Dato: 2011-06-21 Ref. : HP/lsr Ref-SU J.nr.: 043/300-5 REFERAT af møde i Samarbejdsudvalget / Fakultetsarbejdsmiljøudvalget tirsdag d. 31. maj 2011 I mødet deltog: Henrik Pedersen, Eva Sophia Myers, Stinne Hørup Hansen, Martin Svensson, Ib Johannsen, Inger Rose Hansen, Marianne Holmer, Tanja Christensen, Karen Cauthery, Ole Nørregaard Jensen, Lars Duelund, Lena Schødts Rasmussen (ref.) Afbud: Ole Næsbye Larsen, Hans Kristian Hannibal-Bach Formanden oplyste at SU siden sidste møde er blevet udvidet med to medlemmer, nemlig fra A-siden Eva Sophia Myers, sekretariatschef ved fakultetet, samt fra B-siden Ole Næsbye Larsen, der repræsenterer DM. Ad 1. Godkendelse og opfølgning af referat Formanden bemærkede, at referat af mødet den 16. marts 2011 er godkendt og lagt på e-learn. Som opfølgning på dette referat er der udarbejdet et notat til Samarbejdsudvalget med de punkter, som ikke er med på dagens møde, men udsat til senere møder. Ad 2. Arbejdsmiljø - Meddelelser Anmeldelse af arbejdsskader På baggrund af nogle konkrete sager er det vigtigt at skabe fokus omkring anmeldelsen af arbejdsskader. Hvis en ansat kommer til skade ved en ulykke, har universitetet pligt til at anmelde det. En ulykke er en skade på en person, som skyldes en hændelse eller en påvirkning på arbejdet, der sker pludseligt eller inden for 5 dage. Når skadelidte gør universitetets ledelse eller repræsentant for denne bekendt med, at en sådan hændelse har medført en skade, betragtes det i forsikringsmæssig henseende som anmeldt. En henvendelse til en kollega er altså ikke er nok. Enhver sådan hændelse med skade til følge skal herefter indberettes på den interne anmeldelsesblanket til Arbejdsmiljøkontoret, sådan at SDU får registreret hændelsen og om nødvendigt får foretaget ekstern anmeldelse til myndighed. Arbejdsmiljøgrupperne bedes derfor sikre sig, at medarbejderne og ledelsesrepræsentanter er informerede om anmeldelsespraksis. Læs mere om anmeldelse af arbejdsskader her: http://sdunet.dk/vaerktoejer/vejledninger/sikkerhedulykker/anmeldelseafarbsulykke.aspx Arbejdsmiljøgrupperne bedes være særligt opmærksomme på særlige medarbejdergrupper; herunder bl.a. studerende, der bidrager til universitetets forskning, studentermedhjælpere, udenlandske medarbejdere, eksterne lektorer og medarbejdere, der arbejder udenfor universitetets matrikel. I disse tilfælde har SDU erfaring for, at medarbejderne ikke er klar over, at deres skader kan være arbejdsskader, og at det skal anmeldes. 1
Det blev diskuteret, hvordan man skulle forholde sig til særlige medarbejdergrupper som f.eks. gæster, men også gymnasieelever på besøg i lab enten i klasser eller ved studieretningsprojekter, og også hvordan reglerne er, når man rejser ud. SU anmodede om, at man spørger Merete Haberman ind til de konkrete situationer, så alle enheder kan orienteres om de gældende regler, tidsfrister m.m, som også vil blive lagt på SDUNet. Status på Kemibrug Ib Johannsen orienterede: Ifølge planen skulle systemet være gået i luften 1. juni 2011. Selve systemet er klart, men af forskellige årsager har overførslen af gamle data fra KIROS været længe om at falde på plads, så startdatoen er pt. udskudt. Derfor vil de annoncerede kurser også først blive afholdt efter sommerferien. KIROS vil dog kunne benyttes frem til 1. december 2011. Der vil blive nedsat en ny følgegruppe og lavet et nyt kommissorium for Kemibrug. - Arbejdsskader Ingen siden sidst - Udveksling af erfaring IFK har internt anmeldt to tilløb til ulykker. Ved den ene fik en medarbejder octanol i øjet, da vedkommende havde fået det på fingeren og derefter kløede sig i øjet. Den anden er en brilleskade, som opstod under flytningen af et skab. Ad 3. Opfølgning på kompetencestrategi Enhedernes opfølgning på kompetencestrategien SU godkendte de fremsendte opfølgninger på kompetencestrategien fra BMB og IFK. Alle enheder har nu udarbejdet deres opfølgninger på kompetencestrategien, som lægges ud på enhedernes sider på SDUNet. Der linkes til de enkelte opfølgninger fra siden om kompetenceudvikling på NAT. Ib Johannsen bemærkede, at man bør sikre sig, at der ikke er for mange elementer i kompetencestrategien, som ikke adresseres i opfølgningerne. Der bør laves en samlet opfølgning af strategien, og strategien skal evalueres, når den udløber i december 2012. Lena Schødts Rasmussen vil samle opfølgningerne i ét skema for dermed at skabe overblik i forhold til den samlede opfølgning. SU diskuterede, hvordan man kan tage hånd om at få lært de udenlandske medarbejdere bedre dansk. Karen Cauthery bemærkede, at institutterne også selv må påtage sig et ansvar og holde fast i, at forvaltningssproget er dansk og derfor ikke slå over i engelsk. Formanden nævnte, at der også er kulturforskelle på de enkelte institutter pga. en forskel i medarbejdersammensætning. Ole Nørregaard nævnte, at det kan være svært at håndtere. Nogle medarbejdere har f.eks. fået danskundervisning i mange år, men bruger stadig ikke sproget. Kan man sige stop for undervisning, eller skal man gribe det anderledes an? Martin Svensson nævnte, at på IMADA foregår al kommunikation på dansk som f.eks. mails. De udenlandske medarbejdere bliver også sat ind i de administrative opgaver på dansk, da der er en formodning om, at det giver meget i forhold til udviklingen af danskkompetencer. Ole Nørregaard nævnte, at det er en generel problematik. Hvordan skal man forholde sig til nyhedsbreve, beredskabsplaner, information på SDUNet, når medarbejdere ikke kan dansk? Gennemstrømningen af udenlandske medarbejdere spiller også ind. Det kræver tid og tålmodighed. Marianne Holmer tilføjede også, at der er store nationale forhold, der gør sig gældende alt efter, hvor medarbejderen kommer fra generelt er europæerne hurtigere til at lære sproget. En måde at tage hånd om denne problematik kunne være at lave mindre og målrettede danskkurser. 2
Kompetencedatabasen Eva Sophia Myers redegjorde for ledelsesgruppens arbejde med kompetencedatabasen. De var kommet frem til, at databasen ikke lever op til behovene, som er følgende: 1) at give et overblik over kompetencer samlet på fakultetet, 2) at kunne fungere som et opfølgningsredskab i forhold til økonomi 3) at kunne fungere som et ledelsesredskab i forhold til MUS og strategi for enhedens medarbejdere. På den baggrund har ledelsesgruppen valgt at nedlægge kompetencedatabasen, hvilket SU godkendte. I stedet vil man arbejde på at få udtræk fra AEU og CUU og på den måde få overblik over, hvilke kurser medarbejderne har været på. I forhold til det økonomiske aspekt vil kontering af efteruddannelsesaktiviteter foregå under én artskonto og ét analysenr. Det undersøges pt. om rapporter over bløde tal kan inddeles i grupper svarende til kompetencestrategien. Inger Rose Hansen nævnte, at et af formålene med kompetencedatabasen var, at den skulle bruges som et redskab til videndeling. Ib Johannsen oplyste, at videndelingsfunktionen alligevel ikke fungerer i kompetencedatabasen, da den enkelte medarbejder alene kan se sine egne oplysninger. Formanden spurgte til, om man ikke kunne videreformidle oplysninger om, hvilke kurser medarbejdere har været på på anden vis. Eva Sophia Myers svarede, at det bør være muligt ud fra trækkene fra AEU og CUU, Ib Johannsen tilføjede, at det dog ikke vil blive opgjort på den enkelte medarbejder, da dette stadig er fortrolige oplysninger, men det vil være muligt at oplyse, at på den og den afdeling har så og så mange medarbejdere deltaget i det pågældende kursus. Dette vil også være en metode til at tjekke op på kompetencestrategien får medarbejderne de kompetencer, som der lægges vægt på i strategien? Lena laver en opgørelse over hvilke emner der er blevet dækket af de enkelte institutter. MUS-organisering Næstformanden bemærkede at de fremlagte MUS-organisationsplaner er meget overordnede, og det kan derfor være svært for de enkelte medarbejdere at overskue, hvem de skal have MUS med. Hun mindede om at det på sidste SU-møde blev besluttet at organisationsplanerne skal lægges ud på de enkelte enheders sider på SDUNet. Der linkes dernæst til de enkelte organisationsplaner fra siden om kompetenceudvikling på NAT. Formanden foreslog, at der ved enhedernes MUS-organisationsplaner tilføjes en kort tekst, hvor der står, at hvis man er i tvivl om, hvem man skal til MUS hos, så kan man spørge sin institutleder. Endvidere bør der tilføjes, at fakultetet i øjeblikket er i gang med en proces omkring definitionen af forskningsledelse, som vil få indflydelse på MUS-organisationsplanerne inden for en overskuelig fremtid. Teksten formuleres af Lena Schødts Rasmussen og godkendes af formand og næstformand før den lægges ud på enhedernes sider. Eva Sophia Myers meddelte at man i ledelsesgruppen pt. er i gang med at se på MUS generelt. Blandt andet har man diskuteret, om det er hensigtsmæssigt kun at have én type MUS, eller om man bør tilrette MUS i forhold til, hvilken type medarbejder der er tale om. MUS med ph.d.-studerende er en særlig situation, som også er en del af disse betragtninger. Ledelsesgruppen vil arbejde med dette i løbet af efteråret. Ib Johannsen tilføjede, at man kan diskutere, om man på NAT skal have en ensartet MUS-organisationsplan eller om den kan variere fra enhed til enhed? Og om man ligeledes skal have et fælles forberedelsesskema, som det er besluttet i SU, eller om man i stedet skulle variere det alt efter medarbejdergruppen. Ad 4. Økonomi Formanden orienterede om budgettet for 2011-2014. Overordnet set viser det, at driftsresultatet for fakultetet bevæger sig i negativ retning, og beholdningen falder. Bestyrelsen ønsker en 3
ultimobeholdning på 10 mio. for hvert hovedområde. Dette ønske kan NAT ikke opfylde de kommende år, hvis der ikke sker en positiv udvikling i forhold til det fremlagte budget. Der er faktorer, som peger i retning af, at det ser bedre ud end, hvad budgettet viser: 1) I forhold til STÅ-prognosen har det vist sig, at STÅ-indtjeningen for farmaciuddannelsen har været anført forkert i budgettet. NAT får 80% af indtjeningen på bacheloruddannelsen og SUND får 20%. Fordelingen er budgetteret til at regne indtjeningen som 50/50. 2) Vi får også flere penge for matematikkurserne end budgetteret, idet STÅ-taksten afhænger af, hvilken uddannelse kurserne indgår i. De er budgetteret til den lave takst på alle uddannelser, hvilket ikke er korrekt, og vi vil dermed få en merindtjening på matematikkurserne, som indgår i uddannelser med en højere STÅ-takst. 3) Future Search får den effekt vi har forpligtet hinanden på, dvs. at øge gennemførelsen. Enhedernes genopretningsplaner forløber også som planlagt. Dette vil også give et positivt afkast. Efter den 15. juni vil det være muligt at sige noget mere om STÅ-prognosen. I løbet af de sidste 3-4 år er udgifterne til løn steget mere end STÅ-indtjeningen. Fokus bør derfor være at øge indtjeningen af STÅ pr. VIP. Forudsætningerne for, at dette kan lade sig gøre, er et optag af en vis størrelse samt at øge gennemførelsen. Derfor bør der også være fokus på en øget forståelse for, hvilke studerende det er, vi optager. Rettes dette ikke op, ender vi ud med en negativ beholdning. Minimumskravet fra Bestyrelsen er som sagt 10 mio. i ultimobeholdning pr. hovedområde. Pt. overholder NAT alene dette krav i 2011, så sker der ikke en positiv udvikling, må der justeres. Inger Rose Hansen spurgte til fordelingen af midlerne fra matchfonden. Opgørelsen er endnu ikke endeligt på plads, men SDU klarer sig markant bedst sammenlignet med de andre danske universiteter. Fonden belønner de universiteter, der er gode til at hente private forskningsmidler hjem. Fonden uddeler i alt 100 millioner kr. SDU får en tredjedel. Rektor deler pengene ud blandt fakulteterne ud fra samme fordelingsprincip, idet man ser på graden af private forskningsmidler kontra basismidler. SUND ligger i spidsen på SDU, derefter NAT. Midlerne fra matchfonden vil ikke gøre den store forskel i budgettet, men vil kunne dække den universitetsafgift, som enhederne betaler til universitetet. Universitetet er endvidere blevet pålagt besparelser, som skal gå fra administration. Pt. er det ikke endeligt afgjort, hvordan disse besparelser skal gøres op, og det er derfor ikke muligt at komme med en afklaring i forhold til hvilke konsekvenser det kan få for NAT. Som det ser ud nu, så mangler der en besparelse på 400.000 kr. Der er pt. mange positive tendenser i forhold til økonomien på fakultetet, så det er for tidligt at melde noget ud, men det kan ikke udelukkes at der vil ske fratrædelser med begrundelse i økonomien. Ad 5. Evaluering af fleksordningen Karen Cauthery orienterede fra mødet med Serviceafdelingen og de fleksansvarlige på enhederne. Punktet omkring samkørsel af flex og HR-systemet ligger ikke hos serviceafdelingen. Der var flere af punkterne, som serviceafdelingen på mødet var imødekommende overfor og ville følge op på, selvom det ifølge Karen Cauthery ikke fremgår af det referat, der er kommet fra Merete Sørensen. Lena Schødts Rasmussen vil bede om en status fra serviceafdelingen over de punkter de vil følge op på. Der arbejdes fortsat med en løsning på opgørelse af skæve arbejdstider. 4
Ad 6. Udveksling af erfaring Næstformanden orienterede om, at samarbejdssekretariatet tilbyder at holde inspirationsoplæg for statslige samarbejdsudvalg. SU var positiv over for initiativet. Forskellige forslag til temaer blev diskuteret, blandt andet hvordan SU kommunikerer om vanskelige sager som for eksempel afskedigelser af medarbejdere. Referent Lena Schødts Rasmussen vil kontakte sekretariatet og finde ud af, hvad der er muligt og efterfølgende melde tilbage til formand og næstformand. Ib Johannsen orienterede om IFKs erfaringer i forbindelse med lab.-renovering og flytninger på instituttet. IFK er netop i gang med 1. etape af lab.-renoveringen og den deraf følgende midlertidige flytning til en pavillon. Det forløber planmæssigt, men tidsplanerne er stramme, så det er en god idé at være velforberedt. Overordnet set er IFKs erfaringer, at medarbejderne er imødekommende og udviser stor velvilje og fleksibilitet, men udfordringerne belaster og påvirker organisationen. Mødet blev hævet kl. 15.15. Formand Henrik Pedersen Næstformand Inger Rose Hansen 5