Vejledning til oprettelse af UUmedarbejder Brugervejledning Optagelse.dk
Vejledning til oprettelse af UU-medarbejder Brugervejledning Optagelse.dk Forfatter: Tine Kanne Sørensen Styrelsen for It og Læring Styrelsen for It og Læring, 6. marts 2017
Indhold 1 Indledning... 5 1.1 Målgruppe... 5 1.2 Hvad skal jeg læse... 5 1.3 Bemærkningsfelt... 5 2 Nye brugere på institutionen... 6 2.1 Ny bruger der har været logget ind... 6 2.2 Ny bruger der ikke har været logget ind... 10 2.3 Hente medarbejder fra en anden institution... 14 3 Rediger eksisterende bruger... 18 3.1 Rediger brugerens rettigheder... 18 3.2 Inaktivering af brugere... 22 Styrelsen for It og Læring, 6. marts 2017 3
1 Indledning Denne vejledning omhandler redigering og oprettelse af UU-medarbejdere på Optagelse.dk. 1.1 Målgruppe Vejledningen henvender sig til UU-centerets brugeradministrator, der er ansvarlig for at oprette og redigere brugere på Optagelse.dk. Medarbejdere kan tildeles forskellige roller. En Lokal brugeradministrator Kan oprette institutionens medarbejdere og tildele forskellige roller og rettigheder, der er knyttet til institutionstypen. En Vejleder Kan vurdere uddannelsesparathed for elever, skrive under for forældre samt underskrive og sende elevens uddannelsesplan. En Modtager Kan trække eller printe ansøgninger til institutionens lokale systemer. En Opretter Kan oprette uddannelsesudbud på vegne af institutionen. 1.2 Hvad skal jeg læse Hvad skal jeg udføre Afsnit Oprettelse og aktivering af nye brugere på institutionen Bruger har været logget på 2.1 Bruger har ikke været logget på 2.2 Bruger fra en anden institution 2.3 Ændringer af eksisterende bruger Ændring i rettigheder 3.1 Ændring i status 3 1.3 Bemærkningsfelt I vejledningen er der indsat bemærkningsfelter Bemærkningsfeltet orienterer om specielle forhold, du skal være opmærksom på. Styrelsen for It og Læring, 6. marts 2017 5
2 Nye brugere på institutionen 2 Nye brugere på institutionen Nye brugere aktiveres eller hentes på baggrund af brugernes medarbejder NemID. Det kan ske på tre måder: 1. Såfremt en ny bruger har logget ind og tilmeldt sig på Optagelse.dk, kan brugeradministrator aktivere brugeren. 2. Såfremt brugeren ikke har tilmeldt sig på Optagelse.dk, kan brugeradministrator tilmelde brugeren via CVR- og RID-nummer fra brugerens medarbejder-nemid. 3. Såfremt brugeren har været på en anden institution og ikke skal skifte NemID - så kan brugeren flyttes over til UU. For at kunne administrere bruger på Optagelse.dk skal du være oprettet som brugeradministrator på Optagelse.dk. Du kan læse en kort introduktion til det at være brugeradministrator på Optagelse.dk under Kom godt i gang som brugeradministrator 2.1 Ny bruger der har været logget ind Dette afsnit beskriver, hvordan brugeradministratoren aktiverer nye brugere, der har været logget ind. For hjælp til at logge ind første gang se vejledningen til første login for medarbejdere. trin 1 trin 2 Login fra http://www.optagelse.dk/medarbejderforside.html I topmenuen Klik på Gå til / Administration 6 Styrelsen for It og Læring, 6. marts 2017
2.1 Ny bruger der har været logget ind trin 3 Siden Administration Klik på Se medarbejder oversigt. trin 4 Siden Medarbejder oversigt Medarbejderne på oversigten er vist i alfabetisk rækkefølge. Aktive og passiver brugere En ny bruger har status Inaktiv, indtil en brugeradministrator aktiverer dem. Derfor skal status skiftes til Alle eller Passiv for at kunne se dem. Styrelsen for It og Læring, 6. marts 2017 7
2 Nye brugere på institutionen I feltet Status Vælg Alle eller Passiv. Klik på Filtrér. Søg medarbejder Naviger via pilene, hvis du ikke kan se medarbejderen. Eller Indtast navnet i feltet Medarbejdernavn. Klik på Filtrér trin 5 Klik på den bruger, du ønsker at aktivere. 8 Styrelsen for It og Læring, 6. marts 2017
2.1 Ny bruger der har været logget ind trin 6 Siden Redigér medarbejder Rettighedsfelterne Marker brugerens rettigheder. trin 7 Feltet Status Marker status Aktiv (bliver først muligt når brugeren er tildelt en rettighed). Klik på Gem. Den nye bruger kan logge på Optagelse.dk umiddelbart efter, du har klikket på Gem. Bemærk Brugerne kan selv rette deres navn, telefonnummer (gerne direkte nummer) og e-mail, men ikke status og rettigheder, medmindre de er Lokal brugeradministrator. Af hensyn til behovet for at kontakte de enkelte medarbejdere anbefales det, at disse oplysninger holdes opdateret. Styrelsen for It og Læring, 6. marts 2017 9
2 Nye brugere på institutionen Dette gør de ved at vælge Rediger egne oplysninger på siden Administration. Så kan brugeren rette egne oplysninger, men ikke rettigheder. Husk at Klikke på Gem, når ændringerne er lavet. 2.2 Ny bruger der ikke har været logget ind For at tilknytte medarbejderen, der ikke har forsøgt at logge på, skal du have CVR- og RID-nummeret fra brugerens medarbejder-nemid. CVR- og RID-nummeret til medarbejder-nemid med nøglefil findes ved at gøre følgende på den maskine, hvor brugerens nøglefil er indlæst. Vælg Windows startmenu Alle programmer Vælg NemID Vælg Tag sikkerhedskopi Vælg Detaljer Du kan nu aflæse både CVR- og RID-numrene. Hvis medarbejderen har NemID med nøglekort, er det lidt svære at finde CVR- og RIDnummeret. Her anbefales det at bruge metoden beskrevet i afsnit 2.1. Alternativt kan medarbejderen logge på virk.dk og vælge Brugeradministration, hvor CVR- og RIDnummer kan aflæses. 10 Styrelsen for It og Læring, 6. marts 2017
2.2 Ny bruger der ikke har været logget ind trin 1 trin 2 Login fra http://www.optagelse.dk/medarbejderforside.html I topmenuen Klik på Gå til / Administration. trin 3 Siden Administration Klik på Opret medarbejder. Styrelsen for It og Læring, 6. marts 2017 11
2 Nye brugere på institutionen trin 4 Siden Opret medarbejder Digital-ID Indtast medarbejderens Digital-ID. Klik på Hent medarbejder. Der kan nu komme en ud af to muligheder. Ved denne besked forsætter du bare med vejledningen. Mulighed nummer to er, at medarbejderen findes. Så kan du med fordel gå til afsnit 2.3, hvor du kan læse om at hente medarbejdere. 12 Styrelsen for It og Læring, 6. marts 2017
2.2 Ny bruger der ikke har været logget ind trin 5 Medarbejder oplysninger Navn (Indtast medarbejderens fulde navn). Email (Indtast medarbejderens personlige mail-adresse). Telefonnummer (gerne direkte nummer). Bemærk Brugerne kan selv rette deres navn, telefonnummer (gerne direkte nummer) og e-mail, men ikke status og rettigheder, medmindre de er Lokal brugeradministrator. Af hensyn til behovet for at kontakte de enkelte medarbejdere anbefales det, at disse oplysninger holdes opdateret. Dette gør de ved at vælge Rediger egne oplysninger på siden Administration. Så kan brugeren rette egne oplysninger, men ikke rettigheder. Husk at klikke på Gem, når ændringerne er lavet. Styrelsen for It og Læring, 6. marts 2017 13
2 Nye brugere på institutionen trin 6 Rettighedstildeling Du kan nu tildele rettigheder på det UU-center, hvor du er administrator. Marker brugerens rettigheder. Klik på Gem for at gemme brugeren. Bemærk En medarbejder kan kun være oprettet på ét UU-center, og ikke på andre institutioner samtidigt med samme NemID 2.3 Hente medarbejder fra en anden institution Hvis der sker en omlægning af UU i kommunen (sammenlægning eller opsplitning af UU), kan man som administrator flytte medarbejdernes tilknytning. Hvis en medarbejder flytter fra et UU- center til en skole eller omvendt, kan brugeradministrator ikke selv flytte personen. I de tilfælde kontaktes supporten med oplysninger om medarbejderens CVR- og RID-nummer samt hvilken institution, der skal flyttes fra og til. En bruger kan ikke være oprettet på både UU-center og en skole med samme NemID. CVR- og RID-nummeret til medarbejder-nemid med nøglefil findes ved at gøre følgende på den maskine, hvor brugerens nøglefil er indlæst. Vælg Windows startmenu Alle programmer Vælg NemID Vælg Tag sikkerhedskopi Vælg Detaljer Du kan nu aflæse både CVR- og RID-numrene. Hvis medarbejderen har NemID med nøglekort, er det lidt svære at finde CVR- og RIDnummeret. Her anbefales det at bruge metoden beskrevet i afsnit 2.1. Alternativt kan 14 Styrelsen for It og Læring, 6. marts 2017
2.3 Hente medarbejder fra en anden institution medarbejderen logge på virk.dk og vælge Brugeradministration, hvor CVR- og RIDnummer kan aflæses. Alle aktive brugere af Optagelse.dk kan se deres CVR- og RID-nummer ved at gå ind og redigere egne oplysninger. Se bemærkningsfelt til trin 4 nedenunder. trin 1 Login fra http://www.optagelse.dk/medarbejderforside.html trin 2 I topmenuen Klik på Gå til / Administration trin 3 Siden Administration Klik på Opret medarbejder. Styrelsen for It og Læring, 6. marts 2017 15
2 Nye brugere på institutionen trin 4 Siden Opret medarbejder. Digital-ID Indtast medarbejderens CVR- og RID-nummer Klik på Hent medarbejder. Der kan nu komme en ud af to muligheder. Ved denne besked kan du med fordel læse afsnit 2.2 Mulighed nummer to er, at medarbejderen findes. Her udfyldes alle oplysninger, og det ser således ud: 16 Styrelsen for It og Læring, 6. marts 2017
2.3 Hente medarbejder fra en anden institution Bemærk Brugerne kan selv rette deres navn, telefonnummer (gerne direkte nummer) og e-mail, men ikke status og rettigheder, medmindre de er Lokal brugeradministrator. Af hensyn til behovet for at kontakte de enkelte medarbejdere, anbefales det, at disse oplysninger holdes opdateret. Dette gør de ved at vælge Rediger egne oplysninger på siden Administration. Så kan brugeren rette egne oplysninger, men ikke rettigheder. Husk at trykke Gem, når ændringerne er lavet. trin 5 Rettighedsfelterne Marker brugerens rettigheder. Klik på Gem for at gemme brugeren. Styrelsen for It og Læring, 6. marts 2017 17
3 Rediger eksisterende bruger 3 Rediger eksisterende bruger 3.1 Rediger brugerens rettigheder Du kan altid ændre en brugers rettigheder på Optagelse.dk, efter de er oprettet. trin 1 Login fra http://www.optagelse.dk/medarbejderforside.html trin 2 I topmenuen Klik på Gå til / Administration. trin 3 Siden Administration Klik på Se medarbejder oversigt. 18 Styrelsen for It og Læring, 6. marts 2017
3.1 Rediger brugerens rettigheder trin 4 Søg medarbejder Naviger via pilene, hvis du ikke kan se medarbejderen. Eller: Indtast navnet i feltet Medarbejdernavn. Klik på Filtrér. Aktive og passive brugere Du har også mulighed for udelukkende at søge blandt enten passive eller aktive medarbejdere: I feltet Status Vælg Aktiv eller Passiv. Klik på Filtrér. trin 5 Klik på den bruger, du ønsker at redigere. Styrelsen for It og Læring, 6. marts 2017 19
3 Rediger eksisterende bruger trin 6 Siden Redigér medarbejder Du får vist, hvilke rettigheder brugeren har, og du har mulighed for at redigere brugerens rettigheder. I rollefeltet Marker de roller, som skal tildeles brugeren. Klik på Gem for at gemme ændringen. Når du foretager ændringer i brugerens rettighedsprofil, træder ændringerne i kraft næste gang, brugeren logger på Optagelse.dk. Hvis du har ændret i dine egne rettigheder og skal arbejde videre med det samme, skal du logge af og derefter logge på igen, for at ændringen kan træde i kraft. 20 Styrelsen for It og Læring, 6. marts 2017
0 Bemærk Brugerne kan selv rette deres navn, telefonnummer (gerne direkte nummer) og e-mail, men ikke status og rettigheder, medmindre de er Lokal brugeradministrator. Af hensyn til behovet for at kontakte de enkelte medarbejdere, anbefales det at disse oplysninger holdes opdateret. Dette gør de ved at vælge Rediger egne oplysninger på siden Administration. Så kan brugeren rette egne oplysninger, men ikke rettigheder. Husk at klikke på Gem, når ændringerne er lavet. Styrelsen for It og Læring, 6. marts 2017 21
3.2 Inaktivering af brugere Det er praktisk at inaktivere brugere, der ikke længere er på institutionen, eller som har fået en ny medarbejder-nemid med nyt CVR- og RID-nummer. Brugerne inaktiveres ved at give dem statussen Passiv. Det er ikke muligt at slette en bruger helt fra institutionen. trin 1 Hvis en medarbejder ikke længere er knyttet til institutionen, skal medarbejderen tildeles status Passiv. Status Passiv betyder, at brugeren ikke længere kan logge på Optagelse.dk I kolonnen Status Klik på Passiv. Klik på Gem for at gemme ændringen. Læg mærke til at status skifter fra Aktiv til Inaktiv. 22 Styrelsen for It og Læring, 6. marts 2017