Referat af ordinær generalforsamling i Gårdlauget Skt. Hans Torv

Transkript

1 Advokatfirmaet Fabritius Tengnagel og Heine EJENDOMSADMINISTRATIONEN 4-B A/S Referat af ordinær generalforsamling i Gårdlauget Skt. Hans Torv onsdag, den 9. december 2009 kl Generalforsamlingen fandt sted i beboerkælderen i Guldbergsgade. Dagsorden var jf. vedtægternes 15: 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år 3. Forelæggelse til godkendelse af årsregnskab med revisionspåtegning 4. Forslag fra bestyrelsen og/eller medlemmer 5. Forelæggelse til godkendelse af foreløbigt budget for næste regnskabsår 6. Valg af medlemmer og suppleant til bestyrelsen 7. Valg af revisor 8. Eventuelt. Regnskab og budget var udsendt sammen med indkaldelsen den 20. november I indkaldelsen havde administrationen skrevet, at man var klar over at der er 4 ugers indkaldelsesfrist og havde anmodet medlemmerne om at acceptere dette forhold. Der var ikke kommet indsigelser. Til stede var: Repræsentant fra ejendommen Guldbergsgade 6 (Almen boligforening): Helle Borrowmann Repræsentanter fra ejendommen Guldbergsgade 4/Nørre Alle 3 (Andelsboligforening): Hanne Rehkopf Thomas Christtreu Maja Hald Straarup Line Pedersen Kirsten Juul-Hansen St. Kongensgade 67 B København K - Telefon: daglig Telefax: Reg.nr. A/S Web-site: - CVR.nr Medlem af Ejendomsforeningen Danmarks administratorsektion

2 Repræsentant fra ejendommen Guldbergsgade 2/Skt. Hans Torv 32 (Udlejningsejendom): Monica Selmer Repræsentanter fra ejendommen Nørre Allé 1/Skt. Hans Torv 30 (Andelsboligforening): Sacha Deleuran Jan Christensen Ann Joensen Fra ejendomsadministrationen deltog ejendomsadministrator A. D. Jan Herbo- Rasmussen. (JHR) Helle Borrowmann bød på bestyrelsens vegne velkommen. Ad dagsordens pkt. 1 - Valg af dirigent: Til dirigent og referent valgtes JHR, der gennemgik vedtægternes bestemmelser om generalforsamling mv. og med generalforsamlingens samtykke erklærede generalforsamlingen lovlig og beslutningsdygtig. Ad dagsordens pkt. 2 - Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år: Bestyrelsens beretning blev aflagt af Helle, der fortalte, at i slutningen 2008 fik gårdlauget ny administrator & 09 gik med at finde fødderne igen. Vi har fået ryddet op og fået styr på sagerne. Regnskabet afspejler, at der ikke har været mange udgiftskrævende opgaver. Ann Joensen spurgte, hvorfor der ikke var foretaget mere. Helle svarede, at der i 2007/08 var et gartnerfirma der kom forbi en gang i mellem, men egentlig ikke udførte noget. Daværende administrator blev bedt om hjælp, men svarede aldrig. Der var ingen kommunikation med administrator trods gentagne forsøg og bestyrelsen antog derfor en ny gårdmand. Derfor er der i en periode betalt dobbelt da gårdlauget ikke kunne komme ud af kontrakten med den gamle uden en dyr retssag. Den ny, som bestyrelsen antog, ryddede op og fik orden på det hele. Senere opsagde administrator samarbejdet og bestyrelsen brugte noget tid på at finde en administrator, der for en fair pris ville påtage sig arbejdet. Svaret er derfor, at tiden er gået med at få samlet op på de økonomiske og administrative rutiner. Der var ikke mere til beretningen, som herefter blev enstemmigt godkendt.

3 Ad dagsordens pkt. 3 - Forelæggelse til godkendelse af årsregnskab med revisionspåtegning: JHR gennemgik kort regnskabet for året 2008 og beklagede, at generalforsamlingen holdes så sent, hvilket hovedsagelig skyldes overgangen fra en administrator til en anden. Gennemgangen handler derfor om et regnskab, der sluttede 31. december Der var enkelte spørgsmål undervejs. Alle spørgsmål blev besvaret. Regnskab 2008 blev enstemmigt godkendt og saldo pr. 31. december 2008 overføres til Ad dagsordens pkt. 4 - Forslag fra bestyrelsen og/eller medlemmer: Der var ikke til generalforsamlingens behandling fremkommet forslag. Ad dagsordens pkt. 5 - Forelæggelse til godkendelse af foreløbigt budget for næste regnskabsår: Til budgettet bemærkede den siddende bestyrelse, at det ville være rart, hvis generalforsamlingen ville beslutte, at der skal bruges til Reparation og nyanskaffelser i 2010 i stedet for de der er afsat. Dette vil give gårdlauget mulighed for at gøre noget mere ved beplantningen til foråret idet det er planen at tynde ud i træerne og plante blomstrende buske. Gårdlauget vil også gerne afholde et arrangement f.eks. til fastelavn og have lidt penge til overs til legeredskaber. Administrator havde beregnet et nyt budget ud fra dette. Dette blev omdelt. Rettet budget vedlægges nærværende referat. Der var spørgsmål til, hvilke træer der skal fældes og på en gårdvandring med havearkitekten udpegede hun hvilke træer der bør fældes. Hun rådgav blot - hun bestemmer ikke. Da man etablerede gårdlauget plantede man for mange træer og nu da de er vokset til er det helt efter planen at der skal tyndes ud. Det er mindre træer der skal fældes. Troldepilen bliver stående. Der var en drøftelse af hvad der skal fældes og plantes. Bestyrelsen lovede en gårdvandring inden der tages beslutning om fældning og plantning. Jan Christensen påpegede at der er rækværker etc. der trænger til maling. Det blev drøftet hvordan man kunne gøre det. I foråret 2010 afholdes ordinær generalforsamling og på denne skal generalforsamlingen igen tage stilling til budget 2010 og administrationen har lovet at der også kommer en kolonne med et vejledende budget for 2011 af hensyn til udlejningsejen-

4 dommen og den almene boligafdeling der har specielle varslingsregler at tage hensyn til. Budget 2009 og 2010 blev herefter enstemmigt godkendt med en samlet opkrævning på kr Ad dagsordens pkt. 6 - Valg af medlemmer og suppleant til bestyrelsen: Den siddende bestyrelse blev enstemmigt genvalgt - dog således, at 2 valgtes for 2 år og 2 for 1 år, så vedtægternes regler om, at halvdelen af bestyrelsen afgår i lige år og den anden halvdel afgår i ulige år. Bestyrelsen sammensætter sig herefter således: Helle Borrowmann Guldbergsgade 6, 5. tv. På valg 2010 Kirsten Juul-Hansen Guldbergsgade 4, 5. sal På valg 2010 Monica Selmer Guldbergsgade 2 På valg 2011 Sascha Deleuran Skt. Hans Torv 30 På valg 2011 Ad dagsordens pkt. 7 - Valg af revisor: Som revisor genvalgtes med akklamation Statsautoriseret Revisionsanpartsselskab Bjarne Tranberg, Kvædehaven 62, 2600 Glostrup, tlf Ad dagsordens pkt. 8 Eventuelt: Generalforsamlingen drøftede at de 2 restauranters håndtering af affald, herunder madaffald er meget kritisabel. Der smides uindpakket kød- og madaffald direkte ud i containerne. Det lugter og sviner og tiltrækker rotter. Der er ofte åbentstående affaldscontainere. Administrator blev anmodet om at få dette påpeget og evt. kontakte miljømyndighederne og R98 for at forsøge at nå frem til acceptable forhold. Alle gårdlaugets brugere opfordres til at undlade at stille storskrald alle vegne. Der er genbrugsstation på Møllegade/Poppelgade og beboerne vil ikke tolerere at skulle leve i det svineri. Man drøftede muligheden af at benytte kommunens tilbud om opstilling af storskraldscontainere - ideen arbejder bestyrelsen videre med. Man drøftede forskellige muligheder for at informere gårdlaugets brugere om gårdlaugsforhold, bestyrelse, administrator etc. Man talte også om arbejdsdage og bestyrelsen vil forsøge at planlægge og fastlægge nogle arbejdsdage og annoncere det i god tid.

5 Administrator lovede at undersøge mulighederne for at få nogle nøgler frem til bestyrelsen så man kan komme ind i det aflåste område. Man drøftede også adgangsvej, låg til sandkassen og flytning af sandkassen og at havemøblerne ønskes taget ind. Generalforsamlingen blev afsluttet kl København, den 10. december 2009 Som referent og dirigent: Jan Herbo-Rasmussen