Referat af møde i Samarbejdsudvalget/ Fakultetsarbejdsmiljø-udvalget tirsdag den 20. december 2016 kl

Transkript

1 Dato: 17. januar 2017 Ref: MZ/tam j.nr. 043/300-5 Referat af møde i Samarbejdsudvalget/ Fakultetsarbejdsmiljø-udvalget tirsdag den 20. december 2016 kl I mødet deltog: Martin Zachariasen, Inger Rose Hansen, Marianne Holmer, Frants R. Lauritsen, Helene Kruse Rosenfeldt, Karen Cauthery, Peder Thusgaard Ruhoff, Martin Svensson, Tanja Christensen, Niels Kring, Klaus Lehn Petersen, Tina Holm Svenstrup Peder Thusgaard Ruhoff forlod mødet kl , under pkt. 3. Tanja Møllegaard Løvgren (ref.) Afbud: Ole Næsbye Larsen, Eva Christina Østerlund Referat 1. Godkendelse af dagsorden og opfølgning på referat Dagsorden blev godkendt. Som opfølgning på referatet orienterede Inger Rose Hansen om, at hun har undersøgt med HR, hvor mange nyansatte der deltager på HRs introkursus. I forhold til de 83 tilmeldte deltog 18 ikke, heraf var 12 fra VIP-engelsk. 3 af de 18 har senere indhentet kurset. Inger Rose Hansen undersøger, hvordan antallet af afbud / udeblevne er fordelt mellem institutterne. Som bilag til referatet er vedlagt oversigt over antallet af afbud/ udeblevne i 2016 fordelt på institutter på NAT som Inger Rose Hansen har indhentet fra HR Udvikling. 2. Arbejdsmiljø 2.1 Orientering fra arbejdsmiljø Der var ikke noget til den generelle orientering. 2.2 Varegårdsprojektet Varegårdsprojektet er nu en del af unilab-projektet. Peder Thusgaard Ruhoff refererede til, at der er kommet en ny projektledelse og at BMB og Biologi nu oplever, at der bliver taget hensyn til deres ønsker og behov.

2 2.3 Skriftlig orientering om arbejdsskader Der har været følgende arbejdsskader siden oktober 2016: - FKF en medarbejder har stukket sig på en kanyle som var fejlplaceret i en affaldsspand - Biologi en medarbejder har skåret sig på et glasrør i forbindelse med at låget blev sat på. Frants R. Lauritsen forklarede, at en ansat på FKF er blevet stukket med en kanyle, fordi en studerende havde fejlplaceret den i skraldespanden. Den ansatte er nu i gang med et vaccinationsprogram. Frants R. Lauritsen henviste til dagsordenspunktet vedrørende laboratoriesikkerhed (pkt. 4.4.), idet der er behov for, at de studerende får mere undervisning i laboratoriesikkerhed. Marianne Holmer forklarede, at ulykken på Biologi var et hændeligt uheld. 2.4 Den Årlige Arbejdsmiljødrøftelse 2016 Marianne Holmer refererede generelt fra mødet i Hovedarbejdsmiljøudvalget, hvor bl.a. følgende blev drøftet: - Udfordringer når Campusvej lukker. NATs udfordringer er tænkt med i Varegården. - Rygerlykampagner. Kampagnerne for at få de studerende til at bruge rygerlyene har været en succes. Derfor vil der fremadrettet være en kampagne i september. - Ved administrativ godkendelse af områder til bestemte formål, vil institutlederne fremadrettet blive inddraget. - Rengøring kommer i udbud igen. Der vil i forbindelse med rengøring blive lavet en ny instruks med inddragelse af miljøerne. SU/AMU drøftede arbejdsmiljø med udgangspunkt i den årlige arbejdsmiljøopgørelse samt oversigt over institutternes og fakultetssekretariatets besvarelser på spørgsmål vedrørende arbejdsmiljø. Peder Thusgaard Ruhoff gjorde opmærksom på, at der er et behov for at kunne dele APVbesvarelserne omkring arbejdsmiljø op i mindre grupper (stillingskategorier), hvis ledelsen skal kunne bruge APV en som redskab til at forbedre arbejdsmiljøet. Dekanen henviste til, at BMB har meldt tilbage, at de efterlyser, at der bliver arbejdet med stress på tværs af institutterne/fakultetssekretariatet. SU/AMU-medlemmerne drøftede, hvordan den lokale håndtering af stress kan understøttes af fælles tiltag. Marianne Holmer foreslog et kursus i stress og konflikthåndtering til alle arbejdsmiljørepræsentanter, således at de er bedre rustet til at håndtere stress lokalt. Inger Rose Hansen gjorde opmærksom på, at der jævnligt udbydes sådanne kurser i CUU-regi, men at de også med fordel kan afholdes som særligt tilrettelagte kurser for en enhed. Hun mente også at stress er mange ting, og at det er vigtigt, at det løbende bliver italesat, således at det bliver legitimt at tale om stress. Niels Kring fortalte, at Natfaksek arbejder med at sikre arbejdsfællesskaber, således at man altid har nogen at sparre med. Marianne Holmer forklarede, at man på Biologi vil ændre fokus på stress til fokus på trivsel. Martin Svensson sagde, at der er mange forskelligheder på tværs af institutterne og anbefalede, at stress håndteres internt på instituttet og ikke på tværs. Tina Holm Svenstrup foreslog en fælles stresshåndteringshåndbog.

3 Alle var dog enige om at vi skal blive ved med at snakke om det og at det er et emne der altid vil være aktuelt. Tanja Løvgren beder HR-arbejdsmiljø om fremover at dele APV-besvarelserne op i mindre enheder. 3. Sundhed i arbejdstiden 3.1 Evaluering af pilotprojektet på BMB Klaus Lehn Petersen refererede til pilotprojektet på BMB. De medarbejdere der deltager, er meget positive. Medarbejdere fra de andre institutter har spurgt til, hvornår det bliver udbredt og om der vil komme andre tilbud end gåture, løb og cykling. Frants R. Lauritsen mente, at der ikke er generel opbakning til at dyrke motion i arbejdstiden på FKF. Det skyldes primært, at en stor del af medarbejderne ikke synes, at de har tid til det i arbejdstiden. Niels Kring fortalte, at han har opfordret medarbejderne til at gå en tur før eller efter deres frokostpause to gange om ugen. Der har dog ikke været fuld opbakning til det. Der er medarbejdere der løber, men de gør det i deres fritid. Marianne Holmer fortalte, at hun er bekymret for, at hun vil være nødt til at vælge andre af instituttets aktiviteter fra, hvis der skal være tid til at dyrke motion i arbejdstiden. Hun henviste til instituttets torsdagsbrød, som både har et socialt og fagligt islæt. Herudover mødes TAP er til morgenbrød om tirsdagen. Det er herudover meget forskelligt, hvad medarbejderne lægger vægt på. Hun oplyste at man på instituttet vil starte med mindfulness, men der er også medarbejdere der ønsker motion. VIP erne ønsker ikke at dyrke motion i arbejdstiden, men foretrækker at gøre det i deres fritid. Peder Thusgaard Ruhoff var enig i det der allerede var blevet sagt. I forhold til medlemskab i SDU fitness har kun få medarbejdere ytret interesse for det. Martin Svensson fortalte, at der ikke er nogen på IMADA der ønsker at dyrke motion i arbejdstiden. Han gjorde opmærksom på, at IMADA har mange VIP er og få TAP er. Flere medarbejdere dyrker motion i fritiden. Helene Kruse Rosenfeldt lagde vægt på gåture, hvor man kunne få lejlighed til en faglig drøftelse. Klaus Lehn Petersen beklagede den manglende interesse. Han mente at det her netop var noget man kunne være sammen om alle sammen, selvom vi er nogle meget forskellige medarbejdergrupper. Dekanen sagde, at han bakker op om projektet, men understregede samtidigt, at det er institutlederne og sekretariatschefen, der må vurdere, hvordan og i hvilket omfang motion i arbejdstiden implementeres på deres institut/sekretariat. Dekanen henviste til, at mindre enheder, f.eks. forskningsgrupper eller fremtidige sektioner, kunne overveje at indføre motion i arbejdstiden i gruppen. Tanja Løvgren og Klaus Lehn Petersen beskriver konceptet, således at sektioner/forskningsgrupper

4 kan vælge at benytte sig af tilbuddet. Tanja Løvgren drøfter med Birgitte Svennevig og Tina Ellehuus Larsen i forhold til at skrive om motion i arbejdstiden i et nyhedsbrev. 3.2 Ledelsesgruppens beslutning vedrørende tilbud fra SDU fitness Der er på nuværende tidspunkt ikke opbakning i ledelsesgruppen. Mange medarbejdere har allerede tilknytning til egne sportsfaciliteter og ønsker at fastholde dem. 4. APV 2015 Fokuspunkter 4.1 Administrative opgaver Referatet: Punktet vedrørende håndtering af administrative opgaver er udskudt. Inger Rose Hansen refererede til, at HSU har nedsat arbejdsgrupper, bl.a. vedr. TEM og PU:RE til at finde løsninger. Marianne Holmer fortalte, at hun sidder i TEM-arbejdsgruppen. Inger Rose Hansen forventede, at der vil blive samlet op på det på næste HSU-møde i marts. 4.2 Mobildækning i bygning 37 IT-service har orienteret om, at de har haft statusmøder med både Telenor og TDC i forhold til at indføre opkald via wifi. Klaus Lehn Petersen forklarede, at der særligt er en udfordring i forhold til at ringe til en person på SDU via wifi, da opkaldet automatisk bliver fanget af en mobilmast. Tanja Løvgren undersøger hos Teknisk Service, om der er en tidsplan for indførelse af wifi. Tanja Løvgren indhenter en vejledning hos Teknisk Service, om hvordan man kan ringe via wifi, hvorefter Klaus Lehn Petersen sikrer, at medarbejderne er bekendte med, at de kan ringe ud via wifi, hvis der er et nødstilfælde. 4.3 Undervisningslokaler Tanja Løvgren og Leif Jensen holdt et opfølgningsmøde den 2. december 2016 i forhold til handlingsplanen for afhjælpning af mangler i undervisningslokalerne. Det er vigtigt, at undervisere fremover straks giver Teknisk Service besked på tlf eller mail 8888@sdu.dk, såfremt der er mangler i et lokale, således at det kan afhjælpes hurtigst muligt. Ligeledes er det vigtigt at give skemalæggeren besked via det elektroniske skemaønskemodul, såfremt man har særlige ønsker og behov til lokaler, således at hun så vidt muligt kan tage hensyn til dette. SU/AMU drøftede, at det er vigtigt, at underviserne har et overblik over, hvilket udstyr lokalerne indeholder, inden de melder ønsker ind til skemalæggeren. Marianne Holmer har bedt Leif Jensen om at sikre, at miljøerne bliver inddraget, når undervisningslokaler bliver renoveret. Tanja Løvgren spørger Leif Jensen, om det står tydeligt, at brugere af lokalet skal kontakte Teknisk Service via ovennævnte kontaktoplysninger, hvis der er mangler ved undervisningslokalerne.

5 Institutterne sørger for at kommunikere dette ud i miljøerne. Marianne Holmer kontakter skemalæggeren i forhold til at udarbejde en liste over, hvilket udstyr undervisningslokalerne indeholder og holder et møde med pædagogisk enhed. 4.4 Laboratoriesikkerhed - Vurdering af behov for fælles sikkerhedsprocedurer SU/AMU drøftede forslaget fra den nedsatte arbejdsgruppe vedrørende laboratoriesikkerhed, nemlig at: 1) Der arrangeres en fælles obligatorisk forelæsning i U45 eller U55 (1 eller 2 timer) om alle vigtige aspekter af laboratoriesikkerhed for NAT-studerende på 3. år med bidrag fra alle institutter, men primært fra FKF. 2) Der indføres en (obligatorisk) MC-test med spørgsmål til alle vigtige aspekter af laboratoriesikkerhed for at sikre en fælles standard for laboratoriesikkerhed (Marianne Due, Annette Duus og Stefan Vogel vil gerne bidrage med spørgsmål og standardsvar til en mulig MC-test). 3) MC-testen følges op af en kort forelæsning, der samler op, herunder giver forklaringer på de mest relevante MC-spørgsmål. Det blev præciseret, at det kun er de våde institutter der skal bidrage. SU/AMU var enig i, at der skal indføres en obligatorisk MC-test, der skal bestås evt. med et certifikat. Frants R. Lauritsen sikrer, at arbejdsgruppens forslag bliver implementeret til efteråret. Han forklarede herudover, at Cheminova gerne vil levere 1-2 timers undervisning i, hvordan man begår sig i et laboratorium. Frants R. Lauritsen orienterer om status for implementeringen på SU/AMU-mødet i marts. 5. Orientering fra Dekanen Dekanen orienterede om direktionens behandling af egendimensionering. SDU er ved at undersøge arbejdsløsheden for sine studerende over en 5-årig periode i lighed med regeringen. Dog vægter SDU årene forskelligt, således at de nyeste år vægter mest. Udover de uddannelser der allerede er dimensioneret på NAT, er der ikke andre uddannelser på NAT der er i fare, hverken i forhold til regeringens dimensionering eller SDUs egendimensionering. Regeringen har udmeldt, at de vil begynde at se på arbejdsløshed regionalt, hvilket vil være en fordel for NATs uddannelser. SDU forsøger at lave en aftale direkte med ministeren. Direktionen ser på SDUs strategi- og handlingsplan, idet den skal forenkles og tydeliggøres. SU tog orienteringen til efterretning.

6 6. Budgetopfølgning orientering fra dekanen Dekanen orienterede om, at økonomien er forbedret og nu viser et mindre overskud på NAT. Det skyldes bl.a. et mindre forbrug og forbedringer på STÅ på grund af fremdriftsreformen. Der budgetteres fortsat med et underskud i 2017 og MUS - Igangsætning af MUS 2017 og opfølgning på MUS 2016 Tanja Løvgren orienterede om, at SU på mødet i september 2015 besluttede at behandle MUS en gang om året på SU-mødet i december. Således skal SU på december-mødet: 1) Igangsætte MUS for det kommende år ved at gennemgå og godkende enhedernes MUS-planer, herunder de værktøjer og skemaer, som de enkelte enheder forventer at bruge til MUS. I forhold til enhedernes MUS-planer er det vigtigt, at alle medarbejdere kan identificere, hvem de skal holde MUS med. 2) Orienteres om afholdt MUS. Ad 1) Dekanen indledte med at sige, at det er vigtigt, at alle medarbejdere ved, hvem de skal holde MUS med. Niels Kring gjorde opmærksom på, at MUS-planen på NAT-FAK skal laves om, således at Niels Kring holder MUS med alle medarbejdere på sekretariatet. SU godkendte MUS-planer og -skemaer med de indmeldte ændringer. De vil blive opdateret på siden MUS på NAT på SDUnet: SU besluttede, at institutterne fremover skal spørges, hvor mange medarbejdere der er ansat på instituttet fordelt på stillingskategorier, og hvor mange af de medarbejdere der har fået en MUS i løbet af Det skal begrundes, hvis en medarbejder ikke har været til MUS. Ad 2) På FKF har de fleste været til MUS, dog er der nogle medarbejdere der mangler at få en MUS, fordi kalenderne ikke har passet. Ph.d.-studerende der har under 6 måneder tilbage, bliver ikke indkaldt. På Biologi er der generelt tilfredshed med at komme til MUS-samtaler. På IMADA er det nogle gange svært at få medarbejderne til at møde op til MUS pga. kalenderproblemer. Klaus Lehn foreslog, at man spørger i APV en, hvem der holder MUS og om man er tilfreds med sin MUS. Helene Kruse Rosenfeldt foreslog en evaluering af MUS i forhold til, om medarbejderne får det ud af det som det er beregnet til dvs. udvikling af medarbejderne. Marianne Holmer foreslog, at SU diskuterer MUS igen, når der er indført sektionsledelse. Det blev støttet af det øvrige SU.

7 B-siden havde ønsket en drøftelse af kvaliteten i MUS på Naturvidenskab. Inger Rose Hansen opfordrede institutlederne / sekretariatscheferne til at lade sig inspirere af de bilag, der var udsendt sammen med dagsordenen og som kan finde her: Personalepolitiske retningslinjer og Hun understregede endvidere vigtigheden i at institutlederne støtter og vejleder deres MUS-afholdere og i det hele taget opprioriterer emnet MUS på institutterne. Hun mente især det bliver vigtigt at klæde evt. nye MUS-afholdere godt på ifm. den kommende indførelse af sektionsledelse. 8. Seminar om SU-arbejdet SU godkendte dagsorden til seminaret for SU-medlemmerne. Således er det besluttet, at SU holder et halvdags-seminar den 8. februar 2017 fra kl på Campuskollegiet (Rainbow) om arbejdsopgaverne i SU og om hvordan SU sikrer engagement i SU og på fakultetet. SU vil særligt fokusere på værdierne i forhold til tillid, samarbejde og trivsel. Samarbejdssekretariatet deltager på seminaret med følgende oplæg: Vi starter med en kort opvarmning af deltagerne gennem en lille dialog/kort øvelse. Herefter præsenterer vi rammerne for SU s arbejde, samt de væsentligste læringspointer, som vi har udledt af projekt Det Gode Samarbejde, som vi herefter diskuterer i dialog med jer i forhold til, hvordan jeres nuværende SU fungerer. Målet er, at I får en god drøftelse bl.a. om, hvordan SU fungerer i dag, hvor I gerne vil hen, hvad I mangler for at komme derhen m.v. Vi vil meget gerne, at vores oplæg ikke bliver en bevidstløs opridsning af, hvad vi ved, men at det bliver sat i spil, således at I kan forholde jer til det i dialog med os og primært med hinanden. Derfor vil vi også gerne, hvis vi evt. kan arbejde lidt med gruppeinddeling osv., der gerne skal give større mulighed for dialog indbyrdes mellem deltagerne. Vi er selvfølgelig klar på at gå derhen, hvor energien er. Og hvis I har mange spørgsmål i løbet af oplægget til reglerne og rammerne, så tager vi selvfølgelig dem primært. Men det er væsentligt at huske på, at Samarbejdsaftalen er en rammeaftale, der giver få rigtigt konkrete svar, og derfor er det, for os i hvert fald, særdeles væsentligt, at I får snakket om, hvad det er, som I gerne vil bruge jeres SU til med udgangspunkt i de regler, der trods alt er. Program for dagen: : Morgenmad : Introduktion til dagen : Samarbejdssekretariatet : Kort introduktion, samt dialogkort øvelse : Oplæg fra Samarbejdssekretariatet om SU-aftalen og projekt: Det gode Samarbejde : Gruppedrøftelse af oplægget : Opsamling og tak til Samarbejdssekretariatet : Drøftelser med evt. gruppearbejde i SU : Tak for i dag og frokost Der vil blive sat pauser og evt. walk and talks ind i løbet af dagen.

8 9. Kompetenceudvalg skriftlig orientering SU godkendte orienteringen om fordeling af kompetencemidlerne fra Kompetencefonden i oktober Der var kr. til uddeling. Således havde 15 medarbejdere søgt Kompetencefonden. 9 medarbejdere fik bevilget midler der helt eller delvist dækkede det kursus som de søgte til. 5 medarbejdere fik afslag fordi kurset ikke faldt ind under strategien eller fordi der var tale om ph.d.- studerende der søgte til kursus i projektstyring. Kompetenceudvalget har besluttet, at ph.d.- studerende skal søge kurser dækket på anden vis. 1 medarbejder fik sin ansøgning udskudt til næste gang der er kompetencemidler fra Kompetencefonden. 10. Bordet rundt Vedr. sygefravær: ifm. tidligere diskussioner om hvordan vi bedst kan diskutere sygefravær i SU, gjorde Karen Cauthery opmærksom på, at sygefraværstal bør trækkes på institutniveau, så kan vi sammenligne vores egne tal fra år til år i stedet for at sammenligne med resten af universitetet. Ifølge SU s årshjul er sygefravær på dagsordenen til marts. Tanja Løvgren taler med Ole Sørensen for at undersøge om HR kan levere et materiale til fakulteternes SU. Hvis ikke beder Tanja Løvgren institutsekretærene om at trække sygefraværstallene ud fra en nærmere angivet definition. Klaus Lehn Petersen henviste til et møde med Leif Jensen om at holde kældergangene fri for møbler etc. i forbindelse med laboratorierenoveringen af hensyn til brandfare. Klaus Lehn Petersen sender en rykker til Leif Jensen med dekanen cc. Mødet sluttede kl Martin Zachariasen Formand Inger Rose Hansen Næstformand