Gert Ahrentecht Jensen, Personalechef Tobias Brøndsted Rasmussen, HR-konsulent (sekretær)

Referat fra HovedMED Sted: Hørsholm Rådhus, D1 Dato: 9. december 2015 kl. 13-15 Deltagere: Hugo Pedersen, Kommunaldirektør, Formand Pernille Halberg Salamon, Direktør Klaus Poulsen, Arbejdsleder Marianne Lindholdt, Næstformand, DLF Marlene Dalskov, BUPL Hanne Nordfalk, DSR Ulla Høgh, SL Rie Rasmussen, AC Dansk Psykologforening (suppleant for Helle Friis) Lonny Sønderskov Andersen (suppleant for Anette Pollas) Dato: 10.12.2015 Kontakt Tobias Brøndsted Rasmussen HR-konsulent tbr@horsholm.dk Direkte tlf. 4849 1471 Center for Økonomi og Personale Løn og personale Gert Ahrentecht Jensen, Personalechef Tobias Brøndsted Rasmussen, HR-konsulent (sekretær) Fraværende: Jeanette Hougaard, FOA, Anette Pollas, FOA Mette Herbert, Direktør Jan Stoltz, HK Kristine Ansted Schmidt, Arbejdsmiljøtovholder Knud Kildentoft, AMR Martin Hilsted, AMR David Schjelde, HR Tovholder (observatør) Emne: Møde i HovedMED Referat fra møde i HovedMED d. 9. december 2015 1. B: Godkendelse af referat fra HovedMED d. 27. august 2015 og referat fra Arbejdsmiljødagen d. 22. oktober 2015 Ansvarlig: Hugo Pedersen Referatet fra HovedMED d. 27. august 2015 blev godkendt, dog med følgende bemærkninger: - Marlene Dalskov ønskede en præcisering under punkt 4 Fremtidig budgetproces. Her skal det fremgå, at HovedMED fremadrettet ønsker, at den fremtidige budgetproces løbende kommer på dagsordenen. 1/12

- Marlene Dalskov ønskede ligeledes en uddybning under punkt 5. Her manglede der at blive angivet, at HovedMED besluttede at følge udviklingen hos udadreagerende børn/unge, der opfører sig voldsomt. - Marianne Lindholdt gjorde opmærksom på, at punkt 6 Effektiviseringsprogrammet lønanalysen var blevet udskudt til mødet d. 9.12.2015, men at det ved en fejl ikke var kommet på dagsordenen. HovedMED besluttede derfor at sætte det på til næste møde. Referatet fra Arbejdsmiljødagen d. 22.10.2015 blev godkendt uden bemærkninger. 2. O/D: Budget 2016-2019 Ansvarlig: Hugo Pedersen På mødet blev det besluttet at ændre dagsordenen, da medarbejdersiden gerne ville starte med at drøfte klagen omhandlende manglende overholdelse af MED-aftalen som et selvstændigt punkt. Dermed kom dagsordenen til at blive ændret til følgende: 2a: Overholdelse af MED-aftalen 2b: Orientering og drøftelse af budgetaftalen for 2016 2a: Overholdelse af MED-aftalen Med udgangspunkt i den klage, som Marlene Dalskov, Annette Pollas og Marianne Lindholdt på vegne af medarbejdersiden har fremsendt, startede Marlene Dalskov med at redegøre for, hvorfor medarbejdersiden havde fundet det nødvendigt at sende en skriftlig anmodning. Marlene Dalskov anførte, at den skriftlige anmodning ikke kun skal ses som en klage over det konkrete forløb, men at den også mere grundlæggende skal ses som en anmodning om, at ledelsen tager MEDsystemet alvorligt. Det konkrete forløb henviser til den proces, som er foregået i CenterMED DOS. Her forklarede Marlene Dalskov, at 2/12

medarbejderne flere gange har efterspurgt, hvordan de reelt kan blive involveret og kvalificere forslagene fremfor blot at få kendskab til budgetprocessen med mulighed for at komme med forslag. Medarbejderne har oplevet, at det har været meget svært at blive orienteret og er ved flere lejligheder blevet henvist til, at de kan blive hørt til mødet i marts eller ved høringen i august, hvilket er meget utilfredsstillende. Ligeledes har medarbejderne oplevet, at der er blevet henvist til, at politikerne først skulle orienteres, inden medarbejdersiden kunne få noget at vide. Et andet meget kritisabelt punkt drejer sig om mødeafviklingen i CenterMED DOS i november. På selve dagen bliver mødet skåret ned fra to timer til 45 min og forespørgsler om at rykke mødet bliver mødt uden svar. På grund af det forkortede møde blev en central drøftelse ændret til en orientering, og igen oplevede medarbejderne, at deres forespørgsler om inddragelse på et nyt tidspunkt bliver afvist. Nu med forklaringen om at CenterMED først inddrages d. 12. januar, og at det først er muligt at få yderligere informationer efter BSU mødet d. 24. november. Det, som i høj grad undrer medarbejdersiden, er, at forløbet i CenterMED DOS adskiller sig markant fra de andre MEDudvalg, hvor medarbejderne har oplevet en større grad af involvering i processen, hvor administrationen har skullet finde besparelserne. Derfor valgte de tre fagorganisationer FOA, BUPL og DLF at kontakte FTF, som var enige i, at MEDaftalen ikke er blevet overholdt. Marlene Dalskov understregede afslutningsvis, at hele formålet med anmodningen er at få drøftet, hvordan MEDsystemet fremover generelt kan håndtere lignende processer mere hensigtsmæssigt og med overholdelse af MEDaftalen. Hugo Pedersen startede med at understrege, at man fra arbejdsgiversiden havde forståelse for medarbejdernes initiativ ift. at skrive en skriftlige anmodning om overholdelse af MEDaftalen. Ifølge Hugo Pedersen har hele budgetprocessen forløbet anderledes end den plejer på grund af KB s beslutning om en generel servicereduktion, hvilket ikke undskylder problemerne i processen, men er med til at forklare baggrunden. Hugo Pedersen var desuden enig med Marlene Dalskov i, at man er nødt til at tage ved lære af denne proces, hvis budgetforløbene tager en uventet drejning en anden gang. Fra direktionens side sætter man pris på, at medarbejdersiden på den her måde 3/12

kommer med deres input og sætter fokus på, hvordan vi fremadrettet, når budgetprocessen kører, kan have bedre processer med størst mulig gennemsigtighed, hvor inddragelsen sker så bredt som muligt og med indspil fra hele organisationen. Her er det helt afgørende, at de forskellige aktiviteter er kendt af MEDsystemet, så MED kan få indflydelse og være medskabende. Pernille Salamon Halberg supplerede Hugo Pedersen og fortalte, at direktionen er meget optagede af at tage ved lære af processen. En af udfordringerne har været, at der har været forskel på centrene og udmøntningen af besparelserne. Fremadrettet vil der derfor blive sat fokus på, hvordan der kan blive skabt en højere grad af koordinering for at skabe mere ens vilkår. Her er det tydeligt, at der har været forhold, f.eks. afkortelse af møder og manglende dialog, indenfor CenterMED DOS, som ikke har været håndteret tilfredsstillende. Pernille Salamon Halberg afsluttede med at lægge op til et møde med Henrik Duus og medarbejdersiden, hvor man forventningsafstemmer ift., hvordan den løbende dialog skal forløbe. Marlene Dalskov var glad for denne tilbagemelding og var meget positivt indstillet ift. at deltage i et møde om den konkrete proces i CenterMED DOS. Marlene Dalskov lagde vægt på, at det handler om, at medarbejderne bliver involveret på ordentlige måder med reel dialog. Medarbejdersiden vil have regulære drøftelser, der ikke bliver ændret til orienteringer. Personalechef Gert Ahrentecht Jensen orienterede om, at der i øjeblikket er nedsat en arbejdsgruppe med deltagelse af Marianne Lindholdt og Jeanette Hougaard fra HovedMED samt medarbejdere fra Løn og Personale, der arbejder på, hvordan MEDudvalgene fremadrettet kan blive mere medskabende og skabe bedre kommunikationsgange gennem MEDsystemet. Ligeledes er det væsentlig at få synliggjort de strategisk rigtige tidspunkter, hvor medarbejderne skal på banen. Et samlet HovedMED blev på baggrund af ovennævnte drøftelse og diskussion enige om, at HovedMED fremadrettet skal bestræbe sig på at ændre på vores og resten af MEDsystemets processer, så processerne fremadrettet bliver kentegnet ved gennemsigtighed, medinddragelse og medskabelse. 4/12

2b: Orientering og drøftelse af budgetaftalen for 2016 Hugo Pedersen orienterede om, at budgetprocessens forløb ikke er efter anbefaling af direktionen, men skete pga. politikernes ønske om at lave en generelservicereduktion. Næste års budgetproces kendes ikke reelt før august 2016, men det er direktionens forventning, at forløbet bliver anderledes næste år. Der er generelt styr på kommunens økonomi, det er udefrakommende faktorer, som har presset økonomien. Hertil svarede Marlene Dalskov, at medarbejdersiden generelt havde savnet indflydelse i foråret, og at man fremover gerne vil involveres mere. Marianne Lindholdt pointererede, at den generelle servicereduktion nødvendiggør, at lederne informerer medarbejderne om, hvilke konkrete ting som medarbejderne skal prioritere fremfor noget andet. Det skal ikke være op til den enkelte. Eksempelvis i hjemmeplejen hvor rengøringen hver tredje uge er en udfordring, når man skal prioritere i arbejdsopgaverne. Hertil svarede Hugo Pedersen, at medarbejderne naturligvis ikke skal stå alene. De generelle servicereduktioner betyder eksempelvis, at ledere og visitatorer på hjemmeplejeområdet skal udarbejde konkrete arbejdsbeskrivelser. Selvom det naturligvis kan være en udfordring at lave en dækkende standardbeskrivelse, da ikke alle hjem er ens. Et andet punkt, som Marianne Lindholdt tog op, omhandlede de opsparede midler på skolerne, som er blevet anvendt i forbindelse med de igangværende besparelser. Her udtrykte Marianne Lindholdt bekymring for, om institutionerne begynder at spare penge op for at være forberedte, hvis der skulle komme nye besparelser. Det er ifølge Marianne Lindholdt meget væsentligt, at institutionerne bruger deres ressourcer, så medarbejderne ikke skal løbe unødvendigt stærkt. Hugo Pedersen forklarede, at de penge som er afsat i budgettet skal bruges, men at alle har mulighed for at overføre plus/minus 5 %. Det er altså tilladt ikke at bruge alle midler for at kunne bruge dem mere hensigtsmæssigt året efter. Det skal bare ikke være en fast besparelse på den samme konto hvert år. Pernille Salamon tilføjede, at det politisk er blevet meldt ud, at det er en rammebesparelse og at politikerne ikke er interesseret i at gentage dette i 2016. Klaus Poulsen supplerede med at det ikke 5/12

giver mening at institutionerne sparer op til driftsreduktioner, da de jo i sagens natur kommer tilbage hvert år. I forbindelse med personalereduktionerne udtrykte Rie Rasmussen tilfredshed med den generelle håndtering af sagerne, dog var hun utilfreds med kommunikationsformen, hvor der ikke blev skrevet kære, som det ellers er kutyme på Rådhuset. Både Gert Ahrentecht Jensen og Hugo Pedersen udtrykte deres forståelse for dette synspunkt, og Gert Ahrentecht Jensen lovede at kigge på, om man fremadrettet kan kommunikere bedre. Herefter orienterede Gert Ahrentecht om de foreløbige personalereduceringer, hvor det skal bemærkes at nedskæringer i DOS endnu ikke fremgår. Fordelingen af personalereduceringerne kan ses i nedenstående skema. Gert Ahrentecht Jensen udtrykte desuden tilfredshed med TR erne, som har spillet en stor rolle i at gøre de ubehagelige forløb så tålelige som muligt. Hugo Pedersen lagde op til, at der kommer en officiel udmelding, når alle besparelserne er lagt ud. På den måde vil alle kunne se, at besparelserne er generelle og at alle områder er blevet ramt. 6/12

3. O: MEDudvalg - nyvalg ved udgangen af 2015 Ansvarlig: Kristine Ansted Schmidt Gert Ahrentecht Jensen orienterede om, at ifølge MEDaftalens 5, stk. 3 sidder medlemmerne af MEDudvalgene for to år afgangen. En ny periode påbegyndes 1. januar i lige år. Det betyder, at der skal ske nyvalg i løbet af 4 kvartal 2015. Af MEDaftalens 5, stk. 2 fremgår det, at medarbejderrepræsentationen som udgangspunkt baseres på hovedorganisationerne, dvs. FTF, OAO og AC samt skal afspejle personalesammensætningen. Der skal desuden udpeges en medarbejderrepræsentant til at forestå valget af arbejdsmiljørepræsentant/arbejdsmiljørepræsentanter til MEDudvalget jf. 5, stk. 8. Når medlemmer er blevet valgt, skal arbejdsmiljøtovholder Kristine Ansted Schmidt orienteres. 4. D/B: Procedure for personalemøder med MEDstatus Ansvarlig: Kristine Ansted Schmidt Gert Ahrentecht Jensen orienterede om, at personalemøderne i enheder under CenterMED Rådhus og CenterMED Kultur og Fritid kan have MED-status. Det hænger sammen med MEDstrukturens fornyelse, der gav mulighed for, at personalemøder kan have MED-status. I den forbindelse har det været vurderingen, at det ville være godt at få udarbejdet nogle retningslinjer. Som udgangspunkt kan andre dele af organisationen også få mulighed for at have personalemøder med MED-status, men det skal i givet fald godkendes af HovedMED, da det vil være en strukturel ændring. Klaus Poulsen supplerede med, at det giver god mening hos dem, da evt. ændringer først ville skulle på CenterMED Rådhus og det er omstændigt. Med så mange repræsenteret i CenterMED Rådhus kan det derfor give god mening, at personalemøder kan have MED-status. Rie Rasmussen pointerede, at der kan opstå tvivl om, hvem der er repræsenteret fra b-siden, når personalemøder får MED-status og 7/12

som medarbejderrepræsentant bliver man derfor også nemt i tvivl om sin rolle på møderne. Der skal HovedMED være opmærksomme på, at organisationerne kan have en holdning til denne nye procedure. Hertil svarede Gert Ahrentecht Jensen, at der altid er mulighed for at sætte det på som et punkt på dagsordenen til CenterMED Rådhus, men at han godt kunne se, at det rejser nogle principielle spørgsmål, om hvad der kan tages op på personalemøder med MED-status og hvad som skal videre til CenterMED Rådhus. Pernille Salamon anførte, at der er meget vigtigt, at de rette sager kommer op i de rigtige fora, og derfor er det op til lederen at beslutte, hvilken status møderne har. Rie Rasmussen foreslog, at man kunne man lave en formulering om, at den relevante leder og medudvalgsrepræsentant skal drøfte, hvad der skal tages op på personalemødet og hvad der skal tages op i MED-regi, samt dagsordenen. Gert Ahrentecht Jensen lovede, at LOP vil udarbejde et udkast, som vil blive drøftet med næstformand Marianne Lindholdt. Afslutningsvis ville medarbejdersiden gerne have lavet en formuleringsændring i procedureudkastet, så forhandlingsvilje bliver ændret til samarbejdsvilje. 5. D/B: Ændring af MEDstruktur Ansvarlig: Kristine Ansted Schmidt Gert Ahrentecht Jensen orienterede om, at pr. 1. januar 2016 træder den nye organisationsstruktur for Facility Management i kraft og derfor foreslås det ændre i MEDstrukturen. HovedMED besluttede at ændre MEDstrukturen (bilag 2), så LokalMED Center for Ejendom ændres til LokalMED Facility Management, og det administrative personale under Center for Ejendom (Team Ejendom og Administrationen på Rådhuset) bliver lagt under CenterMED Rådhus på lige fod med de øvrige administrative medarbejdere på Rådhuset. HovedMED besluttede i den forbindelse, at arbejdsmiljøorganisationen også skal ændres (bilag 3), således at der bliver oprettet én ny arbejdsmiljøgruppe for de administrative medarbejdere. 6. B: Arbejdsmiljø: Statusrapporter til efterretning Ansvarlig: Kristine Ansted Schmidt 8/12

HovedMED besluttede at tage statusrapporterne til efterretning. 7. O/B: Håndtering af arbejdsulykker Ansvarlig: Kristine Ansted Schmidt Tobias Brøndsted Rasmussen orienterede om, at HovedMED skulle tage stilling til det udarbejdede forslag ift., hvordan man fremover skulle håndtere arbejdsulykker hensigtsmæssigt samt brugen af informationerne herfra i det forebyggende arbejdsmiljøarbejde. HovedMED besluttede at godkende det udarbejdede forslag. Forslaget startede en debat om offererstatningsloven, som ikke knytter sig til arbejdsskadesikringsloven. Det betyder, at man godt kan få anerkendt en arbejdsskade uden, at der er i forvejen skal være en politianmeldelse. Her rejste Marianne Lindholdt en opmærksomhed på, at der er en del usikkerhed om, hvornår man skal politianmelde børn, og hvem der i givet fald skal gøre det. Dette var særligt relevant på skolerne, hvor man pga. den øgede tilgang af inklusionselever har denne problematik tæt inde på livet. Her refereredes desuden til et eksempel fra Gribskov Kommune, hvor der var opstået en sag omkring fastholdelse af en elev. Dette ledte til en længere generel drøftelse blandt HovedMEDs medlemmer om, hvordan det bedst muligt sikres, at kommunens ansatte kan få en evt. erstatning. Her var der blandt andet tvivl om, hvem der skal anmelde og om det kan efteranmeldes. Gert Ahrentecht Jensen orienterede om, at Ombudsmanden har fokus på dette, og at han i den forbindelse kommer til Halsnæs inden længe for at tale om, hvordan man skal håndtere disse sager med en særlig gefühl. Dette følger både KL og Hørsholm Kommune tæt, og dermed afventer Hørsholm denne udvikling, inden det besluttes konkret, hvordan man skal håndtere sager af denne karakter. Arbejdsmiljøtovholder Kristine Ansted Schmidt har igangsat et arbejde med at opdatere voldsforebyggelsespolitikkerne, og eventuelle nye ændringer vil blive meldt ud løbende. 8. O: Opsigelse af massageordning Ansvarlig: Gert Ahrentecht Jensen 9/12

Gert Ahrentecht Jensen orienterede om, at administrationen som en del af budgetbesparelserne har besluttet at opsige aftalen med massør Peter Micheelsen med udgangen af 2015. Hermed stopper Hørsholm Kommune med at yde økonomisk tilskud til massage til medarbejdere. Selvom tilskuddet stopper vil Peter Micheelsen stadig komme som han plejer, men medarbejderne kommer til at betale den fulde pris selv fremover. Marianne Lindholdt fremhævede, at hun havde fået adskillige tilkendegivelser fra medarbejdere, der var meget ærgerlige over, at tilskuddet ophører. Særligt med tanke på at man arbejder på at sænke sygefraværet. Nede på materielgården har man eksempelvis anført, at massagen gør en stor forskel for medarbejdernes velvære. Gert Ahrentecht Jensen svarede, at det både handlede om at prioritere for at undgå afskedigelser, og hvordan vi får mest ud af de penge, vi har. Her er det en klar ambition for Hørsholm Kommune at arbejde proaktivt for at have sunde medarbejdere fremfor at symptombehandle. Herefter drøftede HovedMED, hvordan man fremadrettet kan arbejde strategisk med medarbejdersundhed, og her blev blandt andet nævnt et motionsløb, fælles træning og foredrag for medarbejderne. Det blev besluttet, at Tobias Brøndsted Rasmussen fra LOP skulle arbejde videre med de forskellige forslag. 9. D/B: Årshjul for HovedMED 2016 Ansvarlig: Hugo Pedersen HovedMED drøftede udformningen af årshjulet for 2016 og den rolle som årshjulet skal have. Her besluttede HovedMED at vedtage det foreslåede årshjul, men besluttede samtidig også, at årshjulet skal fungere som en dynamisk ramme, der skal være med til at sikre, at HovedMED kan agere proaktivt. Årshjulet skal dermed være med til at understøtte HovedMEDs arbejde og tydeliggøre, hvornår HovedMED bedst muligt kan få indflydelse. HovedMED drøftede desuden muligheden for at HovedMEDs medlemmer kunne mødes med politikerne på lidt mere uformelle vilkår, hvor politikere og HovedMED kunne have en mere dynamisk dialog. Dette bliver der i forvejen arbejdet på i en 10/12

arbejdsgruppe bestående af Marianne Lindholdt og Jeanette Hougaard, samt repræsentanter fra LOP. HovedMED vil løbende blive orienteret om dette arbejde. Administrationen vil desuden som et tillæg til årshjulet udarbejde et forslag til, hvordan HovedMED og resten af MEDsystemet kan blive opdateret på arbejdet med at forbedre trivslen og øge tilstedeværelsen, herunder fremlæggelse af sygefraværsstatistikker mm. Årshjul for HovedMED 2016 med faste punkter Møder i 2016 Ordinære møder: 10. februar 2016 17. maj 2016 31. august 2016 14. november 2016 Foretræde for Økonomiudvalget: 13. april 2016 18. august 2016 Temadag om arbejdsmiljø herunder den årlige arbejdsmiljødrøftelse: 12. oktober 2016 Dato Aktivitet Ansvarlig 25.01.2016 Udkast til dagsorden til formand og Sekretær næstformand Årshjul for indeværende år 10.02.2016 Møde i HovedMED Formand 13.04.2016 Foretræde for Økonomiudvalget Næstformand 02.05.2016 Udkast til dagsorden til formand og Sekretær næstformand Husk: Statistik over arbejdsulykker for hele året 17.05.2016 Møde i HovedMED Formand 18.08.2016 Foretræde for Økonomiudvalget Næstformand Husk: Sekretær sender links til budgetmateriale 18.08.2016 Udkast til dagsorden til formand og Sekretær næstformand. 11/12

Husk: Statistik over arbejdsulykker for første halvår Status på besøg fra Arbejdstilsynet det seneste år 31.08.2016 Møde i HovedMED Formand 12.10.2016 Arbejdsmiljødrøftelse Formand 03.11.2016 Udkast til dagsorden til formand og næstformand. Husk: Sekretær Forslag til mødedatoer i 2017 Forslag til årshjul for 2017 14.11.2016 Møde i HovedMED Formand D: Eventuelt D: Evaluering af mødet 12/12