Ringstedvej 18, st. th. 4000 Roskilde Tlf.: 4637 3033, Fax: 4632 4454 E-mail: roskilde@kr.dk Beretning nr. 6 (side 78-95) Delberetning vedrørende regnskabsåret 2008 BDO Kommunernes Revision Vi er Danmarks største udbyder af kommunal revision med næsten 60 % af markedet, og leverer Revision, Rådgivning, Service samt Kurser. BDO er Danmarks 5. største revisions- og rådgivningsvirksomhed som beskæftiger godt 900 medarbejdere.
Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING...78 2 REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER...79 2.1 Kasseeftersyn...79 2.2 Eftersyn forskudskasser...79 2.3 Servicetjek kasse- og regnskabsregulativet...81 2.4 Regnskabsføring, herunder bilagsbehandling...81 2.5 Administration af NemKonto...82 3 GENNEMGANG AF UDVALGTE BALANCEPOSTER...83 3.1 Øvrige balanceposter...83 4 LØN- OG PERSONALEOMRÅDET...84 5 REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION...86 5.1 Generelt...86 5.1.1 Formål... 86 5.1.2 Revisionens omfang og udførelse... 86 5.2 Forretningsgange m.v....87 5.3 Personsager...87 5.3.1 Tilbud til udlændinge... 88 5.3.2 Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepension og delpension)... 88 5.3.3 Kontante ydelser (herunder børnetilskud og -bidrag samt børnefamilieydelser)... 88 5.3.4 Revalideringer... 89 5.3.5 Arbejdsmarkedsforanstaltninger... 90 6 FORVALTNINGSREVISION MELLEMKOMMUNALE BETALINGER...91 7 DAGINSTITUTIONER, REGULERING ØKONOMISKE FRIPLADSER.93 8 OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE REVISIONSBEMÆRKNINGER...94 9 REVISIONENS BEMÆRKNINGER...95 9.1 Opfølgning, kontante ydelser, revalidering og sygedagpenge...95
Til Ringsted Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for Ringsted Kommune afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2008 udført indtil 5. januar 2009. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2008 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 78
2 Regnskabsføring og interne kontroller 2.1 Kasseeftersyn Vi har foretaget uanmeldt kasseeftersyn ved kommunens hovedkasse (borgerservice) den 10. oktober og den 24. november 2008. Formålet med revisionen har været, at kontrollere midlernes tilstedeværelse samt foretage en vurdering af, om kommunens forretningsgange på kasse- og likvidområdet er hensigtsmæssige og fungerer tilfredsstillende i kontrolmæssig henseende, og om de er i overensstemmelse med det af byrådet fastlagte kontrolniveau. Vi har konstateret, at de likvide aktiver var til stede på eftersynsdagene, og det er vores vurdering, at området administreres hensigtsmæssigt og betryggende og i overensstemmelse med interne retningslinjer. 2.2 Eftersyn forskudskasser Vi har foretaget uanmeldt kasseeftersyn ved følgende forskudskasser: Historiens Hus, Ringsted Museum Børnehuset Rosengård Søholmsskolen Nebs Møllegård Knud Lavard Centret Tinsoldaten Ringsted Kongrescenter Vi har vurderet om institutionernes forretningsgange på kasse- og likvidområdet er hensigtsmæssige og betryggende, og i overensstemmelse med interne retningslinjer. Gennemgangen har givet anledning til følgende bemærkninger/kommentarer: 79
Inventarregistrering Ifølge kasse- og regnskabsregulativet fører de enkelte forvaltninger, afdelinger og institutioner i relevant omfang fortegnelser over beholdninger og inventar. Afgørende herfor er blandt andet værdi, omsættelighed og opbevaringsforhold. I forbindelse med eftersynene har vi konstateret, at der generelt ikke føres inventarfortegnelser. Vi anbefaler, at regelsættes præciseres. Det er aftalt, at regelsættet vurderes i forbindelse med det kommende servicetjek i kommunen. Købekort Vi anbefaler, at hvor der anvendes købekort, skal det sikres, at der afleveres bon for det enkelte indkøb, samt at der efterfølgende foretages kontrol til kontoudtog fra leverandør. Børnehuset Rosengården Ved eftersynet har vi konstateret en kassedifference på 1.632 kr. (for lidt). Det er aftalt, at differencen afklares og berigtiges. Det er aftalt, at kontantbilag fremover anvises. Knud Lavard Centret Vi har undersøgt Knud Lavard Centrets administration af beboermidler. Ved eftersynet har vi konstateret at centret ikke har en samlet oversigt over administrerede midler. Vi anbefaler, at der udarbejdes en samlet oversigt over de personer, hvor centret foretager administration af beboermidler. Ved besøget har vi foretaget uanmeldt eftersyn af 3 personers kontantbeholdning. Vi har i et tilfælde konstateret, at bilag med kvitteringer for hævninger udleveres til pårørende. Vi anbefaler, at originalbilag opbevares af institutionen og pårørende får kopi af bilag, hvis det ønskes. Vi har konstateret en difference på 100 kr. (for lidt) vedrørende en beboers midler. Det er aftalt, at differencen afklares og berigtiges. 80
Ringsted Kongrescenter Ved eftersynet har vi konstateret en kassedifference på 1.420 kr. (for meget). Det er aftalt, at differencen afklares og berigtiges. Vi har konstateret, at Ringsted Kongrescenter ikke har udarbejdet skriftlige forretningsgange vedrørende indtægtsområder. Vi anbefaler, at forretningsgange vedrørende indtægtsområder snarest udarbejdes. Det er endvidere aftalt, at forretningsgangene drøftes i forbindelse med det kommende servicetjek i kommunen. 2.3 Servicetjek kasse- og regnskabsregulativet Vi er blevet anmodet om lave et servicetjek på Ringsted Kommunes kasse- og regnskabsregulativ med tilhørende bilag og herunder vurdere, hvordan regulativet er implementeret i organisationen. Gennemgangen er foretaget via interview og undersøgelser af forretningsgange centralt og på udvalgte institutioner. Det er vores overordnede vurdering, at: Kontrolreglerne er altovervejende fornuftige, men reglerne er ikke implementeret tilstrækkeligt i organisationen. Det lokale ledelsestilsyn er af vidt forskelligt omfang og karakter. Ofte kontrolleres der til forelagt materiale uden at ledelsen ved om materialet er fuldstændigt. Der er ikke et centralt overblik over det lokale ledelsestilsyn, dvs. hvad man lokalt har taget stilling til, og om tilsynet også er udført i praksis. De centralt udførte kontroller udføres forsinket, og kontrollerne dækker ikke alle de emner, som kasse- og regnskabsregulativet forudsætter dækket. Forretningsgange og kontroller er ikke i tilstrækkeligt omfang it-understøttet, hvilket dels øger ressourceforbruget og dels udgør en unødvendig risiko. Resultatet af gennemgangen er forelagt økonomiudvalget den 5. januar 2008 hvor det blev besluttet, at Ringsted Kommune med bistand fra BDO Kommunernes Revision udarbejder konkrete forslag til eventuelle ændringer i regulativ, bilag og organisering. 2.4 Regnskabsføring, herunder bilagsbehandling Vi har i forbindelse med beholdningseftersynet den 24. november 2008 efterprøvet om regnskabsføringen er tilrettelagt i overensstemmelse med retningslinjerne i kommunens kasse- og regnskabsregulativ, og om regnskabet er undergivet en løbende kontrol. 81
Vi har bedt forvaltningen foretage en afstemning af samtlige likvide aktiver til eksterne oplysninger. Formålet er at kontrollere de likvide aktivers tilstedeværelse, deres tilhørsforhold til kommunen samt anbringelse pr. eftersynsdagen. Vi har gennemgået afstemningerne og påset, at der foreligger dokumentation for de enkelte poster, samt at kontiene er undergivet løbende afstemning, ligesom det er påset, at forvaltningen af de likvide aktiver foregår i overensstemmelse med kasse- og regnskabsregulativets samt styrelseslovens bestemmelser. Forvaltningens afstemninger af obligationer, deponerede midler, remitteringskonto og fejlopsamlingskonto er ligeledes gennemgået. Endvidere har vi foretaget en stikprøvevis kontrol af bilagsmaterialet med det formål at påse, om der bl.a. er dokumentation for de afholdte udgifter, om udbetalinger er foregået til rette modtager, om bilagene er forsynet med forskriftsmæssige påtegninger, og om de af Velfærdsministeriets autoriserede konteringsregler er iagttaget. Ud fra den foretagne gennemgang er det vores vurdering, at regnskabsføringen foretages i overensstemmelse med gældende regler og danner et korrekt grundlag for den løbende økonomiafrapportering og den senere regnskabsaflæggelse. 2.5 Administration af NemKonto Kommunerne har adgang til at oprette konti i NemKonto-registret, eksempelvis når en udbetaling skal overføres til en anden konto end borgerens NemKonto. Vi har undersøgt, hvordan kommunen har organiseret ansvaret for at indberette til dette register, og herunder tilrettelagt den efterfølgende kontrol af indberetningerne. Det er vores opfattelse, at Ringsted Kommune har organiseret administrationen af NemKonto på en fornuftig måde, og at der er etableret de nødvendige kontroller af indberetningerne. Pr. eftersynstidspunktet den 24. november 2008 var kontrollen for 2008 ikke udført. Kontrollen er efterfølgende udført. 82
3 Gennemgang af udvalgte balanceposter 3.1 Øvrige balanceposter Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i kasse- og regnskabsregulativet om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Økonomiafdelingen har i et underbilag til regulativet beskrevet kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidsterminer og de indholdsmæssige krav til en afstemning. Økonomiafdelingen har også etableret et løbende tilsyn med, at afstemningsrutinerne bliver overholdt. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang på området, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. 83
4 Løn- og personaleområdet Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2008 til 1. september 2008. Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller 1, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt et antal lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: w Børnepasning w Skoleområdet w Ældreområdet w Det administrative område. Vi har endvidere efterprøvet den decentrale løndannelse på ældreområdet via det særlige vagtplansystem. I lønsagerne har vi bl.a. påset, w at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, w at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst, w at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, w at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse, w at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats. Personsager Det er vores opfattelse, at kommunens lønadministration fungerer godt og betryggende, da vi ikke har fundet fejl i de lønsager, som vi har revideret. 1 Bl.a. kontrol af ind- og uddata fra Lønsystemet 84
Forretningsgange Det er oplyst, at der på Service-/rengøringsområdet og Vej og Park bliver anvendt Navision til decentral indberetning af særydelser og vi har konstateret, at der i princippet på enkelte medarbejdere kan være en mulighed for at påvirke egen løn, hvorfor kommunen bør tage stilling til hvilke kontroller, der udføres ved decentral indberetning via Navision. 85
5 Revision af de sociale områder med statsrefusion 5.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 5.1.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1498 af 12. december 2007 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninges, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen), bekendtgørelse nr. 1026 af 24. oktober 2005 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser, bekendtgørelse nr. 260 af 20. marts 2007 om udbetaling, regnskabsaflæggelse af statsligt løntilskud til kommunale og regionale arbejdsgivere vedrørende lov om aktiv beskæftigelsesindsats og lov om servicejob. 5.1.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. 86
Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 5.2 Forretningsgange m.v. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer og procedurer for sagsbehandling) på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: w Tilbud til udlændinge w Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepensioner og delpension) w Kontante ydelser (herunder børnetilskud og -bidrag samt børnefamilieydelser) w Revalidering w Arbejdsmarkedsforanstaltninger Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse, med undtagelse af, at kommunen fortsat ikke har udarbejdet forretningsgang for omkontering af udbetalte sygedagpenge. I tilfælde, hvor en sag ikke er opfulgt rettidigt, skal der ske omkontering til ikke-refusionsbærende konto af ydelsen udbetalt fra tidspunktet, hvor opfølgningen skulle have været foretaget og indtil opfølgningen foretages. 5.3 Personsager På de under afsnit 5.2 omtalte personsagsområder har vi foretaget test af kontroller på udvalgte stikprøver af personsager for at efterprøve kommunens administrative og regnskabsmæssig praksis. Vi har i de følgende afsnit redegjort for resultatet af personsagsgennemgangen og anført antallet af sager på de enkelte personsagsområder, hvor vi har foretaget test af kontroller. 87
Der er redegjort for, om der er konstateret væsentlige fejl og mangler på området, og hvorvidt disse har haft udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Såfremt der er tale om generelle fejl og mangler, vil dette være anført. 5.3.1 Tilbud til udlændinge Vi har foretaget test af kontroller i 6 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret en væsentlig fejl i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: I de gennemgåede sager vedrørende resultattilskud, danskundervisning, var grundlag for hjemtagelse af tilskuddet ikke til stede. Det er aftalt med kommunen, at man vil gennemgå samtlige sager med henblik på korrekt hjemtagelse af refusion. Vi har modtaget dokumentation for, at kommunen har gennemgået sagerne, således at korrekt refusion hjemtages. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet i øvrigt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 5.3.2 Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepension og delpension) Vi har foretaget test af kontroller i 2 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Kommunen har interne regler omkring ledelsesmæssig stikprøvevis gennemgang af sager. Kontrollen for 2008 er endnu ikke foretaget. 5.3.3 Kontante ydelser (herunder børnetilskud og -bidrag samt børnefamilieydelser) Vi har foretaget test af kontroller i 32 personsager. 88
Der er ved gennemgangen konstateret 2 væsentlige fejl i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Kontanthjælp: I sager, hvoraf det fremgår, at pågældende er syg, er der ikke i alle tilfælde udarbejdet sygeopfølgningsplan eller vurdering af, om sygeopfølgningsplan burde udarbejdes. Sygedagpenge: Det er i flere af de gennemgåede sager konstateret, at opfølgning er foretaget lidt forsinket i forhold til bestemmelsen om opfølgning mindst hver 4. uge/8. uge. Såfremt rettidig opfølgning ikke er dokumenteret i sagen, kan der ikke hjemtages refusion for den periode, hvor opfølgningen ikke er foretaget. Forvaltningen har endnu ikke udarbejdet forretningsgangsbeskrivelse for, hvorledes arbejdsgangen omkring omkontering skal finde sted. Der er ved gennemgangen endvidere konstateret en væsentlig fejl i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Kontanthjælp og aktivering/tilbud: Det er i flere af de gennemgåede sager konstateret forsinket eller manglende systematisk opfølgning på individuelt kontaktforløb minimum hver 3. måned. På baggrund af den udførte revision er det dog vores opfattelse, at personsagsområdet i øvrigt generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Kommunen har interne regler omkring ledelsesmæssig stikprøvevis gennemgang af sager. Kontrollen for 2008 er ikke foretaget fuldt ud. Der henvises til afsnit 9, Revisionens bemærkninger. 5.3.4 Revalideringer Vi har foretaget test af kontroller i 6 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret en væsentlig fejl i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Revalidering: Det er i flere af de gennemgåede sager konstateret forsinket eller manglende systematisk opfølgning på individuelt kontaktforløb minimum hver 3. måned. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne i øvrigt generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Kommunen har interne regler omkring ledelsesmæssig stikprøvevis gennemgang af sager. Kontrollen for 2008 er ikke foretaget fuldt ud. 89
Der henvises til afsnit 9, Revisionens bemærkninger. 5.3.5 Arbejdsmarkedsforanstaltninger Vi har foretaget test af kontroller i 4 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 90
6 Forvaltningsrevision mellemkommunale betalinger Som et led i den løbende forvaltningsrevision har vi undersøgt om forretningsgangen vedrørende Ringsted Kommunes opkrævninger hos andre kommuner vedrørende voksne/handicappede og specialskoler foregår hensigtsmæssigt og betryggende. Det bemærkes, at den udførte revision - i et vist omfang - baserer sig på interviews. Opkrævningsfunktionen styres af afdelingen "Specialiserede tilbud". En opkrævning fra en anden kommune har følgende forløb: Andre kommuner søger direkte hos Ringsted Kommunes institutioner om optagelser af en person på skolen/institutionen, Skolen/institutionen godkender optagelsen af personen. Efter at skolen/institutionen har godkendt optagelsen sendes meddelelse til "Specialiserede tilbud", som styrer opkrævningen af betalingen for opholdet. "Specialiserede tilbud" opretter sagen i Navision. Der oprettes en sag for hver person inkl. bevilling. Opkrævning foretages så længe man ikke får meddelelse fra skolen/- institutionen om stop. Specialiserede tilbud opretter via "refakturering" faktura, der sendes til anbringelseskommunen. Der foretages som hovedregel månedlig opkrævning hos anbringelseskommunen. To gange årligt sender "Specialiserede tilbud" attestationslister til skoler og institutioner med henblik på at undersøge, om personerne stadig er aktive på skolen/institutionen. Ved den månedlige fremsendelse af regninger foretager Specialiserede tilbud kontrol til bevillingerne for at sikre korrekt opkrævning. 91
Øvrige forhold Den beregnede opkrævningstakst følger kalenderåret og takstberegningen foretages af økonomisk afdeling. Økonomisk afdeling udfører budgetkontrol på området. Der er ikke udarbejdet skriftlige forretningsgange på området. Det er vores vurdering, at de tilrettelagte forretningsgange for opkrævning af mellemkommunale betalinger er betryggende og hensigtsmæssige. Vi skal dog anbefale, at disse forretningsgange udarbejdes skriftligt. 92
7 Daginstitutioner, regulering økonomiske fripladser Det fremgår af Ministeriet for Familie- og Forbrugeranliggenders bekendtgørelse nr. 979, at 23. juli 2007, om pasningsgaranti, kommunens tilskud til brug for dag-, fritidsog klubtilskud, forældrenes egenbetaling og indhentelse af børneattester m.v. (Dagtilbudsbekendtgørelsen), at når forældrene har en indtægtsfremgang på over 10 pct., kan kommunalbestyrelsen/byrådet regulere det økonomiske fripladstilskud med tilbagevirkende kraft fra det tidspunkt, hvor forældrenes forhold har ændret sig. Vi har efterprøvet kommunens forretningsgange og procedure for vurdering af, om de bevillingsmæssige forudsætninger for økonomiske fripladser er overholdt. Vi har herunder vurderet, om de er hensigtsmæssige og fungerer betryggende. Vi har endvidere udvalgt et antal sager med henblik på at efterprøve, om sagsbehandlingen er sket i henhold til de fastlagte forretningsgange. Det bemærkes, at den udførte revision - i et vist omfang - baserer sig på interviews. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange, men at der ikke administreres fuld ud i overensstemmelse med disse. Det er oplyst af administrationen, at der tidligere er truffet beslutning om, at der alene skal foretages gennemgang af et nærmere fastsat antal sager men henblik på vurdering af, om der eventuelt skal ske efterregulering af det udbetalte økonomiske fripladstilskud. Administrationen har oplyst, at der er foretaget gennemgang af alle sager, hvor der er bevilget økonomisk friplads i 2007. Vi kan således konstatere, at bekendtgørelsens bestemmelser er overholdt, men at den overordnede beslutning i kommunen ikke er efterlevet. 93
8 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger I forbindelse med revisionen har vi foretaget opfølgning af tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold, omtalt i tidligere revisionsberetninger. Endelig opfølgning af revisionsbemærkningerne foretages ved den afsluttende revision af årsregnskab 2008. 94
9 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkning: 9.1 Opfølgning, kontante ydelser, revalidering og sygedagpenge Vi har i sager vedrørende kontanthjælp konstateret, at der i sager, hvoraf det fremgår, at pågældende er syg, ikke i alle tilfælde er udarbejdet sygeopfølgningsplan eller vurdering af, om sygeopfølgningsplan burde udarbejdes. I sager vedr. kontanthjælp, aktivering/tilbud og revalidering er der i flere af de gennemgåede sager konstateret forsinket eller manglende systematisk opfølgning på individuelt kontaktforløb minimum hver 3. måned. På sygedagpengeområdet er det i flere af de gennemgåede sager konstateret, at opfølgning er foretaget lidt forsinket i forhold til bestemmelsen om opfølgning mindst hver 4. uge/8. uge. Hvis rettidig opfølgning ikke er dokumenteret i sagen, kan der ikke hjemtages refusion for den periode, hvor opfølgningen ikke er foretaget. Forvaltningen har endnu ikke udarbejdet forretningsgangsbeskrivelse for, hvorledes arbejdsgangen omkring omkontering skal finde sted. Vi skal henstille, at kommunen fremadrettet indfører forretningsgange, således at det sikres, at lovgivningen vedrørende opfølgning overholdes. Roskilde, den 15. april 2009 BDO Kommunernes Revision Nicolai Porslund 95