Bliv en haj til IT i hverdagen 4.3 PowerPoint Microsoft PowerPoint er et præsentationsprogram, som kan bruges til at oprette flotte præsentationer, der enten kan udskrives eller afspilles på en computer. Formålet med en sådan præsentation er oftest at fungere som støtte for en taler. En præsentation består af en række dias. Når diasserien er færdig, kan den anvendes eller fremvises på følgende måder: Diasshow Overheads Papir Html-format 35mm Dias Du har mulighed for at fremvise din præsentation som et diasshow på en computerskærm eller (med det rette udstyr) som en projektion på et stort lærred. Når præsentationen afvikles som et digitalt diasshow, kan tekst, grafik m.v. vises med animationseffekter, og du kan vha. mus eller tastatur bestemme, hvornår der skal skiftes til næste dias. Et diasshow kan også tidsindstilles til automatisk afvikling. Et selvkørende diasshow kan fx vises på en pc i forbindelse med en udstilling. Siderne kan udskrives på transparenter og fremvises for en forsamling vha. en overheadprojektor. Hvis præsentationen skal bruges ved et mindre møde, kan du vælge at udskrive siderne på papir og uddele arkene til deltagerne. Hver side kan fylde et ark, eller du kan printe flere sider på samme ark, evt. med plads til notater. Du kan vha. PowerPoint gemme din præsentation som en webside, der kan udgives på internettet. Du kan konvertere et enkelt dias eller hele præsentationen til html-format. En fotohandler eller anden diasproducent kan producere 35mm-dias på baggrund af din præsentation. Du skal blot sende selve PowerPointfilen eller udskrive til en fil vha. en særlig diasdriver. Selv om det er den metode, der har givet navn til siderne i en PowerPointpræsentation, er det sjældent, den benyttes i dag. Bemærk: Microsoft PowerPoint 2007 kan købes og fungere alene, men som regel vil programmet være installeret som et af programmerne i kontorprogrampakken Microsoft Office 2007. 4.3.1 Start PowerPoint Du kan muligvis starte PowerPoint på flere måder, idet der kan være oprettet genveje til PowerPoint, fx på skrivebordet og på værktøjslinjen Hurtig Start. Du kan dog altid starte PowerPoint vha. Start-knappen, så det er den måde, der beskrives her. Sådan starter du PowerPoint vha. Start-knappen 1 Klik på Start-knappen i nederste venstre hjør- ne. 2 Peg eller klik på menupunktet Alle programmer. Indholdet i venstre side af startmenuen ændres nu, så der vises en liste over alle installerede programmer. 3 Klik på menupunktet Microsoft Office. 4 Klik på menupunktet Microsoft Office PowerPoint 2007. PowerPoint bliver nu startet. 166
4.3 PowerPoint 4.3.2 Opret en ny præsentation ud fra et tema Hvis du gerne vil have hjælp til udseendet af en præsentation, men ikke til indholdet, skal du benytte et tema. Når du opretter en ny tom præsentation, benytter PowerPoint automatisk temaet Kontortema, som angiver temafarver og skrifttyper, samt en hvid baggrund. Du kan imidlertid let vælge at benytte et andet tema i forbindelse med oprettelse af en ny præsentation. Sådan opretter du en præsentation ud fra et tema 1 Klik på Office-knappen. 2 Klik på Ny. Dialogboksen Ny præsentation vises. 3 Vælg Installerede temaer i listen til venstre. 4 Klik på det ønskede tema i listen Installerede temaer. 5 Klik på Opret. PowerPoint opretter nu en ny, unavngiven præsentation baseret på det valgte tema. Du kan nu arbejde med præsentationen på normal vis. Bemærk: Temaer kan bruges til alle præsentationens dias eller til udvalgte dias. Hvis den sidste mulighed benyttes, er det muligt at bruge forskellige temaer til forskellige dias i den samme præsentation. Tip: Du kan vælge et nyt tema til din præsentation, selv om du allerede har indtastet tekst heri. 4.3.3 Opret en ny præsentation ved hjælp af skabelon Hvis du gerne vil have hjælp til indholdet af en præsentation, skal du benytte en skabelon til oprettelsen. Når du vælger en skabelon, er indholdet det vigtigste, da du let kan ændre udseendet ved at vælge et andet tema, efter præsentationen er oprettet. Sådan opretter du en præsentation ud fra en installeret skabelon 1 Klik på Office-knappen. 2 Klik på Ny. Dialogboksen Ny præsentation vises. 3 Vælg Installerede skabeloner i listen til venstre. 167
Bliv en haj til IT i hverdagen 4 Klik på den ønskede skabelon i listen Installerede skabeloner. Et eksempel på skabelonens indhold vises. 5 Klik på Opret. PowerPoint opretter nu en ny, unavngiven præsentation baseret på den valgte skabelon. Power- Points skabeloner indeholder typisk eksempeltekst og -billeder, som illustrerer, hvordan de forskellige typografier ser ud, og hvordan tekst og billeder kan placeres i præsentationen. Du kan nu erstatte eksempelindholdet med dit eget og gemme præsentationen på normal vis. Sådan opretter du en præsentation ud fra en skabelon fra Microsoft Office Online Hvis du har adgang til internettet, kan du vælge mellem mange forskellige skabeloner, som er tilgængelige via Microsoft Office Online. 1 Klik på Office-knappen. 2 Klik på Ny. Dialogboksen Ny præsentation vises. 3 Vælg den ønskede skabelontype under Microsoft Office Online i listen til venstre. 4 Vælg den ønskede skabelon via listen midt i dialogboksen. Et eksempel på skabelonens indhold vises. 5 Klik på Hent. 168
4.3 PowerPoint Dialogboksen Microsoft Office Genuine Advantage vises, medmindre du tidligere har fravalgt den. 6 Klik på Fortsæt, hvis dialogboksen Microsoft Office Genuine Advantage vises. PowerPoint henter nu skabelonen og opretter derefter en ny, unavngiven præsentation baseret på den valgte skabelon. PowerPoints skabeloner indeholder typisk eksempeltekst og -billeder, som illustrerer, hvordan de forskellige typografier ser ud, og hvordan tekst og billeder kan placeres i præsentationen. Du kan nu erstatte eksempelindholdet med dit eget og gemme præsentationen på normal vis. 4.3.4 Tilføj og slet dias Når du opretter en præsentation i PowerPoint, indeholder den ét dias. Du vil derfor hurtigt få behov for at indsætte yderligere dias i præsentationen. Dias indsættes et ad gangen, så der med det samme er mulighed for at vælge, hvilket diaslayout det pågældende dias skal have. Det er diaslayoutet, der bestemmer, hvilke pladsholdere til tekst og objekter diaset kommer til at indeholde. Sådan indsætter du et nyt dias 1 Klik på det dias, som det nye dias skal placeres efter. 2 Skift til fanen Startside. 3 Klik på Nyt dias-knappen i gruppen Dias for at indsætte et nyt dias af typen Titel og indholdsobjekt. 3 Klik på listepilen Nyt dias i gruppen Dias og vælg det ønskede diaslayout. Et dias med det valgte layout er nu indsat i præsentationen. Tip: Du kan indsætte et nyt dias af typen Titel og indholdsobjekt ved at taste <Ctrl>+<M>. Sådan giver du et indsat dias et andet diaslayout 1 Klik på det dias, hvis layout skal ændres. 2 Skift til fanen Startside. 3 Klik på Layout i gruppen Dias og vælg det ønskede diaslayout. Diaset får nu det valgte layout. Hvis diaset allerede indeholdt tekst eller objekter, bevares indholdet, og PowerPoint forsøger at placere det i det nye layouts pladsholdere. Tip: Du kan ændre layoutet for flere dias på én gang ved at markere dem, inden det ønskede diaslayout vælges. Sådan sletter du et dias 1 Klik på det dias, der skal slettes. 2 Klik på Slet i gruppen Dias på fanen Startside. 169
Bliv en haj til IT i hverdagen 2 Tast <Delete>. Det valgte dias er nu slettet. Sådan sletter du flere dias 1 Klik på fanebladet Dias i normalvisning. 1 Skift til visningen Diassortering. 2 Marker de dias, der skal slettes, ved at holde <Ctrl> nede, mens du klikker på de relevante dias. 3 Klik på Slet dias i gruppen Dias på fanen Startside. 3 Tast <Delete>. De markerede dias er nu slettet. Bemærk: Hvis fanerne Dias og Disposition ikke vises i normalvisning, skal du trække i PowerPointvinduets venstre kant. Tip: Du kan markere dias, der er placeret efter hinanden, fx dias 2-6, ved at klikke på det første dias og holde <Shift> nede, mens du klikker på det sidste dias. 4.3.5 Animer diasovergange En diasovergang er den visuelle effekt, hvormed et dias glider over i et andet, når diasshowet vises. Du kan vælge diasovergange og tilpasse dem via gruppen Overgang til dette dias på fanen Animationer. Sådan tilføjer og tilpasser du en diasovergang 1 Skift til fanen Animationer. 2 Marker det eller de dias, hvis overgang du vil angive/ændre. 3 Klik på Mere-knappen i gruppen Overgang til dette dias og vælg den ønskede diasovergang. Den valgte diasovergang vises nu, og der vises et animationssymbol tilføjet en overgang. ved de dias, der har fået 4 Klik på listepilen ud for Overgangshastighed og vælg, hvor hurtigt overgangen skal udføres. 5 Klik evt. på listepilen ud for Overgangslyd og vælg en lyd, som skal afspilles, mens diasovergangen udføres. Lyde afspilles som standard én gang. 6 Kontroller, at der er tjekmærke ud for Ved klik med musen, hvis du vil kunne skifte til næste dias vha. musen. 7 Sæt evt. tjekmærke ud for Automatisk efter og angiv den tid, der skal gå, inden næste dias vises. Det påvirker ikke muligheden for at skifte til næste dias vha. musen, hvis den mulighed er valgt. 8 Klik på Anvend på alle, hvis de angivne indstillinger skal gælde for alle dias ellers gælder de kun for de markerede dias. 9 Kontroller evt. effekten på det viste dias ved at klikke på knappen Eksempel i 170
4.3 PowerPoint gruppen Eksempel. De angivne dias har nu den valgte diasovergang. Bemærk: Du kan starte et diasshow fra det aktuelle dias ved at taste <Shift>+<F5>, og du kan afslutte et diasshow ved at taste <Esc>. Taster du kun <F5>, starter visningen af diasshowet forfra. Tip: Du kan få lyde til at blive gentaget, til den næste lyd afspilles, eller til lyden bliver fravalgt, ved at klikke på listepilen ud for Overgangslyd og sætte tjekmærke ud for Gentag indtil næste lyd. 4.3.6 Gem og luk præsentation Det arbejde, du har lavet i PowerPoint, forsvinder, når du lukker den pågældende præsentation, hvis det ikke er gemt. Du skal derfor gemme dine præsentationer, fx på harddisken, for senere at kunne hente en præsentation frem og arbejde videre med den. Når præsentationen er gemt, kan du lukke den ved at afslutte PowerPoint, men du kan også nøjes med at lukke selve præsentationen. Det er smart, hvis du fx vil arbejde videre med en anden præsentation. Gem ny præsentation Første gang du gemmer en ny præsentation, skal du fortælle PowerPoint, hvad præsentationen skal hedde, og hvor den skal gemmes. Det en god idé at give præsentationen et navn, der fortæller noget om dens indhold, da det gør det lettere senere at finde en ønsket præsentation. Dialogboksen Gem som Når du skal navngive og gemme en ny præsentation, sker det vha. dialogboksen Gem som. 1 Her vises adressen for den åbne mappe. Du kan åbne en anden mappe ved at klikke på den relevante pil og derefter vælge den ønskede mappe i den fremkomne liste. 1 4 2 Her vises genveje til de mapper der bruges mest. Du kan åbne en mappe, ved at klikke på den her. 2 3 3 4 Her vises indholdet af den åbne mappe. Hvis du vil åbne en mappe som vises her, skal du dobbeltklikke på den. Du kan oprette en ny mappe inde i den åbne mappe ved at klikke her. 5 5 Her skal du skrive det navn, præsentationen skal gemmes under. Bemærk: Dialogboksens udseende afhænger bl.a. af dens størrelse hvis din dialogboks ikke ligner den der er vist her, så prøv at gøre dialogboksen større ved at trække i dens nederste højre hjørne. Sådan gemmer du en ny præsentation 1 Klik på Gem-knappen, der er placeret til højre for Office-knappen. Dialogboksen Gem som vises, fordi præsentationen ikke har noget navn endnu. 2 Åbn den mappe, præsentationen skal gemmes i. 3 Skriv præsentationens navn i feltet Filnavn. 4 Klik på Gem-knappen. 171
Bliv en haj til IT i hverdagen Præsentationen bliver nu gemt, og det navn, du har gemt præsentationen under, vises i titellinjen øverst i vinduet. Bemærk: Det er kun, når du gemmer en ny præsentation, at dialogboksen Gem som vises, når du klikker på Gemknappen. Gem ændringer Hvis du vil gemme ændringerne i en præsentation, som du tidligere har gemt, og du ikke vil beholde den tidligere udgave af præsentationen, kan du gemme den under det samme navn og i den samme mappe som tidligere. Det bevirker, at den tidligere udgave af præsentationen overskrives. Fordelen er, at du undgår at have flere udgaver af den samme præsentation liggende. På den måde sikrer du, at det altid er den nyeste udgave af præsentationen, du arbejder med, og så sparer du plads på harddisken. Sådan gemmer du ændringer i en navngiven præsentation Når du arbejder med en præsentation, du tidligere har gemt, kan du let gemme den nye udgave af præsentationen, hvis du ikke har noget imod, at den gamle udgave slettes: 1 Klik på Gem-knappen. 1 Klik på Office-knappen og vælg Gem. Din præsentation bliver nu gemt under samme navn og med samme placering. Bemærk: Det er fornuftigt at gemme dit arbejde løbende, fx hvert kvarter. På den måde mister du ikke så meget arbejde, hvis PowerPoint af en eller anden grund afsluttes (går ned), uden du får mulighed for at gemme først. Tip: Du kan også gemme en præsentation under dens eksisterende navn ved at taste <Ctrl>+<S>. 172
4.3 PowerPoint Øvelse Opret præsentation vha. tema og skabelon Du skal afholde et sikkerhedskursus og vil gerne bruge en præsentation. Du opretter først en præsentation ud fra et tema, men kan ikke rigtig komme i gang. Du beslutter derfor at benytte en skabelon, som kan hjælpe dig med indholdssiden. I denne øvelse skal du oprette en præsentation ud fra et tema og en skabelon fra Microsoft Office Online. Det første dias i skabelonen skal tilpasses, så det ser ud som vist i illustrationen, bortset fra at navnet skal være dit eget. ARBEJDSGANG & TRIN 1 Åbn PowerPoint. Brug Start-knappen. 2 Opret en ny præsentation vha. temaet Egenkapital. Klik på Office-knappen og klik på Ny. Klik på Installerede temaer til venstre i dialogboksen. Klik på temaet Egenkapital i listen Installerede temaer. Klik på Opret. 3 Luk præsentationen. Klik på Luk-knappen. 4 Opret en ny præsentation vha. skabelonen Kursuspræsentation fra Microsoft Office Online. Skabelonen findes i kategorien Præsentationer og underkategorien Træning. Klik på Office-knappen og klik på Ny. Klik på Præsentationer under Microsoft Office Online. Klik på Træning i listen Præsentationer. Vælg skabelonen Kursuspræsentation og klik på Hent. Klik på Fortsæt, hvis dialogboksen Microsoft Genuine Advantage vises. 5 Gem præsentationen som Sikkerhedskursus i mappen Mine øvelser. Klik på Office-knappen og klik på Gem som. Åbn mappen Mine øvelser (opret mappen, hvis den ikke findes). Ændr filnavnet til Sikkerhedskursus Klik på Gem. 6 Undersøg præsentationens indhold. Skift mellem præsentationens dias og læs lidt af teksten undervejs. 7 Erstat titlen på dias 1 med teksten Sikkerhedskursus og erstat teksten Dit navn med dit eget navn. Slet teksten Titel på kursuspræsentation og skriv Sikkerhedskursus Slet teksten Dit navn og skriv dit eget navn. 8 Gem præsentationen og luk PowerPoint. Brug Gem-knappen og Luk-knappen. 173