TÅRNBY KOMMUNE. Åbent referat. til Økonomiudvalget

Transkript

1 TÅRNBY KOMMUNE Åbent referat til Økonomiudvalget Mødedato: Onsdag den 11. oktober 2017 Mødetidspunkt: 13:00 Mødelokale: Medlemmer: Afbud: 213, Mødelokale Henrik Zimino, Allan Andersen, Bjarne Thyregod, Carsten Fuhr, Heidi Ladegaard, Paw Karslund, Winnie Sørensen Ingen

2 Indholdsfortegnelse Punkter til dagsorden Side 1. Godkendelse af dagsorden Meddelelser Likviditetsoversigt efter Kassekredireglen - okober kvartal Revidering af Kasse- og Regnskabsregulativet Kastrupvænge, aftale om udlejning efter særlige kriterier Tårnby Kastrup Boligselskab, afd Allegården, anvisning af tilgængelighedsboliger Televænget, nye boliger med servicearealer, lejekontrakt og vedtægter Godkendelse af udpegning til Taxinævn Hovedstadens bestyrelse Fastsættelse af Økonomiudvalgets mødeplan for Efter-videreuddannelse forår LUKKET SAG Valg af valgstyrere og valgstyrerformænd til Kommunalbestyrelses- og Regionsrådsvalg LUKKET SAG Ændring i bestyrelse og direktion for HMS Host Denmark, Københavns Lufthavn - LUKKET SAG...18 Bilagsoversigt

3 Økonomiudvalget d Godkendelse af dagsorden Åben sag Sagsnr.: 16/27669 Sagsansvarlig: cel.of Fraværende: Afbud: INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat anbefaler over for Økonomiudvalget, at 1. dagsordenen godkendes. BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Godkendt. 2

4 Økonomiudvalget d Meddelelser Åben sag Sagsnr.: 16/27669 Sagsansvarlig: cel.of Fraværende: Afbud: BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Ingen. 3

5 Økonomiudvalget d Likviditetsoversigt efter Kassekredireglen - okober kvartal 2017 Åben sag Sagsnr.: 17/17231 Sagsansvarlig: heh.of Fraværende: Afbud: RESUMÉ Obligatorisk likviditetsoversigt efter Kassekreditreglen pr. 1. oktober 2017 er indberettet til Økonomi- og Indenrigsministeriet jf. ministeriets brev af 3. december INDSTILLING Økonomi- og Planlægningsafdelingen anbefaler overfor Økonomiudvalget, 1. at orienteringen tages til efterretning. BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Likviditetsoversigt pr. 1. oktober /17 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Til efterretning. 4

6 Økonomiudvalget d Revidering af Kasse- og Regnskabsregulativet Åben sag Sagsnr.: 13/777 Sagsansvarlig: heh.of Fraværende: Afbud: RESUMÉ Kasse- og Regnskabsregulativet er blevet moderniseret, hvad angår form og sprog. I den forbindelse har forvaltningerne været hørt, og regulativet har været forelagt for ALG. Revisionen har ingen bemærkninger til det reviderede regulativ. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Kasse- og Regnskabsregulativet er kommunens overordnede regelsæt for økonomistyring og regnskabsvæsen. Der er foretaget en sproglig og indholdsmæssig modernisering af Kasse- og Regnskabsregulativet og forvaltningerne har i processen været hørt omkring indhold og form. Regulativet har desuden været forelagt ALG. Resultatet er et mere overordnet regulativ med færre bilag end tidligere, men under den forudsætning, at de respektive afdelinger/forvaltninger holdes ansvarlige for vedligeholdelse af deres lokale arbejdsgangsbeskrivelser, kontrolprocedurer m.v. Udover tilpasning til nye it-systemer er der indarbejdet en række økonomiudvalgsbeslutninger mht. ændrede rådighedsbeløb for en række institutioner, tildeling af Mastercard Classic Debet m.v. Endvidere er selve regulativet konsekvenstilrettet jf. gældende bekendtgørelse på området. Det tilrettede regulativ inkl. bilag har efterfølgende været forelagt kommunens revision, der ikke har yderligere bemærkninger. Tilrettet Kasse- og Regnskabsregulativ med bilag er vedlagt. INDSTILLING Økonomi- og Planlægningsafdelingen indstiller at Økonomiudvalget overfor Kommunalbestyrelsen anbefaler, at 1. det reviderede Kasse- og Regnskabsregulativ inkl. bilag godkendes. jse BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Nyt Kasse - og regnskabsregulativ /14 5

7 Økonomiudvalget d BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Anbefales overfor Kommunalbestyrelsen. 6

8 Økonomiudvalget d Kastrupvænge, aftale om udlejning efter særlige kriterier Åben sag Sagsnr.: 12/2507 Sagsansvarlig: bmi.of Fraværende: Afbud: RESUMÉ KAB har på vegne af Tårnby Boligselskab sendt ansøgning om godkendelse af anvisning af boliger efter særlige kriterier i afdeling Kastrupvænge. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Afdeling Kastrupvænge er Tårnby Kastrup Boligselskabs mindste afdeling med 16 boliger (rækkehuse). Boligerne har en størrelse på mellem m2 (4-5 rums boliger). Boligselskabet ønsker at indgå en aftale, hvor hver anden bolig anvises til familier med mindst 2 børn. Det har på møde med KAB i december 2016 og efterfølgende været drøftet, hvorvidt der var behov for en sådan aftale, idet der næsten aldrig sker fraflytninger i afdelingen. KAB har efterfølgende i september 2017 bekræftet, at man ønsker en sådan aftale. I perioden har der ingen genudlejninger været i Kastrupvænge. Det bemærkes, at der ikke har været en aftale om fortrinsret for børnefamilier i nævnte periode. Kommunens anvisningsret til 25 % af de ledige boliger vil ikke blive påvirket af en aftale i henhold til ovenstående. LOVGRUNDLAG Lov om almene boliger 60. Lov om almene boliger 59 INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat indstiller til Økonomiudvalget, at udvalget over for Kommunalbestyrelsen anbefaler 1) at godkende, at der indgås aftale med KAB om udlejning af de ledige boliger i afdeling Kastrupvænge gældende fra den til , således at hver anden bolig anvises til familier med mindst 2 børn. BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Mat fra KAB /17 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Anbefales overfor Kommunalbestyrelsen. 7

9 Økonomiudvalget d Tårnby Kastrup Boligselskab, afd Allegården, anvisning af tilgængelighedsboliger Åben sag Sagsnr.: 14/11214 Sagsansvarlig: bmi.of Fraværende: Afbud: RESUMÉ KAB har på vegne af afdeling Allegården fremsendt udkast til aftale om anvisning af 11 boliger i afdelingen. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Der er tale om 11 boliger, i aftalen benævnt tilgængelighedsboliger (også betegnet H- boliger), som kommunen hidtil har haft anvisningsret til. Boligselskabet og kommunen har haft udfordringer i forbindelse med fraflytninger af boligerne. Kommunen installerer i vidt omfang indretninger til borgere med fysiske eller psykiske funktionsnedsættelser. I flere tilfælde har det imidlertid vist sig, at indretningerne bliver fjernet i boperioden, f.eks af en efterlevende ægtefælle med det resultat, at boligen ved ny udlejning skal retableres. Dette har været forbundet med store udgifter for kommunen. Hidtil har det ikke været muligt for boligselskabet eller kommunen at kræve retablering af lejer hvad angår de pågældende indretninger, hvis lejer ved fraflytning har fjernet disse. Dette bliver nu ændret. I de lejekontrakter, der for fremtiden vil blive indgået for de pågældende boliger vil følgende vilkår blive indsat i 10: Ifølge almenlejelovens 39 stk. 2 må forbedringer i boligen ikke fratage boligens karakter af almen bolig eller dens eventuelle karakter af bolig, der er velegnet for ældre og personer med handicap. I boligen er der udført tilpasninger til ældre og handicappede jf. bilag 1 til lejekontrakten. Disse tilpasninger må ikke ændres. Bestemmelsen skal sikre, at lejer ikke fjerner en eller flere af de særlige indretninger. Hvis lejer gør det alligevel, vil dette fremover blive anset som misligholdelse, og der vil kunne gøres retableringskrav gældende mod lejer. Aftalen har ingen indflydelse på tildelingen af 25 % af boligerne til kommunen. De 11 boliger tilgår således kommunen udover hver fjerde bolig. Det har trods flere henvendelser til KAB ikke været muligt at fremskaffe en typekontrakt for lejemålene, men der vil blive tale om standard almenboligkontrakter, dog med ovenstående formulering i 10. 8

10 Økonomiudvalget d LOVGRUNDLAG Lov om almene boliger 59, stk.2 Lov om leje af almene boliger 39, stk.2 INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat indstiller til Økonomiudvalget, jse 1) at godkende, at der indgås aftale mellem Tårnby Kommune og Tårnby Kastrup Boligselskab om anvisning og udlejning af 11 H-boliger i afdeling Allegården. BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Aftale med bilag /17 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 9

11 Økonomiudvalget d Televænget, nye boliger med servicearealer, lejekontrakt og vedtægter Åben sag Sagsnr.: 14/29401 Sagsansvarlig: bmi.of Fraværende: Afbud: RESUMÉ Byggeriet af 29 boliger i institutionen i Televænget er nu færdiggjort. I den anledning har kommunen og PAB forhandlet lejekontrakt og vedtægter for ejendommen. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Den grundlæggende konstruktion ved projektet er, at PAB ejer de 29 boliger, og at kommunen ejer servicearealet. Kommunen har betalt for servicearealet ved overdragelsen og lejer herefter boligerne af PAB. Ifølge lejekontrakten udgør lejen 1252 kr/m2. Til sammenligning er lejen for det ny byggeri på Randkløve Alle 1100 kr./m2. Lejen vil blive reguleret sammen med afdeling Televængets driftsbudget. For så vidt angår vedligeholdelse af de enkelte boliger er der aftalt en såkaldt B-ordning. Det medfører, at der bliver oprettet en vedligeholdelseskonto for boligerne, som kan benyttes til løbende vedligeholdelse af lejlighederne. Vedligeholdelsen af fællesarealer (gangområder, trapper, mm) fordeles efter et fordelingstal mellem de 2 ejere, PAB og Tårnby Kommune. Fordelingstallet er 691/2705 for servicearealet og 2014/2705 for boligerne. Tårnby kommune står for vedligeholdelsen af servicearealet som ejer. Udvendig vedligeholdelse påhviler de 2 ejere efter fordelingstal, dog står PAB for udvendigt renhold, snerydning, saltning, gartnerarbejde, mm. Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen har udarbejdet et notat, som nærmere fastlægger vedligeholdelsesfordelingen, jf. bilag. 3 Der bliver etableret en ejerforening med PAB og Tårnby Kommune som medlemmer. Foreningens formål er at varetage medlemmernes fælles anliggender, rettigheder og forpligtelser. Vedtægterne fastlægger, hvordan udgifter vedrørende fælles bygningsdele og installationer betales i henhold til fordelingstal. Administrationen af foreningen påhviler PAB, som også forestår tinglysningen af vedtægten. 10

12 Økonomiudvalget d LOVGRUNDLAG Lov om almene boliger 115. INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat indstiller til Økonomiudvalget, 1) at godkende udkast til lejekontrakt mellem PAB og Tårnby Kommune vedrørende boligareal (29 boliger), fællesboligareal og fælles adgangsareal, og 2) at godkende udkast til vedtægt for foreningen Televænget 32. jse BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben SV: Televænget Lejekontrakt B-ordning - Lejekontrakt /17 Televænget B-ordning.docx 2 Åben VS: Televænget Vedtægter Televænget / docx 3 Åben Vedligeholdsmodel for handle- og betalingsforpligtelsen af /17 Televænget Åben Tegning /17 5 Åben Tegning /17 6 Åben Tegning /17 7 Åben Tegning /17 8 Åben Tegning /17 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 11

13 Økonomiudvalget d Godkendelse af udpegning til Taxinævn Hovedstadens bestyrelse Åben sag Sagsnr.: 17/24387 Sagsansvarlig: mhe.of Fraværende: Afbud: RESUMÉ KKR Hovedstaden anmoder ved brev af 25. september 2017 om, at Kommunalbestyrelsen behandler KKR Hovedstadens udpegning af nyt medlem til Taxinævnets bestyrelse. Der skal udpeges en ny repræsentant for Jens Jørgen Nygaard, og KKR Hovedstaden har på møde den 1. september 2017 indstillet borgmester Morten Slotved (C), Hørsholm Kommune som repræsentant til Taxinævnet. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Af vedtægter for Taxinævn i Region Hovedstaden fremgår, at nævnet skal bestå af i alt 13 medlemmer fordelt således: 3 medlemmer udpeget af Københavns Borgerrepræsentation 1 medlem udpeget af Frederiksberg Kommunalbestyrelse 1 medlem udpeget i fællesskab af kommunalbestyrelserne i Frederikssund, Gribskov og Halsnæs 8 medlemmer udpeget af de resterende 23 kommunalbestyrelser i Region Hovedstaden (ekskl. Bornholms Regionskommune). Udpegningen af de 8 medlemmer koordineres via KKR Hovedstaden. De 23 kommuner har i marts 2014 udpeget nedenstående personer som repræsentanter for de 23 kommuner: Franz Hansen, Brøndby (pr. februar 2016, tidl. Ib Terp) Allan Holst, Dragør Jesper Würtzen, Ballerup Jens Jørgen Nygaard, Egedal Steen Ørskov Larsen, Hvidovre Morten Dreyer, Dragør Thomas Bak, Fredensborg Gustav Juul, Furesø LOVGRUNDLAG Vedtægter for den fælleskommunale myndighed Taxinævnet i Region Hovedstaden. 12

14 Økonomiudvalget d INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat indstiller til Økonomiudvalget, at udvalget over for Kommunalbestyrelsen anbefaler, 1. at godkende KKR Hovedstadens indstilling af borgmester Morten Slotved (C), Hørsholm Kommune som repræsentant til Taxinævnet. jse BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Taxinævnets vedtægter /17 2 Åben Godkendelse af udpegning til Taxinævn Hovedstaden /17 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Anbefales overfor Kommunalbestyrelsen. 13

15 Økonomiudvalget d Fastsættelse af Økonomiudvalgets mødeplan for 2018 Åben sag Sagsnr.: 13/30976 Sagsansvarlig: cel.of Fraværende: Afbud: RESUMÉ I henhold til lov om kommunernes styrelse 20, stk. 1 træffer Økonomiudvalget for hvert regnskabsår beslutning om, hvornår og hvor udvalgets møder skal afholdes. Det foreslås, at møderne afholdes hver onsdag kl i mødelokale 213 på Rådhuset med undtagelse af: Vinterferie Påskeferie Sommerferie Efterårsferie Juleferie Onsdagen efter Kommunalbestyrelsesmøder De konkrete mødedatoer for 2018 kan ses i vedlagte bilag. Møderne i sommerferien fastlægges først senere i 2018 under hensyntagen til medlemmernes ferie. Af hensyn til næste års planlægning af møder i Økonomiudvalget og de stående udvalg er det nødvendigt for administration allerede nu at fastsætte næste års møder i Økonomiudvalget. Denne sag vil naturligvis blive behandlet på Økonomiudvalgets konstituerende møde, som er planlagt til afholdelse den 3. januar LOVGRUNDLAG Lov om kommunernes styrelse 20. INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat anbefaler over for Økonomiudvalget, 1. at mødeplanen for afholdelse af møder i Økonomiudvalget for 2018 godkendes jf. bilag 1. BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Mødekalender /17 14

16 Økonomiudvalget d BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 15

17 Økonomiudvalget d Efter-videreuddannelse forår LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 17/21948 Sagsansvarlig: men.of Fraværende: Afbud: 16

18 Økonomiudvalget d Valg af valgstyrere og valgstyrerformænd til Kommunalbestyrelses- og Regionsrådsvalg LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 17/15319 Sagsansvarlig: cel.of Fraværende: Afbud: 17

19 Økonomiudvalget d Ændring i bestyrelse og direktion for HMS Host Denmark, Københavns Lufthavn - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 17/24752 Sagsansvarlig: cel.of Fraværende: Afbud: 18

20 Økonomiudvalget d Bilagsoversigt 3. Likviditetsoversigt efter Kassekredireglen - okober kvartal Likviditetsoversigt pr. 1. oktober 2017 (150237/17) 4. Revidering af Kasse- og Regnskabsregulativet 1. Nyt Kasse - og regnskabsregulativ 2017 (163708/14) 5. Kastrupvænge, aftale om udlejning efter særlige kriterier 1. Mat fra KAB (221535/17) 6. Tårnby Kastrup Boligselskab, afd Allegården, anvisning af tilgængelighedsboliger 1. Aftale med bilag (221156/17) 7. Televænget, nye boliger med servicearealer, lejekontrakt og vedtægter 1. SV: Televænget Lejekontrakt B-ordning - Lejekontrakt Televænget B- ordning.docx (213780/17) 2. VS: Televænget Vedtægter Televænget docx (213785/17) 3. Vedligeholdsmodel for handle- og betalingsforpligtelsen af Televænget 32. (215396/17) 4. Tegning 1 (219958/17) 5. Tegning 2 (219961/17) 6. Tegning 3 (219964/17) 7. Tegning 4 (220006/17) 8. Tegning 5 (220015/17) 8. Godkendelse af udpegning til Taxinævn Hovedstadens bestyrelse 1. Taxinævnets vedtægter (215278/17) 2. Godkendelse af udpegning til Taxinævn Hovedstaden (215246/17) 9. Fastsættelse af Økonomiudvalgets mødeplan for Mødekalender 2018 (131105/17) 19

21 Bilag: 3.1. Likviditetsoversigt pr. 1. oktober 2017 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 11. oktober Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /17

22 Likviditetsoversigt pr. 1. oktober 1. november 1. december 1. januar 1. februar 1. marts 1.april 1. maj 1. juni 1. juli 1. august 1. september 1.oktober Gennemsnit Gennemsnit over 12 måneder for funktion (A) Gennemsnit over 12 måneder for funktion 9.50 ex. byggelån, der senere konverteres til langfristede lån (B) Likviditet (A-B) Kommentarer: Den gennemsnitlige beholdning af likvide aktiver udgør således t. kr., og som forventet er kassekreditreglen for den beskrevne periode overholdt. I det vedtagne Budget 2017 forventedes der et forbrug af likvide aktiver på 19,9 mill. kr.

23 Bilag: 4.1. Nyt Kasse - og regnskabsregulativ 2017 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 11. oktober Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /14

24 TÅRNBY KOMMUNE Kasse- og Regnskabsregulativ

25 Kasse- og Regnskabsregulativ Indholdsfortegnelse 1. Forord Indledning Lovgrundlag Formål Gyldighedsområde Opbygning Ajourføring Generelle forvaltningsbestemmelser Kommunalbestyrelsen og Økonomiudvalget Udvalgene Borgmesteren Administrationen Arkivering Bevillingsregler Generelt Lovgrundlag Bevillingsniveau Bevillingstyper Driftsbevillinger Tillægsbevillinger til driftsbevillinger Anlægsbevillinger Tillægsbevillinger til tidligere givne anlægsbevillinger og...6 rådighedsbeløb Budgetproces Generelt Lovgrundlag Budgetprocessen Budgetopfølgning Generelt Lovgrundlag Budgetopfølgningen Årsregnskab Generelt Lovgrundlag Årsregnskabet Anlægsarbejder Anlægsprojekter Generelt Lovgrundlag Anlægsprojekter Registrering af aktiver i anlægskartotek Generelt...11 Generelt om indregning og måling...12 Anvendte principper for indregning og måling af materielle anlægsaktiver...12 Indregning af immaterielle anlægsaktiver Lovgrundlag Registrering af aktiver i anlægskartoteket Bilagsbehandling Generelt Bilagstyper Systemtekniske afgrænsninger Kontrol...15 Bilags- og fakturakontrol...15 Ledelsestilsyn...16

26 Kasse- og Regnskabsregulativ 11. Finansiel styring Generelt Kontantkasser, Hovedkasse og rådighedsbeløb Interne kontroller Tegningsberettigede Administration og opbevaring af borgeres midler og værdier Generelt Regler for opbevaring af midler Forsikringsforhold...19 Bilag 1- Bevillingsregler og omplaceringsregler...20 Løn...20 Ejendomsvedligeholdelse...20 Indtægter (inkl. refusioner)...20 Bilag 2 - Budgetprocessen...22 Bilag 3 - Tidsplan for regnskabsafslutning...24 Bilag 4 - Kontrolinstrukser for it-baserede udbetalingssystemer...25 Bilag 5 - Etablering og tilrettelæggelse af forretningsgange for kassebetjening og kassekontrol...30 Bilag 6 - Decentrale forretningsgange og vejledninger til understøttelse af regulativet...35

27 Kasse- og Regnskabsregulativ 1. Forord 1.1 Indledning Kasse- og Regnskabsregulativet er det væsentligste styringsredskab for kommunens økonomistyring og danner grundlag for udarbejdelse af arbejdsgange, vejledninger mv. Regulativet er den overordnede ramme for den økonomiske styring, som skal være velkendt for såvel politikere som administration. Det er altså den enkelte forvaltningsledelses ansvar, at regulativet kendes af alle, der har behov for det også eksterne enheder, samt at der gives den nødvendige instruktion. Pågældende regulativ er godkendt den xxx 2017 af Kommunalbestyrelsen. 1.2 Lovgrundlag 1.3 Formål I henhold til 42, stk. 7 i lov om kommunernes styrelse fastsætter Kommunalbestyrelsen de nærmere regler for indretningen af kommunens Kasse- og Regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgange inden for Kasse- og Regnskabsvæsenet. Formålet med regulativet er at sikre: Effektiv økonomistyring Korrekt og ensartet administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen Præcisering af budget- og ledelsesansvar Internt kontrolniveau med udgangspunkt i afvejning mellem væsentlighed og risiko Gode og sikre arbejdsgange. 1.4 Gyldighedsområde Regulativet er gyldigt for hele kommunens virksomhed. Hvis kommunen varetager kasse- og/eller regnskabsfunktioner for eksterne virksomheder eller institutioner, er regulativet tillige gældende for sådanne funktioner. 1.5 Opbygning Regulativet er opbygget i kapitler, som beskriver de forskellige områder indenfor kommunens kasse- og regnskabsvæsen. Regulativet dækker lovbestemte og lokalpolitisk vedtagne retningslinjer. På en række områder er der udarbejdet særskilte bilag til regulativet. Der kan tilføjes bilag, hvis der er behov for uddybning af regulativets bestemmelser. 1

28 1.6 Ajourføring Kasse- og Regnskabsregulativ Oversigt over bilag fremgår af indholdsfortegnelsen. Regulativet samt bilagene skal løbende vedligeholdes, så det er i overensstemmelse med gældende lov og vedtagne politikker. Økonomi- og Planlægningsafdelingen bemyndiges til at foretage rent redaktionelle ændringer i regulativet samt dets bilag. Øvrige ændringer af regulativet og de tilhørende bilag ajourføres efter politisk godkendelse af Økonomi- og Planlægningsafdelingen. Kommunens forvaltningschefer er ansvarlige for, som et led i den økonomiske styring, at påpege overfor Økonomichefen, hvis kommunens regulativ bør ændres. Herunder, hvis der er forhold i regulativet, der er uhensigtsmæssige. Kommunens revision skal, jf. styrelseslovens 42, stk. 7 underrettes om alle ændringer af regulativet, før ændringerne sættes i kraft. Det er Økonomi- og Planlægningsafdelingen, der sender de samlede ændringer til revisionen. 2. Generelle forvaltningsbestemmelser 2.1 Kommunalbestyrelsen og Økonomiudvalget 2.2 Udvalgene Kommunalbestyrelsen vedtager kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ. Økonomiudvalget varetager den umiddelbare forvaltning af de ting, der vedrører kommunens kasse- og regnskabsforhold samt løn- og personaleforhold. Udvalget udarbejder forslag og foretager indstilling til Kommunalbestyrelsen om kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ. Udvalget har indsigt i de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for alle kommunens administrationsområder. Udvalgene bestyrer de forhold, der vedrører dem, inden for rammerne af det vedtagne årsbudget. 2

29 Kasse- og Regnskabsregulativ 2.3 Borgmesteren Borgmesteren har sammen med Kommunaldirektøren ansvaret for den daglige ledelse af kommunens samlede administration. 2.4 Administrationen Ansvaret for overholdelse af regulativet med tilhørende bilag er hos den, der er ansvarlig for administration af det pågældende forretningsområde. Det er ligeledes deres ansvar, at der etableres de nødvendige forretnings- og arbejdsgange, samt at disse overholdes og ajourføres. 3. Arkivering Gældende bekendtgørelse om opbevaring og kassation af kommunens arkivalier på det økonomiske område følges (BEK nr. 998 af 3. august 2010). Arkivalier opbevares fortrinsvis i it-systemer - herunder ESDH, der anvender KLs journaliseringssystem. Fysiske arkivalier er grundet øget digitalisering minimeret. Konsulentfunktion på området samt centralarkivering varetages af kommunens arkivar. 4. Bevillingsregler 4.1 Generelt Årsbudgettet beskriver de forventede indtægter og udgifter, og er det centrale redskab i den økonomiske styring i kommunen. Bevillingsoversigten (talbog) med de tilhørende bemærkninger (bemærkningsbogen) beskriver, betingelserne for samt hvor mange penge Kommunalbestyrelsen har afsat til en bestemt opgave eller et bestemt område ( en bevilling). Ud fra ministeriets fastsatte regler træffer Kommunalbestyrelsen beslutning om specifikationsgraden for de poster på årsbudgettet, som der skal tages bevillingsmæssig stilling til. De enkelte udvalg har ansvaret for, at de bevillinger, som hører under deres område, overholdes og eventuelle tillægsbevillinger søges. 4.2 Lovgrundlag I lov om kommunernes styrelse 40 er der fastsat en række bestemmelser vedrørende kommunernes bevillinger: Bevillingsmyndigheden er hos kommunalbestyrelsen De poster på årsbudgettet, hvortil kommunalbestyrelsen ved årsbudgettets vedtagelse har taget bevillingsmæssig stilling, afgiver den bindende regel for næste års kommunale forvaltning (budgettets bevillingsmæssige funktion) 3

30 Kasse- og Regnskabsregulativ Foranstaltninger, der vil medføre indtægter eller udgifter, som ikke er bevilliget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, må ikke iværksættes, før kommunalbestyrelsen har meddelt den fornødne bevilling Foranstaltninger, der er påbudt ved lov eller anden bindende retsforskrift kan dog om fornødent iværksættes uden kommunalbestyrelsens forudgående bevilling, men bevilling må da indhentes snarest muligt Enhver tillægsbevilling skal angive, hvorledes den bevilgede udgift skal dækkes. 4.3 Bevillingsniveau Ved bevillingsniveau forstås den detaljeringsgrad, som Kommunalbestyrelsen ønsker at styre kommunens økonomi efter. I henhold til lov om kommunernes styrelse 38 fastsætter ministeriet de nærmere regler om specifikationen af de poster på årsbudgettet, hvortil Kommunalbestyrelsen ved årsbudgettets endelige vedtagelse skal tage bevillingsmæssig stilling. Ministeriet har fastsat mindstekrav til bevillingsniveauet svarende til mindst én bevilling pr. udvalg. Der må ikke afgives bevillinger, som dækker mere end ét udvalgsområde. Kommunalbestyrelsen kan efter denne bestemmelse frit vælge at afgive et større eller mindre antal bevillinger. Gennem sit valg af bevillingsniveau fastlægger Kommunalbestyrelsen rammerne for dispositionsfriheden indenfor et afgrænset område. Bevillingsniveauet har betydning for bevillingshaverens muligheder for i løbet af budgetåret at foretage omplaceringer af budgetbeløb. Kommunalbestyrelsen har valgt at afgive flere bevillinger end mindstekravet. Bevillingsniveauet på Hovedkonto er på udvalgets funktion 3. niveau, mens kravet til de finansielle konti er på hovedfunktionsniveau svarende til ministeriets mindstekrav. Kommunalbestyrelsen kan fastlægge de nærmere retningslinjer for, hvordan udvalg, forvaltninger, institutioner og enkeltpersoner kan foretage omplaceringer af budgetbeløb indenfor en bevilling. Dog har Kommunalbestyrelsen vedtaget, at der er områder, der ikke må foretages omplaceringer mellem. Det er forvaltningernes ansvar at indberette omplaceringer i kommunens økonomisystem. Kommunens bevillingsregler og omplaceringsregler fremgår af bilag Bevillingstyper I de kommunale bevillingsregler sondres der mellem tre typer af bevillinger: Driftsbevillinger Anlægsbevillinger 4

31 Kasse- og Regnskabsregulativ Tillægsbevillinger (herunder fagudvalgs- og administrative omplaceringer). Sondringen mellem driftsudgifter og anlægsudgifter kan i visse tilfælde give anledning til tvivl. I disse tilfælde må kommunen selv træffe sin afgørelse. Vejledende for, om en udgift til vedligeholdelses- og ombygningsarbejder er driftsudgifter eller anlægsudgifter, kan være: Om udgiften målt i forhold til en institutions samlede budget er særlig stor Om udgiften medfører væsentlige ændringer i bestående bygninger eller anlæg. Hvis det er sådan, bør udgiften konteres som anlægsudgift Driftsbevillinger Ved driftsbevilling forstås en bevilling, der er givet til at drive diverse aktiviteter i kommunen. Driftsbevillinger omfatter også kommunens finansielle poster, som skatter, tilskud (herunder bloktilskud og udligning), refusioner, renter og afdrag på lån. Driftsbevillinger meddeles i forbindelse med vedtagelse af årsbudgettet og fremgår af bevillingsoversigten. Driftsbevillinger er ét-årige og gives til driftsudgifter og indtægter Tillægsbevillinger til driftsbevillinger I de tilfælde, hvor der forventes en rimelig begrundet afvigelse i forhold til bevillingen både hvad angår udgifter og indtægter, skal den budgetansvarlige søge om en tillægsbevilling. Ansøgninger om tillægsbevillinger, som skal til behandling i Kommunalbestyrelsen - via Økonomiudvalget - skal passere det respektive fagudvalg, såfremt ansøgningen vedrører forhold underlagt udvalgets kompetenceområde. Af praktiske hensyn søges der ikke tillægsbevillinger til bagatelmæssige budgetafvigelser. Endelig kan det undtagelsesvis være absolut nødvendigt at afholde en udgift eller oppebære en indtægt, uden der er givet en bevilling. I det tilfælde må der søges en tillægsbevilling hurtigst muligt bagefter. Det er den budgetansvarlige forvaltning, der også har ansvaret for at indarbejde en tillægsbevilling i kommunens økonomisystem. Tillægsbevillinger til driftsbevillinger kan, jf. de af ministeriet autoriserede bestemmelser, senest meddeles den 31. december i det pågældende regnskabsår Anlægsbevillinger Kommunalbestyrelsens vedtagne investeringsoversigt er en samlet fortegnelse over planlagte investeringer og ikke over frigivne bevillinger. 5

32 Kasse- og Regnskabsregulativ Anlægsbevillingen til et bestemt anlægsarbejde (investering) knyttes til de beløbsmæssige og materielle forudsætninger, der tages stilling til i forbindelse med vurderingen og behandlingen af det samlede anlægsarbejde. En anlægsbevilling knytter sig altså til det samlede anlægsarbejde, uanset om det forventes at strække sig over et eller flere år. Før et bestemt anlægsarbejde sættes i gang, må der derfor i hvert enkelt tilfælde søges en anlægsbevilling samt frigivelse af det/de afsatte rådighedsbeløb. Bevillingen lever, indtil det pågældende projekt er gennemført og regnskabsmæssigt afsluttet. Anlægsbevillinger vedrører altså ikke nødvendigvis et bestemt regnskabsår, men dækker et bestemt projekt uanset dets varighed. Et rådighedsbeløb er derimod ét-årigt. Investeringernes finansiering sker ved, at der i anlægsbevillingsansøgningen henvises til den vedtagne investeringsoversigt. Anskaffelser, der medfører en væsentlig forskydning af institutionens driftsniveau, bør søges som en anlægsudgift. Anskaffelse af materiel og inventar i forbindelse med nybyggeri afholdes i alle tilfælde som en del af byggeudgiften (anlægsudgiften). Nye behov for anlæg, som ikke fremgår af den vedtagne investeringsoversigt, skal søges som en anlægsbevilling, der finansieres via en tillægsbevilling. Med tillægsbevillingsansøgningen skal der følge en vurdering/beregning af de afledte driftsmæssige konsekvenser Tillægsbevillinger til tidligere givne anlægsbevillinger og rådighedsbeløb Ved investeringer kan forholdene ændre sig, så det bliver nødvendigt at ændre anlægsbevillingen. I de tilfælde skal der søges en tillægsbevilling til den tidligere givne bevilling. I forbindelse med en sådan ajourføring kan der også blive tale om ændring af rådighedsbeløb. Et rådighedsbeløb defineres som budgetbeløbet for det enkelte anlæg for det pågældende år. Når der er forskel på det afsatte rådighedsbeløb og det forventede forbrug i et budgetår, skal der også søges om en ændring af rådighedsbeløb. Ansøgning om en tillægsbevilling indstilles af det respektive udvalg til godkendelse i Kommunalbestyrelsen via Økonomiudvalget. Ansvaret for ansøgning om en tillægsbevilling påhviler den budgetansvarlige forvaltning. Det er den budgetansvarlige forvaltning, der også har ansvaret for at indarbejde en tillægsbevilling i kommunens økonomisystem. 6

33 5. Budgetproces Kasse- og Regnskabsregulativ 5.1 Generelt Kommunens budget (årsbudgettet) beskriver årets forventede indtægter og udgifter. Kommunalbestyrelsens ønsker og beslutninger om, hvordan pengene skal fordeles på de forskellige opgaver, som kommunen tager sig af, fremgår således af årsbudgettet. Årsbudgettet er også det økonomiske administrationsgrundlag for alle kommunens ansatte. 5.2 Lovgrundlag Lov om kommunernes styrelse samt Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. indeholder en række bestemmelser om procedurer og tidsfrister i forbindelse med udarbejdelse og vedtagelse af kommunernes årsbudget. Årsbudgettet skal ledsages af flerårige budgetoverslag, der af ministeriet er fastsat til mindst 3 år. Årsbudgettet og det flerårige budgetoverslag skal udarbejdes i en form, der opfylder ministeriets krav. Overordnede regler i forbindelse med budgetproceduren er: Der skal være balance mellem indtægter og udgifter på årsbudgettet og de 3- årige budgetoverslag Økonomiudvalgets forslag til årsbudget og 3-årig budgetoverslag skal undergives 2 behandlinger i Kommunalbestyrelsen med minimum 3 ugers mellemrum Forslag til kommunens årsbudget og 3-årig budgetoverslag forelægges af Økonomiudvalget til 1. behandling i Kommunalbestyrelsen senest den 15. september forud for det pågældende regnskabsår. Kommunalbestyrelsens 2. behandling af forslaget til årsbudget og 3-årig budgetoverslag foretages senest den 15. oktober Det endeligt vedtagne årsbudget skal offentliggøres. 5.3 Budgetprocessen Inden den årlige budgetproces begynder, udarbejder Økonomi- og Planlægningsafdelingen retningslinier for budgetlægningen, herunder tidsplan, til godkendelse i Økonomiudvalget. Se bilag 2 vedr. budgetproces for yderligere information. 7

34 6. Budgetopfølgning 6.1 Generelt Kasse- og Regnskabsregulativ Budgettet er det centrale redskab i den økonomiske styring i kommunen - både på det administrative og det politiske niveau. Fagudvalgene har ansvaret for, at bevillingerne under deres område overholdes og at eventuelle tillægsbevillinger søges. Det daglige budgetansvar følger den enkelte forvaltnings/ afdelings hierarkiske opbygning. Pågældende medarbejdere har ansvar for at overholde bevillingen, føre tilsyn med dens anvendelse og underrette om status på bevillingen. Økonomiudvalget fører via de respektive fagforvaltninger tilsyn med, at de meddelte bevillinger og rådighedsbeløb samt de øvrige bevilgede beløb ikke overskrides uden Kommunalbestyrelsens godkendelse. De respektive forvaltninger udfører den løbende budgetopfølgning hver måned. 6.2 Lovgrundlag Lov om kommunernes styrelse 18 fastslår, at Økonomiudvalget har indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold indenfor samtlige kommunens administrations områder. I 21 fastslås, at udvalgene bestyrer de anliggender, der er underlagt dem, indenfor rammerne af det vedtagne årsbudget og i overensstemmelse med de reglementer mv., der er udstedt af Kommunalbestyrelsen. Udvalgene påser, at de bevilligede beløb overholdes, og foretager gennem Økonomiudvalget indstilling til Kommunalbestyrelsen, hvis bevillinger derudover anses for ønskelige eller fornødne. 6.3 Budgetopfølgningen De budgetansvarlige skal til enhver tid, indenfor eget ansvarsområde, sikre overholdelse af de givne budgetter og forudsætninger. Dette indebærer, at de budgetansvarlige har løbende fokus på, om de forventede udgifter og indtægter i resten af året passer til restbudgettet på det givne tidspunkt. Forvaltningerne er ansvarlige for, at der i forbindelse med budgetopfølgning/bevillingskontroller også foretages en samlet vurdering af årsbudgettet i forhold til det forventede regnskab, og at fagudvalgene orienteres om resultatet af bevillingskontrollen, hvis der forventes afvigelser. Udvalgene er ansvarlige for, at bevillinger indenfor eget område overholdes. Ved forventede afvigelser på en bevilling, skal udvalget tage stilling til kompenserende tiltag. 8

35 7. Årsregnskab Kasse- og Regnskabsregulativ 7.1 Generelt Årsregnskabet skal danne grundlag for vurdering af årets forbrug, opgørelse af kommunens beholdninger samt vurdering af kommunens økonomiske situation. 7.2 Lovgrundlag Lov om kommunernes styrelse samt Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. indeholder en række bestemmelser om procedurer og tidsfrister i forbindelse med udarbejdelse og godkendelse af kommunernes årsregnskab. Årsregnskabet skal udarbejdes i en form, der opfylder ministeriets krav og de overordnede regler for udarbejdelse af årsregnskabet er: Kommunernes regnskabsår løber fra den 1. januar til den 31. december. Den regnskabsmæssige supplementsperiode løber fra regnskabsårets udgang til udgangen af januar måned i det efterfølgende regnskabsår. Kommunalbestyrelsen kan i Kasse- og Regnskabsregulativet fastsætte en kortere supplementsperiode, som dog ikke må fastsættes til at udløbe før den 15. januar. Den regnskabsmæssige forsupplementsperiode omfatter december måned i året før regnskabsåret. Årsregnskabet skal posteringsmæssigt være afsluttet inden 1. marts i det efterfølgende år. Årsregnskabet med tilhørende bemærkninger mv. aflægges af Økonomiudvalget til godkendelse i Kommunalbestyrelsen, således at årsregnskabet kan afgives af Kommunalbestyrelsen til kommunens revision inden den 1. maj i året efter regnskabsåret. Kommunens revision skal afgive beretning om revisionen af årsregnskabet til Kommunalbestyrelsen inden den 15. juni. Revisionsberetningen og de tilknyttede bemærkninger samt forvaltningernes besvarelse vedrørende disse forelægges Kommunalbestyrelsen til behandling og regnskabets godkendelse inden den 31. august. Kommunens regnskab, revisionsberetning og de afgørelser Kommunalbestyrelsen i den forbindelse har truffet skal tilgå tilsynsmyndigheden og kommunens revision inden udgangen af august måned. Det endelige godkendte regnskab skal offentliggøres. 7.3 Årsregnskabet Det er Økonomiudvalgets ansvar at fastlægge årlige tids- og handleplaner for regnskabsafslutningen - herunder halvårsregnskabet, der sikrer overholdelse af de 9

36 Kasse- og Regnskabsregulativ gældende tidsfrister. For yderligere information se bilag 4 vedr. tidsplan for regnskabsafslutning. For regnskabsafsnit, hvor der gælder særlig lovgivning, særlige tidsfrister eller som kræver særlig behandling, skal den krævede dokumentation udarbejdes i ønsket form. For at afvikle de betalinger, der er knyttet til regnskabsåret, holdes regnskabet åbent ud over den 31. december; nemlig i tiden 1. ultimo januar (den såkaldte eftersupplementsperiode). Ligeledes kan der fra 1. - ultimo december betales regninger vedrørende efterfølgende regnskabsår (forsupplement). 8. Anlægsarbejder Anlægsprojekter 8.1 Generelt Sondringen mellem drift og anlæg er som tidligere nævnt ikke entydig, men køb og salg af ejendomme, byggeri af nye ejendomme, anlæg af veje og anden infrastruktur samt større renoveringer omtales som anlæg. Hertil kommer at mange mindre ens udgifter kan samles i en anlægspulje. Et anlægsprojekt kan være ét- eller flerårigt. 8.2 Lovgrundlag De nærmere regler for anlægsprojekter er fastsat af ministeriet og nærmere beskrevet i Budget- og regnskabssystem for kommuner. Et anlægsprojekt er betinget af, at Kommunalbestyrelsen har afgivet en anlægsbevilling. Der skal forelægges særskilte anlægsregnskaber for anlægsprojekter hvis ét af nedenstående forhold er aktuelt: Bruttoudgifterne til anlægsprojektet beløber sig til 2,0 mill. kr. eller mere Kommunalbestyrelsen har fastsat et krav herom ved afgivelse af anlægsbevillingen. 8.3 Anlægsprojekter Der er udarbejdet arbejdsgang for anlægsregnskaber, som kan ses i Bilag 7. Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for udarbejdelse og behandling af såvel anlægsregnskaber som den årlige oversigt over afsluttede og igangværende anlægsarbejder. For så vidt angår anlægsbevillinger, er det den bevillingsansvarlige forvaltnings opgave, at udarbejde et regnskab over bevillingens anvendelse. Administrativt er det Teknisk Forvaltning, der tager sig af alt praktisk vedrørende anlægsarbejder, hvis der er et samarbejde mellem fagforvaltningen og Teknisk Forvaltning. 10

37 Kasse- og Regnskabsregulativ Hvis et anlægsarbejde strækker sig over 5 år, skal det etapeopdeles, da håndteringen af anlægsregnskabet ellers kan blive svært. I den forbindelse må der nødvendigvis oprettes en ny kontostruktur til de næste etaper. Ligeledes skal årligt tilbagevendende anlægsarbejder som f.eks. vedligeholdelse samt køb og salg af ejendomme afsluttes ved regnskabsårets udgang. Kommunalbestyrelsen har besluttet, at der skal udarbejdes regnskaber for alle anlægsarbejder. Disse anlægsregnskaber skal påtegnes af revisionen inden politisk godkendelse. Regnskabet skal senest fire måneder efter anlægsarbejdets afslutning defineret som det tidspunkt, hvor sidste arbejdshold trækkes bort - fremsendes til politisk behandling med en regnskabsforklaring, hvor der foretages en sammenstilling mellem anlægsbevillingernes forskellige poster og regnskabets tilsvarende poster. Ved aflæggelse af kommunens årsregnskab udarbejdes der en opgørelse over de beløb, der er forbrugt i regnskabet i årets løb af de i budgettet indarbejdede (herunder tillægsbevillinger) rådighedsbeløb. Opgørelsen opdeles i godkendte og igangværende arbejder. For godkendte arbejder anføres dato for Økonomiudvalgets behandling af anlægsregnskabet. Der gøres desuden opmærksom på i hvilket omfang uforbrugte rådighedsbeløb er overført i form af tillægsbevilling til rådighedsbeløb i efterfølgende år. 9. Registrering af aktiver i anlægskartotek 9.1 Generelt Aktiver findes i forskellige typer. Det er aktivets formål, der lægges til grund for definitionen af typen. Overordnet skelnes der mellem to typer af aktiver, hhv. anlægsaktiver og omsætningsaktiver. Anlægsaktiver omfatter: Materielle anlægsaktiver Immaterielle anlægsaktiver Finansielle anlægsaktiver. Omsætningsaktiver omfatter: Grunde/bygninger til videresalg Varebeholdninger Værdipapirer og likvide beholdninger. Materielle anlægsaktiver, immaterielle anlægsaktiver, grunde/bygninger til videresalg samt varebeholdninger skal optages i kommunens anlægskartotek. Infrastrukturelle anlægsaktiver som veje, broer mv. samt ikke-operationelle anlægsaktiver som rekreative arealer, aktiver af kulturhistorisk værdi, kunstgenstande mv. indregnes og måles ikke. Finansielle anlægsaktiver samt værdipapirer skal derimod ikke optages i anlægskartoteket. 11

38 Kasse- og Regnskabsregulativ Anlægskartoteket indeholder oplysninger om typen af aktivet, aktivets værdi, årets afskrivninger, akkumulerede afskrivninger mv. Oplysninger i anlægskartoteket overføres til kommunens statusbalance, der også indeholder oplysninger om de finansielle aktivers værdier. Statusbalancen for kommunen fremgår af regnskabet, som er offentligt tilgængelig. Herudover skal varebeholdninger med en værdi over kr. indregnes i regnskabet. Generelt om indregning og måling Aktiver indregnes i balancen når aktivet forventes anvendt i mere end et regnskabsår, aktivets værdi kan måles pålideligt og når aktivet har en værdi, der er svarende til eller er højere end den beløbsmæssige bagatelgrænse på kr. Hovedreglen er, at materielle aktiver måles til kostpris. Kostprisen omfatter anskaffelsesprisen, omkostninger direkte tilknyttet anskaffelsen samt omkostninger til klargøring af aktivet indtil det tidspunkt, hvor aktivet er klar til at blive taget i brug. Kostprisen er opgjort med fradrag af eventuel prisreduktion og rabat. Forpligtelser indregnes i balancen, når organisationen som følge af en tidligere begivenhed har en retlig eller faktisk forpligtelse, og det er sandsynligt, at fremtidige økonomiske fordele vil fragå organisationen, og forpligtelsens værdi kan måles pålideligt. Anvendte principper for indregning og måling af materielle anlægsaktiver Udgangspunktet er, at bygninger, tekniske anlæg og inventar med en anskaffelsessum på over kr. indregnes og måles. Grunde indregnes og måles, såfremt kostprisen overstiger kr. Afskrivningstiden for materielle anlægsaktiver er for følgende kategorier: Bygninger år Tekniske anlæg 5-30 Inventar 3 10 år Der afskrives ikke på grunde. En udspecificeret opgørelse findes i kommunens regnskabspraksis. Indregning af immaterielle anlægsaktiver Immaterielle anlægsaktiver omfatter ikke finansielle anlægsaktiver uden fysisk substans, eksempelvis udviklingsprojekter, patenter og licenser. Afskrivningstiden for immaterielle anlægsaktiver er maksimalt 10 år. 12

39 Kasse- og Regnskabsregulativ 9.2 Lovgrundlag Ministeriet har fastsat krav om registrering af kommunens aktiver i et anlægskartotek. De nærmere regler, krav, definitioner mv. fremgår i Budget- og regnskabssystem for kommuner. 9.3 Registrering af aktiver i anlægskartoteket Til brug for ajourføring af anlægskartotek indberettes fysiske aktiver løbende hen over året af Bogholderiet udfra materiale modtaget fra forvaltningerne. Ved regnskabsafslutningen skal indberettes såvel igangværende som afsluttede anlægsregnskaber. 10. Bilagsbehandling 10.1 Generelt Nærværende kapitel omhandler elektronisk bilagsbehandling i kommunens økonomisystem. Ved bilagsbehandling skal konteringsregler i Budget- og regnskabssystem for kommuner følges, således at en transaktion bogføres, der hvor den konteringsmæssigt hører til. Herudover skal der ved bilagsbehandling følges bevillingsregler, således at en transaktion bogføres, hvor bevillingen er afgivet. Det er kommunens pligt at følge god bogføringsskik og betale rettidigt. Alle transaktioner skal bogføres i kommunens økonomisystem, og der skal bogføres løbende af hensyn til en effektiv budgetstyring. Af hensyn til kommunens likviditetsbeholdning skal de givne betalingsfrister benyttes i forbindelse med udbetalinger. Næsten alle kommunens ind- og udbetalinger stammer fra it-systemer, som understøtter opgaveløsningen indenfor de forskellige områder. Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere retningslinjer for kontrol og afstemning ved anvendelsen af itsystemer, som skal forefindes i den systemadministrerende afdeling/forvaltning. Det er i øvrigt den systemadministrerende afdelings/forvaltnings ansvar, at enhver elektronisk håndtering af følsomme og fortrolige oplysninger sker på en betryggende og tillidsvækkende måde i forhold til kommunens borgere, virksomheder og ansatte Bilagstyper I kommunens økonomisystem kan der bogføres ved anvendelse af nedenstående bilagstyper: Regninger via debitorsystem Omposteringsbilag E faktura Udgiftsbilag Fakturaplaner 13

40 Kasse- og Regnskabsregulativ Herudover genereres der bilag via kommunens fagsystemer til automatisk viderehåndtering i kommunens økonomisystem. Regninger via debitorsystem Oprettelse af regninger kan ske enten via Fakturaadministration eller igennem et fagsystem. Fælles for de to metoder er, at regningen, når den er faktureret, automatisk danner en indtægtspostering i økonomisystemet, det sted i kontoplanen hvor det grundlæggende er bestemt at indtægtstypen hører til. Det samme gælder ved oprettelse af kreditnotaer, hvor det dog i stedet er en udgiftspostering der automatisk dannes. Omposteringsbilag Omposteringsbilag anvendes til intern bogføring mellem kommunens konti samt bogføring af bankbevægelser. Bogføring med omposteringsbilag kan være aktuel i forbindelse med fejlrettelser eller til fordeling af transaktioner mellem forskellige enheder. Omposteringsbilag skal ligeledes anvendes i forbindelse med afregning indenfor kommunen. Omposteringsbilag er opsat med ét godkendelsesniveau, dvs. én person kan både oprette og effektuere bogføringen indenfor eget budgetområde. E-faktura E-faktura er en faktura, som er modtaget i kommunens økonomisystem i elektronisk form og er forudfyldt med stamdata, som ikke kan ændres af en godkender. Alle kommunens køb af varer og tjenesteydelser afregnes på grundlag af E-fakturaer. Hvis leverandøren fremsender en papirfaktura kontaktes denne med krav om elektronisk afregning. E-faktura er opsat med ét godkendelsesniveau, når der er tale om regninger indtil kr. Hvis regningen er større end kr. sendes denne automatisk videre til lederen til godkendelse. Behandling af E-faktura har direkte indflydelse på kommunens økonomi, idet godkendelse af bilaget medfører en udbetaling. Udgiftsbilag I modsætning til E-faktura bliver udgiftsbilag manuelt oprettet i kommunens økonomisystem. Udgiftsbilag oprettet i organisationen kan kun udbetales til modtagerens NemKonto. Hvis der skal udbetales til en giro-konto eller andet, skal Bogholderiet kontaktes for enten at foretage udbetalingen eller oprette en kreditor, som der kan laves udbetaling til. Udbetalinger med udgiftsbilag anvendes for eksempel i forbindelse med medarbejderes udlæg, momsafregning mm. 14

41 Kasse- og Regnskabsregulativ Udgiftsbilag er ligesom E-faktura opsat med ét godkendelsesniveau, når der er tale om beløb indtil kr. Hvis det er større end kr. sendes bilaget automatisk videre til lederen til godkendelse. Ved anvendelse af udgiftsbilag skal nødvendig dokumentation journaliseres i ESDH. Udgiftsbilag har ligeledes direkte indflydelse på kommunens økonomi, idet godkendelse af udgiftsbilaget medfører en udbetaling. Fakturaplaner Fakturaplaner bruges til oprettelse af automatisk betaling af regninger, der kommer gentagne gange i løbet af året. På planen anføres hvilke informationer der matches på, for at fakturaen kan betales automatisk uden attestation eller anvisning. Når en fakturaplan oprettes skal den godkendes af lederen, såfremt den overstiger kr. Når en faktura kommer ind i systemet vil der blive matchet på følgende: Findes fakturaplannummeret på den pågældende leverandør Passer beløb med max beløb pr. faktura Passer faktura med max beløb pr. år Passer antallet pr. interval. F.eks. 1 pr. måned. Hvis fakturaen indeholder alle match informationer, bogføres den automatisk. Er der et eller flere match der ikke overholdes, vil fakturaen blive sendt til manuel behandling Systemtekniske afgrænsninger 10.4 Kontrol Brugere af økonomisystemet er teknisk afgrænset til kun at godkende bilag indenfor eget budgetområde. Nogle få brugere har teknisk adgang til at godkende bilag for hele kommunen. Økonomisystemet er teknisk afgrænset, således at medarbejdere ikke kan godkende bilag med udbetalinger til sig selv. Ansvarsområderne er styret via autorisationer og brugerrettigheder til kommunens økonomisystem, som derved afspejler de godkendelsesberettigede. Borgmesteren, kommunaldirektøren samt dennes stedfortræder kan godkende på samtlige områder. Kontrol i forbindelse med bilagsbehandling er opdelt på to niveauer: Bilags- og fakturakontrol Ledelsestilsyn. Bilags- og fakturakontrol 15

42 Kasse- og Regnskabsregulativ Omfatter kontrol af samtlige bilag. Kontrollen gennemføres af den person, som godkender bilaget, og indebærer, at: varen / tjenesteydelsen er modtaget / leveret kvalitet, antal og pris er korrekte og i overensstemmelse med eventuelle kontrakter og indkøbsaftaler betalingsbetingelser er korrekte bogføringen er i overensstemmelse med konterings- og bevillingsregler eventuelle interne forskrifter er overholdt oplysningspligtige ydelser (honorar, rejsegodtgørelse mv.) er indberettet til SKAT. Ledelsestilsyn Indebærer den budgetansvarliges kontrol af, at retningslinjer for bilags- og fakturakontrollen er overholdt. Det er ikke nødvendigvis den budgetansvarlige selv, der udfører kontrollen, men skal sikre at udførelsen af kontrollen ikke varetages af selve bilagsbehandleren. Det vigtigste formål med denne form for kontrol er, at skabe et grundlag for at vurdere, om medarbejderne disponerer i henhold til retningslinjerne, og anvende resultaterne til fremadrettede justeringer og tiltag. Ved konstatering af fejl, skal der tages hånd om dem og fejlretning skal ske hurtigst muligt. Udførte kontroller og resultaterne kan dokumenteres i økonomisystemet. Ledelsestilsyn udføres månedligt for 5 % af E-fakturaer, fakturaplaner og udbetalingsbilag, med beløb op til kr. Kontrolinstrukser for it-baserede udbetalingssystemer findes i bilag Finansiel styring 11.1 Generelt Økonomiudvalget fører tilsyn med, at kommunens finansielle midler anvendes forsvarligt, så håndteringen af økonomiske midler sker i overensstemmelse med Kommunalbestyrelsens beslutninger og i øvrigt på en sikker måde. Udvalget holder øje med, at kommunens indtægter indgår til rette tid, og at eventuelle tilgodehavender inddrives. Økonomiudvalget kan fastsætte nærmere regler for at optimere tilsynspligten. Som et led i tilsynet med forvaltningen af kommunens likvide midler, udarbejdes der hvert kvartal en likviditetsoversigt, der viser gennemsnittet af de daglige indeståender på kommunens kassekredit ét år tilbage i tiden gennemsnittet må ikke være negativt. Hvad angår kommunens omsætningspapirer, så skal de kommunale gældsbreve, der ikke er tinglyst m.v., opbevares sikkert og fremgå af kommunens regnskab. Obligationer er noteret i værdipapircentralen. 16

43 Kasse- og Regnskabsregulativ Der må ikke indgås aftaler omkring leasing under nogen form uden Økonomiudvalgets godkendelse. Kommunens leasingforpligtigelser skal både fremgå af kommunes regnskab og budget. 12. Kontantkasser, Hovedkasse og rådighedsbeløb Alle transaktioner skal bogføres i kommunens økonomisystem. Alt varekøb skal så vidt muligt ske via kommunens indkøbsaftaler. Udgifter skal betales på grundlag af E- fakturaer. Af praktiske årsager opereres der i begrænset omfang med kontantkasser og rådighedsbeløb. Forretningsgangen skal være tilrettelagt så både smidig betalingsafvikling og sikkerhed tilgodeses. Med Hovedkassen menes der kassefunktionen tilknyttet Servicecentret på rådhuset, som både i opgaver, aktivitet og daglig omsætning markant adskiller sig fra de øvrige decentrale funktioner. Rådighedsbeløb oprettes for at decentrale enheder i begrænset omfang kan afholde mindre udgifter og indtægter. Rådighedsbeløbet er tilknyttet en bankkonto. En gang om måneden overføres de fra kontoen fakturerede beløb til de af institutionen konti, som skal belastes. Kontantkasser er decentrale kassebeholdninger evt. i kombination med kortterminal eller kortautomat, der i begrænset omfang benyttes til ind- og udbetalinger. Transaktioner, der er foretaget af kontantkassen, skal noteres på kasserapporten. For hver transaktion skal der foreligge et originalt kvitteret bilag. Kontantkasser er underlagt kommunens revision, som ligeledes foretager uanmeldte tilsyn. Økonomiudvalget giver revisionen besked om etableringen af kontantkasser og rådighedsbeløb. Såvel etablering af kontantkasser og rådighedsbeløb som tilrettelæggelse af den daglige forretningsgang sker efter retningslinjer, der fastsættes af Økonomiudvalget efter dagsordenspunkt fra de berørte forvaltninger. Oversigt med godkendte rådighedsbeløb og kontantkasser se bilag Interne kontroller For Hovedkassen skal arbejdsgangen sikre, at der foretages en registrering af alle indbetalinger og udbetalinger, før de finder sted. Afstemning af kassebeholdning skal foretages dagligt. Eventuelle kassedifferencer anføres på kasseopgørelsen og registreres i bogføringen. Personale beskæftiget med Hovedkassefunktion kan principielt ikke samtidig være beskæftiget med bogholderi- eller kontrolarbejde. For Hovedkassen og de øvrige kontantkasser er det den respektive forvaltnings ansvar at udarbejde beskrivelser af arbejdsgange for kassebetjening og -kontrol. Beskrivelserne skal også indeholde regler for aflåsning af kasseapparater og lignende, kontrol med aflåsning- og tømningsnøgler samt reglerne for opbevaring af dem. 17

44 13. Tegningsberettigede Kasse- og Regnskabsregulativ Det er kun de bemyndigede personer jævnfør styrelseslovens 32, der må oprette og ophæve konti i pengeinstitutter. Alle kommunens konti skal oprettes i kommunens navn. I forbindelse med bankforretninger forpligtiger Kommunalbestyrelsen sig økonomisk, når der er skrevet under af to personer fra følgende personkreds: Borgmesteren Kommunaldirektøren Økonomichefen Stedfortræderen i Økonomi- og Planlægningsafdelingen Lederen af bogholderiet. Alternativt én af ovennævnte i forbindelse med en af medarbejderne i Bogholderiet. Dokumenter vedrørende kommunens køb og salg af fast ejendom, optagelse af lån samt påtagelse af garantiforpligtelser skal underskrives af borgmesteren sammen med kommunaldirektøren eller dennes stedfortræder i kommunaldirektørens fravær. I forbindelse med indgåelse af indkøbsaftaler samt udbud gælder: Indkøb af varer og tjenesteydelser foretages som hovedregel på baggrund af kontrakter, indgået centralt af Indkøbsfunktionen. Visse indkøbsaftaler er indgået på vegne af flere kommuner enten som såkaldte forpligtende aftaler via Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKI) eller via Vestegnens Indkøbsforum (VIF), som kommunen er medlem af. Alle aftaler, uanset oprindelse, med mindre andet er nævnt, er bindende for alle kommunens skoler, institutioner, driftsområde m.fl. Alle kontrakter med en værdi på kr. ekskl. moms og derover skal konkurrenceudsættes i henhold til Udbudslovens bestemmelser. Udbud foretages som et samarbejde mellem relevant forvaltning og Indkøbsfunktionen jf. vejledning, som kan findes via Bilag Administration og opbevaring af borgeres midler og værdier 14.1 Generelt I henhold til lov om social pension samt lov om aktiv socialpolitik kan en borger, på pension eller anden hjælp, indgå aftale med kommunen om administration af sine økonomiske midler. Aftalen kan indgås med borgere, som på grund af fysisk eller psykisk funktionsnedsættelse ikke selv er i stand til at administrere egne midler. Aftalen kan ligeledes indgås med borgere, som til trods for hjælp og vejledning ikke kan administrere egne økonomiske midler. Kommunen kan indgå aftale med borgere om administration af økonomiske midler frivilligt eller ufrivilligt jf. gældende regler på området. 18

45 Kasse- og Regnskabsregulativ Administrationen kan f.eks. bestå i, at kommunen betaler faste udgifter direkte til kreditor, at kommunen udleverer naturalydelser / rekvisitioner, eller at kommunen udbetaler ydelsen for kortere perioder. Økonomiudvalget fastsætter regler for opbevaring, registrering samt ledelsestilsyn af værdier, der af forvaltningen administreres for borgere, samt af værdier tilhørende beboere på institutioner m.v Regler for opbevaring af midler Kontanter skal opbevares i plejehjemmets pengeskab og skal holdes adskilt fra plejehjemmets øvrige midler. Der må maksimalt opbevares kr. pr. beboer. Betalingskort og lignende, der opbevares i plejehjemmets / afdelingens pengeskab, skal være forsynet med kode/mærke. Kun leder/afdelingssygeplejerske eller enkelte medarbejdere bør have kendskab til koden /mærket, så antal dispositionsberettigede begrænses mest muligt. Værdipapirer må ikke opbevares af plejehjemmet, men skal af beboeren anbringes i depot i pengeinstitut. Fortegnelse over beboere, for hvem der opbevares penge og bankbøger m.v., opbevares i administrationen på plejehjemmet. Der skal føres særskilt regnskab for hver enkelt beboer. Regnskabet skal vise alle ind- og udbetalinger samt den til enhver tid opbevarede beholdning. Beboeren skal kvittere for alle udbetalinger. I de tilfælde, hvor beboeren ikke selv er i stand til at kvittere, skal der foreligge bilag m.v. for beløbets anvendelse. Øvrige udbetalinger skal i beboerens regnskab være forsynet med underskrifter af administrationsmedarbejder og enten beboer eller plejer. Regnskabet skal til enhver tid være ajourført. Regnskabet må ikke opbevares sammen med pengene/bankbøgerne i tilfælde af tyveri. Området er underlagt ledelsestilsyn. 15. Forsikringsforhold Kommunalbestyrelsen fastsætter regler om, i hvor høj grad kommunens værdier skal forsikres. Forsikringsadministrationen - herunder kontakt til forsikringsselskaber samt råd og vejledning er placeret centralt i kommunens bogholderi. Derimod er ansvaret for, om de nødvendige/lovpligtige forsikringer er tegnet - også i relation til forsikringssummen, pålagt de budgetansvarlige i de respektive organisatoriske enheder. Indberetninger af hændelser og skadesanmeldelser skal foregå via it-system, som administreres i Bogholderiet. 19

46 Bilag 1 Bilag 1- Bevillingsregler og omplaceringsregler 1 Kommunalbestyrelsens har fastlagt bevillingsniveauet til funktion 3. niveau. Der er dog visse bindinger for så vidt angår løn, ejendomsvedligeholdelse og indtægter (inkl. refusion) samt servicedriftsudgifter generelt. For at sikre en optimal styring af udviklingen i serviceudgifterne skelnes der mellem serviceudgifter og anden drift (der ikke er omfattet af vækst i serviceudgifterne). I forbindelse med eventuelle udvalgsomplaceringer eller ansøgning om tillægsbevillinger, vil det ikke være muligt at finde kompenserende besparelser inden for anden drift til finansiering af udvidelser af serviceudgifter. Det omvendte vil godt kunne finde sted. Desuden har fagudvalgene omplaceringskompetence indenfor serviceområdeniveau med visse begrænsninger. Ansøgninger om tillægsbevillinger, som skal til behandling i Økonomiudvalget, passere det respektive fagudvalg, såfremt ansøgningen vedrører forhold underlagt udvalgets kompetenceområde. Løn I kommunen anvendes generelt normeringsstyring. Der opretholdes derfor en binding på lønmidlerne. Det betyder, at midler, der er afsat til løn, under ingen omstændigheder kan anvendes til andet end løn på den konkrete lønkonto midlerne er afsat på og i overensstemmelse med den godkendte normering. Alt andet kræver Økonomiudvalgets tilladelse også selvom der omprioriteres indenfor funktion 3. niveau. Ejendomsvedligeholdelse For at sikre, at kommunens bygninger er i forsvarlig stand - også på længere sigt, er der her også valgt at have særlige bindinger. Der vil kunne flyttes midler fra en ejendomsvedligeholdelseskonto indenfor et funktion 3. niveau til en anden ejendomsvedligeholdelseskonto indenfor samme funktion 3. niveau uden politisk godkendelse. Der kan overføres midler fra øvrig drift til ejendomsvedligeholdelse inden for det enkelte funktion 3. niveau men ikke den modsatte vej. Indtægter (inkl. refusioner) Bevillingsniveauet gælder ikke indtægter (inkl. refusioner). Således er indtægter bundet til den enkelte konto og merindtægter og mindreindtægter skal tillægsbevilliges i Økonomiudvalget. Opsummeret giver det følgende kompetencer: Fagudvalgenes kompetencer i forbindelse med omplaceringer Udvalgene har kompetence til at omplacere midler indenfor hvert enkelt serviceområde men ikke på tværs af serviceområderne. Det gælder imidlertid ikke alle forhold, idet fagudvalgene ikke kan råde over lønkonti indenfor udvalgets budgetområde her er kompetencen udelukkende Økonomiudvalgets. Fagudvalgene kan heller ikke regulere indtægtsrammerne. Desuden kan fagudvalgene ikke bruge midler fra ejendomsvedligeholdelse til andre formål. 1 Hører til kapitel

47 Bilag 1 Forvaltningerne har mulighed for teknisk at foretage administrative omplaceringer indenfor hver enkelt funktion 3. niveau men ikke mellem de forskellige funktion 3. niveauer eller forskellige serviceområder. Dog gælder de begrænsninger som fagudvalgene er underlagt ligeledes for forvaltningerne. 21

48 Bilag 2 Bilag 2 - Budgetprocessen 2 Budgetprocessen er opdelt i 8 faser. Fase 1 Budgetprocedure, tidsplan og opstart på lønbudget Tidshorisont: november februar Oplæg til forvaltningernes lønbudget udsendes Økonomi- og Planlægningsafdelingen udarbejder forslag til tidsplan. Fase 2 Indledende budgetdrøftelser og lønbudget Tidshorisont: februar primo marts Lønbudget indberettes i økonomisystemet Art 9 konti afstemmes og tilrettes Korrektioner i form af Økonomiudvalgsbeslutninger indarbejdes. Fase 3 Basisbudgetoplæg Tidshorisont: marts I overensstemmelse med budgetproceduren udarbejder Økonomi- og Planlægningsafdelingen et basisbudgetoplæg. Basisbudgetoplægget er baseret på det foregående års budgetoverslagsår justeret på baggrund af fase 2 - herunder evt. nye skøn over pris- og lønudviklingen. Rammeudmelding til de politiske udvalg Befolkningsprognose samt Budgetindkaldelsesskrivelse med de udmeldte udvalgsrammer fremsendes af Økonomi- og Planlægningsafdelingen til forvaltningerne. Fase 4 Fagudvalgenes budgetbehandling Tidshorisont: april ultimo maj Projektbeskrivelse vedr. investeringer afleveres til Økonomi- og Planlægningsafdelingen Fagudvalgenes indberetninger og budgetbemærkninger færdiggøres til udvalgsbehandling samt forelæggelse i daginstitutionsbestyrelser, skolebestyrelser og MED-udvalg. 2 Hører til kapitel

49 Bilag 2 Fase 5 Fagudvalgenes budgetoplæg Tidshorisont: juni Fagudvalgene fremsender budgetredegørelse og budgetbemærkninger til Økonomi- og Planlægningsafdelingen Budgetoplægget forelægges Økonomiudvalget ultimo juni. Fase 6 Politisk 1. behandling Tidshorisont: august Offentliggørelse af budgetforslag Behandling af budgetforslag ultimo august. Fase 7 Politisk forhandling, 2. behandling og vedtagelse Tidshorisont: september Ændringsforslag fra de politiske partier primo september Udtalelser fra Handicapråd og Seniorråd i forhold til 1. behandling Økonomiudvalgets ændringsforslag fremsendes til Kommunalbestyrelsen 2. behandling af budgettet og endelig vedtagelse. Fase 8 Tilretning og offentliggørelse Tidshorisont: oktober november Forvaltningerne afleverer de endelige tilrettede budgetbemærkninger til Økonomi- og Planlægningsafdelingen primo oktober Offentliggørelse af budget og udsendelse af trykt budgetmateriale. 23

50 Bilag 3 Bilag 3 - Tidsplan for regnskabsafslutning 3 Ultimo januar Sidste dag for ind- og udbetalinger vedrørende det gamle regnskabsår. Medio februar Eventuelle omposteringer/omkonteringer og ultimoposteringer. Medio februar Forvaltninger afleverer de obligatoriske regnskabsbemærkninger og bilag. Medio ultimo april Regnskabet fremsendes til Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse inden overgivelse til revisionen. Senest 15. juni Oversender revisionen sin beretning til Kommunalbestyrelsen om revision af årsregnskabet. August Endelig godkendelse i Kommunalbestyrelsen og offentliggørelse 3 Hører til kapitel

51 Bilag 4 Bilag 4 - Kontrolinstrukser for it-baserede udbetalingssystemer 4 I Kasse- og Regnskabsregulativet er det fastsat, at kontrolforanstaltninger for it-området skal være beskrevet i en kontrolinstruks, der omfatter såvel legalitetskontrol som kvalitetskontrol (ledelsestilsyn). Der er derfor fastlagt kontrolinstrukser for disse systemer, som udarbejdes samt opdateres af den fagforvaltning, som administrerer de pågældende systemer (er systemejer). Alle kontrolinstrukser skal være tilgængelige via Intranettet. Fælles for legalitetskontrolinstrukserne er en beskrivelse af systemets overordnede funktion, hvordan det anvendes, kontrollen hermed og hvem der har adgang. Der er typisk tale om stikprøvekontrol eller kontrol med et udvalgt område. Det er desuden et krav at indberetnings-/godkendelses- og kontrolopgaven er adskilt. Kvalitetskontrollen skal sikre, at lovgivningens bestemmelser på området er opfyldt, herunder om ydelser er bevilget efter forvaltningens kompetencedelegationsregler, således at det sikres, at kommunen kan hjemtage statsrefusion efter de gældende regler. Herudover skal kvalitetskontrollen være med til at sikre, at interne forretningsgange følges, beløb er korrekt udregnet samt at journalføring er foretaget. Da indberetninger i visse fagsystemer er baggrund for overførsler via udbetalingssystemerne, må kontrollerne derfor nødvendigvis omfatte både disse fagsystemer og udbetalingssystemer. Dagpengesystemet og KMD Aktiv Medarbejdere i Socialcenter foretager en 10 %'s kontrol af samtlige oprettelser/ ændringer af betalings- og/eller ydelsesmodtagere i fagsystemet Der tages udgangspunkt i revisions-og kontrollisterne for systemet. Hver 10. sag, begyndende med den 1. på listen, gennemgås af medarbejder i afsnittet. Der skal foretages kvalitetskontrol af sager i fagsystemet. Sagerne udvælges tilfældigt fra fagsystemets udbetalingsliste. Der udtages 6 sager fra fagsystemet pr. måned, som i fællesskab gennemgås af Socialcenter og Jobcenter. Kontrollen skal sikre, at lovgivningens bestemmelser på området er opfyldt, herunder om ydelser er bevilget efter forvaltningens kompetencedelegationsregler, således at det sikres, at kommunen kan hjemtage statsrefusion efter de gældende regler. Herudover skal kvalitetskontrollen være med til at sikre, at interne forretningsgange følges, beløb er korrekt udregnet samt at journalføring er foretaget. Der foretages særskilt kontrol af udbetalinger til alternative modtagere, dvs. hvor der ikke udbetales til en Nemkonto eller anden juridisk person. Der udtrækkes i januar et antal kontrolsager fastsat til 5% af forrige års samlede produktion af udbetalinger til alternative modtagere, fordelt på teams. Sagerne fordeles således, at det sikres, at alle sagsbehandlere bliver omfattet af kontrollen over året, og de forskellige teams kontrollerer hinanden ud fra følgende plan: 4 Hører til kapitel

52 Bilag 4 Dagpengeteamet kontrollerer sager for Pensionsteamet. Pensionsteamet kontrollerer sager for Kontantydelsesteamet. Kontantydelsesteamet kontrollerer sager for Dagpengeteamet. Endvidere foretages én gang årligt en særlig kontrol af alle sagsbehandlere. Til denne kontrol udarbejdes en særskilt plan for hvem, der kontrollerer hvem, af regnskabsmedarbejderen, forud for kontrollen. Sager til kontrol findes af kontrollanten i doc2archive. Al dokumentation udarbejdet ifm. kontrollen opbevares i Acadre. Daginstitutionsområdet og KMD Aktiv Der foretages udbetaling af a conto tilskud til daginstitutionerne hver måned via KMD Aktiv. Daginstitutionssystemet Ved økonomisk friplads valideres ansøgers indkomstforhold løbende automatisk via e- indkomst. Børn- og Voksne-Systemet Medarbejdere i Familieafdelingen foretager en 10 %'s kontrol af samtlige oprettelser/ ændringer af betalings- og/eller ydelsesmodtagere i fagsystemet. Der tages udgangspunkt i revisions- og kontrollisterne for systemet. Hver 10. sag, begyndende med den 1. på listen, gennemgås af medarbejder i afsnittet. Handicap- og Psykiatricenter kontrollerer samtlige sager, der fremgår af revisions- og kontrollisterne, som fremsendes fra Familieafdelingen. Der skal foretages kvalitetskontrol af sager i fagsystemet. Der udtages 3 sager fra voksenområdet (Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen) pr. måned. Sager udvælges tilfældigt fra fagsystemets udbetalingsliste. Børne- og Kulturforvaltningens kvalitetskontrol foregår ved, at afdelingslederen for Familieafdelingen primo hvert år udpeger et antal indsatsområder, der repræsenterer de paragraffer indenfor lov om Social Service, som afdelingen administrere, til fuldstændig kontrol. Danske Bank (SKB/OBS konto) Der skal ligge en ajourført liste i Bogholderiet over hvilke roller, der er tildelt medarbejderne. Der må ved udarbejdelsen af navnelisten sikres personmæssig adskillelse mellem udførende og kontrollerende funktioner. For at medarbejdere i Bogholderiet kan overføre beløb fra OBS-kontoen til kommunens øvrige konti, skal det forinden godkendes af lederen af Bogholderiet, Økonomichefen eller dennes stedfortræder i Økonomi- og Planlægningsafdelingen. 26

53 Bilag 4 Erhvervssystemer hos bankforbindelser (Arbejdernes Landsbank, Danske Bank, Nordea og Jyske bank) Der skal ligge en ajourført liste i Bogholderiet over hvilke roller, der er tildelt medarbejderne. Der må ved udarbejdelsen af navnelisten sikres personmæssig adskillelse mellem udførende og kontrollerende funktioner. For at kunne overføre beløb til borgere, virksomheder, myndigheder i udlandet og pengeinstitutterne imellem, skal det forinden godkendes af lederen af Bogholderiet, Økonomichefen eller dennes stedfortræder i Økonomi- og Planlægningsafdelingen. KMD Opus Løn 1. Kontrol af indberettede faste ydelser og engangsydelser Der skelnes i det følgende mellem indberetning som medfører fast løn/tjenestemandspension eller ændring i fast løn/tjenestemandspension og indberetning af engangsydelser, herunder timeløn. Faste ydelser Kontrol af fast løn/tjenestemandspension Efter indberetning i KMD Opus Løn foretager lønmedarbejderen i Organisations- og Personaleafdelingen en lønsimulering, hvoraf indberetningen fremgår. Lønmedarbejderen noterer på indberetningsmaterialet, at lønseddel er simuleret. Den simulerede lønseddel printes ved behov og vedlægges indberetningsmaterialet. Når der er overensstemmelse mellem indberetningsmaterialet og resultatet på den simulerede lønseddel anses indberetningen for at være tilstrækkeligt kontrolleret. Såfremt ændring ikke kan dokumenteres ved hjælp af en simuleret lønseddel, skal der foreligge print fra lønsystemet, der dokumenterer indberetningen. Indberetningsmaterialet opbevares i 5 år. Engangsydelser Kontrollen i Organisations- og Personaleafdelingen Organisations- og Personaleafdelingen foretager efter lønkørslen kontrol med de engangsydelser der er indberettet i afdelingen. Dette gøres ved at foretage stikprøvekontrol af 10% af indberetningerne. Der skal noteres på de kontrollerede bilag, hvem der har foretaget kontrollen. Indberetningsmaterialet skal opbevares i 5 år. Kontrollen generelt for eksterne områder Det eksterne område udarbejder månedligt indberetningsmateriale, som danner grundlag for indberetning til lønsystemet bilagene skal være attesteret af leder. Derefter foretages indberetning til lønsystemet. Der påtegnes på alle indberetningsbilagene med initialer, hvem der har indberettet bilaget. Når der er dannet lønsedler efter lønkørsel og disse er tilgængelige for lederen, skal der foretages kontrol af mindst 10 % af de indberettede personer. Der skal noteres på de kontrollerede bilag, hvem der har foretaget kontrollen. 27

54 Bilag 4 Indberetningsmaterialet skal opbevares i 5 år. Kontrollen på de eksterne områder der anvender KMD Vagtplan KMDs vagtplansystem bruges i Hjemmeplejen, på kommunens plejehjem og i Socialpsykiatrien/Bo-og støtteenheder. I vagtplansystemet registrer afdelingsledere, koordinatorer og enkelte administrative medarbejdere alle relevante data om vagter og arbejdstider for medarbejderne. Systemet tilfører data direkte til lønsystemet. Der dannes hver måned en arbejdstidsopgørelse på hver medarbejder, ud over lønspecifikationen. Denne viser hvad der er lagt i vagtplansystemet og som dermed ligger til grund for eventuelle udbetalte arbejdstidsbestemte tillæg. Der foretages egenkontrol på de enkelte arbejdssteder ved at der hver måned udtages minimum 10 % af medarbejderne til en kontrol. I praksis kontrolleres lønsedler/arbejdstidsopgørelserne op imod de data som ligger til grund for registreringerne i KMD Vagtplan. De udtagne lønsedler/arbejdstidsopgørelser og indberetningsmaterialet påtegnes efter kontrol og gemmes i 5 år. Kontrollen på de eksterne områder der anvender KMD EDUCA Skoleområdet anvender KMDs system EDUCA til planlægning af lærernes arbejdstid. Systemet overfører automatisk visse data direkte til lønsystemet uden godkendelse, f.eks. undervisningstillæg, kolonitillæg, ferie og visse andre fraværsdata. Det er ledelsen og administrationen som foretager planlægning/indberetning. Skolerne kan i modsætning til Organisations- og Personaleafdelingen ikke simulere lønsedler før lønkørsel. Derfor skal skolerne, når de laver mere komplicerede tilrettelser eller indberetninger, bede Organisations- og Personaleafdelingens lønteam om at lave en lønsimulering når data er overført til lønsystemet (efter ca. to døgn), og således sikre at ændringer/indberetninger har det tilsigtede resultat på lønsedlen. Der foretages egenkontrol på de enkelte arbejdssteder ved at der hver måned udtages minimum 10 % af medarbejderne til en kontrol. I praksis ved at udskrive og kontrollere lønsedler så snart de er tilgængelige efter lønkørsel. Lønsedlerne kontrolleres op imod arbejds- og fraværsdata (herunder ferie) i KMD EDUCA. De kontrollerede lønsedler påtegnes og gemmes sammen med eventuelt relevant print fra KMD EDUCA i 5 år. Dette fordi eventuelle efterfølgende sletninger i KMD EDUCA ikke kan rekonstrueres og logges. 2. Kontrol af til- og afgang i lønsystemet Det er ledelsens opgave at følge op på at det er de korrekte medarbejdere, som er registreret i KMD Opus Løn under deres afdeling. Kontrollen på rådhuset De administrative ledere på rådhuset skal løbende følge med i om nye medarbejdere er oprettet og om ophørte medarbejdere er afgangsført. Dette gøres ved at trække en personaleoversigt i den rollebaserede indgang. Er der en uoverensstemmelse skal der rettes henvendelse til Organisations- og Personaleafdelingen for at få rettet op på fejlen. 28

55 Bilag 4 Kontrollen på eksterne afdelinger/institutioner Eksterne ledere eller dennes stedfortræder skal hver måned følge op på om nye medarbejdere er oprettet og om ophørte medarbejdere er afgangsført. Dette gøres ved at trække en personaleoversigt i den rollebaserede indgang. Er der en uoverensstemmelse skal der rettes henvendelse til Organisations- og Personaleafdelingen for at få rettet op på fejlen. Såfremt alt er i orden skal der ligeledes sendes en mail til Organisations- og Personaleafdelingen som en bekræftelse af det. 3. Øvrige kontroller i Organisations- og Personaleafdelingen Organisations- og Personaleafdelingen foretager følgende kontrol umiddelbart efter lønkørsel: - Store lønudbetalinger - Negative lønninger - Samlede udbetalinger set i forhold til tidligere måneders udbetalinger - Kontrol af total pr. lønperiode - Kontrol af dummy-omkostningssted. 29

56 Bilag 5 Bilag 5 - Etablering og tilrettelæggelse af forretningsgange for kassebetjening og kassekontrol 5 Af hensyn til den finansielle styring, den økonomiske sikkerhed, den betalingsmæssige overskuelighed og den bilagsmæssige registrering, er det kommunens mål at operere med så få kasser som muligt. Praktiske forhold gør det dog nødvendigt med visse kontantkasser og rådighedsbeløb. Der skal, når disse kasser oprettes, sørges for den nødvendige sikkerhed og kontrolprocedurer. Efterfølgende beskrives forretningsgangen vedrørende rådighedsbeløb og kontantkasser. Rådighedsbeløb Der bevilges et maksimumbeløb til institutionen. Herefter opretter Bogholderiet en konto i banken i institutionens navn, og pengene indsættes på kontoen. En gang månedligt overføres de fra kontoen fakturerede beløb til de af institutionens konti, der skal belastes. Kontantkasser Navn Rådighedsbeløb Skottegårdsskolen kr. Kastrupgårdskolen kr. Korsvejens Skole kr. Pilegårdsskolen kr. Tårnbygårdsskolen kr. Skelgårdsskolen kr. Løjtegårdsskolen kr. Nordregårdskolen kr. Ungdomsskolen kr. Heldagsinstitutionen kr. Tårnby Naturskole kr. Solkolonierne, fælleskonto kr. Solkrogen kr. Solbrinken kr. Tårnby Musikskole kr. Bagvagtsfunktion (Familieafdelingen) kr. Tårnby Hovedbibliotek kr. Dagpleje, daginstitutioner og klubber for børn og unge Dagplejen, daginstitutionerne samt fritids- og ungdomsklubberne har tilladelse til at have kontantkassebeholdning på maksimalt kr. Den maksimale kontante kassebeholdning kan i specielle tilfælde overskrides, f.eks. ved større arrangementer. 5 Hører til kapitel

57 Daginstitutioners og klubbers bankkonti Bilag 5 Der er oprettet husholdnings bankkonti til institutionerne. Dagplejen har ingen bankkonti. Til de institutioner, der betaler husleje altså ikke drives fra kommunens egne lokaler, er der også oprettet en betalingskonto til husleje. Institutionernes ledere og souschefer har Mastercard Classic debet med pinkode. Hævekortene afleveres ved fratræden til forvaltningen. Der overføres acontotilskud efter behov til bankkontiene. Banken overfører automatisk beløb fra husholdningskontiene til betalingskontiene, hvis der ikke er tilstrækkelig dækning for udgifter på betalingskontiene. Kastrup Bio (Kulturhuset) E-billetsystem anvendes (Låst nummerering via pc). Kastrup Bio har to betalingskortterminaler samt MobilePay, som biografkunderne kan benytte til betaling af billetter m.m. Spilledagens indtægt (billetter + café) lægges i deponeringsskabet i biografen, og der bliver deponeret mindst én gang ugentligt eller ved maksimum kr. i bankens døgnboks til indsætning på biografens konto. Ved weekender i ferier og ved weekender med store premierer kan der være behov for at opbevare op til kr. i deponeringsskabet. Dette vil ske meget sjældent, og forventes en sådan weekend, tømmes skabet sidste bankdag inden weekenden og igen førstkommende bankdag efter weekenden. Billet/cafésalget har en byttepengebeholdning på kr. fordelt på to kasser. Kastrupgårdsamlingen Kastrupgårdsamlingen har to betalingskortterminaler samt MobilePay til betaling af kataloger, plakater m.m. Indtægter ved salg af publikationer m.v. som indgår pr. betalingskort m.v. eller kontant indsættes på Kastrupgårdsamlingens konto. Kastrupgårdsamlingen har en maksimal kassebeholdning på kr. Lystbådehavnen På havnekontoret er der mulighed for kontantbetaling samt betaling med kort i terminal. Kontante indtægter modtages ved salg af f.eks. gæsteleje, chipkort, benzin/diesel, leje af kran, højtryksspulere, slibemaskiner m.v. Kontantbeholdningen opbevares i pengeskab og indsættes på konto i banken én gang ugentligt eller ved maksimalt kr. Havnekontoret har en kontantkassebeholdning på kr. i form af byttepenge. 31

58 Bilag 5 Kastrup Svømmehal Salg af billetter foregår henholdsvis med betalingskort samt manuel kontantbetaling ved kasseterminal. Kontantkasseterminal indeholder kr. i byttepengebeholdning. Kassebeholdningen opbevares i en aflåst boks. Mindst en gang om ugen, eller ved en omsætningsbeholdning på over kr., indsættes det indkomne beløb i banken. Eventuelt manuelt salg af billetter noteres i duplikatregnskabsbogen. Pilegårdsbadet Salg af billetter foregår henholdsvis med betalingskort ved billetmaskine samt manuel kontantbetaling ved kasseterminal. Kontantkasseterminal indeholder kr. i byttepengebeholdning. Kassebeholdningen opbevares i en aflåst boks. Mindst en gang om ugen, eller ved en omsætningsbeholdning på over kr., indsættes det indkomne beløb i banken. Eventuelt manuelt salg af billetter noteres i duplikatregnskabsbogen. Kastrup Skøjtehal Salg af billetter foregår via billetautomat. Billetautomat indeholder kr. i byttepengebeholdning. Kassebeholdningen opbevares i en aflåst boks. Mindst én gang om ugen, eller ved en omsætningsbeholdning på over kr., indsættes det indkomne beløb i banken. Eventuelt manuelt salg af billetter noteres i duplikatregnskabsbogen. Bibliotekerne Man kan betale med kontanter, Dankort eller MobilePay på bibliotekerne. Tårnby Hovedbibliotek har to betalingsterminaler og en mobiltelefon til MobilePay. Vestamager Bibliotek har en betalingsterminal og en mobiltelefon til MobilePay. Bibliotekerne har desuden en kassebeholdning i form af byttepenge på i alt kr., som jævnligt gøres op, og kontanter sættes ind i banken. En gang i kvartalet laves der en erklæring til forvaltningen, som dokumenterer, at beholdningen er intakt. I tilfælde af, at der er mange kontanter i kassen f.eks. efter et bogsalg, indsættes de i banken hurtigst muligt. Der er desuden to online løsninger: Køb af arrangements billetter via bibliotekets hjemmeside, hvor man betaler med Dankort. 32

59 Bilag 5 Betaling af bøder og erstatninger via bibliotekets hjemmeside, hvor man kan betale med Dankort samt udenlandske kort som MasterCard, Maestro, Visa og VISA Electron. Plejehjem m.v. Institutionernes kasser bruges i forbindelse med indbetalinger for f.eks. terapimateriale og udbetalinger for indkøb af snacks og andet i forbindelse med udflugter, arrangementer og lignende. Navn Kontantkassens rammebeløb Plejehjemmet Irlandsvej kr. Plejehjemmet Pyrus Alle kr. Plejehjemmet Løjtegårdsvej kr. Plejehjemmet Tagenshus kr. Plejehjemmet Ugandavej kr. Pensionistcentret Solgården kr. Omsorgscentrene Pilehaven og Bording Hus kr. Det psykiatriske Team, herunder Aktivitetscentret kr. Bofællesskabet Falhøj og Jershøj kr. Beløbsrammerne kan i ganske specielle tilfælde overskrides. Brandstationen Brandstationen har en kassebeholdning på kr., som bruges til køb af pakkelabels og kontante udlæg til møder og på kurser. Kundekort Kommunens institutioner har mulighed for at få oprettet kundekort, når det vedrører en lokal forretning/filial, og hvor det af beholdningsmæssige og/eller pædagogiske hensyn vil være en fordel, hvis der kan foretages indkøb med afregning f.eks. én gang om måneden. Den maksimale beløbs-/kreditgrænse fastsættes individuelt for institutionerne. Beløbs-/ kreditgrænsen skal begrænses mest muligt og under hensyn til institutionens budget i øvrigt. Beløbs-/kreditgrænsen kan dog maksimalt udgøre kr. pr. gang og kr. pr. måned. Der må ikke foretages private indkøb på kortet. Anmodning om kundekort fremsendes af institutionen til fagforvaltningens godkendelse. Kundekortet opbevares på forsvarlig vis af institutionslederen eller dennes stedfortræder. Mastercard Classic Debit Udover daginstitutioner m.v. er Mastercard Classic Debit tildelt en begrænset personkreds jf. nedenstående skema f.eks. til indkøb af it-produkter, særligt tandreguleringsudstyr samt rejser over Internettet. Fordelen ved disse kort er, at der ikke kan hæves mere på kortet, end der er til rådighed på kontoen. Rådighedsbeløbet fungerer således som en indbygget sikkerhedsfunktion, der begrænser et evt. misbrug af kortet. 33

60 Bilag 5 Kortet er personligt, og det enkelte kort vil være tilknyttet sin egen bankkonto. Derved er det muligt at kortlægge en klar sammenhæng mellem brugeren af kortet og det forbrug, der har været genereret på kortet. Desuden vil det være muligt at indsætte et rådighedsbeløb på hver enkelt konto, der er tilpasset forbruget på det enkelte kort. Forvaltning Afdeling Antal Mastercard Classic Debit Rådighedsbeløb pr. kort Økonomisk Forvaltning Forkontoret kr. Børne- og Kulturforvaltningen Familieafdelingen kr. rådighedsvagt Børne- og Kulturforvaltningen Familieafdelingen - tilsyn kr. Børne- og Kulturforvaltningen Projekt Medvind og kr. Heldagsinstitutionen Børne- og Kulturforvaltningen Bibliotekschefen kr. Børne- og Kulturforvaltningen Sekretariatet kr. Arbejdsmarkeds- og Tandplejen kr. Sundhedsforvaltningen Arbejdsmarkeds- og Socialcenter kr. Sundhedsforvaltningen Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen Pilehaven kr. 34

61 Bilag 6 Bilag 6 - Decentrale forretningsgange og vejledninger til understøttelse af regulativet Formen på detailbeskrivelser af forretningsgange og kontrolprocedurer samt fortegnelser bestemmes lokalt under hensyntagen til den gældende designmanual, men de skal give et let tilgængeligt og overordnet indblik i arbejds- og rollefordelingen. For at sikre den generelle tilgængelighed placeres og vedligeholdes disse af de respektive forvaltninger/afdelinger på Intranettet. Dog skal arbejdsgange vedrørende Hovedkasse og kontantkasser indeholde en beskrivelse af følgende punkter: Kassebetjening Kontrol af kasse Regler for aflåsning Regler for nøgler. Kontrolinstrukser for it-baserede udbetalingssystemer skal ligeledes indeholde en beskrivelse af: Overordnet funktion Hvordan indberetning og ændringer sker Kontrol med indberetning og ændringer Hvem der har adgang. Omkring obligatorisk månedlig budgetopfølgning foretaget af de respektive budgetansvarlige, anbefales det, at dokumentation for foretaget budgetopfølgning journaliseres i Acadre, så revisionen let kan tilgå dokumentation for den krævede budgetopfølgning. Økonomisk Forvaltning Forretningsgang Dok. nr. i Acadre Budgetopfølgning Hovedkasse Kvitteringsafgivelse og betalingsbestemmelser KMD Opus Løn Medarbejdere med adgang til banksystemer og deres roller Mastercard Classic Debit Opgaver og ansvarsfordeling i en udbudsproces Teknisk Forvaltning Forretningsgang Dok. nr. i Acadre Budgetopfølgning Udarbejdelse og behandling af anlægsregnskaber Kontantkasse Kastrup Svømmehal Kontantkasse Pilegårdsbadet Kontantkasse Kastrup Skøjtehal Kontantkasse Kastrup Lystbådehavn Kontantkasse Brandstationen

62 Bilag 6 Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen Forretningsgang Dok. nr. i Acadre Budgetopfølgning Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen Budgetopfølgning Voksenhandicap Budgetopfølgning Hjemmepleje Budgetopfølgning Jobcenter Budgetopfølgning Plejehjem Budgetopfølgning Sundhed Kontantkasse Televænget/Aktivitetscentret Kontantkasse Bofællesskabet Falhøj og Jershøj Rådighedsbeløb Det socialpsykiatriske Team Kontantkasser pensionisthuse, pensionistcenter og plejehjem Rådighedsbeløb pensionisthuse, pensionistcenter og plejehjem KMDs edb-system for dagpenge KMD Aktiv KMD Børn og Voksne-system Mastercard Classic Debit i Socialcentret Mastercard Classic Debit Pilehaven Opbevaring af midler tilhørende klienter eller beboere Mastercard Classic Debit Falhøj/Jershøj/ Håndtering af borgernes indbetalinger ifm. Rejser og udflugter på Pilehaven og Solgården Børne - og Kulturforvaltningen Forretningsgang Dok. nr. i Acadre Budgetopfølgning Kontantkasse daginstitution Kontantkasse skoler m.m Kontantkasse Solkolonierne 85099/16 Kontantkasse Familieafdelingen Kontantkasse DSI Kontantkasse Biblioteker Kontantkasse Kulturzonen Kontantkasse Kastrupgårdsamlingen Kontantkasse Kulturhuset Kastrup Bio KMD Børn og Voksne-system Mastercard Classic Debit Sekretariatet Mastercard Classic Debit Familieafdelingen Mastercard Classic Debit Hovedbiblioteket Rådighedsbeløb Ungdomsskolen Rådighedsbeløb Projekt Medvind/ Rådighedsbeløb Kulturhuset Kastrup Bio Rådighedsbeløb Familieafdelingen Rådighedsbeløb Kulturzonen - musikskoledelen Rådighedsbeløb SFO ere, daginstitutioner, klubber og vuggestuer Rådighedsbeløb Heldagsinstitutionen Rådighedsbeløb Skoler

63 Bilag: 5.1. Mat fra KAB Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 11. oktober Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /17

64

65

66 Bilag: 6.1. Aftale med bilag Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 11. oktober Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /17

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77 Bilag: 7.1. SV: Televænget Lejekontrakt B-ordning - Lejekontrak t Televænget B-ordning.docx Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 11. oktober Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /17

78 LEJEKONTRAKT AFDELING 9 Televænget 32-36

79 Side 1 af 8

80 Indhold Parterne...2 Baggrund og formål Det lejede Anvendelse Ikrafttræden Opsigelse/ophør Årlig leje og depositum Forbrugsregnskab (varme og varmt vand) Øvrige udgifter og udgiftsarter Opkrævnings- og betalingsbestemmelser Vedligeholdelse og fornyelse samt renholdelse Fraflytning og tilbagelevering af det lejede Tvister Bilag...6 Side 2 af 8

81 Parterne Denne lejekontrakt indgås mellem Udlejer: Postfunktionærernes Andels-Boligforening Stationsparken 24, 2.th, 2600 Glostrup CVR-nr (herefter kaldet udlejer) Og Lejer: Tårnby Kommune (herefter kaldet lejer) Baggrund og formål Begge parter har interesse i, at ejendommen stedse vedligeholdes og fornyes, hvilket sker i henhold til planer om planlagt og periodisk vedligeholdelse, der løbende gennemføres og tilpasses i henhold til aftalte drifts- og vedligeholdelsesplaner. Aftalen, herunder fastsættelse og regulering af lejen, er underlagt Almenlejelovens regler om balanceleje. 1. Det lejede 1.1 Det lejede er beliggende på Televænget 32 og er en del af PAB afd. 9. (herefter kaldet ejendommen) 1.2 Det lejede omfatter følgende areal: m2 boligareal, fællesboligareal og fælles adgangsarealer. (herefter kaldet det lejede) Det lejede er markeret på vedlagte plantegning, Bilag 1. Lejer har brugsret til de nære udearealer (solgården), samt parkeringspladser efter nærmere aftale. Side 3 af 8

82 2. Anvendelse 2.1 Det lejede skal anvendes til boliger for borgere med særlige behov og i tilknytning hertil til servicering, døgn- og dagtilbud og administration, og må ikke uden udlejers skriftlige samtykke anvendes til andet formål. 2.2 Lejer skal respektere de servitutter og andre ejendomsbyrder, der ved lejeaftalens indgåelse er tinglyst på ejendommen. 2.3 Lejer har ansvaret for, at lejers brug ikke strider mod særlige offentlige forskrifter og har pligt til at indhente og opretholde alle tilladelser, der kræves med hensyn til det lejedes brug, indretning og drift, herunder forskrifter vedrørende miljø- og brandforhold. Udlejer skal uden ugrundet ophold underrettes om myndighedskrav og modtage kopi af de fornødne tilladelser. 2.4 Udlejer bærer hverken ansvar eller risiko for lejers konkrete anvendelse af det lejede, herunder for om antallet af personer i det lejede medfører særlige miljøkrav eller krav til brandsikkerhed m.v. 2.5 Skiltning, flagning og anden form for reklame på og ved ejendommen samt opsætning af markiser, solafskærmning og lignende må kun foretages efter udlejers forud indhentede skriftlige anvisning og godkendelse og skal i øvrigt ske i overensstemmelse med de servitutter og de til enhver tid gældende myndighedskrav, der er gældende for ejendommen. 2.6 Ændringer i det lejede, herunder ændringer i udearealerne må kun foretages med udlejers skriftlige godkendelse. Udlejer er dog pligtig at give samtykke til alle mindre betydende bygningsforandringer og endvidere til alle bygningsforandringer, der efter en objektiv vurdering ikke forringer ejendommens handels- og/eller udlejningsværdi. I forbindelse med at udlejer giver samtykke til ændringen, skal udlejer tillige tage stilling til krav om retablering. I modsat fald kan retablering ved fraflytning ikke gøres gældende. 2.7 Lejer har, efter udlejers rimeligt begrundede anvisninger, ret til at foretage installationer og ombygninger, når ændringerne sker for at opfylde krav fra en offentlig myndighed vedrørende kontraktmæssig anvendelse af det lejede. 2.8 Lejer har endvidere ret til at foretage sædvanlige installationer i det lejede, medmindre udlejer kan godtgøre, at ejendommens el- eller afløbskapacitet ikke er tilstrækkelig til installationen. Lejer skal med rimeligt varsel give meddelelse til udlejer, inden lejer foretager den sædvanlige installation. Udlejer er forpligtiget til at meddele samtykke, såfremt tilpasningen af el- eller afløbskapaciteten efter en objektiv vurdering ikke forringer ejendommens handels- og/eller udlejningsværdi. Side 4 af 8

83 2.9 Alle omkostninger i forbindelse med ovennævnte tiltag betales af lejer, der er pligtig til selv at indhente alle myndighedsgodkendelser samt sørge for, at eventuelle betingelser for godkendelsen til stadighed opfyldes Hvis lejer har foretaget ændringer i medfør af pkt , er lejer ved lejeforholdets ophør forpligtet til helt eller delvist at retablerede det lejede, såfremt udlejer skriftligt har taget forbehold herfor i godkendelsen, jfr. pkt Omkostninger afholdes af lejer Lejer er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler for skade, som påføres det lejede eller ejendommen i øvrigt som følge af lejers skilte m.v., installationer eller ændringer/ombygninger Ved fraflytning skal lejer for egen regning fjerne ethvert spor af skilte og andre genstande anbragt på ejendommen i henhold til pkt. 2.5, med mindre udlejer skriftligt frafalder kravet herom. 3. Ikrafttræden 3.1 Lejer overtager det lejede den 15. juli 2017.(herefter kaldet ikrafttrædelsestidspunktet). 3.2 Det er aftalt, at lejer overtager det lejede i følgende stand: Ny istandsat og med nyistandsatte installationer Senest på ikrafttrædelsestidspunktet afholdes en overdragelsesforretning, og udlejer udarbejder på grundlag heraf en indflytningsrapport inkl. fotodokumentation. Lejer skal senest 6 uger efter modtagelse af indflytningsrapporten meddele udlejer eventuelle indsigelser mod denne. Indflytningsrapporten og fotodokumentation vedlægges som Bilag Eventuelle mindre væsentlige mangler ved det lejede, der ikke hindrer eller unødigt påvirker lejers brug, udskyder ikke ikrafttrædelsestidspunktet og berettiger ikke lejer til afslag i lejen. Mindre mangler, der ikke i sig selv ville medføre udskydelse/afslag, indgår i væsentlighedsvurderingen, således at et større antal af sådanne mangler kan medføre udskydelse/afslag. 3.5 Såfremt dele af det lejede overtages senere end den 15. juli 2017, reduceres lejen forholdsmæssigt. 4. Opsigelse/ophør 4.1 Det lejede kan af hver af parterne opsiges med 12 måneders varsel til den 1. i en måned. 4.2 Det lejede kan fra udlejers side - med 12 måneders varsel - tidligst opsiges til fraflytning den 15. juli Side 5 af 8

84 5. Årlig leje og depositum 5.1 Lejen udgør ved indflytning årligt kr , svarende til kr pr. m2. Til indvendig vedligeholdelse af lejemålet og fælles boligareal, afsættes årligt 25 kr./m2, svarende til kr Der henvises til Lov om leje af almene boliger Lejen reguleres årligt jfr. PAB afd. 9 - Televangs driftsbudget. 5.3 Lejen forfalder til betaling månedsvis forud, og forfalder første gang på ikrafttrædelsestidspunktet, hvor der betales leje for perioden fra ikrafttrædelsestidspunktet og til udgangen af den pågældende måned. 5.4 Lejer betaler et depositum på kr , svarende til 2% af anskaffelsessummen (skema B) jfr. almenboligloven. Beløbet reguleres endeligt ved kommunens godkendelse af skema C. 5.5 Lejen reguleres en gang årligt pr. 1. januar (første gang 1. januar 2019) i henhold til det aftalte budget. 6. Forbrugsregnskab (varme og varmt vand) 6.1 Udlejer sørger for levering af varme og varmt vand. Lejer er pligtig at aftage hele sit forbrug af varme og varmt vand efter udlejers anvisning herom, og lejer betaler herfor efter nedenstående retningslinjer. 6.2 Forbrugsregnskaber udarbejdes samlet for ejendommen. Udlejer kan med 6 ugers varsel indskrænke eller udvide de enheder, som har fælles varmeforsyning med ejendommen, samt i forlængelse heraf ændre i fordelingen blandt de enheder, som deltager i den fælles varmeforsyning. 6.3 Forbrugsregnskaber udfærdiges efter den til enhver tid gældende lovgivning for almene boliger. 6.4 Til dækning af forbrugsudgifterne fastsættes af udlejer acontobeløb, som forfalder til betaling samtidig med lejen. 6.5 Udlejer er uden ansvar for forbigående forstyrrelser i leveringen af vand og varme, men er forpligtet til at søge disse afhjulpet snarest muligt. 7. Øvrige udgifter og udgiftsarter 7.1 Udover lejen, jfr. 5 og de i 6 nævnte udgifter, skal lejer, i det omfang det er muligt, betale følgende udgifter direkte til leverandøren: Elforbrug i det lejede Vand Side 6 af 8

85 7.2 Hvis udlejer trods det direkte kundeforhold mellem lejer og leverandøren hæfter over for leverandøren for nogen af de nævnte leverancer og udlejer som følge af lejers misligholdelse overfor leverandøren må betale forfaldne ydelser, er udlejers krav på refusion heraf pligtig pengeydelse i lejeforholdet. 8. Opkrævnings- og betalingsbestemmelser 8.1 Opkrævning skal sendes digitalt til EAN Referencen Televænget 32 skal angives. 8.3 Lejen forfalder den 1. i måneden. 8.4 Hver part meddeler den anden part kontaktoplysninger på medarbejder, der er ansvarlig for håndtering af opkrævning og betaling efter denne kontrakt. 9. Vedligeholdelse og fornyelse samt renholdelse 9.1 Der er B-ordning i afdelingen. Der henvises til standard vedligeholdelsesreglement for B-ordning. Bilag Fraflytning og tilbagelevering af det lejede 10.1 Der henvises til almenlovens regler om fraflytning. 11. Tvister 11.1 Enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne lejekontrakt, skal indbringes for boligretten i første instans. 12. Bilag 12.1 Til denne kontrakt hører følgende bilag: Bilag 1. Bilag 2. Bilag 3. Tegninger Indflytningsrapport og fotodokumentation Vedligeholdelsesreglement standard B-ordning. Dato Dato Som udlejer: Som lejer: Side 7 af 8

86 Bilag: 7.2. VS: Televænget Vedtægter Televænget docx Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 11. oktober Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /17

87 Vedtægter for Foreningen Televænget 32 Navn og beliggenhed Foreningens navn er Foreningen Televænget 32, beliggende Televænget 32, 2770 Kastrup. Foreningens hjemsted er Tårnby Kommune. 1 Hjemsted og værneting 2 Formål Foreningens formål er at varetage medlemmernes fælles anliggender, rettigheder og forpligtelser. Foreningen er således berettiget og forpligtet til i overensstemmelse med nærværende vedtægter at opkræve fællesbidrag, betale fællesudgifter, tegne sædvanlige forsikringer samt sørge for renholdelse, vedligeholdelse, herunder udvendig vedligeholdelse, og fornyelse i det omfang sådanne foranstaltninger efter ejendommens karakter må anses for påkrævede og hensigtsmæssige, samt sørge for, at god ro og orden opretholdes på ejendommen. 3 Medlemskreds Medlemmer i Foreningen er Tårnby Kommune og Postfunktionærernes Andels- Boligforening afdeling 9. Medlemskabet er pligtmæssigt. 4

88 Beslutninger 5 Medlemmer træffer i enighed afgørelse vedrørende fælles anliggender. Medlemmerne kan dog hver for sig træffe uvæsentlige dispositioner på fællesskabets vegne samt uopsættelige nødvendige foranstaltninger (op til en udgift på kr ). Over de vedtagne beslutninger føres en protokol, som nøjagtigt skal angive tid og sted for beslutningerne og hvilke beslutninger, der er blevet truffet. Administrator er PAB v/fa09. Administrator Administrator er befuldmægtiget til at handle på foreningens vegne i alle forhold vedrørende den daglige drift. Administrator fører et forsvarligt regnskab. 6 Administrators honorar afholdes som en fællesudgift. Administrator skal have tegnet sædvanlige og behørige forsikringer, herunder ansvars- og underslæbsforsikring. Tegningsret 7 Foreningen tegnes af medlemmerne i forening. Årsregnskab 8 Foreningens regnskabsår følger kalenderåret. Første regnskabsår løber fra 15. juli 2017 til 31. december

89 Revision Foreningens årsregnskab revideres af en revisor sammen med afdelingens regnskab. 9 Budget og medlemsbidrag 10 PAB udarbejder hvert år et budget, der viser foreningens forventede udgifter, som forelægges kommunen til godkendelse. Dækningen af foreningens udgifter sker ved udligning af kontoen én gang om året pr. 31/12. Efter godkendelse af årsregnskab skal ethvert restbidrag udlignes senest 14 dage efter påkrav eller ved første efterfølgende opkrævning fra administrator. Fordelingstal 11 Servicearealets fordelingstal er 691/ Boligernes er 2.014/ Se 12 angående særlige udgifter, der påhviler henholdsvis servicedelen og beboelsesdelen. Vedligeholdelse - fornyelse 12 Hvis en udgift vedrører vedligeholdelse eller fornyelse af en bygningsdel eller bygningsinstallation, som alene betjener den ene ejer afholdes den pågældende udgift alene af den, som vedligeholdelsen eller fornyelsen vedrører. Alle drifts-, vedligeholdelses- og fornyelsesudgifter vedrørende fælles bygningsdele og installationer betales af begge ejere i henhold til fordelingstal. Alle drifts-, vedligeholdelses- og fornyelsesudgifter til elevator, forsikring og lignende samt udgifter til fælles adgangsareal betales af begge ejere i henhold til fordelingstal. 3

90 Forsikring, ejendomsforsikring, revision og lignende, der belaster hele afdeling 9, matr.nr. Kastrup By, Kastrup 1 AHI, fordeles i henhold til BBR. Forbrugsmålere: Der opsættes el-, vand- og varmemålere, således at forbrugsudgifter kan fordeles på de faktiske brugere efter normale principper. Tvister 13 Ethvert spørgsmål om forståelse af vedtægterne og deres indhold, omfang, ophør og opfyldelse samt tvistigheder mellem medlemmerne vedrørende ejerlejlighederne og alle forhold vedrørende ejerforeningen, skal afgøres ved Københavns Byret med mulighed for anke efter retsplejelovens regler. 14 Nærværende vedtægter kan begæres tinglyst servitutstiftende på ejendommen matr.nr. Kastrup By, Kastrup 1 AHI med respekt for de nuværende tinglyste byrder og panthæftelser. Med hensyn til de på ejendommen og ejerlejlighederne påhvilende servitutter og byrder henvises til ejendommens og ejerlejlighedernes blade i tingbogen. Påtaleberettiget er Tårnby Kommune. For Kommunen: ---ooooo--- Den 4

91 For Postfunktionærernes Andels-Boligforening afdeling 9 Den Nikolaj Jørgensen Kai Dinesen Lone Lund-Rasmussen 5

92 Bilag: 7.3. Vedligeholdsmodel for handle- og betalingsforpligtelsen af Televænget 32. Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 11. oktober Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /17

93 TÅRNBY KOMMUNE NOTAT ARBEJDSMARKEDS- OG SUNDHEDSFORVALTNINGEN DATO: SAGS NR.: 17/8702 DOK. NR.: /17 SAGSBEH.: LEON HONORÈ Bilag 4 - Vedligeholdsmodel for handle- og betalingsforpligtelsen af Televænget 32. Denne model beskriver ansvarsfordelingen mellem PAB og Tårnby Kommune for vedligeholdelse og servicering af ejendommen. Det er et grundlæggende princip, at hvis en udgift vedrører drift, vedligeholdelse eller fornyelse af en bygningsdel eller bygningsinstallation, som alene betjener den ene ejer afholdes den pågældende udgift alene af den, som vedligeholdelsen eller fornyelsen vedrører. Ejendommen er opdelt i boligareal, fællesboligareal, fællesadgangsareal samt serviceareal. Modellen tager sit udgangspunkt i ejerforholdet, hvortil PAB ejer boligareal, fællesboligareal, fællesadgangsareal og Tårnby Kommune ejer servicearealer. Dertil kommer at Tårnby Kommune lejer boligareal, fællesboligareal, fællesadgangsareal og i lejeperioden er forpligtet i henhold til B-ordningen og vedligeholdsreglement. Handleforpligtelsen fastlægger den part der har pligt til at iværksætte det fornødne vedligehold. Betalingsforpligtelsen fastlægger pligten til endeligt at afholde udgifter forbundet hermed. Fordelingstal angiver at udgiften fordeles efter ejendommens ejerforhold, henholdsvis 691/2.705 (serviceareal) og 2.014/2.705 (boligernes). Der henvises til vedtægter for foreningen Televænget 32, 21. Nr. Areal/installation Handleforpligtelse Betalingsforpligtelse Fordelingstal 1 Udvendigt renhold, snerydning samt saltning mm., herunder gårdareal samt fælles indgangsarealer PAB PAB 2 Udvendigt renhold, snerydning samt saltning mm af tagterrasse TK PAB 3 Udvendigt vedligehold og istandsættelse PAB PAB & TK 1

94 TÅRNBY KOMMUNE 4 Boligens indvendige vedligeholdelse med hvidtning, maling, tapetsering og gulvbehandling TK PAB 5 Fællesboligareals indvendige vedligeholdelse med hvidtning, maling, tapetsering og gulvbehandling TK PAB 6 Fællesadgangsareal indvendige vedligeholdelse med hvidtning, maling, tapetsering og gulvbehandling TK PAB & TK 7 Serviceareal indvendige vedligeholdelse med hvidtning, maling, tapetsering og gulvbehandling, samt vedligehold og nødvendig udskiftning vandhaner, elafbrydere, wc-kummer, cisterner, vaskekummer, badekar, køleskabe, komfurer, vaskemaskiner og lignende TK TK 8 Boligens og fællesboligareals vedligehold og nødvendig udskiftning vandhaner, elafbrydere, wc-kummer, cisterner, vaskekummer, badekar, køleskabe, komfurer, vaskemaskiner og lignende, der er installeret af udlejeren eller af en lejer som led i dennes råderet TK PAB 9 Vedligeholdelse og nødvendig fornyelse af låse og nøgler, herunder briksystem i boligareal 10 Vedligeholdelse og nødvendig fornyelse af låse og nøgler, herunder briksystem i TK TK PAB PAB 2

95 TÅRNBY KOMMUNE fællesboligareal 11 Vedligeholdelse og nødvendig fornyelse af låse og nøgler, herunder briksystem i fællesadgangsareal TK PAB & TK 12 Vedligeholdelse og nødvendig fornyelse af låse og nøgler, herunder briksystem i serviceareal 13 Udgifter til istandsættelse som følge af misligholdelse. (Misligholdelse foreligger, når boligen eller dele heraf er forringet eller skadet som følge af fejlagtig brug, fejlagtig vedligeholdelse eller uforsvarlig adfærd af lejeren, medlemmer af dennes husstand eller andre, som lejeren har givet adgang til boligen) TK TK TK TK 14 Elevator og udgifter til fælles adgangsareal betales af begge ejere i henhold til fordelingstal TK PAB & TK 15 Udgifter vedrører drift, vedligeholdelse eller fornyelse af en bygningsdel eller bygningsinstallation, som alene betjener den ene ejer afholdes den pågældende udgift alene af den, som udgiften vedrører, såsom fx - Postkasser - Stort køkkenudstyr, herunder ovn og køleskab (kantinen) - Kaldeanlæg - Loftslifte - Administrativt internet opkobling TK TK 16 Fælles bygningsdele og TK PAB & TK 3

96 TÅRNBY KOMMUNE installationer betales af begge ejere i henhold til fordelingstal, såsom fx - Fjernvarme / varmeveksler - Varmesystem - Brugsvand - Rottespærrer - Pumpebrønd - Ventilation - CTS - EL - installationer (fællesarealer) - Brandalarmering - Branddøre - Indbrudssikring - Energimærkning 17 Lønudgifter til teknisk servicemedarbejder for servicering af boligareal TK PAB 18 Lønudgifter til teknisk servicemedarbejder for servicering af fællesboligareal TK PAB 19 Lønudgifter til teknisk servicemedarbejder for servicering af fællesadgangsareal TK PAB & TK 20 Lønudgifter til teknisk servicemedarbejder for servicering af serviceareal TK TK 21 Lønudgifter til teknisk servicemedarbejder for social viceværtfunktion TK TK 22 Materialeudgifter ifm. teknisk servicemedarbejder TK PAB & TK 4

97 TÅRNBY KOMMUNE 23 Lønudgifter til renhold af fællesboligareal TK PAB 24 Lønudgifter til renhold af fællesadgangsareal TK PAB & TK 25 Lønudgifter til renhold af serviceareal TK TK 26 Materialeudgifter ifm. renhold TK PAB & TK 27 Renovation PAB PAB & TK 5

98 Bilag: 7.4. Tegning 1 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 11. oktober Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /17

99 AA_F D C B A E YV KD01 T1 YV-08 K.01 Trapperum Stigrør KD KD K.33 Anretter køkken K.34 Lager YV-02 K.02 Forrum TA_800_04 - IV1 100 K.04 Rum for køle-fryseskabe TA_801_20_F K.05 Rengøring KD KD KD06 KD YV KD K.06 Vaskerum plejeboliger TA_500_09_F K.07 Vaskerum personale K.32 Cafe (16 pladser) Gang KD KD IV YV KD46 KD K.08 Rengøring Venterum Nedfældet måtte K.9 Vindfang YV-02 KD09 KD11 IV KD45 IV-11 Glasvæg KD12 KD13 TA_801_03_F KD14 KD16 IV-09 IV K.10 Hjemløse K.31 Cafe (24 pladser) TA_801_21_F K.11 Teknikrum/ventilation Foldedør KD KD15 KD44 IV IV KD43 KD17 TA_801_22_F KD18 YV-01 KD KD20 K.12 El/data K.30 Undervisning/pædagogisk rum 195 KD42 K.03 Gang IV KD K.13 Elevator TA_801_01_F Stort aktivitetsrum/fysisk aktivitet / Sanse integrationsrum KD K.14 HC toilet TA_801_02_F 1390 K.15 EL / Depot K.27 Sygeplejerske K.16 Musik K.17 Bad mænd K.18 Omklædn. mænd K.19 Forrum K.25 Teknikrum K.20 Omklædn. kvinder K.24 Eksist. boiler/teknik rum K26 Pulterrum Trådgitter TA_800_04 - IV-13 IV-13 TA_800_04 - IV-13 YV-02 IV-11 KD40 IV K.29 YV-02 TA_500_16_F 490 KD22 KD KD K.28 Kopi / Print / Kontor artikler KD KD38 IV KD IV-12 KD KD YV-01 KD30 TA_500_17_F KD27 KD IV KD28 KD36 Gang IV-11 YV-01 KD31 IV KD35 K.23 KD33 K.22 KD34 Trapperum Forrum Stigrør YV KD K.21 Bad kvinder KD YV-01 T TA_801_23_F YV-08 TA_500_12_F Signatur forklaring: Eksisterende teglstenvæg Teglstenvæg Gasbetonvæg Gipsvæg TA_100_KLD_F AA_F Betonvæg Let ydervægge Slangevinder Dato Beskrivelse Udgave Generelt opdateret A Væg omkring elevator ændret. Nedfældet måtte tilføjet B Søjler rykket C TELEVÆNGET Televænget Kastrup Etageplan Kælder, Fremtidige forhold Udarb.: UBN Mål: 1 : 100 Kontr.: BPO Dato: Bygherre: Fællesadministrationen af Stationsparken Glostrup Tegn nr.: HOVEDPROJEKT TA_100_KLD_F ZESO Architects, Amager Strandvej 62B, 1sal, 2300 København S Tlf: Sagsnr.: Z-0289 ETAGEPLAN KÆLDER, FREMTIDIGE FORHOLD 1:100 Holmsgaard a/s, Rådgivende Ingeniører, Irlandsvej 5, 2300 København S Tlf:

100 Bilag: 7.5. Tegning 2 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 11. oktober Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /17

101 AA_F TA_801_31_F YV-03 TA_801_24_F D C B A E YV-08 Section YV T S.01 Trapperum Stigrør IV-06 YV SD Soveværelse S.39 Stue/plejebolig TA_801_10_F IV IV-09 IV-04 Forsatsvæg SD SD SD SD SD SD52 SD51 SD57 SD58 SD64 SD68 SD69 IV-05 S.40 S.38 S.35 S.32 S.29 S.26 S.28 S.25 S.23 S.20 S.22 S.19 S.17 WC og bad Køkken Køkken Køkken Køkken Køkken WC og bad WC og bad Køkken Køkken WC og bad WC og bad TA_801_63_F Køkken TA_801_11_F IV YV IV-11 S.02 Spisestue/ophold 2125 TA_801_26_F Boig type 01 Boig type 01 TA_801_32_F TA_801_25_F Boig type 01 Bolig type 01 Boig type 02 Bolig type TA_801_12_F 02 TA_801_13_F Bolig type 02 Bolig type IV SD Glasvæg IV SD SD55 SD S.36 Stue/plejebolig S.03 Trænings køkken TA_500_01_F Soveværelse S.37 WC og bad TA_500_13_F Soveværelse S.34 WC og bad S.05 El/data TA_500_06_F S.04 Gang S.33 Stue/plejebolig SD IV SD IV-11 Hulmål i formur SD SD63 S.06 Samtalerum TA_500_04_F SD61 IV-04 SD S.30 Stue/plejebolig Soveværelse S.31 WC og bad IV Faldstamme 2180 S.07 HC toilet TA_500_18_F SD SD Postkasse væg YV-03 S.09 Elevator TA_801_30_F S.27 Stue/plejebolig Soveværelse TA_500_05_F TA_801_65_F SD76 Glasvæg SD77 S.11 TA_801_65_F Personalerum TA_801_29_F S.12 Disponibelt S.24 Stue/plejebolig Soveværelse Soveværelse Soveværelse TA_500_02_F S.13 Computerrum S.10 Gang TA_801_33_F S.21 Stue/plejebolig TA_801_34_F YV-01 YV-01 SD70 S.08 YV-11 TA_801_05_F Vindfang IV SD SD SD SD73 IV SD78 IV IV-04 SD SD SD SD IV-11 SD S.14 Ventilation 1140 SD87 IV-03 SD88 TA_500_03_F S.18 Stue/plejebolig SD S.15 Samtalerum 490 SD S.16 Trapperum 240 TA_801_63_F TA_801_14_F SD91 IV-04 SD IV T2 Stigrør YV-03 YV-08 Section 7 TA_500_12_F Signatur forklaring: Eksisterende teglstenvæg Teglstenvæg Gasbetonvæg Gipsvæg TA_100_ST_F YV TA_801_27_F SD71 TA_801_04_F Indgang TA_801_28_F TA_500_14_F 4309 Betonvæg Let ydervægge AA_F 3502 Slangevinder TA_500_20_F Dato Beskrivelse Udgave Generelt opdateret A Væg omkring elevator ændret. Glasvægge ændret til gips. Håndvaske ændret. Inspektionsdøre ændret B Væg og glasfacade rykket C TELEVÆNGET Televænget Kastrup Etageplan Stue, Fremtidige forhold Udarb.: UBN Mål: 1 : 100 Kontr.: BPO Dato: Bygherre: Fællesadministrationen af Stationsparken Glostrup Tegn nr.: HOVEDPROJEKT TA_100_ST_F ZESO Architects, Amager Strandvej 62B, 1sal, 2300 København S Tlf: Sagsnr.: Z-0289 ETAGEPLAN STUE, FREMTIDIGE FORHOLD 1:100 Holmsgaard a/s, Rådgivende Ingeniører, Irlandsvej 5, 2300 København S Tlf:

102 Bilag: 7.6. Tegning 3 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 11. oktober Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /17

103 AA_F TA_100_01_F Signatur forklaring: Eksisterende teglstenvæg YV YV-03 Teglstenvæg YV-08 YV-03 D C B A E YV T Trapperum IV-06 YV Durchsicht Stigrør 1D Soveværelse 1.41 WC og bad 1.02 Spisestue/ophold Boig type 01 Boig type 01 Boig type 01 Bolig type 01 Boig type 02 Bolig type 02 Bolig type 02 Bolig type 03 TA_801_15_F 1.40 Stue/plejebolig IV IV D97 IV D IV YV-02 IV Køkken 1D Stue/plejebolig 1.36 Køkken 1.03 Trænings køkken Soveværelse TA_500_07_F 1.38 WC og bad Soveværelse WC og bad 1.05 El/data 1.34 Stue/plejebolig 1.33 Køkken 1.06 Hvilerum for personale 1.07 Tekøkken 1.31 Stue/plejebolig 1.30 Køkken TA_500_08_F 1.08 HC toilet Soveværelse 1.09 Elevator 1.27 Køkken 1.28 Stue/plejebolig Glasvæg Soveværelse 1.11 Personalerum 1.29 WC og bad 1.12 Disponibelt Soveværelse IV-04 Soveværelse Soveværelse YV-01 Forsatsvæg IV-03 IV Glasvæg 2401D Gang IV-04 Glasdør Glasdør D111 1D99 Hulmål i formur 931 1D103 IV-05 1D100 1D D102 1D D108 1D105 1D107 1D106 1D YV WC og bad 1.25 Stue/plejebolig D117 1D Dokumentationskontor 1.24 Køkken 1.21 Køkken 1.22 Stue/plejebolig 1.14 Dokumentationskontor Hulmål i formur 2206 YV YV-01 IV-05 Hul i formur 931 IV-05 1D112 1D110 1D TA_801_19_F D WC og bad 1.15 Ventilation 1.20 WC og bad 1.19 Stue/plejebolig D134 1D D TA_500_19_F IV-03 IV-11 1D127 1D130 IV IV-11 IV D115 Gang IV-09 IV-10 IV-04 IV YV-03 IV-05 1D114 WC og bad IV YV-02 1D116 1D119 IV-03 YV-01 IV-09 1D120 1D IV D123 1D Hul i formur 931 IV Samtalerum 1.18 Køkken 1D D128 1D129 1D131 1D132 YV YV D IV-06 Durchsicht 1.17 Trapperum T2 Stigrør YV YV-03 YV-08 YV-08 TA_500_12_F Gasbetonvæg Gipsvæg Betonvæg Slangevinder Let ydervægge Dato Beskrivelse Udgave Generelt opdateret A Væg omkring elevator ændret. Glasvægge ændret til gips. Håndvaske ændret. Inspektionsdøre ændret B Vindues placering ændret C YV-03 YV TELEVÆNGET Televænget Kastrup AA_F Etageplan 1. sal, Fremtidige forhold Udarb.: Kontr.: UBN BPO Mål: Dato: 1 : Tegn nr.: HOVEDPROJEKT TA_100_01_F Bygherre: Fællesadministrationen af Stationsparken Glostrup ZESO Architects, Amager Strandvej 62B, 1sal, 2300 København S Tlf: Sagsnr.: Z-0289 ETAGEPLAN 1. SAL, FREMTIDIGE FORHOLD 1:100 Holmsgaard a/s, Rådgivende Ingeniører, Irlandsvej 5, 2300 København S Tlf:

104 Bilag: 7.7. Tegning 4 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 11. oktober Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /17

105 AA_F TA_100_02_F Signatur forklaring: Eksisterende teglstenvæg YV YV-03 Teglstenvæg YV-08 YV-03 D C B A E YV T Durchsicht 2.01 Trapperum 2D136 Stigrør IV-06 YV Soveværelse 2.41 WC og bad 2.02 Spisestue/ophold 2.40 Stue/plejebolig 2.39 Køkken Glasvæg 2.37 Stue/plejebolig 2.36 Køkken 2D144 2D145 2D149 Glasvæg Glasvæg Glasvæg 2.04 Leder kontor Soveværelse 2.38 WC og bad Soveværelse IV-09 IV D139 2D142 2D148 2D138 2D176 2D Iv-11 YV D WC og bad 2.05 El/data 2.03 Gang 2.34 Stue/plejebolig 2.33 Køkken IV D140 IV D D D Stedfortræder YV-03 Boig type 01 Boig type 01 Boig type 01 Bolig type 01 Boig type 02 Bolig type 02 Bolig type 02 Bolig type IV-05 IV-10 YV IV-05 Iv D Stue/plejebolig 2.30 Køkken 2.07 Varmemesterkontor 2D152 2D YV-03 Soveværelse 2.32 WC og bad D155 2D Køkken 2.28 Stue/plejebolig Soveværelse 2.29 WC og bad 2D160 2D WC og bad 2.25 Stue/plejebolig 2.09 Elevator Samtalerum Disponibelt Støttekorps HC toilet Soveværelse IV-04 Soveværelse Soveværelse Forsatsvæg D157 2D165 2D167 2D D154 2D IV IV Køkken 2D Køkken 2D Stue/plejebolig 2.14 Støttekorps 2.23 WC og bad 2.15 Ventilation 2.20 WC og bad 2.19 Stue/plejebolig D162 IV-11 IV-11 2D169 2D Gang IV-04 IV IV IV-04 IV YV-02 YV Iv-11 IV-10 YV-02 IV-05 IV-10 IV-05 IV YV IV Iv D158 Hulmål i formur D159 IV IV-09 IV-03 2D163 YV-02 2D168 IV-03 2D YV Støttekorps 2.18 Køkken 2D D172 2D IV-06 Durchsicht 2.17 Trapperum YV T2 Stigrør YV-03 YV-08 YV-08 Gasbetonvæg Gipsvæg Betonvæg Slangevinder Let ydervægge Dato Beskrivelse Udgave Generelt opdateret A Væg omkring elevator ændret. Glasvægge ændret til gips. Håndvaske ændret. Inspektionsdøre ændret B Vindues placering ændret C YV AA_F TELEVÆNGET Televænget Kastrup Etageplan 2. sal, Fremtidige forhold HOVEDPROJEKT Udarb.: Kontr.: UBN BPO Mål: Dato: 1 : Tegn nr.: TA_100_02_F Bygherre: Fællesadministrationen af Stationsparken Glostrup ZESO Architects, Amager Strandvej 62B, 1sal, 2300 København S Tlf: Sagsnr.: Z-0289 ETAGEPLAN 2. SAL, FREMTIDIGE FORHOLD 1:100 Holmsgaard a/s, Rådgivende Ingeniører, Irlandsvej 5, 2300 København S Tlf:

106 Bilag: 7.8. Tegning 5 Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 11. oktober Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /17

107 AA_F TA_100_03_F Signatur forklaring: Eksisterende teglstenvæg YV YV-07 Udspyr Teglstenvæg D C YV-08 B A E YV-08 T1 Durchsicht 3.01 Trapperum Stigrør TA_801_35_F Glas YV-09 TA_801_60_F Udspyr D Glas TA_801_36_F YV-04 Glas TA_500_15_F D Stue/plejebolig 3.02 Køkken 3D YV YV-04 Soveværelse TA_801_16_F 3.04 TA_801_17_F WC og bad Soveværelse 3.07 WC og bad 3.06 Stue/plejebolig 525 IV IV D D179 3D180 3D182 YV-04 3D Køkken 3.09 Stue/plejebolig 3.08 Køkken TA_801_37_F TA_801_41_F 219 Tagterrasse 3D184 Soveværelse 3.10 WC og bad 3.11 Elevator TA_801_44_F 3D Køkken TA_801_38_F TA_801_45_F 3.13 Stue/plejebolig IV-03 IV-03 IV-03 IV-03 TA_801_61_F Boig type 01 Boig type 01 Bolig type 01 Boig type 02 Bolig type YV-04 TA_801_39_F Soveværelse D186 3D185 YV-14 3D WC og bad 3D189 TA_801_62_F Soveværelse 3.17 WC og bad 3.16 Stue/plejebolig TA_801_18_F D IV-05 IV-09 Glas 6360 IV YV YV YV YV-13 YV YV YV D190 YV Køkken 3D Glas YV-06 TA_801_42_F IV D Redskabsrum 3.18 Teknikrum TA_801_43_F IV-08 YV D YV-10 Udspyr Glas YV Glas 3D YV-09 Glas Durchsicht 3.20 Trapperum T2 TA_801_46_F Stigrør YV-08 TA_500_12_F Gasbetonvæg Gipsvæg Betonvæg Slangevinder Let ydervægge Dato Beskrivelse Udgave Generelt opdateret A Mål på elevator tilrettet. Inspektionsdøre ændret B Elevator vægge opdateret C Målkode: C/C lodrette RHS- profiler Målkode: C/C lodrette RHS- profiler TELEVÆNGET Televænget Kastrup Udspyr AA_F Etageplan 3. sal, Fremtidige forhold Udarb.: UBN Mål: 1 : 100 Kontr.: BPO Dato: Tegn nr.: HOVEDPROJEKT TA_100_03_F Bygherre: Fællesadministrationen af Stationsparken Glostrup ZESO Architects, Amager Strandvej 62B, 1sal, 2300 København S Tlf: Sagsnr.: Z-0289 ETAGEPLAN 3. SAL, FREMTIDIGE FORHOLD 1:100 Holmsgaard a/s, Rådgivende Ingeniører, Irlandsvej 5, 2300 København S Tlf: