Notat Vedrørende regler og kontroller i forbindelse med økonomiske dispositioner

Transkript

1 Afdeling: Økonomidirektøren Udarbejdet af: MSK Journal nr.: 16/ Dato: 31. juli 2016 Telefon: Notat Vedrørende regler og kontroller i forbindelse med økonomiske dispositioner 1. Baggrund I forbindelse med fejl i forbindelse med ekstra forudbetaling af stort beløb til en leverandør, er der konkret anledning til at gennemgå eksisterende regelsæt, nuværende kontrolsystem samt kapaciteten i de interne kontrolfunktioner for bedst muligt at imødegå og fange sådanne fejl fremadrettet. Der er udarbejdet særlig redegørelse for forløbet i ovennævnte sag. Fokus i dette notat er at tilvejebringe en oversigt over regelværket i forhold til økonomiske dispositioner samt tilhørende kontrolfunktioner. Herudover vil der være fokus på mulige initiativfelter med henblik på at yderligere at minimere risici. 2. Regler, kompetencer og kontroller Der er en række faktorer, som bør indgå i en samlet vurdering af risici og heraf følgende indsatsbehov, herunder behovet for regler og kontroller. Regler Kompetencer Kontroller Krav: Krav: Krav: Der skal være dækkende og adækvate regler, som giver den fornødne instruktion, og som er passende i forhold til de konkrete risici. Formål: Arbejdsfunktionerne skal udføres af personale, som har de rette faglige kompetencer og erfaring, og som har modtaget den fornødne instruktion i forhold til opgaven. Kontrolniveauet skal modsvare risici. Der skal være kontrol i form af: ledelsestilsyn Intern kontrol Ekstern kontrol Formål: Formidlingen af dækkende regelsæt og tilhørende vejledninger samt instruktion og uddannelse af medarbejdere bør være det primære grundlag for at sikre korrekt forvaltning Kontrolfunktionerne er et værn mod menneskelige fejl, besvigelser og kilde til at rette op på evt. konstaterede svagheder i forvaltningspraksis. Side 1/8

2 De enkelte faktorer gennemgås i det følgende. 3. Regler Der skal være dækkende og adækvate regler, som giver den fornødne instruktion, og som er passende i forhold til de konkrete risici. Udgangspunktet er Lov nr 537 af 24 juni 2006 (Lov om regioner og om nedlæggelse af amtskommunerne, Hovedstadens Udviklingsråd og Hovedstadens Sygehusfællesskab) med senere ændringer. Her henvises i 29, at 42 stk. 3-7 mv. i lov om kommunernes styrelse (lovbekendtgørelse nr af 24. oktober 2006 ) også gælder for regionerne. Her fremgår i 42 Stk. 7. følgende: Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. Denne bestemmelse medfører, at der skal foreligge et lokalt regulativ for den økonomiske styring (typisk kaldet kasse- regnskabsregulativ). Tilsvarende fremgår af regionslovens 24, at Indenrigsministeren kan fremsætte nærmere regler om regionens kasse- og regnskabsvæsen. Dette er sket i form af bekendtgørelse nr. 185 af 19/02/2015 om regionernes budget- og regnskabsvæsen, revision mv. I Region Syddanmark foreligger regulativet i form af: Regler for økonomistyring og registreringspraksis Regionens regler for økonomistyring og registreringspraksis. Regionens regelsæt er gældende for hele regionens virksomhed. Her er det fastlagt, at regionsdirektøren er bemyndiget til at udpege de budgetansvarlige medarbejdere, som har ansvaret for at udmønte regionsrådets bevillinger og føre tilsyn hermed. De budgetansvarlige kan videredelegere bemyndigelsen eller dele heraf f.eks. til den funktion i organisationen, hvor man har ansvaret for den daglige drift. For hver delegation udfærdiges en konkret delegations- og ledelsestilsynsbeskrivelse, således at der er en ubrudt linje i varetagelsen af ledelsestilsynet på alle niveauer. Regionens regelsæt for økonomistyring og registreringspraksis består af et overordnede regelsæt samt 20 underbilag: Side 2/8

3 Regler for økonomistyring og registreringspraksis. Bilag 1 - Administration af forsknings- og andre tilskudsmidler Bilag 2 - Overførsel mellem årene Bilag 3 - Modeller for opgørelser af overførte beløb Bilag 4 - Budgetprocedure Bilag 6 - Tidsplan for regnskabsaflæggelse Bilag 7 - Håndtering af anlægsbevillingssager/bygge- og anlægsprojekter samt investeringsrammer Bilag 8 - Anvendt regnskabspraksis Bilag 11 - Retningslinier for tjenesterejser, befordringsgodtgørelse og repræsentation Bilag 12 - Udførelse af ledelsestilsyn Bilag 13 - Finansiel politik Bilag 18 - Anvendelse af betalingskort Bilag 21 - Registreringer af anlægsaktiver samt øvrige omkostninger Bilag 22a - Administration af patientmidler Bilag 22b - Administration af beboermidler Bilag 23 - Leje- og leasingaftaler Bilag 24 - Forsikringspolitik Bilag 26 - Behandling af tilgodehavender/restancer Bilag 27 - Intern kontrol Bilag 28 - Lønområdet Bilag 28a - HR Overenskomst og løn (Den brudte bilags-nummerering beror på efterfølgende revisioner og sammenskrivninger) 3.2. Særligt om ledelsestilsyn Det er regionsdirektøren, som er bemyndiget til at udpege de budgetansvarlige medarbejdere, som skal have ansvar for at udmønte regionsrådets bevillinger og føre tilsyn hermed. Dette sker ved delegation, således at budgetansvaret uddelegeres til de personer i organisationen som har det ledelsesmæssige ansvar for det pågældende driftsområde. Sammen med bemyndigelsen som budgetansvarlig er der en forpligtigelse til, at alle budgetansvarlige udarbejder en beskrivelse af, hvordan ledelsestilsynet udføres i praksis. Sammen med det generelle regelsæt udgør denne beskrivelse således den målrettede instruks vedrørende forretningsgang, organisering og kontrol på det enkelte område. Ledelsestilsynet skal tilrettelægges med udgangspunkt i en konkret vurdering af væsentlighed og risiko. Der foreligger vejledning og skabelon/tjekliste til udformningen heraf. Her indgår bl.a. opmærksomhedspunkter vedrørende beskrivelse af organisering og forretningsgange, delegationer, kontroller og dokumentation mv. Der er mulighed for, at gennemføre og dokumentere ledelsestilsynet i regionens økonomisystem. I regionens økonomisystem sker månedligt kontrol af, om tilsynet er gennemført og anvist. Hvis dette ikke er tilfældet fremsendes en reminder til den ansvarlige. Side 3/8

4 3.3. Særligt om godkendelse af regnskabsbilag I det gældende regelsæt er der beskrevet følgende kontrolkrav i forbindelse med betaling af leverandører: - kontrol af, at der er leveret i overensstemmelse med det aftalte - mængde, pris og kvalitet er kontrolleret - kontering og periodisering er korrekt - at evt. interne kompetenceregler er overholdt - ingen kan godkende udbetalinger til sig selv. Sådanne betalinger skal altid godkendes af en overordnet. Herudover forudsættes, at den budgetansvarlige månedligt fører tilsyn med budgetoverholdelse samt gennemfører stikprøvevise kontroller af områdets transaktioner Anbefaling af opfølgende initiativer - Regionens centrale økonomifunktion gennemgår regler for økonomistyring og registreringspraksis med tilhørende bilag sammen med regionens eksterne revision. - Der fastlægges beløbsgrænse, således, at alle dispositioner på 5,0 mio. kr. og derover under alle omstændigheder skal godkendes på direktørniveau. - Alle budgetansvarlige pålægges at gennemgå nuværende ledelsestilsynsbeskrivelser med henblik på fornyet vurdering i forhold til områdets aktuelle risikoprofil. - Der gennemføres efterfølgende målrettet opfølgning på tilsynsbeskrivelserne såvel via intern kontrol som via forvaltningsrevision udført af den eksterne revision. - Der fastlægges mindstekrav til dokumentation af og opfølgning på gennemførte ledelsestilsyn 4. Kompetencer Arbejdsfunktionerne skal udføres af personale, som har de rette faglige kompetencer og erfaring, og som har modtaget den fornødne instruktion i forhold til opgaven. Side 4/8

5 Specialiserede funktioner varetages centralt i regionshuset samt på sygehusene i specialiserede regnskabsfunktioner. Her er der tale om medarbejdere med særlig uddannelsesbaggrund/erfaring i forhold til de specialiserede regnskabsfunktioner. Opgaver vedrørende den daglige drift, herunder attestation og bogføring af de økonomiske transaktioner som vedrører det pågældende driftsområde, varetages typisk decentralt i organisationen, ofte af den sagsbehandler, som varetager de løbende opgaver i forhold til driften. Det fremgår af gældende regler, at den budgetansvarlige for området godkender den/de personer, som skal autoriseres til økonomisystemet/ andre it-systemer, som afleverer bogføringstransaktioner til økonomisystemet. Det forudsættes ligeledes, at disse personer i tilstrækkeligt omfang har modtaget oplæring og vejledning omkring forretningsgange, interne kontroller etc Anbefalinger vedrørende kompetencer - I forbindelse med de budgetansvarliges gennemgang af tilsynsbeskrivelser revurderes behov for oplæring og instruktion. - Der udarbejdes generel instruktions-materiale/video med henblik på systematisk og obligatorisk instruktion i forbindelse med tildeling af budgetansvar og adgang til økonomisystemet. - Instruktions- materiale/video skal bidrage til at fakturagodkendelse og bogføring sker på en måde, som understøtter et effektivt ledelsestilsyn (f.eks. via. kontrol-understøttende posteringstekster mv.) - Der etableres et stående kursustilbud til medarbejdere med budgetansvar og opgaver vedrørende attestation, anvisning og bogføring. - Efter drøftelse med regionens eksterne revision kan det overvejes, at visse særlige funktioner skal centraliseres. Dette kan f.eks. omfatte styring af statusafstemninger mv. 5. Kontroller Regionens økonomiske forvaltning er underlagt kontroller på flere niveauer. Der er ekstern kontrol via regionens eksterne revision i form af såvel finansiel som forvaltningsmæssig revision. Ligeledes er regionerne underlagt kontrol fra rigsrevisionen, som hvert år gennemfører et antal større undersøgelser. Rigsrevisionens kontroller har primært karakter af forvaltningsrevision. Side 5/8

6 Ved siden af den eksterne revision er der regionens interne revision/interne kontroller. I regionens centrale afdeling for Regnskab & Finans anvendes ca. 2,0 årsværk incl. ad hoc ressourcer i løbende konkrete sager. Hertil kommer materialegennemgang mv. i forbindelse med især rigsrevisionens undersøgelser. I intern kontrol sker der systematisk opsamling af konklusionerne fra kontrolbesøg og servicebrevene fra den eksterne revision samt opfølgning på institutionernes svar herpå. Herudover ydes via den centrale hotline bistand til de decentrale enheder i tvivlsspørgsmål. Intern kontrol gennemfører, ud over kontrolbesøgene fra ekstern revisor, mindst et tilsynsbesøg pr. institution hvert andet år. Der håndteres i Region Syddanmark årligt ca fakturaer/betalinger samt et tilsvarende stort antal fordelingsbilag, aktivitetsregistreringer mv. Derfor er den decentrale kontrol af enkeltbetalinger hos den enkelte budgetansvarlige af afgørende betydning, idet det er her man kender de konkrete forhold omkring de enkelte bilag og aftalebetingelser mv. Effektive kontroller på dette niveau kan sikre, at evt. fejl i f.eks. en faktura kan fanges allerede forud for betaling. En effektiv kontrol på dette niveau vil i høj grad bero på, at medarbejderen har den fornødne instruktion, erfaring og kompetence til opgaven jfr. pkt. 4. Der er samtidig brug for kontrolforanstaltninger, som bagudrettet kan opfange menneskelige eller tekniske fejl samt evt. besvigelser. Det bør derfor overvejes, at øge kapaciteten til kontrolfunktionen enten via den eksterne revision eller via etablering af en egentlig intern kontrolorganisation i afdelingen for Regnskab & Finans. Tilsvarende er set i Region Sjælland, hvor man som supplement til eksisterende funktioner har besluttet etablering af en intern kontrolenhed med 4-5 medarbejdere og et budget på 4,0 mio. kr. årligt. Enhedens opgaver er at varetage kontrolfunktioner og yde rådgivning til enhederne. Ved gennemgang af udbetalinger sker der i dag systematisk manuel kontrol af udbetalingslister vedrørende udbetalinger over kr. til enkeltpersoner. Det kontrolleres, at der foreligger dokumentation for hjemmelsgrundlag, samt at udbetalingen er attesteret af en anden person end den, som har bogført udbetalingen. Denne kontrol kan udvides med en tilsvarende kontrol af alle fakturaer over 5,0 mio. kr. jfr. afsnit 3.4, 2. pkt. Mulighederne for at indbygge tilsvarende kontrolfunktioner og digitale forretningsgange i det kommende økonomisystem bør undersøges. Yderligere kan der med årlige faktureringer og øvrige registreringer være behov for it-understøttelse af en controllerfunktion i intern kontrol med henblik på at opnå en målrettet udsøgning af stikprøve-poster med særlige risici, afvigelser eller følsomhed. Herved vurderes det, at stikprøvekontrollen i forhold til det meget store antal registreringer kan gøres betydeligt mere fintmasket. Side 6/8

7 Tilsvarende understøttelse af stikprøvekontrollen er under implementering i forhold til kontrol af logningsoplysninger i regionens EPJ Anbefalinger vedrørende kontroller - Kapaciteten til den interne kontrol udvides med [4,0 årsværk] med henblik på at øge tilsynskapaciteten, øgede og mere målrettede stikprøvekontroller, gennemgang af kontrolrapporter samt udarbejdelse af instruktionsmaterialer, rapportering mv. - En funktionsleder for den interne kontrol i afdelingen for Regnskab & Finans indgår i revisionskomiteen sammen med direktionen, økonomdirektøren og afdelingschefen. - Der gennemføres et kontrolbesøg mindst 1 gang årligt pr. institution - Der etableres en it-baseret databaseløsning med henblik på afgrænsning af posteringer til særlig stikprøvekontrol - Der etableres et forum, hvor den centralt udførte Interne Kontrol koordineres med kontroller udført af sygehuse og Enheden for Informationssikkerhed - Resultatet af kontrollerne rapporteres samlet til direktionen en gang årligt Side 7/8

8 6. Opsummerende Regler Kompetencer Kontroller Krav: Der skal være dækkende og adækvate regler, som giver den fornødne instruktion, og som er passende i forhold til de konkrete risici. Formål: Arbejdsfunktionerne skal udføres af personale, som har de rette faglige kompetencer og erfaring, og som har modtaget den fornødne instruktion i forhold til opgaven. Kontrolniveauet skal modsvare risici. Der skal være kontrol i form af: ledelsestilsyn Intern kontrol Ekstern kontrol Eksistensen og formidlingen af dækkende regelsæt og tilhørende vejledninger samt instruktion og uddannelse af medarbejdere er det primære grundlag for at sikre korrekt forvaltning Kontrolfunktionerne er et værn mod menneskelige fejl, besvigelser og at rette op på konstaterede svagheder i forvaltningspraksis. Anbefalede indsatser: Regionens centrale økonomifunktion gennemgår regler for økonomistyring og registreringspraksis med tilhørende bilag sammen med regionens eksterne revision. Alle budgetansvarlige gennemgår nuværende ledelsestilsynsbeskrivelser med henblik på fornyet vurdering i forhold til områdets risikoprofil. Beløbsgrænse med krav om direktørgodkendelse Mindstekrav til ledelsestilsyn og dokumentation I forbindelse med de budgetansvarliges gennemgang af tilsynsbeskrivelser revurderes behov for oplæring og instruktion. Der udarbejdes en generel instruktionsvideo, som systematisk og obligatorisk instruktion i forbindelse med tildeling af budgetansvar og adgang til økonomisystemet Der etableres et stående kursustilbud til medarbejdere med budgetansvar og opgaver vedrørende attestation, anvisning og bogføring. Centralisering af visse særlige funktioner Der gennemføres målrettet opfølgning på de reviderede tilsynsbeskrivelser såvel via intern kontrol som via forvaltningsrevision udført af den eksterne revision. Forudsat øgning af kapaciteten til den interne kontrol: Antallet af kontrolbesøg og målrettede stikprøvekontroller øges. Kontrol af beløbsgrænser Der etableres en it-baseret databaseløsning med henblik på afgrænsning af posteringer til særlig stikprøvekontrol Side 8/8