal gøre det nemt at samle, strukturere og udveksle informationer Forbedre deling af viden, kompetencer og ressourcer Give større åbenhed og gennemskuelighed i arbejdet Redskaber Medarbejderportal Medarbejderportalen er et centralt redskab i den interne kommunikation mellem ansatte. Medarbejderportalen skal skabe: Bedre intern kommunikation Let og hurtig adgang til relevante informationer på tværs af afdelinger og forvaltninger Øget vidensdeling Større arbejdsglæde og trivsel For at opfylde målet om åbenhed, dialog og deling af viden har ansatte, som udgangspunkt, adgang til alle informationer på Medarbejderportalen. Medarbejderportalen skal være den digitale indgang til det daglige arbejde for ansatte i Odense Kommune. Portalen giver den enkelte mulighed for udvikling og forbedring af sine arbejdsprocesser. Medarbejderportalen er en målrettet platform for vidensdeling, hvor de ansatte har mulighed for at hente og dele relevante oplysninger. Ansatte uden adgang til Medarbejderportalen skal sikres adgang til væsentlige informationer på anden måde, f.eks. via nærmeste leder, opslag, orientering på personalemøder og opstilling af fælles arbejdspladser (pc) for grupper af medarbejdere. Politikerportal Politikerportalen er en elektronisk arbejdsplads, der er fælles for byrådets medlemmer, samt en udvalgsarbejdsplads for hvert af de faste udvalg. Målet med politikerportalen er at give politikerne nem adgang til relevante informationer, baggrundsoplysninger og skabe overblik. Politikerportalen skal: Betjene og understøtte byråd og udvalg i det daglige arbejde Tilbyde struktureret, relevant og aktuel information, viden og værktøjer til byråd og udvalg Nedbringe forbruget af ressourcer til tryksager 13

15 IT-baseret kommunikation Målepunkter - Hovedparten af ansatte med pc-arbejdsplads skal aktivt benytte Medarbejderportalen - Politikerportalen skal være politikernes foretrukne interne informationsredskab - Der skal være en stor tilfredshed blandt brugerne af Odense Kommunes hjemmesider - Der skal være en vækst i antallet af selvbetjeningsbrugere på Odense Kommunes hjemmesider Vejledninger Skriv til Nettet, folder fra Informationstjenesten, findes i medieredskabskassen på Medarbejderportalen. , Internet og IT-sikkerhed, udgivet af IT-kontoret, findes på Medarbejderportalen Politikerportalen skal være den centrale informations- og kommunikationskilde mellem administration og politikere. Hjemmesider Odense Kommune lægger vægt på at udvikle internetløsninger rettet mod forskellige målgrupper. Alle Odense Kommunes hjemmesider skal: Tilbyde brugerne relevante og forståelige informationer Gøre det muligt for brugerne i størst muligt omfang at betjene sig selv på hjemmesiderne Hjemmesiderne skal være kendetegnet ved: Overskuelighed Anvendelighed Tilgængelighed Odense Kommunes centrale hjemmeside, skal være borgernes primære indgang til kommunale informationer og selv - be tjeningsløsninger og skal: Bidrage til en mere effektiv udnyttelse af ressourcerne bl.a. ved, at brugerne betjener sig selv via Indeholde internetløsninger, der kan integreres med Odense Kommunes administrative systemer I Odense Kommune anvender mange ansatte til såvel intern som ekstern kommunikation. Det er Odense Kommunes mål, at en stor del af den nuværende papirpost erstattes af . Den digitale kommunikation skal bidrage til hurtigere og smidigere sagsgange. Odense Kommune har ret og pligt til at sende og modtage informationer og dokumenter elektronisk til og fra andre offentlige myndigheder. Enhver forvaltning/institution skal have en central adresse, som kan benyttes, når brugere, virksomheder og andre ønsker at komme i kontakt med forvaltningen/institutionen. Disse adresser skal, sammen med relevante ansattes adresser, indgå i kommunens elektroniske telefonbog, der er adgang til via Medarbejderportalen og Odense Kommunes hjemmeside. 14

16 Sprog K OMMUNIKATION Sprog I Odense Kommune skal der anvendes et klart og letforståeligt sprog, der tager udgangspunkt i modtageren. Mennesker er forskellige og har derfor forskellige forudsætninger for at kommunikere. Derfor skal sproget tage hensyn til f.eks. alder, social baggrund og etnisk tilhørsforhold. Et klart og forståeligt sprog har stor indflydelse på opfattelsen af Odense Kommune. Målsætning for sprogbrug: Sproget skal være let forståeligt, kort og præcist Budskaberne skal kunne omsættes til handling af modtageren Fagsprog anvendes kun i dialog med fagfolk Målepunkter - Der foretages målinger på brugernes opfattelse af den skriftlige sprogbrug i Odense Kommune i breve, på hjemmesider, foldere mv. Vejledninger Sprogbrug, folder fra Informationstjenesten, findes i medieredskabskassen på Medarbejderportalen Redskaber Kurser i sprogbrug Ansatte med særlige kommunikationsopgaver i hverdagen skal have mulighed for at komme på kurser i sprog og kommunikation. Afhængig af de ansattes primære opgaver skal kurserne fokusere på mundtlig og skriftlig sprogbrug og kommunikation. 15

17 Kontakt med brugere Kontakt med brugere Målepunkter - Hovedparten af brugerne, der er i kontakt med Odense Kommune skal opleve, at de modtager en god og professionel behandling Vejledninger Kontakt med brugere, folder fra Informationstjenesten, findes i medieredskabskassen på Medarbejderportalen Borgere, virksomheder og samarbejdspartnere har krav på en god service og en professionel betjening. En koordineret og professionel kontakt styrker Odense Kommunes troværdighed og image. Kontakten med brugere af Odense Kommune kan foregå personligt, mundtligt, telefonisk, skriftligt eller via elektroniske medier. Uanset formen på kontakten tager kommunikationen fra Odense Kommune altid udgangspunkt i modtagerens forudsætninger. Målsætning for kontakt med brugere: Brugerne oplever, at de modtager en god service Brugerne får en professionel betjening med den nødvendige information Samlet set skal brugerne være tilfredse med kommunens information og kommunikation. Det skal derfor være let at få adgang til information. Redskaber Oversigt over opgaver i Odense Kommune For at leve op til brugernes informationsbehov skal ansatte nemt kunne få overblik over, hvilke opgaver der løses i hvilken afdeling. På den måde kan ansatte henvise til relevant fagperson eller afdeling i kommunen, hvis man ikke selv kan svare på en henvendelse. Dette sker via en database over opgaver i Odense Kommune, der er en del af den elektroniske telefon- og adressebog. Databasen er tilgængelig via Medarbejderportalen og Odense Kommunes hjemmeside. 16

18 Design K OMMUNIKATION Design Odense Kommune skal have en klar profil som én fælles virksomhed, der ønsker at fremme åbenhed og dialog. Dette fremmes af et fælles designprogram, der samtidig underbygger Odense Kommunes rolle som hovedby i regionen. Målsætning for fælles designprogram: - Designet afspejler Odense Kommunes ønske om åbenhed og dialog - Designet har et udtryk, der kan anvendes i de forskellige opgaver, Odense Kommune løser - Odense Kommune fremstår som én virksomhed samtidig med, at decentrale institutioner kan profilere sig individuelt, men inden for rammerne af den fælles grafiske identitet Det fælles designprogram gælder for alle Odense Kommunes forvaltninger, afdelinger, institutioner, kontraktstyrede enheder, plejehjem, skoler mv. Redskaber Skabeloner Der er udviklet skabeloner til de mest almindelige design-opgaver, herunder brevpapir, visitkort, præsentationer og hjemmesider. Skabelonerne anvendes som standard og findes på alle pc-arbejdspladser. Skabelonerne gør det nemt at anvende det fælles design samtidig med, at det sikres, at dette så vidt muligt er ensartet. I tilknytning til skabelonerne findes et enkelt regelsæt for bl.a. anførsel af afdelingens navn. Designmanual Designmanualen beskriver anvendelsen af de enkelte delelementer i designprogrammet. Manualen er tilgængelig via Medarbejderportalen som en del af medieredskabskassen. Enheder i Odense Kommune, der løser kommunikations- og markedsføringsopgaver, skal være bekendt med indholdet i designmanualen og anvende denne. Samtidig skal de sikre, at leverandører af design, annoncer, beklædning, skilte mv. tilsvarende er bekendt med og følger det fælles designprogram. Fælles logo-program For at udbrede anvendelsen af det fælles designprogram er der udviklet et logo-program. Programmet giver de decentrale institutioner mulighed for at anvende eget rentegnet logo med afsæt i det fælles designprogram. Logoet anvendes bl.a. i forbindelse med institutionens brevpapir, visitkort og web-skabeloner mv. Institutioner uden rentegnet logo anvender samme designskabeloner - blot uden logo. Målepunkter - Kendskab til og anvendelse af designmanual og skabeloner - Stor udbredelse og kendskab til Odense Kommunes bomærke og nye identitet Vejledninger - Designmanual for Odense Kommune på Medarbejderportalen - Logo-program, vejledning via Informationstjenesten 17

19 Presse og markedsføring Presse og markedsføring Målepunkter - Stor tilfredshed med pressehåndtering blandt lokale medier - Der skal være vækst i positive historier om Odense Kommune Vejledninger - Pressekontakt, folder fra Informationstjenesten, findes i medieredskabskassen på Medarbejderportalen Opfattelsen af Odense Kommune vores image bestemmes i særlig grad af tre forhold: Hvordan vi agerer, vores håndtering af pressen og markedsføring af kommunen. Odense Kommune skal i sine handlinger, pressehåndtering og markedsføring så vidt muligt sikre sig, at dette sker på en måde, der understøtter vores værdier og underbygger et positivt image. Presse Odense Kommune ønsker at fastholde og udvikle et tillidsfuldt og professionelt forhold til pressen. Mediernes omtale af Odense Kommune påvirker både de ansattes og borgernes opfattelse af kommunen. Derfor har en aktiv og fremadrettet håndtering af pressen høj prioritet i Odense Kommune. Det er således vigtigt, at Odense Kommunes ansatte ved, hvordan de skal forholde sig, hvis de bliver kontaktet af pressen, eller hvis de vil kontakte pressen. Målsætning for pressehåndtering: - Der skal være en klar og offensiv pressestrategi med gode kontakter til pressen i alle forvaltninger og afdelinger - Rollefordelingen skal være tydelig, så det er klart, hvem der udtaler sig om hvad, hvordan og hvornår Redskaber Pressemeddelelser Odense Kommune benytter aktivt pressemeddelelser til at informere medierne om nyheder, holdninger og faktuelle forhold. Såvel politikere, ledere som medarbejdere kan tage initiativ til at skrive en pressemeddelelse. Pressemeddelelser skal anvendes målrettet, være kortfattede og indeholde et konkret budskab eller nyhed. Pressemøder Nogle nyheder eller budskaber formidles bedst til medierne på et pressemøde. Pressemødet giver mulighed for uddybning, præsentation af særlige elementer og dialog med pressen. Pressemøder kræver særlig organisering, og der udpeges altid en overordnet ansvarlig, som sikrer invitation, at de formelle rammer er i orden og afvikling af pressemødet. Orientering af ansatte og ledelse Odense Kommune lægger vægt på, at ansatte og ledelse så vidt muligt orienteres før medierne og omverdenen i øvrigt. Dette er en naturlig del af en god intern kommunikation og øger arbejdsglæden samtidig med, at det klæder medarbejderne bedre på til at svare på henvendelser fra brugere og medier. 18

20 Presse og markedsføring Pressehåndtering til tiden I Odense Kommune ønsker vi aktivt at formidle gode historier, der belyser, hvordan vi løser forskellige opgaver. Målet er at give et nuanceret billede af Odense Kommune, vores holdninger og værdier. Vi vil i høj grad være på forkant med emner, der må forventes at have mediernes bevågenhed. Ledelse og medarbejdere skal derfor være opmærksomme på dette og så vidt muligt opbygge et beredskab, der kan informere pressen faktuelt, målrettet og rettidigt. Indsatsen skal koordineres præcist, således at der aldrig er tvivl om budskabet, og hvem der udtaler sig. Det øger troværdigheden, når Odense Kommune selv imødekommer kritiske historier i pressen ved at erkende eventuelle fejl og fremlægge sagen åbent og sagligt. Når Odense Kommune formidler informationer til pressen, skal dette ofte ske inden for kort tid. Derfor anvender vi generelt internettet og . Markedsføring Odense Kommune ønsker gennem en målrettet og langsigtet markedsføring at tiltrække og fastholde borgere og erhvervsvirksomheder. Målsætning for markedsføring: - Styrke Odense Kommunes image som et godt sted at bosætte sig, leve og drive virksomhed - Understrege, at kommunen er en moderne virksomhed - Skabe en koordineret og langsigtet markedsføringsindsats Markedsføring har kun effekt, hvis den gentages vedvarende, så modtagerne oplever, at der er en rød tråd i signalerne fra Odense Kommune. Et godt image kan kun opbygges og udvikles gennem en målrettet og langsigtet proces, hvor troværdigheden er en afgørende faktor. Redskaber Markedsføring fra en fælles platform Odense Kommunes markedsføring fremstår koordineret og professionel, når den tager afsæt i nogle fælles overordnede rammer, hvor kommunens værdier og mål tydeligt signaleres. Det øger samtidig opmærksomheden i markedsføringen blandt borgere og erhvervsvirksomheder, at Odense Kommune anvender en strategisk og velovervejet markedsføring. Målepunkter - Der skal være en positiv vækst i tilflytningen af borgere og erhvervsvirksomheder - Der skal kunne måles en positiv udvikling i Odense Kommunes image over en årrække. Vejledninger - Vejledning i markedsføring, folder fra Informationstjenesten, findes i medieredskabskassen på Medarbejderportalen 19