2017 ÅRSBERETNING GYMNASIEFÆLLESSKABET
Gymnasiefællesskabets årsberetning Årsberetningen for 2017 giver et indblik i samarbejdets udvikling og virke, i året der er gået. Beretningen viser en fortsat vækst i deltagerkredsen inden for de forskellige fagområder, og at skolerne i stigende grad samarbejder omkring flere opgaver og projekter. Beretningen illustrerer også, at skolerne og Gymnasiefællesskabet fortsat har fokus på driftsudvikling og effektiv institutionsdrift. Styregruppen har i december måned 2017 vedtaget følgende formål: Gymnasiefællesskabet skal effektivt løse administrative og tekniske opgaver for skolerne med høj kvalitet og forsyningssikkerhed. Gymnasiefællesskabet skal være førende på løsninger og udvikling indenfor samarbejdets opgaver. Endvidere er Gymnasiefællesskabet platform for uddannelsespolitiske og pædagogiske drøftelser. Gymnasiefællesskabet løser opgaver for 20 partnerskoler samt for et andet stort administrativt fællesskab. Gymnasiefællesskabets opgavepalet er bred, og vi løser i dag opgaver inden for fagområderne: Bygningsdrift, Indkøb, IT & Digitalisering, ESDH, Løn & Bogholderi, HRdatabase, Gymbetaling, Datasikkerhedssamarbejde/DPO, Jura og sekretariatsbetjening. Derudover varetager Gymnasiefællesskabet den landsdækkende censorudligningsordning. Det er vores forventning, at vi i 2018 kan fortsætte det gode samarbejde med skolerne og at vi kan fastholde Gymnasiefællesskabet som en dynamisk, effektiv og udviklingsorienteret arbejdsplads. GYMNASIEFÆLLESSKABET
Løn & Bogholderi Generelt Vi har igen haft et spændende år, som har budt på mange nye ting. I 2017 kunne vi byde 2 nye skoler velkommen i kredsen: Faaborg Gymnasium og Tårnby Gymnasium og HF. Herefter varetager vi løn- og personaleadministration for 19 gymnasieskoler og det administrative fællesskab IT-Center Fyn. Begge de nye skoler er også indtrådt i kreditorbogholderiet sammen med Espergærde Gymnasium og HF, således at vi nu varetager kreditorbogholderiet for 15 gymnasieskoler. Vi er meget glade for vores daglige kontakt til skolerne og den respons, vi får på vores arbejde. Den hjælper os til at matche skolernes behov og gør, at vi får optimeret vores arbejdsprocesser på en måde, der tilgodeser skolernes behov bedst muligt. Organisering I 2017 kom to kollegaer tilbage fra barsel, mens to andre er gået på barsel. En kollega er fratrådt ved årets udgang, og vi har i stedet ansat en vikar for et år. Udviklingsmål Afdelingens udviklingsmål for 2017 har på lønsiden været ro og sikker drift med fokus på kontrolopgaven, så der undgås flest mulig fejl. Det mener vi er opfyldt så godt, som det har været muligt. Vi har registreret de fejl, som skolerne har opdaget i løbet af året, og har konstateret, at fejlene primært er opstået på grund af nye medarbejdere på pladserne. Derfor har vi strammet op på inddata kontrollen, inden lønnen kører. Vi har nået servicetjek på de fleste skoler i 2017. Det har været en rigtig dejlig oplevelse at komme rundt på skolerne og få talt om arbejdsopgaverne med vores kolleger. Der dukker altid nogle detaljer op, når vi mødes. De skoler, vi ikke nåede i 2017, vil vi komme til i 2018. Projekterne I 2017 har Løn i samarbejde med IT og jura arbejdet med at understøtte driftsudvikling og implementering af henholdsvis ESDH, Gymbetaling og HRdatabasen. LØN & BOGHOLDERI
ESDH/Docunote Formålet med at implementere ESDH er at stille et dokumenthåndteringsværktøj til rådighed for skolerne, som dels kan understøtte effektiv skoleadministration, dels kan opfylde behovet for sikker behandling og opbevaring af data, der er kritiske for driften. Oplysninger, som gemmes i ESDH, vil ofte være data af personhenførbar karakter eller data, der på anden vis er fortrolige eller følsomme, og som skolerne ifølge lovgivningen har pligt til at opbevare på en måde, der - sikrer, at data kan findes frem lige så længe, som skolen har et sagligt behandlingsformål, som led i dokumentation af driften, aktindsigt eller med henblik på aflevering til Statens Arkiver - muliggør styring af og kontrol med brugeradgange og rettigheder - har systemlogning af autoriserede brugeres trafik i systemet som standardfunktion - sikrer at data kan slettes, når det saglige behandlingsformål er udtømt. I 2017 besluttede yderligere 5 skoler at implementere ESDH. Ud af Gymnasiefællesskabets 20 partnerskoler har 19 skoler valgt at investere i et ESDH system. Gymbetaling Anvendes til håndtering af betalinger til skolens events (studie- og introture, fester mv.). I 2017 blev systemet udvidet til også at omfatte håndtering af samtykkeerklæringer fra elever og værger. I løbet af året besluttede yderligere 6 skoler at indtræde i samarbejdet, som ved udgangen af 2017 består af 18 skoler. HRdatabasen Samler oplysninger om medarbejderne fra SLS og Lectio/Ludus til hjælp for nærmeste leder og kan blandt andet bruges til gennemførelse af den årlige MUS samtale, hvor hele processen også understøttes. Et tilvalg til HRdatabasen er digitale blanketter (til afregning af kørsel, rejseafregninger og udlæg mv.) med integration til SLS og Navision Stat. I løbet af 2017 blev det muligt at håndtere samtykkeerklæringer via HRdatabasen. I løbet af året besluttede yderligere 2 skoler at indtræde i samarbejdet, som ved udgangen af 2017 består af 15 skoler. 20 skoler deltager i ét eller begge samarbejdsområder: Allerød Gymnasium Borupgaard Gymnasium Espergærde Gymnasium og HF Frederiksværk Gymnasium & HF Faaborg Gymnasium Gladsaxe Gymnasium Greve Gymnasium Himmelev Gymnasium Køge Gymnasium Nordfyns Gymnasium Nyborg Gymnasium Roskilde Katedralskole Roskilde Gymnasium Rungsted Gymnasium Rysensteen Gymnasium Solrød Gymnasium Sct. Knuds Gymnasium IT-Center Fyn Tårnby Gymnasium & HF Virum Gymnasium Ørestad Gymnasium Der er udbetalt løn til 3.645 personer Der er udbetalt løn for 965 milioner Lærergruppen udgør 1.746 personer svarende til 1.475 årsværk Antal ansættelser: 266 Antal fratrådte: 331 Antal lønsedler: 30.053 Antal behandlede transaktioner SLS/HR-løn: 27.357 Antal refusionssager : 390 Antal fakturaer 27.814 Antal brugere i Indfak: 667 LØN & BOGHOLDERI Nøgletal 2017
IT & Digitalisering Servere og antivirus I 2017 har vi i IT-afdelingen fået installeret en ny version af Sophos på alle administrative PC er, lærerbærbare og vigtige servere. Den nye version af Sophos yder bedre beskyttelse mod bl.a. ransomware. Sophos har allerede vist sit værd flere gange, hvor potentielle angreb med Ransomware er blevet stoppet. Alle vigtige servere er nu flyttet over på en Windows server 2012 platform. Vi har fortsat en vækst på elevernes brug af internettet, det giver selvfølgelig nogle udfordringer. Vi har i 2017 fået opsat en ekstra firewall, således at hver årgang har deres egen firewall og adgang til internettet. Vi har også i 2017 fået opsat en ddos beskyttelse til at sikre det Administrative net mod nedbrud, Ddos beskyttelsen stopper angreb, hvor nogen ude i den store verden bombarderer vores firewall. Disse bombardementer stoppes nu med den opsatte Ddos beskyttelse. På hvert af vores gymnasier er opsat en lokal server, som dels anvendes, når eleverne henter deres opgave ved terminsprøver, dels er backup i eksamenssituationen, hvis internettet eller Netprøver går ned. ITrevisionserklæringer i 2017 Vores 3402 type 2 følger nu kalenderåret. I lighed med 2016 har vi i 2017 modtaget en anmærkningsfri ITrevisionserklæring. Som noget nyt har Gymnasiefællesskabet i 2017 endvidere udarbejdet en persondataerklæring efter standarden ISAE 3000. Digitaliseringsprojekter Skolerne er kommet rigtig godt i gang med brugen af ESDH, HR-databasen og Gymbetaling. På ESDH-området kan det nævnes, at skolerne nu har mulighed for at sende breve mv. til elevers og værgers E-Boks. I Gymbetaling har vi oplevet op imod 20.000 besøg på en dag, når der skal købes billetter, tilmeldes studieture osv. Det er generelt vores opfattelse, at skolernes behov for dagligdagssupport af systemerne i løbet af året er steget. Det tager vi som udtryk for, at systemerne i højere grad end i de tidligere år bliver anvendt. Personale I forbindelse med at Rungsted er gået med i IT-samarbejdet og Køge har ansat Henrik på egen skole, har vi ansat en ny IT-supporter, Ulrik Mølgaard Nielsen. Ulrik har rigtig god erfaring som ITsupporter i gymnasieskolesektoren og er vant til at arbejde med og supportere brugere i systemet Docunote. I 2017 har vi desuden ansat en ny ITsupporterelev, Andreas Sebastian Nielsen. 8 skoler deltager i samarbejdet: Allerød Gymnasium Greve Gymnasium Himmelev Gymnasium Køge Gymnasium Roskilde Gymnasium Roskilde Katedralskole Rungsted Gymnasium Solrød Gymnasium minisamarbejde Ørestad Gymnasium Nøgletal 2017. Ca. 8.600 brugere i samarbejdet Antal accesspoints ca. 525 Der er 15.000 devices på det trådløse netværk om dagen 6 IT-administratorer Ca. 150 printere Ca. 65 servere 3.400.000 mails er modtaget: 35 % kommer igennem til vores brugere mens 65% blev afvist grundet spam, virus osv. IT SUPPORT
Censorbank Opgaver Gymnasiefællesskabet varetager, på vegne af 177 institutioner og 3 lederforeninger, administration og drift af den fælles censorudligningsordning. Principperne for ordningen er godkendt af Danske Gymnasier, VUC og Private gymnasier og studenterkurser. Ordningen omfatter en udligning af mundtlig og skriftlig censur på alle 3 årgange på STX, HF og VUC (stx/hf-niveau). Skolerne havde deadline for indlevering af deres indberetningsskema 15. september. Alle var rigtig gode til at aflevere til tiden. Efter at alle skolers indrapporteringer var registreret, blev der udvalgt 25 skoler til stikprøvekontrol. Ud af de 25 blev de 6 kun tjekket for rejsetid/rejseomkostninger. De fleste skoler var hurtige til at sende materiale ind og det meste var af en rigtig god kvalitet. Kontrol I stikprøvekontrolforløbet havde vi især fokus på rejsetid og den praktiske del af eksamen. Som sidste år er det rettenormerne på de fag, hvor der er eller kan være en praktisk del, som kan mangle i opgørelserne. Det er vigtigt, at gøre opmærksom på, at den ekstra tid ikke er med i udtrækkene fra Ludus og Lectio, men skal tillægges manuelt. De faktiske resultater for Censorudligningen for 2016/2017 viser, at der er samlede udgifter for skriftlig censur på 81.329.257,69 kr. svarende til en timepris på 356,58 kr. og samlede udgifter for mundtlig censur på 120.327.698,99 kr. svarende til en timepris på 934,81 kr. I år har sektoren trukket på 18 eksterne censorer, hvilket viser en faldende tendens i forhold til sidste år. De eksterne censorer aflønnes af sektoren via censorbanken. Da tendensen har været nedadgående, har vi i denne afregning tilbagebetalt 1.000.000 kr. til sektoren. Beløbet var opkrævet som likviditet til aflønningen af de eksterne censorer. Indberetning Det er Gymnasiefællesskabets vurdering, at skolerne bestræber sig på at efterleve de vedtagne principper og at overholde deadlines. Censorbanken kan derfor nå at sagsbehandle skolernes indberetninger, foretage de nødvendige stikprøver samt nå at få afsluttet regnskabet inden kalenderårets udgang. En del skoler har dog efterspurgt en hurtigere slutafregning og sagsbehandling. Vi vil derfor overveje, om vi vil anbefale sektoren, at dele censorudligning op således, at der afregnes efter hver periode så SSO/SRP afregnes særskilt, mundtlig censur, rejsetid og rejseomkostninger afregnes særskilt samt skriftlig censur afregnes særskilt. I år viste det sig desværre, at en skole havde indberettet forkert, og det i en sådan størrelsesorden, at vi var nødt til at omregne hele regnskabet i primo januar. CENSORBANK
Indkøb Gymnasiefællesskabets Indkøbsafdeling bistår gymnasierne med administrativ bistand, rådgivning og sagsbehandling, strategisk indkøb, aftale- og kontraktopfølgning samt fakturastikprøvekontrol. Indkøb og udbud planlægges i tæt samarbejde med det enkelte gymnasium og samarbejdspartnere. Eksterne rådgivende konsulenter inddrages efter behov, og hvor det er økonomisk hensigtsmæssigt. I 2017 har indkøbsafdelingen bistået de tilmeldte skoler med indkøb af varer og tjenesteydelser i flere hundrede indkøbssager. Samhandels- og rabataftaler Indkøbsafdelingen har i 2017 indgået flere relevante overordnede samhandels- og rabataftaler på aftaleområder under tærskelværdien, hvor der ikke findes SKI aftaler eller aftaler via Statens Indkøb. Der findes ca. 50 samhandels- og rabataftaler på intranettet, som skolerne kan benytte. Intranettet opdateres løbende ved ændringer eller nye aftaler. Alle tilsluttede gymnasier har adgang til intranettet.. Nye gymnasier er tiltrådt indkøbssamarbejdet Faaborg Gymnasium og Tårnby Gymnasium har pr. 1. august 2017 tilsluttet sig indkøbssamarbejdet. I alt deltager 16 gymnasier dermed i det fælles indkøbssamarbejde. Fokus på tæt leverandørsamarbejde Indkøbsafdelingen arbejder løbende på at optimere aftalerne med eksisterende og nye leverandører. Målet er at sikre de lavest mulige priser og bedste vilkår for partnerskolerne. Udbud EU-udbud afvikles via EU-Supply portalen, så der sikres en korrekt procedure, gennemsigtighed og dokumentation af hele processen. I 2017 er der gennemført rengøringsudbud for Nyborg Gymnasium og Køge Gymnasium. INDKØB
Gymnasiefællesskabets partnerskoler benytter i større omfang end før SKI aftaler, og/eller Moderniseringsstyrelsens aftaler på så mange områder som muligt. Ved at benytte disse aftaler er udbudspligten afløftet, og der spares mange ressourcer for alle parter ift. at afvikle egne udbud. Volumen på disse kontrakter er meget stor, og derfor er priserne også attraktive. Kontraktstyring Gymnasiernes kontrakter er lagt ind i Docunote og styres løbende herigennem. E-handelsmodul i Indfak Gymnasiefællesskabet har samarbejdet med Moderniseringsstyrelsen omkring e-handelsløsningen i Indfak, som ønskes implementeret på gymnasierne for at sikre, at der handles på de rigtige aftaler til de rigtige priser og betingelser. Systemet giver desuden valide indkøbsdata til analyser og benchmarks. Systemet er køreklart ultimo 2017, og tages i brug primo 2018 i første omgang på 4 pilotskoler, herefter implementeres de øvrige successivt. Netværksgrupper Indkøbsafdelingen deltager fortsat i netværk med Gymnasiernes Fællesindkøb i Slagelse og Fællesindkøb Sjælland. Desuden er vi medlem af IKA (foreningen af offentlige indkøbere) og samarbejder med SKI og Moderniseringsstyrelsen om udbud og aftaler, deltager i SKI s referencegrupper, i relevante kurser, fagmesser o.l. for at holde os opdaterede om udbudsloven og udviklingen på indkøbsområde 16 skoler deltager i Indkøb: Nøgletal 2017 Flere hundrede indkøbssager 2 EU-udbud på rengøring 50 samhandels- og rabataftaler 200 specifikke indkøbssager Allerød Gymnasium Borupgaard Gymnasium Faaborg Gymnasium Gladsaxe Gymnasium Greve Gymnasium Himmelev Gymnasium Køge Gymnasium Nyborg Gymnasium Roskilde Katedralskole Roskilde Gymnasium Rungsted Gymnasium Rysensteen Gymnasium Solrød Gymnasium Virum Gymnasium Tårnby Gymnasium & HF Ørestad Gymnasium INDKØB
Bygningsafdelingen Udvikling og projekter i 2017 2017 har atter været et travlt år med stor byggeaktivitet på mange skoler. Allerød: Renovering af omklædningsrum, Udskiftning af facadepartier, Ventilationsanlæg, Belysningsrenoveringer, Møbel til udeundervisning Borupgaard: Skovprojekt, Udvidelse af P-plads, Nyt sportsgulv Greve: Ny idrætshal, Ombygning af bibliotek og kantine, Renovering af gårdrum Himmelev: Renovering af tagbelægning, Solceller, renovering af omklædningsrum Køge: Tagrenovering Sproggang Roskilde G: Multibane, Nyt indgangsparti idrætshal, Isolering af kantineloft Roskilde K: Tag- og facaderenovering opstart, Renovering af klasselokaler Rungsted: Tagrenovering, Vinduesudskiftninger Solrød: Renovering af tagbelægning Virum: Renovering af foyer, festsal, toiletter, studiecenter. Renovering af lofter i gange og klasselokaler Ørestad: Udskiftning af karruseldøre, Renovering af solafskærmning, Renovering af brandalarmanlæg Gladsaxe: Renovering og ombygning af idrætssale, Indretningsopgaver Nyborg: Idrætshal og nyt indgangsparti/admin/ophold, Ny multibane, Diverse indretninger Sct. Knuds: Indretning af Gastrolab Faaborg: Opstart indretning af administration, Udearealer Stamdatamapper og temamapper Bygningsafdelingen har i 2017 fortsat ajourføring af stamdatamapper for samtlige skoler, hvor en lang række bygningsrelaterede oplysninger samles ét sted. Desuden er påbegyndt udarbejdelse af stamdatamapper for de nye skoler i bygningssamarbejdet. I fortsættelse af serien af temamapper med eksempler på indretning af administration, studieområder, lærerfaciliteter, naturfagslokaler m.v. er der i 2017 udarbejdet idekataloger for udearealer på 4 skoler. Pedelseminarer i 2017 I 2017 er, som i de øvrige år, gennemført to seminarer for det tekniske personale. Forårsmødet foregik på Borupgaard Gymnasium og omhandlede, hvordan gymnasieskolernes udearealer kan inddrages mere aktivt i undervisningen. Borupgaard skovskole blev præsenteret, og der var oplæg om, hvordan artsdiversiteten kan øges ved ændrede driftsmetoder. Efterårsmødet blev afholdt på Roskilde Gymnasium, og havde som tema brandforhold, herunder driftsjournaler, pladsfordelingsplaner og beredskabsplaner, samt en orientering om BYGNING
Forventet udvikling og projekter i 2018 Vi ser frem til at fortsætte de mange igangværende og planlagte byggesager og opgaver i 2018, heriblandt de første opgaver for de tre nye skoler (Rysensteen, Faaborg og Nordfyns). Afslutning af arbejdet med Campus på Nyborg Gymnasium. Renovering af 75-fløjen på Køge Gymnasium Fortsættelse af renovering af ventilationsanlæg på flere skoler Renovering af ganglofter og udearealer på Greve Gymnasium Opsættelse af solceller på tage på Borupgaard og Himmelev Gymnasier Fortsættelse af renovering af omklædningsfaciliteter på flere skoler Fortsættelse af renovering af tag, facader og klasselokaler på Roskilde Katedralskole Udskiftning af tagbelægninger Renovering af fredet Bygning på Roskilde Gymnasium Nyindretning af vejledningsområde og kemilokaler på Virum Gymnasium Fortsættelse af renovering af lofter og belysning i gange og klasselokaler på Virum Gymnasium Renovering af defekte solafskærmningsfacader på Ørestad Gymnasium Etablering af nyt vindfang og skur på Rysensteen Gymnasium Ny tilbygning til hal, Nordfyns Gymnasium Indretning af Gastrolab, Sct. Knuds Gymnasium 17 skoler deltager i Bygning: Nøgletal 2017 Værdien af igangværende og planlagte vedligeholdelsesarbejder, ombygninger og byggerier på de tilknyttede skoler udgør ultimo 2017 omkring 200 mio. kr., svarende til omfanget i 2016. BYGNING Allerød Gymnasium Borupgaard Gymnasium Faaborg Gymnasium Gladsaxe Gymnasium Greve Gymnasium Himmelev Gymnasium Køge Gymnasium Nyborg Gymnasium Nordfyns Gymnasium Sct. Knuds Gymnasium Roskilde Katedralskole Roskilde Gymnasium Rungsted Gymnasium Rysensteen Gymnasium Solrød Gymnasium Virum Gymnasium Ørestad Gymnasium
Jura 2017 har været et spændende år for Jura, og det har også været et travlt år med forskellige typer af elev- og personalesager samt opgaver med implementering af ny lovgivning. Vi forsøger hele tiden at optimere vores rådgivning af skolerne, og vi sætter stor pris på, at skolerne inddrager os i mange forskellige sammenhænge. Bemanding og organisering af arbejdet i Jura I 2017 har Jura primært været bemandet af Pernille og Astrid. Sidst på året fik vi ansat William, som er studentermedhjælper. I Jura har vi forskellige spidskompetencer, som komplementerer hinanden, og vi dækker dermed meget bredt i vores rådgivning. Pernille varetager primært alle elevsager (sanktioner), alle typer personalesager samt forvaltningsretlige sager fx aktindsigtssager. Astrid er primært beskæftiget med persondataret, datasikkerhed som følge af arbejdet med implementering af den kommende databeskyttelsesforordning fra EU samt bygge- og entrepriseret. William bistår primært Jura med gennemsyn og opdateringer af skolernes mange databehandleraftaler og skabeloner. Besparelser og effektiviseringer Grundet besparelsesbehov, som påvirker skolerne, bistår Jura løbende skoler med at gennemføre personaletilpasninger på en måde, så regler og lovgivning iagttages bedst muligt. Elever Jura har igen i 2017 bistået skoler med håndtering af forskellig typer af elevsager. Typiske sagstyper er manglende overholdelse af skolernes studie- og ordensregler ved fx fester og studieture samt snyd ved eksamen (plagiat og køb af opgaver). Men også sager, hvor elever har været udsat for krænkelser fra andre elever, og sager hvor elever har krænket andre elever, fx via uhensigtsmæssig adfærd på de sociale medier, har fyldt. Opdatering af skolernes studie- og ordensregler som følge af ny bekendtgørelse Den 13. september 2017 trådte en ny bekendtgørelse om studie- og ordensregler mv. i de gymnasiale uddannelser i kraft. Med bekendtgørelsen får skolerne en ny og mere tidssvarende juridisk ramme, hvor der er åbnet for nye muligheder for at indføre lokale regler, som kan tilpasses skolernes individuelle behov og kultur. Jura bistår en række skoler med opdatering af studie- og ordensregler. Arbejdet har vist sig at være mere omfattende end først antaget, så vi er endnu ikke i mål med opgaven. Byggeri Jura har også i 2017 bistået Bygningsafdelingen med flere forskellige entreprisekontrakter, bl.a. med at afklare og sikre ansvarsfordelingen i forbindelse med mangler ved byggeri og konkursramte entreprenører. JURA
Datasikkerhed implementering af databeskyttelsesforordning Den kommende databeskyttelsesforordning fra EU afstedkommer nye krav og opgaver, som skolerne skal iagttage. I 2017 har Jura haft stor fokus på at forberede både Gymnasiefællesskabet og skolerne på at blive klar til at overholde de nugældende persondataregler samt de kommende skærpede krav om privatlivsbeskyttelse, krav om dokumentation for datasikkerhed m.m. Vi har blandt andet arbejdet med at kortlægge skolernes as is (dvs. det nuværende sikkerhedsniveau). I samarbejde med skoler har vi udarbejdet konkrete værktøjer/arbejdsgange/skabeloner, der højner datasikkerheden hen mod to be (det lovkrævede niveau). Vi har samlet en række værktøjer/arbejdsgange/skabeloner i, hvad vi kalder for Håndbog i behandling af personoplysninger, som vi i samarbejde med skolerne vil arbejde målrettet på at gøre til deres. Dette vil ske i 1. halvår af 2018. Internt i Gymnasiefællesskabet har vi i 2017 arbejdet målrettet på at få revisionserklæring om, at vores systemer og arbejdsgange opfylder persondatalovens krav (ISAE 3000). Ved udgangen af 2017 opnåede Gymnasiefællesskabet både en anmærkningsfri ISAE 3000 persondataerklæring samt en anmærkningsfri ISAE 3402-type 2 erklæring. Tættere juridisk netværk i sektoren I 2017 har vi med afsæt i det persondataretlige område fået et tættere juridisk netværkssamarbejde med Danske Gymnasier, Stenhus fællesskabet samt IT-Center Fyn. 2018 Vi ser udad og holder os orientereret om udviklingen i sektoren for at kunne tilpasse os udviklingen i skolernes efterspørgsel. Det er vores forventning, at der venter mange spændende opgaver i 2018. Det er endvidere vores forventning, at skolerne får implementeret både den nye bekendtgørelse om studie- og ordensregler samt kravene i den nye databeskyttelsesforordning. 20 skoler deltager i jura: Allerød Gymnasium Borupgaard Gymnasium Espergærde Gymnasium & HF Frederiksværk Gymnasium og HF Faaborg Gymnasium Gladsaxe Gymnasium Greve Gymnasium Himmelev Gymnasium Køge Gymnasium Nordfyns Gymnasium Nyborg Gymnasium Roskilde Katedralskole Roskilde Gymnasium Rungsted Gymnasium Rysensteen Gymnasium Solrød Gymnasium Sct. Knuds Gymnasium/IT-Center Fyn Tårnby Gymnasium & HF Virum Gymnasium Ørestad Gymnasium JURA
Nøgletal for Gymnasiefællesskabets drift og udvikling Igen i 2017 har vi oplevet en udvidelse af antallet af samarbejdsområder og opgaveportefølje. Ved udgangen af 2017 deltager : 8 skoler i IT-samarbejdet, 15 skoler i bogholderisamarbejdet, 17 skoler i bygningssamarbejdet, 20 skoler i lønsamarbejdet, 16 skoler i indkøbssamarbejdet, 19 skoler i Gymbetaling, 16 skoler HRdatabase samarbejdet, 17 skoler i ESDH samarbejdet, 19 deltager i datasikkerhedssamarbejdet. Nøgletal for Gymnasiefællesskabet År Skoler Omsætning Årsværk Kontor/IT elever 2017 20 20.784.000* 23 2 2016 18 14.460.000 24 2 2015 18 14.826.000 23 2 2014 15 12.321.000 20 2 2013 15 11.214.000 17 5 2012 12 11.113.000 16 5 2011 12 9.921.000 15 4 2010 11 8.468.000 11 2 2009 8 4.731.000 8 0 * Hvoraf 5.949.000 vedr. 2017 samarbejdet om ITindkøb. Uden ITindkøb udgør omsætningen ca. 14.835.000 Omkostnings-nøgle for basisydelser Kr. pr årselev Omsætning Årsværk Kr. pr. skole År Løn & Jura IT Bogholderi Bygning Indkøb 2017 205 kr. pr elev 349 kr. pr elev 111 kr. pr elev 91.499 62.664** 92 kr. pr elev 57 kr. pr elev 2016 263 378 125 86.750 58.000 2015 259 453 151 120.000 69.000 2014 288 475 138 125.000-2013 276 462 132 125.000-2012 285 492 103 125000-2011 343 420 112 125.000-2010 326 433 109 75.000-2009 417 441 - - - ** Basisydelsen indeholder fra og med 2017 også de tidligere særydelser (udbud/rådgivning mv) GYMNASIEFÆLLESSKABET
En skole med gennemsnit 900 elever betalte i 2017 følgende for at få varetaget grundydelser: Grundydelser Opgjort Pr. måned Pr. år Løn & Jura Omkostningsnøgle tager afsæt i antal medarbejderårsværk Bogholderi Omkostningsnøgle tager afsæt i antal fakturaer som behandles på et skoleår IT backend og IT support Omkostningsnøglen tager for så vidt angår IT- backend afsæt i antal elevårsværk og for så vidt angår IT-support afsæt i et fast beløb pr skole pr år Bygning Omkostningsnøglen tager afsæt i et fastsat beløb pr skole pr år (i 2017 gns 7.625 pr md) Indkøb Omkostningsnøglen tager afsæt i et fastsat beløb pr skole pr (i 2017 gns 5.222 pr md) Pr. årselev 205 15.375 184.500 111 8.325 99.900 349 26.175 314.100 92 6.900 82.800 57 4.275 51.300 GYMNASIEFÆLLESSKABET
Gymnasiefællesskabets partnere pr. 31.12. 2017 GYMNASIEFÆLLESSKABET
Medarbejdere i Gymnasiefællesskabet Direktør Camilla Schaldemose Juridisk konsulent Astrid Gintberg Levin Jurist Pernille Frimann Heiring Indkøbschef Heid Povlsen Lønchef Anette Handsdal Fagkoord. bogholderi Dorthe Nielsen Løn & Bogholderi Pernille Løfmark Løn & Bogholderi Pernille Rosencrantz Riis Løn & Bogholderi Karina Skorstengaard Løn & Bogholderi Susse Holm Rahbek Bogholderi & Løn Gitte Tarby Bogholderi & Løn Gitte D. Winther Løn & Bogholderi Helle Pedersen Løn & Bogholderi Tine L. Olsen Økonomielev Jonas Lausen GYMNASIEFÆLLESSKABET
It-Chef Jan Boje Larsen It-Administrator Allan Nielsen It-Administrator Michael Lützhøft It-Supporter Ulrik M. Nielsen It-Administrator Karsten Pedersen It-Elev Andreas S. Nielsen Byggechef Christian Engelhard Olsen Arkitekt Eva Fog Arkitekt Peter Gadegaard Arkitekt Randi Klementsen GYMNASIEFÆLLESSKABET
Kontaktoplysninger Gymnasiefællesskabet i Roskilde Skolegade 3 4000 Roskilde www.gymnasiefaellesskabet.dk Telefon 46 33 20 40 EANnr: 5798000556683