Roskilde Kommune Rammeaftale om frit valg på ældreområdet - indkøbsordning Side 1 af 10
Roskilde Kommune...1 1) Rammeaftalens parter...3 2. Omfang og formål...3 3) Leverandørens garantier...3 4) Tilmelding, ændringer og afmelding...4 4.1 Tilmelding -opstart...4 4.2 Løbende ændringer i kvalitetskravene...4 4.3 Afmelding i forbindelse med leverandørskift...4 4.4 Bestilling, aflevering, returvarer og afbestilling...5 5) Samarbejde...5 5.1 Loyalt samarbejde og personaleforhold...5 5.2 Informationsmateriale...5 5.3 Arbejdsredskaber...6 6) Rapportering og kontrol...6 6.1 Leverandørens rapportering...6 6.2 Brugerundersøgelser...6 6.3 Kontrol...6 6.4 Revisorerklæring...6 7) Vederlag...7 7.1 Priser og betalingsbetingelser...7 7.2 Sikkerhedsstillelse...7 7.3 Forsikring...7 8) Andre tilbud fra leverandøren...7 8.1 Gave og låneforbud...7 8.2 Tilkøbsydelser...7 9) Forvaltningsmæssige bestemmelser...8 9.1 Tavshedspligt og fortrolighed...8 9.2 Videregivelse af oplysninger...8 9.3 Videresendelse af klager...8 9.4 Aktindsigt...8 10) Misligholdelse...9 11) Force majure...9 12. Overdragelse...9 13. Fortolkning...10 14) Tvister...10 15. Ændringer af vilkår...10 16) Ikrafttrædelse og varighed...10 17) Underskrifter...10 Bilag 1 Kravspecifikation Bilag 2 Leverandørkrav Bilag 3 Tilbudsgivers tilbud af xx-xx-xxxx Side 2 af 10
1) Rammeaftalens parter Denne rammeaftales parter er Roskilde Kommune Myndighedsservice Køgevej 80 4000 Roskilde CVR. 29189404 i det følgende benævnt kommunen og [navn] [adresse1] [adresse2] CVR. nr. i det følgende benævnt leverandøren herefter samlet og hver for sig parterne og part alt efter sammenhængen. 2. Omfang og formål Denne rammeaftale (herefter Aftalen) er indgået efter kommunens gennemførelse af en udbudsforretning i overensstemmelse med bestemmelserne om frit valg af personlig og praktisk bistand mv., jf. lov om social service med tilhørende bekendtgørelser, vejledninger mv. Aftalen omfatter leverandørens forpligtelser til at levere den i kravspecifikationen beskrevne indkøbsordning. Aftalen er en tilbudsaftale, som forpligter leverandøren, hvorimod kommunen og borgerne ikke umiddelbart uden nærmere aftale er forpligtet til at aftage konkrete aktiviteter fra leverandøren. Aftalen består af denne individuelle aftale med tilhørende bilag som udgør en integreret del af Aftalen. 3) Leverandørens garantier Leverandøren garanterer, at ydelserne leveres i overensstemmelse med de i Aftalen med bilag fastsatte krav, branchens faglige niveau og god skik inden for ydelsesområderne, herunder at de gældende krav til faglige standarder overholdes. Desuden skal leverandøren medvirke til at sikre, at reglerne om arbejdsmiljø og eventuelle krav om bedriftssundhedstjeneste, gældende lovgivning, kommunens instruktioner samt alle øvrige myndighedskrav, der er gældende for arbejdets udførelse, overholdes, jf. bl.a. bilag 2. Leverandøren garanterer, at der stilles kvalificerede og tilstrækkelige ressourcer til rådighed for Aftalens opfyldelse, herunder at have et sådant beredskab, at leverancerne kan foregå uforstyrret af fravær i forbindelse med eksempelvis ferie, kursus, sygdom, personaleafgang mv. Såfremt et eller flere krav måtte vise sig ikke at være opfyldt, påhviler det leverandøren, uden forøgelse af nogen pris eller noget vederlag, uden reducerede servicemål og inden for eventuelle i Aftalen fastsatte tidsfrister, at tage sådanne skridt, som måtte være nødvendige Side 3 af 10
for at opfylde Aftalen, herunder eventuelt at inddrage sådant yderligere personelle ressourcer i det omfang, det måtte være nødvendigt. Leverandøren har som angivet i bilag 1, etableret de nødvendige rammer og procedurer til sikring af den kvalitet, hvormed leverandøren leverer sine ydelser. 4) Tilmelding, ændringer og afmelding 4.1 Tilmelding -opstart Leverandøren bliver kontaktet af kommunen (Myndighedsservice), når en borger ønsker at modtage praktisk hjælp fra den pågældende leverandør. Hjælpen skal iværksættes senest 14 dage efter, leverandøren er blevet orienteret om ydelsestildelingen. Leverandøren skal kontakte borgeren inden for en uge efter, leverandøren er blevet kontaktet herom af kommunen, bl.a. med henblik på at indgå aftale med borgeren om indkøbsordningens iværksættelse. En leverandør kan i intet tilfælde nægte at levere ydelser til en borger, der har ønsket den pågældende leverandør. En leverandør kan ikke efterfølgende aflyse planlagte besøg hos borgeren, men leverandøren har dog adgang til at foreslå, at et møde flyttes til et andet tidspunkt, efter aftale med borgeren. Varsler for ændringer af aftaler er angivet i bilag 1. 4.2 Løbende ændringer i kvalitetskravene Kommunen er til enhver tid berettiget til at foretage ændringer eller tilføjelser i kvalitetskravene, der er indarbejdet i kravspecifikationen, jf. bilag 1. Kvalitetskravene opdateres som hovedregel mindst én gang årligt. Kommunen er ligeledes berettiget til at foretage ændringer i kravspecifikationen som følge af ændrede politiske beslutninger, ændret lovgivning mv. Sådanne ændringer kan derfor forekomme hyppigere. Kommunen orienterer leverandøren skriftligt om de gennemførte ændringer eller tilføjelser. Leverandøren skal implementere og efterleve ændringer og tilføjelser med de tidsfrister, der fastsættes af kommunen. Det betragtes som en væsentlig misligholdelse, hvis leverandøren ikke implementerer og/eller efterlever ændringerne og tilføjelserne indenfor de fastsatte tidsfrister. Konsekvensen af en forøgelse eller formindskelse af leverandørens samlede ydelser som følge af sådanne ændringer fastsættes i overensstemmelse med principperne om prisfastsættelse i bilag 1. Ajourføring af informationsmateriale i samarbejdsbogen eller lignende materiale hos eksisterende borgere foretages af leverandøren. 4.3 Afmelding i forbindelse med leverandørskift Borgerne kan med det i bilag 1 fastsatte varsel iværksætte skift til anden leverandør. I særlige tilfælde, f.eks. ved alvorlige uoverensstemmelser mellem leverandør og borger, kan kommunen dog godkende en borgers ønske om skift til en anden leverandør med kortere varsel. Leverandøren kan i intet tilfælde opsige en aftale med en borger. Side 4 af 10
4.4 Bestilling, aflevering, returvarer og afbestilling 1 Bestilling og aflevering af varer skal ske i overensstemmelse med angivelserne og principperne herom i bilag 1. Borgerne kan få leveret bestilte varer på alle hverdage i tidsrummet mellem 8:00 og 15:00. 5) Samarbejde 5.1 Loyalt samarbejde og personaleforhold Roskilde Kommune ønsker at indgå i dialog og samarbejde med leverandører af indkøbsordningen for at sikre fortsat udvikling indenfor hjemmeplejen. Leverandøren er forpligtet til at deltage i møder med Myndighedsservice efter behov. Formålet med møderne er at optimere samarbejdet mellem de involverede parter. Der er mulighed for at drøfte samarbejdsrelationer og mulighed for gensidig erfaringsudveksling. Der gives ikke særskilt betaling for deltagelse i disse møder. Kommunen kan kræve, at leverandøren udpeger en kontaktperson, og at denne kontaktperson ikke udskiftes i Aftalens løbetid, medmindre dette skyldes kontaktpersonens personlige forhold eller andre udefrakommende omstændigheder, der ikke er under leverandørens kontrol. Leverandøren er desuden forpligtet til at koordinere hjælpen til borgeren med andre leverandører. Til dette formål skal leverandøren anvende Roskilde Kommunes samarbejdsbog eller tilsvarende, der forefindes i borgerens hjem. Bogen kan f.eks. indeholde sundhedsoplysninger om borgeren, samtykkeerklæring, information om tildelt hjælp og fungerer som dialogredskab mellem Myndighedsservice, leverandør og borger/pårørende. Parterne skal medvirke til opfyldelsen af Aftalen på en loyal og rimelig måde, der er egnet til at fremme samarbejdet og en smidig varetagelse af de omfattede ydelser. Kravene til leverandørens ansatte, herunder krav til fremtræden, påklædning, legitimation mv., fremgår af bilag 1. Kommunen lægger afgørende vægt på, at leverandøren og dennes ansatte skal i enhver henseende være egnede i forhold til at levere ældreservice, herunder bidrage til at sikre en tillidsvækkende ældreservice med vægt på tryghed og ansvarlighed i forhold til borgerne. 5.2 Informationsmateriale Leverandøren skal i samarbejde med kommunen udarbejde informationsmateriale om sine ydelser til de borgere i kommunen, som er visiteret til de pågældende ydelser. Informationsmaterialet skal følge de af kommunen fastlagte retningslinier og indeholde alle oplysninger af betydning for borgeres valg af leverandør. Informationsmaterialet indgår i og skal indsættes i samarbejdsbogen eller lignende materiale i borgerens hjem. Udgifterne til informationsmateriale afholdes af tilbudsgiver. Opdateringer af informationsmaterialet skal ske på baggrund af kommunens anvisninger til leverandøren herom. 1 Dette afsnit skal tilpasses, når forhandling med tilbudsgiver er gennemført. Side 5 af 10
5.3 Arbejdsredskaber Parterne kan træffe skriftlig aftale om, at kommunen eventuelt stiller supplerende hjælpemidler til rådighed for leverandørens medarbejdere, dersom det skønnes nødvendigt af hensyn til borgerne og arbejdets udførelse. Ydelserne skal udføres i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler og forskrifter, herunder miljø-, arbejdsmiljø-, sundheds-og sikkerhedsforskrifter, samt de krav hertil, der er angivet i bilag 1. 6) Rapportering og kontrol 6.1 Leverandørens rapportering Leverandøren er indstillet på og forpligtet til vederlagsfrit at levere den til enhver tid nødvendige statistik, som kommunen af lovgivnings eller indberetningspligtige årsager er forpligtet til at levere. Leverandøren skal månedligt levere rapportering til Myndighedsservice vedrørende: 1. Klager fra borgere. 2. Sagshistorik på de enkelte borgere 3. Relevant statistik, herunder antal meget stærke borgere, stærke borgere og svage borgere, samt hvordan borgerne kontakter leverandøren. 4. Antal flytninger/afmeldinger efter tidsfristen forårsaget af leverandøren. Leverandøren skal ved ændringer i borgerens almene tilstand mundtligt rapportere til Myndighedsservice. 6.2 Brugerundersøgelser Roskilde Kommune laver tilfredshedsundersøgelser af den personlige pleje og praktisk hjælp, herunder indkøb. Leverandøren skal positivt medvirke til disse undersøgelser. Såfremt leverandøren gennemfører egne tilfredshedsundersøgelser skal disse tilsendes Roskilde Kommune. 6.3 Kontrol Kommunens visitator foretager altid kontrol af ydelsesleveringen ved re-visitation eller borgerhenvendelser herom. Derudover kan kommunens visitator foretage stikprøvekontrol. Kommunen har desuden til enhver tid ret til på eget initiativ at kontrollere ydelsesleveringen til borgere i kommunen, eksempelvis som følge af uregelmæssigheder ved indberetninger eller informationer fra pårørende, personale og andre samarbejdspartnere. 6.4 Revisorerklæring Kommunen kan vederlagsfrit anmode leverandøren om at foranledige en årlig revisorerklæring udarbejdet af en statsautoriseret revisor. Såfremt kommunen ønsker revisorerklæringer udarbejdet oftere end ovenfor anført, sker dette for kommunens regning. Konstateres det på baggrund af revisorerklæringen, at leverandøren helt eller delvist ikke lever op til sine forpligtelser i henhold til Aftalen, afholder leverandøren i alle tilfælde alle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af revisorerklæringen, og kommunen er berettiget til at anvende de af Aftalen omfattede misligholdelsesbeføjelser. Side 6 af 10
7) Vederlag 7.1 Priser og betalingsbetingelser Priserne, betalingsbetingelserne og betalingsmåderne for de af Aftalen omfattede ydelser fremgår af bilag 3. 2 Alle priser er i danske kroner. I priserne er inkluderet told og øvrige på Aftaletidspunktet gældende afgifter, bortset fra moms. Ved ændring af gældende danske afgifter, bortset fra moms, eller ved indførelse af nye danske afgifter reguleres priserne med den økonomiske nettokonsekvens af ændringerne, således at leverandøren stilles uændret. Ændringer i de på Aftaletidspunktet gælder danske regler for leverandørens adgang til at fradrage eller modregne moms eller tilsvarende er i enhver henseende Aftalen uvedkommende og kan ikke føre til prisændringer. Betalingsbetingelserne for ydelserne er angivet i bilag 1. Leverandørernes fakturaer skal eksplicit angive antal leverancer pr. borger, samt almindelige leverancer og genleverancer. Leverandøren skal fakturere til Myndighedsservice månedligt. 7.2 Sikkerhedsstillelse Leverandører skal foretage en økonomisk sikkerhedsstillelse på kr. 50.000 i form af en anfordringsgaranti i et pengeinstitut. Garantien skal senest stilles ved underskrivelse af Aftalen. Alle eventuelle omkostninger i tilknytning til sikkerhedsstillelsen afholdes af leverandøren. 7.3 Forsikring Såfremt leverandøren, dennes medarbejdere eller underleverandører under udførelse af sine forpligtelser i henhold til Aftalen ved handlinger eller undladelser forårsager skader på personer eller ting, er alene leverandøren eller eventuelt dennes medarbejdere ansvarlig herfor. Rejser skadelidte krav mod kommunen, skal leverandøren friholde kommunen for ethvert krav og enhver udgift, herunder tillige sagsomkostninger, renter mv., som et sådant krav måtte medføre. Leverandøren er forpligtet til at tegne de nødvendige og lovpligtige forsikringer og til at opretholde disse i Aftalens løbetid. Kommunen er til enhver tid berettiget til at kræve omgående dokumentation herfor. 8) Andre tilbud fra leverandøren 8.1 Gave og låneforbud Leverandøren og dennes medarbejdere og underleverandører samt ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke modtage arv, gaver eller lignende økonomiske fordele fra borgerne, herunder lån. 8.2 Tilkøbsydelser Leverandøren har mulighed for at tilbyde borgerne tilkøbsydelser uafhængigt af de opgaver, der er beskrevet i bilag 1. Leverandøren skal eksplicit gøre borgerne opmærksom på, at der 2 Dette afsnit skal tilpasses, når forhandlinger med tilbudsgivere er gennemført. Side 7 af 10
er tale om en tilkøbsydelse, der falder uden for Aftalen og dermed de opgaver, der er beskrevet i bilag 1. Tilkøbsydelser, som aftales mellem leverandøren og borgeren, er kommunen uvedkommende. Aftaler om tilkøbsydelser skal indgås med respekt af lov om visse forbrugsaftaler (dørsalgsloven). 9) Forvaltningsmæssige bestemmelser 9.1 Tavshedspligt og fortrolighed Kommunen er underlagt reglerne for tavshedspligt for personer ansat i offentlig tjeneste, herunder reglerne i straffeloven og retssikkerhedslovens 43, stk. 2 og 3. Leverandøren, dennes medarbejdere og underleverandører påtager sig herved de samme regler for tavshedspligt, som gælder for kommunen og dennes ansatte. Leverandøren er særligt i relation til lov om behandling af personoplysninger pålagt en skærpet tavshedsforpligtelse for så vidt angår leverandørens, dennes personale og underleverandørers kendskab til personhenførbare oplysninger. Leverandøren er dog berettiget til at føre den til opfyldelse af Aftalen nødvendige dialog med sine underleverandører, såfremt disse skriftligt overfor leverandøren og kommunen påtager sig samme tavshedspligt, forinden eventuelle oplysninger er genstand for udlevering. Leverandøren og kommunen er i øvrigt gensidigt forpligtet til at behandle oplysninger om hinandens forhold fortroligt, hvor dette i sagens natur er påkrævet. Tavshedspligten gælder også efter Aftalens ophør, uanset ophørsårsag. Leverandøren kan medtage kommunen på en generel referenceliste, som omfatter leverandørens samarbejdsrelationer, men må ikke derudover, uden kommunens forudgående skriftlige samtykke, bruge kommunens navn i markedsføringsøjemed. 9.2 Videregivelse af oplysninger Leverandøren skal på anmodning fra kommunen videregive enhver oplysning til kommunen, som leverandøren har fået kendskab til i forbindelse med udførelsen af de af Aftalen omfattede opgaver for kommunen, herunder oplysninger om samtlige forhold, der kan hindre, forstyrre eller true opfyldelsen af Aftalen. 9.3 Videresendelse af klager Leverandøren skal uden ugrundet ophold videresende skriftlige klager over leverandørens varetagelse af de af Aftalen omfattede opgaver til kommunen, når leverandøren har modtaget eller på anden måde fået kendskab til klagen. 9.4 Aktindsigt Leverandørens varetagelse af de af Aftalen omfattede opgaver er omfattet af reglerne om aktindsigt i Offentligheds- og Forvaltningsloven. Begæringer om aktindsigt skal videresendes til Myndighedsservice, der forestår behandlingen heraf. Leverandøren er forpligtet at stille de fornødne oplysninger til rådighed for kommunen i forbindelse med kommunens behandling af begæringen. Side 8 af 10
10) Misligholdelse Såfremt leverandøren væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold til Aftalen, og såfremt forholdet ikke er udbedret inden 2 uger efter, at kommunen skriftligt har påtalt denne misligholdelse, kan kommunen hæve Aftalen uden yderligere varsel. Leverandørens gentagne aflysninger af aftaler med borgere sidestilles med væsentlig misligholdelse. Desuden henvises til Aftalens pkt. 6.5 og 16 Kommunen er desuden berettiget til at hæve Aftalen med øjeblikkelig virkning, såfremt leverandøren går konkurs, standser sine betalinger eller åbner forhandlinger om akkord. Det samme gælder, såfremt leverandøren ophører med den virksomhed, som Aftalen vedrører, eller der indtræder andre omstændigheder, der bringer Aftalens rette opfyldelse i alvorlig fare. I øvrigt gælder dansk rets almindelige misligholdelsesbeføjelser og erstatningsregler. Ved ophævelse af Aftalen skal den part, hvis misligholdelse er årsag til ophævelsen, erstatte modparten dennes dokumenterede og direkte tab. Indirekte tab og tab af forventet omsætning kan i intet tilfælde kræves erstattet ved Aftalens ophævelse. 11) Force majeure Hverken leverandøren eller kommunen skal anses for ansvarlig over for den anden part, for så vidt ansvaret skyldes forhold, der ligger uden for partens kontrol, og som parten ikke kunne have forudset og ej heller burde have undgået eller overvundet. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der omfattes af 1. punktum, og som leverandøren ikke burde have forudset, undgået eller overvundet. Såfremt force majeure indtræffer, påhviler det den berørte part straks at tage effektive skridt til med alle til rådighed stående midler at overvinde den pågældende forhindring eller formindske dens virkning. Den berørte part er desuden forpligtet til straks at give den anden part meddelelse herom. Den part, der ikke er ramt af force majeure situationen, er berettiget til at annullere Aftalen, såfremt de aftalte opgaver ikke bliver løst i overensstemmelse med det fastlagte kvalitetsniveau i mere end 5 dage, og såfremt situationen derefter ikke kan forventes at blive reetableret inden for en frist på 5 dage. Dette gælder dog ikke ved landsdækkende strejke og/eller lockout eller forhold, der rammer begge parter. Ingen af parterne er forpligtet eller berettiget til at kræve nogen former for erstatning, godtgørelse eller lignende mod den anden part ved force majeure begrundet annullation af Aftalen Så længe leverandøren er forhindret, har kommunen ret til at lade det force majeure ramte arbejde udføre selv eller af andre. 12. Overdragelse Leverandøren er uberettiget til at overdrage eller på anden måde overføre rettigheder eller forpligtelser i henhold til Aftalen til tredjemand. Overdragelse kan dog ske til et selskab, der er koncernforbundet i årsregnskabslovens forstand med leverandøren. Overdragelse er i så fald betinget af, at det selskab, hvortil leverandørens rettigheder og forpligtelser overdrages, skriftligt tiltræder Aftalen i den helhed og uden forbehold. Ved sådan overdragelse skal leverandøren fortsat hæfte som selvskyldner for Aftalens opfyldelse. Side 9 af 10
13. Fortolkning Henvisning til Aftalen eller til bestemmelser heri omfatter også de tilhørende bilag. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem Aftalen og dens bilag skal følgende indbyrdes rangorden anvendes: 1. Kravspecifikation i bilag 1 2. Leverandørkrav i bilag 3 3. Aftalen 4. Øvrige bilag Bestemmelser indeholdt i tillæg til Aftalen opnår rangorden som de bestemmelser, tillægget erstatter eller supplerer. Rangordenen gælder medmindre andet eksplicit er anført i Aftalen. 14) Tvister Aftalen er underlagt dansk ret, og dansk rets almindelige regler gælder i parternes indbyrdes forhold. Retten i Roskilde er aftalt som værneting for alle tvister, der måtte udspringe af Aftalen, og som ikke kan løses ved mindelighed mellem parterne. 15. Ændringer af vilkår Aftalen kan alene ændres med skriftlig accept fra bemyndigede for henholdsvis kommunen og leverandøren. Ændringer beskrives i tillæg, der nummereres fortløbende, til Aftalen. 16) Ikrafttrædelse og varighed Nærværende Aftale træder i kraft 1. februar 2011 og løber til 31. januar 2015, med mulighed for forlængelse på yderligere 2 x 12 måneder på uændrede vilkår. I aftaleperioden kan aftalen opsiges med 6 måneders skriftligt varsel. Ændringer af og tilføjelser til Aftalen kan iværksættes af kommunen med rimeligt varsel, såfremt dette er nødvendigt for at tilpasse Aftalen som følge af ændrede myndighedskrav, politiske beslutninger, ændringer i relevante lovregler samt ændringer, der følger af afgørelser fra domstole og relevante administrative nævn. Ændringer skal tiltrædes skriftligt af begge parter, jf. punkt 15. Såfremt leverandøren ikke kan tiltræde nødvendige ændringer og tilføjelser, som er begrundet i de ovennævnte forhold, er kommunen berettiget til at ophæve kontrakten uden varsel. Såfremt leverandøren ikke sagligt kan begrunde sin manglende accept til at tiltræde nødvendige ændringer og tilføjelser, er kommunen berettiget til at anvende Aftalens misligholdelsesbeføjelser. 17) Underskrifter Aftalen er oprettet i 2 eksemplarer, hvoraf parterne hver modtager en. Dato : Dato : For leverandøren For kommunen [Navn] [Titel] [Navn] [Titel] Side 10 af 10