Orientering 8. februar 2018 Spørgsmål og svar Fritvalgs Lønkonto, herunder seniorordning Indhold Spørgsmål og svar Fritvalgs Lønkonto, herunder seniorordning... 1 1. Baggrund... 1 2. Hvem er omfattet af ordningen om Fritvalgs Lønkonto?... 1 3. Bidragets beregningsgrundlag... 2 4. Valg hvert år i marts måned - konvertering af Fritvalgs Lønkontoen og Seniorordning... 3 5. Valg i løbet af året... 4 6. Tiltrædelse og fratrædelse...5 7. Særligt om seniorordning...5 1. Baggrund Nedenfor gennemgår vi de oftest stillede spørgsmål og svar til ordningen om Fritvalgs Lønkonto, herunder reglerne om seniorordninger. Spørgsmål og svar relaterer sig til følgende af Dansk Erhvervs Arbejdsgivers Landsoverenskomster: - Butiksoverenskomsten mellem Dansk Erhverv Arbejdsgiver og HK HANDEL - Funktionæroverenskomsten for Handel, Viden og Service mellem Dansk Erhverv Arbejdsgiver og HK/Privat HK HANDEL - IT overenskomsten mellem Dansk Erhverv Arbejdsgiver og HK/Privat - Reklame- og forlagsoverenskomsten mellem Dansk Erhverv Arbejdsgiver og HK/Privat samt - Teknikeroverenskomsten mellem Dansk Erhverv Arbejdsgiver og Teknisk Landsforbund. 2. Hvem er omfattet af ordningen om Fritvalgs Lønkonto? Spm.: Hvem er vi som virksomhed forpligtet til at lade være omfattet af ordningen? Alle overenskomstansatte medarbejdere under den ovenfor nævnte af Dansk Erhverv Arbejdsgivers landsoverenskomster. Det gælder også unge under 18 år, elever samt fleksjobbere. Spm.: Hvem skal have bidraget på p.t. 2,7 pct. af lønnen? (NB: Bidraget reguleres pr. 1.3.2018 til 3,4 pct. og pr. 1.3.2019 til 4,0 pct.) Side 1/9
Samme personkreds som ovenfor. Vær opmærksom på, at der ikke er noget anciennitetskrav for at have ret til bidraget. Spm.: Hvad med medarbejdere, der kun er ansat i tidsbegrænsede perioder, skal de også have bidraget? Ja, så længe de er omfattet af overenskomsten, skal de have bidraget. Spm.: Hvem kan fravælge feriefridag og få et beløb pr. fravalgt feriefridag ind på Fritvalgs Lønkontoen? Alle medarbejdere med optjent ret til feriefridage. En fravalgt feriefridag svarer efter reglerne om Fritvalgs Lønkonto (Funktionæroverenskomstens 4, stk. 2, litra C/Butiksoverenskomstens 2, stk. 12) til 0,5 pct. af den ferieberettigede løn. Spm.: Gælder særlige regler for vikarbureauvikarer? Der kan være aftalt særlige regler for vikarbureauvikarer udsendt fra et vikarbureau omfattet af overenskomsten. Se den enkelte overenskomst. Spm.: Er ledere, som er omfattet af Lederaftalen, omfattet af ordningen om Fritvalgs Lønkontoen? Nej, ledere er ikke omfattet af ordningen om Fritvalgs Lønkonto. Lederaftalens 9, hvorfra ledere får deres afledte rettigheder, omhandler ikke lønspørgsmål, hvilket Fritvalgs Lønkontoen må betegnes som. 3. Bidragets beregningsgrundlag Spm.: Hvad er beregningsgrundlaget for det bidrag, der skal indsættes på Fritvalgs Lønkontoen? Beregningsgrundlaget er den ferieberettigede løn, dvs. den udbetalte løn før fradrag af AM-bidrag og lønmodtagerens eget bidrag til ATP og andre pensionsordninger. Herfra trækkes beregnet og beskattet feriegodtgørelse, løn under ferie og udbetalt ferietillæg. Spm.: Skal der betales feriegodtgørelse og ferietillæg af fritvalgsbidraget? Nej, i beløbet er indeholdt feriegodtgørelse og ferietillæg. Spm.: Skal der betales pension af fritvalgsbidrag? Ja, der skal beregnes pension af fritvalgsbidraget. Spm.: Kan man nøjes med at hæve lønnen med samme pct. som fritvalgsprocenten i stedet for at hensætte bidraget til Fritvalgs Lønkontoen? Nej, beløbet skal hensættes på Fritvalgs Lønkontoen. Spm.: Hvornår beskattes bidrag til Fritvalgs Lønkontoen? Beløbet beskattes, når det udbetales fra kontoen, og altså ikke allerede når det hensættes. Side 2/9
4. Valg hvert år i marts måned - konvertering af Fritvalgs Lønkontoen og Seniorordning Spm.: Hvad kan medarbejderen vælge mellem hvert år i marts måned? Medarbejderne kan vælge to ting i marts måned. (Hvis medarbejderen har en alder, som gør, at medarbejderen kan omfattes af seniorordning, kan der tillige foretages valg i henhold til disse regler, jf. 3): 1. Hvor mange feriefridage, der skal erstattes af en indbetaling på 0,5 pct. af lønnen til Fritvalgs Lønkontoen, og 2. Hvor stor en andel af indeståendet på Fritvalgs Lønkontoen, der skal indbetales til pensionsselskabet i stedet for Fritvalgs Lønkontoen. Valgene angives i procenter og ikke i kroner og øre. Medarbejderen kan naturligvis vælge ikke at indbetale ekstra pensionsbidrag samt at beholde muligheden for at afholde alle fem feriefridage. En medarbejder fravælger 3 feriefridage, der indgår på Fritvalgs Lønkontoen. Den samlede indbetaling bliver 4,9 pct. pr. 1. maj 2018 - bidraget på 3,4 pct. plus tre gange 0,5 pct. for de fravalgte feriefridage. Medarbejderen vælger at indbetale 2,0 pct. til sin pensionsordning, hvorefter der er 2,9 pct. tilbage på Fritvalgs Lønkontoen. Medarbejderen kan nu alene afholde 2 feriefridage i løbet af ferieåret, og på disse dage betaler virksomheden løn efter de hidtidige regler. Ved siden af dette kan medarbejderen hæve fra sin Fritvalgs Lønkonto, når han holder fri i forbindelse med ferie, tilvalgte feriefridage eller andre overenskomstmæssige fridage. Medarbejderen kan også vælge at finansiere 2 børneomsorgsdage fra Fritvalgs Lønkontoen. Der kan dog maksimalt hæves 2 gange om året fra Fritvalgs Lønkontoen. 3. Medarbejdere, der er eller kan være omfattet af en seniorordning, skal (hvis man ønsker at benytte sig af seniorordningen) senest 1. april give virksomheden besked om, hvorvidt han/hun ønsker at være omfattet af en seniorordning med seniorfridage i det kommende ferieår og i givet fald, hvor stor en andel af pensionsbidraget medarbejderen eventuelt ønsker at konvertere til det formål. Spm.: Skal virksomheden spørge medarbejderne om, hvad de vil vælge? Og hvad hvis medarbejderen ikke svarer? Nej, virksomheden har ikke nogen pligt til at spørge medarbejderne, om de har nogen ønsker om forskellige valg. Det er medarbejderen, der kan vælge, og derfor skal være den udfarende kraft. Hvis der ikke senest den 1. april er foretaget et valg, som medarbejderen har meddelt virksomheden, vil medarbejderen først være berettiget til at foretage et nyt valg for det Side 3/9
efterfølgende ferieår. Medarbejderen har således ikke efterfølgende krav på at kunne vælge for den resterende del af ferieåret. Spm.: Kan en medarbejder ensidigt fortryde sit fravalg af feriefridage? Nej, det kræver en aftale med arbejdsgiveren at ændre et allerede truffet valg. 5. Valg i løbet af året Spm.: Kan virksomheden kræve, at medarbejderen begrænser udbetalingerne fra Fritvalgs Lønkontoen, så de ikke kan vælge helt frit? Ja, der er i overenskomsten en begrænsning på, at medarbejderen maksimalt kan få udbetaling fra sin Fritvalgs Lønkonto 2 gange årligt. I forbindelse med afholdelse af seniorfridage vil der teknisk set ikke finde udbetaling sted fra Fritvalgs Lønkontoen, men denne vil i stedet skulle nedskrives med det beløb, som medarbejderen vil modtage i løn med tillæg af ferietillæg/feriegodtgørelse i forbindelse med seniorfriheden. Spm.: Kan Fritvalgs Lønkontoen overtrækkes, dvs. gå i minus? Nej, medarbejderen kan aldrig få mere udbetalt, end hvad der indestår på medarbejderens konto. Spm.: Kan medarbejderen hæve penge fra sin Fritvalgs Lønkonto til efteruddannelse? Medarbejderen kan kun hæve penge, når vedkommende holder fri fx i forbindelse med ferie, feriefridage, børneomsorgsdage og overenskomstmæssige fridage. Indestående kan endvidere anvendes til seniorfridage. Men det står naturligvis medarbejderen frit at gemme hævede beløb til ønsket efteruddannelse. Spm.: Hvad sker der ved ferieårets afslutning? Der sker intet med saldoen på Fritvalgs Lønkontoen. Fritvalgs Lønkontoen er en "rullende" konto, og evt. overskud på kontoen videreføres til det efterfølgende ferieår. Spm.: Kan medarbejderen hæve penge fra sin Fritvalgs Lønkonto på en fridag uden løn? Medarbejderen kan kun hæve penge, når vedkommende holder fri fx i forbindelse med ferie, feriefridage, børneomsorgsdage og overenskomstmæssige fridage. Hvis medarbejderen har aftalt en fridag uden løn, kan der ikke hæves fra kontoen. I forbindelse med afholdelse af seniorfridage vil der teknisk set ikke finde udbetaling sted fra Fritvalgs Lønkontoen, men denne vil i stedet skulle nedskrives med det beløb, som medarbejderen vil modtage i løn med tillæg af ferietillæg/feriegodtgørelse i forbindelse med seniorfriheden. Det er i forbindelse med Aftale om seniorfridage aftalt, at konverteringen fra Fritvalgs Lønkontoen er omkostningsneutrale for virksomhederne. Spm.: Hvad sker der, hvis medarbejdere har anvendt indestående på Fritvalgs Lønkontoen eksempelvis i forbindelse med ferie, således at der ikke er midler til rådighed til at dække lønudbetaling i forbindelse med seniorfrihed? Virksomheden kan fastholde, at aftalte eller varslede seniorfridage skal afholdes. Virksomheden vil i forbindelse med afholdelse af seniorfridagene kunne foretage løntræk i det omfang, at Side 4/9
omkostninger ikke kan dækkes af indestående på Fritvalgs Lønkontoen. Se i øvrigt nærmere under pkt. 7. 6. Tiltrædelse og fratrædelse Spm.: Hvad sker der, når en medarbejder tiltræder? Alle medarbejdere skal fra begyndelsen af deres ansættelse have et fritvalgsbidrag. Når medarbejderen har været ansat i 9 måneder, får medarbejderen ret til 5 feriefridage og eventuelt 2 børneomsorgsdage. Spm.: Hvad sker der, når en medarbejder fratræder? Når en medarbejder fratræder, skal virksomheden opgøre Fritvalgs Lønkontoen og udbetale et eventuelt overskud sammen med sidste lønudbetaling fra virksomheden. En medarbejder, der fratræder f.eks. 1. juni, når altså kun at få en måneds bidrag for de fravalgte feriefridage i det ferieår. 7. Særligt om seniorordning Spm.: Kan en medarbejder vælge at finansiere en seniorordning med penge fra Fritvalgs Lønkontoen? Ja, det blev ved overenskomstforhandlingerne i 2017 aftalt, at medarbejderne fra 5 år før den til enhver tid gældende folkepensionsalder for den enkelte medarbejder kan vælge at anvende indbetalingen til Fritvalgs Lønkontoen til at finansiere seniorfridage. Tidligere års indbetalinger til Fritvalgs Lønkontoen kan ikke anvendes til finansiering af seniorfridage. Medarbejderen kan også vælge at anvende pensionsbidraget til at finansiere yderligere seniorfridage. Medarbejderen skal senest 1. april meddele virksomheden, hvor mange seniorfridage han/hun ønsker afholdt i det kommende år. Medarbejderen kan højst vælge at holde det antal seniorfridage, som han/hun har midler på Fritvalgs Lønkontoen til at finansiere. Valget er bindende for medarbejderen og vil fortsætte i de følgende ferieår. Medarbejderen kan dog hvert år senest den 1. april give meddelelse om, hvorvidt der ønskes ændringer for det kommende ferieår. Har en medarbejder ikke inden den 1. april 2018 meddelt virksomheden, at han/hun ønsker at holde seniorfridage i det kommende ferieår og i givet fald hvor mange seniorfridage, er der ikke ret til seniorfridage i ferieåret 2018/2019. Denne medarbejder må vente til næste ferieår og give besked til virksomheden inden den 1. april 2019 om, at der ønskes afholdt seniorfridage og hvor mange i det kommende ferieår. Virksomheden og medarbejderen kan dog aftale andet. Spm.: Hvor stor del af den løbende pensionsindbetaling kan konverteres til indsættelse på Fritvalgs Lønkontoen? I forbindelse med valg af seniorfridage senest den 1. april skal medarbejderen meddele virksomheden, hvor stor del af medarbejderens samlede pensionsbidrag der skal indbetales til pension, og hvor stor del der skal indsættes på Fritvalgs Lønkontoen. Der er mellem overenskomstparterne enighed om, at der som minimum fortsat skal indbetales tilstrækkelige Side 5/9
midler på pensionsordningen til at dække udgifter til administration og forsikringsdækninger i ordningen. Medarbejderen kan derfor forud for sit valg, der skal være foretaget senest den 1. april, tage kontakt til sit pensionsselskab for at få foretaget en beregning heraf. Hvis medarbejderen ikke har fået foretaget en beregning hos pensionsselskabet, er overenskomstparterne enige om, at der for ferieåret 2018/2019 som minimum fortsat løbende skal indbetales 2 pct. i pensionsbidrag. Spm.: Skal virksomheden tage kontakt til pensionsselskabet, når medarbejderen har foretaget det endelige valg af konvertering af pension? Ja. Der vil typisk være behov for, at man får en ny overenskomstkode, som indbetalingerne kan foretages på. Dette sker bl.a. for at sikre, at dækningsgraderne ift. forsikringsdelene er uændrede. I PFA / Pension for funktionærer kan det ske ved at kontakte indberetningsinfo@pfa.dk eller PFA på telefon 39 17 62 99. Spm.: Hvor mange seniorfridage kan medarbejderen holde? En fuldtidsansat medarbejder kan maksimalt holde 32 seniorfridage i et ferieår. Seniorfridagene skal afholdes som hele dage og maksimalt så mange dage, som han/hun har eller må påregne at optjene som indestående på Fritvalgs Lønkontoen. Deltidsansatte kan holde et forholdsmæssigt antal seniorfridage/seniorfrihed. Er medarbejderen således ansat med 30 timer pr. uge, vil medarbejderen være berettiget til 30/37 x 32 hele seniorfridage (7,4 timer). Det vil være forskelligt, hvor mange ugentlige arbejdsdage en deltidsansat medarbejder har fordelt sin arbejdstid på. Den samlede ret til frihed opgjort i timer er imidlertid uafhængig heraf. En deltidsansat medarbejder arbejder 15 timer ugentligt fordelt med 5 timer mandage, onsdage og fredage. Medarbejderen vil under forudsætning af at der vil kunne være midler til rådighed - være berettiget til at afholde 15/37 X 32 X 7,4 timers seniorfrihed svarende til 96 timers seniorfrihed. Hvis seniorfriheden holdes i hele arbejdsdage (5 timer) udgør den således (96/5) svarende til 19,2 arbejdsdage. Hertil kommer ikke afholdte feriefridage fra det forudgående ferieår. En deltidsansat medarbejder arbejder 15 timer om ugen, men fordelt på 3 timer mandag til fredag. Medarbejderen vil under forudsætning af at der er midler til rådighed - være berettiget til at afholde 15/37 X 32 X 7,4 timers seniorfrihed svarende til 96 timers seniorfrihed. Hvis seniorfriheden holdes i hele arbejdsdage (3 timer) udgør den således (96/3) svarende til 32 arbejdsdage. Side 6/9
Spm.: Hvordan foretager man beregning af, hvor mange seniorfridage/meget seniorfrihed den enkelte har ret til i det kommende ferieår? En normal seniorfridag udgør beregningsmæssigt 7,4 timer (ligesom en feriefridag) for en fuldtidsansat. Ved beregning af hvor megen seniorfrihed fravalgt pension, fritvalgslønkontobidrag og ikke afholdte feriefridage giver ret til i det kommende ferieår udgør en seniorfridag (svarende til 7,4 timer) o,45 pct. af den ferieberettigede årsløn. Retten til fravær kan beregnes på følgende måde: 1. Hvor meget skal anvendes til seniorfrihed: Konverteret pension i pct. point + løbende fritvalgskontobidrag i pct. point + ikke afholdte feriefridage i pct. point + eventuelt aftalte ikke afholdte feriefridage = samlede procentdel der er til rådighed. 2. Beregning af samlede antal seniorfridage for (det) kommende afholdelsesår: Samlede procentdel til rådighed/beregningsmæssige værdi af en seniorfridag (0,45) = Antal seniorfridage. 3. Beregning af samlede seniorfrihedstimer fuldtidsansatte: Antal seniorfridage X normal seniorfridag (7,4 timer) = Samlede seniorfrihedstimer. 4. Beregning af samlede seniorfrihedstimer for deltidsansatte: Antal seniorfridage X normal seniorfridag (7,4 timer) X medarbejderens ugenorm = Samlede seniorfrihedstimer. En fuldtidsansat medarbejder ønsker at konvertere 8 pct. point af sit pensionsbidrag for det kommende ferieår og anvende 2 pct. point af de indbetalte bidrag på Fritvalgs Lønkontoen. Medarbejderen har ikke ikke-afholdte feriefridage. Medarbejderen har således ret til at afholde seniorfrihed svarende til: 1. 8 + 2 = 10 2. 10/0,45 = 22,22 seniorfridage (7,4 timer) 3. 22,22 X 7,4 = 164,43 seniorfrihedstimer En deltidsansat medarbejder med 30 timer ugentligt ønsker at konvertere 8 pct. point af sit pensionsbidrag for det kommende ferieår og anvende 2 pct. point af de indbetalte bidrag på Fritvalgs Lønkontoen. Medarbejderen har ikke ikke-afholdte feriefridage. Medarbejderen har således maksimalt ret til at afholde seniorfrihed svarende til: Side 7/9
1. 8 + 2 = 10 2. 10/0,45 = 22,22 seniorfridage (7,4 timer) 3. 22,22 X 7,4 X 30/37 = 133,32 seniorfrihedstimer Hvor mange hele seniorfridage, deltidsmedarbejderen vil have ret til, afhænger af, hvordan timerne er fordelt, jf. ovenfor. Spm.: Får en medarbejder, der holder seniorfridage, løn under disse? Det er aftalt, at medarbejdere, der holder seniorfridage, får betaling som under sygdom. Det vil sige, at en funktionær får sin normale løn udbetalt. Ikke funktionærer får et beløb svarende til sygedagpengesatsen, hvis de er berettiget til sygedagpenge. Saldoen på Fritvalgs Lønkontoen reduceres tilsvarende med det beløb, som der er udbetalt til medarbejderen. Det er aftalt, at for medarbejdere, der afholder seniorfridage, reduceres indestående på Fritvalgs Lønkontoen med den udbetalte løn med tillæg af ferietillæg /feriegodtgørelse. Omkonvertering fra Fritvalgs Lønkontoen til seniorfridage er omkostningsneutral for virksomheden. Spm.: Skal seniorfridagen afholdes, hvis der er aftalt seniorfridage, men medarbejderens Fritvalgs Lønkonto er tømt på afholdelsestidspunktet? Det er medarbejderens risiko, hvis medarbejderen på det aftalte eller varslede tidspunkt for afholdelse af seniorfridage ikke har optjent eller allerede anvendt de til Fritvalgs Lønkontoen hensatte midler. Seniorfridage afholdes i så fald som frihed uden løn med mindre andet aftales mellem virksomheden og medarbejderen. Spm.: Hvad sker der, hvis en medarbejder bliver syg på en seniorfridag? Det er Dansk Erhvervs opfattelse, at sygdom på en seniorfridag ikke berettiger til en erstatningsseniorfridag. Spm.: En ting er, hvad en medarbejder har ret til noget andet er, hvad kan en virksomhed og en medarbejder aftale. Kan en medarbejder, som et led i en seniorordning, f.eks. aftale med sin virksomhed, at den ugentlige arbejdstid nedsættes med f.eks.7 timer og finansiere lønnedgangen med midler fra Fritvalgs Lønkontoen eller konvertere hele eller dele af pensionsbidraget? Ja. En virksomhed og en medarbejder kan aftale en fast reduktion i den ugentlige arbejdstid. Andet kan også aftales. Det er dog vigtigt at huske, at frivillige aftaler er omkostningsneutrale for virksomhederne. Se i denne forbindelse f.eks. Butiksoverenskomstens side 55 om Andre former for arbejdstidsreduktion. Her har Dansk Erhverv Arbejdsgiver aftalt med HK, at sådanne aftaler er omkostningsneutrale for virksomhederne. Aftales det derfor mellem virksomheden og medarbejderen, at lønnedgangen finansieres ved en konvertering af hele eller en del af pensionsbidraget, og at der udbetales et tillæg til lønnen svarende til arbejdstidsreduktionen, så er reglen den, at det skal være omkostningsneutralt. Det betyder, at dette løntillæg indeholder feriegodtgørelse/ferietillæg, idet der ikke betales feriegodtgørelse/ferietillæg af pensionsbidrag. Hvis der ikke er indgået en aftale om afviklingen af den seniorfrihed, som medarbejderen har gjort krav på senest den 1. april, placeres seniorfriheden efter samme regler som feriefridage. Det betyder, at virksomheden kan varsle dem til afholdelse med 1 måneds varsel. Side 8/9
Spm.: Hvordan opgøres og afholdes seniorfriheden, hvis medarbejderen har et skiftende timetal i løbet af ferieåret? Opgørelsen og beregningen af seniorfridage sker på baggrund af det aktuelle timetal, når medarbejderen senest den 1. april foretager valget for det kommende ferieår. Der er alene krav på at holde op til det antal seniorfridage, som vil kunne finansieres af Fritvalgs Lønkontoen, herunder konverteret pensionsbidrag og eventuelt beløb fra indeværende opsparing af værdien af ikkeafholdte feriefridage. Hvis medarbejderen i løbet af ferieåret får et højere timetal berettiger dette ikke til mere seniorfrihed, men medarbejderen vil som følge heraf opnå højere indbetaling til Fritvalgs Lønkontoen i form af et større fritvalgskontobidrag og af større indbetaling af konverteret pensionsbidrag. Hvis medarbejderen i løbet af ferieåret får et lavere timetal, vil medarbejderen fortsat have den samme seniorfrihed. Idet de løbende indbetalinger til seniorfriheden som følge af det lavere timetal reduceres, vil den del af det aftalte eller den varslede seniorfrihed, som der ikke er midler på Fritvalgs Lønkontoen til at afholde, skulle finansieres ved løntræk. Virksomheden og medarbejderen kan dog indgå anden aftale. Spm.: Hvad sker der med seniorfridagene ved medarbejderens fratræden? Seniorfridage afholdes i det løbende ansættelsesforhold. Ikke afholdte seniorfridage kompenseres således ikke, men indestående på Fritvalgs Lønkontoen udbetales til medarbejderen ved fratræden. Spm.: Kan/skal medarbejderen holde aftalte seniorfridage, uden der er indestående på Fritvalgs Lønkontoen? Ja. Medarbejderen kan fastholde at afholde aftalte eller varslerede seniorfridage, lige som virksomheden kan fastholde at aftalte eller varslede seniorfridage afholdes, idet virksomheden er berettiget til at foretage løntræk i det omfang, at friheden ikke kan dækkes af Fritvalgs Lønkontoen. Virksomheden og medarbejderen kan dog altid aftale noget andet. Side 9/9