Egedal Kommune Regler og retningslinjer Regler for tjenestefrihed med løn, anden tjenestefrihed uden løn, gaver, jubilæer, receptioner, fortæring mv. Gældende pr. 1.1.2018 Formål: Formålet med regelsættet er, at der for medarbejdere og ledere sker en afklaring af hvornår og i hvilke situationer, der kan ydes tjenestefrihed med løn, receptioner, samt gives gaver og blomster finansieret af kommunale midler. Regelsættet skal således sikre, at der indenfor de beskrevne rammer sker en ensartet praksis i Egedal Kommune på et acceptabelt økonomisk niveau, men også tillade at den rammeansvarlige leder kan skønne og beslutte, der hvor det er beskrevet. Den 30.08.2017 Sagsnummer 08/14758 Sagsbehandler Personale og Forhandling, Center for Administrativ Service, BBE. Hvor der nedenfor står leder, betyder dette den rammeansvarlige leder, eller en af den rammeansvarlige leder bemyndiget personaleansvarlige leder. Hvis en rammeansvarlige leder bemyndiger personaleansvarlige ledere, skal der samtidigt ske afklaring af de økonomiske rammer, hvis disse indeholder et ledelsesmæssigt skøn. med/uden løn: For alle nedenstående bestemmelser om tjenestefrihed med eller uden løn mv. gælder, at såfremt centrale aftaler, overenskomsten angiver noget andet, skal disse følges. Når en medarbejder jf. reglerne skal have/ønsker at søge tjenestefrihed med løn eller ønsker anden tjenestefrihed uden løn ift. nedenstående begivenheder, skal leder inddrages så snart medarbejderen ved besked. Al tjenestefrihed med løn eller med løntræk jf. nedenfor skal indberettes i SD med angivelse af årsag, skriftlige ansøgninger og svar arkiveres på personalesagen. Gaver, blomster mv.: Alle nedennævnte gaver, blomster, receptioners omfang og afvikling, iværksættes af leder, og finansieres indenfor enhedens rammer. Dvs. at det alene er lederen for den enhed hvor medarbejderen er ansat, der må give en kommunalt finansieret gave til f.eks. en jubilar eller en afgående medarbejder, hvis andre ønsker at give gaver/blomster ved anledningen, kan dette alene ske ved egen-finansiering eller indsamlede midler, ikke via kommunale midler. Der må ikke gives yderligere gaver udover nedenstående for kommunale midler. Optjening af jubilæumsanciennitet: Jubilæumsanciennitet optjenes ved sammenlagt beskæftigelse på månedsløn i Egedal Kommune..
I beregningen af jubilæumsanciennitet tæller: Al beskæftigelse ved Egedal Kommune på månedsløn, uanset at ansættelsesforhold i en eller flere perioder har været afbrudt. Ansættelse på timeløn medgår ikke i optjeningen af jubilæumsanciennitet Overført jubilæumsanciennitet for ansatte, der i 2007 blev overført til Egedal Kommune, fra henholdsvis Ølstykke Kommune, Stenløse Kommune, Ledøje Smørum Kommune, Frederiksborg Amt eller Københavns Amt. Hvis lønmodtageren i en periode har været ansat i løntilskud, flexjob eller anden form for job/beskæftigelse på månedsløn. Dokumentation søges frembragt i lønsystem og personalesag, hvis dette ikke er muligt er den ansatte selv ansvarlig for at fremskaffe dokumentationen, for at denne kan medtælles i jubilæumsancienniteten. Receptioner: Leder beslutter omfang og indhold af receptioner for medarbejdere, der fejrer jubilæum, fratræder på pension m.v.. Niveauet for receptionen vurderes af lederen ift. medarbejderens funktion, relationer, ansættelsesanciennitet mv. De kommunalt finansierede receptioner skal afholdes på et præsentabelt og rimeligt økonomisk niveau, i kommunale lokaler. Medarbejderens ønsker til receptionen og hvilke gæster der inviteres, inddrages i det omfang lederen finder det muligt. Tidspunktet for receptioner skal forsøges afholdt i forbindelse med slutningen af arbejdsdagen, således at der anvendes mindst mulig arbejdstid for deltagende medarbejdere og ledere. Øvrige personaleansvarlige ledere skal påse, i hvilket omfang der anvendes arbejdstid for deltagende medarbejdere i receptionen, hvis disse alene er gæster uden arbejdsmæssige opgaver ved receptionen. Anden fortæring til medarbejdere mv. Der er for Rådhuset og Sundhedscentret retningslinjer for, hvornår der via kantinen kan bestilles kaffe mv til møder, se blanket på Egenettet. Leder kan herudover med konkrete begrundelser beslutte, at der kan ske fortæring ved særlige anledninger, f.eks. i forbindelse overarbejde, særlige spidsbelastninger i teams mv. Her skal lederen altid attestere hvad anledningen er, og hvilke medarbejdere fortæringen omfattede. Fortæringen må alene ske på et rimeligt niveau og med begrundelse. Der må ikke for kommunale midler indkøbes fortæring til almindelige personalemøder, teammøder mv, Der må ligeledes ikke indkøbes fornødenheder for kommunale midler som f.eks. slik, kager, chokolade, sodavand, aviser mv. hvis anledningen ikke kan specifikt begrundes jf. ovenfor. Leder har indenfor eget budget mulighed for at iværksætte en frugtordning og kaffe/the-ordning for medarbejderne. Jul, påske mv.: Der gives alene tilskud til julefrokoster jf. direktionens årlige udmelding herom, og der må ikke ydes yderligere tilskud til julefrokoster, julegaver, eller sæson-gaver til medarbejdere f.eks. i forbindelse med jul, nytår, påske etc., gaver, blomster mv.: med løn uden løn Glædelige begivenheder Eget bryllup På dagen. Gaver, blomster mv.: (se side 1) side 2 af 7
Andre glædelige begivenheder: eget sølv og guldbryllup, forældres sølv- og guldbryllup, børns bryllup, egen rund fødselsdag (50,60,70 år) Andre glædelige begivenheder i nærmeste familie*, eksempelvis deltagelse i børns afsluttende eksamener andre mærkedage i nærmeste familie. *Ved nærmeste familie forstås: Ægtefælle/samlever, egne og ægtefælles/samlevers børn, børnebørn, søskende, forældre. Fødsel: ægtefælle/samlevers nedkomst Sørgelige begivenheder: Nærmeste families* alvorlige sygdom *Ved nærmeste familie se ovenfor. Dødsfald i nærmeste familie* * se ovenfor Begravelse i nærmeste familie* og nære slægtninge** Medarbejderen kan i god tid ønske at bruge ferie, seniordag, mulig fleks/afspadsering, eller frihed med løntræk, ønsket skal imødekommes af leder. Medarbejderen kan i god tid ønske at bruge ferie, seniordag, mulig fleks/afspadsering, eller frihed med løntræk, ønsket skal i videst muligt omfang imødekommes af leder. På dagen Efter behov, dog max. 1 uge efter leders vurdering Der henvises i øvrigt til Aftale om fravær af familiemæssige årsager. På dagen eller dagen efter. På dagen. *Ved nærmeste familie se ovenfor **Ved nære slægtninge forstås: Svigerforældre, bedsteforældre og søskendes ægtefælle. Lederen kan i en konkret situation vurdere, at andre kan betragtes som nære slægtninge. Bisættelse i nærmeste familie* og nære slægtninge** samt efterfølgende urnenedsættelse */ ** se ovenfor Eventuelle nødvendige rejsedage i forbindelse På dagen, i alt 1 dag, som kan opdeles i 2 x ½ dag) med løn uden løn Medarbejderen kan i bedst mulig tid ønske Gaver, blomster mv.: (se side 1) side 3 af 7
medbegravelse/bisættelse af nærmeste familie og nære slægtninge. Medarbejders egen alvorlig og længerevarende sygdom (Løn under sygdom jf. regler) at bruge ferie, seniordag, mulig fleks/afspadsering, eller frihed med løntræk, ønsket skal imødekommes af leder Fastansat månedslønnet medarbejders alvorlig og længerevarende sygdom (over 14 dage eller hospitalsindlæggelse) efter leders vurdering: Blomsterhilsen, kort og udbringning: ca. 350 kr. Medarbejders dødsfald Nærmeste kolleger og leder kan i arbejdstiden deltage i bisættelsen/ begravelsen efter familiens ønske og leders vurdering. Fastansat månedslønnet medarbejders dødsfald efter leders vurdering: Bårebuket, kort, evt. udbringning ca. 500 kr. Tjenstlige mærkedage: Ny medarbejder, der ansættes i fast månedslønnet stilling Eventuelt fælles morgenmad i nærmeste team/afdeling efter leders vurdering, Blomst ca. 150 kr. Fastansat månedslønnet ansat som færdiggør/dimitterer længerevarende samlet uddannelse på kommunom/diplom/masterniv eau, hvor uddannelsen er bevilget og finansieret af Egedal Kommune Elever, der har Egedal Kommune som hoveduddannelsessted og færdiguddannes herfra. (f.eks. kontorelever, social- og sundhedshjælperelever m.fl.). Bestemmelsen vedr. elever gælder ikke for elever/praktikanter/studerend e, som er i kortere praktik i kommunen (3 og 6 måneders praktikker og lignende). Fastansat månedslønnede medarbejdere, der pensioneres/overgår til Blomst med kort, ca. 200 kr. Blomst med kort ca. 200 kr. Gave for ca. 200 kr. Reception (fælles for flere elever) med løn uden løn Gaver, blomster mv.: (se side 1) Den kommende pensionist/efterlønner modtager på dagen: side 4 af 7
efterløn. Blomst med kort ca. 200 kr. Gave for ca. 300 kr. Reception Jubilæum 25, 40 og 50 år (jubilæumsanciennitet se ovenfor) På dagen (eller den dag der festligholdes) Blomst ca. 200 kr. Gave 1000 kr. Jubilæumsgratiale: 8000 kr. Afholdelse af reception. Ved 40 år kan der for visse medarbejdere ske indstilling via leder til Dronnings fortjenstmedalje, efter jubilarens ønske. Der må beregnes 9 måneders sagsbehandlingstid fra hoffet. Overrækkelsen af medaljen sker af borgmesteren. (se nærmere beskrivelse på Egenettet). Akademikere/ledere over løntrin 47 kan ikke indstilles. Anden tjenestefrihed med løn: Læge- og tandlægebesøg samt behandlingsforløb: med løn Der gives frihed med løn, hvis der i arbejdstiden opstår akut behov for læge- eller tandlægekonsultation. En sådan konsultation sidestilles i Funktionærloven med akut sygdom. Regelmæssige og øvrige planlagte læge-, tandlægekonsultationer og behandlingsforløb betragtes derimod ikke som sygdom, med mindre medarbejderen samtidig er sygemeldt. Der er derfor ikke efter Funktionærloven krav på frihed med løn til sådanne konsultationer/behandlinger. Medarbejderen skal under alle omstændigheder forsøge at lægge alle regelmæssige og øvrige planlagte læge-, tandlægekonsultationer og øvrige behandlingsforløb uden for normal arbejdstid. Hvis det især i et længerevarende lægeordineret behandlingsforløb ved autoriserede sundhedspersoner - ikke er muligt at lægge alle behandlinger uden for normal arbejdstid, kan nødvendig tjenestefri med løn i enkeltstående tilfælde gives efter individuel aftale med nærmeste leder. Ved misbrug kan muligheden for tjenestefrihed med løn ved regelmæssige eller planlagte konsultationer og behandlinger helt blive inddraget. Konsultationer på Der gives ikke tjenestefrihed med løn til konsultationer, behandling og andet fravær ved selvforskyldt sygdom (fx kosmetiske operationer og frivillig sterilisation). Nødvendig frihed med løn side 5 af 7
hospitaler, ambulatorier og speciallæger Barns akutte læge- og hospitalsbehandling Bloddonation i arbejdstiden Nødvendig frihed med løn Nødvendig frihed med løn Eksamen: Eksamen hvor arbejdsgiver har foranstaltet uddannelsen, hvis det er en arbejdsdag. På dagen + dagen forinden, hvis denne er en arbejdsdag. Herudover kan lederen ved større afsluttede eksamensopgaver på professionshøjskolen Metropol (tidl. Forvaltningshøjskole) eller tilsvarende uddannelse bevilge frihed i et begrænset omfang eks. til interviews eller til projektarbejde med relevans for arbejdspladsen. Hvis den ansatte ønsker yderligere frihed end ovennævnte er der mulighed for at ansøge om op til 10 dages selvbetalt orlov. Borgerligt ombud: Som f.eks. valg som politiker, udpegning som lægdommer eller vidne. Anden tjenestefrihed med løn (ud over ovenstående formål) Man har pligt til at møde ved borgerligt ombud, og har derfor ret til tjenestefrihed. Hvis der gives løn eller vederlag for hvervet (typisk for politikere) gives tjenestefrihed uden løn. Lægdommere og vidner betragtes som ulønnede, og gives derfor tjenestefrihed med løn. Nærmere vejledning får ved henvendelse til Personale og Forhandling. I andre særlige tilfælde kan lederen efter medarbejderens begrundede ansøgning bevilge tjenestefrihed med løn i max. 1 dag. Ansøgning og bevilling/afslag skal ske skriftligt og lægges på personalesagen. Ved yderligere ansøgning om tjenestefrihed med løn skal lederen uanset formål fremsende medarbejderens skriftlige anmodning og egen indstilling til Centerchefen, som skriftligt enten godkender eller giver afslag på anmodningen. Centerchefen kan yde op til max.3 dage tjenestefrihed med løn. Alle ansøgninger, leders eller centerchefs bevilling eller afslag lægges på personalesagen. Ovenstående regelsættet træder i kraft pr. 1.1.2018, og erstatter de tidligere regler, som dermed bortfalder: Regler for runde fødselsdage Regler for jubilæum i Egedal Kommune Regler for ekstraordinær tjenestefrihed med løn Regler for receptioner ved pensionering/efterløn og for elever. Drøftet i Centerchefgruppen: 7.6.2017 Drøftet i H-MED: 24.8.2017 Vedtaget i Direktionen: 29.8.2017. Definition 1. Regler er forhold, der er fastsat af ledelsen (direktionen). Dvs. at det er ufravigelige for ansatte i Egedal Kommune. side 6 af 7
2. Retningslinjer er ofte noget, der indgår i rammeaftalerne for overenskomsten, og er dermed forhold, som H-MED kan forhandle. Dvs. at det er gensidige aftaler, der er ufravigelige for ansatte i Egedal Kommune. side 7 af 7