på projekt vedr. styrket ledelse på forløbsprogrammer Regionsrådet har besluttet at igangsætte forsøg med fælles ledelse af forløbsprogrammer. Dette er benævnt Forløbsledelse og finansieret af Puljen for tværsektorielle indsatser på sundhedsområdet i 2013 og 2014. Forsøgene skal sigte mod at styrke og supplere de eksisterende ledelsessystemer i de respektive sektorer. Dertil skal forsøgene bidrage til at opnå erfaringer, som kan bruges i det fremadrettede arbejde med at identificere nye samarbejdsmodeller på tværs af sygehuse, kommuner og praksissektoren. På den baggrund er der igangsat et projekt med disse succeskriterier: Der er gennemført fire forsøg med forskellige former for organisering. Der er udviklet og afprøvet nye værktøjer til brug for implementering af forløbsprogrammer De opsamlede erfaringer fra de fire forsøg har gjort det muligt at vurdere, om forløbsledelse er et brugbart instrument til at forankre og implementere forløbsprogrammer på tværs af de tre sektorer. Det er besluttet, hvordan projektets produkter skal formidles også udover projektorganisationen Dato: 28. oktober 2013 Sagsnummer: 135547 Initialer: ESF Kvalitet og Udvikling KU Sund Alléen 15 4180 Sorø Dir.tlf.: 21 34 84 71 esf@regionsjaelland.dk www.regionsjaelland.dk De fire forsøg er forankret i hver sit Kommunale Samarbejdsforum for Somatik (), der har ansvaret for den konkrete indsats i forsøget. erne har hver valgt et forløbsprogram, og der er etableret en projektorganisation. Projektrammen har givet det enkelte stor frihed til at planlægge og gennemføre forsøget ud fra de lokale behov. Det samlede projekt struktureres ud fra en fælles skabelon for afrapportering, hvorfor sigtelinjerne er de samme for alle forsøg. Skabelonen er vedlagt denne status. Forløbsledelse og forløbsfacilitering Fælles ledelse med bemyndigelse i juridisk forstand på tværs af sektorer lader sig ikke umiddelbart gøre, hvorfor det enkelte forsøg er organiseret med en styregruppe, der varetager forløbsledelsen. Der arbejdes endvidere i forsøgene med et udførende led under betegnelsen forløbsfacilitatorer. Disse skal understøtte og supplere ledelserne i de respektive sektorer. Der er fra de fire forsøg fra starten peget på, at det netop er i det udførende led, at behovet for understøttelse er. Der er valgt forskellige modeller for organisering af facilitatorerne, hvilket er en styrke i forhold til projektets formål om at identificere nye samarbejdsmodeller. Side 1
Projektledelse Forløbsfacilitatorerne fungerer som projektledere for de enkelte forsøg og er bindeleddet mellem det enkelte forsøg og det samlede projekt. Facilitatorerne arbejder med at understøtte implementeringen forløbsprogrammet på tværs af sektorerne i eget. Dette skal bygge på en identificering af hovedproblemer i den lokale implementering samt en prioritering af indsatser i forhold til de identificerede problemer. De indsatser, som ikke bliver gennemført, skal opsamles i et katalog over anbefalede indsatser i det videre arbejde med forløbsprogrammet lokalt som for hele regionen. KU Sund varetager den tværgående projektledelse. I dette ligger ansvaret for den koordinerende og tværgående indsats mellem forsøgene. Projektlederen fungerer som rådgiver og vejleder for forløbsfacilitatorerne, herunder særligt koblingen til andre initiativer, krav mv. Projektlederen sekretariatsbetjener netværket for forløbsfacilitatorer og er ansvarlig for afrapportering til Den administrative styregruppe og Sundhedskoordinationsudvalget. Økonomi Oprindeligt var der bevilget 600.000 kr. til projektet til frikøb af forløbsledere. Siden er der bevilget yderligere 1.000.000 kr., hvilket fx gør det muligt også at gennemføre implementeringsaktiviteter i det enkelte forsøg og at frikøbe andre ressourcepersoner i forsøgene. Det er de enkelte forsøg, som disponerer og administrerer midlerne ud fra rammerne i projektet. Der forventes et svagt mindreforbrug i 2013. Integration af Lean på forløbsprogrammer Lean på forløbsprogrammer er blevet integreret i projektet som procesunderstøttende for arbejdet i det enkelte forsøg. Der er i de enkelte forsøg derfor arbejdet på, hvordan Leanværktøjer kan anvendes til at opfylde eventuelle behov for analyser, til at udarbejde forbedringsforslag og til at prioritere fremadrettede indsatser. Lean på KOL-forløbsprogrammet var gennemført, før projektet vedr. styrket ledelse blev sat i gang. Lean er derfor ikke en aktiv del i dette forsøg. på projektet Den konkrete planlægning af projektet er først startet op efter projektlederens ansættelse i april 2013. Forløbsledelser og -facilitatorer var i slutningen af maj 2013 samlet og lagde de overordnede rammer for projektet på plads. Projektkommissoriet er tilrettet herefter. Der er henover sommeren afholdt lokale møder med de enkelte forløbsfacilitatorer om indholdet af det enkelte forsøg og samarbejdet med projektleder. Der har endvidere været afholdt to netværksmøde for facilitatorerne. Lean-indsatsen startede op i september 2013. Indsatsen med at integrere Lean i projektet har krævet yderligere forberedelse og har forsinket overgangen fra planlægningsfase til udførelsesfase set i forhold til de oprindelige forventninger hertil. Dette kan betyde, at perioden til at arbejde med egentlige implementeringsaktiviteter bliver kortere. Den øgede forberedelsestid er også årsagen til, at der forventes et mindreforbrug i Budget 2013. Integrationsindsatsen vurderes dog som værende en god investering, da fx prioriteringen af indsatser og løsningsforslag får et fokuseret og endnu mere solidt grundlag at bygge på. Kvaliteten af en række af projektets produkter forventes dermed at blive bedre gennem integrationen. Når alle forsøg er afsluttet, vil der blive taget stilling til fordele og ulemper ved forløbene samt eventuelle nye tiltag, der kan sikre entydighed i forløbsprogrammerne. Projektet afsluttes med en erfaringsrapport, der forventes lagt frem for Den Administrative Styregruppe i maj 2014 og Sundhedskoordinationsudvalget i juni 2014. Projektets status er samlet set gul som følge af udfordringerne med at holde tidsplanen. Side 2
på forsøgene Et forsøg er næsten gennemført, mens de tre resterende er udførelsesfasen. Det er endnu for tidligt at konkludere egentligt på baggrund af forsøgene. Der har dog allerede vist sig visse fællestræk for det videre, generelle arbejde med forløbsprogrammerne: Stratificeringen af patienterne er et relevant indsatsområde, bl.a. i form af fokus på begrebsafklaring, fokus på stratificering som værktøj til at sikre, at den enkelte patient får det rette tilbud, udgangspunktet for at kunne monitorere forløbsprogrammet og endvidere at kunne planlægge indsatser og dimensionere tilbud. Kommunikationen på tværs af sektorerne er et relevant indsatsområde, bl.a. i form af et fokus på at sikre bedre kvalitet i overleveringen af borgeren til næste led i forløbet. Patientens rolle i egen behandling er et relevant indsatsområde, hvilket bl.a. dækker over øget fokus på patientens oplevelse af forløbet og/eller øget fokus på håndtering af særligt sårbare patienter (fx socialt udsatte, psykisk sårbare og borgere med mulitisygdom). Der er behov for en funktion, der arbejder med videndeling og implementering tæt på driften og som agerer i og tværs af sektorerne. Faglig/professionel baggrund i en (gerne flere) af sektorerne og konkret erfaring med kronikergruppen åbner dørene. Det skal bemærkes, at det primære fokus for projektet er afprøvning af organisatoriske modeller. Erfaringer og anbefalinger vedrørende selve forløbsprogrammerne medtages i det videre arbejde med programmerne. Der er forskel i designet for de enkelte forsøg og dermed også forløbsfacilitatorernes rolle i forsøget (det der går udover funktionen som beskrevet i kommissoriet). Dette skyldes bl.a., at der er forskellige udgangspunkter for arbejdet med det konkrete forløbsprogram, og dermed forskelle i, hvad der lokalt måtte være behov for i arbejdet med at understøtte implementeringen af forløbsprogrammet. Nedenfor er de enkelte forsøg søgt samlet op i skemaform. Forløbsprogram Forløbsfacilitatorer KOL Roskilde-Køge Delt funktion ml. Køge Sygehus (deltid) og Faxe Kommune (deltid). Forløbsfacilitatorernes rolle er at understøtte de udførende parter, koordinere indsatserne og formidle mellem samarbejdsparterne. Lever de konkrete forløb op til forløbsprogrammet? Journal og plejepapirer for alle nyindlagte KOL patienter på Køge Sygehus gennemgås og patienten interviewes. er på indsatsen i alle tre sektorer. Der foretages en vurdering af, om forløbsprogrammet efterleves. I Faxe Kommune tilbydes udskrevne KOL-borgere fra Køge Sygehus et besøg i hjemmet, og der foretages ligeledes en vurdering af, om forløbsprogrammet efterleves. Behov for teleløsning i hjemmet vurderes ved samme lejlighed med henblik på at undgå genindlæggelser. Forsøget er tæt koblet til det igangværende Tele-Hjem projekt. Side 3
Forløbsprogram Forløbsfacilitatorer Patienter med rygproblemer Næstved-Slagelse-Ringsted Forventet afslutning December 2013 Delt funktion ml. Slagelse Sygehus (fuldtid) og Slagelse Kommune (deltid). Forløbsfacilitatorernes rolle er at indsamle data, analysere data og formidle viden og værktøjer overfor ledelse og praktikere. 1) Indsatser/tilbud, henvisningsveje og kommunikationsmetoder 2) Stratificering samt henvisning til fælles visitation Kortlægning af indsatser/tilbud, henvisningsveje og kommunikationskanaler ( 1). Opsamling af problemstillinger i forløbsprogrammet og udarbejdelse af løsningsforslag ( 1). Formidling af løsningsforslag og undervisning i værktøjer, der forbedrer forløbet ( 1). Forsøget er integreret med kronikerpuljeprojektet vedr. implementering af forløbsprogrammet. Lean bruges til at foretage fokuserede, dybdegående analyser på baggrund af forløbsfacilitatorernes arbejde og på at udarbejde forbedringsforslag ( 2) Arbejdet vedr. 1 er afsluttet. Arbejdet vedr. 2 er i udførelsesfasen. Forløbsprogram Forløbsfacilitator Kronisk hjertesygdom Holbæk Ansat i Holbæk Kommune (deltid). Forløbsfacilitatorens rolle er at indsamle data, analysere data og formidle viden og værktøjer overfor ledelse og praktikere. Patientperspektivet - Værdi for borgeren i forløbet, herunder A) Stratificering, herunder rettidigheden (timing i forhold til patientens psykiske og fysiske tilstand) af patientuddannelsestilbud. B) Den gode overlevering når patienten flytter sig fra den ene organisatoriske enhed til den næste. Styrke videndeling på tværs af sygehus, kommune og almen praksis Analyse af patientforløb (understøttes af Lean-indsats) Videndelingaktiviteter, herunder forsøg med uddannelse (underviseren kommer fra en anden sektor), udvekslingsbesøg i andre sektorer mv. Kvalificering og prioritering af indsatser (understøttes af Leanindsats) Den resterende del af forsøget (øvrige implementeringsindsatser) fastlægges på baggrund heraf. Side 4
Forløbsprogram Nykøbing F. Forløbsfacilitator Type 2 Diabetes Mellitus Ansat i Guldborgsund Kommune (deltid). Forløbsfacilitatorens rolle er at indsamle data, analysere data og formidle viden og værktøjer overfor ledelse og praktikere. 1. Henvisning fra sygehus til kommune og fra almen praksis til kommune 2. Stratificering (hvis muligt inden for projektperioden) Afdækning af eksisterende viden og identificering af hovedproblemer i samarbejdet mellem de tre sektorer vedr. sammenhængende forløb og håndtering af sektorovergange. Prioritering af problemstillinger i projektets afdækning (delvist gennem Lean-indsats). Udvikle nye værktøjer og løsningsmodeller til brug for implementering af forløbsprogrammet (gennem Lean-indsats). Afprøvning af værktøjer og løsningsmodeller i praksis. Forsøget er tæt koblet til lokale kronikerpuljeprojekter vedr. forløbsprogrammet samt til diverse projekter i relation til Diabetesambulatoriet på Nykøbing F. Sygehus. Side 5