Bilag 8 Samarbejde og rapportering

Transkript

1 Bilag 8 Samarbejde og rapportering Version

2 Indhold 1 VEJLEDNING TIL TILBUDSGIVER INDLEDNING PROJEKTLEDELSESMETODE OG UDVIKLINGSMETODE SAMARBEJDET GENERELT SAMARBEJDET MED ØVRIGE LEVERANDØRER SAMARBEJDSORGANISATIONEN UNDER UDVIKLINGSPROJEKTET STYREGRUPPEN STYREGRUPPENS OPGAVER OG ANSVAR STYREGRUPPENS KOMPETENCE OG SAMMENSÆTNING STYREGRUPPEMØDER PROJEKTLEDELSEN PROJEKTLEDELSENS OPGAVER OG ANSVAR PROJEKTLEDELSENS KOMPETENCE OG SAMMENSÆTNING ATP S PROJEKTLEDER PROJEKTLEDELSENS MØDER AD HOC ARBEJDSGRUPPER ARKITEKTURFORUM ARKITEKTURFORUMS OPGAVER OG ANSVAR ARKITEKTURFORUMS KOMPETENCE ARKITEKTURFORUMS MØDER LEVERANDØRENS NØGLEMEDARBEJDERE UDSKIFTNING RAPPORTERING UNDER UDVIKLINGSPROJEKTET Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 1 af 56

3 7.1.1 STATUSRAPPORTERING LEVERANCEOVERSIGT RISIKORAPPORTERING PROAKTIVE BEFØJELSER I UDVIKLINGSPROJEKTET KODE GUL OG KODE RØD RISICI FRISTER UENIGHED OM RISIKOVURDERING ELLER RELEVANTE PROAKTIVE BEFØJELSER ENDELIG ESKALATION SAMARBEJDSORGANISATION EFTER ETAPE III RAMMER FOR SAMARBEJDET EFTER ETAPE III SAMARBEJDSORGANISATIONENS OPBYGNING STYREGRUPPEN STYREGRUPPENS OPGAVER OG ANSVAR STYREGRUPPENS KOMPETENCE OG SAMMENSÆTNING STYREGRUPPEMØDER SAMARBEJDSFORUM TAKTISK STYRING SAMARBEJDSFORUMMETS OPGAVER OG ANSVAR SAMARBEJDSFORUMMETS KOMPETENCE OG SAMMENSÆTNING MØDER I SAMARBEJDSFORUMMET ESKALERING CONTRACT MANAGEMENT CONTRACT MANAGEMENTS OPGAVER OG ANSVAR CONTRACT MANAGEMENTS KOMPETENCE OG SAMMENSÆTNING MØDER I CONTRACT MANAGEMENT ESKALERING ORDNINGS- OG DRIFTSFORUMMET ORDNINGS- OG DRIFTSFORUMMETS OPGAVER OG ANSVAR ORDNINGS- OG DRIFTSFORUMMETS KOMPETENCE OG SAMMENSÆTNING Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 2 af 56

4 9.6.3 MØDER I ORDNINGS- OG DRIFTSFORUMMET ESKALERING ANDRE FORA TIL STØTTE FOR ORDNINGS- OG DRIFTSFORUM AD HOC TVÆRGÅENDE LEVERANDØRMØDER PROJEKTGRUPPER (DRIFT) PROJEKTGRUPPERNES OPGAVER OG ANSVAR ESKALERING LEVERANDØRENS ORGANISATION RAPPORTERING EFTER ETAPE III MÅNEDSRAPPORT SLA-RAPPORT TIMERAPPORT PROBLEM MANAGEMENT RAPPORT SIKKERHEDSRAPPORT RAPPORT OM FORBEDRINGSFORSLAG OPHØRSPLAN PROAKTIVE BEFØJELSER EFTER ETAPE III AFHJÆLPNINGSPROCEDURE FLERE MEDARBEJDERE INDTRÆDELSESRET ENDELIG ESKALERING Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 3 af 56

5 1 Vejledning til Tilbudsgiver Dette bilag omhandler ATP s krav til samarbejdsorganisation, rapportering samt til projektledelsesmetode og udviklingsmetode for udvikling af Systemet. Bilaget skal udfyldes af Tilbudsgiveren, jf. nedenstående retningslinjer. Tilbudsgiver skal som del af sit tilbud følge og besvare instruktioner, som er markeret med [ ]. For nærværende bilag betyder det, at Tilbudsgiver skal: udfylde tabel 3, 5 og 7 i dette bilag. Tilbudsgiver bedes være opmærksom på, at antallet af rækker i tabellerne ikke udgør en egentlig afgrænsning, og Tilbudsgiveren kan således tilpasse tabellerne efter behov. Tabel 1 Vejledning til Tilbudsgiver Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 4 af 56

6 2 Indledning I dette bilag beskrives samarbejdsorganisationen, rapporteringskrav samt ATP s proaktive beføjelser henholdsvis under Udviklingsprojektet og efter Overtagelsesdagen. Samarbejdsorganisationen har til formål at sikre en hensigtsmæssig gennemførelse af Kontrakten og de bedst mulige samarbejdsrelationer mellem Leverandøren og ATP baseret på fleksibilitet og gennemsigtighed. Det er vigtigt for ATP, at samarbejdet mellem ATP og Leverandøren er et godt og fleksibelt samarbejde, der baserer sig på tillid og åbenhed fra begge Parters side. Leverandørens rapportering skal sikre ATP et fyldestgørende overblik over resultaterne af Leverandørens indsats. De proaktive beføjelser giver ATP forskellige muligheder for indgriben, hvis Leverandørens misligholdelse af Kontrakten indtræffer eller der foreligger risiko herfor. Udviklingsprojektets samarbejdsorganisation etableres ved Kontraktens indgåelse og vedbliver at bestå til og med afslutningen af Etape III. Samarbejdsorganisationen til varetagelse af vedligeholdelse og Drift etableres sideløbende med Udviklingsprojektets samarbejdsorganisation, således at den er fuldt funktionsdygtig fra og med afslutningen af Etape III. Se i øvrigt Kontraktens punkt om overgang fra udvikling til Drift. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 5 af 56

7 3 Projektledelsesmetode og udviklingsmetode ATP anvender PRINCE2 som projektledelsesmetode, hvilket Leverandøren skal understøtte i sin projektledelsesmetode, idet Leverandøren skal anvende denne eller en tilsvarende metode i samarbejdet med ATP. En beskrivelse af Leverandørens udviklings- og projektledelsesmetode fremgår af bilag 8A (Leverandørens metode). Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 6 af 56

8 4 Samarbejdet generelt Parterne skal samarbejde med en positiv og professionel holdning og er begge forpligtede til at arbejde for Kontraktens hensigtsmæssige opfyldelse. Begge Parter skal loyalt deltage i den aftalte samarbejdsorganisation samt udvise den fleksibilitet, der må anses for rimelig og sædvanlig ved gennemførelse af tilsvarende ydelser. ATP er ansvarlig for allokering og ledelse af egne underleverandører og egne interessenter, ligesom Leverandøren har ansvaret for sine Underleverandører, som beskrevet i Kontrakten. I det praktiske samarbejde kan ATP vælge at lade sin egen underleverandør eller andre repræsentanter tage direkte kontakt med Leverandøren. Leverandøren har det totale ansvar for gennemførelse af de opgaver og forpligtelser, der ved Kontrakten er pålagt Leverandøren. Leverandøren har initiativpligten, og ved initiativpligt forstås, at Leverandøren altid af egen drift skal sikre, at Leverandørens forpligtelser opfyldes, også selvom der i en konkret sag afventes information, beslutning eller lignende fra ATP eller dennes Øvrige Leverandører. Leverandøren skal i disse situationer til stadighed søge fremdrift, herunder at rykke ATP for afklaring eller lignende. Hvis Leverandøren under udførelse af en opgave bliver opmærksom på, at der er fejl i de stillede krav til Leverancen og/eller Ydelserne, eller at ATP's oplyste behov bedre tilgodeses ved en ændring af kravene, skal Leverandøren omgående gøre ATP opmærksom herpå med henblik på, at Parterne kan aftale ændringer for Leverancen, Ydelserne og/eller leveringen heraf. Leverandøren har pligt til at informere ATP, såfremt der opstår ændrede forhold i relation til Kontrakten, herunder udskiftning af bemanding, forsinkelse af deadlines m.v. ATP forventer, at samarbejdet udspiller sig under følgende kerneværdier: Samarbejdet skal være præget af, at Leverandørens og Underleverandørers medarbejdere arbejder mod fælles løsninger, og Leverandøren tager ansvar for at sikre et godt samarbejde. Leverandøren skal sikre en bemanding, der har de kompetencer, som er relevante for at sikre gennemførelse af de opgaver og forpligtelser, der ved Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 7 af 56

9 Kontrakten er pålagt Leverandøren. Det forventes yderligere, at Leverandøren i den forbindelse forholder sig aktivt til (i) hvordan organisationen skal indrettes, (ii) hvorledes bemandingen skal være og (iii) hvilke kompetencer der skal være til stede for at sikre et løbende succesfuldt samarbejde. Drivkraften for samarbejdet skal være en forståelse af ATP s forretning og itunderstøttelsen af denne. Leverandøren skal være imødekommende og proaktiv, og leverancemodellen skal være gennemsigtig og fleksibel. I forbindelse med samarbejdet skal følgende øvrige retningslinjer opfyldes: Leverandørens repræsentanter: ATP forventer generelt, at Leverandørens repræsentanter agerer proaktivt og med rettidig omhu. ATP forventer desuden, at der i særligt kritiske og pludseligt opståede situationer ageres via et positivt og hurtigt samarbejde fra Leverandørens side. Dette ligeledes i forbindelse med situationer, der kræver hurtige omstillinger i Driftsmiljøet. Samarbejdet skal omfatte alle organisatoriske niveauer og skabe mulighed for en direkte dialog mellem for eksempel teknikere hos ATP og Leverandøren. Sekretariatsfunktion: Leverandøren varetager sekretariatsfunktionen for samtlige grupper, dvs. mødeindkaldelse, udsendelse af dagsorden, udarbejdelse og udsendelse af referat, jf. i øvrigt pind 5 nedenfor, med mindre andet er aftalt eller anført i dette bilag. ATP forventer, at mødefora med fast mødefrekvens indkaldes og varsles minimum 1 måned inden mødets afholdelse. Lokalitet: Samtlige møder afholdes på ATP s lokaliteter, medmindre andet er aftalt. ATP skal til enhver tid have adgang til al dokumentation i form af rapporter, referater, dagsordener, emnelister og øvrigt materiale, via et for ATP og Leverandøren centralt projektsite eller lignende. Dokumentationen skal leveres i et redigér-, søg- og printbart format. Referater: Leverandøren er ansvarlig for udarbejdelse af referater, samt at der sendes besked til samtlige ATP s deltagere, når et referat er tilgængeligt på det fælles projektsite eller lignende. Referater skal foreligge senest fem (5) Arbejdsdage efter tidspunktet for mødets afholdelse. Referater skal markeres udkast, og er først gældende mellem Parterne, når ATP har godkendt referatet. Herefter markeres referatet godkendt. ATP har fem (5) Arbejdsdage til godkendelse af referater. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 8 af 56

10 Mødefrekvens: De i dette bilag anførte mødefrekvenser er udelukkende indikative, idet der i forbindelse med samarbejdet vil ske en løbende tilpasning til den aktuelle situation og de aktuelle behov. Leverandøren er ikke berettiget til særskilt vederlag for deltagelse i yderligere møder, så længe omfanget afspejler det faktiske behov. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 9 af 56

11 5 Samarbejdet med øvrige leverandører Leverandøren skal på samme vis samarbejde med andre parter, herunder ATP s Øvrige Leverandører med relation til Udviklingsprojektet. Leverandøren er forpligtet til at deltage i koordinationsprocessen med ATP og ATP's Øvrige Leverandører i forbindelse med bl.a.: Udfasning og konvertering af data Integrationer til støttesystemer og KOMBIT s Serviceplatform Andre eksterne Integrationer Leverandøren er i øvrigt forpligtet til, efter nærmere aftale med ATP, at deltage i de af ATP og KOMBIT etablerede Tværgående Koordinationsfora. Se nærmere om Leverandørens koordinations- og samarbejdsforpligtelser i bilag 15 (Leverandørkoordinering). Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 10 af 56

12 6 Samarbejdsorganisationen under Udviklingsprojektet Udviklingsprojektets samarbejdsorganisation består af følgende fora: Gruppe Mødefrekvens Dagsorden udsendes Styregruppe Én gang månedligt eller efter behov indtil 3 Arbejdsdage før mødet godkendelse af den afsluttende Driftsprøve. Projektledelsen Hver 14. dag 3 Arbejdsdage før mødet Ad hoc arbejdsgrupper Ad hoc / efter aftale 3 Arbejdsdage før mødet Arkitekturforum Hver måned 3 Arbejdsdage før mødet I nedenstående figur er samarbejdsorganisationen illustreret med angivelse af eskalationsveje, hvor Styregruppen har den øverste beslutningskompetence: Styregruppe Projektledelsen Arkitekturforum Ad hoc arbejdsgrupper Figur 1 Udviklingsprojektets samarbejdsorganisation Parterne skal sikre, at Udviklingsprojektet har den fornødne forankring i Parternes respektive ledelser, således at det til stadighed er muligt at træffe de nødvendige beslutninger med den hastighed, omstændighederne kræver. Samarbejdsorganisationen skal sammensættes af så få personer som muligt, og disse personer skal til enhver tid have den fornødne beslutningskompetence. Dette Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 11 af 56

13 princip skal også ligge til grund for ATP s medvirken beskrevet i bilag 9 (ATP s Medvirken), afsnit Af hensyn til at optimere betingelserne for samarbejdet skal Udviklingsprojektet udføres hos ATP, medmindre andet aftales. Det konkrete omfang fastlægges i Etape I - Afklaring. 6.1 Styregruppen Der nedsættes en Styregruppe på ledelsesniveau med repræsentanter fra ATP og Leverandøren. ATP har formandskabet i Styregruppen. Hver Part udpeger, forinden eller umiddelbart efter Kontraktens underskrift, et antal medlemmer som skal repræsentere den pågældende Part i Styregruppen. Hver Parts projektleder deltager i Styregruppens møder, men projektlederne er ikke medlemmer af Styregruppen Styregruppens opgaver og ansvar Styregruppen er overordnet ansvarlig for at overvåge, at der sker en hensigtsmæssig gennemførelse af Kontrakten, inklusiv Optioner, Ændringer og videreudviklingsopgaver. Styregruppen har desuden det overordnede ansvar for: at afklare økonomiske og juridiske forhold, herunder Ændringer til Kontrakten samt eventuelle konsekvenser heraf i forhold til nytteværdi af Systemet; at godkende væsentlige ændringer af tidsplanen; samt at afklare eskalationer fra Projektledelsen. Styregruppen træffer beslutninger i relation til den fremlagte statusrapportering fra Leverandørens projektleder Styregruppens kompetence og sammensætning Styregruppens medlemmer refererer til eller er en del af ledelsen i medlemmernes respektive organisationer. Et eller flere medlemmer af Styregruppen, eventuelt i forening, skal være bemyndiget til for henholdsvis ATP eller Leverandøren at træffe bindende beslutninger i forhold til Kontrakten. På tidspunktet for Kontraktens indgåelse er følgende repræsentanter udpeget som medlemmer af Styregruppen: Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 12 af 56

14 ATP Rolle Styregruppeformand (ledelsesrepræsentant fra Administrationsforretningen). Seniorbruger (ledelsesrepræsentant fra Kundedrift). Drift ansvarlig (ledelsesrepræsentant fra ATP IT). Tabel 2 ATP s styregruppemedlemmer Leverandøren Navn, rolle og stilling [udfyldes af Tilbudsgiver] Tabel 3 Leverandørens styregruppemedlemmer Styregruppen kan beslutte, at andre personer kan deltage i Styregruppens møder på ad hoc basis, herunder eksterne rådgivere Styregruppemøder Styregruppen mødes hver måned eller efter behov. ATP indkalder til møderne. Styregruppen nedlægges, når den endelige Driftsprøve er godkendt. Leverandørens projektleder udarbejder og afgiver til brug for styregruppemøderne en statusrapport i overensstemmelse med rapporteringskravene jf. punkt 7 nedenfor. Leverandøren sender denne rapport til ATP senest 5 Arbejdsdage forud for styregruppemødet. Senest 3 Arbejdsdage før afholdelse af et styregruppemøde udsender ATP en dagsorden for mødet samt evt. bilag til gruppens medlemmer. På styregruppemøderne drøftes fast nedenstående punkter: Status herunder status for leverancer Fremdrift i Udviklingsprojektet jf. den godkendte hovedtidsplan Faseplan herunder faseafslutningsrapporter Teamplan Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 13 af 56

15 Afvigelsesplaner Risikoregister Emneregister (herunder Ændringsønsker) Kvalitetsregister Lovvedligehold Kommunikationsstyring ATP fører referat af Styregruppens møder. Referatet skal beskrive samtlige beslutninger truffet på mødet. Referatet sendes senest 3 Arbejdsdage efter mødets afholdelse til Styregruppens medlemmer. Såfremt der ikke gøres indsigelser senest 5 Arbejdsdage efter datoen for referatets modtagelse, betragtes mødereferatet som godkendt. Styregruppemøderne afholdes som udgangspunkt hos ATP, men kan evt. foregå telefonisk eller skriftligt efter forudgående skriftlig aftale mellem Parterne. Leverandøren eller ATP kompenseres ikke for transportomkostninger. 6.2 Projektledelsen Projektledelsen består af en projektleder fra henholdsvis Leverandøren og ATP Projektledelsens opgaver og ansvar Projektledelsen varetager den daglige koordination og opfølgning på Udviklingsprojektets fremdrift. På Projektledelsens møder, der tager udgangspunkt i statusrapporten udarbejdet og fremsendt af leverandørens projektleder, drøftes fast nedenstående punkter: Status herunder status for leverancer Fremdrift i Udviklingsprojektet jf. den godkendte hovedtidsplan Faseplan og detailplaner Teamplan Afvigelsesplaner Risikoregister Emneregister (herunder Ændringsønsker) Kvalitetsregister Erfaringslog Lovvedligehold Kommunikationsstyring Forberedelse af styregruppemøder Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 14 af 56

16 Derudover behandler Projektledelsen spørgsmål om prioritering af ressourcer i forbindelse med Kontrakten Projektledelsens kompetence og sammensætning Projektledelsen kan indenfor Kontraktens rammer gennemføre justeringer, der ikke har konsekvenser i forhold til nytteværdien af Systemet, Udviklingsprojektets økonomi eller overordnet tidsplan. Eventuelle justeringer skal beskrives skriftligt og tiltrædes af Projektledelsen. På tidspunktet for Kontraktens indgåelse er følgende repræsentanter udpeget som medlemmer af Projektledelsen: ATP Navn, stilling [Indføjes straks før Kontraktens underskrift], Projektleder Tabel 4 ATP s projektleder Leverandøren Navn, stilling [udfyldes af Tilbudsgiver] Tabel 5 Leverandørens projektleder ATP s projektleder ATP vil stille en projektleder til rådighed, som har beslutningskompetence på ATP s vegne vedrørende forhold relateret til det daglige samarbejde mellem ATP og Leverandøren. For forhold, der forudsætter nærmere afklaring, påhviler det ATP at sikre denne afklaring/beslutning hurtigst muligt under behørig hensyntagen til forholdets karakter. ATP s projektleder varetager følgende opgaver: Primær ansvarlig for samarbejdet med Leverandøren. Opfølgning på Leverandørens ydelser, herunder Kontraktens opfyldelse. Prioritering af videreudviklingsopgaver og Optioner under Udviklingsprojektet. Allokering af fornødne ressourcer til de respektive opgaver. Andre punkter til beslutning med evt. baggrundsmateriale. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 15 af 56

17 Leverandørens forventninger til ATP s projektleder fremgår af bilag 9 (ATP s medvirken). Uanset at der er en fælles projektledelse, har Leverandøren det totale projektledelsesansvar for alle dele af leverancen samt for overholdelse af tidsplanen. Leverandørens projektleder har også initiativpligt over for aktiviteter, der skal gennemføres af ATP Projektledelsens møder Projektledelsen mødes min. hver 14. dag i forbindelse med udvikling af Systemet. Dagsorden, statusrapport og evt. bilag fremsendes af Leverandørens projektleder til Projektledelsen senest 3 Arbejdsdage før mødet. Leverandørens projektleder udarbejder og vedligeholder projektledelsesdokumentation, som beskrevet i bilag 8A (Leverandørens metode). Leverandøren udarbejder beslutningsreferat af Projektledelsens møder, der som minimum skal indeholde beskrivelser af samtlige beslutninger truffet på mødet, og som senest tre (3) Arbejdsdage efter mødets afholdelse fremsendes til ATP. Såfremt der ikke gøres indsigelser senest fem (5) Arbejdsdage efter datoen for referatets modtagelse, betragtes mødereferatet som godkendt. Projektledelsesmøder foregår som udgangspunkt hos ATP, men kan evt. foregå hos Leverandøren, hvis Parterne finder dette mest hensigtsmæssigt. Leverandøren eller ATP kompenseres ikke for transportomkostninger. 6.3 Ad hoc arbejdsgrupper ATP og Leverandøren kan i fællesskab etablere arbejdsgrupper eller lignende med fokus på særlige problemstillinger, emneområder m.v. for at sikre succesfuld udvikling og idriftsættelse af Systemet. Særligt er ATP berettiget til at anmode om, at der etableres en arbejdsgruppe med fokus på den løbende ibrugtagning og konvertering af data under Etape III. Leverandøren skal sikre de fornødne ressourcer til brug herfor. Grupperne refererer til Projektledelsen og fungerer under Leverandørens ledelse. De fælles forventninger til etablering af arbejdsgrupper og udarbejdelse af kommissorier for disse arbejdsgrupper aftales i Etape I - Afklaring. 6.4 Arkitekturforum Arkitekturforum består af ATP s og leverandørens ledende arkitekter. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 16 af 56

18 6.4.1 Arkitekturforums opgaver og ansvar Arkitekturforum koordinerer løbende emner vedrørende forretnings- og løsningsarkitekturen samt kvalitetssikring af dokumentation. Dette forum foretager og dokumenterer designmæssige beslutninger, og fører en log over behov for og allerede trufne beslutninger. Arkitekturbeslutninger, der berører andre systemer end det kommende Pensionssystem, skal forinden beslutningstagning i Arkitekturforum behandles i ATP s interne arkitekturgruppe. Arbejdsgrupper der berører emner af arkitekturmæssig relevans skal sikre at Arkitekturforum involveres Arkitekturforums kompetence Arkitekturforum kan indenfor Kontraktens rammer gennemføre justeringer, der ikke har konsekvenser i forhold til nytteværdien af Systemet, Udviklingsprojektets økonomi eller overordnet tidsplan. Eventuelle justeringer skal beskrives skriftligt og tiltrædes af Projektledelsen. På tidspunktet for Kontraktens indgåelse er følgende repræsentanter udpeget som medlemmer af Arkitekturforum: ATP Navn, stilling [Indføjes straks før Kontraktens underskrift], Arkitekt Tabel 6 ATP s arkitekt(er) Leverandøren Navn, stilling [udfyldes af Tilbudsgiver] Tabel 7 Leverandørens arkitekt(er) Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 17 af 56

19 6.4.3 Arkitekturforums møder Arkitekturforum mødes min. hver måned i forbindelse med udvikling af Systemet. Dagsorden, oversigt over udeståender og evt. bilag fremsendes af Leverandørens arkitekt til Arkitekturforum senest 3 Arbejdsdage før mødet. Leverandørens arkitekt udarbejder og vedligeholder dokumentation, som beskrevet i bilag 8A (Leverandørens metode). Leverandøren udarbejder beslutningsreferat af gruppens møder, der som minimum skal indeholde beskrivelser af samtlige beslutninger truffet på mødet, og som senest 3 Arbejdsdage efter mødets afholdelse fremsendes til ATP. Såfremt der ikke gøres indsigelser senest 5 Arbejdsdage efter datoen for referatets modtagelse, betragtes mødereferatet som godkendt. Møderne foregår som udgangspunkt hos ATP, men kan evt. foregå hos Leverandøren, hvis Parterne finder dette mest hensigtsmæssigt. Leverandøren eller ATP kompenseres ikke for transportomkostninger. 6.5 Leverandørens nøglemedarbejdere Bilag 8B (Leverandørens Nøglemedarbejdere) indeholder en liste over Leverandørens nøglemedarbejdere (leveranceansvarlig/-chef, projektleder, senior udvikler, it-arkitekt, testleder mv.) samt CV'er for disse nøglemedarbejdere. Følgende roller skal som minimum beskrives i bilag 8B. Pensionsprojektet har som følge af projektets størrelse og kompleksitet krav til erfaring og kompetencer til leverandørens nøglemedarbejdere. Følgende er forventet opfyldt i de vedlagte CV er, og vil udgøre grundlag for vurdering af leverancesikkerheden. Rolle Leveranceansvarlig (Ledelsesrepræsentant) Anciennitet Kompetencer i rollen +5 år Dokumenteret erfaring i styregruppedeltagelse i tilsvarende rolle. Bemyndigelse til at tegne virksomheden overfor ATP. Certificeringer Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 18 af 56

20 Rolle Anciennitet i rollen Kompetencer Projektleder +10 år Erfaring med leverance under K02. Dokumenteret erfaring med levering af projekter i samme størrelse (både ressourcemæssigt og finansielt). Erfaringer med tredjeparts samarbejder. IT Arkitekt +10 år Dokumenteret erfaring med kompleks systemintegration og datakonvertering Lead for +5 år Dokumenteret datakonvertering erfaring med datakonvertering fra offentlige systemer Lead Udvikler +5 år Dokumenteret erfaring i tilsvarende rolle og i projekter af tilsvarende omfang dokumenteres i form af team størrelse og kodemængde Certificeringer PRINCE2 el.lign. Open Group Certified Architect, level 2 el.lign. Produkt- og metoderelevante certificeringer Test manager +8 år Dokumenteret erfaring fra tilsvarende projekter inklusive data konvertering Metoderelevante certificeringer Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 19 af 56

21 Ovenstående roller skal bemandes med personer, der er fysisk tilstede på ATP s lokalitet under Udviklingsprojektet. [Tilbudsgiver skal som bilag 8B vedlægge en oversigt over Tilbudsgivers nøglemedarbejdere samt CV er for alle nøglemedarbejdere. ATP lægger vægt på, at Tilbudsgivers nøglemedarbejdere besidder de nødvendige kvalifikationer til den pågældende opgave og har erfaring med at løse lignende opgaver.] Udskiftning Adgang til, og krav forbundet med, at udskifte nøglemedarbejdere er reguleret i Kontraktens kapitel IX. Tilbudsgiver har som bilag 8C (Leverandørens Sikring af Kompetencer) til dette bilag, vedlagt en beskrivelse af, hvorledes det sikres, at den rette kompetence til enhver tid er til stede, herunder hvorledes Leverandøren sikrer tilstrækkelig oplæring af nye medarbejder, såfremt dette bliver nødvendigt. [Tilbudsgiver skal i bilag 8C beskrive, hvorledes det sikres, at den rette kompetence til enhver tid er til stede, herunder sikring af tilstrækkelig oplæring af nye medarbejder, såfremt dette bliver nødvendigt. Tilbudsgiver skal endvidere fremlægge CV for medarbejdere, der kan indtræde som eventuel backup for de anførte nøglepersoner]. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 20 af 56

22 7 Rapportering under Udviklingsprojektet Leverandøren skal i overensstemmelse med Kontraktens krav til Dokumentation levere og vedligeholde projektdokumentationen, herunder tidsplan, risikoregister, prioriterede arbejdsopgaver, emneregister, optionslog, udførlig dokumentation af afklaringer og beslutninger, statusrapporter, mødereferater mv. ATP skal til enhver tid have adgang til projektdokumentationen via et for ATP og Leverandøren centralt projektsite eller lignende. Projektdokumentationen skal leveres i et redigér-, søg- og printbart format Statusrapportering Leverandøren skal løbende informere ATP om ethvert forhold, som skønnes at have betydning for opfyldelse af Kontrakten, og skal som minimum foretage statusrapporteringer til ATP hver 14. dag, som forelægges skriftligt og eventuelt gennemgås for ATP. Statusrapporteringer til ATP s projektleder skal indeholde: Udviklingsprojektets status Gennemgang af projektplanen Gennemgang af tids- og aktivitetsplan o Passerede milepæle/kontrolpunkter o Forestående milepæle/kontrolpunkter o Udviklingsprojektets fremdrift Status på økonomi/tidsforbrug Vurdering af projektrisici Risikoregister, jf. punkt nedenfor Emneregister inkl. Ændringsønsker og Videreudviklingslog Kvalitetsregister Leveranceoversigt, jf. punkt nedenfor Log over arkitekturbeslutninger Log over Optioner Statusrapporteringer til styregruppen skal indeholde: Status herunder status for leverancer Fremdrift i Udviklingsprojektet jf. den godkendte hovedtidsplan Faseplan herunder faseafslutningsrapporter Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 21 af 56

23 Teamplan Afvigelsesplaner Risikoregister Emneregister (herunder Ændringsønsker) Statusrapporterne skal godkendes af ATP. Såfremt ATP ikke har fremsendt skriftlige indsigelser senest 20 Arbejdsdage efter datoen for modtagelse af statusrapporten, så betragtes denne som godkendt Leveranceoversigt [Tilbudsgiver skal i nedenstående tabel udarbejde en oversigt over leverancer i Udviklingsprojektet. Oversigten skal løbende holdes opdateret i projektforløbet. Oversigten skal indeholde leverancedato, godkendelsesfrister samt godkendelseskriterier]. Navn Leverance Leverance dato Godkendelsesperiode/ frist Acceptkriterier Tabel 8 Oversigt og leverancer og leverancedato Risikorapportering Leverandøren skal endvidere månedligt som en del af statusrapporteringen rapportere om risici i Udviklingsprojektet med henblik på en proaktiv håndtering af disse. Risikorapporteringen skal indeholde en beskrivelse af de af Leverandøren identificerede risici for Udviklingsprojektet, herunder navnlig for forsinkelser, samt eventuelt aktuelle leveranceproblemer. Leverandøren skal i rapporten anvende farvekoder jf. tabellen nedenfor for det samlede Udviklingsprojekt og/eller i nødvendigt omfang dele af projektaktiviteterne/projektorganisationen. Farvekode Grøn Gul Rød Forklaring Udviklingsprojektet /projektaktivitetens status er normal. Inden særlige risici er identificeret. Ingen eller kun ubetydelige leveranceproblemer, men der er identificeret visse risici, som kan bringe Udviklingsprojektet i fare i form af forsinkelse eller manglende opfyldelse af Behovsopgørelsen. Aktuelle og betydelige leveranceproblemer er indtrådt eller forventes at ville indtræde, hvilket har eller vil føre til forsinkelse eller manglende opfyldelse af Behovsopgørelsen. Eksempler på sådanne Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 22 af 56

24 Eksempler på sådanne risici (ikke udtømmende): risici/leveranceproblemer (ikke udtømmende): Afgang af en ikkenøglemedarbejder Afgang af nøglemedarbejdere Tekniske problemer af ikke væsentlig karakter Tekniske problemer af væsentlig karakter Manglende medvirken fra ATP af ikke væsentlig karakter Tvist om fortolkning af krav, der ikke er centrale for Leverancen Problemer med ikkecentrale Underleverandører Fremdriftskurven viser en mindre negativ afvigelse, der skønnes at kunne indhentes Der er indtrådt en mindre forsinkelse, som skønnes at kunne indhentes Manglende medvirken fra ATP af væsentlig karakter Tvist om fortolkning af krav, der er centrale for Leverancen Problemer med centrale Underleverandører Fremdriftskurven viser en ikke-uvæsentlig negativ afvigelse Der er indtrådt en forsinkelse, som ikke vil kunne indhentes Problemer med datakonverteringen Tabel 9 Risikorapportering med farvekoder Hvis risikorapporten indeholder koden gul eller rød for Udviklingsprojektet eller dele af Udviklingsprojektet, skal rapporten indeholde alle relevante og tilgængelige oplysninger om de konstaterede risici og/eller leveranceproblemer, herunder årsagen til disse, samt (i) Leverandørens vurdering af alvoren af hver(t) konstateret risiko/leveranceproblem, (ii) en beskrivelse af de (potentielle) konsekvenser heraf og (iii) de proaktive handlinger, Leverandøren agter at iværksætte for at forhindre og/eller afværge/reducere omfanget af disse risici og/eller leveranceproblemer. De proaktive handlinger, der kan komme på tale, er beskrevet i punkt 8 nedenfor, idet Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 23 af 56

25 Leverandøren dog er berettiget til at iværksætte andre/supplerende proaktive handlinger, som denne måtte anse for relevante for at forhindre og/eller afværge/reducere de konstaterede risici og/eller aktuelle leveranceproblemer. Dette gælder tilsvarende, hvis ATP eller en af ATP antaget ekstern ekspert overfor Leverandøren dokumenterer, at der foreligger sådanne risici eller aktuelle leveranceproblemer. Leverandøren skal imødekomme ATP s rimelige ønsker om at inkludere yderligere oplysninger i rapporten om risici eller aktuelle leveranceproblemer, som ATP har konstateret. ATP kan i forlængelse af Leverandørens risikorapport kræve, at Parterne mødes med henblik på at drøfte de identificerede risici og/eller aktuelle leveranceproblemer. På mødet skal Parterne drøfte vurderingen af hver(t) enkel(t) risiko og/eller aktuelt leveranceproblem og de proaktive handlinger, der skal foretages. De proaktive handlinger skal iværksættes uden ugrundet ophold og senest inden for de i punkt 8.2 anførte frister. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 24 af 56

26 8 Proaktive beføjelser i Udviklingsprojektet Formålet med de herved aftalte proaktive beføjelser er at udstyre ATP med nogle styringsredskaber og beføjelser i tilfælde af, at der undervejs i Udviklingsprojektet opstår risiko for eller en aktuel misligholdelse af Kontrakten eller andre leveranceproblemer, som ATP foretrækker at søge løst ved disse proaktive beføjelser snarere end Kontraktens misligholdelsesbeføjelser, som de supplerer. De heri fastsatte vilkår er gældende fra Kontraktens underskrift og frem til driftsprøvens beståen. 8.1 Kode gul og kode rød risici Såfremt Udviklingsprojektets risiko er gul, skal Leverandøren for egen regning, alt efter relevans og den skønnede effekt, iværksætte en eller flere af følgende proaktive handlinger indtil de konstaterede risici eller aktuelle leveranceproblemer er afhjulpet eller begrænset mest muligt: Tilførsel af yderligere eller andre kvalificerede medarbejderressourcer; ugentlig fremdrifts- og risikorapportering; eventuel udskiftning af deltagere i projektorganisationen; eventuel udskiftning af Underleverandører; afholdelse af ugentlige møder mellem Parternes projektledelse vedrørende Udviklingsprojektets fremdrift m.v Såfremt Udviklingsprojektets risiko er rød, skal Leverandøren for egen regning, alt efter relevans og den skønnede effekt, iværksætte de proaktive handlinger, der er beskrevet i punkt ovenfor, samt følgende yderligere proaktive handlinger (for egen regning): Inddragelse af ekstern uvildig ekspert med henblik på dennes gennemgang af Udviklingsprojektet samt anbefaling af relevante tiltag til afhjælpning af de konstaterede problemer; afholdelse af ugentlige styregruppemøder vedrørende Udviklingsprojektets fremdrift m.v.; afholdelse af møde mellem personer på direktionsniveau hos hver Part senest 2 Dage efter ATP s anmodning herom med henblik på at drøfte, hvordan de konstaterede problemer afhjælpes og hvordan ATP kompenseres for de tab og gener, som disse problemer har medført; Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 25 af 56

27 Den af Leverandøren foreslåede eksterne uvildige ekspert skal godkendes af ATP. ATP må ikke uden saglig grund nægte at godkende Leverandørens forslag hertil. Implementeringen af ekspertens anbefalinger skal ske uden ugrundet ophold, medmindre Leverandøren kan dokumentere, at disse ikke er mulige at gennemføre af tekniske eller organisatoriske grunde eller vil være forbundet med væsentlige omkostninger for Leverandøren, som ikke står mål med de gavnlige effekter for Udviklingsprojektet, der vil kunne opnås ved at gennemføre dem. Såfremt ATP påtager sig at dække 50 % eller mere af Leverandørens omkostninger forbundet med implementeringen af ekspertens anbefalinger, kan Leverandøren ikke nægte at gennemføre disse tiltag med henvisning til, at omkostningerne forbundet hermed efter Leverandørens opfattelse er uforholdsmæssigt store Hvis de konstaterede risici eller aktuelle leveranceproblemer dokumenterbart skyldes ATP s forhold og Leverandøren har opfyldt sine forpligtelser efter Kontrakten, skal Leverandøren redegøre for de tiltag, der skal iværksættes fra ATP s og/eller Leverandørens side til imødegåelse heraf. Såfremt Leverandørens anbefalinger omfatter en øget indsats fra Leverandørens side til afhjælpning af forhold, som ATP er ansvarlig for, skal Leverandøren give ATP et estimat over omkostningerne forbundet hermed. Uanset hvad der i øvrigt fremgår af dette bilag, må sådanne tiltag eller andre tiltag, som Leverandøren mener sig berettiget til betaling for udover Leverancevederlaget, ikke iværksættes før ATP s skriftlige godkendelse heraf foreligger. 8.2 Frister Afhængigt af arten og omfanget af de relevante proaktive handlinger, skal disse senest være iværksat af Leverandøren inden for ti (10) Arbejdsdage i tilfælde af kode gul og fem (5) Arbejdsdage i tilfælde af kode rød Fristerne ovenfor, regnes fra det tidspunkt, hvor (i) risikorapporten er ATP i hænde, og hvori Leverandøren oplyser om, at Udviklingsprojektet befinder sig i kode gul eller rød, eller (ii) hvor ATP eller en af denne antaget ekstern ekspert overfor Leverandøren dokumenterer, at der foreligger sådanne risici eller aktuelle leveranceproblemer I det omfang iværksættelse af en eller flere af de proaktive handlinger forudsætter ATP s godkendelse eller stillingtagen, regnes fristerne dog først fra det tidspunkt, hvor ATP s godkendelse eller stillingtagen foreligger. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 26 af 56

28 8.3 Uenighed om risikovurdering eller relevante proaktive beføjelser Hvis Parterne ikke kan nå til enighed om risikovurderingen, omfanget af aktuelle leveranceproblemer eller indholdet af risikorapporten, herunder relevante proaktive handlinger til at begrænse skaderne af de konstaterede risici og/eller aktuelle leveranceproblemer, kan hver af Parterne eskalere den opståede uenighed til Udviklingsprojektets styregruppe. Styregruppen skal i givet fald behandle den opståede uenighed inden for en frist af 5 (fem) Arbejdsdage efter modtagelsen af en sådan henvendelse, hvilket begge Parter skal sørge for sker Kan Parterne ikke gennem eskalation til styregruppen løse den opståede uenighed, kan der ske udpegning af en uvildig sagkyndig efter Kontraktens bestemmelser om mediation og Accelereret Konfliktløsningsproces Indtil styregruppens henholdsvis den sagkyndiges afgørelse foreligger, jf. ovenfor, er ATP berettiget til at kræve, at Leverandøren agerer i henhold til ATP s risikovurdering og iværksætter de proaktive tiltag, der af ATP skønnes fornødne til afhjælpning heraf, medmindre dette ikke er muligt eller urimeligt byrdefuldt for Leverandøren f.eks. af tekniske eller omkostningsmæssige årsager Konstateres det efterfølgende af styregruppen eller en uvildig sagkyndig udpeget efter Kontraktens bestemmelser om mediation og Accelereret Konfliktløsningsproces (i) at ATP s risikovurdering var fejlagtig, (ii) at de krævede tiltag var ufornødne eller uhensigtsmæssige, eller (iii) at de konstaterede risici eller aktuelle leveranceproblemer var begrundet i ATP s forhold, er Leverandøren berettiget til en rimelig økonomisk kompensation for Leverandørens herved påførte meromkostninger, herunder omkostninger forbundet med merforbrug af interne ressourcer opgjort i henhold til timetaksterne angivet i bilag 5 (Priser og Betalingsplan). Uenighed om størrelsen af en sådan eventuel kompensation afgøres af en/den uvildige sagkyndige. 8.4 Endelig eskalation Såfremt en af følgende situationer foreligger: en misligholdelse indtræder, der berettiger ATP til at ophæve Kontrakten; en misligholdelse indtræder, som i væsentlig grad forhindrer eller forsinker udførelsen af Udviklingsprojektet eller en væsentlig del heraf, der indtræder en forsinkelse, som medfører, eller med rimelighed kan forudses at medføre, at Leverandøren overskrider en dato i tidsplanen, jf. bilag 1 (Tidsplan) i Kontrakten, med mere end 60 Dage, Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 27 af 56

29 en Force Majeure-begivenhed indtræder, som i væsentlig grad forhindrer eller forsinker udførelsen af Udviklingsprojektet eller en væsentlig del heraf, en myndighed meddeler ATP, at ATP s udøvelse af sine rettigheder i henhold til dette punkt er nødvendig, der er en alvorlig risiko vedrørende helbred eller sikkerhed hos personer, ejendom eller miljøet, det er nødvendigt at aktivere den for at udføre en lovbestemt pligt, i tilfælde af, at der indtræffer en insolvensbegivenhed hos Leverandøren, ATP ved skriftlig meddelelse opsiger eller ophæver hele eller dele af Kontrakten i overensstemmelse med bestemmelserne deri, ATP påstår, at Leverandøren væsentligt misligholder Kontrakten, Parterne er uenige om væsentlige spørgsmål, der påvirker deres samarbejde i henhold til Kontrakten, eller Leverandøren gøres til genstand for økonomiske uregelmæssigheder eller undersøgelser, der bevirker, at ATP med rimelighed tvivler på Leverandørens evne til at opfylde sine forpligtelser i henhold til Kontrakten, kan ATP, ud over eskaleringsprocessen anført i punkt 8.3 ovenfor, benytte sig af følgende eskalationer: a) inden for femten (15) Dage efter ATP s skriftlige anmodning skal Leverandøren sørge for, at et medlem af Leverandørens direktion indkalder til og deltager i et møde på ATP s lokalitet i Hillerød for at diskutere forholdene, og sørge for, at denne repræsentant foreslår hensigtsmæssige foranstaltninger for at afhjælpe og imødegå de forhold, der giver anledning til eskaleringen, herunder yde erstatning til ATP, b) og hvis der på møderne ikke findes løsninger, der er tilfredsstillende for ATP inden for ti (10) Dage efter ATP s yderligere skriftlige anmodning, skal Leverandøren sørge for, at en ledelsesrepræsentant fra Leverandørens internationale ledelse indenfor den offentlige sektor, såfremt hovedkvarteret ligger uden for Danmark, eller den administrerende direktør fra Leverandørens koncern, hvis hovedkvarteret er i Danmark, indkalder til og deltager i et møde på ATP s lokalitet i Hillerød for at diskutere situationen, og sørge for, at denne repræsentant foreslår hensigtsmæssige foranstaltninger til at afhjælpe og imødegå de forhold, der giver anledning til eskaleringen, herunder at yde erstatning til ATP. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 28 af 56

30 9 Samarbejdsorganisation efter Etape III 9.1 Rammer for samarbejdet efter Etape III I forbindelse med samarbejdet skal følgende retningslinjer opfyldes: Deltagere fra ATP: Den præcise deltagerkreds fra ATP for hver gruppe aftales mellem ATP og Leverandøren i forbindelse med udarbejdelse af Driftsaftalehåndbogen, som opstartes i Etape II, og som skal være færdigudarbejdet og godkendt af ATP inden Overtagelsesprøven. Deltagere fra Leverandøren: Den præcise deltagerkreds fra Leverandøren for hver gruppe, aftales mellem ATP og Leverandøren i forbindelse med udarbejdelse af Driftsaftalehåndbogen, men deltagerne skal dog altid være kompetente til at udfylde de roller, der er angivet for den enkelte gruppe, jf. i øvrigt punkt 4 ovenfor. Ansvarsområde: Ansvaret for ATP s og Leverandørens repræsentanter i grupperne beskrevet i punkt 9.3 til 9.7 nedenfor er udelukkende indikativt, og er således ikke udtømmende. De konkrete ansvarsområder for ATP s og Leverandørens repræsentanter i de forskellige grupper dokumenteres i Driftsaftalehåndbogen. Agenda: I forhold til den i tabellerne specificerede agenda, er dette et udtryk for ATP s umiddelbare ønske om emner til behandling i de enkelte fora. Den præcise agenda for hver gruppe aftales mellem ATP og Leverandøren i forbindelse med udarbejdelse af Driftsaftalehåndbogen. Mødefrekvens: Den i punkt 9.2 anførte mødefrekvens er udelukkende indikativ, idet der i forbindelse med samarbejdet vil ske en løbende tilpasning til den aktuelle situation og de aktuelle behov. Såfremt der foretages ændringer i mødefrekvensen, vil dette blive dokumenteret i Driftsaftalehåndbogen. Leverandøren er ikke berettiget til særskilt vederlag for deltagelse i yderligere møder, så længe omfanget afspejler det faktiske behov. 9.2 Samarbejdsorganisationens opbygning Der oprettes en samarbejdsorganisation mellem ATP og Leverandøren med følgende arbejdsgrupper: Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 29 af 56

31 Gruppe Mødefrekvens Dagsorden udsendes Styregruppe Én gang i kvartalet 5 Arbejdsdage før mødet Samarbejdsforum Én gang månedligt 5 Arbejdsdage før mødet Ordnings- og Driftsforum inkl. Én gang månedligt 5 Arbejdsdage før mødet vedligeholdelsesstyring Contract Management Én gang månedligt - eller efter aftale 5 Arbejdsdage før mødet Projektgrupper Ad hoc / efter aftale 5 Arbejdsdage før mødet Tabel 10 Arbejdsgrupper i samarbejdsorganisationen efter Overtagelse Samarbejdsorganisationen er opdelt således, at Styregruppen er overordnet beslutningsorgan for så vidt angår Ydelserne under Kontrakten. Samarbejdsforummet har ansvaret for tværgående aktiviteter, herunder overordnet koordinering med andre leverandører/leverancer og eskalationer, medens Ordnings- og Driftsforummet styrer de aktiviteter, der knytter sig til Driften og vedligeholdelsen af Systemet. Endelig har Projektgrupperne ansvaret for alle aktiviteter, der knytter sig til større Ændringer i Systemet og dets grænseflade, men som ikke udgør rent kontraktuelle Ændringer. Contract management behandler alle forhold, der vedrører Kontrakten, herunder kontraktuelle Ændringer. I nedenstående figur er samarbejdsorganisationen illustreret med angivelse af eskalationsveje, hvor Styregruppen har den øverste beslutningskompetence: Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 30 af 56

32 Figur 2 Opbygning af samarbejdsorganisation efter Overtagelsesdagen Såfremt det er nødvendigt, kan der foretages tilpasninger i samarbejdsorganisationen jævnfør Kontraktens bestemmelser om Ændringer. I de følgende afsnit er hver gruppe nærmere beskrevet. 9.3 Styregruppen Styregruppen er det øverste beslutningsorgan i samarbejdsorganisationen og har det overordnede ansvar for alle forhold af væsentlig eller strategisk karakter i forbindelse med gennemførelse af Ydelserne i henhold til Kontrakten og udviklingen af Parternes samarbejde. Styregruppen kan af hver Part indkaldes ekstraordinært, hvis dette er nødvendigt for at sikre Driften af Systemet, eller hvis andre årsager nødvendiggør dette Styregruppens opgaver og ansvar Styregruppen har til opgave at: Fastlægge de overordnede principper og mål for samarbejdet samt beslutningsprocesserne under Kontrakten. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 31 af 56

33 Udarbejde strategiske anbefalinger for Drift, vedligehold og videreudvikling af Systemet. Fungere som beslutningsorgan og eskalationsvej for de beslutninger, der ikke kan afklares i Samarbejdsforummet. Afklarer eskaleringer fra øvrige samarbejdsfora Styregruppens kompetence og sammensætning Styregruppen udgøres af ledende medarbejdere hos ATP og Leverandøren med kompetence til at træffe overordnede beslutninger angående samarbejdet mellem Parterne. Deltagerne i Styregruppen er specificeret på funktionsniveau (roller). En person kan udfylde flere roller. ATP Rolle Ledelsesansvarlig, Udbetaling Danmark Kontraktejer, Udbetaling Danmark Ledelsesansvarlig, IT Ad hoc-deltagere m.fl. Ansvar Forretningsansvarlig, Styregruppeformand [*] Ansvarlig for ATP IT Iflg. aftale med Styregruppeformand Tabel 11 ATP s repræsentanter i Styregruppen Leverandøren Rolle Primært ansvarligt direktionsmedlem Leveranceansvarlig Ad hoc-deltagere m.fl. Referent Ansvar Overordnet ansvarlig for samarbejdet. Ansvarlig for den samlede opfyldelse af Kontrakten. Tabel 12 Leverandørens repræsentanter i Styregruppen Styregruppemøder Dagsordenen for styregruppemøderne skal som minimum indeholde følgende punkter: Punkt Opfølgning fra sidste møde Ansvarlig for materiale til punktet ATP og Leverandør Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 32 af 56

34 Punkt Generel status på driftssamarbejdet, herunder seneste tre (3) måneders opfyldelse af Servicemål Generel status på Projekter, Ændringer eller øvrige initiativer Strategiske drøftelser vedrørende optimering af ATP s anvendelse af Systemet Optimering af samarbejdsrelationer Eventuelt Ansvarlig for materiale til punktet Leverandøren Leverandøren Leverandøren Leverandøren og ATP Leverandøren og ATP Tabel 13 Dagsorden - Styregruppemøde Herudover kan Styregruppen efter behov behandle forslag til Ændringer til Kontrakten, organisering, serviceniveauer mv. 9.4 Samarbejdsforum Taktisk styring Samarbejdsforummet har til ansvar at sikre, at det vedligehold og den videreudvikling, der foretages i Systemet, sker i samspil med ATP s Øvrige Leverandører og andre tredjeparter. Samarbejdsforummet er ansvarlig for den overordnede driftsopfølgning og er eskalationspunkt. Endvidere skal Samarbejdsforummet sikre, at evt. Ændringer og Projekter sker i samspil med ATP s Øvrige Leverandører Samarbejdsforummets opgaver og ansvar Samarbejdsforum har til opgave at: Følge op på Kontraktens overordnede mål Sikre, at nødvendige beslutninger vedrørende taktiske problemstillinger træffes Overordnet opfølgning på Kontraktens driftsleverancer Sikre at nødvendige processer vedrørende Demand Management etableres og er velfungerende Behandling af evt. eskaleringer fra Projektgrupper Beslutning om iværksættelse af proaktive handlinger (f.eks. etablering af taskforce omkring performance forbedringer etc.). Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 33 af 56

35 9.4.2 Samarbejdsforummets kompetence og sammensætning Samarbejdsforum udgøres af Leverandørens og ATP s udviklings- og driftsansvarlige. Deltagerne i gruppen er specificeret på funktionsniveau (roller). En person kan udfylde flere roller og indgå i flere grupper. ATP Rolle Ledelsesrepræsentant fra Forretning Ledelsesrepræsentant fra Operationel It Ad hoc-deltagere m.fl. Ansvar Ansvarlig for forretningsprocesser og systemansvarlig It-ansvarlig for opfølgning på it-drift Ledelsesrepræsentanter fra Forretning, Operationel It og Projekter Tabel 14 ATP s repræsentanter i Samarbejdsforum Leverandøren Rolle Service Delivery Manager Udviklingschef Projektchef Ansvar Ansvarlig for dagligt samarbejde og for overordnet risk management. Ansvarlig for indholdet i videreudvikling- og vedligeholdelsesprojekter Ansvarlig for gennemførelsen af videreudviklingog vedligeholdelsesprojekter Ad hoc-deltagere m.fl. Referent Tabel 15 Leverandørens repræsentanter i Samarbejdsforum Møder i Samarbejdsforummet I forbindelse med møder i Samarbejdsforummet skal dagsordenen som minimum indeholde nedenstående punkter: Punkt Opfølgning fra sidste møde Ansvarlig for materiale til punktet ATP og Leverandøren Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 34 af 56

36 Punkt Overordnet opfølgning på Kontraktens driftsleverancer og kapacitetsplan Gennemgang af kommende Projekter Status på igangværende Projekter Gennemgang af afsluttede Projekter Eventuelt Ansvarlig for materiale til punktet Leverandøren ATP Leverandøren Leverandøren Tabel 16 Samarbejdsforum dagsorden Eskalering Eventuelle tvivlsspørgsmål og uoverensstemmelser af væsentlig karakter eskaleres til Styregruppen. 9.5 Contract Management Contract Management skal sikre, at kontraktlige problemstillinger håndteres og Ændringer til Kontrakten udarbejdes i henhold til proceduren for Ændringshåndtering Contract Managements opgaver og ansvar Contract Management har til opgave at sikre at Ændringer til Kontrakten udarbejdes i henhold til proceduren for Ændringshåndtering at opgaver i relation til opfølgning på Kontraktens indhold, som overføres fra Styregruppe eller samarbejdsforum, udføres Contract Managements kompetence og sammensætning Contract Management udgøres af en Contract Manager fra ATP og en fra Leverandøren. ATP Rolle Contract Manager Ansvar Ansvarlig for kontraktuelle ændringer og opfølgning på Kontraktens indhold Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 35 af 56

37 Rolle Ad hoc-deltagere Ansvar Tabel 17 ATP s repræsentanter i Contract Management Leverandøren Rolle Contract Manager Ad hoc-deltagere Referent Ansvar Ansvarlig for kontraktuelle ændringer og opfølgning på Kontraktens indhold Tabel 18 Leverandørens repræsentanter i Contract Management Møder i Contract Management I forbindelse med møder i Contract Management skal dagsordenen som minimum indeholde nedenstående punkter: Punkt Ændringer til Kontrakten Eskalerede emner vedr. Kontrakten Økonomiopfølgning Eventuelt Ansvarlig for materiale til punktet Leverandøren Leverandøren og ATP Leverandøren Tabel 19 Contract Management dagsorden Eskalering Eventuelle tvivlsspørgsmål og uoverensstemmelser af væsentlig karakter eskaleres til Samarbejdsforummet. 9.6 Ordnings- og Driftsforummet Ordnings- og Driftsforummet har til ansvar at sikre operationel Drift og indstille til videreudvikling og vedligeholdelse af Systemet Ordnings- og Driftsforummets opgaver og ansvar Ordnings- og Driftsforummet har til opgave at: Følge op på de overordnede forretningsmæssige målsætninger i henhold til Kontrakten og Servicemål og bod i bilag 7 (Servicemål). Sikre, at nødvendige beslutninger vedrørende operationelle problemstillinger træffes. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 36 af 56

38 Sørge for ledelse og koordinering af Driften af Systemet, herunder behandling af eskalerede problemområder: o Eskalering til Leverandøren af akutte driftsproblemer. o Eskalation til Samarbejdsforummet vedrørende prioritering af ressourcer til fejlløsning, procesmæssige forhold samt forhold vedrørende samarbejdet mellem ATP og Leverandøren. o Eskalation til Contract Managment vedrørende kontraktuelle forhold. o Evt. eskalation til Samarbejdsforummet vedrørende forhold vedrørende Drift og servicemålsopfyldelse samt forhold vedrørende tværgående opgaver og grænseflader til andre løsninger. Gennemgå og godkende månedsrapporter og SLA-rapporter. Kapacitetsopfølgning og godkendelse af faktureringsgrundlag. Sikre demand management: o Indstille til ATP Porteføljestyring, hvilke videreudviklings- og vedligeholdelsesprojekter, der bør gennemføres, og redegøre for hvilke ændringer de indstillede videreudviklings- og vedligeholdelsesprojekter vil medføre. o Planlægge gennemførslen af videreudvikling- og vedligeholdelsesprojekter. o Sikre at videreudviklings- og vedligeholdelsesprojekter gennemføres som planlagt. o Sikre at hvert videreudviklings- og vedligeholdelsesprojekt tilvejebringer den ønskede funktionalitet. o Vurdere hvilke konsekvenser en kommende Ændring i Systemet vil have for ATP s Øvrige Leverandørers systemer. o Fastlægge hvilke tiltag der er nødvendige for at opretholde Integrationerne mellem Systemet og andre systemer, når der sker ændringer i et af systemerne. o Overordnet koordinering ved udrulning af Releases og større Changes. o Beslutte nødvendige Changes og tiltag i Driftsmiljøet, herunder hører at sikre, at Integrationer opretholdes og at udrulningen af Releases og Changes sker på en for alle parter hensigtsmæssig måde. Koordinere i forhold til Drift af andre løsninger, som ATP eller andre leverandører drifter og vedligeholder. Emnelog og task force opfølgning. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 37 af 56

39 Fejlhåndtering og opfølgning (fagsystem) Ordnings- og Driftsforummets kompetence og sammensætning Ordnings- og Driftsforum udgøres af Leverandørens operationelt leveranceansvarlige for Drift og ATP s operationelt ansvarlige for Forretnings- og Itdrift samt ved behov Leverandørens og ATP s udviklingsansvarlige. Deltagerne i gruppen er specificeret på funktionsniveau (roller). En person kan udfylde flere roller og indgå i flere grupper. ATP Rolle Proces- og systemansvarlige fra forretningen Ledelsesrepræsentant fra Operationel It Ad hoc-deltagere Ansvar Ansvarlige for input på krav og deres prioritering Ansvarlig for IT Operations eller dennes repræsentant Andre ledelsesrepræsentanter fra Forretning, Operationel It og Projekter Tabel 20 ATP s repræsentanter i Ordnings- og Driftsforum Leverandøren Rolle Service Delivery Manager Udviklingschef Projektchef Ad hoc-deltagere m.fl. Referent Ansvar Leverandørens ansvarlige for Service Delivery Ansvarlig for indholdet i videreudvikling- og vedligeholdelsesprojekter. Ansvarlig for gennemførelsen af videreudvikling- og vedligeholdelsesprojekter. Tabel 21 Leverandørens repræsentanter i Ordnings- og Driftsforum Møder i Ordnings- og Driftsforummet I forbindelse med møder i Ordnings- og Driftsforum skal dagsordenen som minimum indeholde nedenstående punkter: Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 38 af 56

40 Punkt Opfølgning fra sidste møde Godkendelse af månedsrapport, jf. punkt Godkendelse af SLA-rapport, jf. punkt Procesopfølgning It Status og opfølgning vedrørende: Incident Problem Change Release Driftsafvikling Opfølgning på emnelog Fejlrettelse og videreudvikling Drøftelse af hvilke konsekvenser kommende Ændringer vil medføre Afklaring af nødvendige tiltag på baggrund af kommende Ændringer Planlægning af Changes og Releases ud fra kommende ændringer på tværs af systemer Afstemning af leverede Ydelser (baselines/faktureringsgrundlag) Leverancestatistik (Fejl, forsinkelser, leverede bestillinger i perioden) Udestående leverancer (i næste periode) Bodsafregning (jf. driftsmånedsrapport) Ændringsanmodninger (konsekvens for faktureringsgrundlag) Leverandørens fremlæggelse af specificering af vederlaget Eventuelt Ansvarlig for materiale til punktet Leverandøren og ATP Leverandøren Leverandøren Leverandøren Leverandøren Leverandøren Leverandøren samt ved behov ATP s Øvrige Leverandører (se punkt 9.6.6) ATP ATP ATP ATP Leverandøren ATP Leverandøren Leverandøren Tabel 22 Ordnings- og Driftsforums dagsorden Eskalering Eventuelle tvivlsspørgsmål og uoverensstemmelser af væsentlig karakter eskaleres til Samarbejdsforummet. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 39 af 56

41 9.6.5 Andre fora til støtte for Ordnings- og Driftsforum Ordnings- og Driftsforum kan aftale etablering af yderligere fora, såkaldte Operationelle Driftsgrupper, der i kortere eller længere perioder understøtter arbejdet i Ordnings- og Driftsforummet. De Operationelle Driftsgrupper har ansvaret for at følge op den daglige applikations- og infrastrukturdrift af Systemet og håndtere uregelmæssige aktiviteter, der påvirker driftsafviklingen. I forbindelse med udarbejdelse af Driftsaftalehåndbog aftales relevante Operationelle Driftsgrupper. I opstarten forventes dedikerede grupper for Incident og Problems, Changes og Releases samt Sikkerhed og Controlling. På sigt kan grupperne evt. nedlægges og erstattes af én Operationel Driftsgruppe, der tager sig af alle områder Ad hoc tværgående leverandørmøder ATP kan initiere at flere leverandører indkaldes til møde med repræsentanter fra Ordnings- og Driftsforummet for afklaring af tværgående problemstillinger jf. bilag 15 (Leverandørkoordinering). Dagsorden kan vedrøre både Drift, Projekter og Ændringer. Leverandøren er forpligtet til at deltage i disse møder med relevante ressourcer. 9.7 Projektgrupper (Drift) Projektgrupper har ansvaret for opfølgning på samtlige igangsatte projekt- og vedligeholdelsesaktiviteter og indgår i ATP s Porteføljestyring, men er ikke en del af den daglige samarbejdsorganisation. Projektgrupperne kan dog eskalere emner til Samarbejdsforummet, hvor der er konsekvens for Drift f.eks. ved behov for prioritering af ressourcer. I praksis vil en projektleder anmode om deltagelse i møde hos Samarbejdsforummet for afklaring af projektets emner Projektgruppernes opgaver og ansvar Projektgrupperne har til opgave at: Sørge for ledelse og koordinering af projekt- og vedligeholdelsesaktiviteter, herunder indstilling af eskalerede problemområder til Samarbejdsforummet. Gennemgå månedsrapporter Eskalering Eventuelle tvivlsspørgsmål og uoverensstemmelser af væsentlig karakter eskaleres til Samarbejdsforummet. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 40 af 56

42 9.8 Leverandørens organisation [Tilbudsgiver skal beskrive (i) hvordan Tilbudsgivers organisation skal indrettes, (ii) hvilke roller skal besættes og (iii) hvilke kompetencer, der skal være til stede, for at sikre et løbende succesfuldt samarbejde efter Etape III.] Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 41 af 56

43 10 Rapportering efter Etape III Leverandøren er ansvarlig for udarbejdelsen og leveringen af følgende rapporter: 1. Månedsrapport 2. SLA-rapport 3. Timerapport 4. Problem Management Rapport 5. Sikkerhedsrapport 6. Rapport om forbedringsforslag 7. Plan for ophør Det præcise detailindhold og skabelon for dokumenterne afstemmes i Udviklingsprojektets Etape II, jf. bilag 1 (Tidsplan) og indarbejdes i Driftsaftalehåndbogen. Dokumenterne skal dog som minimum have det indhold, der er beskrevet i nedenstående punkter. Rapporteringen skal opdeles ud fra og i øvrigt ske i henhold til relevante ITILtermer. Første version af rapporterne udarbejdes i Udviklingsprojektets Etape II, jf. bilag 1 (Tidsplan), og Leverandøren skal efterfølgende tilsikre, at rapporterne leveres i henhold til indikeret opdateringsfrekvens. Leverandøren skal tilsikre, at der mellem ATP og Leverandør opnås fælles forståelse af definitioner (terminologi) anvendt i rapporteringen. Definitionslisten skal vedligeholdes i Driftsaftalehåndbogen og skal ligeledes inkludere definitioner fra bilag 0 (Definitioner). Definitioner til Driftsaftalehåndbogen udarbejdes således i forbindelse med Udviklingsprojektets Etape II og udarbejdelsen af Driftsaftalehåndbogen. Leverandøren skal rapportere rettidigt og korrekt og i henhold til de Servicemål som fremgår af bilag 7 (Servicemål) Månedsrapport Minimumindhold Alle forhold om Drift og udvikling, inklusiv sikkerhedsforhold. Herunder specifikt: Opdateringsfrekvens Månedligt Senest d. 10. hverdag i måneden 1. Management Summary Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 42 af 56

44 Minimumindhold Opdateringsfrekvens 1. Aktiviteter (nye, lukkede, planlagte næste ½ år) 2. Changes (planlagte strategiske Changes) 3. Ressourcetunge aktiviteter 4. Afvigelser ift. faste mødefora 5. Nye punkter om sikkerhedsforhold og anbefalinger i den forbindelse Driftsrapportering 2. Drift 1. Incidents (summarisk), fordelinger pr. periode, herunder trends og resultat af trendanalyse 2. Major Incidents og Problems, inkl. Incidents under Leverandørens ansvar (m. status og/eller root cause) 3. Changes (summarisk) 4. Requests for Service (summarisk) 5. Oversigt og status på samtlige Projektbestillinger 6. Tilgængelighed for leveranceområdet (forstyrrelser og årsagsforklaring) 7. Sikkerhedsmæssige forhold (adgange og sikkerhedsrisici/brud) 3. Kapacitet 1. Rapportering per afregningsenhed, herunder synliggørelse af kapacitetsudnyttelsen og eventuelle kapacitetsudvidelsesbehov. 2. Storage (allokeret og forbrugt storage pr. kapacitetsenhed, udviklingen i anvendelsen af storage samt diskperformance) 3. Anbefalinger til konfigurationsændringer (infrastruktur, hardware og software) 4. Opfølgning på softwareleverancer (nye releases, versioner og rettelser) 4. Vedligehold og videreudvikling 1. Status for alle vedligeholdelses- og videreudviklingsaktiviteter, herunder alle Projekter 2. Grafisk overblik (f.eks. trafiklys) over status for vedligeholdelses- og videreudviklingsaktiviteter 3. Planlagte vedligeholdelses- og videreudviklingsaktiviteter Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 43 af 56

45 Minimumindhold Opdateringsfrekvens 4. Estimat for samlet ressourcebehov til forestående aktiviteter 5. Opfølgning på softwareleverancer (nye Versioner og rettelser) 5. Afvigelser i forhold til faste mødefora 6. Bodsgrundlag 7. Budgetopfølgning 8. Oversigt over Dokumentation klar til godkendelse af ATP og Dokumentation, som er under udarbejdelse hos Leverandøren samt Dokumentation som er i godkendelsesproces hos ATP. 9. Status på samarbejdet med ATP s Øvrige Leverandører og andre tredjeparter Rapporten skal godkendes af ATP i forbindelse med møder i Ordnings- og Driftsforummet. Tabel 23 Minimumsindhold - Månedsrapport SLA-rapport Minimumindhold Rapportering i forhold til samtlige Servicemål, jf. bilag 7 (Servicemål), herunder: Henholdsvis summarisk og detaljeret afrapportering om Incidents, inklusive status. Opgørelse over de Servicemål, hvor Leverandøren har levet op til det aftalte serviceniveau inklusive en angivelse af det faktiske serviceniveau. Opgørelse over de Servicemål, hvor Leverandøren evt. ikke har levet op til det aftalte serviceniveau, inklusiv angivelse af det faktiske serviceniveau. Hvis et Servicemål ikke er opfyldt, skal Leverandøren beskrive årsagen hertil, samt give forslag til handlinger, som kan sikre fremtidig opfyldelse. Endvidere skal Leverandøren beskrive forventninger til den kommende periodes Servicemålopfyldelse. Incident statistik Opdateringsfrekvens Månedlig Senest d. 10. hverdag i måneden Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 44 af 56

46 Minimumindhold Opdateringsfrekvens o o Incidents åbnet, lukket, uløste, status Trend, tid og fejltyper Change statistik o o nye, åbne, lukkede i perioden pr område Changes, hvor SLA ikke er overholdt samt årsag hertil o Changes, der er gennemført med succes, fejlede Changes, Changes, hvor Leverandøren ikke har levet op til aftale omkring implementering, hvor Servicemål for afgivelse af tidspunkt er overskredet, samt hvor mange Changes, der er leveret udenfor servicevinduer Rapporten skal godkendes af ATP i forbindelse med møder i Ordnings- og Driftsforummet. Tabel 24 Minimumsindhold SLA-rapport Timerapport Minimumindhold Rapportering af Leverandørens timeforbrug, fordelt på kategorier, eksempelvis: Timeforbrug opdelt på henholdsvis vedligeholdelse (basisvederlag) og videreudvikling (timepulje + timepriser) Timeforbrug inddelt i opgavekategorier (f.eks. Ændringer, fejlrettelse m.m.) Enkelte opgavekategorier opdeles yderligere per Service Request, hvor de enkelte opgavekategorier aftales mellem ATP og Leverandøren. Status på timepulje, herunder saldo, forbrug siden sidste timerapport og timer allokeret til igangværende/planlagte Projekter eller opgaver. Opdaterings frekvens Månedlig Parterne aftaler nærmere om det præcise indhold i timerapporten ved udarbejdelse af Driftsaftalehåndbogen. Tabel 25 Minimumsindhold - Timerapport Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 45 af 56

47 Problem Management rapport Minimumsindhold Oversigt over åbne PM-sager herunder: Tidspunkt for åbning af hver enkelt PM-sag Opdaterings frekvens Månedlig Hver enkelt PM-sags status: Root-cause ikke fundet / root-cause fundet / løsning fundet Root-cause (hvis root-cause er fundet) Løsning (hvis løsning er fundet) Tidspunkt for implementering af løsning (hvis løsning er fundet). Rapporten skal godkendes af ATP i forbindelse med møder i Ordningsog Driftsforummet. Tabel 26 Minimumsindhold Problem Management rapport Sikkerhedsrapport Minimumindhold Rapportering vedrørende sikkerhedsmæssige forhold. Leverandøren udarbejder en rapport, der omfatter alle sikkerhedsmæssige forhold. Rapporten skal som minimum indeholde følgende: Opdaterings frekvens Månedlig og ad hoc Liste over personer med administrative rettigheder til udstyr/basissystemer/applikationer i henhold til Kontrakten samt månedens Ændringer til denne. Liste over personer med fysisk adgang til udstyr. Eventuelle designændringer siden sidst i sikkerhedsmiljøet. Statistik på OK og afviste login, herunder gentagne adgangsforsøg fra samme IP adresse. Statistik på brugeradministration, inklusive antal nyoprettelser, antal deaktiveringer og sletninger. Liste over sikkerhedssager modtaget i perioden. Incidents fra logs, der giver anledning til drøftelse, herunder oversigt over forsøgte angreb, oversigt over potentielle sikkerhedsrisici og Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 46 af 56

48 Minimumindhold sårbarheder samt beskrivelse og konsekvens af gennemførte angreb. Resultat af eventuel afprøvning af beredskabsplan, jf. bilag 3A.1 (Kravliste) og bilag 13 (Sikkerhed). Opdaterings frekvens Desuden skal ATP have omgående rapportering ved særlig kritiske forhold. Rapporten skal godkendes af ATP i forbindelse med møder i Ordningsog Driftsforummet. Tabel 27 Minimumsindhold - Sikkerhedsrapport Rapport om forbedringsforslag Minimumindhold Rapport med Leverandørens relevante projektforslag, der kan betyde enten kvalitative forbedringer i forhold til driftsydelsen eller økonomiske gevinster for ATP. Opdaterings frekvens Ad hoc Rapporten skal indeholde businesscases for alle projektforslag samt overordnede projektbeskrivelser og projektplaner. Rapporten gennemgås i Ordnings- og Driftsforummet, og gevinster ved gennemførte forslag fra rapporten deles, jf. Kontraktens bestemmelser om Leverandørens pligt til at Rådgive. Tabel 28 Minimumsindhold Rapport om forbedringsforslag Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 47 af 56

49 Ophørsplan Minimumindhold Jævnfør bilag 3A (Behovsopgørelse) og bilag 20 (Ophørsbistand) skal Leverandøren udarbejde en plan for ophør (Ophørsplan). Opdaterings frekvens Mindst én gang årlig Ophørsplanen skal leveres i overensstemmelse med bilag 20 (Ophørsbistand). Ophørsplanen skal godkendes af ATP i forbindelse med møder i Samarbejdsforummet hver gang den opdateres. Tabel 29 Minimumsindhold Plan for ophør Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 48 af 56

50 11 Proaktive beføjelser efter Etape III 11.1 Afhjælpningsprocedure I tilfælde af en hændelse, som efter ATP s mening kan være en misligholdelse, som ikke er af ubetydelig karakter, og som kan afhjælpes, kan ATP, ved skriftligt at underrette Leverandøren, uanset anden i nærværende Kontrakt anført procedure, anmode Leverandøren om at udføre og igangsætte afhjælpningsproceduren. Meddelelsen skal i rimeligt detaljeret grad angive den (påståede) misligholdelse, som ATP har oplevet den. Efter Leverandørens modtagelse af meddelelsen: a) skal Leverandøren inden for fem (5) Arbejdsdage, medmindre andet er aftalt, udføre en Årsagsanalyse og fremsende et udkast til en afhjælpningsplan til ATP, hvor alle forhold, der er henvist til i ATP s meddelelse, behandles, uanset om Leverandøren anfægter, at hændelsen er en misligholdelse, b) Årsagsanalysen skal (i) udføres af Leverandøren for at finde frem til årsagen til hændelsen, (ii) give et detaljeret billede af årsagerne til hændelsen, og (iii) give ATP en for ATP rimeligt tilfredsstillende forsikring om, at hændelsen ikke vil gentage sig, efter at afhjælpningsplanen er gennemført, c) hvis ATP anser udkastet til afhjælpningsplanen for ikke at indeholde tilstrækkelige oplysninger til at kunne vurderes korrekt, tager for lang tid at implementere eller ikke afhjælper hændelsen, kan ATP acceptere et yderligere tidsrum til udarbejdelse og accept af afhjælpningsplanen eller vælge at afslutte afhjælpningsproceduren og i henhold til punkt 11.2 anmode Leverandøren om at Leverandøren bruger de mest kvalificerede eksperter til at udarbejde en ny afhjælpningsplan og/eller, såfremt der er tale om en hændelse vedrørende Standardprogrammel, kræve at Leverandøren tager kontakt til leverandøren af det pågældende Standardprogrammel, d) når ATP har godkendt udkastet til afhjælpningsplanen, skal Leverandøren afsætte tilstrækkelige ressourcer for at gennemføre afhjælpningsplanen og for at sikre, at hændelsen afhjælpes snarest muligt, og e) hvis Leverandøren undlader at implementere afhjælpningsplanen, kan ATP enten give Leverandøren yderligere mulighed for at genoptage fuld implementering af afhjælpningsplanen eller, hvis Leverandøren ikke i øvrigt har afhjulpet hændelsen, afgive meddelelse i henhold til punkt Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 49 af 56

51 Leverandøren er berettiget til betaling for arbejde, der udføres ved hændelser ifølge denne afhjælpningsplan, forudsat at Leverandøren efter udførelse af Årsagsanalysen dokumenterer, (i) at hændelsen ikke er en misligholdelse, (ii) Leverandøren ikke ellers er ansvarlig for afhjælpning af hændelsen i henhold til nærværende Kontrakt, og (iii) Leverandøren giver ATP meddelelse herom inden for ti (10) Arbejdsdage efter gennemførelsen af Årsagsanalysen Flere medarbejdere Hvor en misligholdelse af ikke ubetydelig karakter ikke er afhjulpet inden for ti (10) Dage efter, dens opståen, eller misligholdelsen gentager sig for det samme forhold (enten to (2) gange eller flere) inden for en fireogtyve (24) måneders-periode, skal Leverandøren, hvis ATP anmoder om det, skaffe de yderligere medarbejdere, der er nødvendige for at afhjælpe misligholdelsen snarest muligt og uden yderligere omkostninger for ATP. Antallet af de yderligere medarbejdere, som Leverandøren skal skaffe, ganges med ikke under to (2) ved starten af hver ti (10) Dages periode efter (i) den ti (10) Dages periode efter at misligholdelsen er opstået første gang, eller (ii) misligholdelsen for samme forhold opstår for anden gang (afhængigt af forholdene), medmindre Leverandøren dokumenterer, at yderligere ressourcer ikke bidrager til hurtigere afhjælpning Hvis en misligholdelse, af ikke af ubetydelig karakter, ikke er afhjulpet inden for femten (15) Dage efter dens opståen, eller hvis den opstår to (2) gange i en fireogtyve (24) måneders-periode, skal Leverandøren, hvis ATP anmoder om det, skaffe de mest kvalificerede eksperter ansat i Leverandørens koncern til at afhjælpe misligholdelsen snarest muligt efter ATP s anmodning uden yderligere omkostninger for ATP Hvis en misligholdelse, af ikke ubetydelig karakter, ikke er afhjulpet inden for tyve (20) Dage efter dens opståen, eller hvis den opstår ved mere end tre (3) lejligheder i en fireogtyve (24) måneders-periode, skal Leverandøren, hvis ATP anmoder om det, og uden ugrundet ophold, skaffe de mest kvalificerede eksperter uden for Leverandørens koncern, efter ATP s rimelige skøn, til at rådgive Leverandøren angående afhjælpning af misligholdelsen uden yderligere omkostninger for ATP. Hvis en misligholdelse er væsentlig, og/eller hvis en misligholdelse ikke er afhjulpet i henhold til punkt , og/eller hvis der er tale om en hændelse med prioritet 1 i relation til Systemet, som ikke er afhjulpet af Leverandøren inden for to (2) Dage, skal Leverandøren, hvis ATP anmoder om det, og uden ugrundet ophold, skaffe de mest kvalificerede eksperter uden for Leverandørens koncern, efter ATP s rimelige Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 50 af 56

52 skøn, til at rådgive Leverandøren angående afhjælpning af misligholdelsen ATP uden yderligere omkostninger for ATP Indtrædelsesret I henhold til vilkårene anført i dette punkt 11.3 er ATP berettiget til at tage hel eller delvis kontrol over leveringen af Ydelser ("Indtrædelsesret") vedrørende alle Ydelser i relation til ATP, undtagen de Ydelser, der kræver fysisk adgang til Leverandørens datacentre eller ejendom Med respekt af punkt kan ATP ved skriftlig meddelelse til Leverandøren udøve sin Indtrædelsesret, hvis: a) en misligholdelse indtræder, der berettiger ATP til at ophæve Kontrakten i overensstemmelse med dennes bestemmelser om ATP s ophævelse, b) en misligholdelse indtræder, som i væsentlig grad forhindrer eller forsinker udførelsen af Ydelserne eller en væsentlig del af Ydelserne, c) Leverandøren er forsinket, hvilket medfører eller med rimelighed kan forudses at medføre Leverandørens manglende færdiggørelse af et Projekt, som berettiger ATP til at ophæve en Projektaftale, d) en Force Majeure-begivenhed indtræder, som i væsentlig grad forhindrer eller forsinker udførelsen af Ydelserne eller en væsentlig del af Ydelserne, e) en myndighed meddeler ATP, at ATP s udøvelse af sine rettigheder i henhold til dette punkt er nødvendig, f) der er en alvorlig risiko vedrørende helbred eller sikkerhed hos personer, ejendom eller miljøet, g) det er nødvendigt at aktivere den for at udføre en lovbestemt pligt, h) i tilfælde af, at der indtræffer en insolvensbegivenhed angående Leverandøren, eller i) ATP har givet meddelelse om opsigelse i overensstemmelse med vilkårene og betingelserne i Kontrakten uanset årsag. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 51 af 56

53 Før ATP udøver sin Indtrædelsesret, skal ATP give Leverandøren mulighed for at vise, til ATP s rimelige tilfredshed inden for mindst fem (5) Arbejdsdage efter Leverandørens modtagelse af ATP s meddelelse, at Leverandøren stadig er i stand til at levere Ydelserne i overensstemmelse med vilkårene i Kontrakten og/eller afhjælpe de forhold, der giver ATP Indtrædelsesret Hvis det foreliggende problem ikke afhjælpes eller risikoen mindskes i alle væsentlige henseender med punkt , kan ATP: a) hvis ATP anser det for hensigtsmæssigt, skriftligt kræve, at Leverandøren tager de skridt, som ATP anser for nødvendige eller hensigtsmæssige for at mindske eller korrigere forholdene i punkt , b) udpege en tredjepart til at arbejde med Leverandøren med at opfylde den berørte del af Ydelserne (herunder de af en Underleverandør leverede ydelser), eller c) kræve at Leverandøren tager de skridt, som ATP med rimelighed anser for at være hensigtsmæssige for at sikre opfyldelsen af den berørte del af Ydelserne (herunder de af en Underleverandør leverede ydelser) Leverandøren skal samarbejde fuldt ud og loyalt med ATP eller en anden tredjepart udpeget i henhold til punkt , litra a), og skal anvende enhver rimelig metodologi, som ATP eller en tredjepart anbefaler Hvis Leverandøren undlader at bekræfte, inden for fem (5) Arbejdsdage efter en meddelelse afgivet af ATP i henhold til punkt , litra a), at Leverandøren er villig til at overholde meddelelsen, undlader at arbejde med en tredjepart udpeget i henhold til , litra b) eller undlader at tage de af ATP meddelte skridt i henhold til punkt , litra a), kan ATP tage forholdsregler i henhold til dette punkt enten alene eller med assistance fra tredjepartsleverandører, dog således at Leverandøren kan kræve, at ATP fra disse tredjepartsleverandører indhenter en fortrolighedserklæring, der ikke er mindre byrdefulde end de i Kontraktens bestemmelser om tavshedspligt anførte Hvis ATP ønsker at tage forholdsregler i henhold til punkt 11.3, skal ATP give Leverandøren meddelelse ("Indtrædelsesmeddelelse"). Indtrædelsesmeddelelsen skal anføre følgende: a) den foranstaltning, ATP ønsker at træffe og særskilt de Ydelser, ATP ønsker at kontrollere, b) årsagen til og formålet med at træffe foranstaltningen, c) datoen for, hvornår ATP ønsker at påbegynde foranstaltningen, Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 52 af 56

54 d) den tid, som ATP mener, er nødvendig for gennemførelse af foranstaltningen, og e) i det omfang der er muligt, den indvirkning foranstaltningen vil få for Leverandøren og dennes forpligtelser til at levere Ydelserne i den periode i hvilken foranstaltningen træffes Efter afgivelse af en Indtrædelsesmeddelelse skal ATP: a) træffe den foranstaltning, der er anført i Indtrædelsesmeddelelsen samt eventuelle yderligere foranstaltninger, der er nødvendige for at reducere eller afhjælpe forholdene i punkt (samlet den "Nødvendige Foranstaltning"), b) føre optegnelser over den trufne Nødvendige Foranstaltning og give oplysninger om den Nødvendige Foranstaltning til Leverandøren, c) samarbejde, når det er rimeligt, med Leverandøren for at sætte Leverandøren i stand til fortsat at levere Ydelser, som ATP ikke overtager kontrollen med, og d) handle rimeligt for at mindske den omkostning, som Leverandøren pådrager sig som følge af udøvelsen af ATP s rettigheder i henhold til punkt Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 53 af 56

55 I det omfang og så længe en Ydelse er genstand for en Nødvendig Foranstaltning (og således udføres af ATP selv), har Leverandøren ikke pligt til at levere denne Ydelse. For god ordens skyld bemærkes det, at Leverandøren i henhold til Kontrakten stadig er ansvarlig for at levere de Ydelser, som ikke er genstand for en Nødvendig Foranstaltning Så længe ATP eller en tredjepart på ATP s vegne leverer en del af Ydelserne i henhold til punkt 11.3, er ATP ikke forpligtet til at betale for den del af Ydelserne, i relation til hvilke ATP har udøvet Indtrædelsesret Hvis den Nødvendige Foranstaltning medfører en forringelse af de Ydelser, der ikke er omfattet af den Nødvendige Foranstaltning, ud over hvad der ville have været tilfældet, hvis ATP ikke havde truffet den Nødvendige Foranstaltning, fritages Leverandøren for sin forpligtelse til at udføre de berørte Ydelser i rimeligt omfang, forudsat at Leverandøren kan bevise, til ATP s rimelige tilfredshed, at den Nødvendige Foranstaltning har medført forringelsen. Leverandøren skal rette Fejl og forsinkelser forårsaget af den Nødvendige Foranstaltning i overensstemmelse med proceduren for Ændringshåndtering, som fastlagt i bilag 11 (Ændringshåndtering) Før ATP ophører med at udøve sin Indtrædelsesret, skal ATP give Leverandøren skriftlig meddelelse herom ("Udtrædelsesmeddelelse") med angivelse af (i det omfang, det efter omstændighederne er rimeligt gennemførligt) den foranstaltning, man har truffet ved udøvelse af Indtrædelsesretten og den dato, hvor man planlægger at afslutte denne foranstaltning ("Udtrædelsesdatoen") Leverandøren kan anmode ATP om at give en Udtrædelsesmeddelelse, der giver en rimelig periode til at overføre leveringen af de pågældende Ydelser fra ATP eller Leverandørens tredjepartsleverandør, forudsat at Leverandøren er rimeligt i stand til at bevise, at Leverandøren kan genoptage levering af Ydelserne i overensstemmelse med Kontrakten Leverandøren skal efter modtagelse af en Udtrædelsesmeddelelse og senest ti (10) Arbejdsdage efter Leverandørens modtagelse af Udtrædelsesmeddelelsen, udarbejde og levere til ATP til dennes godkendelse et udkast til en plan vedrørende Leverandørens genoptagelse af Ydelserne, herunder eventuel foranstaltning, som Leverandøren foreslår at træffe for at sikre, at de berørte Ydelser opfylder kravene i Kontrakten ("Udtrædelsesplan"). Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 54 af 56

56 Hvis ATP ikke godkender udkastet til Udtrædelsesplanen, skal ATP meddele Leverandøren sine grunde til ikke at godkende den. Leverandøren skal dernæst revidere udkastet til Udtrædelsesplanen, idet der tages højde for disse årsager, og genfremsende den reviderede Udtrædelsesplan til ATP til dennes godkendelse. ATP må ikke uden rimelig grund nægte eller forsinke godkendelsen af udkastet til Udtrædelsesplan Når ATP har godkendt Udtrædelsesplanen, bliver denne plan Udtrædelsesplanen hvad angår nærværende Kontrakt, og Leverandøren skal afsætte tilstrækkelige ressourcer for at implementere Udtrædelsesplanen og for at sikre, at levering af de berørte Ydelser genoptages i overensstemmelse med Servicemålene fra datoen anført i Udtrædelsesmeddelelsen eller i øvrigt aftalt af Parterne Leverandøren afholder egne omkostninger i forbindelse med forberedelsen af Udtrædelsesplanen og opfyldelsen af sine pligter i henhold til punkt Leverandøren skal endvidere godtgøre ATP for ATP s omkostninger forbundet med udøvelsen af ATP s Indtrædelsesret, som ATP har givet Leverandøren skriftlig meddelelse om Endelig eskalering Ud over afhjælpningsproceduren anført punkt 11.1 kan ATP benytte sig af de i punkt a og b nedenfor angivet eskalationer, (i) hvis en misligholdelse, der ikke er af uvæsentlig karakter, ikke er afhjulpet ved brug af de i punkt 11.1 anførte procedurer, eller (ii) hvis ATP påstår, at Leverandøren væsentligt misligholder Kontrakten eller (iii) hvis Parterne er uenige om væsentlige spørgsmål, der påvirker deres samarbejde i henhold til nærværende Kontrakt, og disse spørgsmål ikke er løst i henhold til dette bilag 8 (Samarbejdsorganisation og Rapportering), eller (iv) hvis Leverandøren gøres til genstand for økonomiske uregelmæssigheder eller undersøgelser, der bevirker, at ATP med rimelighed tvivler på Leverandørens evne til at opfylde sine forpligtelser i henhold til Kontrakten: a) inden for femten (15) Dage efter ATP s skriftlige anmodning skal Leverandøren sørge for, at et medlem af Leverandørens direktion indkalder til og deltager i et møde på ATP s lokalitet i Hillerød for at diskutere forholdene, og sørge for, at denne repræsentant foreslår hensigtsmæssige foranstaltninger for at afhjælpe og imødegå de forhold, der giver anledning til Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 55 af 56

57 eskaleringen, herunder yde erstatning til ATP, og hvis der på møderne ikke findes løsninger, der er tilfredsstillende for ATP: b) inden for ti (10) Dage efter ATP s yderligere skriftlige anmodning skal Leverandøren sørge for, at et medlem af den internationale direktion i Leverandørens Koncern, såfremt hovedkvarteret ligger uden for Danmark, eller den administrerende direktør fra Leverandørens Koncern, hvis hovedkvarteret er i Danmark, indkalder til og deltager i et møde på ATP s lokalitet i Hillerød for at diskutere situationen, og sørge for, at denne repræsentant foreslår hensigtsmæssige foranstaltninger for at afhjælpe og imødegå de forhold, der giver anledning til eskaleringen, herunder at yde erstatning til ATP. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 56 af 56