Bilag 8 Samarbejde og rapportering

Transkript

1 Bilag 8 Samarbejde og rapportering Version

2 Indhold VEJLEDNING TIL TILBUDSGIVER INDLEDNING PROJEKTLEDELSESMETODE OG UDVIKLINGSMETODE UDVIKLING AF PROTOTYPE FOR SYSTEMETS BRUGERGRÆNSEFLADER SAMARBEJDSORGANISATION I UDVIKLINGSPROJEKTET LEVERANDØRENS NØGLEPERSONER UDSKIFTNING LEVERANDØRENS KVALIFIKATIONER LEVERANDØRENS DELTAGELSE I SAMARBEJDE MED ANDRE STYREGRUPPE STYREGRUPPENS ANSVAR KOMPETENCE STYREGRUPPEMØDER STYREGRUPPENS SAMMENSÆTNING PROJEKTGRUPPE PROJEKTGRUPPENS SAMMENSÆTNING PROJEKTGRUPPENS ANSVAR LEVERANDØRENS PROJEKTLEDELSE ATP S PROJEKTLEDER KOMPETENCE PROJEKTGRUPPEMØDER ARBEJDSGRUPPER UNDER PROJEKTETS LEDELSE SAMARBEJDSORGANISATION EFTER OVERTAGELSESDAGEN Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 1 af 48 1

3 4.1 RAMMER FOR SAMARBEJDET SAMARBEJDSORGANISATIONENS OPBYGNING STYREGRUPPEN OPGAVER DAGSORDEN SAMARBEJDSFORUM TAKTISK STYRING OPGAVER ROLLER DAGSORDEN ESKALERING CONTRACT MANAGEMENT OPGAVER ROLLER DAGSORDEN ESKALERING ORDNINGS- OG DRIFTSFORUM OPGAVER ROLLER DAGSORDEN ESKALERING OPERATIONELLE DRIFTSGRUPPER AD HOC TVÆRGÅENDE LEVERANDØRMØDER PROJEKTGRUPPER (DRIFT) OPGAVER ESKALERING RAPPORTERING OG KVALITETSSIKRING LEVERANDØRENS RAPPORTERING I UDVIKLINGSPROJEKTET STATUSRAPPORTERING PROJEKTER RISIKORAPPORTERING LEVERANDØRENS RAPPORTERING EFTER OVERTAGELSESDAGEN Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 2 af 48 2

4 5.2.1 MÅNEDSRAPPORT SLA-RAPPORT TIMERAPPORT PROBLEM MANAGEMENT RAPPORT SIKKERHEDSRAPPORT RAPPORT OM FORBEDRINGSFORSLAG PLAN FOR OPHØR PROAKTIVE BEFØJELSER KODE GUL OG KODE RØD RISICI FRISTER UENIGHED OM RISIKOVURDERING ELLER RELEVANTE PROAKTIVE BEFØJELSER INDTRÆDELSESRET ENDELIG ESKALATION Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 3 af 48 3

5 Vejledning til Tilbudsgiver Dette bilag omhandler ATP s krav til samarbejdsorganisation, rapportering samt til projektledelsesmetode og udviklingsmetode for udvikling af Systemet. Bilaget skal udfyldes af Tilbudsgiveren, jf. nedenstående retningslinjer. Tilbudsgiverens eventuelle forbehold anføres i forbeholdslisten og skrives ind med track changes i selve bilaget i overensstemmelse med udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver skal som del af sit tilbud følge og besvare instruktioner, som er markeret med [ ]. For nærværende bilag betyder det, at Tilbudsgiver skal: udfylde tabel 3, 5 og 7 i dette bilag. Tilbudsgiver bedes være opmærksom på, at antallet af rækker i tabellerne ikke udgør en egentlig afgrænsning, og Tilbudsgiveren kan således tilpasse tabellerne efter behov. Tabel 1 Vejledning til Tilbudsgiver Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 4 af 48 4

6 1 Indledning Dette bilag er opdelt i følgende afsnit: Afsnit 2, der beskriver Leverandørens projektledelsesmetode og udviklingsmetode. Afsnit 3, der beskriver samarbejdsorganisationen i Udviklingsprojektet. Afsnit 4, der beskriver samarbejdsorganisationen efter Overtagelsesdagen. Afsnit 5, der beskriver krav til rapportering. Afsnit 7, der indeholder Proaktive beføjelser. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 5 af 48 5

7 2 Projektledelsesmetode og udviklingsmetode ATP anvender PRINCE2 som projektledelsesmetode, hvilket Leverandøren skal understøtte i sin projektledelsesmetode, idet Leverandøren skal anvende denne eller en tilsvarende metode i samarbejdet med ATP. En beskrivelse af Leverandørens udviklingsmetode og projektledelsesmetode fremgår af bilag 8A (Leverandørens metode). Specifikt for Systemets brugergrænseflader, er det et krav, at der anvendes en iterativ proces til udvikling af en klikbar prototype for brugergrænseflader, i Etape I Afklaringsetapen. ATP s krav til den iterative proces fremgår af nedenstående afsnit Udvikling af prototype for Systemets brugergrænseflader Nedenfor er beskrevet ATP s krav til udvikling af prototype for Systemets brugergrænseflader. De beskrevne faser skal indgå i Leverandørens planlægning og tilrettelæggelse af Udviklingsprojektet. Formålet med brugerinddragende udvikling af brugergrænseflader er at sikre at brugerne er i stand til at benytte Systemet og opfatter Systemet som brugervenligt. Ved tidlig brugerinvolvering sikres det, at grundlæggende antagelser om brugervenlighed udfordres og om nødvendigt korrigeres. Udviklingen af prototype for brugergrænseflader tager udgangspunkt i ATP s krav til brugervenlighed jf. bilag 3A.1 (Kravliste). De faser, som er beskrevet herunder, er de iterationer som forfiner brugergrænsefladen frem mod en godkendt prototype: 1. Opstart: Forventningsafstemning og projektplanlægning 2. Co-creation: Workshops med brugere 3. Konceptdesign: Udvikling af wireframes og prototyper 4. Prototyping: Videreudvikling af prototyper I praksis vil forløbet og faserne formentlig have karakter af et iterativt forløb, hvilket betyder, at det kan være nødvendigt helt eller delvist at gentage faser. Det er et Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 6 af 48 6

8 krav at Leverandøren understøtter de fire faser og iterationer i den tilbudte udviklingsmetode. Når prototypen er færdig og Brugervenlighedstesten godkendt, jf. bilag 6 (Afprøvning), indgår den som grundlag for udvikling af Systemet. De fire faser er beskrevet nedenfor. 1. Opstart Indledningsvist skal Leverandøren og relevante aktører hos ATP deltage i 1-2 opstartsworkshops. Formålet er at få fastlagt rammerne for det brugerinddragende udviklingsforløb. Konkret udbytte og indhold: Form og metode for udviklingsforløbet fastlægges efter opstartsworkshops. Rollefordeling og samarbejdsform ift. til de leverancer, som ligger i udviklingsarbejdet. Identificering af relevante brugere, der skal inddrages i udviklingsarbejdet vil fungere som input til rekruttering af brugere forud for co-creation workshops. 2. Co-creation Afhængig af brugergrænsefladernes forventede kompleksitet gennemføres ca. 3-5 co-creation workshops. Formålet med disse co-creation workshops er, at brugerne (borgere, virksomheder og kunderådgivere) er med til at udvælge, validere og videreudvikle på idéer til det System, som Leverandøren skal levere. Formålet er, at Leverandøren skal have de input fra brugerne, der er nødvendige for at kunne designe en opbygning af brugergrænsefladerne både i forhold til informationsarkitektur og funktionalitet, som brugerne forstår at anvende. Formålet med disse workshops er at sikre, at den fremtidige løsning har præcis det indhold og den funktionalitet, som brugerne oplever som værdifuld. ATP ønsker at teste, hvordan brugerne opfatter den funktionalitet, Leverandøren forventer at implementere i en brugergrænseflade. Ved tidligt i Udviklingsprojektet at afprøve dette med brugerne, kan vi hurtigere få prioriteret, hvilken funktionalitet der er intuitiv for brugerne. Funktionalitet brugerne ikke oplever som attraktivt, kan dermed tidligt elimineres. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 7 af 48 7

9 3. Konceptdesign Leverancen fra co-creationfasen danner grundlag for konceptdesignfasen, hvor Leverandøren og ATP tager brugernes input og transformerer dem til sammenhængende og gennemarbejdede løsningskoncepter. Leverandøren visualiserer disse løsningskoncepter i en prototype på wireframeniveau. Disse wireframes skitserer den brugergrænseflade som Leverandøren efterfølgende skal udvikle. Funktionalitet og sammenhæng er vigtigt i denne fase. Der gennemføres en Brugervenlighedstest af prototypen på wireframeniveau. Resultatet afgør, om der er behov for flere iterationer i denne fase. 4. Prototyping I denne fase, prototypingfasen, forudsætter ATP, at Leverandøren har indhentet alle nødvendige behov og krav til en prototype, så en prototype som svarer til den endelige brugergrænseflade kan færdiggøres. På dette tidspunkt, forventer ATP ikke, at den interaktive prototype integrerer til bagvedliggende fagsystemer og offentlige registre. Navne, tal og personlige oplysninger forventes blot at være fiktive om end ikke urealistiske. ATP producerer råtekst til prototypen, som Leverandøren indarbejder i løsningen. ATP gennemfører Brugervenlighedstest af den klikbare prototype. Resultatet afgør, om der er behov for flere iterationer i denne fase. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 8 af 48 8

10 3 Samarbejdsorganisation i Udviklingsprojektet Parterne skal samarbejde med en positiv og professionel holdning, og er begge forpligtede til at arbejde for kontraktens opfyldelse. Begge parter skal loyalt deltage i den aftalte samarbejdsorganisation samt udvise den fleksibilitet, der må anses for rimelig og sædvanlig ved gennemførelse af tilsvarende it-anskaffelser, jf. Kontraktens punkt 26, Samarbejdsorganisation og rapportering. Leverandøren skal på samme vis samarbejde med andre parter, herunder ATP s øvrige leverandører med relation til Projektet. Leverandøren skal forvente at deltage i koordinationsprocessen med ATP og andre leverandører i forbindelse med bl.a.: Udfasning og konvertering. Integrationer til Støttesystemer og Serviceplatform. Andre integrationer. Med henblik på at sikre en hensigtsmæssig gennemførelse af Kontrakten etableres den i dette bilag beskrevne samarbejdsorganisation. Nedenstående beskrivelse af samarbejdsorganisationen vil tage udgangspunkt i følgende illustration. Styregruppe Projektgruppe Figur 1 Samarbejdsorganisation Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 9 af 48 9

11 Parterne skal sikre, at Projektet har den fornødne forankring i Parternes respektive ledelser, således at det til stadighed er muligt at træffe de nødvendige beslutninger med den hastighed, omstændighederne kræver. ATP er ansvarlig for allokering og ledelse af egne underleverandører og egne interessenter, ligesom Leverandøren har ansvar for sine evt. underleverandører, som beskrevet i kontrakten. I det praktiske samarbejde kan ATP vælge at lade sin egen underleverandør eller andre repræsentanter tage direkte kontakt med Leverandøren. Samarbejdsorganisationen skal sammensættes af så få personer som muligt, og disse personer skal til enhver tid have den fornødne beslutningskompetence. Af hensyn til at optimere betingelserne for samarbejdet er det er et krav, at Leverandøren i nødvendige perioder etablerer sig hos ATP, fx i Afklaringsetapen, i forbindelse med workshops, i forbindelse med afvikling af prøver mv. Nødvendige perioder fastlægges i Afklaringsetapen. 3.1 Leverandørens nøglepersoner Leverandørens nøglepersoner vedrørende udviklingen af Systemet (leveranceansvarlig/ chef, projektleder, senior udvikler, it-arkitekt, testleder mv.) og CV for disse er vedlagt dette bilag som bilag 8B. [Tilbudsgiver skal som bilag 8B vedlægge en oversigt over Tilbudsgivers nøglepersoner samt CV er for alle nøglepersoner. ATP lægger vægt på, at Tilbudsgivers nøglepersoner besidder de nødvendige kvalifikationer til den pågældende opgave og har erfaring med at løse lignende opgaver Udskiftning Krav til udskiftning af nøglemedarbejdere fremgår af Kontraktens punkt 27. Tilbudsgiver har som bilag 8C til dette bilag, vedlagt en beskrivelse af, hvorledes det sikres, at den rette kompetence til enhver tid er til stede, herunder hvorledes Leverandøren sikrer tilstrækkelig oplæring af nye medarbejder, såfremt dette bliver nødvendigt. [Tilbudsgiver skal i bilag 8C beskrive, hvorledes det sikres, at den rette kompetence til enhver tid er til stede, herunder sikring af tilstrækkelig oplæring af nye medarbejder, såfremt dette bliver nødvendigt. Tilbudsgiver skal endvidere Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 10 af 48 1

12 fremlægge CV for medarbejdere, der kan indtræde som eventuel backup for de anførte nøglepersoner] Leverandørens kvalifikationer Kravene til Leverandørens kvalifikationer fremgår af Kontraktens punkt Leverandørens deltagelse i samarbejde med andre ATP har ansvar for en portefølje af løsninger og har behov for at inddrage Leverandøren i koordinering af processer og opgaver, som vedrører Systemets samspil med andre systemer herunder procedurer for udvikling og forvaltning af Systemets Integrationer. ATP er initiativtager og leder af disse processer, men Leverandøren skal stille viden og ressourcer til rådighed så et effektivt samspil kan sikres på tværs af systemer, jf. bilag 15 (Leverandørkoordinering). 3.3 Styregruppe Der nedsættes en styregruppe på ledelsesniveau med repræsentanter fra ATP og Leverandøren. ATP har formandskabet i styregruppen. Hver part udpeger, forinden eller umiddelbart efter Kontraktens underskrift, et antal medlemmer som skal repræsentere den pågældende part i styregruppen. Hver Parts projektleder, deltager jf. punkt nedenfor, i styregruppens møder, men projektlederne er ikke medlemmer af styregruppen. 3.4 Styregruppens ansvar Styregruppen er overordnet ansvarlig for at overvåge, at der sker en hensigtsmæssig gennemførelse af Kontrakten, inklusiv optioner, Ændringer og videreudviklingsopgaver. Ændringer af Kontrakten samt eventuelle konsekvenser heraf i forhold til nytteværdi af Systemet, overordnet økonomi og væsentlige ændringer af tidsplanen, forelægges og drøftes i styregruppen. Styregruppen træffer beslutninger i relation til den fremlagte statusrapportering fra Leverandørens projektleder Kompetence Styregruppens medlemmer refererer til eller er en del ledelsen i medlemmernes respektive organisationer. Et eller flere medlemmer af styregruppen, eventuelt i forening, skal være bemyndiget til for henholdsvis ATP eller Leverandøren at træffe bindende beslutninger i forhold til Kontrakten. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 11 af 48 1

13 3.4.2 Styregruppemøder Styregruppen mødes hver måned eller efter behov. ATP indkalder til møderne. Leverandørens projektleder udarbejder og afgiver til styregruppemøderne en statusrapport i overensstemmelse med rapporteringskravene jf. punkt 6 nedenfor. Leverandøren sender denne rapport til ATP senest 5 Arbejdsdage forud for styregruppemødet. Senest 3 Arbejdsdage før afholdelse af et styregruppemøde udsender ATP en dagsorden for mødet samt evt. bilag til gruppens medlemmer. ATP fører referat af styregruppens møder. Referatet skal beskrive samtlige beslutninger truffet på mødet. Referatet sendes senest 3 Arbejdsdage efter mødets afholdelse til styregruppens medlemmer. Såfremt der ikke gøres indsigelser senest 5 Arbejdsdage efter datoen for referatets modtagelse, betragtes mødereferatet som godkendt. Styregruppemøder afholdes som udgangspunkt hos ATP, men kan evt. foregå telefonisk eller skriftligt efter forudgående skriftlig aftale mellem Parterne. Leverandøren kompenseres ikke for transportomkostninger Styregruppens sammensætning Styregruppen består af: ATP Navn, stilling Peter Glargaard, Underdirektør, Nye Forretningsløsninger Hans Christian Jelstrup, Underdirektør og Programchef Carsten Bodal, Vicedirektør Morten Hastrup, Underdirektør, IT Operations Tlf. Mobil (direkte) [email protected] (direkte) [email protected] (direkte) [email protected] (direkte) [email protected] Tabel 2 ATP s styregruppemedlemmer Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 12 af 48 1

14 Leverandøren Navn, stilling [udfyldes af Tilbudsgiver] Tlf. Mobil [udfyldes af Tilbudsgiver] Tabel 3 Leverandørens styregruppemedlemmer Styregruppen kan beslutte, at andre personer kan deltage i styregruppens møder på ad hoc basis. 3.5 Projektgruppe Projektgruppen består af en projektleder fra henholdsvis Leverandøren og ATP samt evt. yderligere nøglepersoner fra begge Parter. Projektgruppens sammensætning fra kontraktunderskrivelsen fremgår af punkt I forbindelse med opstart af aktiviteter vedrørende drift, dog senest 90 dage forud for start på Overtagelsesprøven, skal en repræsentant fra Leverandørens driftsorganisation indgå i projektgruppen. ATP har formandskabet i projektgruppen Projektgruppens sammensætning Projektledelsen består af: ATP Navn, stilling xxx Projektchef Tlf. Mobil xxxx (direkte) +45 xxx xxxx [email protected] Tabel 4 ATP s projektleder Leverandøren Navn, stilling [udfyldes af Tilbudsgiver] Tlf. Mobil [udfyldes af Tilbudsgiver] Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 13 af 48 1

15 Tabel 5 Leverandørens projektleder Den øvrige projektgruppe består af: ATP Navn, stilling Xxx Forretningsansvarlig Xxx Ledende arkitekt Xxx Koordinator vedr. Drift Tlf. Mobil xxx (direkte) + 45 xxxx xxxx [email protected] xxx (direkte) + 45 xxxx xxxx [email protected] xxx (direkte) + 45 xxxx xxxx [email protected] Tabel 6 ATP s projektgruppemedlemmer Leverandøren Navn, stilling [udfyldes af Tilbudsgiver] Tlf. Mobil [udfyldes af Tilbudsgiver] Tabel 7 Leverandørens projektgruppemedlemmer Projektgruppens ansvar Projektgruppen varetager den daglige koordination og opfølgning på Projektet. På møderne drøftes fast nedenstående punkter. Status herunder status for leverancer Fremdrift i Projektet jf. den godkendte hovedtidsplan Risici Fejl Ændringsønsker Emneregister Kvalitetsregister Lovvedligehold Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 14 af 48 1

16 Igangværende videreudvikling mv. Derudover behandler projektgruppen spørgsmål om prioritering af ressourcer i forbindelse med Kontrakten Leverandørens projektledelse Leverandøren skal bemande projektet med erfaren og kvalificeret projektledelse, jf. Kontraktens punkt 6.1. Leverandørens projektledelse skal have relevant og dokumenteret erfaring i forhold til styring af tilsvarende udviklingsprojekter ATP s projektleder ATP vil stille en projektleder til rådighed, som har beslutningskompetence på ATP s vegne vedrørende forhold relateret til det daglige samarbejde mellem ATP og Leverandøren. For forhold, der forudsætter nærmere afklaring, påhviler det ATP at sikre denne afklaring/beslutning hurtigst muligt under behørig hensyntagen til forholdets karakter. ATP s projektleder varetager følgende opgaver: Primær ansvarlig for samarbejdet med Leverandøren. Opfølgning på Leverandørens ydelser, herunder Kontraktens opfyldelse. Prioritering af videreudviklingsopgaver og Optioner under udviklingsprojektet. Allokering af fornødne ressourcer til opgaven. Andre punkter til beslutning med evt. baggrundsmateriale. Leverandørens forventninger til ATP s projektleder fremgår af bilag 9 (ATP s medvirken) Kompetence Projektgruppen kan indenfor Kontraktens rammer gennemføre justeringer, der ikke har konsekvenser i forhold til nytteværdi af Systemet, Projektets økonomi, og overordnet tidsplan. Eventuelle justeringer skal beskrives skriftligt og tiltrædes af projektgruppen Projektgruppemøder Projektgruppen mødes min. hver 14. dag i forbindelse med udvikling af Systemet. Dagsorden, oversigt over udeståender og evt. bilag fremsendes af Leverandørens projektleder til projektgruppen senest 3 Arbejdsdage før mødet. Leverandørens projektleder udarbejder og vedligeholder projektledelsesdokumentation som beskrevet i Kontraktens punkt 4.. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 15 af 48 1

17 Leverandøren udarbejder beslutningsreferat af gruppens møder, der som minimum skal indeholde beskrivelser af samtlige beslutninger truffet på mødet, og som senest 3 Arbejdsdage efter mødets afholdelse fremsendes til ATP. Såfremt der ikke gøres indsigelser senest 5 Arbejdsdage efter datoen for referatets modtagelse, betragtes mødereferatet som godkendt. Projektgruppemøder foregår som udgangspunkt hos ATP, men kan evt. foregå hos Leverandøren, hvis Parterne finder dette mest hensigtsmæssigt. Leverandøren eller ATP kompenseres ikke for transportomkostninger. 3.6 Arbejdsgrupper under projektets ledelse ATP og Leverandøren kan i fællesskab etablere arbejdsgrupper eller lignende med fokus på særlige problemstillinger, emneområder m.v. for at sikre succesfuld udvikling og idriftsættelse af Systemet. Grupperne refererer til projektgruppen og fungerer under Leverandørens ledelse. De fælles forventninger til etablering af arbejdsgrupper aftales i Afklaringsetapen. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 16 af 48 1

18 4 Samarbejdsorganisation efter Overtagelsesdagen 4.1 Rammer for samarbejdet I forbindelse med samarbejdet skal følgende retningslinjer opfyldes: Leverandørens repræsentanter: ATP forventer generelt, at Leverandørens repræsentanter agerer proaktivt og med rettidig omhu. ATP forventer desuden, at der i særligt kritiske og pludseligt opståede situationer ageres via et positivt og hurtigt samarbejde fra Leverandørens side. Dette ligeledes i forbindelse med situationer, der kræver hurtige omstillinger i Driftsmiljøet. Samarbejdet skal omfatte alle organisatoriske niveauer og skabe mulighed for en direkte dialog mellem for eksempel teknikere hos ATP og Leverandøren. Sekretariatsfunktion: Leverandøren varetager sekretariatsfunktionen for samtlige grupper, dvs. mødeindkaldelse, udsendelse af dagsorden, udarbejdelse og udsendelse af referat. ATP forventer, at nedenstående mødefora indkaldes og varsles minimum 1 måned inden mødets afholdelse. Lokation: Samtlige møder afholdes på ATP s lokation, medmindre andet er aftalt. Deltagere fra ATP: Den præcise deltagerkreds fra ATP for hver gruppe aftales mellem ATP og Leverandøren i forbindelse med udarbejdelse af Driftsaftalehåndbogen, som opstartes i Etape II, og som er godkendt af ATP inden Overtagelsesprøven. Deltagere fra Leverandøren: Den præcise deltagerkreds fra Leverandøren for hver gruppe, aftales mellem ATP og leverandøren i forbindelse med udarbejdelse af Driftsaftalehåndbogen, men deltagerne skal dog altid være kompetente til at udfylde de roller, der er angivet for den enkelte gruppe. Ansvar: Ansvaret for ATP s og Leverandørens repræsentanter i grupperne beskrevet i punkt 4.3 til nedenfor er udelukkende indikativt, og er således ikke udtømmende. De konkrete ansvarsområder for ATP s og Leverandørens repræsentanter i de forskellige grupper dokumenteres i Driftsaftalehåndbogen. Agenda: I forhold til den i tabellerne specificerede agenda, er dette et udtryk for ATP s umiddelbare ønske om emner til behandling i de enkelte fora. Den præcise agenda for hver gruppe aftales mellem ATP og Leverandøren i forbindelse med udarbejdelse af Driftsaftalehåndbogen. ATP skal til enhver tid have adgang til al dokumentation i form af rapporter, referater, dagsordener, emnelister og øvrigt materiale, via et for ATP og Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 17 af 48 1

19 Leverandøren centralt projektsite eller lignende. Dokumentationen skal leveres i et redigér- søg- og printbart format. Referater: Leverandøren er ansvarlig for udarbejdelse af referater, samt at der sendes besked til samtlige ATP s deltagere, når et referat er tilgængeligt på det fælles projektsite eller lignende. Referater skal foreligge senest fem (5) Arbejdsdage efter tidspunktet for mødets afholdelse. Referater skal markeres udkast, og er først gældende mellem Parterne, når ATP har godkendt referatet. Herefter markeres referatet godkendt. ATP har fem (5) Arbejdsdage til godkendelse af referater. Mødefrekvens: Den i punkt 4.2 anførte mødefrekvens er udelukkende indikativ, idet der i forbindelse med samarbejdet vil ske en løbende tilpasning til den aktuelle situation og de aktuelle behov. Såfremt der foretages ændringer i mødefrekvensen, vil dette blive dokumenteret i Driftsaftalehåndbogen. Leverandøren er ikke berettiget til særskilt vederlag for deltagelse i yderligere møder, så længe omfanget afspejler det faktiske behov. 4.2 Samarbejdsorganisationens opbygning Der oprettes en samarbejdsorganisation mellem ATP og Leverandøren med følgende arbejdsgrupper: Gruppe Mødefrekvens Dagsorden udsendes Styregruppe Én gang i kvartalet 5 Arbejdsdage før mødet Samarbejdsforum Én gang månedligt 5 Arbejdsdage før mødet Ordnings- og Driftsforum inkl. Én gang månedligt 5 Arbejdsdage før mødet vedligeholdelsesstyring Contract Management Én gang månedligt - eller efter aftale 5 Arbejdsdage før mødet Projektgrupper Ad hoc / efter aftale 5 Arbejdsdage før mødet Tabel 8 Arbejdsgrupper i samarbejdsorganisationen efter Overtagelse Samarbejdsorganisationen er opdelt således, at Styregruppen er overordnet beslutningsorgan for Ydelserne i Kontrakten. Samarbejdsforum sikrer tværgående aktiviteter, herunder overordnet koordinering med andre leverandører/leverancer og eskalation, medens Ordnings- og Driftsforum styrer de aktiviteter, der knytter sig til Driften af Systemet. Endelig sikrer Projektgrupper de aktiviteter, der knytter sig til større ændringer i Systemet og dets grænseflade. Contract management behandler alle forhold, der vedrører Kontrakten, herunder kontraktuelle ændringer. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 18 af 48 1

20 I nedenstående figur er samarbejdsorganisationen illustreret med angivelse af eskalationsveje, hvor Styregruppen har den øverste beslutningskompetence: Figur 2 Opbygning af samarbejdsorganisation efter Overtagelsesdagen Såfremt det er nødvendigt, kan der foretages tilpasninger i samarbejdsorganisationen jævnfør Kontraktens bestemmelser om Ændringer. I de følgende afsnit er hver gruppe nærmere beskrevet. 4.3 Styregruppen Styregruppen er det overordnede beslutningsorgan for alle forhold af væsentlig eller strategisk karakter i forbindelse med gennemførelse af Ydelserne i henhold til Kontrakten og udviklingen af Parternes samarbejde. Styregruppen kan af hver Part indkaldes ekstraordinært, hvis dette er nødvendigt for at sikre Driften af Systemet, eller hvis andre årsager nødvendiggør dette Opgaver Styregruppen har til opgave at: Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 19 af 48 1

21 Fastlægge de overordnede principper for samarbejde og beslutningsprocesser indenfor Kontraktens rammer Udarbejde strategiske anbefalinger for Drift, vedligehold og videreudvikling af Systemet nu og på sigt. Fungere som beslutningsorgan og eskalationsvej for de beslutninger, der ikke kan afklares i den Samarbejdsforum Afklarer eskaleringer fra øvrige samarbejdsfora. Roller Styregruppen udgøres af ledende medarbejdere hos ATP og Leverandøren med kompetence til at træffe overordnede beslutninger angående samarbejdet mellem Parterne. Deltagerne i Styregruppen er specificeret på funktionsniveau (roller). En person kan udfylde flere roller. Rolle Ledelsesansvarlig, Udbetaling Danmark Kontraktejer, Udbetaling Danmark Ledelsesansvarlig, IT Ad hoc-deltagere m.fl. Ansvar Forretningsansvarlig, Styregruppens Formand Ansvarlig for ATP IT Iflg. aftale med Styregruppeformand Tabel 9 ATP s repræsentanter i Styregruppen Rolle Primært ansvarligt direktionsmedlem Leveranceansvarlig Ad hoc-deltagere m.fl. Referent Ansvar Overordnet ansvarlig for samarbejdet. Ansvarlig for den samlede opfyldelse af Kontrakten herunder bilag [7 (Vilkår for Drift, Vedligeholdelse, Support og Videreudvikling)] Tabel 10 Leverandørens repræsentanter i Styregruppen Dagsorden Punkt Opfølgning fra sidste møde Ansvarlig for materiale til punktet ATP og Leverandør Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 20 af 48 2

22 Punkt Generel status på driftssamarbejdet, herunder seneste tre (3) måneders opfyldelse af Servicemål Generel status på projekter Strategiske drøftelser vedrørende optimering af ATP s anvendelse af Systemet Optimering af samarbejdsrelationer Eventuelt Ansvarlig for materiale til punktet Leverandøren Leverandøren Leverandøren og ATP Leverandøren og ATP Leverandøren og ATP Tabel 11Dagsorden - Styrgruppemøde Herudover kan Styregruppen efter behov behandle forslag til Ændringer i Kontrakten, organisering, serviceniveauer mv. 4.4 Samarbejdsforum Taktisk styring Samarbejdsforum har til ansvar at sikre at det vedligehold og den videreudvikling der foretages i Systemet sker i samspil med ATP s øvrige leverandører og andre tredjeparter. Samarbejdsforum er ansvarlig for den overordnede driftsopfølgning og er eskalationspunkt Opgaver Samarbejdsforum har til opgave at: Følge op på Kontraktens overordnede mål Sikre, at nødvendige beslutninger vedrørende taktiske problemstillinger træffes Overordnet opfølgning på Kontraktens driftsleverancer Sikre at nødvendige processer vedrørende Demand Management etableres og er velfungerende Behandling af evt. eskaleringer fra Projektgrupper Beslutning om iværksættelse af proaktive handlinger (f.eks. etablering af taskforce omkring performance forbedringer etc.). Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 21 af 48 2

23 4.4.2 Roller Samarbejdsforum udgøres af Leverandørens og ATP s udviklings- og driftsansvarlige. Deltagerne i gruppen er specificeret på funktionsniveau (roller). En person kan udfylde flere roller og indgå i flere grupper. Rolle Ledelsesrepræsentant fra Forretning Ledelsesrepræsentant fra Operationel It Ad hoc-deltagere m.fl. Ansvar Ansvarlig for forretningsprocesser og systemansvarlig It-ansvarlig for opfølgning på it-drift Ledelsesrepræsentanter fra Forretning, Operationel It og Projekter Tabel 12 ATP s repræsentanter i Samarbejdsforum Rolle Service Delivery Manager Udviklingschef Projektchef Ansvar Ansvarlig for dagligt samarbejde og for overordnet risk management. Ansvarlig for indholdet i videreudvikling- og vedligeholdelsesprojekter Ansvarlig for gennemførelsen af videreudviklingog vedligeholdelsesprojekter Ad hoc-deltagere m.fl. Referent Tabel 13 Leverandørens repræsentanter i Samarbejdsforum Dagsorden I forbindelse med møder i Samarbejdsforum skal dagsordenen som minimum indeholde nedenstående punkter: Punkt Opfølgning fra sidste møde Overordnet Opfølgning på Kontraktens driftsleverancer og kapacitetsplan Ansvarlig for materiale til punktet ATP og Leverandøren Leverandøren Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 22 af 48 2

24 Punkt Gennemgang af kommende Projekter Status på igangværende Projekter Gennemgang af afsluttede Projekter Eventuelt Ansvarlig for materiale til punktet ATP Leverandøren Leverandøren Tabel 14 Samarbejdsforum dagsorden Eskalering Eventuelle tvivlsspørgsmål og uoverensstemmelser af væsentlig karakter eskaleres til Styregruppen. 4.5 Contract Management Contract Management skal sikre, at eskalerede juridiske problemstillinger og Ændringer til kontrakten udarbejdes i henhold til aftalte processer og der sker en korrekt afregning for den Driftsydelse som Leverandøren leverer Opgaver Contract Management har til opgave at sikre At Ændringer til Kontrakten udarbejdes i henhold til aftalte processer at opgaver i relation til opfølgning på Kontraktens indhold, som eskaleres fra Styregruppe eller samarbejdsforum, udføres Roller Contract Management udgøres af Contract Manager fra ATP og Leverandør. Rolle Contract Manager Ad hoc-deltagere m.fl. Ansvar Ledelsesrepræsentant, ATP Tabel 15 ATP s repræsentanter i Contract Management Rolle Contract Manager Ansvar Ansvarlig for kontraktuelle ændringer og opfølgning på Kontraktens indhold Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 23 af 48 2

25 Rolle Ad hoc-deltagere m.fl. Referent Ansvar Tabel 16 Leverandørens repræsentanter i Contract Management Dagsorden I forbindelse med møder i Contract Management skal dagsordenen som minimum indeholde nedenstående punkter: Punkt Ændringer til Kontrakten Eskalerede emner vedr. Kontrakten Ansvarlig for materiale til punktet Leverandøren Leverandøren og ATP Eventuelt Tabel 17 Contract Management dagsorden Eskalering Eventuelle tvivlsspørgsmål og uoverensstemmelser af væsentlig karakter eskaleres til Samarbejdsforum 4.6 Ordnings- og Driftsforum Ordnings- og Driftsforum har til ansvar at sikre operationel drift og indstille til videreudvikling og vedligeholdelse af Systemet Opgaver Ordnings- og Driftsforum har til opgave at: Følge op på de overordnede mål med bilag [7 (Vilkår for Drift, Vedligeholdelse, Support og Videreudvikling)], herunder Driftsformålene jf. punkt [3.1] i bilag [7 (Vilkår for Drift, Vedligeholdelse, Support og Videreudvikling)] og Servicemål og Bod i bilag 7 (Servicemål). Sikre, at nødvendige beslutninger vedrørende operationelle problemstillinger træffes. Sørge for ledelse og koordinering af Driften af Systemet, herunder behandling af eskalerede problemområder: o Eskalering til Leverandør af akutte driftsproblemer. o Eskalering via Samarbejdsforum: prioritering af ressourcer til fejlløsning, procesmæssige forhold, samarbejdet mellem ATP og leverandør. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 24 af 48 2

26 o Eskalering via Contract Manager: Kontraktuelle forhold. o Evt. eskalation til Samarbejdsforum/Taktisk styring for forhold vedr. drift og servicemålsopfyldelse samt forhold vedr. tværgående opgaver og grænseflader til andre løsninger. Gennemgå og godkende månedsrapporter og SLA-rapporter, jf. 5 Rapportering og kvalitetssikring og bilag 7 (Servicemål). Kapacitetsopfølgning og godkendelse af faktureringsgrundlag. Sikre demand management: a. Indstille til Porteføljestyring, hvilke videreudviklings- og vedligeholdelsesprojekter der bør gennemføres og hvilke ændringer de indstillede videreudviklings- og vedligeholdelsesprojekter vil medføre. b. Planlægge gennemførslen af videreudvikling- og vedligeholdelsesprojekter. c. Sikre at videreudviklings- og vedligeholdelsesprojekter gennemføres som planlagt. d. Sikre at hvert videreudviklings- og vedligeholdelsesprojekt tilvejebringer den ønskede funktionalitet. e. Vurdere hvilke konsekvenser en kommende Ændring i Systemet vil have for ATP s øvrige leverandørers systemer. f. Fastlægge hvilke tiltag der er nødvendige for at opretholde integrationer mellem Systemet og andre systemer, når der sker ændringer i et af systemerne. g. Overordnet koordinering ved udrulning af Releases og større Changes h. Beslutte nødvendige Changes og tiltag i Driftsmiljøet, herunder hører at sikre, at integrationer opretholdes og at udrulningen af Releases og Changes sker på en for alle parter hensigtsmæssig måde. Koordinere i forhold til Drift af andre løsninger, ATP eller andre leverandører drifter og vedligeholder Emnelog og task force opfølgning Fejlhåndtering og opfølgning (fagsystem) Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 25 af 48 2

27 4.6.2 Roller Ordnings- og Driftsforum udgøres af Leverandørens operationelt leveranceansvarlige for Drift og ATP s operationelt ansvarlige for Forretnings- og Itdrift samt ved behov Leverandørens og ATP s udviklingsansvarlige. Deltagerne i gruppen er specificeret på funktionsniveau (roller). En person kan udfylde flere roller og indgå i flere grupper. Rolle Proces- og systemansvarlige fra forretningen Ledelsesrepræsentant fra Operationel It Sektionschef for ServiceDesign Sektionschef for ServiceTransition Sektionschef for Service Operation Ad hoc-deltagere m.fl. Ansvar Ansvarlige for input på krav og deres prioritering Ansvarlig for IT Operations eller dennes repræsentant Ansvarlig for Leverance Ansvarlig for Change Ansvarlig for Servicedesk Andre ledelsesrepræsentanter fra Forretning, Operationel It og Projekter Tabel 18 ATP s repræsentanter i Ordnings- og Driftsforum Rolle Service Delivery Manager Udviklingschef Projektchef Ad hoc-deltagere m.fl. Referent Ansvar Leverandørens ansvarlige for Service Delivery Ansvarlig for indholdet i videreudvikling- og vedligeholdelsesprojekter. Ansvarlig for gennemførelsen af videreudvikling- og vedligeholdelsesprojekter. Tabel 19 Leverandørens repræsentanter i Ordnings- og Driftsforum Dagsorden I forbindelse med møder i Ordnings- og Driftsforum skal dagsordenen som minimum indeholde nedenstående punkter: Punkt Opfølgning fra sidste møde Godkendelse af månedsrapport, jf. punkt 5 Ansvarlig for materiale til punktet Leverandøren og ATP Leverandøren Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 26 af 48 2

28 Punkt Godkendelse af SLA-rapport, jf. punkt 5 Procesopfølgning It Status og opfølgning vedrørende Incident Problem Change Release Driftsafvikling Opfølgning på emnelog Ansvarlig for materiale til punktet Leverandøren Leverandøren Leverandøren Fejlrettelse og videreudvikling Drøftelse af hvilke konsekvenser kommende Ændringer vil medføre Afklaring af nødvendige tiltag på baggrund af kommende Ændringer Planlægning af Changes og Releases ud fra kommende ændringer på tværs af systemer Afstemning af leverede Ydelser (baselines/faktureringsgrundlag) Leverancestatistik (Fejl, forsinkelser, leverede bestillinger i perioden) Udestående leverancer (i næste periode) Bodsafregning (jf. driftsmånedsrapport) Ændringsanmodninger (konsekvens for faktureringsgrundlag) Leverandørens fremlæggelse af specificering af vederlaget Eventuelt Leverandøren Leverandøren samt ved behov ATP s øvrige leverandører (se afsnit 4.6.6) ATP ATP ATP ATP Leverandøren ATP Leverandøren Leverandøren Tabel 20 Ordnings- og Driftsforums dagsorden Eskalering Eventuelle tvivlsspørgsmål og uoverensstemmelser af væsentlig karakter eskaleres til Samarbejdsforum Andre fora til støtte for Ordnings- og Driftsforum Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 27 af 48 2

29 Ordnings- og Driftsforum kan aftale etablering af yderligere fora (Operationelle Driftsgrupper), der i kortere eller længere perioder understøtter arbejdet i Ordningsog Driftsforum Operationelle Driftsgrupper De Operationelle Driftsgrupper har ansvaret for at følge op den daglige applikations- og infrastrukturdrift af Systemet og håndtere uregelmæssige aktiviteter, der påvirker driftsafviklingen. I forbindelse med udarbejdelse af Driftsaftalehåndbog nedsættes relevante Operationelle Driftsgrupper. I opstarten forventes dedikerede grupper for Incident og Problems, Change- og Release samt Sikkerhed og Controlling. På sigt kan grupperne evt. nedlægges og erstattes af én Operationel Driftsgruppe, der tager sig af alle områder Ad hoc tværgående leverandørmøder ATP kan initiere at flere leverandører indkaldes til møde med repræsentanter fra Ordnings- og driftsforum for afklaring af tværgående problemstillinger jf. bilag 15 (Leverandørkoordinering). Dagsorden kan vedrøre både Drift og Projekter. Leverandøren er forpligtet til at deltage i disse møder med relevante ressourcer. 4.7 Projektgrupper (Drift) Projektgrupper har ansvaret for opfølgning på samtlige igangsatte projekt- og vedligeholdelsesaktiviteter og indgår i ATP s Porteføljestyring, men er ikke en del af den daglige samarbejdsorganisation. Projekter kan dog eskalere emner til Samarbejdsforum, hvor der er konsekvens for drift f.eks. v. behov for prioritering af ressourcer. I praksis vil en projektleder anmode om deltagelse i møde hos Samarbejdsforum for afklaring af projektets emner Opgaver Projektgrupperne har til opgave at: Sørge for ledelse og koordinering af projekt og vedligeholdelsesaktiviteter, herunder indstilling af eskalerede problemområder til Samarbejdsforum. Gennemgå månedsrapporter Eskalering Eventuelle tvivlsspørgsmål og uoverensstemmelser af væsentlig karakter eskaleres til Samarbejdsforum. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 28 af 48 2

30 5 Rapportering og kvalitetssikring 5.1 Leverandørens rapportering i Udviklingsprojektet Leverandøren skal i overensstemmelse med Kontraktens krav til Dokumentation levere og vedligeholde projektdokumentationen, herunder tidsplan, risikolog, prioriterede arbejdsopgaver, log over ændringsanmodninger, optionslog, udførlig dokumentation af afklaringer og beslutninger, statusrapporter, mødereferater mv. ATP skal til enhver tid have adgang til projektdokumentationen via et for ATP og Leverandøren centralt projektsite eller lignende. Projektdokumentationen skal leveres i et redigér-, søg- og printbart format Statusrapportering projekter Leverandøren skal løbende informere ATP om ethvert forhold, som skønnes at have betydning for opfyldelse af Kontrakten, og skal som minimum foretage månedlige statusrapporteringer til ATP, som enten forelægges skriftligt eller gennemgås for ATP. Statusrapporteringer til ATP skal indeholde: Projektets status Gennemgang af projektplanen Gennemgang af tids- og aktivitetsplan Projektets fremdrift Status på økonomi/tidsforbrug Vurdering af projektrisici Risikolog Emneregister Kvalitetsregister Passerede milepæle/kontrolpunkter Forestående milepæle/kontrolpunkter Leveranceoversigt Ændringslog Videreudviklingslog Log over arkitekturbeslutninger Log over Optioner. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 29 af 48 2

31 Statusrapporterne skal godkendes af ATP. Såfremt ATP ikke har fremsendt skriftlige indsigelser senest 20 Arbejdsdage efter datoen for modtagelse af den enkelte rapport, så betragtes denne som godkendt. Leverandøren skal yderligere og til hvert styregruppemøde, forelægge en opdateret statusrapportering Risikorapportering Leverandøren skal endvidere månedligt som en del af statusrapporteringen rapportere om risici i Projektet med henblik på en proaktiv håndtering af disse. Risikorapporteringen skal indeholde en beskrivelse af de af Leverandøren identificerede risici for Projektet, herunder navnlig for forsinkelser, samt eventuelt aktuelle leveranceproblemer. Leverandøren skal i rapporten anvende farvekoder jf. tabellen nedenfor for det samlede Projekt og/eller i nødvendigt omfang dele af projektaktiviteterne/projektorganisationen. Farvekode Grøn Gul Rød Forklaring Projektet/projekta ktivitetens status er normal. Inden særlige risici er identificeret. Ingen eller kun ubetydelige leveranceproblemer, men der er identificeret visse risici, som kan bringe Projektet i fare i form af forsinkelse eller manglende opfyldelse af Behovsopgørelsen. Aktuelle og betydelige leveranceproblemer er indtrådt eller forventes at ville indtræde, hvilket har eller vil føre til forsinkelse eller manglende opfyldelse af Behovsopgørelsen. Eksempler på sådanne Eksempler på sådanne risici (ikke udtømmende): risici/leveranceproblemer (ikke udtømmende): Afgang af en ikkenøglemedarbejder Afgang af nøglemedarbejdere Tekniske problemer af ikke væsentlig karakter Tekniske problemer af væsentlig karakter Manglende medvirken fra ATP af ikke væsentlig karakter Manglende medvirken fra ATP af væsentlig karakter Tvist om fortolkning af krav, Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 30 af 48 3

32 Tvist om fortolkning af krav, der ikke er centrale for Leverancen Problemer med ikkecentrale Underleverandører Fremdriftskurven viser en mindre negativ afvigelse, der skønnes at kunne indhentes Der er indtrådt en mindre forsinkelse, som skønnes at kunne indhentes der er centrale for Leverancen Problemer med centrale underleverandører Fremdriftskurven viser en ikke-uvæsentlig negativ afvigelse Der er indtrådt en forsinkelse, som ikke vil kunne indhentes Tabel 21 Risikorapportering med farvekoder Hvis risikorapporten indeholder koden gul eller rød for Projektet eller dele af Projektet, skal rapporten indeholde alle relevante og tilgængelige oplysninger om de konstaterede risici og/eller leveranceproblemer, herunder årsagen til disse, samt (i) Leverandørens vurdering af alvoren af hver(t) konstateret risiko/leveranceproblem, (ii) en beskrivelse af de (potentielle) konsekvenser heraf og (iii) de proaktive handlinger, Leverandøren agter at iværksætte for at forhindre og/eller afværge/reducere omfanget af disse risici og/eller leveranceproblemer. De proaktive handlinger, der kan komme på tale, er beskrevet i punkt 6 nedenfor, idet Leverandøren dog er berettiget til at iværksætte andre/supplerende proaktive handlinger, som denne måtte anse for relevante for at forhindre og/eller afværge/reducere de konstaterede risici og/eller aktuelle leveranceproblemer. Dette gælder tilsvarende, hvis ATP eller en af ATP antaget ekstern ekspert overfor Leverandøren dokumenterer, at der foreligger sådanne risici eller aktuelle leveranceproblemer. Leverandøren skal imødekomme ATP s rimelige ønsker om at inkludere yderligere oplysninger i rapporten om risici eller aktuelle leveranceproblemer, som ATP har konstateret. ATP kan i forlængelse af Leverandørens risikorapport kræve, at Parterne mødes med henblik på at drøfte de identificerede risici og/eller aktuelle Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 31 af 48 3

33 leveranceproblemer. På mødet skal Parterne drøfte vurderingen af hver(t) enkel(t) risiko og/eller aktuelt leveranceproblem og de proaktive handlinger, der skal foretages. De proaktive handlinger skal iværksættes uden ugrundet ophold og senest inden for de i punkt 6.2 anførte frister. 5.2 Leverandørens rapportering efter Overtagelsesdagen Leverandøren er ansvarlig for udarbejdelsen og leveringen af følgende rapporter: 1. Månedsrapport 2. SLA-rapport 3. Timerapport 4. Problem Management Rapport 5. Sikkerhedsrapport 6. Rapport om forbedringsforslag 7. Plan for ophør Det præcise detailindhold og skabelon for dokumenterne afstemmes i Udviklingsprojektets Etape II, jf. bilag [1 (Tidsplan) og indarbejdes i Driftsaftalehåndbogen]. Dokumenterne skal dog som minimum have det indhold, der er beskrevet i de efterfølgende underafsnit. ATP forventer, at rapporteringen opdeles ud fra og i øvrigt finder sted i forhold til relevante ITIL-termer. Første version af rapporterne udarbejdes i Udviklingsprojektets Etape II, jf. bilag 1 (Tidsplan) og Leverandøren skal efterfølgende tilsikre, at rapporterne leveres i henhold til indikeret opdateringsfrekvens. Leverandøren skal tilsikre, at der mellem ATP og Leverandør opnås fælles forståelse af definitioner (terminologi) anvendt i rapporteringen. Definitionslisten skal vedligeholdes i Driftsaftalehåndbogen og skal ligeledes inkludere definitioner fra bilag 0 (Definitioner). Definitioner til Driftsaftalehåndbogen udarbejdes således i forbindelse med Udviklingsprojektets Etape II og udarbejdelsen af Driftsaftalehåndbogen. Leverandøren skal rapportere rettidigt og korrekt, jf. Kontraktens punkt x, bilag 3A (Behovsopgørelse), bilag 5 (Priser og betalingsplan) og bilag 7 (Servicemål). Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 32 af 48 3

34 5.2.1 Månedsrapport Minimumindhold Alle forhold om Drift og Udvikling, inklusiv sikkerhedsforhold. Herunder specifikt: Opdateringsfrekvens Månedligt Senest d. 10. hverdag i måneden Management Summary 1. Aktiviteter (nye, lukkede, planlagte næste ½ år) 2. Changes (planlagte strategiske changes) 3. Ressourcetunge aktiviteter 4. Afvigelser ift. faste mødefora 5. Nye punkter fra Sikkerhedsforhold og Anbefalinger Sikkerhedsmæssige forhold Driftsrapportering 1. Drift 1. Incidents (summarisk), fordelinger pr. periode herunder trends og resultat af trend analyse 2. Major Incidents og Problems inkl. Incidents under Leverandørens ansvar (m. status og/eller root cause) 3. Changes (summarisk) 4. Requests for Service (summarisk) 5. Oversigt og status på samtlige Projektbestillinger 6. Tilgængelighed for leveranceområdet (forstyrrelser og årsagsforklaring) 7. Sikkerhedsmæssige forhold (adgange og sikkerhedsrisici/brud) 2. Kapacitet 1. Rapportering per afregningsenhed herunder synliggørelse af kapacitetsudvidelsesbehov 2. Storage (allokeret og forbrugt storage pr. kapacitetsenhed, samt udviklingen i anvendelsen af storage) 3. Anbefalinger til konfigurationsændringer (Infrastruktur, Hardware og Software) 4. Opfølgning på softwareleverancer (nye releases, versioner og rettelser) 3. Vedligehold og videreudvikling 1. Status for alle vedligeholdelses- og videreudviklingsaktiviteter, herunder alle Projekter Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 33 af 48 3

35 Minimumindhold Opdateringsfrekvens 2. Grafisk overblik (f.eks. trafiklys) over status for vedligeholdelses- og videreudviklingsaktiviteter 3. Planlagte vedligeholdelses- og videreudviklingsaktiviteter 4. Estimat for samlet ressourcebehov til forestående aktiviteter 5. Opfølgning på softwareleverancer (nye Versioner og rettelser) 4. Afvigelser i forhold til faste mødefora 5. Bodsgrundlag 6. Budgetopfølgning 7. Oversigt over Dokumentation klar til godkendelse af ATP og Dokumentation, som er under udarbejdelse hos Leverandøren samt Dokumentation som er i godkendelsesproces hos ATP. 8. Status på samarbejdet med ATP s øvrige leverandører og andre tredjeparter Rapporten skal godkendes af ATP i forbindelse med møder i Ordnings- og Driftsforum Tabel 22 Minimumsindhold - Månedsrapport SLA-rapport Minimumindhold Rapportering i forhold til samtlige Servicemål, jf. bilag 7 (Servicemål), herunder: Henholdsvis summarisk og detaljeret afrapportering om Incidents, inklusive status. Opdateringsfrekvens Månedlig Senest d. 10. hverdag i måneden Opgørelse over de Servicemål, hvor Leverandøren har levet op til det aftalte serviceniveau inklusive en angivelse af det faktiske serviceniveau. Opgørelse over de Servicemål, hvor Leverandøren evt. ikke har levet op til det aftalte serviceniveau, inklusiv angivelse af det faktiske serviceniveau. Hvis et Servicemål ikke er opfyldt, skal Leverandøren beskrive årsagen hertil, samt give forslag til handlinger, som kan sikre fremtidig opfyldelse. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 34 af 48 3

36 Minimumindhold Opdateringsfrekvens Endvidere skal Leverandøren beskrive forventninger til den kommende periodes Servicemålopfyldelse. Incident statistik o o Incidents åbnet, lukket, uløste, status Trend, tid og fejltyper Change statistik o o o nye, åbne, lukkede i perioden pr område Changes hvor SLA ikke er overholdt samt årsag Changes der er gennemført med succes, fejlede Changes, Changes, hvor Leverandøren ikke har levet op til aftale omkring implementering, hvor Servicemål for afgivelse af tidspunkt er overskredet, samt hvor mange Changes der er leveret udenfor servicevinduer o Rapporten skal godkendes af ATP i forbindelse med møder i Ordnings- og Driftsforum. Tabel 23 Minimumsindhold SLA-rapport Timerapport Minimumindhold Rapportering af Leverandørens timeforbrug, fordelt på kategorier, eksempelvis: Opdaterings frekvens Månedlig Timeforbrug opdelt på henholdsvis vedligeholdelse (basisvederlag) og videreudvikling (timepulje + timepriser) Timeforbrug inddelt i opgavekategorier (f.eks. ændringer, fejlrettelse m.m.) Enkelte opgavekategorier opdeles yderligere per Service Request hvor de enkelte opgavekategorier aftales mellem ATP og Leverandøren. Status på timepulje, herunder saldo, forbrug siden sidste timerapport og timer allokeret til igangværende/planlagte Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 35 af 48 3

37 Minimumindhold Opdaterings frekvens Projekter eller opgaver. Parterne aftaler nærmere om det præcise indhold i timerapporten ved udarbejdelse af Driftsaftalehåndbogen. Tabel 24 Minimumsindhold - Timerapport Problem Management rapport Minimumsindhold Oversigt over åbne PM-sager herunder: Tidspunkt for åbning af hver enkelt PM-sag Hver enkelt PM-sags status Opdaterings frekvens Månedlig o Root-cause ikke fundet / root-cause fundet / løsning fundet Root-cause (hvis root-cause er fundet) Løsning (hvis løsning er fundet) Tidspunkt for implementering af løsning (hvis løsning er fundet) Rapporten skal godkendes af ATP i forbindelse med møder i Ordnings- og Driftsforum Tabel 25 Minimumsindhold Problem Management rapport Sikkerhedsrapport Minimumindhold Rapportering vedrørende sikkerhedsmæssige forhold. Leverandøren udarbejder en rapport, der omfatter alle sikkerhedsmæssige forhold. Rapporten skal som minimum indeholde følgende: Liste over personer med administrative rettigheder til udstyr/basissystemer/applikationer i henhold til Kontrakten samt månedens Ændringer til denne. Liste over personer med fysisk adgang til udstyr. Eventuelle designændringer siden sidst i sikkerhedsmiljøet. Opdaterings frekvens Månedlig og ad hoc Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 36 af 48 3

38 Minimumindhold Statistik på OK og afviste login, herunder gentagne adgangsforsøg fra samme IP adresse. Statistik på brugeradministration, inklusive antal nyoprettelser, antal deaktiveringer og sletninger. Liste over sikkerhedssager modtaget i perioden. Incidents fra logs, der giver anledning til drøftelse, herunder oversigt over forsøgte angreb, oversigt over potentielle sikkerhedsrisici og sårbarheder samt beskrivelse og konsekvens af gennemførte angreb. Resultat af eventuel test af disaster recovery, jf. bilag 3A.1 (Kravliste) og bilag 13 (Sikkerhed). Desuden skal ATP have omgående rapportering ved særlig kritiske forhold. Rapporten skal godkendes af ATP i forbindelse med møder i Ordningsog Driftsforum Opdaterings frekvens Tabel 26 Minimumsindhold - Sikkerhedsrapport Rapport om forbedringsforslag Minimumindhold Rapport med Leverandørens relevante projektforslag, der kan betyde enten kvalitative forbedringer i forhold til driftsydelsen eller økonomiske gevinster for ATP. Opdaterings frekvens Ad hoc Rapporten skal indeholde businesscases for alle projektforslag samt overordnede projektbeskrivelser og projektplaner. Rapporten gennemgås i Ordnings- og Driftsforum, og gevinster ved gennemførte forslag fra rapporten deles, jf. Kontraktens punkt [28.4]. Tabel 27 Minimumsindhold Rapport om forbedringsforslag Plan for ophør Minimumindhold Opdaterings frekvens Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 37 af 48 3

39 Minimumindhold Jævnfør bilag 3A (Behovsopgørelse) og bilag 20 (Ophørsbistand) skal Leverandøren udarbejde en plan for ophør (Ophørsplan). Opdaterings frekvens Mindst én gang årlig Ophørsplanen skal senest ved udgangen af kontrakt år 2 forelægges ATP. Den skal godkendes af ATP i forbindelse med møder i Ordnings- og Driftsforum og skal opdateres af Leverandøren hver gang der foretages Ændringer der påvirker Leverandørens Ydelser i forbindelse med ophør, dog mindst én gang årligt. Ophørsplanen skal godkendes af ATP i forbindelse med møder i Samarbejdsforum hver gang den opdateres. Tabel 28 Minimumsindhold Plan for ophør Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 38 af 48 3

40 6 Proaktive beføjelser Formålet med de herved aftalte proaktive beføjelser er at udstyre ATP med nogle styringsredskaber og beføjelser i tilfælde af, at der undervejs i Projektet opstår risiko for eller en aktuel misligholdelse af Udviklingskontrakten eller andre leveranceproblemer, som ATP foretrækker at søge løst ved disse proaktive beføjelser snarere end Udviklingskontraktens misligholdelsesbeføjelser, som de supplerer. De heri fastsatte vilkår er gældende fra Udviklingskontraktens underskrift og frem til driftsprøvens beståen. 6.1 Kode gul og kode rød risici Såfremt Projektets risiko er gul, skal Leverandøren for egen regning, alt efter relevans og den skønnede effekt, iværksætte en eller flere af følgende proaktive handlinger indtil de konstaterede risici eller aktuelle leveranceproblemer er afhjulpet eller begrænset mest muligt: Tilførsel af yderligere eller andre kvalificerede medarbejderressourcer; ugentlig fremdrifts- og risikorapportering; eventuel udskiftning af deltagere i projektorganisationen; eventuel udskiftning af underleverandører; afholdelse af ugentlige møder mellem Parternes projektledelse vedrørende Projektets fremdrift m.v Såfremt Projektets risiko er rød, skal Leverandøren for egen regning, alt efter relevans og den skønnede effekt, iværksætte de proaktive handlinger, der er beskrevet i punkt ovenfor, samt følgende yderligere proaktive handlinger (for egen regning): Inddragelse af ekstern uvildig ekspert med henblik på dennes gennemgang af Projektet samt anbefaling af relevante tiltag til afhjælpning af de konstaterede problemer; afholdelse af ugentlige styregruppemøder vedrørende Projektets fremdrift m.v. [afholdelse af møde mellem personer på direktionsniveau hos hver Part senest [*] Dage efter ATP s anmodning herom med henblik på at drøfte, hvordan de konstaterede problemer afhjælpes og hvordan ATP kompenseres for de tab og gener, som disse problemer har medført;] Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 39 af 48 3

41 Den af Leverandøren foreslåede eksterne uvildige ekspert skal godkendes af ATP. ATP må ikke uden saglig grund nægte at godkende Leverandørens forslag hertil. Implementeringen af ekspertens anbefalinger skal ske uden ugrundet ophold, medmindre Leverandøren kan dokumentere, at disse ikke er mulige at gennemføre af tekniske eller organisatoriske grunde eller vil være forbundet med væsentlige omkostninger for Leverandøren, som ikke står mål med de gavnlige effekter for Projektet, der vil kunne opnås ved at gennemføre dem. Såfremt ATP påtager sig at dække [50] % eller mere af Leverandørens omkostninger forbundet med implementeringen af ekspertens anbefalinger, kan Leverandøren ikke nægte at gennemføre disse tiltag med henvisning til, at omkostningerne forbundet hermed efter Leverandørens opfattelse er uforholdsmæssigt store. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 40 af 48 4

42 6.1.3 Hvis de konstaterede risici eller aktuelle leveranceproblemer dokumenterbart skyldes ATP s forhold og Leverandøren har opfyldt sine forpligtelser efter Udviklingskontrakten, skal Leverandøren redegøre for de tiltag, der skal iværksættes fra ATP s og/eller Leverandørens side til imødegåelse heraf. Såfremt Leverandørens anbefalinger omfatter en øget indsats fra Leverandørens side til afhjælpning af forhold, som ATP er ansvarlig for, skal Leverandøren give ATP et estimat over omkostningerne forbundet hermed. Uanset hvad der i øvrigt fremgår af dette bilag, må sådanne tiltag eller andre tiltag, som Leverandøren mener sig berettiget til betaling for udover Kontraktsummen, ikke iværksættes før ATP s skriftlige godkendelse heraf foreligger. 6.2 Frister Afhængig af arten og omfanget af de relevante proaktive handlinger, skal disse senest være iværksat af Leverandøren inden for [ti (10)] Arbejdsdage i tilfælde af kode gul og [fem (5)] Arbejdsdage i tilfælde af kode rød Fristerne ovenfor, regnes fra det tidspunkt, hvor (i) risikorapporten er ATP i hænde, og hvori Leverandøren oplyser om, at Projektet befinder sig i kode gul eller rød, eller (ii) hvor ATP eller en af denne antaget ekstern ekspert overfor Leverandøren dokumenterer, at der foreligger sådanne risici eller aktuelle leveranceproblemer I det omfang iværksættelse af en eller flere af de proaktive handlinger forudsætter ATP s godkendelse eller stillingtagen, regnes fristerne dog først fra det tidspunkt, hvor ATP s godkendelse eller stillingtagen foreligger. 6.3 Uenighed om risikovurdering eller relevante proaktive beføjelser Hvis Parterne ikke kan nå til enighed om risikovurderingen, omfanget af aktuelle leveranceproblemer eller indholdet af risikorapporten, herunder relevante proaktive handlinger til at begrænse skaderne af de konstaterede risici og/eller aktuelle leveranceproblemer, kan hver af Parterne eskalere den opståede uenighed til Projektets styregruppe. Styregruppen skal i givet fald behandle den opståede uenighed inden for en frist af [5 (fem)] Arbejdsdage efter modtagelsen af en sådan henvendelse, hvilket begge Parter skal sørge for sker Kan Parterne ikke gennem eskalation til styregruppen løse den opståede uenighed, kan der ske udpegning af en uvildig sagkyndig efter Udviklingskontraktens punkt [Note: Indsæt punkt om indhentelse af uvildig sagkyndigs udtalelse/accelereret konfliktløsning]. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 41 af 48 4

43 6.3.3 Indtil styregruppens henholdsvis den sagkyndiges afgørelse foreligger, jf. ovenfor, er ATP berettiget til at kræve, at Leverandøren agerer i henhold til ATP s risikovurdering og iværksætter de proaktive tiltag, der af ATP skønnes fornødne til afhjælpning heraf, medmindre dette ikke er muligt eller urimeligt byrdefuldt for Leverandøren f.eks. af tekniske eller omkostningsmæssige årsager Konstateres det efterfølgende af styregruppen eller en uvildig sagkyndig udpeget efter Udviklingskontraktens punkt [Note: Indsæt punkt om indhentelse af uvildig sagkyndigs udtalelse/accelereret konfliktløsning], (i) at ATP s risikovurdering var fejlagtig, (ii) at de krævede tiltag var ufornødne eller uhensigtsmæssige, eller (iii) at de konstaterede risici eller aktuelle leveranceproblemer var begrundet i ATP s forhold, er Leverandøren berettiget til en rimelig økonomisk kompensation for Leverandørens herved påførte meromkostninger. Uenighed om størrelsen af en sådan eventuel kompensation afgøres af en/den uvildige sagkyndige, jf. punkt [Note: Indsæt punkt om indhentelse af uvildig sagkyndigs udtalelse/accelereret konfliktløsning] i Udviklingskontrakten. 6.4 Indtrædelsesret ATP vil i alle tilfælde, i henhold til nedenstående vilkår, være berettiget til at tage kontrol over leveringen af hele eller dele af Leverancen (i det følgende benævnt Indtrædelsesret ), undtaget de ydelser, der kræver fysisk adgang til Leverandørens datacentre eller ejendom Med forbehold for punkt nedenfor, kan ATP ved skriftlig meddelelse til Leverandøren udøve sin Indtrædelsesret, hvis: a) en misligholdelse indtræder, der berettiger ATP til at ophæve Udviklingskontrakten i overensstemmelse med punkt [[*] (Ophævelse) i Udviklingskontrakten]; b) en misligholdelse indtræder, som i væsentlig grad forhindrer eller forsinker udførelsen af Projektet eller en væsentlig del heraf, c) der indtræder en forsinkelse, som medfører, eller med rimelighed kan forudses at medføre, at Leverandøren overskrider en dato i tidsplanen, jf. bilag 1 (Tidsplan) i Udviklingskontrakten med mere end [Note: Indsæt antal dage] Dage, d) der indtræder en forsinkelse, som medfører, eller med rimelighed kan forudses at medføre, at Leverancen ikke kan leveres på Overtagelsesdagen, jf. bilag 1 (Tidsplan) i Udviklingskontrakten, Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 42 af 48 4

44 e) en Force Majeure-begivenhed indtræder, som i væsentlig grad forhindrer eller forsinker udførelsen af Projektet eller en væsentlig del heraf, f) en myndighed meddeler ATP, at ATP s udøvelse af sine rettigheder i henhold til dette punkt er nødvendig, g) der er en alvorlig risiko vedrørende helbred eller sikkerhed hos personer, ejendom eller miljøet, h) det er nødvendigt at aktivere den for at udføre en lovbestemt pligt, i) i tilfælde af, at der indtræffer en insolvensbegivenhed hos Leverandøren, j) hvis der indtræder direkte eller indirekte Kontrolskifte hos Leverandøren, eller k) ATP ved skriftlig meddelelse opsiger eller ophæver hele eller dele af Udviklingskontrakten i overensstemmelse med bestemmelserne deri Før ATP udøver sin Indtrædelsesret, skal ATP give Leverandøren mulighed for at vise, til ATP s rimelige tilfredshed inden for fem (5) Arbejdsdage efter Leverandørens modtagelse af ATP s meddelelse, at Leverandøren stadig er i stand til at levere Leverancen i overensstemmelse med vilkårene i Udviklingskontrakten og/eller afhjælpe de forhold, som giver ATP Indtrædelsesret Hvis det foreliggende problem ikke afhjælpes eller risikoen ikke i alle væsentlige henseender reduceres med de i punkt iværksatte initiativer, kan ATP: a) hvis ATP anser det for hensigtsmæssigt, skriftligt kræve, at Leverandøren tager de skridt, som ATP anser for nødvendige eller hensigtsmæssige for at reducere eller afhjælpe forholdene i punkt b) udpege en tredjepart til at arbejde med Leverandøren med at opfylde den berørte del af Projektet (herunder de af en underleverandør leverede ydelser), eller c) kræve, at Leverandøren tager de skridt, som ATP med rimelighed anser for at være hensigtsmæssige for at sikre opfyldelse af hele eller dele af Leverancen (herunder de af en underleverandør leverede ydelser) Leverandøren skal på loyal vis samarbejde med ATP og enhver tredjepart udpeget i henhold til punkt 6.4.4, litra b), og skal anvende enhver rimelig metodologi, som ATP eller en tredjepart anbefaler Hvis Leverandøren, (i) ikke inden for fem (5) Arbejdsdage efter modtagelse af en meddelelse afgivet af ATP i henhold til punkt 6.4.4, litra a) bekræfter over for ATP, at Leverandøren er villig til at tage de i meddelelsen anførte skridt, Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 43 af 48 4

45 (ii) undlader at arbejde med en tredjepart udpeget i henhold til punkt 6.4.4, litra b), eller (iii) undlader at tage de af ATP påkrævede skridt i henhold til punkt 6.4.4, litra c), kan ATP enten selv eller med assistance fra tredjepartsleverandør tage forholdsregler i henhold til dette punkt 6.4, dog således at Leverandøren kan kræve, at ATP fra disse tredjepartsleverandører indhenter en fortrolighedserklæring, der ikke er mindre byrdefulde end de i punkt [[58] (Tavshedspligt)] i Udviklingskontrakten anførte Hvis ATP ønsker at tage forholdsregler i henhold til punkt ovenfor, skal ATP give Leverandøren meddelelse herom (i det følgende benævnt "Indtrædelsesmeddelelse"). Indtrædelsesmeddelelsen skal anføre følgende: a) de(n) foranstaltning(er), ATP ønsker at træffe og de ydelser/leverancer under Udviklingskontrakten, ATP ønsker at kontrollere, b) årsagen til og formålet med at træffe foranstaltningen/foranstaltningerne, c) datoen for, hvornår ATP ønsker at påbegynde foranstaltningen/foranstaltningerne, d) den tid, som ATP mener, er nødvendigt for gennemførelse af foranstaltningen/foranstaltningerne, e) om ATP kræver adgang til Leverandørens forretningslokaler og/eller Leverandørens leverancelokationer, og f) i det omfang det er muligt, den indvirkning foranstaltningen/foranstaltningerne vil få for Leverandøren og dennes forpligtelser til at levere ydelserne under Udviklingskontrakten i den periode i hvilken foranstaltningen/foranstaltningerne træffes Efter afgivelse af en Indtrædelsesmeddelelse skal ATP: a) træffe de(n) foranstaltning(er), der er anført i Indtrædelsesmeddelelsen, samt eventuelle yderligere foranstaltninger, der er nødvendige for at reducere eller afhjælpe forholdene i punkt (samlet benævnt den "Nødvendige Foranstaltning"), b) føre optegnelser over den trufne Nødvendige Foranstaltning og give oplysning om den Nødvendige Foranstaltning til Leverandøren, c) samarbejde, i det omfang det er rimeligt, med Leverandøren for at sætte Leverandøren i stand til fortsat at levere ydelserne under Udviklingskontrakten, som ATP ikke har taget kontrol over, og Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 44 af 48 4

46 d) handle rimeligt for at mindske de omkostninger, som Leverandøren pådrager sig som følge af udøvelsen af ATP s rettigheder i henhold til punkt ovenfor. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 45 af 48 4

47 6.4.9 I det omfang, og så længe en ydelse er genstand for en Nødvendig Foranstaltning (og således udføres af ATP selv), har Leverandøren ikke pligt til at levere denne ydelse. For god ordens skyld bemærkes det, at Leverandøren i henhold til Udviklingskontrakten stadig er ansvarlig for at levere de ydelser under Udviklingskontrakten, der ikke er genstand for en Nødvendig Foranstaltning Leverandøren skal godtgøre ATP s forøgede omkostninger forbundet med udøvelsen af ATP s Indtrædelsesret, som ATP har givet Leverandøren skriftlig meddelelse om Så længe ATP selv eller ved tredjemand på ATP s vegne leverer en del af ydelserne under Udviklingskontrakten i henhold til punkt 6.4, er ATP ikke forpligtet til at betale for de ydelser, i relation til hvilke ATP har udøvet Indtrædelsesret Hvis den Nødvendige Foranstaltning medfører en forringelse af de ydelser under Udviklingskontrakten, der ikke er omfattet af den Nødvendige Foranstaltning, ud over hvad der ville have været tilfældet, hvis ATP ikke havde truffet den Nødvendige Foranstaltning, fritages Leverandøren for sin forpligtelse til at udføre de berørte ydelser i rimeligt omfang, forudsat at Leverandøren kan bevise, til ATP s rimelige tilfredshed, at den Nødvendige Foranstaltning har medført forringelsen. Leverandøren skal rette fejl og forsinkelser forårsaget af den Nødvendige Foranstaltning i overensstemmelse med vilkårene for ændringshåndtering, som fastlagt i bilag 11 (Ændringshåndtering) Før ATP ophører med at udøve sin Indtrædelsesret, skal ATP give Leverandøren skriftlig meddelelse herom (i det følgende benævnt "Udtrædelsesmeddelelse") med angivelse af (i det omfang det er muligt) de foranstaltninger, man har truffet ved udøvelse af Indtrædelsesretten og den dato, hvor man planlægger at afslutte sådanne foranstaltninger (i det følgende benævnt "Udtrædelsesdatoen") Leverandøren skal efter modtagelse af en Udtrædelsesmeddelelse og senest ti (10) Arbejdsdage efter Leverandørens modtagelse af Udtrædelsesmeddelelsen, udarbejde og levere til ATP til dennes godkendelse et udkast til en plan vedrørende Leverandørens genoptagelse af ydelserne, herunder eventuelle foranstaltninger, som Leverandøren foreslår at træffe for at sikre, at ydelserne opfylder kravene i Udviklingskontrakten (i det følgende benævnt "Udtrædelsesplan"). Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 46 af 48 4

48 Hvis ATP ikke kan godkende udkastet til Udtrædelsesplanen, skal ATP meddele Leverandøren årsagerne hertil. Leverandøren skal dernæst revidere udkastet til Udtrædelsesplanen, idet årsagerne for ATP s afvisning af udkastet tages i betragtning, og genfremsende den reviderede Udtrædelsesplan til ATP til dennes godkendelse. ATP må ikke uden rimelig grund nægte eller forsinke godkendelsen af udkastet til Udtrædelsesplan Når ATP har godkendt Udtrædelsesplanen, bliver denne plan Udtrædelsesplanen hvad angår Udviklingskontrakten, og Leverandøren skal afsætte tilstrækkelige ressourcer til at implementere Udtrædelsesplanen og til at sikre, at levering af de berørte ydelser genoptages i overensstemmelse med eventuelle Servicemål fra datoen anført i Udtrædelsesmeddelelsen eller i øvrigt aftalt mellem Parterne Leverandøren afholder egne omkostninger i forbindelse med forberedelsen af Udtrædelsesplanen eller opfyldelsen af sine pligter i henhold til dette punkt Endelig eskalation Ud over eskaleringsprocessen anført i punkt [*] ovenfor kan ATP benytte sig af de nedenfor i litra a) og c) angivne eskalationer i de i punkt anførte situationer samt (i) hvis ATP påstår, at Leverandøren væsentligt misligholder Udviklingskontrakten, eller (ii) hvis Parterne er uenige om væsentlige spørgsmål, der påvirker deres samarbejde i henhold til Udviklingskontrakten, og disse spørgsmål ikke er løst i henhold til punkt [*] ovenfor, eller (iii) hvis Leverandøren gøres til genstand for økonomiske uregelmæssigheder eller undersøgelser, der bevirker, at ATP med rimelighed tvivler på Leverandørens evne til at opfylde sine forpligtelser i henhold til Udviklingskontrakten: a) inden for femten (15) Dage efter ATP s skriftlige anmodning skal Leverandøren sørge for, at et medlem af Leverandørens direktion indkalder til og deltager i et møde på ATP s lokation i Hillerød for at diskutere forholdene, og sørge for, at denne repræsentant foreslår hensigtsmæssige foranstaltninger for at afhjælpe og imødegå de forhold, der giver anledning til eskaleringen, herunder yde erstatning til ATP, b) og hvis der på møderne ikke findes løsninger, der er tilfredsstillende for ATP: c) inden for ti (10) Dage efter ATP s yderligere skriftlige anmodning skal Leverandøren sørge for, at et medlem af den internationale direktion i Leverandørens koncern, såfremt hovedkvarteret ligger uden for Danmark, eller den administrerende direktør fra Leverandørens koncern, hvis hovedkvarteret er i Danmark, indkalder til og deltager i et møde på ATP s lokation i Hillerød for Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 47 af 48 4

49 at diskutere situationen, og sørge for, at denne repræsentant foreslår hensigtsmæssige foranstaltninger til at afhjælpe og imødegå de forhold, der giver anledning til eskaleringen, herunder at yde erstatning til ATP. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 48 af 48 4