IT-sikkerhedspolitik Bilag 1 Bilag 1 Retningslinjer for it-brugere (slutbrugere) i Hillerød Kommune November 2014 Version 1.1.
Status for ændringer Version Dato for godkendt version Godkendt af Bemærkning 1.0 November 2004 1.1 November 2014 Direktionen Dokumentenet er opdateret i : Hele dokumentet med de korrekte orgnisatoriske betegnelser Afsnit 1.1, afsnit 4.1, og afsnit 5: ændret vedr. logning og overvågning Afsnit 1. udvidelse fra Bilag 1-10 til bilag 1-12 Afsnit 1 og 2: tilføjet mobil enhed, mobiltelefoner, smartphones, ipads, tablets Afsnit 3.1 Krav til passwords, Krav til password er skærpet Afsnit 3.3, Pauseskærm, Krav til pauseskærm med lås er skærpet Afsnit 4.4 : tilføjet sikker e-post og digital post Afsnit 4.7: ændret procedure for kontaktoplysninger Afsnit 4.9, E-mails skal også journaliseres, fjernet uaktuel bullet to Afsnit 5: tilføjet film Afsnit 7,1: præcisering af hvor dokumenter og informationer må gemmes Afsnit 8. Opdateret afsnit, som eks disketter erstattet usb-hukommelsesstik Side 2 af 20
Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 5 1.1 Logning og overvågning... 5 2 Hvad er dit ansvar som it-bruger... 6 3 Passwordsikkerhed... 6 3.1 Krav til passwords... 6 3.2 Brug af passwords... 7 3.3 Pauseskærm med lås... 7 4 E-mail... 8 4.1 Logning og overvågning af e-mails... 8 4.2 Brug din sunde fornuft... 9 4.3 Opfyld forventningerne om et hurtigt svar... 9 4.4 Svar på e-mail - send en elektronisk kvittering med svarfrist... 9 4.5 Check din elektroniske postkasse helst dagligt... 10 4.6 Formuler dig klart... 10 4.7 Overskrift og afsender er vigtig... 10 4.8 E-mail skal bruges med omtanke... 10 4.9 E-mails skal også journaliseres... 11 4.10 Ryd op!... 11 4.11 Læseadgang til e-mails... 11 5 Internet, musik, billeder, film, streaming og applikationer m.v.... 12 5.1 Musik og film... 13 5.2 Billeder... 13 5.3 Informationer på internettet... 13 5.4 Retningslinjer for sikkerhed vedr. publicering af informationer på Hillerød Kommunes internet... 14 6 Information og data... 14 6.1 Informationer og data... 14 6.3 Definition af personoplysninger og særlig følsomme oplysninger ( Persondataloven)... 15 Side 3 af 20
7 Systemanvendelse, dokumentdeling og drev-anvendelse... 16 7.1 Gemme information, dokumenter mv.... 16 7.2 Udskrivning... 16 8 Procedure ved mistanke om virus... 17 9 Programmer og licenser... 17 10 PC er og netværksudstyr... 18 11 Hjemmeopkoblinger og mobilt udstyr... 18 11.1 Mobilt udstyr... 19 12 Digital signatur... 19 13 Hvis du er i tvivl om it sikkerhed?... 20 Side 4 af 20
1 Indledning Dette bilag omhandler kun de it-sikkerhedsmæssige aspekter for brug af it og ikke tilrettelæggelse af det daglige arbejde i øvrigt. Bilaget gælder for samtlige medarbejdere som anvender it i Hillerød Kommune. It defineres som stationære- og bærbare pc'ere, håndholdte og/eller mobile enheder (PDA), telefoner, mobiltelefoner, smartphones, ipads, tablets, netværk og netværksudstyr mm. Alle medarbejdere skal kende og følge retningslinjerne for it-brugere. Bilaget er en opsummering af retningslinjerne fra bilag 2-12 i It-sikkerhedspolitikken, hvilket betyder at hvis du er bruger af it i Hillerød Kommune, skal du blot læse dette bilag. Som afdelingsleder, systemejer, systemansvarlig, ansat på it området mv. vil der ud over dette bilag også være retningslinier i bilag 2-12 der er relevant. Det er den enkeltes ansvar at retningslinjerne følges, og at it-anvendelsen generelt finder sted i overensstemmelse med sund fornuft. Informationssikkerhedsudvalget beslutter indholdet i retningslinjerne, hvorefter Kultur og Udvikling og sikrer distributionen. 1.1 Logning og overvågning Som medarbejder skal du være opmærksom på at størsteparten af al dataanvendelse i Hillerød Kommune logges. Ved behandling af fortrolige og personfølsomme oplysninger logges der altid. Der logges ligeledes for aktiviteter på internettet, netværket, og pc en. Logning betyder, at man kan spore, hvilke aktiviteter der er foregået, hvem der har eller har forsøgt at tilgå bestemte oplysninger eller arbejdet med bestemte oplysninger. Nogle logningsværktøjer har værktøjer der kan udløse en alarm, hvis der er mistanke en unormal aktivitet eller hændelse. Informationerne i loggen anvendes: ved mistanke om udefra eller indefra unormale hændelser og aktivitet i forbindelse med systemproblemer, virus og hackerangreb m.m. ved fejlfinding og retning ved mistanke om overtrædelse af informationssikkerhedsbestemmelserne, som dokumentation til be- eller afkræftelse af mistanke ved mistanke om lovovertrædelser, som dokumentation til be- eller afkræftelse af mistanke ved stikprøvekontroller Side 5 af 20
Hvis der ud fra loggen er mistanke om at en medarbejder overtrådt informationssikkerhedsbestemmelserne eller der er mistanke om lovovertrædelser, kontaktes informationssikkerhedskoordinator, medarbejderens nærmeste chef, samt Løn og personale. Sagen behandles som en personalesag. Alt afhængig af sagens karakter kan det medføre ansættelsesretslige konsekvenser. Såfremt Hillerød Kommune vurderer, at der er tale om en misligholdelse af ansættelsesforholdet, vil sagen kunne medføre, at der eventuelt bliver indledt en afskedigelsessag eller i grovere tilfælde en bortvisning. Det skal understreges at det kun er få betroede medarbejdere, som systemadministratorer for specifikke fagsystemer og nogle få IKT-driftmedarbejdere for tværgående systemer, der har adgang til logningen. En log er skrivebeskyttet og kan ikke ændres. De medarbejdere der arbejder med logning, er underlagt tavshedspligt. 2 Hvad er dit ansvar som it-bruger Som it-bruger i Hillerød Kommune er du ansvarlig for det du foretager på din pc (og /eller mobile enhed) og for de oplysninger, som du gemmer på din pc m.v.. Det betyder at du skal følge kommunens retningslinjer for: passwordsikkerhed e-mail internet, musik og billeder information og data systemanvendelse, dokumentdeling og drev-anvendelse procedure ved virus programmer og licenser pcer og netværksudstyr hjemmeopkobling og mobilt udstyr digital signatur Retningslinjerne er uddybet i resten af bilag 1. 3 Passwordsikkerhed Når du som medarbejder i Hillerød Kommune får adgang til de fælles it-systemer, får du samtidig adgang til en række kommunale ressourcer samt personlige og fortrolige oplysninger. For at sikre disse oplysninger har alle it brugere et hemmeligt og personligt password. 3.1 Krav til passwords Side 6 af 20
sikre at dit password er af en høj standard, dvs. en bogstav/talkombination, som er nem at huske, men som tilgengæld ikke giver mening for andre. Dit password skal bestå af minimum af: 8 karakter, et tal, et stort og et lille bogstav og gerne specialtegn. anvende oplysninger som relaterer sig til dig selv, og som kan gættes af udenforstående dvs. egne eller den nærmeste families initialer, fødselsdag, bilnummer, hundenavn eller lignende. bruge den tal- og bogstavskombination, som du bruger som kode til systemerne i Hillerød Kommune, til andre systemer udenfor kommunen, fx til din private mailboks ude på internettet. 3.2 Brug af passwords beskytte dit password. Det skal i den forbindelse bemærkes, at forsøg på adgang til systemerne bliver registreret skifte dit password når du bliver bedt om det. Selvom du har et godt password, skal det med jævne mellemrum skiftes ud - andre systemer kræver det automatisk. kontakte IKT Help Desk eller Digitalisering, hvis du får kendskab til forsøg på uautoriseret adgang til Hillerød Kommunes it-systemer (hacking). skrive dit password ned eller på anden måde registrere det. videregive dit password til andre, heller ikke dine nærmeste kollega, interne eller eksterne teknikere. Videregive til dit password via e-mail eller via et link i en e-mail. 3.3 Pauseskærm med lås sikre at din pc er forsynet med en skærmlås med password, som opfylder Hillerød Kommunes krav til passwords. Smartphone, ipads, tablet m.m skal minimum være låst med 4 cifret pinkode. Du skal låse din pc/smartphone/tablet når du forlader din skærm. PC kan låses via (windows-tast + L) Side 7 af 20
forlade din arbejdsplads i længere end 1 time, uden at logge af systemet. 4 E-mail 4.1 Logning og overvågning af e-mails Som medarbejder skal du være opmærksom på at størsteparten af al dataanvendelse i Hillerød Kommune logges. Ved behandling af fortrolige og personfølsomme oplysninger logges der altid. Der logges ligeledes for aktiviteter på internettet, netværket, og pc en. Logning betyder, at man kan spore, hvilke aktiviteter der er foregået, hvem der har eller har forsøgt at tilgå bestemte oplysninger eller arbejdet med bestemte oplysninger. Nogle logningsværktøjer har værktøjer der udløser en alarm, hvis der er mistanke en unormal aktivitet eller hændelse. Informationerne i loggen anvendes: ved mistanke om udefra eller indefra unormale hændelser og aktivitet i forbindelse med systemproblemer, virus og hackerangreb m.m. ved fejlfinding og retning ved mistanke om overtrædelse af informationssikkerhedsbestemmelserne, som dokumentation til be- eller afkræftelse af mistanke ved mistanke om lovovertrædelser, som dokumentation til be- eller afkræftelse af mistanke ved stikprøvekontroller Hvis der ud fra loggen er mistanke om at en medarbejder overtrådt informationssikkerhedsbestemmelserne eller der er mistanke om lovovertrædelser, kontaktes informationssikkerhedskoordinator, medarbejderens nærmeste chef, samt Løn og personale. Sagen behandles som en personalesag. Alt afhængig af sagens karakter kan det medføre ansættelsesretslige konsekvenser. Såfremt Hillerød Kommune vurderer, at der er tale om en misligholdelse af ansættelsesforholdet, vil sagen kunne medføre, at der eventuelt bliver indledt en afskedigelsessag eller i grovere tilfælde en bortvisning. Det skal understreges at det kun er få betroede medarbejdere, som systemadministratorer for specifikke fagsystemer og IKT-medarbejdere for tværgående systemer, der har adgang til logningen. En log er skrivebeskyttet og kan ikke ændres. De medarbejdere der har adgang til log-filer, er selv underlagt logning og har tavshedspligt. Side 8 af 20
4.2 Brug din sunde fornuft Du skal til enhver tid bruge sund fornuft i forbindelse med brugen af e-mail. Vær opmærksom på at e-mails som kommunikationsform befinder sig et sted i mellem en telefonsamtale og et brev. Når du benytter Hillerød Kommunes e-mail, skal du bruge dem til formål der er relevante for Hillerød Kommune. sende e-mails der er af potentielt anstødelig, grov, sjofel, foruroligende, pornografisk eller racistisk karakter. Hvis du modtager e-mails som opfylder et eller flere af ovenstående kriterier skal du meddele afsender at du ikke vil modtage flere e-mails med dette indhold. åbne e-mails med vedhæftede filer fra ukendte afsendere. Disse e-mails skal slettes uden at blive åbnet. åbne uopfordret e-mails fra personer du ikke har kendskab til - og hvis du skal åbne dem skal du behandle disse e-mails med varsomhed. Disse e-mails bør ikke besvares. sende forfalsket eller ulovlig information. Hvis du modtager e-mails der indeholder information af ovenstående karakter, skal Informatonsikkerhedsudvalget informeres. Slet ikke den originale meddelelse men giv den videre til dit informationssikkerhedsudvalgmedlem eller til Kultur og Udvikling. se på, kopiere, ændre eller slette andre brugeres personlige e-mail uden deres udtrykkelig tilladelse (med mindre vedkommende er autoriseret til dette gennem lov eller regler). 4.3 Opfyld forventningerne om et hurtigt svar E-mailen kan betragtes som en kommunikationsform, der befinder sig et sted mellem en telefonsamtale og et brev. Borgeren eller kollegaen vil ofte have en forventning om en hurtig tilbagemelding, når hun sender en e-mail. Besvar: almindelige henvendelser indenfor 1-2 dage. e-mails der kan sidestilles med et brev indenfor samme tidsfrist som andre skriftlige henvendelser. 4.4 Svar på e-mail - send en elektronisk kvittering med svarfrist Når du modtager en e-mail der ikke kan besvares samme dag, så send en elektronisk kvittering eller en e-mail, der oplyser om den forventede svarfrist. Kan du ikke selv svare på henvendelsen, så fortæl også hvem - eller hvilken afdeling - der vil tage sig af besvarelsen. Ikke alle meddelelser kan sendes via e-mail Side 9 af 20
sende en elektronisk kvittering eller en e-mail som angiver hvornår du svare - hvis du ikke svare med det samme. sikre dig at borgeren forventer at modtage en e-mail som svar. sikre dig at du ikke sender følsomme eller fortrolige oplysninger i en e-mail. Fortrolige oplysninger må kun sendes når det foregår krypteret, via sikker e-post eller digital post. 4.5 Check din elektroniske postkasse helst dagligt Det er vigtigt at du ofte tømmer din postkasse og at posten bliver læst og behandlet Du skal derfor: sikre at din postkasse tømmes helst dagligt. videresende post der er fejladresseret. sikre at fraværsagenten aktiveres når du er sygemeldt, har ferie eller er fraværende af andre grunde. give en eller to af din kollegaer adgang til at læse din post. 4.6 Formuler dig klart En e-mail bliver ofte brugt som en uformel og hurtig måde at kommunikere på. Du skal derfor være opmærksom på, at skrevne beskeder kan være lettere at misforstå end mundtlige. Du bør derfor: overveje dit ordvalg og være præcis i din formulering når du forfatter en e-mail. tjekke dine e-mails for stavefejl. 4.7 Overskrift og afsender er vigtig Det er ikke altid lige let for modtageren at finde ud af, hvem der har afsendt en e-mail. Hverken for borgere eller kollegaer. Derfor har Hillerød Kommune et afsenderfelt på afsendte e-mails. Du skal derfor: udfylde kontantoplysninger rigtigt ( Rediger dine kontaktoplysninger under Find Kollega på forsiden af Hilleroden ) fordi de oplysninger du angiver i her, fremgår af dine e-mail og angiver samtidig dit telefonnumer m.v.). 4.8 E-mail skal bruges med omtanke E-mails er en nem måde at distribuere store mængder af information på. Med et enkelt klik kan forskellige typer af information sendes videre til et stort antal personer. Du skal derfor nøje overveje hvem du sender til. Side 10 af 20
sende masseinformation ud til alle i kommunen uden at det er godkendt af It og sekretariat, kommunens informationsmedarbejdere eller en i ledelsesgruppen. sende små spil, billeder, vittigheder o.lign. ud til en større gruppe i organisationen. 4.9 E-mails skal også journaliseres En e-mail skal journaliseres på lige fod med anden relevant information om en sag - også eventuelle vedhæftede filer. Det gælder uanset om e-mailen kommer fra en borger eller en anden medarbejder i kommunen. journalisere e-mails og vedhæftede filer, på lige fod med andet materiale om en sag. 4.10 Ryd op! Du skal med jævne mellemrum slette dine gamle e-mails i din indbakke i postsystemet så de ikke optager unødig plads i systemet. slette e-mails når du har læst dem. opret mapper i din indbakke til at gemme enkelte e-mails, det kan evt. være med til at gøre det lettere at holde styr på dine indkomne e-mails. 4.11 Læseadgang til e-mails Du må: bruge din e-mailadresse i Hillerød Kommune til at sende og modtage privat post. Men som udgangspunkt er de e-mails, der er indkommet i kommunens postsystem, kommunens ejendom. Hillerød Kommune vil som udgangspunkt ikke åbne post, hvis der i 'Vedr.' feltet står 'privat'. Du kan fx oprette en ekstern e-mail konto hos https://mail.google.com, hvor du kan læse den private post som du ikke vil have andre til at se. give en eller to kollegaer mulighed for at læse din e-mail i forbindelse med fravær. rydde din postkasse, før din ansættelse hos Hillerød Kommune ophører. Send de e- mails der er vigtige og relevante til kollegaer. mv. Slet resten. Aktiver fraværsagenten og angiv navne på 1-3 kollegaer der kan kontaktes i stedet for dig, som det sidste inden du ophører i din ansættelse. læse e-mails som du ikke selv har modtaget i din egen indbakke, hvis de vedrører private forhold, som er sendt eller modtaget i privat øjemed. Vær opmærksom på at private e-mails er omfattet af reglerne om brevhemlighed 263 i straffeloven. Side 11 af 20
5 Internet, musik, billeder, film, streaming og applikationer m.v. Din internet adgang er oprettet for at du kan søge oplysninger, der er relevante for dit arbejde i Hillerød Kommune. Det betyder at du kan søge oplysninger, kommunikere med leverandører, kollegaer, borgere og på den måde være med til at gøre administrationen af kommunen så smidig som mulig. Hvis du bruger kommunens internet forbindelse skal du: bruge din sunde fornuft. være opmærksom på sikkerhedsprocedurerne for 'mistanke ved virus' når du henter filer ned til din pc kun downloade programmer og opdateringer fra internettet som Kultur og Udvikling anbefaler, fx Acrobat Reader. opretholde en vis net-etikette, når du bevæger dig ud på internettet. Tænk på at du repræsenterer Hillerød Kommune. være opmærksom på at den almindelige notatpligt gælder, hvis du indberetter oplysninger over internettet, som du før har indberettet via brev eller mail være opmærksom på at Hillerød Kommune logger dine bevægelser på internettet. Hvis der opstår mistanke om ulovligheder, overtrædelse af informationssikkerhedsbestemmelserne og anden uhensigtsmæssig opførsel, vil Hillerød Kommune benytte sig af logningen til at dokumentere de handlinger der er foretaget. (se endvidere 1.1 Logning og overvågning ) vær varsom med at give din e-postadresse væk på nettet og være opmærksom på at alle dine bevægelser på nettet kan registreres gennem de servere du besøger. Derudover har du mulighed for at: surfe på internettet i privat øjemed, under forudsætning af, at det ikke blokerer for arbejdsrelateret brug af internettet. indgå private aftaler gennem den internetadgang som Hillerød Kommune stiller til rådighed under forudsætning af, at der ikke er tvivl om, hvem der har indgået aftalen. bruge internettet til at downloade billeder, artikler mm., hvis du har licens/ret til det fra udbyderen. downloade, opbevare eller surfe på sider som har diskriminerede karakter med fx et racistisk eller pornografisk præg. Kultur og Udvikling forbeholder sig retten til midlertidigt at lukke for enkelte eller fleres internetadgang, hvis det findes nødvendigt. Side 12 af 20
5.1 Musik og film Du må afspille og optage lyd (musik) på din pc, fx fra din egen private musik-cdsamling. Du må: gemme lyd- og musikfiler på netværksdrevene, hvis det har direkte relation til dit arbejde og skal deles med andre. Alle andre musikfiler skal gemmes på din egen pc. Du skal dog være opmærksom på selskaber og privatpersoners rettigheder jf. nedenfor. gemme film, lyd- og musikfilerne på din pc eller netværksdrevne, hvis de har et pornografisk eller racistisk præg. krænke selskabers eller privatpersoners rettigheder, og opbevaring af musik og film på din pc må ikke reducere kapaciteten på din pc eller øvrigt IT udstyr eller programmer. Kultur og Udvikling har ret til at slette eller lukke for brug af lyd og musik, hvis det er nødvendigt. 5.2 Billeder Du må: gemme billeder på det relevante netværksdrev, hvis det har direkte relation til dit arbejde og skal deles med andre. Alle andre billeder skal gemmes på din egen pc. Du skal dog være opmærksom på selskaber og privatpersoners rettigheder jf. nedenfor. gemme billeder på din pc eller smartphone, fx fra et digital kamera eller fra internettet. krænke selskabers eller privatpersoners rettigheder, og opbevaring af billeder og film på din pc må ikke reducere kapaciteten på din pc eller øvrigt IT udstyr eller programmer. gemme billeder og film på din pc der er diskriminerende eller har et racistisk eller pornografiske præg. 5.3 Informationer på internettet Du må: tilmelde dig nyhedstjenester og andre internettjenester på internettet, hvis det er relevant for dit arbejde og nyhedstjenesten er seriøs, dvs. bl.a. har en anti-spam politik. Side 13 af 20
sende personlige fortrolige eller personligt følsomme oplysninger om andre en dig selv gennem internettet med mindre du anvender stærk kryptering. Du må ikke selv installere kryptering eller andre programmer på din pc - det gør Kultur og udvikling Du skal være opmærksom på at: informationer på internettet kan være ukorrekte eller misvisende. Enhver beslutning der er truffet på baggrund af disse informationer, skal underlægges nøje vurdering. Kultur og Udvikling har ret til at slette eller lukke for brug af billeder og film, hvis det findes nødvendigt. 5.4 Retningslinjer for sikkerhed vedr. publicering af informationer på Hillerød Kommunes internet oprette websider og ændre indholdet på websider, hvis du ikke er en del af det personale der er godkendt til det. Kontakt kommunens webmaster, hvis du er i tvivl. publicere information på internettet med mindre du sikrer at informationen er korrekt lægge informationer ud på hjemmesiden som er 'ulovlige'. Eksisterende love og retningslinjer som fx forvaltningsloven, persondataloven og vejledningerne fra kommunens IT-sikkerhedspolitik skal følges. lægge informationer ud på internettet som kan have diskriminerede karakter med fx et racistisk eller pornografisk præg. 6 Information og data 6.1 Informationer og data Hvis du behandler fortrolige eller personlige oplysninger skal du være opmærksom på retningslinierne i dette kapitel. Der må kun behandles fortrolige oplysninger i systemer der er beregnet til det som fx EDH systemerne og særlige fagsystemer. 6.2 Håndtering af informationer På direktørområderne kan der være specifikke regler for håndtering af information. Her er kommunens generelle regler opgjort. Du skal være opmærksom på at kommunen er en enhedsforvaltning. Det betyder, at du gerne må udveksle oplysninger internt med dine kollegaer på tværs af direktørområdet når det er relevant for de arbejdsopgaver du udfører skaffe dig fortrolige oplysninger, som ikke har betydning for udførelsen af dine arbejdsopgaver. Det betyder f.eks., at du ikke må indhente oplysninger i kommunens Side 14 af 20
edb-systemer, hos kollegaer eller hos andre myndigheder, medmindre oplysningerne er nødvendige for løsningen af dine arbejdsopgaver indhente oplysninger i ansøgningssager, herunder jobansøgninger, (heller ikke fra andre dele af kommunen) om ansøgerens rent personlige forhold, medmindre ansøgeren har givet samtykke hertil, andet følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov eller særlige hensyn til ansøgeren eller tredjemand klart overstiger ansøgerens interesse i, at oplysningen ikke indhentes. videregive oplysninger til andre behandle herunder indsamle, registrere, videregive, opbevare og slette - personoplysninger (se definitioner af personoplysninger nedenfor) omfattet af persondataloven, medmindre betingelserne i lovens kapitel 4 er opfyldt. Det betyder f.eks., at du ikke må videregive oplysninger om en persons rent private forhold, medmindre den registrerede udtrykkeligt har givet samtykke hertil eller betingelserne i lovens 7 og 8 i øvrigt er opfyldt indsamle personoplysninger omfattet af persondataloven uden at underrette den registrerede opbevare eller behandle personoplysninger omfattet af persondataloven på din egen private computer opbevare eller behandle personoplysninger omfattet af persondataloven i andre systemer end dem der er beregnet til det (systemer der bla. opfylder datatilsynets krav om logning mv. ) opbevare eller behandle personoplysninger omfattet af persondataloven på din bærbare computer eller smartphone el.l. udenfor dit arbejdssted, med mindre computerens harddisk eller data er krypteret. Vær opmærksom på at det kun er Kultur og udvikling, der må installerer kryptering i Hillerød Kommune. medtage fortrolige sager eller dokumenter uden for dit arbejdssted med mindre du har sagerne under opsyn eller kan bevare dem forsvarligt tage fortrolige sager eller dokumenter med hjem med mindre du kan opbevare dem forsvarligt aflukket eller aflåst efterlade fortrolige sager eller dokumenter i din bil, med mindre de er i aflåst bagagerum. 6.3 Definition af personoplysninger og særlig følsomme oplysninger ( Persondataloven) 6.3.1 Almindelige person oplysninger Almindelige personoplysninger kan f.eks. være identifikationsoplysninger eller oplysninger om økonomiske forhold. Disse oplysninger må behandles, når der foreligger et udtrykkeligt samtykke fra den registrerede eller behandlingen f.eks. er nødvendigt af hensyn til udførelsen af en opgave der hører under Hillerød Kommunes myndighedsudøvelse. 6.3.2 Følsomme oplysninger. Ved særlige følsomme oplysninger forstås oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold. Sådanne Side 15 af 20
oplysninger må kun behandles, når der foreligger et udtrykkeligt samtykke fra den registrerede eller behandlingen f.eks. er nødvendig for at et retskrav kan fastlægges. 6.3.3 Andre følsomme oplysninger Andre følsomme kan f.eks. være oplysninger om strafbare forhold eller væsentlige sociale problemer. Disse oplysninger må behandles, hvis betingelserne for Følsomme oplysninger. er opfyldt eller hvis det er nødvendigt for varetagelsen af Hillerød Kommunes opgaver. Oplysningerne må ikke videregives, medmindre der foreligger et udtrykkeligt samtykke eller hvis videregivelsen f.eks. er nødvendig for en myndigheds virksomhed eller en afgørelse som myndigheden skal træffe. 7 Systemanvendelse, dokumentdeling og drevanvendelse 7.1 Gemme information, dokumenter mv. gemme dine arbejdsdokumenter, regneark og andre data på kommunens fællesdrev, i samarbejdsrum på kommunens projektportal, i kommunens sags- og Dokumentsystem eller i det fagsystem, din leder anviser. Persondata må kun gemmes i systemer som er beregnet til det. dine dokumenter og filer på de drev og systemer, som er relevante ift. dine dokumenters og filers målgruppe. Det er dem, der fx har navnene F:\, I:\ G:\ osv. Du må: gemme person data på din bærbare pc, hvis dine data er i systemer som er beregnet til at gemme persondata i og hvis data eller harddisk er krypteret (Hvis du er i tvivl om hvorvidt handdisken på din PC er krypteret, skal du kontalte IKT Help Desk). Tilsvarende må du kun gemme data på en mobil enhed, hvis den er krypteret og kodeordsbeskyttet. Du bør ikke: gemme arbejdsdata på dit C-drev eller lokalt på din mobile enhed, fordi dit C-drev bliver slettet, hvis din pc skal repareres. 7.2 Udskrivning sikre at notater og lignende - enten dine egne eller andres ikke kommer i forkerte hænder, når de udskrives. Side 16 af 20
at dokumenter med følsomme oplysninger straks hentes fra printeren. opbevarer dokumenter, hvis oplysninger er følsomme, der er udskrevet fra din hjemmeopkobling, så kort tid som det er praktisk muligt på din bopæl. Når du opbevarer dem på din bopæl, skal de låses inde i et separat skab eller en skuffe, og må ikke være tilgængelige for andre end dig selv. sikkerhedsmakulere dokumenter og data med følsomme oplysninger 8 Procedure ved mistanke om virus For at undgå virus råder Hillerød Kommune over en række forsvarsværktøjer, bl.a. programmer som kan finde og fjerne virus fra både servere og pc er. Programmerne bliver løbende opdateret, så de nyeste vira kan findes og fjernes. Kultur og Udvikling vil sørge for, at det er den nyeste version af antivirusprogrammet, der er installeret, og at det som udgangspunkt er sat korrekt op. Selvom der er installeret antivirusprogram, skal du tage en række forholdsregler. Du må ikke ændre i opsætningen i det installerede antivirusprogram uden godkendelse fra Kultur og Udvikling. Hvis du har mistanke om at anti-virusprogrammet ikke virker korrekt, har du pligt til straks at kontakte HelpDesk. 1. Antivirusprogrammet skanner automatisk data, der stammer fra fx internettet, USBhukommelsesstik, CD rommer mv. Hvis du har mistanke om, at dette ikke sker, skal du kontakte HelpDesk. 2. Du må ikke tænde din pc, når der er en cd-rom i pc'en. 3. Du må ikke benytte cd-rommer, USB-hukommelsesstik eller lignende, hvor oprindelsen ikke kendes. 4. Du skal køre en virusscan på din pc, hvis du har mistanke om, at andre har benyttet den. 5. Hvis du mener, at din maskine har fået virus, skal du omgående slukke for den. 6. Du skal derefter kontakte HelpDesk og din lokale it-ansvarlige. Herefter bør du overveje, hvordan virus er kommet ind i systemet for på den måde at undgå fremtidige forekomster. 9 Programmer og licenser anvende andre programmer end dem, som Digitaliseringsforum har godkendt (på pc'ere, som er koblet direkte til kommunens netværk). Side 17 af 20
anvende programmer som Hillerød Kommune ikke har licenser til. Det er din nærmeste chefs ansvar at sørge for, at der er tilstrækkeligt med licenser til de programmer, som benyttes. Du skal være opmærksom på at: din adgang til lokale programmer besluttes af direktørområdets medlem afinformationssikkerhedsforum og den lokale chef. IKT Drift råder over værktøjer, der kan registrere, hvilke programmer der benyttes på pc'ere, der er sluttet til netværket. du kan finde en liste over de programmer, som er godkendt til brug i kommunen, på Hillerød Kommunes intranet. 10 PC er og netværksudstyr Du må: kun benytte pc'ere, hvis konfiguration er godkendt af Kulturog Udvikling til brug i Hillerød Kommune og på Hillerød Kommunes netværk. De pc ere der benyttes i Hillerød Kommune, skal leve op til de krav og standarder, som Informationssikkerhedsudvalget sætter for it-udstyr i kommunen. Opsætte 'stand-alone' pc'ere efter aftale med Kultur og Udvikling. Hvis der opstår uklarhed om, om bestående eller nyt it-udstyr lever op til gældende krav og standarder, fortolkes kravene af Kultur og Udvikling. installere netværksudstyr uden forudgående sikkerhedsgodkendelse fra Kultur og Udvikling opsætte trådløse netværk på kommunens lokationer. Trådløse netværk må kun opsættes af Kultur og Udvikling. Du må: sætte trådløse netværk op udenfor kommunens lokationer. Opsætningen må kun ske med Kultur og Udvikling godkendelse og kun hvis du følger retningslinierne fra Kultur og Udvikling. 11 Hjemmeopkoblinger og mobilt udstyr Direkte eller indirekte opkobling af pc'ere på kommunens netværk foretages af Kultur og Udviklingeller efter godkendelse af Kultur og Udvikling. Side 18 af 20
som minimum overholde de samme regler for din hjemmeopkobling som på din administrative arbejdsplads mht. password, programanvendelse, udskrivning, opbevaring af filer mv. Du skal opbevare din hjemmeopkoblede pc forsvarligt, dvs. du skal sikre, at andre ikke har adgang til den. Du må: kun have data og programmer, på din hjemmeopkoblede pc, som er relevant for udførelsen af dit arbejde. 11.1 Mobilt udstyr fjerne de sikkerheds kontroller (anti-virus, adgangskontrol mv), som er installeret af Kultur og Udvikling efterlade transportable pc ere, smartphones, ipads og lignende, med mindre de opbevares i et aflåst skab eller aflåst lokale. efterlade din transportable pc ere, smartphones, ipads og lignende og andet medbragt it udstyr uovervågede under rejser. Du skal medbringe din transportable pc ere og andet it udstyr som håndbagage under rejser. 12 Digital signatur I Hillerød Kommune er den digitale signatur sidestillet med den traditionelle håndførte signatur. sikre dig at du kun sender fortrolige oplysninger når det foregår krypteret og digitalt signeret. Beskytte din digitale signatur på samme måde som du beskytter din adgangskode til din pc. benytte din digitale signatur til at signere digitale dokumenter med, hvor dette er muligt efter gældende lovgivning. straks kontakte HelpDesk hvis du har mistanke om at din digitale signatur benyttes af andre eller at din adgangskode er brudt Side 19 af 20
I lighed med et fysisk underskrevet dokument må du ikke benytte din digitale signatur til at underskrive elektroniske dokumenter med, hvis du ikke har den rette bemyndigelse. 13 Hvis du er i tvivl om it sikkerhed? Hvis du er i tvivl om it sikkehred eller har spørgsmål om it-sikkerhed eller andet i forbindelse med anvendelse af pc eller datanet, kan du kontakte dit lokale medlem af Informationssikkerhedsudvalget eller Kultur og Udvikling. Side 20 af 20