På disse sider beskrives processen for lokaleansøgning via Foreningsportalen. Ansøgningsprocessen kan beskrives kort med nedenstående punkter: Kladder udfyldes Ansøgning sendes afsted Behandles i diverse udvalg og godkendes Godkendte kladder returneres som bloktider Bloktider opsplittes til holdtider af foreningen Booking af tider gennemføres Ledige tider frigives Indhold Hvor finder jeg lokaleansøgningsskemaet?... 2 Hvad er bloktider?... 2 Hvordan gennemføres lokaleansøgningen?... 3 Regler... 3 Sæsonbookinger nuværende sæson... 3 Kladder nye ansøgninger... 4 1. Ansøg om samme tid... 5 2. Lav ny kladde... 6 Afsendte ansøgninger... 7 Bloktid opsplittes til holdtider... 9 Book direkte... 10 Udfør split... 10 Hvor kan jeg se hvad jeg har booket?... 12 Opdateret 5. februar 2017 Side 1 af 12
Hvor finder jeg lokaleansøgningsskemaet? I Foreningsportalen er alt digitaliseret og de gamle skemaer skal ikke bruges. Når du benytter dig af Foreningsportalen bliver ansøgningen tastet direkte ind og behandles herfra. Det er også her du kan se et overblik over jeres tildelte tider når fordelingen er gennemført. Når du er er logget på Foreningsportalen klikker du i menuen på Foreninger og vælger Ansøgninger- Lokale/Tilskud. Du får nu et overblik over hvilke ansøgninger der er aktuelle og hvilke krav der stilles. Øverst vælges der det gældende år, hvilket som udgangspunkt er udfyldt. Her 2017. Alle kravene skal opfyldes for at kunne søge om lokaler. De generelle Krav som skal være opfyldt ved lokaleansøgning er udfyldt af kommunen og er gældende indtil andet angives. Sæson krav skal opfyldes hver sæson af foreningen. Når man skal gennemføre lokaleansøgningen, er det et sæson krav at Erklæring om indhentelse af børneattest er godkendt i foreningen, ellers vil lokaleansøgningen ikke blive taget i betragtning. Se øvrige vejledninger i Guides og Links på Foreningsportalen. Hvad er bloktider? Bloktider er den måde man får tildelt tider på. De er opdelt i større og mindre blokke. Eksempel: For de store foreninger kan en bloktid være fra kl. 16.00-23.00 og for små foreninger kan en bloktid være det enkelte Opdateret 5. februar 2017 Side 2 af 12
holds tid man har søgt f.eks. kl. 16.00-17.00. Bloktiden er foreningens tid indtil man har opdelt/angivet hvordan tiden bruges af foreningens hold. Bloktid skal man altså opdele i de antal hold man har I tidsrummet. Når dette er gjort er tildelingen af lokalet gennemført og man kan benyttelokalet. De bloktider der ikke får tildelt et hold, bliver frigivet og kan bookes af andre (afhængig af lokale forhold). Bloktider er foreningens tildelte tider i lokalerne, men lokalerne må først benyttes når foreningen har angivet hvilke hold der bruger tiden. Hvordan gennemføres lokaleansøgningen? Under Sæson krav skal du klikke på linket ud for Registrer lokaleansøgninger. Vælg det aktuelle lokaleansøgnings år, her 2017. Herefter vises Ansøgningsperiode hvilket er den periode man tidligst/senest kan benytte lokalerne. Det oplyses automatisk hvilken forening og i hvilket navn du laver ansøgningen. Det er muligt at ændre navn, men ikke forening. Du kan nu vælge imellem de fire faner, markeret nedenfor. Regler Fanen Regler er en gentagelse af de krav som tidligere også er vist ved overblikket over ansøgningsmuligheder. Sæsonbookinger nuværende sæson I dette billede kan man se de bookinger man har i nuværende sæson, i de lokaler man kan søge for den kommende sæson. Til venstre for den grønne knap Søg og vis er angivet den periode man søger nuværende bookinger i. Man kan ændre perioden og søge igen, hvis man ønsker en anden eller begrænset periode. Opdateret 5. februar 2017 Side 3 af 12
Listen over bookinger der kommer frem viser følgende informationer: Sted er det sted som lokalet er placeret Ressource er det lokale man har booket Fra dato/til dato er første og sidste dato for bookingen Ugedag er hvilken ugedag bookingen falder på Fra/Til er start/slut tidspunktet på bookingen Person er hvilken person i foreningen der har foretaget bookingen Formål/aktivitet er information om bookingen (kan udfyldes) Hold er det holdnavn der er knyttet til bookingen Ordre er bookingens ordrenummer Ant er hvor mange gentagelser bookingen har imellem start/slut dato. Under det sidste punkt Ansøg er der denne grønne knap: Klikker du på denne knap, overføres den enkelte booking til det næste faneblad Kladder nye ansøgninger. Har din forening få ugentlige bookinger (op til ca. 5 bookinger) kan denne funktion med fordel benyttes. Når du har klikket på ansøg får du bekræftelse på at Kladder nye ansøgninger. og du kan nu skifte til fanen Kladder nye ansøgninger Dette er dit overblik over din lokaleansøgning. Det er her du laver din ansøgning af lokalerne og når kladderne er klar kan du sende dem. Senest 1. marts. Opdateret 5. februar 2017 Side 4 af 12
Informationerne i dette billede er næsten det samme som under Sæsonbookinger nuværende sæson. Nu er der blot tilføjet nogle nye informationer/muligheder, som bliver beskrevet senere. Der er to muligheder hvor på man kan vælge de lokaler man ønsker at søge. 1. Ansøge præcis de samme tider som man havde sidste sæson, ved at klikke på ansøg ud fra bookingen i Sæsonbookinger nuværende sæson. 2. Lave en ny kladde fra bunden. 1. Ansøg om samme tid Ønsker du at søge om de præcis samme tider som sidste sæson (anbefales hvis du har op til 5 tider om ugen), gør du som tidligere beskrevet under Sæsonbookinger nuværende sæson. Når dine tider er kommet i Kladder nye ansøgninger klikker du på ret ud for den enkelte linje og retter oplysningerne til, så det passer den kommende sæson. Følgende billede vil åbne op. Bemærk at du som minimum skal sikre dig at Fra dato/til dato er tilpasset de ønskede datoer. Opdateret 5. februar 2017 Side 5 af 12
2. Lav ny kladde Er det første gang du søger om lokaler eller søger du andre steder end du plejer skal du lave en ny kladde. Det er også en fordel for dig der søger om mange tider f.eks. til flere hold på en aften, at lave en ny kladde. Klik på den grønne knap Tilføj ny øverst i venstre hjørne: Nu åbnes et nyt vindue som skal udfyldes. Nedenfor vises først et billede af vinduet når du har klikke på Tilføj ny og endnu et billede af hvordan det kan udfyldes. Forening er automatisk udfyldt, og du skal kun ændre Person hvis det er en anden end dig der skal stå på bookingen. Når du har valgt Sted vil der under Ressource automatisk vises en liste over de lokaler du kan vælge imellem. Holdnavn skal ikke udfyldes hvis det er større bloktider man laver kladder på. Dato fra/til er første og sidste træningsdag, som udgangspunkt vises hele sæsonen, men hvis man starter senere eller slutter tidligere, skal det rettes her. Husk at udfyld start/slut tid og ugedag. Bemærkning kan bruges til kort bemærkning om den tid man søger. Ungdom/senior udfyldes hvis man på nuværende tidspunkt kender til det, ellers vælges Blandet. Når kladden er tastet færdig vil den fremgå på oversigten Kladder nye ansøgninger. Opdateret 5. februar 2017 Side 6 af 12
Når man er har lavet sine kladder kan man rette ( ) dem, slette ( ) dem eller sende ( ) dem afsted som en ansøgning. Når du sender din ansøgning, sendes der en mail afsted til kommunen med standard tekst med indholdet på din ansøgning. Det er her muligt at skrive en ekstra besked som sendes med. Ønsker du selv at modtage bekræftelsen på din e-mail, skal du markerer Send kopi til mig selv. Nu har du sendt din ansøgning og den flyttes fra Kladder nye ansøgninger til Afsendte ansøgninger. Afsendte ansøgninger Dine ansøgninger er sendt til behandling og på denne side kan du følge status på dine ansøgninger. Statuskoderne er angivet øverst på siden. Opdateret 5. februar 2017 Side 7 af 12
Fortryder du en ansøgning inden deadline, kan du klikke på knappen Ret ( ) og den enkelte linje vil straks blive flyttet tilbage som kladde ( ) og du kan rette den igen under Kladder nye ansøgninger. Husk at send den igen, da det kun er ansøgninger i fanebladet Afsendte ansøgninger der bliver behandlet. Nu har du gennemført lokaleansøgningen. I de følgende afsnit ser du hvordan du, når fordelingen har fundet sted, bekræfter og booker dine tider. Opdateret 5. februar 2017 Side 8 af 12
Bloktid opsplittes til holdtider Når tiderne er behandlet og godkendt kan du som forening nu se at status er ændret til X=Accepteret. Dette betyder at nu er det muligt at udføre hold-opsplitning og booking af bloktiden. Oplever du at din ansøgning får en anden status, vil du blive kontaktet af det udvalg som har foretaget fordeling, med en forklaring herpå. Når du skal gennemfører bookingen af din bloktid klikker du på den grønne knap Nu vises en ny fane Opdel bloktid. I øverste del kan du se hvilken bloktid du er ved at opsplitte. Dvs. den tid du har fået tildelt, her mandage kl. 16.00 22.00 i Bakkegårdshallen. Du kan nu vælge imellem Udfør split eller Book direkte. Opdateret 5. februar 2017 Side 9 af 12
Book direkte Er denne tildelte bloktid kun et hold og står det korrekt oplyst i øverste del kan du vælge at booke direkte. Dermed bookes den med det samme og du har nu fået tildelt det ønskede lokale. Hvis man er i tvivl benyttes Udfør split. Udfør split Det mest brugte er Udfør split og det er også denne måde du anbefales at bruge. Til venstre for knappen Udfør split er angivet i hvor mange minutter bloktiden i alt består af. Her 360 minutter. Og hvor mange hold man ønsker at splitte tiden op i, her 6 hold. Du redigerer antallet af hold til det der passer med din ønskede opsplitning. Her er valgt 6 hold og når du klikker på Udfør split opdeles bloktiden 16.00-22.00 til 6 hold af hver 1 times varighed. Disse hold vises i nederste del. Du kan Afbryd og vent med booking, hvis du er i tvivl opdelingen, da den gemmer nuværende opsplitning. Du kan også vælge at Annuller split og starte forfra hvis der f.eks. hellere skulle være 4 hold af 1½ times varighed. Benytter du ikke hele den tildelte bloktid skal du rette dine opsplittede holdtider, således at der ikke er noget hold på den ubrugte tid. Du retter de enkelte hold ved at klikke på Ret ( ). Her skal du tilpasse Holdnavn, start/slut dato, samt tid, hvis opsplitningen ikke var helt præcis (se billede nedenfor). Tiderne kan kun ændres inden for den tildelte bloktid. Dvs. Et hold kl. 15.30-17.00 vil ikke blive accepteret i en tildelt bloktid kl. 16.00-22.00. Opdateret 5. februar 2017 Side 10 af 12
Hvis det ønskes, er det muligt at tilføje ekstra personer på holdtiderne/bookingerne, således at der er flere personer der kan få besked når der aflyses, eller flere personer der kan logge på Foreningsportalen og se sine hold. Dette er udover den primære person som allerede står på holdtiden/bookingen. Du klikker på den blå knap ( ) og et nyt vindue åbnes. Her kan du klikke på Tilføje ny og vælge imellem de personer som du allerede har oprettet i din forening. Er personen ikke oprettet i foreningen, skal du klikke OK og herefter Afbryd og vent med booking. Så kan du gå ind i din forenings oplysninger og oprette personen. Se Vejledning i Opdatering af foreningsoplysninger. Når du er færdig med at tilpasse dine opsplittede holdtider, gennemføres bookingen ved at klikke på Book. Hvis der er undtagelser i den periode der bookes (f.eks. lukkedage pga. skoleferie), vil den oplyse hvor mange undtagelser der er i alt for det samlede antal bookinger. Tilbage i oversigten Afsendte ansøgninger ses nu den gennemførte opsplitning som er blevet til bookinger. Her blev bloktiden kl. 16.00 22.00 opdelt i 4 holdtider á 1½ time. Opdateret 5. februar 2017 Side 11 af 12
Hvor kan jeg se hvad jeg har booket? Bookingen kan nu ses på to måder. Den nemmeste er at vælge Kalender under menupunktet Booking. Herefter finder du stedet samt lokalet. Angiv også en dato og klik på Søg. Der vises nu dette ugeskema. Er bloktiden farvet betyder det at bookingen er gennemført. Er bloktiden grå betyder det at den endnu ikke er opsplittet. Den anden måde at finde bookingen på, er at vælge Søg bookinger under menupunktet Booking. Herefter gør du på samme måde som ovenfor og bookingerne bliver nu vist på en liste. Klikker du på knappen yderst til højre på bookinglinjen ( ), kan du se hvilke oplysninger der er på bookingen. Herunder hvilke undtagelser (f.eks. lukkedage) hvor du ikke kan gennemfører din booking. Se vejledninger på Foreningsportalen for yderligere hjælp. Opdateret 5. februar 2017 Side 12 af 12