Referat Bestyrelsesmøde, nr. 05/2017 Mødedato: Onsdag den 6. september 2017. Mødested: AquaDjurs. Mødedeltagere: Bestyrelse - Frede Ejler Frandsen, (formand) - Mogens Hvid, (næstformand) - Inger Kirstine Andersen - Bjarne Bøhl Pedersen - Ulf Harbo - Jytte Schmidt - Max Varnum Pedersen - Allan Stig Helgren Jensen - Brian Pedersen Øvrige - Kitsie Lund, (adm. chef), pkt. 05.1 05.3 - Palle Lyngsø Mikkelsen, (direktør) Afbud: Ingen Dagsorden 05.1 Strategisk udvikling, budgetstrategi 05.2 Halvårsrapport 2017 05.3 Restancer 05.4 Formidling 05.5 Orienteringssager til eventuel drøftelse 05.6 Meddelelser fra formanden 05.7 Underskrivelse af referater 05.8 Eventuelt 1
05.1 Strategisk udvikling, budgetstrategi AquaDjurs er non profit selskab, der skal hvile i sig selv. Målsætningen er således ikke at skabe overskud, men at sikre attraktive og stabile takster uden at der efterlades en regning til eftertiden. Udgangspunktet er flere økonomiske bundlinjer; en regulatorisk bundlinje, en skatteteknisk bundlinje samt en bundlinje jf. årsregnskabsloven. Takstfastsættelsen sker med afsæt i strategien samt langtidsbudgettet, og herunder de økonomiske rammer og effektiviseringskrav affødt af vandsektorloven (effektiviseringskrav på drift, anlæg og individuelt). AquaDjurs har for såvel rent vand som spildevand en relativ stor margin mellem de aktuelle udgiftsniveauer og de økonomiske rammer, med deraf følgende handlefrihed. Overgang til køb af rent vand fra Vandsam betyder, at vandforsyningsområdet i regi af AquaDjurs ændres markant fra 2018 med deraf følgende ændringer i arbejdsopgaver, økonomiske rammer, budgetter etc. Et naturligt afsæt for revurdering af den fremadrettede service- og investeringsstrategi etc. Langtidsbudget spildevand, version august 2017, udarbejdet i samarbejde med revisionsfirmaet EY. Takstoversigt Spildevand 2017, Businessregion Aarhus. Det indstilles, at budget 2018 udarbejdes med afsæt i en uændret strategi, med fokus på attraktive og stabile takster. I forbindelse med den endelige budgetbehandling inddrages alternativer i forhold til den fremadrettede service- og investeringsstrategi for vandforsyningsområdet med deraf følgende takstkonsekvenser. Bestyrelsen fulgte indstillingen. Udkast til budget 2018 udarbejdes med afsæt i en uændret takststrategi, idet der for vandforsyningsområdet suppleres med en temadrøftelse omkring det fremadrettede service- og investeringsniveau i forbindelse med budgetbehandlingen. 05.2 Halvårsrapport 2017 2
I henhold til forretningsordenen redegøres kvartalsvis for perioderegnskabet og herunder forventningerne til den resterende del af regnskabsåret. Redegørelsen foregår via korte kvartalsrapporter efter 1. og 3. kvartal samt en halvårsrapport. Halvårsrapporten er bygget op omkring selskabets tre bundlinjer: Økonomi, klima & miljø samt samfund. Halvårsrapport, 1. halvår 2017. Det indstilles, at bestyrelsen tager halvårsrapport for 1. halvår 2017 til efterretning. Bestyrelsen fulgte indstillingen og tog halvårsrapport for 1. halvår 2017 til efterretning. 05.3 Restancer Der redegøres årligt for udviklingen i selskabets restancer og herunder igangsatte tiltag kombineret med, at udviklingen følges løbende. Selskabets udestående restancer har igennem de senere år ligget på et relativt konstant niveau. Affødt af bl.a. problemerne med Skats EFI system er der igennem de forgangne år igangsat en række initiativer i AquaDjurs med henblik på at minimere selskabets udestående restancer. Senest er der indgået aftale med et eksternt inddrivelsesfirma til at assistere fra efteråret 2017. I tilknytning til sagen bemærkes, at der henover sommeren er truffet politisk beslutning om, at vandselskaberne får mulighed for at inddrive gæld, og dermed overtage inddrivelsesopgaver fra SKAT. Der forestår nu afklaring af, hvorledes den politiske aftale i praksis skal udmøntes. Restancer i AquaDjurs. Notat dateret september 2017. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen omkring selskabets restancer og herunder igangsatte tiltag til efterretning. 3
Bestyrelsen fulgte indstillingen og tog orienteringen omkring selskabets restancer og herunder igangsatte tiltag til efterretning. Der blev udtrykt stor tilfredshed med den ekstraordinære indsats i forhold til inddrivelsen. 05.4 Formidling Jf. ejerstrategien for AquaDjurs skal selskabet understøtte kommunens målsætninger i forhold til formidling af viden til børn og unge omkring vigtigheden af rent vand. På spildevandsområdet har AquaDjurs indgået et samarbejde med Skoletjenesten i Norddjurs Kommune, ligesom vi aktuelt indgår i et udviklingsprojekt sammen med nogle folkeskoler og 3 andre virksomheder i Norddjurs. Formidling af viden om rent drikkevand er forankret i Skoletjenesten og Norddjurs Vandråd, baseret på en geografisk fordeling med Vandsam som et centralt vandværk i den vestlige del af kommunen. I projektet for det nye vandværk i regi af Vandsam er indarbejdet ideer til et udendørs læringsmiljø. De private vandværker anser ikke etablering af et læringsmiljø for deres opgave, og finansieringen er derfor baseret på fondsmidler og offentlig støtte etc. Det har aktuelt ikke været muligt, at indsamle de nødvendige økonomiske midler. Ideskitse udendørs læringsmiljø Vandsam. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter holdninger til eventuel støtte fra AquaDjurs til etablering af et udendørs læringsmiljø. Støtten kan eksempelvis være i form af arbejdstimer, materialer el. lign. På tilsvarende vis påtænker Vandsam at rette henvendelse til øvrige samarbejdspartnere. Brian Pedersen deltog af habilitetshensyn ikke i sagens beslutning. Bestyrelsen besluttede, at udsætte sagen til næste møde idet AquaDjurs samtidig anmoder Vandsam om, at fremsende en konkret ansøgning om støtte til projektet. 4
05.5 Orienteringssager til eventuel drøftelse 05.5.1 Ejerstrategi Med reference til orienteringen på sidste bestyrelsesmøde har kommunalbestyrelsen den 22.8.2017 godkendt en revideret ejerstrategi for AquaDjurs A/S. Ejerstrategien er et dynamisk dokument, der ajourføres minimum hvert 4. år, idet den tidligere udgave er dateret 2013. Ejerstrategien fastlægger de strategiske målsætninger etc. for selskabet. Den konkrete udmøntning af strategien varetages af selskabet og indgår som et element i strategiplanen for AquaDjurs. 05.5.2 Organisationsændringer AquaDjurs Selskabets Tekniske chef er pr. 1.8.2017 tiltrådt som Erhvervs- og miljøchef i Norddjurs Kommune. Herudover har en driftsmedarbejder valgt at forlade arbejdsmarkedet for at gå på efterløn i løbet af september måned 2017. Som konsekvens heraf bliver ledelseslaget slanket. Dette kombineres med et styrket fokus på kerneforretningsopgaver, teamstruktur, uddelegering og samarbejde. I samme forbindelse er igangsat en behovs- og profilafklaring i forhold til eventuelle nye ansættelser. Der tiltræder en ny medarbejder i FAS teamet pr. 1. oktober 2017. 05.5.3 Sponsorrater etc. Jf. bestyrelsens tidligere beslutning deltager AquaDjurs generelt ikke i sponsorrater etc., uanset beløbsstørrelse. Kerneforretningen for AquaDjurs er at sørge for rent vand. Dvs. håndtering af spildevand samt vandforsyning i vore forsyningsområder i den vestlige del af Norddjurs Kommune. I forbindelse med lokale arrangementer etc. tilbyder AquaDjurs assistance til håndtering af spildevand og vandforsyning mod betaling, jf. gældende kubikmetertakster. Ved forespørgsler om elforsyning henvises til de lokale elselskaber. 05.5.4 Vandmålerdata Jf. bestyrelsens tidligere orientering pågår revision af aftalegrundlag omkring udveksling af vandmålerdata med de almene vandværker. Der er nu truffet principaftale med langt hovedparten af de i alt 56 vandværker i Norddjurs, og de eksisterende aftaler er opsagt fra årsskiftet. 6 vandværker forventer at indgå aftale med AquaDjurs om en fælles opkrævning, dvs. èn faktura for vand og spildevand. Samlet set betyder dette, at omkring 3.300 kunder fra 2018 vil få èn samlet faktura. Det vurderes sandsynligt, at der ikke kan opnås 5
enighed om en ny aftale med enkelte vandværker hvilket betyder, at vi skal udsende selvaflæsningskort til kunderne for at kunne opkræve for spildevand. 05.5.5 Indkøb Med den nye vandsektorlov fra 2016 udgik kravet om intern overvågning og dermed krav om årsrapport og revisorerklæring i forhold til selskabets indkøb. Regelsættet og det overordnede udgangspunkt er imidlertid uændret i forhold til aftaleindgåelser; aftaler på markedsvilkår, udbudskrav, ligebehandlings- og gennemsigtelighedsprincipper etc. AquaDjurs har indgået aftale med et eksternt firma til gennemgang og analyse af eksisterende ikke strategiske indkøb, og har igangsat en proces for udbud af eksisterende større rammeaftaler, der er udløbet. 05.5.6 Tekniske anlæg Anlægsplan spildevandsforsyning Bestyrelsen har på bestyrelsesmøde 06/2016 godkendt anlægsplanen for 2017 samt overslagsårene 2017 2021. Investeringsrammen for 2017 på DKK. 25 mio. Der er før sommerferien indgået kontakt med en lokal entreprenør til planlagte sanerings- og separeringsprojekter i Vivild og Gjessing. Planlagt separering i Hevring er re-prioriteret og reduceret i omfang. Midtby projekt Grenaa er fremrykket med afsæt i kommunens planer. I samråd med Norddjurs Kommune vil der ske en re-prioritering og udjævning af planlagte investeringer i perioden 2018 2022. Det primære fokus koncentreres om realisering af udviklingsplan Fornæs Renseanlæg samt sanering og separeringer i Trustrup, der er højt prioriteret i kommunens planlægning. Ændringerne indarbejdes i budgetgrundlaget, der behandles på næste bestyrelsesmøde. Vandsam Anlægsarbejderne forløber planmæssigt, og næste store milepæl bliver opstart samt indkøring af anlægget. Målsætningen er uændret en idriftsættelse ultimo 2017. Der henvises i øvrigt til selskabets hjemmeside: www.vandsam.com. Udviklingsplan Fornæs Renseanlæg Solceller og vindmølle Myndighedsgodkendelser, medfinansieringsaftale med Syddjurs Spildevand samt kontrakter med leverandører af vindmølle og solceller er under afslutning. Anlæggene forventes etableret i 2017. 6
Formidlings- og møderum I udviklingsplanen indgår etablering af et kombineret formidlings- og møderum til etablering i 2017. Behovet er revurderet og det anbefales, at den videre planlægning tager afsæt i, at formidlingen indtil videre kommer til at foregå i blæserbygningen. Løsningen skal bl.a. ses i lyset af vores ændrede formidlingskoncept og samarbejdet med skolerne samt en generel behovsbetragtning. Ejerstrategi AquaDjurs A/S, vedtaget af Kommunalbestyrelsen den 22.8.2017. Vandsam - Informationsfolder: Omkring 4.000 ejendomme får snart vand fra nyt fælles vandværk. - Notat: Produktionspris og takststrategi, udarbejdet af Niras, dateret den 30.8.2017 Det indstilles, at orienteringerne tages til efterretning. Bestyrelsen fulgte indstillingen og tog orienteringerne til efterretning, med nedenstående supplementer: Ad. 05.5.4 Vandmålerdata Såfremt der bliver behov herfor bemyndiges bestyrelsesformand og direktør til at forhandle og træffe aftaler med de resterende vandværker. Udgangspunktet er en basispris på 20 kroner pr. målerenhed. Ad. 05.5 Indkøb Bestyrelsen opfordrer til at genoverveje fordele og ulemper i forhold til indkøbsfællesskabet Shared. Ad. 05.5.6 Tekniske anlæg, Vandsam AquaDjurs repræsenteres af næstformanden til fællesmødet i Vandsam omkring produktionspris og takststrategi den 12.9.2017 (formanden er substitut). 05.6 Meddelelser fra formanden Mundtlig orientering fra formanden omkring følgende: Nyt, siden sidste bestyrelsesmøde. Formøde og dialogmøde Syddjurs Spildevand. Regionalmøde DANVA. 7
Evaluering direktør etc. Dialogmøde Syddjurs Spildevand og AquaDjurs, planche med konklusioner fra møde afholdt den 29.8.2017. Formanden indstiller, at bestyrelsen kvalificerer direktør evalueringen, og tager orienteringerne til efterretning. Direktøren deltager kun delvist i punktet omkring evaluering. Bestyrelsen tog formandens orienteringer til efterretning, med nedenstående supplementer: Ad. Evaluering af direktør etc. Bestyrelsen anser omfanget af bilag til bestyrelsesmøder og herunder referatformen (beslutningsreferater) som tilfredsstillende. Der udtrykkes samtidig stor tilfredshed med direktørens arbejde. Der opfordres fra medarbejderrepræsentant til større synlighed omkring bestyrelsens arbejde i organisationen. 05.7 Underskrivelse af referater Referater fra bestyrelsesmøde afholdt henholdsvis den 6.4.2017 og den 29.6.2017 skal underskrives. Der er ingen indkomne bemærkninger. Bestyrelsen underskrev mødereferaterne fra bestyrelsesmøder afholdt henholdsvis den 6.4.2017 og den 29.6.2017. 05.8 Eventuelt Kommende møder: - Temamøde Vandsam, tirsdag den 12.9.2017 (AquaDjurs repræsenteres af næstformand og direktør). - Temamøde klima, tirsdag den 19, september 2017, kl. 8.30 MTU og AquaDjurs. Program følger. - Bestyrelsesmøde, tirsdag den 31. oktober, kl. 13.30 (ny dato ændret fra den 2. november 2017). 8