Referat af møde i Samarbejdsudvalget/Fakultetsarbejdsmiljøudvalget møde tirsdag d. 20. marts 2012

Transkript

1 Dato: 10. april 2012 Reference: HP/lsr J.nr.: 033/300-1 Referat af møde i Samarbejdsudvalget/Fakultetsarbejdsmiljøudvalget møde tirsdag d. 20. marts 2012 I mødet deltog: Henrik Pedersen (formand), Inger Rose Hansen (næstformand), Karen Cauthery, Heidi Grøn Jensen, Tanja Christensen, Eva Sophia Myers, Ole Næsbye Larsen, Marianne Holmer, Lars Duelund, Martin Svensson, Frants R. Lauritsen, Ole Nørregaard Jensen, Lena Schødts Rasmussen (ref.) Afbud: Stinne Hørup Hansen, Caroline Zoffmann Jessen Ad 1) Godkendelse og opfølgning af referat Formanden bemærkede, at referat af mødet den 8. december 2011 er godkendt og lagt på e-learn Samarbejdsudvalget har bedt om en tilbagemelding fra Serviceafdelingen på en række punkter: 1) Flere af medarbejderne på NAT er utrygge, når de skal aflevere biler i parkeringsanlægget ved kedelcentralen om aftenen og videre over på Biologisk Institut for at aflevere nøglerne. Området fra kedelcentralen og videre over på universitetet er utilstrækkeligt oplyst, og det skaber utryghed. Formanden har forhørt sig, om det muligt at opsætte ekstra lys i dette område. Servicechef Leif Jensen svarede, at det er Bygningsområdet, der sørger for udendørsbelysningen. Leif Jensen vil tage kontakt til dem for at høre, om de har planer om forbedringer. Han meddelte dog, at området ved Kedelcentralen om kort tid vil blive omdannet til byggeplads, og der skal derfor findes anden placering til P-pladser til fakulteternes biler. Om ikke andet så er det vigtigt, at en bedre belysning end den der forefindes i dag, bliver tænkt ind i en ny P-pladsløsning. 2) Det blev ved evalueringen af fleksordningen nævnt, at det kunne være vanskeligt at huske de forskellige fraværskoder, når man skulle bruge dem. Samarbejdsudvalget har foreslået Serviceafdelingen, at koderne bliver tilgængelige ved alle indgangskontrolenheder. Dette ønske vil blive imødekommet og effektueres primo marts. 3) Fakultetets arbejdsmiljøgruppe har udtrykt bekymring i forhold til det rengøringspersonale, der gør rent i laboratorierne. De er uvisse på, om rengøringspersonalet er instrueret i de risici, der er i forbindelse med at bevæge sig ind og ud af vores laboratorier i forhold til kemikalier og lignende. Vi har klassificerede laboratorier, hvor der bør være en grundig instruks af rengøringspersonalet. Leif Jensen har bedt ISS om at videresende deres rengøringsinstrukser for laboratorierengøring til fakultetets arbejdsmiljøudvalg.

2 Lars Duelund orienterede om, at den arbejdsgruppe, der blev nedsat på sidste møde til at se på fælles fysisk APV på NAT, i mellemtiden er nedlagt igen, da dens arbejde ellers ville overlappe med det arbejde, der foregår i den centrale arbejdsgruppe, hvor Heidi Grøn Jensen fra Biologisk Institut er blevet udpeget til at være fakultetets repræsentant. Et nyt udkast fra hovedarbejdsmiljøudvalget afventes. Ad 2) Arbejdsmiljø Arbejdsskader BMB Anmeldt til Arbejdsskadestyrelsen Feb Medarb. slår hovedet på metalplade i forbindelse med, at vedkommende samler noget op BI Anmeldt og anerkendt af Arbejdsskadestyrelsen Skadeslidte falder på trin og køres på skadestue BI Anmeldt internt Skadeslidte får kraftigt stød, da denne i forbindelse med strømsvigt vil skifte sikringer i en el-tavle. Meddelelser Opfølgning på arbejdet med fælles APV v/ Heidi Grøn Jensen Den nedsatte centrale arbejdsgruppe, som skal arbejde videre med at udarbejde en fælles fysisk APV, holder deres første møde fredag d. 23. marts. Her vil de gennemgå de forskellige skemaer, som de enkelte enheder pt. benytter sig af. Det ligger fast, at målet er en fælles fysisk APV for hele SDU. Det er også blevet besluttet, at den fælles psykiske APV bliver slået sammen med den kommende trivselsmåling. Opfølgning på NAT-stormøde v/ Lars Duelund Der er fra Merete Skov Habermann lagt op til, at der fremadrettet vil være to årlige stormøder. Det ene arrangeres fra centralt hold, det andet lægges ud til fakulteterne, men gerne med støtte fra Merete Skov Habermann. Lars Duelund orienterede om, at man tidligere på fakultetet har afholdt fælles stormøder, hvor alle, som arbejder med og har interesse for arbejdsmiljø - er blevet inviteret. Hvert møde har haft et tema som omdrejningspunkt. Lars Duelund foreslog, at man holder fast i dette format. Det var der opbakning til. SU og FAK-AMU diskuterede fremtidige temaer. Lars Duelund foreslog, at den kommende fælles APV kunne være en mulighed. Beredskabsplaner og evakuering har tidligere været nævnt som mulige temaer. Der er også ønske om, at rengøring bliver et tema. Inger Rose Hansen spurgte til, om det var muligt at invitere samarbejdsudvalgets B-side med, da emner inden for psykisk arbejdsmiljø o.lign. vil være aktuelle for dem. Det var der opbakning til.

3 Udveksling af erfaring: Servicechef Leif Jensen har efterspurgt en person fra hvert af de våde områder, som kan hjælpe Serviceafdelingen med at tilpasse/udarbejde kravspecifikationen til det kommende udbud til en ny rengøringsaftale, da den nuværende med ISS udløber ultimo Lars Duelund meldte sig som repræsentant for NAT. Derudover inddrages relevante medarbejdere fra Biologi, BMB og FKF som kender til instrukserne. Fra BMB vil det være Marianne Due, fra FKF Charlotte Damsgaard, Biologi vil vende tilbage med forslag til en repræsentant. Ad 3) Overarbejde og flekstidsregler Som følge af uklarheder omkring fortolkning af overarbejde og flekstidsregler særligt i forhold til laboranterne har der været afholdt møde mellem HK (Laborant) repræsenteret ved faglig konsulent Anette Nørskov Brogaard, tillidsrepræsentant Tanja Christensen og sekretariatschef Eva Sophia Myers. Disse er mundet ud i et tillæg til Regler for flekstid ved Det Naturvidenskabelige Fakultet, som ønskes godkendt af samarbejdsudvalget, samt en præcisering af afsnittet omkring registrering af flekstid og overarbejde i notatet Udfyldelse af fleksskema og andre præciseringer. Derudover er der udarbejdet en vejledning til ledelsen i håndtering af overarbejde. Formålet har været at forenkle reglerne for, hvornår der er tale om overarbejde og hvordan det skal håndteres. Det nye tillæg og de fremlagte præciseringer gav anledning til en diskussion i SU om, hvordan dette kunne håndteres i praksis. Især på FKF vil det være en udfordring at skulle holde sig helt inden for de enkeltes månedsnormer, da de i nogle måneder arbejder en del over månedsnormen og i andre perioder under, især i forbindelse med laboratorierenoveringen. Hvis den nye præcisering betyder, at der ikke må forekomme overarbejde overhovedet, vil det ikke kunne lade sig gøre at udføre arbejdet med den nuværende arbejdskapacitet, og det vil gå udover den nuværende fleksibilitet. På Biologi er der også forskellige vilkår med meget korte frister, som gør det vanskeligt at komme udenom overarbejde. Eva Sophia Myers påpegede, at det ikke er muligt eller ønskeligt at komme udenom månedsnormen. Månedsnormen er et separat regnskab, forskelligt fra fleksregnskabet, som er den enkeltes mulighed for selv at planlægge arbejdstiden. Det fremlagte forslag og præcisering er et forsøg på forenkle håndteringen af overarbejde, dels så det er gennemskueligt, hvornår der er tale om overarbejde, og hvordan dette skal håndteres i forhold til både månedsnormen og fleksregnskabet. Dels at planlægge arbejdet så vidt muligt, så overarbejde og dermed besværlige administrative procedurer - kan minimeres Tanja Christensen og flere institutledere påpegede, at en skærpet planlægning af arbejdet for så vidt muligt at undgå overarbejde kan synliggøre, hvis der er tale om manglende arbejdskapacitet. Inger Rose Hansen nævnte, at laboratorieøvelserne ofte også ligger om eftermiddagen. Lagde man dem på et andet tidspunkt, kunne det også løse en del af problemet på FKF. Eva Sophia Myers svarede, at det er en

4 af de ting, der bliver kigget på i den fremtidige skemastruktur. Her vil labøvelser kunne ligge både formiddag og eftermiddag. Samarbejdsudvalget godkendte tillægget til fleksaftalen. Der var i samarbejdsudvalget enighed om, at det kan være vanskeligt at formidle, hvad præcist dette betyder for den enkelte og for institutternes planlægning af laboranternes arbejdstid. Derfor blev det besluttet, at samarbejdsudvalgets medlemmer får en uge til at kommentere følgende: Tillæg til Regler for flekstid på Det Naturvidenskabelige Fakultet omkring definition af arbejdstid Afsnittet Pålagt overarbejde, som skal erstatte afsnittet Beordret overarbejde i dokumentet Udfyldelse af fleksskema og andre præciseringer. Fortolkning af arbejdstid og implikationer for ledelse, hvor der var tilføjet en undtagelse i forhold til det fremlagte mødemateriale Derefter vil Tanja Christensen og Eva Sophia Myers holde et opfølgende møde, hvor de samler op på evt. kommentarer, hvorefter de vil komme ud på de berørte institutter og fremlægge tillæg og rettelser for laboranterne. Ad 4) 360 graders lederfeedback Formanden orienterede om 360 graders lederfeedback på Naturvidenskab, der dog endnu ikke er afsluttet. I ledelsesgruppen har de valgt at følge op på feedbacken ved at synliggøre hinandens kompetencer inden for forskellige ledelsesaspekter, så det bliver muligt at trække på hinanden, løfte hinanden og holde fast i den udvikling, som evalueringen har sat i gang. Der har været nogle tilbagemeldinger fra medarbejdere i forhold til selve spørgeskemaet. Nogle medarbejdere har udtrykt ønske om mulighed for at besvare de stillede spørgsmål face-to-face for på den måde at kunne nuancere svarene og begrunde dem. Mange har dog syntes, at det, at man har haft mulighed for at kommentere sine besvarelser, har været positivt. Medarbejdere blandt det videnskabelige personale har også nævnt, at det virker mærkværdigt, at lederen skal sætte mål for dem og at skulle forholde sig til det, da de arbejder så selvstændigt, som de gør og derfor er vant til at sætte mål for sig selv. Formanden meddelte, at SDU vil fastholde denne form for lederudvikling fremadrettet. Der er kommet mange meget konstruktive kommentarer fra medarbejdere, hvilket er noget nyt. Det er også nyt, at besvarelserne ikke har været 100 % anonyme. For Naturvidenskabs ledere har tallene generelt været pæne. Det har været rart med pejling på, hvad man er god til og hvor der er plads til forbedring. Flere af institutlederne nævnte, at det har været lærerigt, og at de har fået nogle gode tilbagemeldinger, som de kan bruge og arbejde videre med.

5 Ad 5) Budget Formanden gennemgik Naturvidenskabs økonomiske ramme, som viser, hvordan midler optjenes og hvordan de fordeles internt på fakultetet. Derefter gennemgik han budgettet for I hele perioden er der en ultimobeholdning på minimum 10 mio., som er kravet til fakultetet fra bestyrelsen. Budgettet viser også, at i årene 2013, 2014, og 2015 vil der være en omstillingspulje på i gennemsnit 8 mio. på fakultetet. Der er flere ting på tegnebordet i forhold til, hvad denne omstillingspulje skal investeres i. En større satsning, som har sit udspring bl.a. i Akademisk Råd, vil være inden for området bioinformatik/modellering/simulering, som er et område, der er centralt for FKF, BMB, IMADA. Tanken er, at der skal opslås 5 stillinger til postdocs, som på sigt selv skal være i stand til at skaffe midler til at køre området videre. På Biologisk Institut er der to projekter i spil. Det ene er i samspil med sundhedsvidenskab. Det andet involverer Naturama og Fjord og Bælt og et ønske om at få knyttet nogle ph.d.-stillinger til begge steder samt at investere i Biologis formidlingsuddannelse. Formanden nævnte, at der kan blive tilført yderligere midler til fakultetet. Dels er det muligt, at regeringen finder penge til universiteterne selvom sandsynligheden nok er lille. Man afventer også resultaterne fra Uddannelse, vi er stolte af. Der er små tegn på, at det allerede nu har haft en effekt på frafaldet for optaget 2011, men det er endnu for tidligt at konkludere noget. Ad 6) Udviklingskontrakten På baggrund af udmeldingerne fra Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelse om mål i udviklingskontrakten og SDU-høringen i september 2011 er der nu udarbejdet et konkret udkast til SDUs udviklingskontrakt , som er sendt i høring. Målepunkterne i udkastet til udviklingskontrakten er følgende: 1. Bedre kvalitet i uddannelserne 2. Bedre sammenhæng i uddannelsessystemet 3. Hurtigere igennem 4. Øget innovationskapacitet 5. Forskningsaktivitet 6. Ekstern finansiering 7. Forskeruddannelse 8. Tiltrækning af studerende 9. Internationalisering 10. Ligestilling Mål 1-4 er pligtige mål udpeget af ministeriet.

6 Mål 5-10 er SDU s forslag til selvvalgte mål. Reaktionen i samarbejdsudvalget på de måltal, som er meldt ud er, at de generelt er høje. På mange af punkterne ligger Naturvidenskab allerede højt, så det kan være vanskeligt at øge med en bestemt procentsats i nogle tilfælde. Formanden forklarede, at måltallene er sat for SDU som helhed. Det er ikke meningen at fakulteterne enkeltvis skal opfylde disse måltal. Der lægges op til, at andelen af SDUs private fondsmidler skal være på minimum 33 % af basismidlerne til forskning. Dette tal syntes flere i samarbejdsudvalget lød højt. Formanden mente også, at det måske var højt sat, men det skal ses i lyset af, at nogle af de andre fakulteter pt. ikke henter så meget hjem på den front, så der er muligheder for at øge dette for SDU samlet set. Regionen har også sat flere penge af til forskning. Det vil særligt komme SUND til gavn. Et andet måltal, der fremhæves som værende vanskeligt at skulle øge, er antallet af bibliometripoint. Her pointerede formanden igen, at det gælder for SDU samlet. Flere af de andre fakulteter er først i de senere år for alvor begyndt at publicere i større internationale tidsskrifter. Formanden fremhævede et punkt, hvor der bestemt var plads til forbedringer på NAT, nemlig gennemførelsestiden for vores studerende. Samarbejdsudvalget diskuterede også målpunkt 10 Ligestilling. Der var usikkerhed om, hvorvidt måltallet 2 % svarede til måltallet i 2011, sådan som det fremgår af materialet. SU diskuterede også udfordringerne ved at nå dette måltal. Inger Rose Hansen mente, at der manglede et målepunkt omkring trivsel og arbejdsmiljø i kontrakten. Formanden orienterede om, at det er noget, der i stedet adresseres i ledelses- og strategigrundlaget, som kommer til at bestå af en række søjler, hvoraf personale er en af dem. Ad 7) Udveksling af erfaringer Inger Rose Hansen spurgte, om projektet Den Studerende i Centrum vil få personalemæssige konsekvenser for fakultetets medarbejdere. Eva Sophia Myers svarede, at det var pt. svært at sige noget om. Der ligger i Den Studerende i Centrum 18 projekter. Man går nu i gang med at definere målsætninger for 13 af projekterne, så det vides endnu ikke, hvad der kommer ud af det og hvilke konsekvenser, det vil få på sigt. Formanden orienterede om, at Ministeren for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelse Morten Østergaard har sat krav til universiteterne om at øge antallet af studerende. Regeringens mål er, at 25 % af en ungdomsårgang skal have en lang videregående uddannelse, men der følger ingen midler med det krav. Der er også et krav om, at der ikke må øges på administration. Inger Rose Hansen foreslog, at der planlægges endnu en temadag i samarbejdsudvalget. Samarbejdssekretariatet tilbyder et oplæg om trivsel og stress. Man kunne evt. planlægge det i forbindelse med opfølgning på den næste trivselsmåling/fælles psykiske APV. Det er der opbakning til. Inger Rose Hansen nævnte, at den nuværende kompetencestrategi udløber ved udgangen af 2012, og at samarbejdsudvalget derfor skal til at se på den fremtidige strategi. I den forbindelse tilbyder Statens Center

7 for Kompetenceudvikling (SCK) et møde med en konsulent, der kan rådgive og sparre omkring arbejdet med kompetencestrategien. Formanden foreslog, at arbejdet med kompetencestrategien påbegyndes efter sommerferien i forbindelse med, at ledelses- og strategigrundlaget udarbejdes. Så kan samarbejdsudvalget til den tid tage stilling til, om SCK skal inddrages. Mødet sluttede kl