DAGSORDEN/REFERAT Bestyrelsen for Gentofte Vand A/S, Gentofte Spildevand A/S, Sjælsø Vand A/S, Gladsaxe Vand A/S, Gladsaxe Spildevand A/S. Mødedato 1. november 2017 kl. 08.30-11.00 Sted Ørnegårdsvej 17, 2820 Gentofte Indkaldte Bestyrelsen: Ivar Green-Paulsen (Formand), Trine Henriksen (Gladsaxe repræsentant), Karen Riis Kjølbye (Gentofte repræsentant), Torben Sønnichsen (valgt blandt forbrugerne), Poul Piv Graugaard (valgt blandt forbrugerne). Ledelsen: Carsten Nystrup (Direktør), Bo Lindhardt (Chef Vand), Arne Kristensen (Chef Afløb), John G. Poulsen (Chef Administration, protokolfører). Kopi til Bestyrelsessuppleanter: Tom Vang Knudsen (Gladsaxe suppleant), Marianne Zangenberg (Gentofte suppleant). Ejerkommuner: Lis Bjerremand (Teknisk direktør i Gentofte), Maj Green (By- og Miljødirektør Gladsaxe) Referent John Guldhammer Poulsen Side 1 af 6
Bestyrelsesmøde 1. november 2017 Pkt. 1 Pkt. 2 Pkt. 3 Pkt. 4 Velkomst ved formanden. Bestyrelsesformand Ivar Green-Paulsen bød velkommen, og orienterede om, at dette var det sidste bestyrelsesmøde med denne deltagerkreds, da der skal vælges ny bestyrelse pr. 1. januar 2018. Godkendelse af referat fra seneste møde og underskrift af protokol. Referatet fra seneste møde blev godkendt. Forelæggelse af evt. revisionsprotokoller siden sidste møde. Der var ingen revisionsprotokoller siden sidste møde. Budgetter for Gentofte og Gladsaxe selskaber for 2018 herunder takstforslag. Bilag vedlagt John G. Poulsen gennemgik budgettet for 2018. Den forbrugeroplevede takst pr. m3 i 2018 vil være 49,84 kr. (2017: 61,90 kr.) i Gentofte og 47,59 (2016: 47,05 kr.) i Gladsaxe. Takstfaldet i Gentofte skyldes, at 2017 var et år med højere takst end normalt primært grundet tilbagebetalinger af tilslutningsbidrag, regulering vedrørende vejafvandingsbetaling til kommunen samt almindelige prisloftsmæssige ændringer til taksten. Takststigningen i Gladsaxe skyldes tilsvarende almindelige prisloftsændringer til taksten. Der budgetteres i 2018 regnskabsmæssigt med et 0 resultat (hvile-i-sigselv princip), idet Novafos kun opkræver takster svarende til de omkostninger Novafos har. Selskaberne fortsætter i 2018, med et lånoptag på 431 mio., sin lånoptagelse for at gennemføre de planlagte projekter i 2018. Denne lånoptagelse vil fortsætte i de kommende år. Lånoptagelsen sker p.t. i fastforrentede 40 årige lån med rentetilpasning efter 20 år. I alt vil der ved udgangen af 2018 være optaget lån for 2.419 mio. kr., som modsvares af tilsvarende nye aktiver. Selskab Side 2 af 6
Pkt. 5 Pkt. 6 På foranledning af spørgsmål fra Trine Henriksen blev der konstateret en meningsforstyrrende og for taksten uvæsentlig fejl i budgettet for Gladsaxe Vand A/S. I beskrivelsen af procenterne for effektiviseringerne i 2018 var formuleringen i budgettet: Det anvendte effektiviseringskrav i 2018 vil dog blive højere end det på 5,52 %. Den korrekte formulering er: Det anvendte effektiviseringskrav i 2018 vil dog blive højere end det på 4,04 %. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte selskabernes budgetter for 2018, og godkendte de budgetterede investeringer på 431 mio. kr. Samtidig blev der til direktør og bestyrelsesformand givet bemyndigelse til at gennemføre en lånoptagelse på 431 mio. kr. vedrørende investeringerne i 2018. Orientering om status for investeringsaftaler med ejerkommunerne for 2018. Carsten Nystrup orienterede om, at indgåelse af årlige investeringsaftaler med ejerkommunerne skal bidrage til at synliggøre de fælles forventninger til mål og resultatkrav samt investeringer og serviceniveau i de kommende år. Aftalerne er en konkretisering af ejerstrategien for Novafos og de mål, der er opstillet i kommunernes sektorplaner. Investeringsaftalerne er en afløsning for det, der tidligere hed driftsaftaler. Investeringsaftalen for Gentofte og Gladsaxe for 2018 blev gennemgået. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Redegørelse fra direktøren om selskabets overordnede virksomhed i den forløbne periode. Status for selskabsdannelse og organisering af Novafos. Den lagte tidsplan følges. P.t. godkendes ændrede vedtægter af netselskabernes bestyrelser. Der er valgt et nyt og mindre MEDudvalg i stedet for det der blev nedsat i etableringsfasen. Novafos har lejet et nyt domicil i Birkerød, hvor der forventes indflytning midt i marts måned 2018. Status for valg af medarbejderrepræsentanter og forbrugerrepræsentanter. Der skal gennemføres valg af medarbejderrepræsentanter til bestyrelsen i Novafos. Der skal vælges 5 medlemmer og 5 supple- Side 3 af 6
Pkt. 7 Pkt. 8 anter. Af de 5 bestyrelsesmedlemmer vælges 2 til de selvstændige bestyrelser i Ballerups netselskaber. Valget gennemføres den 4/12. Der skal også vælges forbrugerrepræsentanter til bestyrelserne. Dette arbejde er i fuld gang og gennemføres i perioden 4/12 10/12. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Ændring af vedtægter. Michael Lilja Nielsen orienterede om, at formålet med vedtægtsændringerne er, så vidt muligt, at få et fælles vedtægtsformat i netselskaberne i Novafos. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og indstillede, at udkastet til vedtægter efterfølgende godkendes på en ekstraordinær generalforsamling. Afrapportering 3. kvartal Driftsaftale 2017, herunder statusnotat for investeringer. Carsten Nystrup orienterede om, at der efter 3. kvartal 2017 forventes en høj målopfyldelse vedrørende driftsaftalen for 2017. Der er efter 3. kvartal 3 gule opmærksomhedspunkter (mål 2, 3, 4 og 11): Mål 2) udbygning af spildevandssystemet, Stavnbjerg Allé: I de første 3 kvartaler er der gennemført forberedende arbejder, og indgået aftaler med forskellige involverede parter. Detailprojekteringen er i gang, men anlægsarbejdet forventes først at kunne opstartes i 2018. Mål 3) Hellerup separering, etape 2: Grundet den lille forsinkelse der er på tunnelarbejdet forventes anlægsarbejdet opstartet i 1. kvartal 2018. Det forventes at der opstartes 2 etaper på det tidspunkt, således at den samlede tidsplan for hele separeringsprojektet påvirkes mindst muligt. Mål 4), Gennemførelse af udbud for detailprojektering for Kagså Kvalitetsprojekt. Valget af rådgiver når måske ikke at være på plads inden udgangen af 2017, da der har været en mindre forsinkelse i VVM-processen. Mål 11) Kortlægge miljøbelastning fra anlægsprojekter og fremme anvendelse af bæredygtige materialer. Projektet forventes gennemført i år, det har været sat på standby grundet fusionen. Der er ét rødt mål der ikke forventes gennemført (mål 6): Mål 6) Renovering af Skovshoved pumpestation: Side 4 af 6
Arbejdet med udskiftning af pumper og etablering af ristefunktion er startet i sensommeren 2017. Dette er senere end tidligere planlagt, og skyldes at det er mere hensigtsmæssigt set i forhold til de nødvendige arbejder der er foretaget gennem foråret på og ved Tuborg Nord pumpestation i forbindelse med byggeriet på Tuborg Syd. Arbejdet er først færdigt i 2018. Pkt. 9 Pkt. 10 Med hensyn til selskabernes anlægsprojekter er der ved udgangen af 3. kvartal 2017 estimeret et mindre årsforbrug i forhold til budget vedrørende den samlede anlægsramme. Årsestimatet for anlægsprojekter i 2017 er nedjusteret fra budgettets 343,1 mio. kr. til et estimat på 333,2 mio. kr., et mindre forbrug på 9,9 mio. kr. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, og godkendte nyt årsestimat for 2017 for anlægsinvesteringer på 333,2 mio. kr. Regnskab pr. 30. september 2017 samt estimat for årsresultat. Gentofte og Gladsaxe selskaberne aflægger regnskab efter hvile-i-sigselv princippet. Efter dette princip realiserer selskaberne et resultat på kr. 0. Vedrørende selskabernes driftsomkostninger er der efter årets første 9 måneder et mindre forbrug på 2,6 mio. kr. i forhold til budget, hvilket skyldes periodeforskydninger. Efter 3. kvartal fastholdes budgettet som årsestimat. selskaberne forventes at overholder deres økonomiske rammer. Der er efter 3. kvartal gennemført 51 % af årets forventede investeringer. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Valg af forbrugerrepræsentanter i Novafos herunder godkendelse af valgregulativ. Carsten Nystrup orienterede om, at der i henhold til 4, stk. 4 i bekendtgørelse nr. 772 af 16. juni 2012, om forbrugerindflydelse, med senere ændringer, gennemføres valg af 2 forbrugerrepræsentanter og 2 suppleanter til selskabets bestyrelse. Det er aftalt, at de i valgregulativet nævnte selskaber vælger fælles forbrugerrepræsentanter og suppleanter, jf. punkt 5.1.5 i den indgåede ejeraftale mellem ejerkommunerne. Ballerup kommune har besluttet, at gennemføre separat valg af 2 forbrugerrepræsentanter og 2 suppleanter fælles for Afløb Ballerup A/S og Vand Ballerup A/S, dette som en konsekvens af at opretholde egen bestyrelse for de 2 datterselskaber. Side 5 af 6
Trine Henriksen foreslog, at der blev annonceret yderligere for det kommende forbrugervalg, herunder i lokalaviser og på hjemmeside, hvor også lejeres mulighed for valgdeltagelse blev uddybet. Den øvrige bestyrelse var enig heri. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte valgregulativet. Pkt. 11 Pkt. 12 Pkt. 13 Til skriftlig orientering og evt. drøftelse Bestyrelsens stillingtagen til, hvilke sager fra dagsordenen, der skal håndteres fortroligt Der er ingen sager fra dagsordenen, der skal håndteres fortroligt. Næste møde Til næste år afholdes 4 bestyrelsesmøder samt et bestyrelsesseminar i den nye bestyrelse. 1. bestyrelsesmøde er den 26. januar 2018. Eventuelt, herunder ønsker om punkter til kommende bestyrelsesmøder. Bestyrelsesformand Ivar Green-Paulsen takkede for et godt samarbejde i de forløbne år. Gentofte Vand A/S Gentofte Spildevand A/S Gladsaxe Vand A/S Gladsaxe Spildevand A/S Sjælsø Vand A/S GKV GKS GXV GXS SJV Med venlig hilsen Carsten Nystrup Direktør Side 6 af 6