Guide til arbejdsmiljø i kontorområder Denne guide er til ansatte på de afdelinger, der flytter ind i de nye kontorområder i Aarhus Universitetshospitals nye bygninger. Guiden er tænkt som en hjælp til at få en god proces og beslutninger i forbindelse med ibrugtagning af kontorområderne. 1. Nye rammer nye muligheder I nye rammer har man mulighed for at tænke nyt; justere arbejdsprocesser og vaner; lade det uhensigtsmæssige bag sig og se på nye muligheder. Det kræver tilvænning at tage nye fysiske rammer i brug. Samarbejde, udveksling af idéer og sparring er i dag en vigtig del af de flestes arbejde. Arbejdsrelevante samtaler finder omtrent lige så ofte sted over kaffen, i kopirummet som i et mødelokale. Hvis man tænker kontorindretning som et strategisk værktøj, hvor rum understøtter de måder, man arbejder og arbejder sammen på, kan "sparede" kvadratmeter udnyttes på en ny måde. Arealer, man ellers bruger på gange og kontorer, der måske står tomme halvdelen af tiden, kan for eksempel bruges til stillerum, pauserum, små mødelokaler og touch-downområder. Aarhus Universitetshospital har valgt: At hospitalets rum understøtter viden-delende adfærd - Tværfaglige kontorområder - Transparens, glasvægge og åbne rum - Prioriterer muligheder for uformelle møder, touch-down, stillerum, mødelokaler mv. At ledelse placeres tæt på, hvor arbejdet foregår - Arealstandarden 10 m 2 pr. arbejdsplads er tiltænkt personale med personaleledelsesansvar - Kontorområdet giver mulighed for fortrolige samtaler mv. - Transparens synlighed til lederkontorer At vi udfordrer de måder, vi samarbejder på i dag - Kontormiljø til fremtidens arbejde - Frie arbejdspladser principiel mulighed for ingen eller få faste - Tværfaglige kontormiljøer gode muligheder for områder med teamkontorer At vi udnytter de mange fælles faciliteter i hospitalsbyen - Fælles mødefaciliteter på tværs af specialer, faggrupper m.m. - Personalekantiner forudsættes anvendt - Arbejdsstationer og delepladser At vi understøtter rationel arbejdsdeling klinikere laver klinisk arbejde - Tværfaglige kontormiljøer giver mulighed for videndeling og aflastning af klinikere hjælpen er lettilgængelig Ovenstående har dannet baggrund for den indretning, som er valgt for kontorområdet i de nye bygninger.
Oversigt over kontorområdet i de nye bygninger på Aarhus Universitetshospital 2017
2. Den gode ibrugtagning af kontorområder i det nye byggeri Det er fundamentalt for en god ibrugtagning, at ledelsen har gjort sig overvejelser om proces og opfølgning. Det er vigtigt at overveje, hvor de forskellige funktioner i afdelingen skal placeres samt hvilken kultur og hvilke spilleregler, der ønskes i det nye kontorområde. Det er en fordel, at ledelsen og arbejdsmiljøgruppen på baggrund af en grundig behovsafklaring og gennemtænkte visioner tegner de overordnede linjer i den nye indretning. En dialog med medarbejderne kan kvalificere disse overvejelser. Desuden er det vigtigt at være bevidst om, at indretningen og spillereglerne ikke nødvendigvis fungerer i første forsøg, hvorfor der bør evalueres løbende. Fysisk placering Arbejdsopgaver og -funktioner udgør en vigtig brik i placering af medarbejderne. Det giver god mening at placere de medarbejdere sammen, som ofte har brug for at samarbejde, dele viden og kommunikere med hinanden. Hvis det er muligt at adskille grupper med meget koncentrationskrævende arbejde og grupper, som i høj grad har brug for samarbejde og videndeling vil det give et godt udgangspunkt for et velfungerende kontorområde. Hvis nogen har særligt koncentrationskrævende arbejde eller er meget følsomme overfor støj, kan det overvejes, om der i disse tilfælde er brug for, at vedkommende skal have eget kontor. Alt afhængig af arbejdsopgave, kan man benytte sig af stillerum, møderum, grupperum, kontorer og konferencerum. Det kan være en fordel at beskrive, hvad de forskellige rum skal benyttes til hos jer. Er der brug for at afholde uformelle møder, for at man kan trække sig ind i stillerum for at lave koncentrationskrævende arbejde eller for at tale i telefon. Ved at inddrage overvejelser om, hvordan arbejdsgangene skal være i det nye, kan behovet for at gå gennem arbejdsområderne begrænses. Er der hensyn til forskellige kontakter, der kommer ind i afdelingen løbende, faggruppers mødetider, møder eller andre rutiner, der skal indtænkes i placeringen? Der kan være forskel på den enkeltes "dagsform". Således kan der være brug for løbende at tage individuelle hensyn. Øvelse 1 (se nedenfor) kan benyttes til en dialog om placering af medarbejdere og team i det åbne kontor. Det er også muligt at inddrage konsulenter til at kigge på arbejdsgange eller udarbejde voksdug for området. Kontakt Arbejdsmiljøteamet se under "Mulighed for hjælp"
De adfærdsmæssige muligheder og udfordringer De åbne kontorområder giver mulighed for videndeling. Det nære arbejdsmiljø mellem medarbejderne kan ligeledes give bedre samarbejde og flere sociale relationer. Der er dog også en risiko for, at de åbne kontorområder kan give udfordringer med forstyrrelser og koncentrationsbesvær. Derfor er det vigtigt, allerede inden indflytning i fællesskab at drøfte, hvordan vi ønsker spillereglerne i det nye skal være for at afstemme forventningerne til, hvad der skal foregå i det åbne kontor og hvad der skal foregå i de øvrige rum. Hvis spillereglerne skal virke, kræver det, at I grundlæggende har et godt psykisk arbejdsmiljø med respekt for hinandens forskelligheder. Vores behov og tolerancetærskler er meget forskellige, og det er nødvendigt at lytte til kollegerne og stole på, at de ærligt fortæller, hvordan forstyrrelserne påvirker dem. Uden reel forståelse for hinandens behov, vil man let ende med, at en gruppe med et bestemt behov helt overtager styringen og dikterer adfærden på kontoret. Forstyrrelser kan være et sammensat problem, der ikke kun handler om lyde. Den visuelle støj kan nogle gange være lige så forstyrrende, som den man hører. Specielt bevægelse opfanges af øjet. Fx kan en forbipasserende person virke forstyrrende på ens arbejde. Man kan mindske de unødvendige forstyrrelser ved hjælp af spilleregler, som sætter fokus på omtanke, før man forstyrrer. Det kan også være, at man med skilte, veste eller andet markerer, hvem der må eller ikke må forstyrres. Spilleregler skal aftales i fællesskab. Der er stor forskel på, hvad der virker i forskellige grupper. Det er dog vigtigt at være enige om, at man godt må tale om eventuelle generelle eller individuelle udfordringer. Her er nogle spørgsmål, som kan inspirere til udfærdigelse af afdelingens spilleregler: - hvilke afbrydelser er legale? - hvor mange gange må telefoner ringe? - skal telefoner på lydløs? - skal telefonen viderestilles, hvis du ikke er på din plads? - skal vi aftale signaler, der betyder f.eks. "Vil I dæmpe jer lidt?" eller "Må jeg forstyrre?"? - er det legalt at kommentere hinandens adfærd og hvordan? - hvor skal jeg gå hen, hvis jeg skal snakke med en kollega? - hvor afholdes møder, diskussioner om arbejdet og privat snak? - hvordan kan vi reducere støj, når vi taler sammen? - er det legalt at bruge headset til telefonen? - er det legalt at bruge høretelefoner, når du ikke vil forstyrres? - er det legalt at spørge om noget, du selv hurtigt kan finde ud af? - er det legalt at gå igennem et arbejdsområde på vej til noget andet? - må man spise på kontoret? Vi er alle forskelige og har forskellige ønsker til rammerne for vores arbejde. Derudover agerer vi alle forskelligt i forhold til forandringer. Nogle personer kan hurtigere omstille sig til andre måder at arbejde på end andre.
Det er således komplekst at få indrettet et kontorområde, så alle får opfyldt alle ønsker for rammerne til alle opgaver. Derfor kan det være nødvendigt, at den enkelte medarbejder supplerer spillereglerne med sine egne personlige strategier. Dilemmaer ved spilleregler: - Spilleregler med respekt for de forskellige medarbejderes behov kan mindske antallet af forstyrrelser, men hvis de tager for meget udgangspunkt i, hvad man ikke må, risikerer de at modarbejde målene med de åbne kontorer, som fx videndeling og samarbejde på tværs. - Spillereglerne kan gå ud over trivslen, hvis der ikke må grines og snakkes. - Når vi diskuterer spilleregler i de åbne kontorer, hvem har da magten til at definere den korrekte adfærd og hvem bliver sat udenfor? - Hvem skal sørge for, at spillereglerne bliver overholdt? Øvelse 2 (se nedenfor) kan benyttes til at udarbejde aftaler om spilleregler. Det er også muligt at inddrage konsulenter til at drøfte kultur og spilleregler i afsnittet/afdelingen. Kontakt Arbejdsmiljøteamet se under "Mulighed for hjælp" 3. Opfølgning Lige så vigtigt det er at afstemme forventningerne, inden man flytter ind på den nye arbejdsplads, lige så vigtig er opfølgningen. Alle bør have kendskab til hvilke beslutninger, der er taget, hvad der eventuelt ikke kan lade sig gøre og hvorfor. Vær parat til at justere eller ændre kurs, hvis det er nødvendigt for den gode løsning. Hvilke initiativer er sat i gang og virker de, eller skal de justeres? Har alle modtaget informationen om de forskellige lokalers muligheder? Er behov for forskellige typer arbejdsplads til forskellige arbejdsopgaver dækket? Fungerer eventuelt ændrede arbejdsgange? Er der behov til yderlige tiltag? Er der behov for konsulentbistand? Opfølgningen kan ske via P-møder, teammøder, MUS og individuelle samtaler, APV m.v. 4. Mulighed for hjælp Der er mulighed for at rekvirere konsulenthjælp til at arbejde med arbejdsgange og kultur i de nye rammer. Dette kan ske både før og efter indflytning til det nye. Konsulenthjælp kan rekvireres ved at udfylde ansøgningsskemaet om hjælp til arbejdsmiljørelaterede problemstillinger på AUH intranet; Personale; Arbejdsmiljø og indsende det til Arbejdsmiljøteamet på AUH.AMT@rm.dk. Voksdug er en metode, der benyttes før indflytning og kan hjælpe afdelingen med at indfri potentialer i nye bygninger og faciliteter igennem arbejdet med de fremtidige arbejdsgange. Voksdug konceptet indeholder en introduktion til konceptet, beskrivelse af rummenes muligheder, gennemspilning af konkrete scenarier og deraf drøftelse af placering af
afdelingens funktioner, kulturen og spilleregler. Kontakt Koncern HR Udvikling for nærmere information på tlf. 78410811. Hospitalsledelsen har besluttet, at det første halve år bruges til, at afdelingen ser muligheder og afprøver arbejdsgange i forhold til det inventar og de rum, der er i det nye. Enhver ændring kræver en tilvænningsperiode. Guiden er udarbejdet af: Arbejdsmiljø- og sikkerhedsleder Katrine von Schimmelmann, Projektafdelingen AUH Arbejdsmiljøkonsulent Tue Lindstrøm, Koncern HR Fysisk arbejdsmiljø Arbejdsmiljøkonsulent Jane Hoffmann, Kvalitet og HR Udvikling, AUH Arbejdsmiljøkoordinator Lone Kaiser, Kvalitet og HR Udvikling, AUH Kilder: 1. Arbejdsmiljøweb.dk 2. Arbejdspladskonceptet, DNU 3. Arbejdsmiljø i åbne kontorer, Bar FOKA 4. Storrumsguide fra Cowi, 2011
Øvelse 1 Principper for placering i kontorområdet Inspireret af Storrumsguiden fra COWI 2011 Formål: At komme frem til, hvilke principper der overordnet skal gælde for placering i kontorområdet og lave en handlingsplan for, hvordan principperne føres ud i livet. Aktører: Medarbejderne i kontorområdet Forberedelse: Udarbejde to til tre forskellige forslag til, hvordan man kan sidde i kontorområdet. Hvad skal vi bruge på mødet: To til tre forslag til måder at organisere sig på i kontorområdet samt en flipover eller en tavle. Varighed: ca. 1½ time. Fremgangsmåde Arbejdsmiljørepræsentanten eller en leder/medarbejder introducerer øvelsen, styrer tiden og dialogerne og samler principperne og handleplanen op på flipover. Medarbejderne deles op i grupper, så de er ca. seks i hver. Det første forslag til placering deles rundt, og grupperne bliver bedt om at drøfte, hvilke fordele og ulemper der er ved forslaget med hensyn til at sikre faglig udvikling, reducere forstyrrelser og sikre sociale relationer mellem medarbejdere. Grupperne har 10 15 min til at drøfte forslaget og opfordres til at skrive deres refleksioner ned. Ovenstående gentages med forslag nr. 2 og 3. Alle grupper fremlægger deres refleksioner om fordele og ulemper i plenum. Der tages en drøftelse i plenum, og de principper, der viser sig for, hvordan man skal sidde i kontorområdet, skrives op på flipover. Herefter laves en handlingsplan for, hvordan det sikres, at principperne efterleves i form af en ny måde at sidde på. Hvis der er enighed om, at et af de tre forslag (eventuelt med justeringer) skal gennemføres, kan dette være omdrejningspunkt i handlingsplanene. Handlingsplanen skal være konkret med hensyn til deadlines og ansvarlige.
Øvelse 2 Aftaler om spilleregler Inspireret Storrumsguiden fra COWI 2011 Formål: At formulere et antal spilleregler, der kan gælde for kontorområdet og planlægge, hvordan man kan sikre, at de anvendes. Aktører: Medarbejderne i kontorområdet Forberedelse: Ingen. Hvad skal vi bruge på mødet: Et stort antal sedler (seks per medarbejder), penne samt en flipover eller en tavle. Varighed: 1-1½ time. Fremgangsmåde Arbejdsmiljørepræsentanten eller en leder/medarbejder har rollen som den, der introducerer øvelsen, styrer tiden og dialogerne samt samler både spillereglerne og handlingsplanen op på flipover. Gruppen arbejder med, hvordan man kan forbedre følgende tre mål for kontorområdet: Faglig udvikling, samarbejdsrelationer og mindre forstyrrelse, Man kan også vælge andre mål. Dog er det vigtigt at vælge mål, så der formuleres en række spilleregler, som spænder vidt og tilgodeser det oprindelige mål med at indføre åbne kontorer. Hver medarbejder skal skrive to forslag til en spilleregel, der kan understøtte hvert af de ovenstående mål. Hver medarbejder formulerer således seks sedler. Sedlerne samles ind i en skål eller pose og blandes. På skift trækker medarbejderne en seddel, læser forslaget til spillereglen op og argumentere for, at den skal gælde. Herefter diskuteres forslaget af alle medarbejdere, og det besluttes, om det er en regel, der skal vedtages eller ej. De regler, der ikke vedtages, lægges til side. Når alle regler er blevet gennemgået, har man en liste over, hvilke spilleregler man ønsker i sit kontorområde. Herefter formuleres en handlingsplan for, hvordan det sikres, at de bliver efterlevet. Handlingsplanen kan indeholde aftaler om, hvem der skal sammenskrive dem, hvordan de skal mangfoldiggøres, hvordan man husker hinanden på dem, hvornår de skal evalueres osv. Handlingsplanen skal være konkret mht. deadlines og ansvarlige.