Yderligere kontroller på økonomiområdet

Transkript

1 NOTAT Center for Økonomi og Styring Yderligere kontroller på økonomiområdet 24. august /17178 På Økonomiudvalgets møde den 28. juni 2016 bestilte udvalget følgende: at administrationen beskriver en procedure for et tættere tilsyn med oprettelse af leverandører overvejer en sænkelse af beløbsgrænsen for forudgående ledelsesmæssig attestation af udbetalinger til eksempelvis kr. eventuelt kombinerer proceduren for leverandører med en beløbsgrænse Nærværende notat beskriver administrationens overvejelser og anbefalinger i denne sammenhæng. 1. Kontrol med oprettelse af nye leverandører Center for Økonomi og Styring (CØS) har haft dialog med Fujitsu A/S, som er kommunens leverandør af økonomisystemet Prisme. Ifølge leverandøren er der mulighed for at opsætte en spærring i systemet, således at indkomne fakturaer ikke vil blive betalt, hvis de ikke allerede er oprettet som godkendte leverandører. Leverandørerne skal så ved en efterfølgende kontrolproces godkendes og låses op, hvorefter deres faktura vil kunne betales. Rent teknisk kan processen indrettes på forskellige måder, og hvad der vil være den mest hensigtsmæssige opsætning bør drøftes nærmere med leverandøren. Grundlæggende vil der dog være tale om, at leverandørregisteret skal administreres i CØS. Når der ankommer en faktura fra en leverandør, som ikke allerede er oprettet i systemet, skal den budgetansvarlige leder sende en godkendelse af leverandøren til CØS pr. . Ofte vil det være nødvendigt for lederen at forhøre sig i egen organisation, da det kan være en medarbejder, som har foretaget selve bestillingen. Når godkendelsen er modtaget i CØS, lukker en medarbejder op for leverandøren i systemet og vedhæfter godkendelsen som bilag. Det er nødvendigt at få den budgetansvarliges godkendelse, da det kun er den, som har bestilt ydelserne, som kan afgøre, om virksomheden er reelt eksisterende. Det vil ikke være nok for eksempel at slå virksomheden op i CVR-registeret, da der ikke er nogen kontrolforanstaltninger af praktisk betydning for at blive optaget her. De virksomheder, der blev benyttet ved tidligere omtalte svindelsag, var alle oprettet i CVR. 1 af 5

2 Som det ses, er der en del manuelle arbejdsgange forbundet med proceduren. Det anslås, at godkendelsesproceduren gennemsnitligt vil tage 20 min. pr. leverandør samlet set for CØS og for de forskellige budgetansvarlige enheder. CØS har optalt antallet af nye leverandører i fem forskellige måneder inden for det seneste år. Gennemsnitligt blev der oprettet ca. 100 nye leverandører pr. måned. Med det anslåede tidsforbrug vil en godkendelsesproces for alle leverandører svare til et administrativt tidsforbrug på lidt over en fjerdedel årsværk, eller godt kr. årligt. Denne kontrolprocedure skal ses i sammenhæng med den opstramning af kontrollerne, som i øvrigt bliver foreslået i sagsfremstillingen, herunder det ensartede koncept for ledelsestilsyn med tilhørende stikprøvekontroller, løbende kontrol af bilag over en beløbsgrænse samt lejlighedsvise nedsættelser af beløbsgrænsen. Hertil kommer, at kommunens nye koncernløsning også indebærer nye arbejdsgange på personaleområdet, hvor ledere og administratorer skal til at indarbejde nye processer omkring ansættelse mv. Den administrative belastning bør derfor vurderes i forhold til den øgede sikkerhed, som kontrollen skaber. Det foreslås på den baggrund, at det ikke er alle nye leverandører, som skal godkendes af den budgetansvarlige leder, men derimod en stikprøve af disse på for eksempel 10 pct. Ifølge leverandøren vil både fakturaer fra virksomheder og udbetalinger til borgere som udgangspunkt blive standset, såfremt modtageren endnu ikke er oprettet i systemet. Dette indebærer en risiko for, at udbetalinger til borgere vil kunne blive forsinket af den ekstra kontrolproces. Det vil dog være muligt at udsøge borgerne og godkende disse i én arbejdsgang med jævne mellemrum, uden at der skal foretages en ledergodkendelse. Udbetalinger til personer sker som udgangspunkt til NEM-kontoen, hvilket giver en bedre sikkerhed, da det er ikke problematisk at knytte betalingerne til den person, som modtager pengene, således som det kan være i forhold til virksomheder. Der er endvidere et endnu uafklaret punkt i forhold til de nye monopolbrudsystemer, som er ved at blive udbudt af KOMBIT. Udbetalingsdelen vil formentlig ikke blive en del af de nye ydelsessystemer, hvilket indebærer, at udbetalingen skal finde sted via økonomisystemet eller evt. en tredjepartsløsning. Alt afhængigt af, hvad den konkrete løsning bliver, vil det kunne få betydning for den ovenfor beskrevne procedure, og denne må i givet fald genovervejes. 2 af 5

3 2. Sænkelse af beløbsgrænsen for udbetalinger, som skal ledergodkendes I forbindelse med indførelsen af kommunens nye økonomisystem, Prisme, blev der indført en grænse for, hvor store beløb, der kan betales fakturaer for indenfor den integrerede anvisning. Det indebærer, at fakturaer over kr. skal godkendes af en leder, inden de bliver udbetalt. Kommunens tidligere økonomisystem havde ikke en sådan funktionalitet. Administrationen har undersøgt, hvor mange fakturaer, som modtages i kommunen indenfor det seneste løbende år, fordelt på forskellige intervaller for beløbets størrelse. Det vurderes, at en ledergodkendelse vil tage ca. 5 min. pr. faktura. Dette afhænger naturligvis af, hvad kontrollen forventes at indebære. Her er det lagt til grund, at godkendelsen skal omfatte de samme forhold, der sættes fokus på i forbindelse med stikprøverne ved ledelsestilsynet: Er bilag/faktura behandlet efter reglerne i Kasse- og Regnskabsregulativets bilag 5.4 om bogføring (betaling og bestilling)? Er betalingsfrister overholdt? Er der påført korrekt dokumentation til bogføringen? Er der påført en sigende og retvisende posteringstekst? I mange situationer vil 5 min. være rigeligt til dette, men såfremt der er behov for nærmere dialog med den medarbejder, der har bogført bilaget, vil kontrollen kunne tage væsentlig længere tid. På baggrund af ovenstående kan der skønnes over tidsforbruget ved forskellige niveauer for ledergodkendelse, som vist i tabellen nedenfor. Skønnet tidsforbrug ved ledelseskontroller af antal modtagne fakturaer indenfor det seneste løbende år Interval Antal fakturaer Skønnet tidsforbrug ved kontrol (timer) Skønnet tidsforbrug pr. afdeling (timer) Over I alt af 5

4 Som det ses af tabellen har Glostrup indenfor det seneste år modtaget fakturaer med beløb over kr. Godkendelsen skønnes samlet at have taget omkring 100 ledertimer fordelt over organisationen. Med 107 regningsbetalende enheder svarer det til ca. en time årligt i gennemsnit. Såfremt alle fakturaer skulle ledergodkendes, ville det skønsmæssigt svare til en belastning på timer, eller den fulde effektive arbejdstid for 4,4 ledere pr. år. Langt størsteparten af fakturaerne er under kr., så i et vist omfang vil det kunne give en større sikkerhed uden en væsentlig merbelastning af lederne at nedsætte beløbsgrænsen til kr. Gennemsnitligt vil det belaste lederne med ca. 4 timer årligt i alt. Problemet ved dette er dog, at merbelastningen vil være endog meget skævt fordelt. I nogle enheder vil ændringen indebære, at lederne hvert år skulle bruge adskillige uger af deres effektive arbejdstid på at godkende regninger. Der er for eksempel tale om betalinger for ophold for borgere hos andre kommuner eller i botilbud. Eftersom sådanne fakturaer bliver betalt med udgangspunkt i de bevillinger, der er registreret i fagsystemerne, vurderes det ikke, at sådanne fakturaer vil udgøre den største risiko for svig. Ifølge leverandøren kommunens økonomisystem er det muligt at operere med en forskellig beløbsgrænse for ledergodkendelse i de forskellige enheder. Det foreslås på den baggrund, at beløbsgrænsen som udgangspunkt sættes til kr., men at enkelte enheder ud fra en sikkerhedsvurdering fortsat kan operere med en højere grænse op til maksimalt kr. Det skal her understreges, at det forudsættes med alle forslagene til skærpede kontroller, at der vil være tale om et minimumsniveau, som den enkelte leder og Center for Økonomi og Styring sammen kan beslutte at øge. Hvis der derfor er ledere, som ønsker en endnu tættere kontrol med betalingerne, vil der ikke være noget, som hindrer dette. 3. Kombination af proceduren for nye leverandører med en beløbsgrænse Administrationen har overvejet om det vil være muligt at kombinere proceduren for godkendelse af leverandører med en beløbsgrænse, således at det for eksempel kun er leverandører, som sender fakturaer over en vis beløbsgrænse, som skal godkendes særskilt. Ifølge kommunens leverandør af IT-løsninger på økonomiområdet understøtter kommunens nuværende økonomisystem desværre ikke en funktionalitet, hvor en sådan procedure kan automatiseres, som det kan lade sig gøre ved godkendelse af fakturabetalinger. 4 af 5

5 Da der som nævnt vil være tale om en del manuelle arbejdsgange, så vil det formentlig være muligt at tage fakturabeløbet med i betragtning, når leverandører stikprøvevis udtages til godkendelse, jf. ovenfor. Dette kommer an på, hvordan løsningen rent teknisk indrettes, hvilket kræver et nærmere samarbejde med leverandøren. 5 af 5