Dette hæfte er opdateret, så det svarer til PowerPoint i Windows XPudgaven.

Transkript

1 VELKOMMEN TIL MICROSOFT POWERPOINT I dette program kan du lave en præsentation af et emne ved at vise det som billeder og tekst på skærmen. Du kan skifte imellem at lade præsentationen køre automatisk, eller du kan selv bestemme, om billederne skal skifte automatisk, ved museknaptryk eller ved at indsætte trykknapper. I PowerPoint kalder man de enkelte billeder for Dias, så derfor laver man selvfølgelig også en diasfremvisning, når man afspiller sin præsentation. Dette hæfte er opdateret, så det svarer til PowerPoint i Windows XPudgaven. Dette hæfte tilhører: Navn: Klasse: Jens Honoré 03

2 VELKOMMEN TIL MICROSOFT POWERPOINT...1 NÅR DU ÅBNER PROGRAMMET...3 Opgaveruden...3 OPGAVERUDEN...5 VI LAVER DEN FØRSTE PRÆSENTATION...5 Diasoversigt...5 Vælg baggrund...6 Indsætte en tekst...6 Ændre størrelse og facon på en tekstboks...7 Farver i tekstboksen...7 Farver på bogstaver...7 Skygger eller 3-D effekt...7 Skygge på din tekst...8 Ændre skriftstørrelse...8 Indsætte Word Art...8 Indsætte et billede, en lyd eller et videoklip...8 Forsyne et objekt med en effekt...9 Visning af dias...11 Næste dias...11 Afvikling af diasshow...12 Afvikling ved musetryk...12 Automatisk afvikling eller skift ved museklik...12 Afvikling med trykknapper...13 Indsætte en trykknap...13 Skifte dias ved at trykke i et billede...14 Musik i en PowerPoint-præsentation...14 Flere lydfiler i samme præsentation, - indspil lydfiler på harddisken...15 Start lydfil med en trykknap...16 Indspilning af tale...16 Videoklip i en PowerPoint-præsentation...16 Oprette links til Internettet...17 Afspilning af PowerPoint-præsentationer på andre computere

3 NÅR DU ÅBNER PROGRAMMET Programmet åbnes ved at trykke på ikonet for Power Point i Start, Alle programmer, Microsoft Office. Din velkomstskærm ser sådan ud: I midten af dette felt findes det ark, du skal arbejde på. Du skal ikke tage dig af, at der er nogle felter med Klik for at tilføje en titel m.m. Når du vælger dit arbejdsark, forsvinder de. I billedets venstre side er der en liste over de dias, der er oprettet i din præsentation. Foreløbig er der kun et, og det er tomt. Opgaveruden (Det følgende er kun ment som forklaring og altså ikke som en række muligheder, man skal afprøve) I billedets højre side er der det, der kaldes opgaveruden. Det er her, du skal vælge, hvilken præsentation, du vil arbejde med. Øverste linie hedder Åben en præsentation. Her er der oplistet de præsentationer, der sidst har været arbejdet med, og her kan man finde og vælge en præsentation, man tidligere har arbejdet med, og man skal arbejde videre med. 3

4 Næste mulighed er Ny. Det er her, du starter, når du skal oprette en præsentation fra bunden. Første valg er Tom præsentation. Den giver et tomt dias, så det er her, man starter helt fra bunden. Det er den mulighed, du primært skal arbejde med i dette hæfte. Næste mulighed er Fra designskabelon. Hvis du vælger denne mulighed, får du præsenteret en række færdiglavede baggrunde. Når du flytter musen ind på et forslag til baggrund, fremkommer en nedadpil, og den åbner mulighed for at vælge, om baggrunden skal bruges på alle de dias, der er i præsentationen, eller om den skal bruges på et eller nogle af disse (hvis den skal bruges på nogle af dine dias, kan de vælges i listen til venste på skærmen. Hold Ctrl -knappen nede, når du vælger, så kan du vælge flere dias samtidig). Oven over de færdiglavede dias er er der tre valgmuligheder: Designskabeloner, Farveskemaer og Animationsskemaer. Designskabelonerne har du allerede set, farveskemaerne giver dig nogle forudbestemte farvekombinationer på de forskellige elementer i dit dias. Animationsskemaerne giver dig mulighed for at vælge nogle forudbestemte diasovergange. Du kan vælge, om animationen skal gælde alle dine dias eller kun de dias, du udvælger. Nederst i opgaveruden er der en knap, der hedder Afspil. Hvis du trykker på den, får du afspillet det dias, du arbejder på med de animationer, du har valgt. Næste mulighed er Ny ud fra eksisterende præsentation. Her kan du vælge at åbne en allerede færdiglavet præsentation, som du kan ændre i. Læg mærke til, at når den åbnes, har den ingen filnavn, men kan gemmes som ny præsentation med det filnavn, du selv vælger. Sidste mulighed er Ny ud fra skabelon. 4

5 Ved at vælge Generelle skabeloner får du vist en række forudbestemte baggrundsmønstre og måder at sætte en tekst op på på dit dias. OPGAVERUDEN På den øverste grå bjælke i opgaveruden kan du ved at trykke på Venstrepil og Højrepil bladre frem og tilbage i de sider i opgaveruden, der er åbne. Du kan også klikke opgaveruden væk ved at klikke på krydset til højre i denne grå bjælke. Du kan altid få den frem igen ved at vælge menuen Vis og herunder vælge Opgaverude. VI LAVER DEN FØRSTE PRÆSENTATION I opgaveruden vælger du Tom præsentation. I opgaveruden vælger du Tomt. Så forsvinder titelfelterne. Nu er du klar til at gå i gang. Først har du selvfølgelig overvejet, hvilken præsentation, du vil lave. Skal det være en præsentation, hvor billederne skifter automatisk eller ved musetryk, eller skal det være en præsentation, hvor du kan bevæge dig rundt i de forskellige billeder vha. trykknapper? Skal den kun bestå af billeder, eller skal der være sider med tekst, eller skal der være sider med både billeder og tekst? Skal der være effekter, når billeder eller tekster viser sig, skal der være lydeffekter på? OK, lad os starte fra bunden. Diasoversigt 5

6 Vælg baggrund. Først skal dit dias gøres aktivt. Det gør du ved at klikke på det i listen til venstre på skærmen. Når det er valgt, er der en ramme uden om det. Tryk på Formater Tryk på baggrund. Så kommer denne menu frem: Tryk på nedad -pilen for at vælge farve eller effekter. Tryk her for at vælge blandt flere farver. Ved at vælge Effekter får du adgang til mange valgmuligheder, bl.a. mønstre og strukturer, men de mest spændende effekter fås ved at arbejde med mulighederne i Graduering. Når du har valgt baggrund, trykkes på OK, og herefter bestemmer du om baggrunden skal anvendes på det aktuelle dias, tryk Anvend, eller på alle dine dias, tryk Anvend på alle. Indsætte en tekst For at kunne sætte en almindelig tekst ind på dit dias, skal du først lave en tekstboks. Klik på ikonet for Tekstboks på værktøjslinien Tegning Den ligger neden for dit arbejdsområde på skærmen (se næste side). Hvis værktøjslinien Tegning ikke er fremme, kan du få den frem ved at vælge menuen Vis på øverste menulinie, herunder Værktøjslinier og endelig Tegning 6

7 Ikon for Tekstboks. Derefter trækker du med musen (venstre knap nede) en tekstboks. Du kan vælge boksens bredde, men PowerPoint lader i starten kun tekstboksen være på en linie. Boksen udvider sig i takt med at du skriver i den. Ændre størrelse og facon på en tekstboks Hvis du senere vil ændre boksens placering eller facon, skal du klikke inden i boksen, så den bliver aktiv (får hjørneog sidehåndtag ). Du ændrer boksens facon ved at trække i side- eller hjørnehåndtag, og du flytter boksen ved at placere musemarkøren på boksens kant, så markøren bliver til en 4-pil, holde museknappen nede og flytte tekstboksen til en ny placering. Farver i tekstboksen Markér først tekstboksen ved at klikke inden i den. Den er aktiv, når du kan se de firkantede hjørne- og sidehåndtag. Tryk her for at vælge en farve til din ramme. I denne farvemenu vil du have adgang til de samme muligheder for at vælge farver, som du havde, da du valgte baggrundsfarver. Hvis tekstboksen skal være gennemsigtig, vælges Ingen. Tekstboksens ramme kan du også vælge farve for. Det gøres ved at trykke her. Farver på bogstaver Først skal du markere teksten, dvs. trække henover teksten med musen (venstre museknap holdes nede).tryk her, når du vil vælge en farve til bogstaverne. Skygger eller 3-D effekt Du kan lave skygge eller en 3-D-effekt på din tekstboks. Gør først boksen aktiv. Tryk her for skygge eller her for 3-Deffekt. Hvis du arbejder i en tekstboks, kan du kun give selve tekstboksen 3-D. Du skal give tekstboksen en farve, inden du kan lave 3-D-effekt. 7

8 Skygge på din tekst Du kan lægge skygge på din tekst. Først markerer du teksten. Dernæst trykker du på skyggeknappen på øverste værktøjslinie. Hvis skyggeknappen ikke er fremme, kan du finde den ved at klikke på dobbeltpilen til højre på værktøjslinien. Den giver adgang til et reservelager af knapper, hvori også skyggeknappen findes. Ændre skriftstørrelse Du kan gøre skriften større eller mindre. Markér først teksten og brug derefter Forstør eller Formindsk. Du kan også bruge den almindelige måde ved at vælge skrifttype og størrelse i de sædvanlige felter. Indsætte Word Art Word Art bruger man, hvis man vil give f.eks. en overskrift ekstra effekt. Tryk på Word Art -knappen. Nu kommer der en oversigt frem, hvor du skal klikke på den type af Word Art, du ønsker at bruge. Når du har valgt type og trykket OK, kommer der en ny boks. I denne skal du skrive din tekst. Når du har gjort det og trykke OK, bliver din tekst indsat på skærmen. Du kan gøre teksten større eller mindre ved først at markere den og dernæst trække i hjørne- eller sidehåndtagene. Du kan give bogstaverne nye farver ved at vælge farveikonet på værktøjslinien Tegning. Du kan også tilføje skygger eller 3-D-effekter, som du gjorde ved alm. tekst. Læg mærke til, at her bliver 3-D-effekten tilføjet til bogstaverne og ikke til boksen. Indsætte et billede, en lyd eller et videoklip Du kan indsætte et billede, enten et indscannet foto eller et billede taget med digitalkamera. Det er kun et spørgsmål om at vælge den mappe, billedet skal findes i. 8

9 Vælg Indsæt, vælg Billede, vælg fra fil. Nu skal du finde den mappe, dit billede er gemt i. Hvis billedet er indscannet eller taget tidligere og gemt på harddisk, vælger du den mappe, hvor billedet er gemt i. Klik på filnavnet, når du har fundet det, klik Indsæt, og billedet bliver sat ind. Du kan flytte det rundt på siden, som du vil, eller ændre størrelsen. Markér billedet og flyt det ved at flytte museknappen ind i billedet, så den bliver til en 4-pil. Hold venstre museknap nede og flyt så billedet derhen, hvor det skal være. Du kan ændre størrelsen ved at markere billedet og trække i hjørnehåndtagene. Brug KUN hjørnehåndtagene, hvis billedet skal bevare sin facon. Hvis du bruger sidehåndtagene, gør du billedet enten højere eller længere. Du kan også indsætte videoklip eller lyde (musik). Så skal du vælge Film og lyde og ellers finde filerne på samme måde. De skal nok startes med en handlingsknap (se senere). Husk bare, at de fylder meget på harddisken eller CD-rommen. Nu er du klar til at lave det første dias. Når du har placeret alle de objekter, du vil have på dit dias, skal du vælge, om nogle af dem skal forsynes med effekter. Forsyne et objekt med en effekt Gør først det objekt, som du vil forsyne med en effekt, aktivt. Derefter vælger du menuen Diasshow og herunder Brugerdefineret animation. Nu kommer animationsmenuen frem i skærmens højre side(se næste side). 9

10 Tryk på Tilføj effekt. Så kommer denne boks frem. En effekt består af tre dele. En indgangseffekt, - en mens den er på -effekt og en afslutningseffekt. Hvis du klikker på Indgang, kan du vælge en effekt for, hvordan objektet skal komme ind på dit dias, hvis du klikker på Fremhævning, kan du vælge, om objektet skal have en form for animation, mens det står på dit dias, og endelig hvis du klikker på Afslut, kan du vælge, hvordan objektet skal forsvinde fra dit dias. Inden for hver af de tre kategorier er der mange valgmuligheder. Det er valgfrit, om du vil have alle tre effekter med, og måden at redigere alle tre effekter på er den samme, så vi vil kigge på, hvordan man redigerer Afslut. Læg mærke til, at når en effekt er valgt, har den fået sin egen bjælke i opgaveruden. Her kan du klikke dig ind i bjælken for hver af effekterne, og når du gør det, kommer denne menu frem: Ved at klikke på Indstillinger for effekt, kommer du frem til den menu, hvori du kan fastlægge, om effekten skal starte automatisk eller med museklik, - hvilken type af effekt, du vil bruge, - hvor lang tid efter forrige hændelse, at effekten skal begynde, - om effekten skal afvikles hurtigt eller langsomt, og om den skal forsynes med en lyd. Her er valgt indstillinger for effekten Skaktern. Du er på fanebladet Effekt. I den første rullemenu kan du vælge løberetning for effekten. Her er valgt Henad I den anden rullemenu kan du vælge, om effekten skal forsynes med en lyd, enten en af de lyde, der findes i programmet, eller en lyd, du selv har indspillet (pas på med for mange lyde, det kan virke forstyrrende, når diasshowet skal præsenteres. Den tredje rullemenu er kun aktiv, hvis det er en tekst, der skal animeres. Her er mulighed for at vælge, hvordan bogstaverne skal komme på skærmen, og der er mulighed for at vælge en forsinkelse mellem bogstaverne. 10

11 På fanebladet Tidsindstilling kan du i den første rullemenu vælge, om effekten skal starte ved et museklik, eller om den skal startes automatisk efter forrige hændelse. Hvis den skal starte automatisk, kan du i den næste rullemenu vælge, hvor lang tid efter forrige hændelse, at den skal starte. I den tredje rullemenu kan du vælge med hvilken hastighed, effekten sal afvikles med. Det er her, du skal justere, hvis effekten er så hurtig, at du ikke når at se den. I den fjerde rullemenu kan du vælge, om effekten skal gentages. Knappen Udløsere giver mulighed for at vælge, om et musetryk på et af de andre elementer på dit dias skal kunne starte effekten. Du kan hele tiden afprøve, hvordan dine animationsindstillinger virker ved at trykke på knappen Afspil nederst i opgaveruden. Du kan også se animationsindstillingerne i showformat ved at klikke på det lille lærred ved siden af Afspil -knappen. Visning af dias Når du er færdig med at lave dit dias, skal du afprøve det. Det skal ske i et diasvindue. Du kan enten gå i menuen Diasshow i øverste menulinie og vælge Vis diasshow, eller du kan benytte genvejsknappen i skærmens nederste venstre hjørne Når du har set, om dit dias virker, kommer du tilbage til dit arbejdsvindue ved at trykke på en tilfældig tast. Næste dias Nu er du klar til at lave det næste dias. I menuen Indsæt vælger du nyt dias. Nu ved du forhåbentlig så meget om at lave dias, at dias nr. 2 går meget hurtigt. Når du har mere end ét dias, kan du holde styr på dem i ruden til venstre på skærmen. Du kan flytte rundt på dem ved at trække et dias til sin nye placering, eller du kan slette et dias ved at markere det og trykke Delete. 11

12 Afvikling af diasshow Nu skal du bestemme, hvordan dit diasshow skal vises. Skal dine dias skifte ved tryk med musen? Skal dine dias skifte automatisk? Skal der indsættes trykknapper, så du ved hjælp af dem kan bevæge dig rundt i diasshowet? Afvikling ved musetryk Gå i diasoversigt (se s. 4). Vælg det 2. dias (det første skal du kun vælge, hvis du vil lade showet starte med en diasovergang). Vælg Diasshow, vælg diasovergang. Derved får opgaveruden dette udseende: Den øverste rullemenu giver mulighed for at vælge mellem et antal forskellige diasovergange. Næste rullemenu lader dig bestemme hastigheden på overgangseffekten. I tredje rullemenu kan du vælge en lyd til diasovergangen., og du kan vælge, om lyden skal gentages, til der kommer en ny lyd (flueben i Gentag indtil næste lyd). Automatisk afvikling eller skift ved museklik Samme fremgangsmåde som fremføring ved museklik, bortset fra, at du i Diasovergang -vinduet vælger Automatisk efter og det antal sekunder, der skal gå fra dias 1 er afviklet til dias 2 skal komme på. Hvis dit diasshow skal køre i ring (gentage sig selv), skal du vælge Diasshow, Indstil diasshow og afkrydse Gennemsyn ved kiosk Her er det nødvendigt, at du også vælger automatisk diasovergang til dias nr

13 Afvikling med trykknapper Du kan sætte alle de trykknapper ind på et dias, som du vil, og du kan bestemme, hvilken handling knappen skal udføre. Du kan vælge, hvor knappen skal anbringes på dit dias, og du kan ændre dens størrelse. Indsætte en trykknap For at vælge en trykknap, skal du gå i Diasshow -menuen, og her skal du vælge handlingsknapper. Husk at vælge den handlingsknap, der passer bedst til den funktion, den skal have. Når du har valgt knappens udseende, skal den sættes ind på dit dias. Klik med musen, hvor den skal sidde. Når du har klikket knappen på, kommer der en boks frem, i hvilken du skal vælge knappens funktion. Vælg i denne menu, hvilken funktion knappen skal have. Hvis knappen skal lede videre til et nyt dias, er det bedst at vælge muligheden Dias, som findes i rullemenuen. Denne mulighed lader dig bestemme præcist, hvilket dias, knappen skal henvise til. Det har betydning, hvis du senere bytter om på rækkefølgen af dine dias. Når du har valgt knappens funktion, trykker du OK. Hvis du har valgt forkert, eller senere vil ændre knappens funktion, kan du trykke på knappen med højre museknap. I den boks, der kommer frem, skal du vælge handlingsindstillinger. Nu kan du ændre knappens funktion. 13

14 Skifte dias ved at trykke i et billede For at kunne gøre det, skal du lægge en trykknap ind over billedområdet og derefter gøre den usynlig. Brug samme fremgangsmåde som før. Når du har sat trykknappen ind på dit dias, skal du markere den og flytte den hen over billedet og så vidt muligt tilpasse dens facon ved at rykke med sidehåndtagene. Derefter dobbeltklikker du på knappen, hvorved denne menu fremkommer: En trykknap består af en fyldfarve og en streg udenom. Derfor skal du ændre farven for både fyld og streg. I begge tilfælde vælger du den mulighed, der hedder Ingen. Tryk OK, og knappen er blevet usynlig. Gå i diasvisning for at kontrollere, om knappen virker. Musik i en PowerPoint-præsentation Afspille musik fra en CD mens præsentationen kører. Hvis musikken bare skal fungere som underlægning, mens præsentationen kører, er det nemmest at gøre det ved at sætte CD en i drevet og vælge Indsæt, Film og lyde, Afspil musiknummer fra lyd-cd. 14

15 Så fremkommer denne boks: I den skal du vælge hvilket nummer på CD-en, du vil afspille. Hvis du vil afspille ét nummer, skal du skrive nummeret i både Start, Skæring og i Slut, Skæring. Du kan bestemme, hvor mange sekunder inde i nummeret, du vil starte ved at angive starttiden i Med, og det samme kan du gøre ved sluttiden. Hvis du vil have nummeret til at spille igen og igen, skal du sætte mærke i det øverste afkrydsningsfelt Gentag, indtil showet afbrydes. Når du er færdig, trykker du OK, og der bliver indsat et lille CD-ikon på siden: Du kan afprøve, om det virker ved at gå i Diasshow og trykke på ikonen med musen. Nu skulle musikken starte. Du kan også vælge at lade musikken starte automatisk. Så skal du markere CD-ikonet i Diasvisning og så animere det, som det er beskrevet på s. 8 i dette hæfte. Flere lydfiler i samme præsentation, - indspil lydfiler på harddisken Hvis præsentationen skal indeholde flere forskellige lydfiler, der enten starter automatisk eller ved tryk på en handlingsknap, skal lydfilerne være indspillet på harddisken, så den ligger som en fil i dit arbejdsbibliotek. Sæt CD-en i computeren. Så starter programmet Windows Media Player (hvis det ikke starter automatisk, må du starte det fra computerens startmenu). 15

16 Når CD-en er sat i, kan du se alle CD-ens numre i skærmen til Mediaplayer en. Husk at fjerne fluebenene ud for de numre, der ikke skal kopieres. Tryk på Kopier fra CD i Mediaplayerens venstre side. Nederst i Mediaplayerens vindue står, til hvilket bibliotek, den kopierer lydfilerne. Notér dig dette bibliotek, for det er her, du senere skal hente lydfilerne, når de skal bruges i dit diasshow. Når lydfilen er indspillet, vælger du i PowerPoint menuen Indsæt, herunder Film og lyde og endelig Lyd fra fil. Så kommer der en filliste, hvor du skal finde frem til det bibliotet, hvor lydfilen er kopieret til. For at kunne se filnavnet, skal du nederst i fillisten under filtype vælge Alle filer. Når filen er valgt, stiller PowerPoint dette spørgsmål: Hvis du svarer Ja, starter afspilningen automatisk, når den kommer i animationslisten. Hvis du svarer Nej, kan du starte afspilningen ved at trykke på den musik-ikon, der fremkommer, når lydfilen er indsat. Start lydfil med en trykknap Du kan også vælge at lade en lydfil starte ve at trykke på en trykknap. Indsæt en trykknap som beskrevet på side 12. Når du skal vælge trykknappens funktion, vælger du blandt mulighederne nederst i listen Anden fil og henviser til filen som før beskrevet. Indspilning af tale Hvis du selv vil indtale en meddelelse i PowerPoint, kan du bruge PowerPoints egen lydoptager. Sæt en mikrofon til computerens lydkort og vælg menuen Indsæt, Film og lyde, Optag lyd. Tryk på den røde optageknap, indtal lyden og stop optagelsen ved at trykke på den sorte stopknap (sort firkant). Når du har stoppet optagelsen, kan du høre den igen ved at trykke på pilen. Når optagelsen er godkendt, trykker du OK, og så fremkommer der et lille højttalerikon, som kan bruges til at starte afspilningen med. Du kan også lade den starte automatisk ved at animere den. Videoklip i en PowerPoint-præsentation Du kan vise et videoklip, enten fra en CD-rom eller et klip, der er downloaded fra Internettet. Vælg Indsæt, Film og lyde, Film fra fil. Så fremkommer der en filoversigt, hvor du vælger det klip, du vil indsætte. Gå i diasshow for at se, om klippet virker. Du kan vælge at starte det med et museklik, eller at lade det starte automatisk. Markér filmvinduet og brug animeringsmenuen. 16

17 Oprette links til Internettet Du kan oprette et link til en internetside ved at indsætte en trykknap med denne funktion. Vælg Diasshow, Handlingsknapper. Vælg en knap, f.eks. spørgsmålstegnet. Når du skal vælge funktion for knappen, vælger du Hyperlink til, og i menuen vælger du URL. Så fremkommer der et felt, hvori du skal skrive internetadressen ind. Den skal skrives helt ud, (brug evt. markér, kopiér -funktionen) Gå i diasshow og tryk på knappen for at se, om den virker. Afspilning af PowerPoint-præsentationer på andre computere Hvis du vil afspille din PowerPoint-præsentation på en anden computer, kan du udlæse den på en CD-rom. Du skal bruge menuen Pakke til CD i menuen Filer. Valg af denne menu gør, at Power Point samler alle de filer, der indgår i præsentationen, både musikfiler, videofiler og andet, der indgår i præsentationen. Hvis du i menuen vælger Indstillinger, kan du vælge at medtage en Power Point-afspiller (hvis der nu ikke er Power Point på den computer, præsentationen skal afspilles på). Bemærk, at den indbyggede Power Point-afspiller kun kan afvikle filer, der er genereret i den præsentation, der skal vises. Den kan ikke starte eksterne programmer (f.eks. Mediaplayer til afvikling af video m.m.). Hvis du skal overføre en præsentation med video eller link til andre programmer, skal du stadig bruge menuen Pakke til CD, men du skal ikke medtage afspilleren. Du skal i stedet starte Power Point-filen på CD en. Præsentationen kan så kun afvikles på en computer med Power Point indlæst. Samme menu kan bruges, hvis du bare vil samle alle præsentationens filer i èn mappe. Så skal du vælge Kopier til mappe. God fornøjelse 17