Bilag 8 Samarbejde og rapportering

Transkript

1 Bilag 8 Samarbejde og rapportering Version

2 Indhold VEJLEDNING TIL TILBUDSGIVER INDLEDNING PROJEKTLEDELSESMETODE OG UDVIKLINGSMETODE UDVIKLING AF PROTOTYPE FOR SYSTEMETS BRUGERGRÆNSEFLADER SAMARBEJDSORGANISATION I UDVIKLINGSPROJEKTET LEVERANDØRENS NØGLEPERSONER UDSKIFTNING LEVERANDØRENS KVALIFIKATIONER LEVERANDØRENS DELTAGELSE I SAMARBEJDE MED ANDRE STYREGRUPPE STYREGRUPPENS ANSVAR KOMPETENCE STYREGRUPPEMØDER STYREGRUPPENS SAMMENSÆTNING PROJEKTGRUPPE PROJEKTGRUPPENS SAMMENSÆTNING PROJEKTGRUPPENS ANSVAR LEVERANDØRENS PROJEKTLEDELSE ATP S PROJEKTLEDER KOMPETENCE PROJEKTGRUPPEMØDER ARBEJDSGRUPPER UNDER PROJEKTETS LEDELSE SAMARBEJDSORGANISATION EFTER OVERTAGELSESDAGEN Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 1 af 48 1

3 4.1 RAMMER FOR SAMARBEJDET SAMARBEJDSORGANISATIONENS OPBYGNING STYREGRUPPEN OPGAVER DAGSORDEN SAMARBEJDSFORUM TAKTISK STYRING OPGAVER ROLLER DAGSORDEN ESKALERING CONTRACT MANAGEMENT OPGAVER ROLLER DAGSORDEN ESKALERING ORDNINGS- OG DRIFTSFORUM OPGAVER ROLLER DAGSORDEN ESKALERING OPERATIONELLE DRIFTSGRUPPER AD HOC TVÆRGÅENDE LEVERANDØRMØDER PROJEKTGRUPPER (DRIFT) OPGAVER ESKALERING RAPPORTERING OG KVALITETSSIKRING LEVERANDØRENS RAPPORTERING I UDVIKLINGSPROJEKTET STATUSRAPPORTERING PROJEKTER RISIKORAPPORTERING LEVERANDØRENS RAPPORTERING EFTER OVERTAGELSESDAGEN Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 2 af 48 2

4 5.2.1 MÅNEDSRAPPORT SLA-RAPPORT TIMERAPPORT PROBLEM MANAGEMENT RAPPORT SIKKERHEDSRAPPORT RAPPORT OM FORBEDRINGSFORSLAG PLAN FOR OPHØR PROAKTIVE BEFØJELSER KODE GUL OG KODE RØD RISICI FRISTER UENIGHED OM RISIKOVURDERING ELLER RELEVANTE PROAKTIVE BEFØJELSER INDTRÆDELSESRET ENDELIG ESKALATION Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 3 af 48 3

5 Vejledning til Tilbudsgiver Dette bilag omhandler ATP s krav til samarbejdsorganisation, rapportering samt til projektledelsesmetode og udviklingsmetode for udvikling af Systemet. Bilaget skal udfyldes af Tilbudsgiveren, jf. nedenstående retningslinjer. Tilbudsgiverens eventuelle forbehold anføres i forbeholdslisten og skrives ind med track changes i selve bilaget i overensstemmelse med udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver skal som del af sit tilbud følge og besvare instruktioner, som er markeret med [ ]. For nærværende bilag betyder det, at Tilbudsgiver skal: udfylde tabel 3, 5 og 7 i dette bilag. Tilbudsgiver bedes være opmærksom på, at antallet af rækker i tabellerne ikke udgør en egentlig afgrænsning, og Tilbudsgiveren kan således tilpasse tabellerne efter behov. Tabel 1 Vejledning til Tilbudsgiver Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 4 af 48 4

6 1 Indledning Dette bilag er opdelt i følgende afsnit: Afsnit 2, der beskriver Leverandørens projektledelsesmetode og udviklingsmetode. Afsnit 3, der beskriver samarbejdsorganisationen i Udviklingsprojektet. Afsnit 4, der beskriver samarbejdsorganisationen efter Overtagelsesdagen. Afsnit 5, der beskriver krav til rapportering. Afsnit 7, der indeholder Proaktive beføjelser. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 5 af 48 5

7 2 Projektledelsesmetode og udviklingsmetode ATP anvender PRINCE2 som projektledelsesmetode, hvilket Leverandøren skal understøtte i sin projektledelsesmetode, idet Leverandøren skal anvende denne eller en tilsvarende metode i samarbejdet med ATP. En beskrivelse af Leverandørens udviklingsmetode og projektledelsesmetode fremgår af bilag 8A (Leverandørens metode). Specifikt for Systemets brugergrænseflader, er det et krav, at der anvendes en iterativ proces til udvikling af en klikbar prototype for brugergrænseflader, i Etape I Afklaringsetapen. ATP s krav til den iterative proces fremgår af nedenstående afsnit Udvikling af prototype for Systemets brugergrænseflader Nedenfor er beskrevet ATP s krav til udvikling af prototype for Systemets brugergrænseflader. De beskrevne faser skal indgå i Leverandørens planlægning og tilrettelæggelse af Udviklingsprojektet. Formålet med brugerinddragende udvikling af brugergrænseflader er at sikre at brugerne er i stand til at benytte Systemet og opfatter Systemet som brugervenligt. Ved tidlig brugerinvolvering sikres det, at grundlæggende antagelser om brugervenlighed udfordres og om nødvendigt korrigeres. Udviklingen af prototype for brugergrænseflader tager udgangspunkt i ATP s krav til brugervenlighed jf. bilag 3A.1 (Kravliste). De faser, som er beskrevet herunder, er de iterationer som forfiner brugergrænsefladen frem mod en godkendt prototype: 1. Opstart: Forventningsafstemning og projektplanlægning 2. Co-creation: Workshops med brugere 3. Konceptdesign: Udvikling af wireframes og prototyper 4. Prototyping: Videreudvikling af prototyper I praksis vil forløbet og faserne formentlig have karakter af et iterativt forløb, hvilket betyder, at det kan være nødvendigt helt eller delvist at gentage faser. Det er et Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 6 af 48 6

8 krav at Leverandøren understøtter de fire faser og iterationer i den tilbudte udviklingsmetode. Når prototypen er færdig og Brugervenlighedstesten godkendt, jf. bilag 6 (Afprøvning), indgår den som grundlag for udvikling af Systemet. De fire faser er beskrevet nedenfor. 1. Opstart Indledningsvist skal Leverandøren og relevante aktører hos ATP deltage i 1-2 opstartsworkshops. Formålet er at få fastlagt rammerne for det brugerinddragende udviklingsforløb. Konkret udbytte og indhold: Form og metode for udviklingsforløbet fastlægges efter opstartsworkshops. Rollefordeling og samarbejdsform ift. til de leverancer, som ligger i udviklingsarbejdet. Identificering af relevante brugere, der skal inddrages i udviklingsarbejdet vil fungere som input til rekruttering af brugere forud for co-creation workshops. 2. Co-creation Afhængig af brugergrænsefladernes forventede kompleksitet gennemføres ca. 3-5 co-creation workshops. Formålet med disse co-creation workshops er, at brugerne (borgere, virksomheder og kunderådgivere) er med til at udvælge, validere og videreudvikle på idéer til det System, som Leverandøren skal levere. Formålet er, at Leverandøren skal have de input fra brugerne, der er nødvendige for at kunne designe en opbygning af brugergrænsefladerne både i forhold til informationsarkitektur og funktionalitet, som brugerne forstår at anvende. Formålet med disse workshops er at sikre, at den fremtidige løsning har præcis det indhold og den funktionalitet, som brugerne oplever som værdifuld. ATP ønsker at teste, hvordan brugerne opfatter den funktionalitet, Leverandøren forventer at implementere i en brugergrænseflade. Ved tidligt i Udviklingsprojektet at afprøve dette med brugerne, kan vi hurtigere få prioriteret, hvilken funktionalitet der er intuitiv for brugerne. Funktionalitet brugerne ikke oplever som attraktivt, kan dermed tidligt elimineres. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 7 af 48 7

9 3. Konceptdesign Leverancen fra co-creationfasen danner grundlag for konceptdesignfasen, hvor Leverandøren og ATP tager brugernes input og transformerer dem til sammenhængende og gennemarbejdede løsningskoncepter. Leverandøren visualiserer disse løsningskoncepter i en prototype på wireframeniveau. Disse wireframes skitserer den brugergrænseflade som Leverandøren efterfølgende skal udvikle. Funktionalitet og sammenhæng er vigtigt i denne fase. Der gennemføres en Brugervenlighedstest af prototypen på wireframeniveau. Resultatet afgør, om der er behov for flere iterationer i denne fase. 4. Prototyping I denne fase, prototypingfasen, forudsætter ATP, at Leverandøren har indhentet alle nødvendige behov og krav til en prototype, så en prototype som svarer til den endelige brugergrænseflade kan færdiggøres. På dette tidspunkt, forventer ATP ikke, at den interaktive prototype integrerer til bagvedliggende fagsystemer og offentlige registre. Navne, tal og personlige oplysninger forventes blot at være fiktive om end ikke urealistiske. ATP producerer råtekst til prototypen, som Leverandøren indarbejder i løsningen. ATP gennemfører Brugervenlighedstest af den klikbare prototype. Resultatet afgør, om der er behov for flere iterationer i denne fase. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 8 af 48 8

10 3 Samarbejdsorganisation i Udviklingsprojektet Parterne skal samarbejde med en positiv og professionel holdning, og er begge forpligtede til at arbejde for kontraktens opfyldelse. Begge parter skal loyalt deltage i den aftalte samarbejdsorganisation samt udvise den fleksibilitet, der må anses for rimelig og sædvanlig ved gennemførelse af tilsvarende it-anskaffelser, jf. Kontraktens punkt 26, Samarbejdsorganisation og rapportering. Leverandøren skal på samme vis samarbejde med andre parter, herunder ATP s øvrige leverandører med relation til Projektet. Leverandøren skal forvente at deltage i koordinationsprocessen med ATP og andre leverandører i forbindelse med bl.a.: Udfasning og konvertering. Integrationer til Støttesystemer og Serviceplatform. Andre integrationer. Med henblik på at sikre en hensigtsmæssig gennemførelse af Kontrakten etableres den i dette bilag beskrevne samarbejdsorganisation. Nedenstående beskrivelse af samarbejdsorganisationen vil tage udgangspunkt i følgende illustration. Styregruppe Projektgruppe Figur 1 Samarbejdsorganisation Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 9 af 48 9

11 Parterne skal sikre, at Projektet har den fornødne forankring i Parternes respektive ledelser, således at det til stadighed er muligt at træffe de nødvendige beslutninger med den hastighed, omstændighederne kræver. ATP er ansvarlig for allokering og ledelse af egne underleverandører og egne interessenter, ligesom Leverandøren har ansvar for sine evt. underleverandører, som beskrevet i kontrakten. I det praktiske samarbejde kan ATP vælge at lade sin egen underleverandør eller andre repræsentanter tage direkte kontakt med Leverandøren. Samarbejdsorganisationen skal sammensættes af så få personer som muligt, og disse personer skal til enhver tid have den fornødne beslutningskompetence. Af hensyn til at optimere betingelserne for samarbejdet er det er et krav, at Leverandøren i nødvendige perioder etablerer sig hos ATP, fx i Afklaringsetapen, i forbindelse med workshops, i forbindelse med afvikling af prøver mv. Nødvendige perioder fastlægges i Afklaringsetapen. 3.1 Leverandørens nøglepersoner Leverandørens nøglepersoner vedrørende udviklingen af Systemet (leveranceansvarlig/ chef, projektleder, senior udvikler, it-arkitekt, testleder mv.) og CV for disse er vedlagt dette bilag som bilag 8B. [Tilbudsgiver skal som bilag 8B vedlægge en oversigt over Tilbudsgivers nøglepersoner samt CV er for alle nøglepersoner. ATP lægger vægt på, at Tilbudsgivers nøglepersoner besidder de nødvendige kvalifikationer til den pågældende opgave og har erfaring med at løse lignende opgaver Udskiftning Krav til udskiftning af nøglemedarbejdere fremgår af Kontraktens punkt 27. Tilbudsgiver har som bilag 8C til dette bilag, vedlagt en beskrivelse af, hvorledes det sikres, at den rette kompetence til enhver tid er til stede, herunder hvorledes Leverandøren sikrer tilstrækkelig oplæring af nye medarbejder, såfremt dette bliver nødvendigt. [Tilbudsgiver skal i bilag 8C beskrive, hvorledes det sikres, at den rette kompetence til enhver tid er til stede, herunder sikring af tilstrækkelig oplæring af nye medarbejder, såfremt dette bliver nødvendigt. Tilbudsgiver skal endvidere Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 10 af 48 1

12 fremlægge CV for medarbejdere, der kan indtræde som eventuel backup for de anførte nøglepersoner] Leverandørens kvalifikationer Kravene til Leverandørens kvalifikationer fremgår af Kontraktens punkt Leverandørens deltagelse i samarbejde med andre ATP har ansvar for en portefølje af løsninger og har behov for at inddrage Leverandøren i koordinering af processer og opgaver, som vedrører Systemets samspil med andre systemer herunder procedurer for udvikling og forvaltning af Systemets Integrationer. ATP er initiativtager og leder af disse processer, men Leverandøren skal stille viden og ressourcer til rådighed så et effektivt samspil kan sikres på tværs af systemer, jf. bilag 15 (Leverandørkoordinering). 3.3 Styregruppe Der nedsættes en styregruppe på ledelsesniveau med repræsentanter fra ATP og Leverandøren. ATP har formandskabet i styregruppen. Hver part udpeger, forinden eller umiddelbart efter Kontraktens underskrift, et antal medlemmer som skal repræsentere den pågældende part i styregruppen. Hver Parts projektleder, deltager jf. punkt nedenfor, i styregruppens møder, men projektlederne er ikke medlemmer af styregruppen. 3.4 Styregruppens ansvar Styregruppen er overordnet ansvarlig for at overvåge, at der sker en hensigtsmæssig gennemførelse af Kontrakten, inklusiv optioner, Ændringer og videreudviklingsopgaver. Ændringer af Kontrakten samt eventuelle konsekvenser heraf i forhold til nytteværdi af Systemet, overordnet økonomi og væsentlige ændringer af tidsplanen, forelægges og drøftes i styregruppen. Styregruppen træffer beslutninger i relation til den fremlagte statusrapportering fra Leverandørens projektleder Kompetence Styregruppens medlemmer refererer til eller er en del ledelsen i medlemmernes respektive organisationer. Et eller flere medlemmer af styregruppen, eventuelt i forening, skal være bemyndiget til for henholdsvis ATP eller Leverandøren at træffe bindende beslutninger i forhold til Kontrakten. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 11 af 48 1

13 3.4.2 Styregruppemøder Styregruppen mødes hver måned eller efter behov. ATP indkalder til møderne. Leverandørens projektleder udarbejder og afgiver til styregruppemøderne en statusrapport i overensstemmelse med rapporteringskravene jf. punkt 6 nedenfor. Leverandøren sender denne rapport til ATP senest 5 Arbejdsdage forud for styregruppemødet. Senest 3 Arbejdsdage før afholdelse af et styregruppemøde udsender ATP en dagsorden for mødet samt evt. bilag til gruppens medlemmer. ATP fører referat af styregruppens møder. Referatet skal beskrive samtlige beslutninger truffet på mødet. Referatet sendes senest 3 Arbejdsdage efter mødets afholdelse til styregruppens medlemmer. Såfremt der ikke gøres indsigelser senest 5 Arbejdsdage efter datoen for referatets modtagelse, betragtes mødereferatet som godkendt. Styregruppemøder afholdes som udgangspunkt hos ATP, men kan evt. foregå telefonisk eller skriftligt efter forudgående skriftlig aftale mellem Parterne. Leverandøren kompenseres ikke for transportomkostninger Styregruppens sammensætning Styregruppen består af: ATP Navn, stilling Peter Glargaard, Underdirektør, Nye Forretningsløsninger Hans Christian Jelstrup, Underdirektør og Programchef Carsten Bodal, Vicedirektør Morten Hastrup, Underdirektør, IT Operations Tlf. Mobil (direkte) peg@atp.dk (direkte) hcj@atp.dk (direkte) cab@atp.dk (direkte) mhc@atp.dk Tabel 2 ATP s styregruppemedlemmer Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 12 af 48 1

14 Leverandøren Navn, stilling [udfyldes af Tilbudsgiver] Tlf. Mobil [udfyldes af Tilbudsgiver] Tabel 3 Leverandørens styregruppemedlemmer Styregruppen kan beslutte, at andre personer kan deltage i styregruppens møder på ad hoc basis. 3.5 Projektgruppe Projektgruppen består af en projektleder fra henholdsvis Leverandøren og ATP samt evt. yderligere nøglepersoner fra begge Parter. Projektgruppens sammensætning fra kontraktunderskrivelsen fremgår af punkt I forbindelse med opstart af aktiviteter vedrørende drift, dog senest 90 dage forud for start på Overtagelsesprøven, skal en repræsentant fra Leverandørens driftsorganisation indgå i projektgruppen. ATP har formandskabet i projektgruppen Projektgruppens sammensætning Projektledelsen består af: ATP Navn, stilling xxx Projektchef Tlf. Mobil xxxx (direkte) +45 xxx xxxx xxx@atp.dk Tabel 4 ATP s projektleder Leverandøren Navn, stilling [udfyldes af Tilbudsgiver] Tlf. Mobil [udfyldes af Tilbudsgiver] Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 13 af 48 1

15 Tabel 5 Leverandørens projektleder Den øvrige projektgruppe består af: ATP Navn, stilling Xxx Forretningsansvarlig Xxx Ledende arkitekt Xxx Koordinator vedr. Drift Tlf. Mobil xxx (direkte) + 45 xxxx xxxx xxx@atp.dk xxx (direkte) + 45 xxxx xxxx xxx@atp.dk xxx (direkte) + 45 xxxx xxxx xxx@atp.dk Tabel 6 ATP s projektgruppemedlemmer Leverandøren Navn, stilling [udfyldes af Tilbudsgiver] Tlf. Mobil [udfyldes af Tilbudsgiver] Tabel 7 Leverandørens projektgruppemedlemmer Projektgruppens ansvar Projektgruppen varetager den daglige koordination og opfølgning på Projektet. På møderne drøftes fast nedenstående punkter. Status herunder status for leverancer Fremdrift i Projektet jf. den godkendte hovedtidsplan Risici Fejl Ændringsønsker Emneregister Kvalitetsregister Lovvedligehold Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 14 af 48 1

16 Igangværende videreudvikling mv. Derudover behandler projektgruppen spørgsmål om prioritering af ressourcer i forbindelse med Kontrakten Leverandørens projektledelse Leverandøren skal bemande projektet med erfaren og kvalificeret projektledelse, jf. Kontraktens punkt 6.1. Leverandørens projektledelse skal have relevant og dokumenteret erfaring i forhold til styring af tilsvarende udviklingsprojekter ATP s projektleder ATP vil stille en projektleder til rådighed, som har beslutningskompetence på ATP s vegne vedrørende forhold relateret til det daglige samarbejde mellem ATP og Leverandøren. For forhold, der forudsætter nærmere afklaring, påhviler det ATP at sikre denne afklaring/beslutning hurtigst muligt under behørig hensyntagen til forholdets karakter. ATP s projektleder varetager følgende opgaver: Primær ansvarlig for samarbejdet med Leverandøren. Opfølgning på Leverandørens ydelser, herunder Kontraktens opfyldelse. Prioritering af videreudviklingsopgaver og Optioner under udviklingsprojektet. Allokering af fornødne ressourcer til opgaven. Andre punkter til beslutning med evt. baggrundsmateriale. Leverandørens forventninger til ATP s projektleder fremgår af bilag 9 (ATP s medvirken) Kompetence Projektgruppen kan indenfor Kontraktens rammer gennemføre justeringer, der ikke har konsekvenser i forhold til nytteværdi af Systemet, Projektets økonomi, og overordnet tidsplan. Eventuelle justeringer skal beskrives skriftligt og tiltrædes af projektgruppen Projektgruppemøder Projektgruppen mødes min. hver 14. dag i forbindelse med udvikling af Systemet. Dagsorden, oversigt over udeståender og evt. bilag fremsendes af Leverandørens projektleder til projektgruppen senest 3 Arbejdsdage før mødet. Leverandørens projektleder udarbejder og vedligeholder projektledelsesdokumentation som beskrevet i Kontraktens punkt 4.. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 15 af 48 1

17 Leverandøren udarbejder beslutningsreferat af gruppens møder, der som minimum skal indeholde beskrivelser af samtlige beslutninger truffet på mødet, og som senest 3 Arbejdsdage efter mødets afholdelse fremsendes til ATP. Såfremt der ikke gøres indsigelser senest 5 Arbejdsdage efter datoen for referatets modtagelse, betragtes mødereferatet som godkendt. Projektgruppemøder foregår som udgangspunkt hos ATP, men kan evt. foregå hos Leverandøren, hvis Parterne finder dette mest hensigtsmæssigt. Leverandøren eller ATP kompenseres ikke for transportomkostninger. 3.6 Arbejdsgrupper under projektets ledelse ATP og Leverandøren kan i fællesskab etablere arbejdsgrupper eller lignende med fokus på særlige problemstillinger, emneområder m.v. for at sikre succesfuld udvikling og idriftsættelse af Systemet. Grupperne refererer til projektgruppen og fungerer under Leverandørens ledelse. De fælles forventninger til etablering af arbejdsgrupper aftales i Afklaringsetapen. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 16 af 48 1

18 4 Samarbejdsorganisation efter Overtagelsesdagen 4.1 Rammer for samarbejdet I forbindelse med samarbejdet skal følgende retningslinjer opfyldes: Leverandørens repræsentanter: ATP forventer generelt, at Leverandørens repræsentanter agerer proaktivt og med rettidig omhu. ATP forventer desuden, at der i særligt kritiske og pludseligt opståede situationer ageres via et positivt og hurtigt samarbejde fra Leverandørens side. Dette ligeledes i forbindelse med situationer, der kræver hurtige omstillinger i Driftsmiljøet. Samarbejdet skal omfatte alle organisatoriske niveauer og skabe mulighed for en direkte dialog mellem for eksempel teknikere hos ATP og Leverandøren. Sekretariatsfunktion: Leverandøren varetager sekretariatsfunktionen for samtlige grupper, dvs. mødeindkaldelse, udsendelse af dagsorden, udarbejdelse og udsendelse af referat. ATP forventer, at nedenstående mødefora indkaldes og varsles minimum 1 måned inden mødets afholdelse. Lokation: Samtlige møder afholdes på ATP s lokation, medmindre andet er aftalt. Deltagere fra ATP: Den præcise deltagerkreds fra ATP for hver gruppe aftales mellem ATP og Leverandøren i forbindelse med udarbejdelse af Driftsaftalehåndbogen, som opstartes i Etape II, og som er godkendt af ATP inden Overtagelsesprøven. Deltagere fra Leverandøren: Den præcise deltagerkreds fra Leverandøren for hver gruppe, aftales mellem ATP og leverandøren i forbindelse med udarbejdelse af Driftsaftalehåndbogen, men deltagerne skal dog altid være kompetente til at udfylde de roller, der er angivet for den enkelte gruppe. Ansvar: Ansvaret for ATP s og Leverandørens repræsentanter i grupperne beskrevet i punkt 4.3 til nedenfor er udelukkende indikativt, og er således ikke udtømmende. De konkrete ansvarsområder for ATP s og Leverandørens repræsentanter i de forskellige grupper dokumenteres i Driftsaftalehåndbogen. Agenda: I forhold til den i tabellerne specificerede agenda, er dette et udtryk for ATP s umiddelbare ønske om emner til behandling i de enkelte fora. Den præcise agenda for hver gruppe aftales mellem ATP og Leverandøren i forbindelse med udarbejdelse af Driftsaftalehåndbogen. ATP skal til enhver tid have adgang til al dokumentation i form af rapporter, referater, dagsordener, emnelister og øvrigt materiale, via et for ATP og Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 17 af 48 1

19 Leverandøren centralt projektsite eller lignende. Dokumentationen skal leveres i et redigér- søg- og printbart format. Referater: Leverandøren er ansvarlig for udarbejdelse af referater, samt at der sendes besked til samtlige ATP s deltagere, når et referat er tilgængeligt på det fælles projektsite eller lignende. Referater skal foreligge senest fem (5) Arbejdsdage efter tidspunktet for mødets afholdelse. Referater skal markeres udkast, og er først gældende mellem Parterne, når ATP har godkendt referatet. Herefter markeres referatet godkendt. ATP har fem (5) Arbejdsdage til godkendelse af referater. Mødefrekvens: Den i punkt 4.2 anførte mødefrekvens er udelukkende indikativ, idet der i forbindelse med samarbejdet vil ske en løbende tilpasning til den aktuelle situation og de aktuelle behov. Såfremt der foretages ændringer i mødefrekvensen, vil dette blive dokumenteret i Driftsaftalehåndbogen. Leverandøren er ikke berettiget til særskilt vederlag for deltagelse i yderligere møder, så længe omfanget afspejler det faktiske behov. 4.2 Samarbejdsorganisationens opbygning Der oprettes en samarbejdsorganisation mellem ATP og Leverandøren med følgende arbejdsgrupper: Gruppe Mødefrekvens Dagsorden udsendes Styregruppe Én gang i kvartalet 5 Arbejdsdage før mødet Samarbejdsforum Én gang månedligt 5 Arbejdsdage før mødet Ordnings- og Driftsforum inkl. Én gang månedligt 5 Arbejdsdage før mødet vedligeholdelsesstyring Contract Management Én gang månedligt - eller efter aftale 5 Arbejdsdage før mødet Projektgrupper Ad hoc / efter aftale 5 Arbejdsdage før mødet Tabel 8 Arbejdsgrupper i samarbejdsorganisationen efter Overtagelse Samarbejdsorganisationen er opdelt således, at Styregruppen er overordnet beslutningsorgan for Ydelserne i Kontrakten. Samarbejdsforum sikrer tværgående aktiviteter, herunder overordnet koordinering med andre leverandører/leverancer og eskalation, medens Ordnings- og Driftsforum styrer de aktiviteter, der knytter sig til Driften af Systemet. Endelig sikrer Projektgrupper de aktiviteter, der knytter sig til større ændringer i Systemet og dets grænseflade. Contract management behandler alle forhold, der vedrører Kontrakten, herunder kontraktuelle ændringer. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 18 af 48 1

20 I nedenstående figur er samarbejdsorganisationen illustreret med angivelse af eskalationsveje, hvor Styregruppen har den øverste beslutningskompetence: Figur 2 Opbygning af samarbejdsorganisation efter Overtagelsesdagen Såfremt det er nødvendigt, kan der foretages tilpasninger i samarbejdsorganisationen jævnfør Kontraktens bestemmelser om Ændringer. I de følgende afsnit er hver gruppe nærmere beskrevet. 4.3 Styregruppen Styregruppen er det overordnede beslutningsorgan for alle forhold af væsentlig eller strategisk karakter i forbindelse med gennemførelse af Ydelserne i henhold til Kontrakten og udviklingen af Parternes samarbejde. Styregruppen kan af hver Part indkaldes ekstraordinært, hvis dette er nødvendigt for at sikre Driften af Systemet, eller hvis andre årsager nødvendiggør dette Opgaver Styregruppen har til opgave at: Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 19 af 48 1

21 Fastlægge de overordnede principper for samarbejde og beslutningsprocesser indenfor Kontraktens rammer Udarbejde strategiske anbefalinger for Drift, vedligehold og videreudvikling af Systemet nu og på sigt. Fungere som beslutningsorgan og eskalationsvej for de beslutninger, der ikke kan afklares i den Samarbejdsforum Afklarer eskaleringer fra øvrige samarbejdsfora. Roller Styregruppen udgøres af ledende medarbejdere hos ATP og Leverandøren med kompetence til at træffe overordnede beslutninger angående samarbejdet mellem Parterne. Deltagerne i Styregruppen er specificeret på funktionsniveau (roller). En person kan udfylde flere roller. Rolle Ledelsesansvarlig, Udbetaling Danmark Kontraktejer, Udbetaling Danmark Ledelsesansvarlig, IT Ad hoc-deltagere m.fl. Ansvar Forretningsansvarlig, Styregruppens Formand Ansvarlig for ATP IT Iflg. aftale med Styregruppeformand Tabel 9 ATP s repræsentanter i Styregruppen Rolle Primært ansvarligt direktionsmedlem Leveranceansvarlig Ad hoc-deltagere m.fl. Referent Ansvar Overordnet ansvarlig for samarbejdet. Ansvarlig for den samlede opfyldelse af Kontrakten herunder bilag [7 (Vilkår for Drift, Vedligeholdelse, Support og Videreudvikling)] Tabel 10 Leverandørens repræsentanter i Styregruppen Dagsorden Punkt Opfølgning fra sidste møde Ansvarlig for materiale til punktet ATP og Leverandør Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 20 af 48 2

22 Punkt Generel status på driftssamarbejdet, herunder seneste tre (3) måneders opfyldelse af Servicemål Generel status på projekter Strategiske drøftelser vedrørende optimering af ATP s anvendelse af Systemet Optimering af samarbejdsrelationer Eventuelt Ansvarlig for materiale til punktet Leverandøren Leverandøren Leverandøren og ATP Leverandøren og ATP Leverandøren og ATP Tabel 11Dagsorden - Styrgruppemøde Herudover kan Styregruppen efter behov behandle forslag til Ændringer i Kontrakten, organisering, serviceniveauer mv. 4.4 Samarbejdsforum Taktisk styring Samarbejdsforum har til ansvar at sikre at det vedligehold og den videreudvikling der foretages i Systemet sker i samspil med ATP s øvrige leverandører og andre tredjeparter. Samarbejdsforum er ansvarlig for den overordnede driftsopfølgning og er eskalationspunkt Opgaver Samarbejdsforum har til opgave at: Følge op på Kontraktens overordnede mål Sikre, at nødvendige beslutninger vedrørende taktiske problemstillinger træffes Overordnet opfølgning på Kontraktens driftsleverancer Sikre at nødvendige processer vedrørende Demand Management etableres og er velfungerende Behandling af evt. eskaleringer fra Projektgrupper Beslutning om iværksættelse af proaktive handlinger (f.eks. etablering af taskforce omkring performance forbedringer etc.). Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 21 af 48 2

23 4.4.2 Roller Samarbejdsforum udgøres af Leverandørens og ATP s udviklings- og driftsansvarlige. Deltagerne i gruppen er specificeret på funktionsniveau (roller). En person kan udfylde flere roller og indgå i flere grupper. Rolle Ledelsesrepræsentant fra Forretning Ledelsesrepræsentant fra Operationel It Ad hoc-deltagere m.fl. Ansvar Ansvarlig for forretningsprocesser og systemansvarlig It-ansvarlig for opfølgning på it-drift Ledelsesrepræsentanter fra Forretning, Operationel It og Projekter Tabel 12 ATP s repræsentanter i Samarbejdsforum Rolle Service Delivery Manager Udviklingschef Projektchef Ansvar Ansvarlig for dagligt samarbejde og for overordnet risk management. Ansvarlig for indholdet i videreudvikling- og vedligeholdelsesprojekter Ansvarlig for gennemførelsen af videreudviklingog vedligeholdelsesprojekter Ad hoc-deltagere m.fl. Referent Tabel 13 Leverandørens repræsentanter i Samarbejdsforum Dagsorden I forbindelse med møder i Samarbejdsforum skal dagsordenen som minimum indeholde nedenstående punkter: Punkt Opfølgning fra sidste møde Overordnet Opfølgning på Kontraktens driftsleverancer og kapacitetsplan Ansvarlig for materiale til punktet ATP og Leverandøren Leverandøren Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 22 af 48 2

24 Punkt Gennemgang af kommende Projekter Status på igangværende Projekter Gennemgang af afsluttede Projekter Eventuelt Ansvarlig for materiale til punktet ATP Leverandøren Leverandøren Tabel 14 Samarbejdsforum dagsorden Eskalering Eventuelle tvivlsspørgsmål og uoverensstemmelser af væsentlig karakter eskaleres til Styregruppen. 4.5 Contract Management Contract Management skal sikre, at eskalerede juridiske problemstillinger og Ændringer til kontrakten udarbejdes i henhold til aftalte processer og der sker en korrekt afregning for den Driftsydelse som Leverandøren leverer Opgaver Contract Management har til opgave at sikre At Ændringer til Kontrakten udarbejdes i henhold til aftalte processer at opgaver i relation til opfølgning på Kontraktens indhold, som eskaleres fra Styregruppe eller samarbejdsforum, udføres Roller Contract Management udgøres af Contract Manager fra ATP og Leverandør. Rolle Contract Manager Ad hoc-deltagere m.fl. Ansvar Ledelsesrepræsentant, ATP Tabel 15 ATP s repræsentanter i Contract Management Rolle Contract Manager Ansvar Ansvarlig for kontraktuelle ændringer og opfølgning på Kontraktens indhold Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 23 af 48 2