Møde den: 15. april 2013 Juridisk Institut LSU (APV) STATUS Til stede: Michael Steinicke, Kirsten Jakobsen, Per Andersen, Annette Storgaard, Helle Isager, Tinna Meyer, Astrid Millung-Christoffersen Fraværende: Jørgen Albæk Jensen, Inger Nyholm Krog Dagsorden: 1. APV opfølgning 2. Evt. 1. Apv opfølging Michael Steinicke havde forud for mødet fremsendt et oplæg til en foreløbig plan for det videre opfølgningsforløb vedr. den psykiske APV på Juridisk Institut. Oplægget blev gennemgået med henblik på en fælles drøftelse i LSU. Oplægget er udarbejdet i forlængelse af drøftelserne på det forrige LSU møde. School of Business and Social Sciences Anne Bækby Johansen HR-partner Dato: 20. august 2013 Ref: abj Side 1/6 Oplægget indeholder potentielle løsninger, der ikke skal ses som prioriterede forslag fra ledelsen, eller fra LSU, men derimod blot muligheder som kan drøftes i forbindelse med de relevante aktiviteter. PhD.-gruppen Der har vist sig at være en række udfordringer i forhold til det psykiske arbejdsmiljø i PhD-gruppen. Blandt de mest tydelige forhold er: ph.d.-erne føler sig ikke inkluderet som VIP er i instituttet uklare karriereforhold Der er allerede aftalt et møde med ph.d.-gruppen med deltagelse af programudvalgsformand og institutleder. Der udarbejdes et forslag til dagsorden med de punkter, som der bør tages hul på. Det skal aftales på det pågældende møde, hvordan de relevante punkter skal håndteres. Udkastet til dagsorden bør også indeholde overvejelser om, hvordan det efterfølgende kan gribes an. Muligheder kunne være, at der nedsættes en eller flere arbejdsgrupper til bearbejdning af de enkelte relevante temaer. For AU HR, School of Business and Social Sciences Aarhus Universitet Tåsingegade 1, 2. sal 8000 Aarhus C Tlf.: 87150000 E-mail: personale@sam.au.dk http://au.dk/da
at få de rette input bør hver arbejdsgruppe indeholde dels repræsentanter fra PhDgruppen, dels repræsentanter fra ledelsen. Side 2/6 Inden mødet udarbejder institutleder og programudvalgsansvarlig en dagsorden, hvor der dels tages fat på de forhold, som der er blevet påpeget i APV og i de supplerende spørgsmål, og hvor der dels gives plads til evt. øvrige forhold, som læses ud af APV en. Det blev aftalt, at Astrid også deltager i det forberende arbejde af mødet med ph.d.- gruppen. Forslag til initiativer, der skal drøftes med ph.d.-gruppen omhandler bl.a.: udarbejdelse af en beskrivelse af overgangen til post.doc./adjunktur et årligt/halvårligt møde mellem ledelse og ph.d.-gruppe etableringen af en ph.d.-alumneklub gensidig forventningsafstemning mellem ph.d.-gruppen og ledelsen synliggørelse af rekrutteringskriterier udarbejdelse af en velkomstpakke med praktisk info mv. til nyansatte balance mellem arbejdsliv og privatliv i ph.d.-forløbet karrieresamtale inden ph.d.-forløbet afsluttes (i forbindelse med den afsluttende MUS) Der var enighed i LSU om at gå videre med de ovennævnte forslag til initiativer. Det blev tilføjet, at vejledermøder og evt. kobling til hovedvejleders faggruppe også kan være potentielle forslag til inddragelse af ph.d.studerende. Samtidig blev det også fremhævet, at der er særlige vilkår omkring ph.d.-ansættelsen, der også bør tydeliggøres. LSU var enige om, at Michael er ansvarlig for planen for opfølgning på ph.d-gruppen. TAP-gruppen Nogle af de forhold, som tydeligst gjorde sig gældende for TAP-gruppen er: samarbejdet med VIP erne stress/arbejdsomfang/-opgaver Der har allerede været holdt ét møde med deltagelse af hele TAP-gruppen og sekretariatslederen. Resultaterne herfra skal danne grundlag for det fremadrettede arbejde. Der arbejdes videre med temaerne på fællesmøde og i TAP-gruppen. Forslag til initiativer for TAP-gruppen: Overvej, om TAP-gruppens fysiske placering er hensigtsmæssig Arbejde med, at der sikres en mere ligelig fordeling af opgaverne mellem TAP
Udarbejde spilleregler for kommunikationen og opgavedeling mellem TAP og VIP Side 3/6 LSU var enige om, at Kirsten er ansvarlig for planen for det videre forløb med TAP gruppen. Kulturen på Juridisk Institut Michael fremhævede, at det er positivt, at der i APV en for Juridisk Institut er nogle særdeles stærke tal i forhold til fagligheden: det store flertal ser sig selv om kompetente og engagerede i de opgaver, der måtte ligge på deres bord. Det er omvendt ikke tilfredsstillende, at der kun i begrænset omfang er et samarbejde mellem kolleger om de forskellige opgaver, ligesom der ikke i tilfredsstillende omfang opleves noget stærkere kollegialt sammenhold. Det er kun otte måneder siden, at de to institutter blev fusioneret, og det er forventeligt, at det tager lidt, inden instituttet er helt på plads. LSU var imidlertid enige om, at der kan gøres mere med henblik på at fremme kendskabet til hinanden blandt kolleger, socialt, men særligt på det faglige område. Der var enighed, at faggrupperne kan styrkes ved jævnligt at planlægge arrangementer, hvor fx forskningresultater og andet kan fremlægges. Der var også enighed om, at der skal arbejdes med institutkulturen fremadrettet. LSU var enige om, at aktivitetsgruppen skal inddrages, at aktivitetsgruppens kommissorium udvides, og processen for den gruppes arbejde skal speedes op. Gruppens arbejde kan bl.a. udvides til også at omfatte en drøftelse af kritikkulturen, sociale arrangementer, faglige arrangementer, mv. Derudover videreføres arbejdet også i forbindelse med strategiprocessen. Forslag til initiativer: Arrangementer, hvor de seneste forskningsresultater præsenteres (og fejres) Opsætning af tavle i frokoststuen (eller ved sekretariatet) med forside af nyeste artikler Faggrupperne/forskningsgrupperne har et indlæg hver anden uge (på skift), evt. i forbindelse med frokosten Institutseminarer/eftermiddagsmøder, hvor temaer med relevans for arbejdsklima genoptage etableringen af personaleforeningen, så der kan komme gang i forskellige aktiviteter
Der var enighed om, at Annette tager kontakt til aktivitetsgruppen med henblik på at aftale det videre forløn. Strategiprocessen drøftes også på institutseminar, og kulturdrøftelserne genoptages løbende i LSU og andre relevante fora på instituttet. Side 4/6 Der var også enighed om, at faggruppernes opgaver og organisering drøftes i ledelsesgruppen på baggrund af input fra fagkoordinatorerne. Herefter meldes der tilbage til LSU. Der var også enighed om, at fællesarrangementer for instituttet kan være et fast punkt til drøftelse i LSU. Post.doc./adjunktur Medarbejdergruppen er omfattet af de fleste generelle forhold, men er også ramt af et behov for sikkerhed omkring den fremtidige ansættelse, dvs. behov for at kende kriterierne for fremtidig ansættelse samt gennemsigtighed omkring betingelserne for ansættelse. Arbejdet hermed indgår i bl.a. et overordnet dokument for rekruttering og bemanding. Dette vil omfatte alle stillingskategorier. Ledelsen på Juridisk Institut Den psykiske APV peger også på flere forhold i forhold til ledelsen, som kan forbedres. Generelt er der et ledelseselement forbundet med alle de temaer, som er taget op i APV en. Temaer med særligt fokus er: klarhed og gennemsigtighed i bl.a. kommunikation og beslutninger synlighed anerkendelse Det foreslås, at der i ledelsesgruppen drøftes, hvilke forhold der særligt skal være fokus på. Der var enighed om, at anerkendelse og synlighed også kan være et punkt på institutseminaret, ligesom der evt. kan inddrages eksterne konsulenter med henblik på at få udviklet dele af organisationen. Forslag til initiativer: Udvikling og organisering af instituttet henset til instituttets størrelse Strategiprocessen Løbende drøftelse af de temaer, som er påpeget i APV, i ledelsesgruppen Gennemsigtighed omkring forskellige forhold (ledelsesopgave): intranet med et større antal dokumenter af relevans for instituttets medarbejdere, klare beskri-
velser af forventningerne til VIP/TAP og af arbejdsopgaverne hvor dette er relevant, beskrivelse af ledelsesgruppens arbejdsopgaver, beskrivelse af rammerne for aktiviteterne på instituttet Side 5/6 Internaionale medarbejdere Det fremgår ikke med nogen større tydelighed af APV en, men andre kilder viser, at de udenlandske medarbejdere også har en række forhold, som de ikke er ubetinget tilfredse med. Blandt disse er primært: sprogpolitikken usikkerhed om fremtidige ansættelsesmuligheder Der var enighed om at afholde et møde med de internationale medarbejdere med henblik på at få kortlagt deres største bekymringer. Dette kan ske under deltagelse af de internationale medarbejdere, institutlederen, programudvalgsformanden (da størstedelen af de internationale er ph.d. er) og Matthew Elsmore. Potentielle initiativer: Dannelse af en gruppe af de internationale medarbejdere der mødes med jævne mellemrum Møde med ledelsen med et fast interval Forhold udover institutniveau: Der er en række forhold, som udgør en udfordring for medarbejdere på instituttet, men som ligger udover institutniveau. Det vil være en forpligtelse for instituttet, at der reageres på disse forhold. Der er mulighed for at gøre opmærksom på disse punkter, når LSU udfylder APVhandlingsplanen, inden den sendes til godkendelse ved dekanen (jf. APV opfølgningsplanen for BSS). Handlingsplanen er bygget op omkring IGLO modellen, der er med til at tydeligegøre hvilke niveauer, forskellige tiltag er rettet imod (Individ, Gruppe, Ledelse og Organisation) Det gælder således særligt følgende problemstillinger: de administrative systemer, IT-systemer, mv. politiske forhold på AU og/eller BSS-niveau Udfyldelse af handlingsplanen. Instituttets videre arbejde Med henblik på at sikre, at de aktiviteter, der sættes i værk, også følges til dørs. LSU drøftede at nedsætte en opfølgningsgruppe under LSU. Gruppen vil have til formål at sikre, at der sker fremdrift i forhold til APV-opfølgningen.
Side 6/6 Michael Steinicke orienterede til sidst om de allerede igangsatte initiativer/igangværende processer, som potentielt kan være medvirkende til at forbedre det psykiske arbejdsmiljø på forskellig vis. Blandt de væsentligste igangværende initiativer er: arbejdet med strategiproces (skal skabe gennemsigtighed om instituttets prioriteringer, værdier, mv.) revidering af normsystem (skal skabe gennemsigtighed om arbejdsopgaver, prioriteringer heraf, mv. ) fastholdelse af nyhedsbrev etablering af et årshjul overvejelse om en drøftelse af, hvor vi er (nu i forhold til tidligere: hvad betyder det, at vi er større end tidligere; hvad er i virkeligheden anderledes end tidligere; hvordan kan vi alle tilpasse os) en bemandings- og rekrutteringsplan