Referat til møde i Samarbejdsudvalget/Fakultetsarbejdsmiljøudvalget tirsdag den 17. december 2015 kl

Transkript

1 Dato: 14. januar 2016 Ref: MZ/tam j.nr. 043/300-5 Referat til møde i Samarbejdsudvalget/Fakultetsarbejdsmiljøudvalget tirsdag den 17. december 2015 kl I mødet deltog: Martin Zachariasen, Inger Rose Hansen, Eva Christina Østerlund, Eva Sophia Myers, Frants Roager Lauritsen, Helene Kruse Rosenfeldt, Karen Cauthery, Marianne Holmer, Martin Svensson, Ole Næsbye Larsen, Ole Nørregaard Jensen, Tanja Christensen, Klaus Lehn Petersen Ole Nørregaard Jensen forlod mødet kl Afbud: Tina Holm Svenstrup Tanja Møllegaard Løvgren (ref.) Referat 1. Godkendelse af dagsorden og opfølgning på referat Dagsorden blev godkendt. 2. Orientering fra Dekanen 2.1. Budgetstrategi 2.2. Budget Budgetstrategi Dekanen orienterede om status for budgetstrategiprocessen i de tre spor, forskning, uddannelse og administration. I forsknings- og uddannelsessporene er der indkaldt til møder og seminarer. Udfordringen på uddannelsesområdet er, at der skal rationaliseres. Undervisning og undervisningsformer skal organiseres så det er omkostningsbesparende. Eva Sophia Myers orienterede om administrationssporet, som er underinddelt i fem områder. Forskningsinfrastruktur og økonomi bliver drøftet med institutlederne i starten af januar De øvrige områder, nemlig kommunikation, studieadministration og ph.d.-administration bliver behandlet uafhængigt af den overordnede tidsplan. Budgetstrategien på det administrative spor kan blive ændret, afhængigt af de beslutninger der bliver taget på forsknings- og uddannelsesområdet. Dekanen orienterede i forhold til VIP-performance-indikatorerne om, at der efter mødet i Akademisk

2 råd er tilføjet et felt, hvor medarbejderne selv kan skrive de opgaver, som de løser, f.eks. bidrag til projektansøgninger Budget Dekanen gennemgik det 3. budgetudkast og forklarede, at en forventet basisbevilling på 75 mio. kr. til SDU i 2019 er så usikker, at direktionen har valgt ikke at medtage den i budgettet. Som det fremgår af budgetudkastet, er egenkapitalen stort set opbrugt i 2019, hvilket forklarer behovet for besparelser. Der er herudover budgettekniske omposteringer, f.eks. ser det ud som om lønudgiften stiger. Dette skyldes dog, at udgifter til elever bliver registreret anderledes. Udgiften har således altid været der, men er blevet posteret et andet sted i budgettet. Dekanen fortalte, at institutlederne dagen forinden havde modtaget udkast til budget for 2016, som viser et underskud på alle institutter som dækkes af egenkapitalen, der derved bliver nedskrevet. 3. Budgetopfølgning Dekanen gennemgik det forventede regnskab for 2015 med et forventet overskud på NAT på 8,3 mio. kr. Overskuddet skyldes hovedsageligt manglende brug af de reserverede midler, samt færre lønudgifter. 4. Arbejdsmiljø 4.1. Orientering fra arbejdsmiljø Dekanen orienterede om varegårdsprojektet, som er nødvendiggjort af udgravningen af Campusvej ifm. letbanen. Projektet bliver behandlet sammen med Unilab-projektet og forventes at blive finansieret heraf. Eva Christina Østerlund spurgte om projektet vil blive påbegyndt forud for V3, hvilket dekanen forventede at det gør. Tanja Løvgren følger op i forhold til projektets påvirkning på V3 og undersøger om projektet vil påvirke budgettet for V4 og V5, hvilket det ikke må. Klaus Lehn Petersen fortalte om en evakuering på Biologisk Institut, som ikke forløb smidigt nok. En håndværker havde brugt en benzindreven vinkelsliber i et lokale, hvilket resulterede i røgudvikling. Brandalarmen gik, og brandbilerne kom. Både evakuering og samling på opsamlingspladsen havde mangler i forhold til alarmerne og brug af veste. Hverken brandvæsen eller Teknisk service var til stede på opsamlingspladsen. Der var tvivl om, hvorvidt nogen havde ringet til Teknisk service på Institutlederne skal sikre, at institutternes lokale arbejdsmiljøudvalg hver især følger op overfor Teknisk service og sikrer, at der bliver holdt evakueringsøvelser på hvert institut Orientering om mobildækning Dekanen orienterede om, at der i budget 2016 er indregnet udgifter ifm. en bedre mobildækning i områderne på vestsiden af Campus. Der foreligger endnu ikke en tidsplan herfor.

3 Tanja Løvgren undersøger om Teknisk service har overvejet en WIFI-løsning Skriftlig orientering om arbejdsskader Der er siden 1. september 2015 registreret 3 arbejdsskader på NAT: 1. BMB - en medarbejder får ethanol i øjet under rengøring af laboratorieudstyr 2. BMB en medarbejder får en automatisk åbne/luk dør i hovedet 3. FKF en ph.d.-studerende skærer sig på glas under et miljøskifteophold Eva Christina Østerlund orienterede om, at alle medarbejdere får sikkerhedsbriller og instruktion i brugen heraf. Medarbejderen, som fik ethanol i øjet, får ikke mén. Teknisk service har sikret, at dørene på BMB ikke lukker lige så hurtigt længere. FKF har tilsvarende problem med automatiske døre der lukker for hurtigt, og er ligeledes i kontakt med Teknisk service vedr. en løsning med påsætning af tape på gulvet. 5. MUS Igangsætning af MUS 2016 FKF blev opfordret til at gøre instituttets MUS-plan mere overskuelig, så det fremgår tydeligere, hvem der afholder MUS med hvem. Eva Sophia Myers gjorde opmærksom på, at MUS-plan for fakultetssekretariatet ikke var medsendt i materialet, hvilket Tanja Løvgren oplyste var en fejl. Sekretariatets MUS-plan ligger dog på hjemmesiden. SU-medlemmerne var enige om at trivsel bør drøftes som en del af MUS og at APV-resultaterne i den forbindelse kan bruges som udgangspunkt for en drøftelse heraf. APV-resultaterne kunne endvidere inspirere til evt. senere ændringer af MUS-skemaerne. Inger Rose Hansen henviste til vejledningsmateriale for ledere og henstillede til, at institutterne sikrer, at MUS-afholdere orienteres om retningslinjer for afholdelse af MUS. Hun lagde også vægt på at der bør være en god efterfølgende kommunikation mellem institutleder / sekretariatschef og MUS-afholderne, da det er institutlederen / sekretariatschefen der har den egentlige ledelseskompetence. Dekanen gjorde opmærksom på, at MUS-samtaler er fortrolige, men at alvorlige problemer skal gives videre til institutlederne og dekanen, ligesom kompetenceplaner skal videregives. Dekanen spurgte, hvordan institutterne holder styr på, at MUS-samtalerne er afholdt. Det er vigtigt at institutsekretærerne bliver informeret om alle afholdte MUS-samtaler, således at de kan blive registreret Beslutning: SU gennemgik og godkendte MUS-planerne. FKF s reviderede MUS-plan og fakultetssekretariatets MUS-plan sendes ud og godkendes sammen med referatet.

4 Det blev ligeledes godkendt at enhederne benytter egne MUS-skemaer med den betingelse, at man husker at drøfte trivsel. På SU-mødet i december 2016 følger SU op på, at der er afholdt MUS i APV-Trivselsundersøgelsen Plan for behandling af APV-resultater i SU/AMU SU / FAK-AMU havde en indledende drøftelse af APV-resultaterne. Dekanen kommenterede, at han overordnet set var tilfreds med APV-resultaterne. Et institut skilte sig negativt ud i forhold til mobning. Det vil der blive taget hånd om i NAT er det fakultet, hvor der er mest stress. Nogle mente at forskningsbevillinger er stressende for de eksperimentelle fag. Inger Rose Hansen sagde, at hun var bekymret for, at der ikke er en fælles sag i forhold til den voksende mængde af administrative opgaver, hvor VIP erne kæmper for at få flyttet administrative opgaver væk fra sig. I stedet bør der kæmpes for en generel reduktion af de administrative opgaver. I forhold til den fysiske APV er der generelt problemer med temperatur og lugtgener. FKF har udfordringer med lys der tænder og slukker hele tiden, og IMADA har støjgener fra byggeri. Biologi har udfordringer med den nye teknologi i undervisningslokaler. SU / FAK-AMU drøftede fremgangsmåden for behandling af APV i SU / FAK-AMU med udgangspunkt i notatet fra HR-arbejdsmiljø. Beslutning: Institutterne melder senest den 7. marts 2016 fokuspunkter ind til Tanja Løvgren. Dvs. punkter, som ikke kan håndteres af et institut alene, men som kræver en indsats på fakultets- eller SDU-niveau. Tanja Løvgren undersøger muligheden for en fælles side på intranettet, hvor handlingsplaner, fokuspunkter samt løbende statusnotater kan placeres, så alle kan følge med i arbejdet med fokuspunkter og handlingsplaner. Der er efter mødet oprettet en side på intra, hvor alle APV resultater ligger og hvor handlingsplaner, fokuspunkter og opsølgning heraf også bliver lagt. Link til siden kan findes her: APV på NAT 7. Kompetenceudvikling 7.1. Skriftlig godkendelse af opdateret kompetencestrategi 7.2. Skriftlig orientering om fordeling af kompetencefondsmidler SU godkendte kompetencestrategien med ændringer. Den vil blive lagt på hjemmesiden. Kompetencestrategien er efterfølgende blevet lagt på hjemmesiden og kan findes her: Kompetenceudviklingsstrategi

5 SU tog orientering om fordeling af kompetencemidler, der blev fordelt i alt kr ,- til efterretning. 8. Bordet rundt Klaus Lehn Petersen undrede sig over, at de engelske nyheder på SDUs hjemmeside er forældet, og at nyhederne ikke er de samme som de danske nyheder. Dekanen fortalte, at der er en ny hjemmeside på vej og at der forhåbentligt også kommer noget nyt omkring den engelske side. SU drøftede, at NAT leverer en del nyheder på engelsk og at det er ærgerligt, at de ikke kommer med på SDUs hovedhjemmeside. Dekanen forventede, at dette vil blive forbedret på den nye hjemmeside. Inger Rose Hansen har været til møde i CUU d. 2. november. CUU er i gang med at nedsætte en arbejdsgruppe, der skal udvikle en model for en engelsktest, der kan bruges i forbindelse med rekruttering af TAP-personale. CUU skal behandle forslaget på næste møde. SUmedlemmerne mente, at brug af engelsktest i forbindelse med en ansættelse bør være frivillig. Referatet af CUU-mødet kan ses her. 9. Tema Strategi handlingen Talent, karriere- og kompetenceudvikling Projektleder Caroline Zoffmann Jessen holdt oplæg om Talent, karriere- og kompetenceudvikling. Formålet med projektet er, at professionalisere den teknisk/administrative understøttelse af universitetets kerneopgaver. Ansvarlig for projektet er universitetsdirektør Karen Heebøll. Der er nedsat følgende to arbejdsgrupper: - Karriere og kompetenceudvikling for TAP - Identitet, dannelse og idealer for TAP (som efterfølgende har skiftet navn til Identitet og TAP-kultur) Mødet sluttede kl Martin Zachariasen Formand Inger Rose Hansen Næstformand