REFERAT Referat af Frivilligrådsmøde d. 1. marts 2018 9. marts 2018 Dato: 1. marts 2018 Tid: 15:00 18:00 Sted: Røde Kors Hovedstaden, Nordre Fasanvej 224, 2200 Kbh. N Mødedeltagere: Robert Olsen, formand, Kofoeds Skole Lise Poulsen, Muhabet Pernille Scheel, Røde Kors Hovedstaden Jan Bredde Andersen, Nabo Østerbro Sagsnr. 2018-0000605 Dokumentnr. 2018-0000605-5 Sagsbehandler Nanna Bjørnbak Christoffersen Fra sekretariatet: Thomas Land Christiansen, Socialforvaltningen Lasse Hammer Holm, Socialforvaltningen Nanna Bjørnbak Christoffersen, Socialforvaltningen Dagsorden Tid og dagsordenspunkt Emne Ansvarlig Ad 1) ca. 5 minutter Velkomst, godkendelse af dagsorden, referat fra sidste møde. Robert Olsen Ad 2) ca. 10 minutter Bilag 1a referat fra sidste rådsmøde Orienteringer med mulighed for korte drøftelser Orienteringer sekretariatet ved Status på forsikring af frivillige Rådet sendte en henvendelse til Socialborgmester Jesper Christensen i 2017 om forsikring af frivillige. Han bad Socialforvaltningen undersøge muligheder. Rådet for en foreløbig orientering om mulighederne for forsikring af frivillige. Orientering om det nationale Frivilligråd Orientering om regeringens Center for Politik - Bernstorffsgade Bernstorffsgade 17 1577 København V EAN nummer 5798009683052
civilsamfundsstrategi Orientering om nye tildelingskriterier for puljen til grundfinansiering af Frivilligcentrene for 2018 Bilag 2a notat om det nationale Frivilligråd 2b notat om regeringens civilsamfundsstrategi 2c notat om nye tildelingskriterier for grundfinansiering af frivilligcentre i 2018 Ad 3) ca. 1 time Drøftelse af kriterier for uddeling af 18 midler Rådssekretariatet indstiller, - At rådet drøfte, hvordan det bedst muligt kan styrke uddelingen af 18 midler fremover. Lea Ravn-Mortensen fra Socialforvaltningens 18-teamet fortæller, hvordan 18-midlerne uddeles og Frivilligrådets muligheder for at påvirke processen og uddelingskriterierne. Drøftelse ved 18 teamet og sekretariatet Rådssekretariatet præsenterer de frivillige foreningernes tilbagemeldinger om 18- kriterierne. Fælles drøftelse af hvordan Frivilligrådets kan bidrage til at styrke uddelingen af 18 midler. Fælles drøftelse af kriterierne og tilbagemelding til Socialudvalget. Rådet kan evt. vælge at nedsætte en arbejdsgruppe, der arbejder videre på baggrund af rådets drøftelse. Bilag: 3a Oplæg om fordeling af 18 midler 3b Oversigt over fordeling af 18 midler 2018 Side 2 af 11
Ad 4) ca. 15 minutter Drøftelse af årsberetning for 2017 Rådssekretariatet indstiller, - At Frivilligrådet drøfter sekretariatets udkast til årsberetning. Drøftelse Sekretariatet har skrevet et udkast til årsberetning, som rådet skal drøfte og kommentere. På baggrund af rådets tilbagemelding vil sekretariatet færdiggøre årsberetning med henblik på skriftlig godkendelse af den endelige version i løbet af marts 2017. Bilag: 4a. Udkast til årsberetning Ad 5) ca. 30 minutter Prioritering af indsatsområder Rådssekretariatet indstiller, - At Frivilligrådet drøfter, hvilke aktiviteter, Frivilligrådet skal prioriteres i 2018. - At Frilligrådet godkender forslag til årshjul for 2018. Fælles drøftelse Sekretariatet har lavet en oversigt over emner, der har været nævnt eller drøftet i frivilligrådet i løbet af 2017. Sekretariatet har lavet et forslag til årshjul for 2018 med centrale datoer for frivilligrådet i 2018. Bilag: 5a. Notat med oversigt over, hvad rådet hidtil har nævnt. 5b. Forslag til årshjul for 2018 Side 3 af 11
Ad 6) ca. 20 minutter Økonomi Rådssekretariatet indstiller, - At Frivilligrådet drøfter, hvordan de afsatte aktivitetsmidler ønskes prioriteret i 2018. Orientering ved sekretariatet og fælles drøftelse Rådet har et aktivitetsbudget på 100.000 kr. om året. I 2017 brugte rådet omkring 11.500 kr. af de afsatte midler. De overskydende midler kan ikke overføres til efterfølgende år og rådet kan derfor ikke længere disponere over disse. Rådssekretariatet foreslår, at der udarbejdes et budget for rådets midler til aktiviteter. På baggrund af rådets drøftelse vil sekretariatet lave et forslag til budget som rådet kan godkende skriftligt i marts 2017. Rådet kan eksempelvis vælge at bruge midlerne til: - Frivilligpris(er), eksempelvis i forbindelse med frivillig fredag. - Oplysningsarbejde - Arrangementer - Mødeforplejning - Oplægsholdere i forbindelse med rådsmøder Pba. af rådets drøftelse vil sekretariatet udarbejde et forslag til brug af rådets midler, som rådets medlemmer kan godkende (skriftlig proces). Ad 7) ca. 10 minutter Bilag 6a. forbrug 2017 Opfølgning på budgetdrøftelse Rådssekretariatet indstiller, - At frivilligrådet tager orientering om budgetdrøftelser i februar 2018 til Orientering ved Robert Olsen og sekretariatet Side 4 af 11
efterretning Frivilligrådet er blevet inviteret til at komme med input i forbindelse med budgetprocessen for budget 2019. Rådet er blevet inviteret til et formøde, hvor Socialforvaltningens Kontor for Økonomi og Byggeri den 20. februar gennemgik det foreløbige budgetmateriale. Derudover er rådet blevet inviteret til møde med Socialudvalget om budget 2019. Endelig har rådet fået mulighed for skriftligt at kommentere budgetmaterialet. Frivilligrådet får, under dette punkt, en orientering om den hidtidige proces, og den tilbagemelding Socialudvalget fik fra rådets formand. Ad 8) ca. 5 minutter Afrunding og opsamling Afrunding og opsamling af dagens møde og evt. forslag til dagsordensemner til næste møde i Rådet. Opsamling ved Robert Olsen Ad1) Dagsorden og referat godkendes Ad2) Sekretariatet orienterer Rådet om status på forsikringssagen. Sekretariatet har haft et møde med KK-forsikring for at finde ud af, hvordan en mulig model for forsikringen af frivillige kunne se ud, og hvordan processen kunne være. Det er blevet vurderet, at hvis der skal gås videre med det, skal det først undersøges, hvad de andre forvaltningers behov er ift. at lave en tværgående forsikringsordning. Den 21. marts er der et møde mellem arbejdsskadesekretariatet og KK-forsikring hvor den videre proces skal drøftes og det vil blive besluttet hvilke tværgående forvaltningsnetværk, der skal kontaktes. De andre forvaltningers behovsvurdering afgør, om det er hele kommunen der indgår i en forsikringsordning, eller om det blot bliver Socialforvaltningen. Umiddelbart ser det ikke ud til, at det vil være problematisk at få ført igennem i Socialudvalget, men først skal det klarlægges, hvorvidt de andre forvaltninger vil være en del af samarbejdet. Sekretariatet oplyser, at der kun er tale om den gruppe af frivillige med tilknytning til Københavns Kommune, der ikke i Side 5 af 11
forvejen er forsikrede og som ikke er medlem af en frivillig forening. Det er kun ca. 5-10 % af alle frivillige, der er frivillige uden for en forening, og deraf skal det vurderes, hvem af dem, der laver frivilligt arbejde, og hvem der yder en frivillig indsats - det er de sidstnævnte, der skal forsikres. Når det er blevet afklaret, om de andre forvaltninger vil indgå i en samlet forsikringsordning, kan Frivilligrådet arbejde videre enten med at få sagen ført igennem i Socialforvaltningen eller på tværs af forvaltninger. Frivilligrådet afventer altså, om de andre forvaltninger vil være med. Den 14. marts leveres et notat om den igangværende proces for forsikring af frivillige til Socialudvalgets budgetdrøftelse. Rådsmedlemmerne bliver spurgt om, hvorvidt de har kommentarer eller spørgsmål til notaterne om det Nationale Frivilligråd, grundfinansiering af Frivilligcentrene for 2018 eller regeringens civilsamfundsstrategi. Robert orienterer om, at der i forhold til grundfinansieringen af Frivilligcentrene er blevet stillet flere krav til dokumentation, og Frivilligcentrene skal til at arbejde med at lave strategier, og der er flere krav og kriterier til bestyrelserne. Desuden lægges der op til, at man på alle frivilligcentre laver større interne evalueringer. Ad3) Sekretariatet oplyser om de nuværende 18-uddelingskriterier og den kommende proces hen i mod Socialudvalgets beslutning i maj om, hvordan kriterierne for uddelingen for 2019 skal være. Socialudvalget skal have en drøftelse i løbet af foråret, inden de skal vedtage de nye 18-uddelingskriterier. Frivilligrådet vil på dette rådsmøde drøfte 18 for at få indflydelse på Socialudvalgets beslutninger ang. 18- uddelingen drøftelsen skal altså munde ud i en anbefaling fra Frivilligrådet til Socialudvalgets møde om 18 i foråret. Rådet spørger til, hvilke erfaringer der er med at fordele så små beløb ud til så mange altså kan projekterne batte af noget med så lille en bevilling, eller ser man, at det vokser op og bliver et velfungerende projekt? 18-teamet fortæller, at de har erfaringer med begge dele altså foreninger med mindre bevillinger, som det er gået rigtig godt med, mens der er andre, man ikke hører fra igen. Der er også dilemmaet i at støtte foreninger, som er store og har gode chancer for at få fondspenge andre steder fra. Det er også et dilemma ift., at nogle foreninger søger meget mere, end de reelt har brug for. Side 6 af 11
Det konstateres, at uddelingen af 18-midler uddeles i overensstemmelse med Socialstrategien, og at det giver god mening og naturligvis må forblive sådan. Rådet starter drøftelsen af 18-uddelingskriterierne. Tidligere har det været nævnt til et Frivilligrådsmøde, at ansøgningerne for 18 ligger meget sent så der er et fælles ønske om, at puljen åbner og lukker tidligere, eksempelvis inden sommerferien, så foreningerne bedre kan planlægge økonomien for året efter. Et modargument er, at nogle ting spirer frem tættere på det nye år og at man i så fald ikke ville kunne få igangsat projektet før året efter. Det foreslås, at alle projekter over 100.000 kr. skal søge inden eksempelvis 1. maj og de mindre projekter efter 1. oktober. Lokaludvalg Østerbro har eksempelvis noget, der hedder strakspuljen, som gør, at pengene kan komme i spil og projekterne kan komme i gang med det samme. Der bliver spurgt til lokaludvalgene og muligheden for at lægge lokaludvalgenes puljepenge sammen med 18-puljen. For at kunne tage stilling til det, må man have en større viden om, hvordan pengene bliver brugt i lokaludvalgene. Hvilke forskelle er der på 18-uddelingens formål og lokaludvalgenes formål? Det har været politisk drøftet tidligere, at pengene bevilliget til lokaludvalgene kunne overgå til 18-puljen. Omvendt kan man argumentere for, at lokaludvalgene bedre kan gennemskue og spotte projektmageri. Argumentet i sin tid for lokaludvalg var, at der var behov for nærdemokrati og udvalg, der havde reel indflydelse. Pengene går til lokale aktiviteter ikke nødvendigvis til frivillige aktiviteter. Sekretariatet undersøger, hvor mange penge lokaludvalgene har, og hvilke kriterier de fordeles ud fra og om de går til sociale formål og civilsamfundsaktiviteter. Der er en pointe i, at det ikke er projektmagere, der får penge, men i stedet NGO er. Det er en drøftelse, man har i lokaludvalgene, fordi projektmagerne har mulighed for at gå fra lokaludvalg til lokaludvalg for at få deres projekt ført ud i livet. Der skal være fokus på, at pengene ikke går til projektmagere. Omvendt bliver det påpeget, at nogle større projekter er startet som projektmageri. Der bliver spurgt til, hvordan geografien overvejes i 18-uddelingen om man sikrer sig, at indsatserne er spredt rundt i byen? 18-teamet fortæller, at der bliver taget højde for geografi i uddelingen af 18-midler. Side 7 af 11
Lise savner en definition af samskabelse vs. partnerskaber. I Socialstrategien vil det fremgå, hvordan samskabelse/samarbejde vil blive prioriteret og defineret de næste fire år. Der er en udfordring i at sikre, at samskabelsesprojekterne leder til egentlige velfungerende samarbejder. Det påpeges, at det efterspørgselsdrevne nogen gange savnes. Hvis udgangspunktet fra samskabelse i stedet var, at kommunen identificerede nogle områder, hvor de havde brug for at få mobiliseret noget frivillighed, så kunne det muligvis udmunde sig i nogle mere vellykkede og velfungerende samarbejdsprojekter. Pernille nævner, at man i vurderingen af 18 mangler en form for behovsvurdering og en undersøgelse af, om andre laver et tilsvarende stykke arbejde for en tilsvarende målgruppe. 18-teamet fortæller, at der i uddelingen tages højde for, om der er tilsvarende tilbud i kommunen. Pernille foreslår desuden, at man i 18- ansøgningsskemaet opgiver, hvor mange timer frivilligt arbejde, der er i projektet, og ikke kun antallet af frivillige. Det er for nemt at skrive, at der er 500 frivillige tilknyttet et projekt, det siger ikke meget om volumen i det frivillige arbejde. Frivilligrådet bemærker, at det er en god idé at se på de store projekter og undersøge muligheden for en varig finansiering frem for gentagende store 18-bevillinger. Man bør have en procedure, hvor de, der har fået en stor bevilling flere år i træk, får en permanentgørelse af deres bevilling. Således bliver flere projekter flyttet over i det varige/permanente, og så kan 18-midler fokusere på nyere projekter. Ad4) Sekretariatet fortæller, hvordan årsberetningen er bygget op. Rådsmedlemmerne opfordres til at give kommentarer på årsberetningen inden mandag d. 5. marts. Sekretariatet skriver ud til de fraværende rådsmedlemmer. Ad5) Rådet drøfter prioritering af Frivilligrådets indsatsområder for 2018. Det er en mulighed at have temaer på rådsmøderne. I forhold til et møde med Socialudvalget foreslår sekretariatet at lægge det i august med mulighed for at få indflydelse på Budget 2019. Alternativt kunne man lægge et møde med Socialudvalget i slutningen af året. Det besluttes at lægge op til at møde med Socialudvalget i august. Arbejdet med forsikring af frivillige fortsætter jf. tidligere orientering. Side 8 af 11
Mødet i maj kan bl.a. bruges på at drøfte muligheden for en frivilligpris. Sekretariatet fortæller, at Socialudvalget allerede nu er åbne for inputs til Socialstrategien. Frivilligrådet vil få Socialstrategien til høring engang efter deres møde den 25. april. Lige nu er processen den, at Socialudvalget er ude lokalt for at hente inspiration, men der er ikke lagt op til en inddragelse af kommunens råd udover høringen. Det foreslås, at Frivilligrådsmødet i maj rykkes til tidligere på måneden, således Rådet kan nå at drøfte høringen af Socialstrategien. Det undersøger sekretariatet muligheden for. Sagen om dialog med det Nationale Frivilligråd udsættes til næste år, da rådet er helt nyt og desuden skal flytte. Hvad angår undersøgelsen af frivillighed i København kontakter sekretariatet Center for Frivillighed i Odense, som netop undersøger frivillighed og tallene skal præsenteres på et Frivilligrådsmøde. Angående lokaler fortæller Pernille, at der er et bookingsystem, hvor foreninger og organisationer kan booke kommunens lokaler om aftenen. Det vurderes derfor, at det ikke er en sag, Frivilligrådet skal gå videre med på nuværende tidspunkt. Herefter drøftes punktet, der omhandler ønsket om en kulturændring i kommunens forståelse af, hvad frivillighed kan gøre og bringe. Det er tidligere blevet foreslået at mødes med de tre frivillighedskoordinatorer i kommunen. Sekretariatet inviterer frivillighedskoordinatorerne til mødet i maj for at høre, hvordan de arbejder med civilsamfundsinddragelse. Rådet drøfter mulighed for at have indflydelse på MUS-samtalerne med kommunens medarbejdere. MUS-samtalerne er nemlig en mulighed for at se på, hvordan den enkelte medarbejder inddrager civilsamfundet i de problemstillinger, der arbejdes med, og hvordan dette kan gøres i endnu højere grad. Det er et konkret forslag til at ændre kommunens brug og inddragelse af civilsamfundet. Sekretariatet identificerer, hvem der laver MUSsamtaler, og så vil Robert gerne skrive en mail til dem. Det besluttes, at Rådet på mødet i august diskuterer muligheden for at lave et katalog med eksempler på gode samarbejder om frivillighed. Rådet beslutter at tale med Gitte Frydensbjerg om punktet Frivillig Faglighed og overvejer muligheden for at udarbejde et skriv om frivillig faglighed. Side 9 af 11
Frivilligrådet ønsker at drøfte begrebet brugerfrivillighed på et fremtidigt møde eventuelt med supplement fra litteratur eller oplægsholder. Der argumenteres for, at udtrykket kan virke stigmatiserende. Pernille fortæller, at der mangler et fælles frivillighedskatalog om, hvad de forskellige foreninger og organisationer kan og bidrager med. Man kunne arbejde med at lave en digital oversigt over, hvem der kan hvad, som kan være nyttig for medarbejdere med borgerkontakt i Socialforvaltningen. Kataloget vil gøre det lettere for medarbejderne at navigere rundt i de forskellige foreninger og organisationer på det sociale område. Det skulle være et online, digitalt katalog, der løbende kan opdateres. Endeligt drøftes sagen om hvem der kan tiltræde som nyt medlem af Frivilligrådet, efter at Hjernesagen trådte ud af Rådet i maj 2017. Det foreslås at evaluere Frivilligrådets arbejde i slutningen af 2018 for bedre at kunne vurdere, hvilke organisationer/foreninger der bør indstilles til de resterende år i denne periode. På mødet i august skal sagen kort drøftes igen for at høre, om nogen af de, der ikke er til stede, har forslag til nye foreninger/organisationer. Ad6) Frivilligrådet diskuterer muligheden for at lave en frivillighedspris i anledning af Frivillig Fredag det kunne eksempelvis være en pris på 10.000 kr. til en forening. Kriterier og så videre behandles på mødet i maj. Sekretariatet laver et oplæg til det til mødet i maj. En prioritet for Frivilligrådet er, at medarbejderne i Socialforvaltningen er mere orienteret mod civilsamfundet. Det foreslås at ansætte en studentermedhjælper til at lave hjemmeside med frivillighedsguide/-katalog jf. tidligere drøftelse. Sekretariatet undersøger, hvad der sker i Socialforvaltningen og i frivilligcentrene, som relaterer sig til en frivillighedsguide/-katalog. Det foreslås at arrangere et oplæg for medarbejdere i kommunen om civilsamfundsinddragelse sekretariatet undersøger mulighederne. Det kunne være en konference i efteråret med kommunale medarbejdere og tillidsfolk som målgruppe. Konferencen skulle handle om civilsamfundsinddragelse og have fokus på, at medarbejderne kan henvises til frivillige initiativer for at forbedre borgerens livsvilkår. Pernille nævner ABC-metoden (mentalt Side 10 af 11
sundhedsfremmende tiltag) ved at få mennesker til at indgå i noget aktivt og være en del af et fællesskab måles det, at de har det væsentligt bedre. Ad7) Robert fortæller om budgetmødet den 27. februar. Det vigtigste fokuspunkt fra Frivilligrådets side var, at budgettet kunne kobles tættere til civilsamfundet, da mange tiltag i budgettet har betydning for civilsamfundet et budget med og for københavnerne. Ad8) Mødet rundes af. Side 11 af 11