VUC Århus Onsdag den 2. april 2008 kl. 14-16 Referat Deltagelse Til stede: Katherine Richardson (formand), Hans Halvorsen (næstformand), Erik Højsholt, Ole Pedersen, Pauli Johansen, Sidsel Homann, Claus Christensen, Børge Rasmussen, Niels Jørgen Andreasen, Ronni Lykke Møller og Mikkel Kolding. Fra ledelsen: Preben Clausen, Mona Birkø, Susanne Dombernowsky og Per Lund Referent: Peter Cederstrøm. Afbud: Merete Ipsen Indholdsfortegnelse 1. Referat af møde 5 incl. underskrift...2 Driftssager 2. Bygningsstrategien status vdr. a) lejemålet vedr. salen IBS og b) samling af VUC Århus henvendelsen til UVM...3 Økonomiske sager 3. Årsrapport 2007...5 4. Budget 2008 justeret efter finansloven...8 Øvrige sager 5. Meddelelser...10 a) skolens 50-års jubilæum reception 3. september 2008 16-18...10 b) VUC-B Nyt evt. spørgsmål til de seneste udsendelser...10 c) nyt laboratorium til kemi og biologi status...10 d) 2-årigt HF på VUC Århus status...10 e) arbejdet med strategiplanen - status...10 6. Eventuelt...12 7. Læsevejledning på VUC Århus, herunder screening af danskkursister
VUC Århus 1. Referat af møde 5 incl. underskrift Referat fra BS 5 blev godkendt. 2
VUC Århus 2. Bygningsstrategien status vdr. a) lejemålet vedr. salen IBS og b) samling af VUC Århus henvendelsen til UVM Sagsfremstilling Bestyrelsen behandlede ved MØDE 5 to lokalesager, der begge er en del af bestyrelsens treleddede strategi for en forbedring af skolens bygningskapacitet og -standard: lejemålet vedr. salen IBS og samling af VUC Århus. Efterfølgende har skolens ledelse rettet henvendelse til Århus Kommune om salen ved IBS og bestyrelsens formandskab har rettet henvendelse til UVM vedr. skolens kapacitet og samling af skolen. Begge disse henvendelser har bestyrelsens medlemmer modtaget med dagsorden og referat vdr. MØDE 5. I perioden op til dette møde har der været livlig kontakt på begge fronter. Århus Kommune og UBST udarbejder nu et udkast til en ny lejekontrakt vedr. salen. I sit foreløbige svar på henvendelsen inviterer Århus Kommune til forhandling af lejemålets fortsættelse, og kommunen angiver, at man ønsker VUC Århus forkøbsret slettet mod at forlænge opsigelsesfristen, idet kommunen selv har planer for arealet. UVM har bedt om supplerende oplysninger vedr. prognosen for årskursistttallet, omfanget af kursister fra områder uden for Århus og Samsø, omfanget af aftenkursister og antal CPR-kursister opgjort på skolens forskellige aktivitetsområder. På denne baggrund vurderer UVM i disse dage, om det ved en sammenligning med bygningskapaciteten på andre lignende skoler kan godtgøres, at VUC Århus har behov for mere plads. Herefter vurderer UVM skolens fremsatte tre ønsker om a) indgåelse af et supplerende lejemål august 08 b) overtagelse af hele Bülowsgade c) en samling af skolen på én adresse i det centrale Århus. UBST besøger skolen den 2.4. for at vurdere kapaciteten. Og endelig den tredje sag. Lokalt i Århus har skolens ledelse og bestyrelsen næstformand Hans Halvorsen efter bemyndigelse fra UVM rettet politisk henvendelse til Århus Kommune v/ borgmester Nicolai Wammen, rådmand Louise Gade og udvalgsformand Jacob Bundsgaard Johansen, i anledning af at en debat om folkeskolestrukturen i Århus midtby afslørede politiske tanker om nedlæggelse af bl.a. Læssøesgades Skole med henblik på et etablere en stor midtbyskole ved Ingerslevs Boulevard, f.eks. ved at inddrage vores bygning. Vi har inviteret Århus Kommune til en dialog om vore behov for en samling og i den forbindelse stillet IBS til rådighed for kommunen, hvis vi på for os acceptable vilkår kan overtage Læssøesgade i stedet. Kommunen opnår at kunne etablere en meget stor folkeskole i et område med voksende elevtal, og vi opnår at kunne flytte hele aktiviteten til en centralt beliggende skole, på hvis grund der ved tilbygning kan skabes mere ideelle rammer om vore aktiviteter. Ledelsen indstiller - at sagsfremstillingen under mødet suppleres med oplysninger om den seneste udvikling i de to sager herunder den økonomiske ramme 3
- at bestyrelsen på den baggrund og i overensstemmelse med tidligere beslutninger bemyndiger formandskab og ledelse til at fortsætte dialogen med Århus Kommune og UVM om de to sager Beslutning: Ledelsens indstilling blev taget til efterretning med beslutning om at fortsætte som hidtil uden at afskrive nogle af de mulige løsninger for nuværende. 4
VUC Århus 3. Årsrapport 2007 Sagsfremstilling Årsresultatet 2007 Det endelige regnskabsresultat for regnskabsåret 2007 udviser et overskud på kr. 5.914.674 mod et forventet resultat ved årets start på kr. 3.069.966. På grund af de ændrede tælleregler for årskursister har der i årets løb været en usikkerhed om det forventede antal årskursister i det endelige regnskab. Der har desuden været nogen usikkerhed vedr. indregning af balanceposter og evt. kompensationer vedr. pensionsindbetalinger og forudbetalt deltagerbetaling. Alle tre afdelinger udviser et positivt resultat. Ledelsen har holdt fokus på en stram styring af økonomien og der er ikke foretaget investeringer eller serviceforbedringer i året. På den baggrund anses resultatet for at være meget tilfredsstillende. Årets resultat tilskrives egenkapitalen. Ledelsen ønsker at oparbejde en mindre egenkapital og have en likvid reserve på ca. 5-10 mio kr. til at kunne modstå udsving i optaget. Det bemærkes, at skolens årsrapport indeholdende såvel formålsregnskab som ledelsesberetning sammen med revisionsprotokollat blev fremsendt af revisor til stemmeberettigede medlemmer i ugen inden mødet. Ændringerne i resultatet set i forhold til det oprindelige budget: Note 1 - undervisningsindtægter Der er i HF afdelingen realiseret ca. 19 HF årskursister færre og ca. 14 GS årskursister flere. Da taxameteret for GS blev ændret efter budgettidspunktet, betyder det en samlet nedgang i taxameterindtægten i HF afdelingen på ca. kr. 650.000,-. I AVU afdelingen er der realiseret ca. 30 årskursister mere, svarende til ca. kr. 1.450.000,-. I alt en forbedring af taxameterindtægterne på ca. kr. 800.000,- Note 2 Deltagerbetaling Der er i løbet af året sket en indregning af forudbetalt deltagerbetaling på kr. 1.343.000,- fra åbningsbalancen og en ekstra bevilling til kompensation fra Uvm. På ca. kr. 300.000,- Deltagerbetalingen burde derfor være ca. kr. 1,6 mio større end budgetteret. Der er dog sket en forskydning i kursisterne fra: 1) HF til GS (20 årskursister) og 2) Uvm. 5
finansierede til handleplanskursister (ca. 40 årskursister). Da hverken GS kursister eller handleplanskursister udløser deltagerbetaling, har det påvirket denne post med ca. kr. 550.000,- i negativ retning. Note 3 øvrige indtægter Øvrige indtægter er vokset betragteligt siden budgettet. De primære forklaringer er: En forøgelse af tilskuddet til pædagogikum kandidater Eksterne bevillinger (f.eks. fra Region Midtjylland) Salg af bøger, kopier, studiekort m.m (delvist en budgetteknisk ændring af opgørelse af kopiering og opgørelse af ikke afleverede bøger) Note 4 Lønninger undervisning Den samlede ændring i lønudgifter til undervisning dækker over en stigning i HF afdelingen på ca. kr. 700.000,- og et fald i AVU afdelingen på ca. kr. 300.000,-. Underliggende disse tal er en reel stigning i lønomkostninger og omkostninger til Flex- og barselsfund, der modsvares af en stigning i refusioner (fra Barsels- og flexfonden) og kompensation for pensionsbetalinger til tjenestemænd. Antallet af årsværk har ikke ændret sig væsentligt fra det budgetterede. Note 5 - Afskrivninger I forbindelse med årsafslutningen vurderede ledelsen anlægskartoteket og besluttede at afskrive restbeløbet på al IT udstyr. Dette skal ses i sammenhæng med de i budget 2008 afsatte midler til indkøb af nyt udstyr. Beløber udgør ca. kr. 350.000,- Note 6 Øvrige omkostninger Der har været et mindre fald i posten. Note 7 Administrations- og fællestilksud Der har været en væsentlig stigning i administrations- og fællestilskud, der primært kan forklares med: En stigning i antallet af handleplankursister (ca. 400.000,-) En stigning i administrationsbidrag GS (ca. kr. 400.000,-) Et ekstraordinært tilskud fra Uvm. til dækning af administrationsomkostninger (ca. kr. 250.000,-) Note 8 Ledelse og administration Udgifterne til Ledelse og administration er steget betragteligt i løbet af året. Der er primært tale om forøgede lønudgifter, bestyrelseshonorar og omkostninger til revision. En del af dette beløb blev annonceret i forbindelse med 2. kvartals rapport (løn ledelse). Herudover har der været en del overarbejde i administrationen samt udgifter til en fratrådt medarbejder. Der har i løbet af året været mange ekstra indberetninger og genberegninger 6
af kvartalsindberetninger af aktiviteten, ligesom revisionsfirmaet har stået for udarbejdelsen af årsrapporten. Derfor er omkostningerne til revision steget med ca. kr. 350.000,-. Note 9 Bygningsdrift Udgifterne til bygningsdrift er steget med ca. kr. 250.000,- Note 10 Som et resultat af den gode likviditet (forudbetalinger fra Uvm. samt et positivt resultat af driften) er de finansielle indtægter steget betydeligt og udgør i året ca. kr. 900.000,-. Ledelsen indstiller: at årets resultat tages til efterretning, og at årets resultat tilskrives egenkapitalen Drøftelse: Per Lund fremlagde hovedlinierne om regnskab 2007 i forhold til seneste orienteringer som er forelagt bestyrelsen. Generel drøftelse og opklarende spørgsmål. Orientering om Management Report fra KPMG. Aftalt at bestyrelsen modtager kopi af dette års Management Report samt ledelsens bemærkninger til denne. Bestyrelsen ønskede at fortsætte med den nuværende opdeling mellem revisionsprotokollat og Management Report. Revisionen har i materialet anført, at der ikke er fundet problemer omkring funktionsadskillelse i administrationen. Bestyrelsen opfordrede ledelsen til at undersøge løbende og sikre opretholdelse af funktionsadskillelse da VUC Århus er et lille sted hvor der nemt kan opstå funktionssammenfald. Det er ledelsens vurdering at der ikke er problemer med funktionsadskillelse, blandt andet som følge af tiden i Århus Amt hvor man var meget opmærksomme herpå. På baggrund af spørgsmål fra Ole Pedersen, orienterede Per Lund afslutningsvis om, at der er foretaget elektroniske indberetninger. Bestyrelsen udtrykte stor anerkendelse for skolens flotte arbejde med økonomi i 2007 og bemærkede, at det er over niveau sammenlignet med andre institutioner. Beslutning: Ledelsens indstilling blev taget til efterretning og årsrapport samt revisionsprotokollat godkendt. Bestyrelsen havde ikke kendskab til besvigelser jf. standard spørgsmål herom fra revisionen. 7
VUC Århus 4. Budget 2008 justeret efter finansloven Sagsfremstilling A. Justering af budget 2008 Bestyrelsen vedtog ved MØDE 5 budgettet for 2008. Under budgetgennemgangen blev det præciseret, at det foreliggende budgetmateriale var baseret på afdelingernes skøn over aktiviteten i 08 og et i øvrigt uændret serviceniveau. Indeholdt i sagsfremstillingen men uden for det fremlagte budgetmateriale var desuden en liste over planlagte investeringer i 08 bl.a. til en forbedring af serviceniveauet. Det blev endvidere oplyst, at de planlagte besparelser på taxametret, som netop da forhandledes i Folketinget, ikke var medregnet i materialet. Ved dette møde fremlægges derfor et justeret budget for 2008, idet flg. nu er indeholdt i materialet: Justering af de forventede taxameterindtægter på de forskellige undervisningsaktiviteter. Der er dels tale om en reduktion på 0,5 % som følge af besparelser på finansloven og dels en konkret reduktion af GS-taxameterindtægten. Samlet reduktion : ca. 1,1 mio. Indregning af de økonomiske konsekvenser af de investeringer og merudgifter, som blev besluttet på bestyrelsens møde i februar. Samlet udgift : ca. 0,9 mio kr. Indregning af de økonomiske konsekvenser af en konkret beslutning om at investere yderligere 600.000 kr. i smart-boards, AV-udstyr og servere. Samlet afskrivning i 2008 : ca. 0,1 mio kr. Samlet budgetændring : ca. 2,1 mio kr. Øvrige budgetposter er ikke ændrede. Det forventede overskud reduceres herved fra ca. 4,5 millioner kr. til ca. 2,4 millioner kr. Det forventes, at bestyrelsen vil få forelagt et revideret budget på sit møde i august måned. B. 08-aktiviteter på beddingen p.t. uden for budgettet Til orientering for bestyrelsen kan det oplyses, at AVU-afdelingen og HF-afdelingen har en række initiativer på beddingen, som på grund af deres usikre karakter ikke er indeholdt i budgetmaterialet. Af hensyn til en samlet vurdering af disse initiativers samlede påvirkning af budgettet, hvis de alle realiseres, har afdelingerne angivet en skønnet netto merindtægt. En dynamisk indregning af dele af disse aktiviteter i en samlet vurdering af 08 giver tidligere end i 07 mulighed for at gå tættere til budgetkanten, således at en større andel af 8
bevillingerne nyttiggøres i undervisningssammenhæng samtidig med denne. Da projekterne fortsat er usikre, foreslås det, at deres effekt medregnes ved en midtvejsjustering af budgettet. AVU-afdelingen projekter uden for budget 08 1. I samarbejde med College Århus har vi oprettet en ny klasse for kursister med særlige behov, hvor klassestørrelsen i foråret 2008 er på max. 12 kursister og i efteråret på max. 15 kursister. 2. I løbet af foråret er der igangsat i alt 5 FVU-virksomhedshold 3. Efteruddannelse af 2 lærere til ordblindelærere efterår 2008/forår 2009 4. Censor-aftale om mundtlige censur 5. Forventet igangsætning af udvikling af flex-materiale i 2 fag 6. Ekstra lærer indgår som konsulent i Østjysk Kompetencecenter* til varetagelse af den opsøgende FVU-indsats på virksomheder i Voksenvejledningsnetværk * Østjysk Kompetencecenter = Samarbejde mellem Århus Tekniske Skole, Århus Købmandsskole, Social- og sundhedsskolen i Århus, Jordbrugs Uddannelses Center Århus, Skanderborg-Odder Handelsskole & VUC. AVU-afdelingen samlet skønnet nettoeffekt i 08 kr. 0 HF-afdelingen projekter uden for budget 08 1. Laboratoriekurser ( taxameter 4.000 kr. pr gennemført kursist ) 2. Sommerkurser GSK på Århus Universitet 3. Brobygningsprojekt for tosprogede med VIA-pædagoguddannelserne i Århus ( 4 HF-fag ) 4. Etablering af VUC-flex, projektbevilling RM, øvrige udgifter VUC Århus 5. Mentorprojekt, bevilling fra RM 6. Samsø-projekter: fastholdelse af kursister, kontakt til nye målgrupper ( bevilling fra RM ) 7. Netbaseret Interaktiv Undervisning Århus-Samsø, projektansøgning RM 8. Fagelementer HF: en række hold udbydes 9. Etablering af laboratorium SJ, bevilling UBST? HF-afdelingen samlet skønnet nettoeffekt i 08 kr. 1 mio Ledelsen indstiller: Beslutning: - at det justerede budget 08 godkendes - at ledelsen bl.a. på grund af de usikre ekstraindtægter under pkt. B udarbejder et justeret 08-budget i forbindelse med 2. kvartalsrapport 9
Under dette punkt var der indkommet en hastesag vedrørende deltagerbetaling for VUC Flex. Ledelsen anmodede bestyrelsen om bemyndigelse til at justere i VUC Århus deltagerbetaling til niveau med partneren i lands projektet VUC København, da de ligger ca. 20 procent lavere end VUC Århus. Ledelsens indstillinger blev derefter godkendt. VUC Århus 5. Meddelelser a) skolens 50-års jubilæum reception 3. september 2008 16-18 Det foreslås, at skolen afholder en offentlig reception i anledning af markeringen af skolens 50-års jubilæum september 2008. Af hensyn til bestyrelsens mulighed for at deltage lægges receptionen i forlængelse af bestyrelsesmødet onsdag den 3. september 2008 i tidsrummet 16-18. Samlet oversigt over aktiviteter i anledning af jubilæum findes på skolens hjemmeside. b) VUC-B Nyt evt. spørgsmål til de seneste udsendelser Nyhedsbrevene fra bestyrelsesforeningen er i 2008 nået frem til VUCB-Nyt 5/208 dateret 5.3.08. Der kan under mødet rettes afklarende spørgsmål til disse og evt. senere udsendelser. c) nyt laboratorium til kemi og biologi status Som omtalt tidligere gennemføres i sommeren 2008 en ombygning af et normalt klasselokale til et nyt laboratorium for fagene kemi og biologi. Lokalet ligger på SJ i forlængelse af det eksisterende laboratorium. UBST er nu involveret i sagen, og det forventes, at UBST betaler for ombygningen incl. inventar. I overensstemmelse med tidligere meddelelser er skolen dog indstillet på at deltage i finansieringen, hvis dette påkræves. d) 2-årigt HF på VUC Århus status RegionMidtjylland har ved et regionsmøde midt i marts måned tiltrådt en indstilling om, at der efter en behovsanalyse vdr. HF i Århusområdet er grundlag for at give VUC Århus mulighed for at oprette to 2-årige HF-klasser fra 1.8.2009. Såvel region som UVM lægger særlig vægt på, at VUC Århus har en stor egenproduktion af hele HF ere, hvorfra der kan rekrutteres til de nye 2-årige klasser. Når udtalelsen fra RegionMIdtjylland er modtaget, fremsender skolen herefter på ny en ansøgning til UVM bilagt denne udtalelse. Den endelige afgørelse meddeles senere på året af UVM. UVM er ikke bundet af regionens udtalelse. Sagen kommenteres yderligere under mødet. e) arbejdet med strategiplanen - status Siden sidste bestyrelsesmøde har skolen ved et personalemøde drøftet skolens vision og den foreslåede strategiplan begge bilag fra bestyrelsesmødet. Efter denne interne høring arbejder skolens ledelse nu på en konkretisering og en opstramning af det samlede 10
materiale, således at dette kan præsenteres i helt udfoldet form ved bestyrelsens temadrøftelse om strategien ved mødet den 27. maj. f) Administrative fællesskaber Bemærk Ekstra punkt i forhold til d.o. Undervisningsministeriet arbejder for at oprette administrative fællesskaber for statslige selvejende institutioner med henblik på effektivisering/rationalisering på 312 millioner kr. årligt i sektoren. Bestyrelsen gav formandskabet og ledelsen mandat til på skolens vegne at påvirke beslutningen da det som udgangspunkt anses for at være til ugunst for VUC Århus. 11
VUC Århus 6. Eventuelt Preben Clausen orienterede om, at VUC Århus har en myndighedsopgaver vedr. udbudsforretning af OBU og FVU i foråret. Der er mange aktører på banen med mange holdninger. Bestyrelsen orienteres yderligere på kommende møde. Omdeling af folder sommerkurser til Gymnasial Supplering. VUC Århus 7. Læsevejledning på VUC Århus, herunder screening af danskkursister Under dette punkt - bestyrelsens pædagogiske kvarter - gennemgik skolens to læsevejledere Jette Helland og Maren Mette Larsen resultaterne af den foretagne screening i efteråret 07 af samtlige danskkursister på skolen. Desuden blev skolens opfølgende indsats over for kursister med læseproblemer uddybet og kommenteret. 12
13