Referat fra møde i Samarbejdsudvalget/ Fakultetsarbejdsmiljø-udvalget tirsdag den 4. oktober 2016 kl

Transkript

1 Dato: 24. oktober 2016 Ref: MZ/tam j.nr. 043/300-5 Referat fra møde i Samarbejdsudvalget/ Fakultetsarbejdsmiljø-udvalget tirsdag den 4. oktober 2016 kl I mødet deltog: Martin Zachariasen, Inger Rose Hansen, Eva Christina Østerlund, Frants R. Lauritsen, Helene Kruse Rosenfeldt, Karen Cauthery, Peder Thusgaard Ruhoff, Martin Svensson, Tanja Christensen, Niels Kring, Klaus Lehn Petersen, Tina Holm Svenstrup, Ole Næsbye Larsen og Marianne Holmer Tanja Møllegaard Løvgren (ref.) Referat 1. Godkendelse af dagsorden og opfølgning på referat Dagsordenen blev godkendt. Tina Holm Svenstrup fortalte, at der er blevet sat en container op til hård plast-affald. Containeren befinder sig på 100 m.-gangen tæt ved depotet til klinisk risikoaffald. Hun gjorde opmærksom på, at en container til hård plast kan bestilles i Teknisk Service. Dekanen bad om, at referatets punkt 4.1 vedr. APV 2015-handlingsplaner bliver rettet, så der konsekvent står, at der skal være en tydelig ledelsesstruktur. Referatet er efterfølgende blevet rettet og lagt på Blackboard samt hjemmesiden. 2. Arbejdsmiljø 2.1 Orientering fra arbejdsmiljø Der var ikke noget til orientering. 2.2 Varegårdsprojektet Dekanen henviste til, at den nyeste projektbeskrivelse var vedlagt som bilag til dagsordenen. Klaus Lehn Petersen supplerede med, at der som følge af høringssvarene var ændret en del i forhold til det første udkast. Han orienterede om, at det skyldes en lokalplan, at der skal graves en tunnel til bilerne, der skal køre ind i varegården. Alt i kælderen bliver dog i samme niveau. Biologi skal selv sørge for udendørs bure til påhængsmotorer. Der vil være adgang til vand og strøm udenfor. I forhold til støj vil containere blive hentet uden for kontortid ligesom lyddæmpning under tankning af flydende nitrogen er blevet testet.

2 Peder Thusgaard Ruhoff spurgte, hvor man kan læse om håndtering af støjgener samt evt. vibrationsgener, der kan have indflydelse på måleinstrumenter på BMB. Dekanen forklarede, at der er kravspecifikationer til varegården i projektbeskrivelsen. Skulle der i fremtiden ske ændringer i brug af varegården, skal dette behandles i AMU og ledelsesgruppen. I forhold til evt. aircondition på kontorerne der vender ud til varegården, har dekanen modtaget et overslag på pris. Dekanen forklarede, at aircondition på de enkelte kontorer afhænger dels af budget og dels af SDU s politik på området. Der var enighed om, at evt. aircondition bør tænkes ind i projektet fra start, samtidigt er det dog vigtigt, at projektet ikke forsinkes. Peder Thusgaard Ruhoff, Marianne Holmer og dekanen vil udarbejde et brev herom til styregruppen. Marianne Holmer gjorde opmærksom på styregruppemødet i den kommende uge. Tanja Løvgren undersøger muligheden for at få aircondition med på styregruppemødet. 2.3 Arbejdstilsynets besøg på Biologisk Institut, Kerteminde Marianne Holmer fortalte om Arbejdstilsynets besøg i Kerteminde i august Arbejdstilsynet roste Biologisk Institut for deres psykiske arbejdsmiljø. Marianne Holmer fremhævede, at Biologisk Institut fik god hjælp fra Teknisk Service i forbindelse med forberedelserne til Arbejdstilsynets besøg. 2.4 Skriftlig orientering om arbejdsskader Dekanen orienterede om, at der har været følgende arbejdsskader siden juni 2016: - BMB en medarbejder har fået myresyre på benet. - FKF en medarbejder er snublet på vej op ad en trappe og har slået hovedet på en skarp kant. I forhold til arbejdsskaden på BMB orienterede Eva Christina Østerlund, at der bliver udarbejdet en handlingsplan for at mindske risikoen for, at den samme type skade sker igen. I forhold til arbejdsskaden på FKF oplyste Frants Lauritsen, at de skarpe kanter på trappen er blevet slebet, så de nu er runde. Begge skader er anmeldt til Arbejdsskadestyrelsen af HR. 3. Sundhed i arbejdstiden Klaus Lehn Petersen fortalte om sit møde med Axa Power ApS, hvor han deltog på deres motionshold samt fælles frokost. Han fortalte også, at Axa Power har samarbejdet med en ph.d.-studerende der måler energi- og stressniveau, som skulle blive forbedret ved at dyrke motion. Den ph.d.-studerende har tilbudt at lave målinger på medarbejdere på SDU også. Dekanen sagde, at det var vigtigt, at de enkelte deltagere af en sådan måling hver især giver deres tilsagn til en sådan måling på et oplyst grundlag.

3 Der er for nylig startet et pilotprojekt op på BMB. Klaus Lehn Petersen, Tina Holm Svenstrup og Tanja Christensen fortalte om deres foreløbige erfaringer med pilotprojektet. Her får medarbejderne mulighed for at dyrke motion tirsdag og torsdag kl Som udgangspunkt holder man fast i tidspunktet, samt at man skal gå, løbe eller cykle med en kollega for derved at styrke det sociale sammenhold. Tina Holm Svenstrup fortalte, at SDU Fitness, på baggrund af et spørgeskema blandt medarbejderne, har sendt forskellige forslag ud om yderligere motionstilbud til en reduceret pris. Forslagene blev delt ud på mødet. Dekanen drøfter forslagene med ledelsesgruppen. Niels Kring fortalte, at han på Fakultetssekretariatet har som et selvstændigt initiativ indført, at medarbejderne har mulighed for at gå en tur to gange om ugen i en halv time. Opgaver: Institutterne drøfter motion i arbejdstiden i deres lokale AMU inden næste SU/AMU-møde. Arbejdsgruppen har følgende opgaver til næste SU-møde: - Indhente statistik over forsøget på BMB. - Udarbejde forslag til, hvordan der kan måles på om motion i arbejdstiden har en betydning for medarbejdernes sundhed, herunder sygefravær samt energiniveau. Udarbejde forslag til, om motion i arbejdstiden i givet fald skal udbredes på hele fakultetet, herunder hvordan medarbejderne bliver engageret til at deltage. 4. APV Fokuspunkter Der var udarbejdet en liste med de fokuspunkter, der blev behandlet på SU-mødet d. 14. juni: Stresshåndtering Administrative opgaver Sprogbarrierer på hjemmesiden Undervisningslokaler mangler Mobildækning i bygning 37 Laboratoriesikkerhed - fællesstandarder Dekanen gennemgik oversigten over fokuspunkter samt status. Stress Inger Rose Hansen fortalte, at man på SAMF har lavet en stress task force, der også skal have en forebyggende funktion. Dekanen vurderede, at stress var afsluttet som fokuspunkt i forhold til APV 2015, men opfordrede Inger Rose Hansen til at vende tilbage, når SAMF s task force har haft tid til at virke og er blevet evalueret. Sprogbarrierer på hjemmesiden - arbejdsmiljøsider på engelsk Dekanen gjorde opmærksom på, at Merete Habermann opfordrer institutterne til at gøre opmærksom på, hvilke arbejdsmiljøsider der bør oversættes til engelsk.

4 Peder Thusgaard Ruhoff gjorde opmærksom på, at der fortsat er nyheder som kun bringes på dansk, selv om det har interesse for ikke-dansktalende medarbejdere. Opgaver: Dekanen undersøger muligheden for at få flere nyheder oversat til engelsk. Mobildækning i bygning 37 Tanja Løvgren følger op på mobildækning og wifi. Administrative opgaver Institutlederne havde indsendt lister over tunge administrative opgaver. Da opgaverne kan deles op i forskellige områder, foreslog dekanen, at det blev fordelt blandt medarbejderne på NATFAKSEK at komme med løsningsforslag, i forhold til, hvem der arbejder med det givne område. Dekanen gjorde opmærksom på, at nogle opgaver kan håndteres på anden vis, evt. ved hjælp fra fællesadministrationen. Særligt de opgaver der har med IT at gøre, skal koordineres i forhold til handlingsplanen i forbindelse med IT-brugerundersøgelsen, som er under behandling i HSU. Nogle opgaver kan være pålagt ved lov, og her handler det derfor om at kommunikere baggrunden for opgaverne ud til dem der skal løse opgaven. I den forbindelse gjorde Niels Kring opmærksom på, at ændringer af studieordninger medfører relativt tunge administrative opgaver. Niels Kring og Tanja Løvgren sørger for at fordele håndtering af løsningsforslag ifm. opgaverne blandt medarbejderne på NATFAKSEK. 5. Orientering fra Dekanen Dekanen orienterede om RIO, som står for Research and Innovation Organisation. RIO er en ny administrativ enhed, som skal styrke SDU s samfundsengagement. Den nye enhed bliver samlet af en række afdelinger, der har forsknings- og erhvervsstøttende aktiviteter som deres primære fokus, deriblandt SDU Erhverv og SDU Cortex Lab samt en del af personalet fra universitetets juridiske kontor. RIO skal arbejde under et råd med dekan Henrik Bindslev som formand. Marianne Holmer er medlem af rådet som repræsentant for NAT. Der skal ansættes en chef for RIO, der refererer til Henrik Bindslev. Direktionen har besluttet, at der skal være en ny campusledelsesstruktur, hvor hver campus skal ledes af en campusdekan: Esbjerg: Ole Skøtt (SUND), Sønderborg: Henrik Bindslev (TEK), Kolding: Simon Torp (HUM), og Slagelse: Nikolaj Malchow-Møller. Formålet er at campusserne får en bedre tilknytning til resten af SDU 6. Budgetopfølgning orientering fra dekanen Fakultetet er gået fra et budgetteret underskud til et mindre overskud. Det skyldes at indtægterne for STÅ er steget med 10 mio. kr., bl.a. fordi tidsfristerne for aflevering af specialer er rykket til et

5 tidligere tidspunkt. Fremdriftsreformen har desuden gjort, at de studerende har gennemført flere kurser. Udgifterne har ikke ændret sig i forhold til de budgetterede. På trods af at regneskabet for 2016 bliver bedre end forventet for NAT, er der stadig behov for at spare, for at håndtere den mindre positive udvikling i budgetterne for 2017 og Der er dog ingen ny besparelsesrunde på vej. 7. MUS 2015 opfølgning SU drøftede om alle medarbejdere får en MUS om året og hvis ikke, hvem der ikke får MUS og hvorfor. Som udgangspunkt får alle medarbejdere en MUS hvert år. Medarbejdere med korte tidsbegrænsede ansættelser på et år eller derunder får ikke altid tilbudt en MUS. Ligeledes vælger ph.d.-studerende i deres sidste år ofte MUS fra pga. travlhed. SU drøftede hvordan institutlederne får tilbagemeldinger fra de MUS som de ikke selv holder. Hvis MUS er uddelegeret, holder institutlederne opfølgende møder med de personer, som opgaven er uddelegeret til. Institutlederne tilføjede at de medarbejdere som holder MUS, har sat sig ind i opgaven på forhånd. På FKF har disse medarbejdere været på kursus i at afholde MUS. 8. Principper for undervisningsrelaterede opgaver Dekanen orienterede om baggrunden for at ledelsesgruppen i samarbejde med Akademisk Råd har udarbejdet udkast til principper for undervisningsrelaterede opgaver. Ole Næsbye foreslog at arbejdstid blev defineret, således at der er tale om den overenskomstmæssige arbejdstid på 37 timer om ugen. Der var ikke yderligere kommentarer til principperne. 9. Sommerfest evaluering SU evaluerede sommerfesten. Der var både positive og negative holdninger til festen og til at den har erstattet julefesten. SU besluttede at holde et sommerarrangement til, inden der bliver endeligt evalueret. SU påpegede at alle institutter og medarbejdere bør bakke op omkring sommerarrangementet. Sommerarrangementet holdes torsdag den 1. juni Institutterne melder hver især et medlem ind til festudvalget. Egenbetaling sættes til kr. 100 per person. Dekanen foreslog, at der blev sat et telt op og at der bliver bestilt mad udefra, som bliver leveret og anrettet. Dekanen og Niels Kring hjælper med logistikken i forbindelse hermed. 10. Medarbejderes deltagelse på CUU-kurser

6 SU konstaterede, at flere VIP er end TAP er tager CUU-kurser, især er der stor deltagelse i. projektledelseskurserne. Der er dog mange medarbejdere der ikke kommer på kursus, og institutledere / sekretariatschef blev opfordret til at være mere proaktive ved MUS, f.eks. ved at foreslå mulige kurser. SU undrede sig over, om det kunne passe at kun 64 nye medarbejdere i alt på SDU har deltaget i introduktionsdagene på engelsk for nye VIP er udbudt igennem CUU. Hele forløbet ifm. introkurser blev drøftet. Inger Rose Hansen vil spørge i HR-afdelingen, om der er mange af de tilmeldte VIP er til introduktionsdagene, der ikke møder op. Tanja Løvgren sikrer, at Inger Rose Hansens fremgår af NAT s kompetenceudviklingsside på SDUnet, således at medarbejdere kan kontakte hende i forhold til nye kurser, da hun er NAT s repræsentant i CUU. 11. Bordet rundt SU besluttede at sætte arbejdet i SU på dagsordenen til næste møde. Dette i forhold til om SUmøderne bliver udnyttet optimalt. Tanja Christensen henviste til nyhedsbrevet fra Samarbejdssekretariatet, hvoraf det fremgår at Samarbejdssekretariatet udbyder et kursus i, hvordan man bruger sit samarbejdsudvalg bedst. Der var enighed om at et kursus på ½-1 dag ville være passende. Her link til Samarbejdssekretariatets hjemmeside: alle SUmedlemmer opfordres til at tilmelde sig deres nyhedsbrev. Dekanen, Inger Rose Hansen og Tanja Løvgren udarbejder et oplæg til næste SU-møde. Mødet sluttede kl Martin Zachariasen, Formand Inger Rose Hansen, Næstformand