Devoteam A/S Lyngbyvej 2 DK-2100 Copenhagen Denmark Tel +45 20 45 07 00 E-mail info.dk@devoteam.com www.devoteam.dk 18. februar 2015 Uddrag af udkast til: Masterplan for Digitalisering af Social- og Sundhedsområdet i Ballerup Kommune Baggrund og formål Ballerup kommune ønsker at sætte en række initiativer i gang under overskriften digitalisering og arbejdsgange på social og sundhedsområdet. Der er et stort potentiale ved, at digitaliseringen og arbejdsprocesserne på social- og sundhedsområdet i højere grad ses i en sammenhæng og planlægges og udføres efter en samlet plan. Samtidig er der i Ballerup Kommunens omverden en række skal-initiativer, som får betydning for indsatsen i de kommende år - fx det fælles medicinkort, voksenudredningsmetode på socialområdet, Socialtilsyn, Fælles Sprog III, Sundhedsjournal, telemedicin, velfærdsteknologi mv. Rammerne for digitaliseringsindsatsen er beskrevet i følgende nationale strategier: Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi 2010 2015 Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2011 2015 Strategi for digital velfærd 2013 2020 National Strategi for digitalisering af sundhedsvæsenet 2013 2017 Kommunernes strategi for telesundhed, 2013 Ballerup Kommune har desuden i Rammepapir Sundheds-IT og digitalisering på Socialog Sundhedsområdet i Ballerup Kommune beskrevet følgende målsætninger for arbejdet med Sundheds-IT og digitalisering: Borger som ressource: Hvor digitalisering skal medvirke til borgerens egne digitale kompetencer inddrages eller styrkes, således at borgeren bliver en mere aktiv medspiller og bedre kan udnytte egne funktionsevner i den praktiske hverdag. Borgeroplevet kvalitet: Hvor digitalisering skal fremme sammenhængende velfærd og forbedre den borgeroplevede kvalitet i opgaveløsningen. #47785-v2-[Note Dansk] VAT N DK78068213 PBS: 02394154 Bank: Danske Bank, Branch N 4260, Account N 4260 1335 27 IBAN: DK 46 300 4260 1335 27 CVR N 78068213
2/8 Faglig kvalitet: Hvor digitalisering skal understøtte medarbejdernes opgaver og funktioner, så den faglige kvalitet forbedres og medarbejderne oplever forbedret arbejdsmiljø og meningsfulde arbejdsgange. Effektiv ressourceanvendelse: Hvor digitalisering skal sikre en effektiv anvendelse af ressourcerne i opgaveløsningen og realisering af potentielle effektiviseringsgevinster. For at realisere dels de nationale strategier og dels Rammepapir for Sundheds-IT og digitalisering ønsker Ballerup Kommune en samlet plan en såkaldt Masterplan som beskriver, hvilke prioriterede projekter, som skal udføres i de kommende fire år og i hvilken rækkefølge, for at understøtte den ønskede udvikling. Proces for Masterplan Masterplanen er fremkommet via en proces, på social- og sundhedsområdet i Ballerup Kommune, som har involveret 50-70 medarbejdere og ledere, der har repræsenteret alle dele af organisationen og hermed har dækket forskellige oplevelser, behov og ønsker til digitalisering. Processen er illustreret i nedenstående figur 1. Figur 1: Proces for udvikling af Masterplan i Ballerup Kommune Indledningsvis er der gennemført en større dataindsamling i form af ca. 20 interview med fra 2-3 og op til 6-7 personer. Der er ligeledes gennemført observationer på udvalgte processer i hjemmepleje og på socialområdet. Herudover er der gennemført to workshops, som hver har samlet ca. 50 personer bredt fra social- og sundhedsområdet. En stor del deltog i begge workshops. På den første workshop blev resultatet af interviewrunde og observationer fremlagt og valideret, mens der på den anden workshop blev arbejdet med Masterplanens konkrete projektforslag og deres placering i Masterplanen. Endelig er der gennemført møder med ledergruppen på social- og sundhedsområdet for at drøfte prioriteringer og Masterplanens endelige udformning. I marts 2015 præsenteres Masterplanen og dens mange digitaliseringsspor som en slags kick-off for indbudte ledere og medarbejdere i social- og sundhedsområdet.
3/8 Udpegning af Masterplanens indsatsområder Resultatet af interviewrunde og observationer er problemtemaerne, som er listet nedenfor. Bemærk, at der i forbindelse med interview og observationer har været fokus på at opsamle problemer og ikke på at opsamle de forhold, som fungerer godt. Problemtemaer, som indgår i Masterplanens projekter og prioriteringer KMD Care (EOJ) opleves tungt og stort og er ikke implementeret i bund. Konsekvensen er, at det ikke anvendes ens og at kommunen ikke opnår fordelene ved ens og effektive arbejdsgange og dokumentationspraksis. Den mest modne praksis for Care anvendelse har man i visitationen, mens der er et betydeligt potentiale for et løft i udfører enhederne. I forlængelse af ovenstående er der et særligt tema omkring faglig dokumentation på sundhedsområdet. Ser man på udførende hjemmepleje og hjemmesygepleje er praksis i dag forskellig for så vidt angår, om man dokumenterer i indsatsområder, i journalen eller i advis. Konsekvenser er dels at man mangler overblik og oplever, at man ikke får læst al dokumentationen, og dels at det tager længere tid end nødvendigt at skaffe sig overblik. KMD EKJ kan ikke håndtere ledelsesinformation og effekt-opfølgninger og fungerer utilstrækkeligt som fagligt dokumentationssystem på socialområdet. Medicinprocessen, på både social- og sundhedsområdet, understøttes af et miks af digitaliserede og manuelle arbejdsgange, dvs. systemet er ikke enstrenget, som embedslægetilsynet kræver. It-tilgængelighed er en barriere for effektivitet og medfører risiko for fejl. Der er her tale om, at der opleves lange svartider og driftsustabilitet på fagsystemer og at man ikke oplever, at der er tilstrækkelig dækning af it-udstyr, således at man nogen gange må stå i kø for at lave sine opslag og registreringer. IT-udstyr er forskelligt fordelt i kommunen, således at nogle enheder har tilstrækkeligt udstyr, mens andre mangler. Der er potentiale for mere borgerinvolvering og dokumentation hos borger, især hvis dette kan understøttes af it-udstyr på borgerens stue i boliger på sundhedsområdet og bosteder på socialområdet. Arbejdsdeling mellem it-systemer er uklar og der mangler overblik over systemernes rolle. Her er der et særligt forhold vedrørende V-drevet, som anvendes til dokumentation, som ikke er CPR relateret. V-drevet opleves vanskeligt at navigere i, og der sættes spørgsmålstegn ved det hensigtsmæssige i, at V-drevet er helt åbent, og at man kan komme til at flytte andre enheders mapper og data.
4/8 For myndighedsfunktioner opleves uhensigtsmæssigt dobbeltarbejde ved sagsoprettelse i forbindelse med anvendelse af både SBSYS og fagsystemer (EOJ/EKJ). Visse steder opleves også trippel registreringer. Ligeledes er Voksen Udrednings Metoden (VUM) ikke en integreret del af visitationens arbejdsmåde og dokumentation på socialområdet. It-kompetenceopbygning sker ikke tilstrækkeligt systematisk og efterspørges i betydelig grad af medarbejderne Ovenstående problemtemaer danner sammen med de nationale strategier udgangspunkt for Masterplanens prioriteringer inden for følgende fem hovedområder: Fagsystemer EOJ/EKJ (herunder arbejdsgange og dokumentationspraksis) IT-kompetenceopbygning Borgerinvolvering og velfærd Sammenhæng mellem It-systemer (fagsystemer, SBSYS, V-drev, etc.) Drift og IT-udstyr Masterplanen Masterplanen er afbildet i figur 2 med en illustration, som også kaldes et transformationsdiagram og illustrerer, hvordan Ballerup Kommune via projekter inden for de fem nævnte hovedområder i løbet af 4-6 år realiserer visionen for digitalisering og arbejdsgange på social- og sundhedsområdet. Den afbildede tidsramme er 2015 2017, men det forventes, at nogle projekter vil realiseres senere. Tidsrammen skal løbende tilpasses nationale krav og kommunens projektkapacitet.
5/8 Figur 2: Masterplan for digitalisering af social- og sundhedsområdet i Ballerup Kommune Masterplanen skal læses således, at man fra venstre mod højre og også nedefra og op kan følge et projekt hovedområde hen over tidsperioden 2015 2017. Man kan ligeledes følge en tidsperiode ved at følge et cirkeludsnit og her se, hvilke projekter, fordelt på alle hovedområder, som ligger inden for denne periode. Projekterne har en farvemarkering, hvor gule cirkler er defineret som quick-win projekter, dvs. projekter, hvor man med en begrænset indsats forventer at kunne få en gevinst med betydning for forretningen, inden for en kortere tidshorisont. De røde er obligatoriske projekter, fx defineret i økonomiaftale med staten, og de blå er alle andre projekter. De små stiplede cirkler, som ses i borgerinvolvering og velfærd, markerer, at der er tale om afprøvningsprojekter, som endnu ikke er navngivet. Herudover er der en større stiplet cirkel markering rundt om de projekter, som vurderes at være de største målt i ressourceindsats for Ballerup Kommune. I det efterfølgende beskrives Masterplanens udviklingsprojekter. Fagsystemer EOJ/EKJ Hovedstrømmen af projekter ligger i den midterste bane Fagsystemer EOJ/EKJ. Her ligger der en række projekter hen over de næste 3-4 år. Der indledes i det efterfølgende med EOJ og sundhedsområdet, og herefter EKJ og socialområdet. En væsentlig trædesten på sundhedsområdet er, at det obligatoriske Fælles Medicinkort (FMK) (projekt 1.3) skal implementeres medio 2015. Det ligeledes obligatoriske Fælles Sprog III (FS III) er annonceret til 2017 og herefter følger kommunernes realisering af borgernes adgang til Sundhedsjournal. Denne række projekter bliver styrende for implementering af den samlede vision på sundhedsområdet, idet FMK implementeringen skal gennemføres i det nuværende Care EOJ system, mens det vil være hensigtsmæssigt, at dette har været konkurrenceudsat inden FS III skal implementeres, dvs. det nye EOJ system (som også kan være en FS III version af det nuværende Care) vil være et system, som anvender Fælles Sprog III. Erfaringsmæssigt skal konkurrenceudsættelsen af EOJ systemet (projekt 1.5) gå i gang minimum et år inden, at man ønsker at systemet skal være ibrugtaget, dvs. kommunen bør igangsætte anskaffelse senest slut 2016 og har måske behov for at lave kravopgørelse og se de eksisterende systemer på markedet, inden dette tidspunkt. Tidspunktet for konkurrenceudsættelse af EOJ system skal vurderes igen flere gange hen imod 2016/2017 og ses i lyset af tidsplan for Fælles Sprog III, for EOJ markedets udvikling og for kommunens behov for EOJ funktionalitet. Inden konkurrenceudsættelse af EOJ systemet og parallelt med implementeringen af Fælles Medicinkort kan kommunen forbedre anvendelsen af det nuværende system. Der er peget på to projekter, hhv. 1.1 Quick-win projekt om begrænsning og præcisering af advis anvendelse i hjemmepleje og hjemmesygepleje samt 1.4 Fælles dokumentationspraksis på
6/8 sundhedsområdet. Det skal defineres, hvad der medtages under dette projekt, dvs. hvor hhv. bredt det går ud og dækker alle faggrupper og hvor dybt det anviser meget specifikke måder at dokumentere. Der skal her også tænkes på, hvad det giver mening, at definere i det nuværende system og før Fælles Sprog III. Det anbefales, at der er en kerne i dette dokumentationsprojekt, som vedrører anvendelse af indsatsområder og journaloptegnelser, idet dette i dag giver anledning til manglende overblik, som igen har tids- og kvalitetsmæssige konsekvenser. I sammenhæng med advis-projektet 1.1 vil dette samlet set give et godt grundlag for en grundlæggende praksis, som kan anvendes de kommende år og også kan anvendes i et nyt EOJ system. Mens EOJ systemet grundlæggende er formålstjenligt og kan bruges i arbejdsgangene på sundhedsområdet, men har problemer i relation til ensartet anvendelse, er problemerne med EKJ systemet større. EKJ systemet er ikke bygget til at varetage dokumentationen på socialområdet og kan ikke håndtere opfølgning på indsatser. Herudover er der ikke en ensartet praksis for dokumentation og der dokumenteres kun begrænset eller slet ikke efter Voksen Udrednings Metoden (VUM). På socialområdet er der derfor et andet ønske om hast i relation til udskiftning af systemet. Samtidig skal EKJ systemet konkurrenceudsættes, således at der er indgået en aftale om nyt it system til socialområdet i 2015. Anskaffelse af nyt it-system til socialområdet indledes med en behovsafdækning på socialområdet, herunder behovet i relation til henholdsvis afregning, socialfaglig dokumentation, opfølgning og ledelsesinformation. I forlængelse af behovsafklaringen vil det være naturligt at gennemføre en teknisk afklaring, hvor markedet undersøges. Herefter gennemføres en anskaffelse af nyt it-system på socialområdet og en efterfølgende implementering af systemet. Dette er beskrevet i projekt 1.2a. Parallelt med anskaffelse af ny it-understøttelse på socialområdet bør man arbejde med faglig optimering af socialfaglig dokumentationspraksis, således, at man har dette på plads til implementeringen af nyt it-system (projekt 1.2b) og herefter vil det indgå i den organisatoriske implementering af det nye it-system. Borgerinvolvering og velfærd Fagsystemer EOJ/EKJ suppleres tæt af Borgerinvolvering og velfærd. Digitale initiativer til borgerinvolvering samt anvendelse af velfærdsteknologi samt telemedicinske løsninger er præget af afprøvninger og vil i de kommende år skulle integreres og ses i sammenhæng med EOJ/EKJ løsninger. Det er derfor helt centralt at sætte afprøvning af disse løsninger i system og evaluere systematisk på udbytte samt vurdere om løsningerne skal sættes bredere i drift i kommunen. Initiativ 2.1 handler om at sætte velfærdsinitiativer og borgerinvolvering i system, herunder at definere processen for at sætte initiativer i gang, organisering, trin i afprøvningen og proces for evaluering. Herefter følger en række konkrete afprøvninger, markeret med cirkler med stiplede linjer i figur 2, ligesom det med stiplede pile er
7/8 markeret, at de forskellige afprøvninger i forbindelse med evalueringen skal ses i sammenhæng med EOJ/EKJ løsningerne. It-kompetenceudvikling Fagsystemer EOJ/EKJ suppleres også tæt af it-kompetenceudvikling, som både vedrører basis it-kompetencer samt kompetencer inden for fagsystemerne. For fagsystemerne er der især et behov i relation til Care EOJ systemet, ligesom koblingen imellem systemet, arbejdsgange og dokumentationspraksis er et tema, som skal rummes af kompetenceudviklingen. For socialområdet er det et tema, at der ikke dokumenteres efter VUM, og det skal vurderes, hvad der vedrører utilstrækkelig it-understøttelse, hvad der vedrører arbejdsgange og hvad der evt. vedrører kompetencer. Der er behov for at kortlægge kompetencebehovet, jf. initiativ 3.1, mens kompetenceløftet sker i initiativ 3.2 i løbet af et par år og i sammenhæng med nye EOJ/EKJ løsninger og fælles dokumentationspraksis. Sammenhæng imellem it-systemer Initiativ 4.1 Quick Win: V-drev skal afgrænses, således at det kan håndteres som et Quick Win. Initiativ 4.2 er en analyse, som tager fat i sammenhængen mellem de forskellige itsystemer, herunder SBSYS, V-drev og fagsystemer EOJ/EKJ, især med fokus på visitationens arbejdsgange. Driftsstabilitet og it-udstyr Afslutningsvis omkranses de beskrevne initiativer af et aktivitetsspor vedrørende driftsstabilitet og it-udstyr. Initiativer 5.1 Quick win: Print og 5.2 Analyse af svartider og driftsstabilitet er opgaver, som skal udføres af IT-forsyningen, med Support og Udvikling som rekvirent og sparringspartner. Igangværende projekter Nedenstående figur 3 indeholder en række projekter afbildet med grøn farve. Illustrationen følger Masterplanens rammer og indeholder igangværende projekter, som skal koordineres og ses i sammenhæng med Masterplanens nye projekter. I projektbeskrivelserne er dette angivet som afhængigheder. Det forventes i praksis, at nogle igangværende projekter vil foregå uafhængigt af Masterplanens projekter, mens andre igangværende projekter vil blive lagt sammen med projekter i Masterplanen. I figuren har alle de igangværende projekter samme størrelsesmarkering, men i praksis er de af forskellig størrelse. Alle projekter er placeret i første og andet kvartal i 2015 og pilene signalere, at projekterne kan have en længere tidshorisont.
8/8 Figur 3: Igangværende projekter (ikke udtømmende) i Ballerup Kommune, med relation Masterplanens projekter om digitalisering og arbejdsgange på social- og sundhedsområdet