Regionshuset Viborg Uanmeldt tilsyn ved Møllebækken, tlf.nr. 7847 8200 Afdeling Regensen, Dalstrup Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel. +45 8728 5000 kontakt@rm.dk www.rm.dk Udført af Bunk & Elkjær: Vivian Elkjær og Ruth Bunk den 15. december 2011 Dato 06-01-2012 Indledning og formalia Møllebækken er en døgninstitution med 44 pladser fordelt på syv afdelinger. Normeringen er inklusiv fire nye pladser til kriminalitetstruede unge på Kløvhøj. Målgruppen er børn og unge med varigt nedsat fysisk og/eller psykisk funktionsniveau. Tilbuddet drives i henhold til Lov om Social Service 67, stk. 2. Aktuelt er der seks ledige pladser, men reelt er belægningen 103 %, da der forskellige steder er sket en udvidelse. Ellen Brunebjerg Tel. +45 7841 0192 Ellen.Brunebjerg@stab.rm.dk 1-51-73-13-07 Side 1 Forinden tilsynsbesøget forberedte tilsynet sig ved hjælp af rapporten fra det seneste anmeldte tilsyn og det seneste uanmeldte tilsynsbesøg på henholdsvis afdeling Strandbo og Områdeafdelingen, en tilbagemelding vedrørende fastspænding af børn, en magtindberetning fra afdeling Regensen samt en kvalitetsbeskrivelse fra besøg fra Sundhedsstyrelsen. Forberedelsen tog desuden udgangspunkt i tilbuddets hjemmeside og Tilbudsportalen. Under tilsynsbesøget blev der udleveret kopi af medicininstruks. Ligeledes gennemgik tilsynet Bosted System på stedet. Dette uanmeldte tilsyn var på afdeling Regensen og havde fokus på: - Opfølgning på relevante anbefalinger og opmærksomhedspunkter fra tidligere tilsyn - Status på organisatoriske udfordringer samt - Kommunikation og brugerinddragelse samt magtanvendelse og medicinhåndtering. Deltagere i tilsynet Ledelsen: Forstander Erik Corfitz Petersen Afdelingsleder Rikke Bettina Schoenebeck Medarbejdere:
Omsorgshjælper, team 2 Omsorgshjælper, team 2 Tilkaldevikar og pædagogstuderende, tværgående teamfunktion Navnene er kendte af tilsynskonsulenterne, men udelades i rapporten. Gennemgang af individuelle planer: Pige, født 1995, indflyttet 1.11.2011 på Regensen fra en anden afdeling på Møllebækken. Dreng, født 1998, indflyttet 7.6.2010 på Regensen fra en anden afdeling på Møllebækken. Navnene er kendte af tilsynskonsulenterne, men udelades i rapporten. Program Tilsynet foregik i tidsrummet kl. 11 til 14. Der blev gennemført interviews med ledelsen og medarbejderne hver for sig. Rundvisningen blev kort gennemført i forbindelse med interview af medarbejdere og gennemgang af Bosted System på medarbejdernes kontor. Efter aftale deltog forstander ikke i opsamlingen, som i stedet blev gennemført med afdelingslederen. Under tilsynsbesøget var to af børnene til stede i afdelingen. Tilsynet mødte dog ikke børnene, da de er indskrevet som enkeltmandsprojekter uden dagtilbud og bor i en særlig skærmet enhed. Tilsynets samlede vurdering Afdeling Regensen tilbyder en individuel specialpædagogisk indsats til børn og unge, der generelt betegnes som mentalt retarderede med svære tilpasningsvanskeligheder. Der er tale om børn og unge med komplekse udfordringer, herunder gennemgribende udviklingsforstyrrelser, og flere af børnene har flere diagnoser, også svære psykiatriske lidelser. Aktuelt er der indvisiteret ni børn og unge mellem 13 og 18 år. Afdeling Regensen adskiller sig fra Møllebækkens øvrige afdelinger ved at tilbyde en særligt struktureret indsats med mulighed for skærmning og enkeltmandsprojekter. Afdeling Regensen er næsten papirløst, og indsatsen dokumenteres elektronisk. Systemernes opbygning bevirker, at dokumentation hele tiden er ajourført og let tilgængelig for medarbejderne. Både kommunikation og individuel brugerinddragelse er indarbejdet i DDKM (Den Danske Kvalitets Model) og ICF-planer (International Classification af Functioning, Disability and Health), og dokumenteres let tilgængeligt og direkte under egne overskrifter. Dokumentationen indeholder afdækning af ressourcer og barrierer og udmøntes som delmål for indsatsen. Strukturen omkring det individuelle barn og fælles aktiviteter er bærende for indsatsen og lader sig gøre, fordi strukturen hele tiden er ajourført, og fordi alle medarbejdere bakker op om systemet. Planer og oversigter er let tilgængelige og virker fremmende for indsatsen konkret. Forebyggelse af magtanvendelse indgår som en del af den strukturerede indsats omkring det enkelte barn. Medarbejderne er bekendte med indholdet af bekendtgørelsen og en intern Hippocampus, som angiver retningslinjer for håndtering og orientering om magtanvendelse. Det er tilsynets vurdering, at ledelsen har relevant fokus på magtanvendelse i et pædagogisk per- Side 2
spektiv, og at medarbejderne er opmærksomme på eget kropssprog og signaler i forbindelse med konfliktsituationer. Tilsynet har fået udleveret en kopi af gældende retningslinje for medicinhåndtering. Tilsynet vurderer, at retningslinjen skal opdateres svarende til praksis konkret i afdelingen. Der er nedsat en arbejdsgruppe med en repræsentant fra hver afdeling, som skal sørge for ajourføring af indsatsen omkring medicinhåndtering. Der anbefales opmærksomhed på, at forholdene implementeres i afdeling Regensen. Tilsynet anbefaler endvidere, at overordnede retningslinjer udmøntes konkret på den enkelte afdeling. Tilsynskonsulenterne ser følgende opmærksomhedspunkter Medicinhåndtering: Retningslinjer for medicinhåndtering skal opdateres svarende til praksis konkret i afdeling Regensen. Opfølgning fra sidste tilsyn Seneste tilsyn var anmeldt og fandt sted på afdeling Strandbo den 10. februar 2011. Der var følgende opmærksomhedspunkter i tilsynsrapporten: Medicinhåndtering: Møllebækkens medicininstruks skal revideres i henhold til Sundhedsstyrelsens vejledning og den seneste medicinsupervisionsrapport. En opdateret medicininstruks skal være tilgængelig ved alle medicinskabe i afdelingerne. Medicinhåndtering: Håndkøbsmedicin bør ordineres som pn-medicin, og der bør ikke anvendes fælles medicin. Opmærksomhedspunkterne omhandlede forhold på afdeling Strandbo, som delvist kan overføres til de øvrige afdelinger på Møllebækken. Der er ikke udarbejdet en skriftlig handleplan for opmærksomhedspunkterne fra det anmeldte besøg. Medicinhåndtering indgår som et punkt i dette uanmeldte tilsynsbesøg, og opfølgningen vil blive medtaget under tilsynets fokus på medicinhåndtering. Tilsynsrapporten er tilgængelig på tilbuddets hjemmeside, på Region Midtjyllands hjemmeside, og på Tilbudsportalen. Status på organisatoriske udfordringer Aktuelt bor der to piger og syv drenge i alderen 13 til 18 år. Tilbuddet er oprindeligt normeret til fem pladser, og har således fire unge i overbelægning, hvilket bygningsmassen er udvidet til. Målgruppen er kendetegnet af at være retarderet, have opmærksomheds- og tilknytningsforstyrrelser. To af børnene er anbragt i enkeltmandsprojekter i forlængelse af ophold på andre afdelinger på Møllebækken. Begge har svære psykoser og er uden dagtilbud. Enkeltmandsprojekterne er indrettet i den ene fløj, og børnene lever afskærmet fra det øvrige hus og fra om- Side 3
givelserne i øvrigt. Øvrige børn modtager dagtilbud på Djursland Skolen og på Firkløverskolen. Ledelsen vurderer, at børnegruppen er stabil og trives. Afdeling Regensen har en stabil medarbejdergruppe på cirka 30 medarbejdere, inklusiv vikarer og studerende. Medarbejdergruppen består af pædagogisk uddannede og uuddannede medarbejdere, nogenlunde ligeligt fordelt. Ledelsen oplever at afdelingen er præget af en god og glad stemning, både mellem medarbejderne og i forhold til børnene. Den generelle faglige indsats Afdeling Regensen tilbyder en individuel specialpædagogisk indsats som baserer sig på en kognitiv tilgang med relationsteorier som det bærende grundlag. Indsatsen er individuel støtte tilpasset den enkeltes ressourcer, ønsker og behov med henblik på at give mulighed for en så aktiv og positiv hverdag som muligt. Der lægges stor vægt på struktur, forudsigelighed og betydningen af sociale kompetencer. Afdeling Regensen adskiller sig fra Møllebækkens øvrige afdelinger ved at være meget struktureret i stort set alle forhold omkring børnene. Indsatsen baserer sig desuden på en anerkendende tilgang, som sigter mod at lære børnene at tage ansvar med udgangspunkt i de ressourcer, som det enkelte barn er i besiddelse af. Indsatsen på afdeling Regensen udspringer ikke af en bestemt teoretisk eller metodisk praksis, men udvikles på baggrund af en individuel tilgang til det enkelte barn. Medarbejderne fordeler sig på tre team. Teamene modtager supervision forskelligt: et team får fast supervision med ekstern supervisor, et andet team forventer at gå i gang med tilsvarende forløb, mens det sidste team er optaget af andre fokusområder og foretrækker individuel supervision frem for gruppesupervision. En medarbejder er i gang med en supervisor uddannelse, og kollegerne benytter sig af medarbejderens behov for øvelse. En afdelingsleder på Møllebækken har desuden en coachuddannelse, som også bruges på tværs af afdelingerne. Børnene har hver en kontaktperson, men referer også til teamet. Teamet dækker hinanden ind i forhold til strukturen omkring børnene. Møllebækken vægter papirløs dokumentation generelt, og afdeling Regensen er langt i processen med at dokumentere alt omkring børnene elektronisk i Bosted System. Der kommunikeres trådløst internt, og systemerne opdateres hele tiden, således at medarbejderne har direkte adgang til ajourførte systemer hele tiden. Opbygningen af systemerne er enkel, og tilsynet oplevede, at medarbejderne har nemt ved at redegøre for dokumentationen og anvendelsen af de elektroniske systemer generelt. Den strukturerede indsats er tilsvarende elektronisk baseret ved hjælp af touchskærme i de fælles opholdsrum, og dagbogsnotater på Ipad. Da flere af børnene har boet i andre afdelinger på Møllebækken, har det papirløse system vist sig nyttigt, idet oplysningerne nemt følger barnet ved flytning fra en afdeling til en anden. Kommunikation Medarbejderne fortæller, at afdelingen har arbejdet procesorienteret med implementering af ICF og DDKM. Processen startede bredt og var i starten omfattende og uoverskuelig. Siden er der sket en indsnævring af flere omgange, og nu opleves systemerne som brugbare redskaber, der præcist afdækker og dokumenterer barnets individuelle behov. Medarbejderne oplever Side 4
desuden, at skemaerne er anvendelige som refleksionsredskab, fordi afdækningen suppleres af numre og præcisering af diagnoser. I gennemgangen af Bosted System blev det dokumenteret, at det ene barn havde fået sin ICF overført fra en anden afdeling, og at indholdet stadig var gældende, men at planen forventes tilpasset indsatsen i den nye afdeling snarest. For det andet barns vedkommende var ICF en netop opdateret 1. november 2011. Ved gennemgangen af Bosted System fandtes der dokumentation for, at begge de udvalgte journaler indeholdt en afdækning af børnenes kommunikative ressourcer og barrierer. For det ene barn var der for eksempel formuleret et delmål omhandlende sprogbrug. Afdækningen sker generelt ud fra en helhedsbetragtning og på baggrund af et temadøgn, hvor det enkelte team analyserer et barns ressourcer og barrierer i forhold til både kommunikation og brugerinddragelse. Hvert barn har desuden en fysisk mappe, som indeholder tidligere dokumenter om udredninger samt bidrag til børnenes livshistorie. Mappen opbevares aflåst og indholdet inddrages i afdækningen. Nyere materiale, inklusiv den gældende handleplan jf. Servicelovens 140 fra anbringende myndighed, scannes ind og fremgår af Bosted System. Et faneblad i Bosted System benævnes DDKM. Indholdet konkretiserer hvordan der arbejdes med kommunikation og struktur, ligesom indholdet afspejles i aktive delmål på journalens forside for hvert barn. Afdeling Regensen opdaterer ICF hvert forår. I ICF-skemaet er DDKM indarbejdet som overskrifter, og der redegøres således særskilt for børnenes ressourcer og barrierer i overensstemmelse hermed. Ved opdatering af ICF i foråret deltager barnets skole, og myndigheden inviteres. Når myndigheden deltager, bakker medarbejderne op om myndighedens gennemførelse af børnesamtale alene med det enkelte barn. Det skønnes at to børn ikke fået tilbud om børnesamtale i år, mens de øvrige har modtaget tilbuddet. Skolen opdaterer deres planer på en efterårskonference, hvor afdeling Regensen deltager. Brugerinddragelse Det er den enkelte kontaktperson, der laver ICF en. En gang om ugen afholder kontaktpersonen en voksensamtale med barnet, og drøftelser herfra inddrages i både afdækning og formulering af ønsker samt mål. Brugerinddragelse indgår også her som en særskilt overskrift og beskriver både ressourcer og barrierer for det enkelte barn, ligesom der beskrives delmål om brugerinddragelse på individuelt niveau. Den individuelle indsats er struktureret i strukturskemaer, som meget detaljeret angiver en dagstruktur inddelt i tidspunkter, aktiviteter og forklaringer. Skemaerne udmønter sig desuden i aktivitetsskemaer, som hænger tilgængeligt i opholdsrummene på touchskærme som tidligere nævnt. Individuel og fælles brugerinddragelse aftales i forbindelse med den ugentlige voksensamtale. Som noget nyt har afdeling Regensen indført frit valg på fælles aktiviteter onsdag eftermiddag. Ordningen er indført som et forsøg på at tilbyde børnene mulighed for at vælge, men det frie valg er en stor udfordring for børnene, fordi de reelt ikke kan vælge og har behov for den individuelt definerede struktur. Det er indtil videre kun lykkes én gang for børnene at træffe et fælles valg på de to måneder, som tilbuddet har været gældende. Forsøget drøftes løbene på personalemøde, og det vurderes samtidig, hvor længe ordningen skal løbe. Side 5
Børnene tilbydes ikke organisatorisk brugerinddragelse, men der er etableret et forældreråd for hele Møllebækken, hvor der også er en repræsentant fra afdeling Regensen. Magtanvendelse I 2011 har afdeling Regensen haft otte akutte magtanvendelser, som er indberettet. Hændelserne fordeler sig på fire børn. Antallet skønnes at have sammenhæng med, at børnene har boet længe på afdeling Regensen, og at medarbejderne har et indgående kendskab til det enkelte barn, hvilket har stor indflydelse på børnenes adfærdsmønster. Der er udarbejdet en intern såkaldt Hippocampus, som angiver retningslinjer for medarbejdernes håndtering af magtanvendelse, herunder blandt andet aftaler om, hvordan forældrene skal orienteres. Ved nyansættelser udleveres bekendtgørelsen for magtanvendelse, og emnet indgår i ansættelsessamtalen, idet ledelsen ønsker ansøgeres refleksioner på betydningen af at arbejde så struktureret, som arbejdet kræver. Den strukturerede indsats vurderes som alt afgørende for at undgå magtanvendelser, og for at børnene undgår at havne i affektsituationer. Afdelingsleder oplyser, at hun altid følger op på en magtindberetning i teamet, som herefter eventuelt justerer strukturen omkring barnet i henhold til drøftelsen. Herudover drøftes hændelser også i forbindelse med overlap mellem medarbejderne, ligesom hændelser kan blive tematiseret i en overordnet drøftelse på tværs af teamene. Områder som tidligere gav anledning til affektsituationer, såsom tilgængeligheden til computer og brug af mobiltelefoner er indarbejdet i barnets individuelle strukturskema. Forudsigeligheden i forhold hertil har reduceret konfliktniveauet, og ledelsen lægger vægt på, at barnet skal tilbydes mulighed for at benytte elektroniske kommunikationsmidler individuelt, i stedet for at forbydes dette. Ledelsen har endvidere opmærksomhed på medarbejdernes kommunikation overfor og med børnene. Børnenes funktionsnedsættelser og særlige behov gør, at de ikke forstår ironi og sarkasme. Endvidere oplyser ledelsen, at de også er opmærksomme på de signaler, der bevidst eller ubevidst sendes til børnene, når for eksempel en situation spidser til eller en konflikt er under optrapning signaler, som børnene meget hurtigt aflæser og tolker i situationen. Ledelsen håndhæver at kommunikationsformen skal være konkret og firkantet, uden forstyrrelser, for at undgå misforståelser. De voksne korrigerer tilsvarende børnenes verbale sprogbrug, såfremt den tilsvarende skønnes forstyrrende for den sociale kontekst. Dokumentation af magtindberetninger findes elektronisk. Efter udfyldelse af skema sendes denne videre til kontoret. Medarbejderne oplyser, at skemaerne i Bosted System forventes at blive taget i anvendelse snarest. Magtanvendelse indgår desuden som en overskrift i ICF i samspil med kommunikation og brugerinddragelse. De Sundhedsmæssige rammer Medicinhåndtering På nær et barn får alle de nuværende børn medicin. Afdelingen har tilknyttet en konsulent fra Børne- og Ungdomspsykiatrisk afdeling, som kommer i afdelingen en gang om måneden. Afde- Side 6
lingen har desuden en medicinansvarlig medarbejder, som samarbejder med læger og psykiater. Medicinmodulet i Bosted System anvendes under særskilt faneblad. Fejl og utilsigtede hændelser indberettes elektronisk, ligesom disse også indgår i drøftelser på overlap og på personalemøder. Medicinudlevering indgår i barnets individuelle strukturskema. Medicin opbevares aflåst i kasser med navn på. PN-medicin er lægeordineret, også Pamol. Ledelsen oplyser, at der er nedsat en arbejdsgruppe med en repræsentant fra hver afdeling, som skal forbedre indsatsen omkring medicinhåndtering i overensstemmelse med embedslægernes medicinsupervisionsrapport. Stedfortræder er ansvarlig for arbejdsgruppen, og der er iværksat undervisning på tværs af afdelingerne. Tilsynet fik udleveret en kopi af den gældende retningslinje for medicinhåndtering. Retningslinjen er udarbejdet i 2009 og skal derfor opdateres, så den blandt andet stemmer overens med, hvor og hvordan registrering foretages konkret i afdelingen. Da tilsynet tidligere har haft opmærksomhedspunkter i forhold til medicinhåndtering på en sammenlignelig afdeling, og da der er igangsat en proces i henhold hertil med udgangspunkt i embedslægernes medicinsupervisionsrapport, anbefaler tilsynet at der er opmærksomhed på at implementere forholdene specifikt på afdeling Regensen, således at retningslinjer og håndtering i praksis svarer til Sundhedsstyrelsens vejledning og de anbefalinger, som embedslægerne har givet. Tilsynet anbefaler endvidere, at en overordnet retningslinje udmøntes lokalt gældende for den enkelte afdeling. Andre forhold Hjemmesiden og Tilbudsportalen fremtræder med relevante og opdaterede oplysninger. Side 7