Afdeling: Bygningsafdelingen Udarbejdet af: Bygherrerådgiver Tom Slott Journal nr.: E-mail: Tom.Slott@rsyd.dk Dato: 14. juli 2016 Telefon: 2920 1277 Notat Nyt OUH Risikovurdering af kvalitetsfondsprojekt Periode 1. april 2016 30. juni 2016 (2. kvartal 2016) Uvildig risikovurdering I forbindelse med den kvartalsvise rapportering til Sundheds- og Ældreministeriet skal der vedlægges en af projektet uvildig kvalificering af risikovurderingerne. Den regionale Bygningsafdeling underlagt stabsfunktionen Økonomi har foretaget en vurdering af økonomi, tid og kvalitet sammenholdt med projektets risici. Grundlag for risikovurderingen Følgende dokumenter i seneste udgave ligger til grund for vurderingen: Risikolog af 29. juni 2016 Rapportering for 2. kvartal 2016, udateret Management Letter fra Deloitte af 30. november 2015 Notat af 31. maj 2016 fra POS angående Management Letter 2016 Q1 Projekteringstidsplan af 21. december 2015 Change Request katalog af 12. marts 2015 Projektets fase og stade Projektet befinder sig pt. i granskningsperioden af projektforslagsfasen, som startede i marts 2015 og løb frem til den 21. juni 2016, hvor projektforslaget blev overdraget til bygherren for granskning. Efter en grundig granskningsperiode skal projektforslaget behandles i Regionsrådet den 24. oktober 2016. Der er realiseret et forbrug på 8,9 % af færdiggørelsen på investeringsrammen, hvilket svarer til den akkumulerede reviderede investeringsprofil, og er 0,3 % højere end ved sidste kvartalsrapportering. Til sammenligning voksede færdiggørelsesgraden i 1. kvartal 2015 med 0,9 %. Side 1/9
Ved afleveringen af projektforslaget den 21. juni 2016 viste det sig, at anlægsbudgettet var overskredet med 1.3 mia. kr. i forhold til anlægsrammen fra kvalitetsfonden på 6.3 mia. kr. Totalrådgiveren Medic OUH blev derfor indkaldt til møde hos Region Syddanmark den 4. juli 2016 for at afgive forklaring på den voldsomme og uacceptable budgetoverskridelse. Parternes advokater deltog også i mødet. På mødet blev det aftalt, at Medic OUH i juli 2016 gransker egne kalkulationer grundigt med henblik på en kvalitetssikring af det fremlagte budget gennem en revurdering af enhedspriser og mængder, samt elliminering af eventuelle regnefejl. Samtidig forsætter bygherren granskningsprocessen som blev påbegyndt den 22. juni 2016 og skal afsluttes senest den 22. august 2016. Efter eventuel godkendelse i Regionsrådet den 24. oktober 2016 vil projektet som udgangspunkt være låst for større ændringer, da større ændringer efter dette tidspunkt normalt vil medføre store konsekvenser for tid og økonomi. Økonomi Generelle bemærkninger til risici Med henblik på at styrke muligheden for at den uvildige risikovurdering kan tilføre projektet reel værdi efterlyses en formel feedback procedure fra projektorganisationen på de angivne anbefalinger. Jf. seneste risikolog af 29. juni 2016 består denne af 13 risici, hvoraf 3 risici vurderes at have en nettorisiko=0, hvilket betyder, at projektet vurderes reelt kun at indeholde 10 relevante risici, der vurderes som væsentlige og heraf behandles de 6 væsentligste i kvartalsrapporten. 10 væsentlige og relevante risici i projektet vurderes som værende få, og det anbefales derfor stadigt at risikogruppen i samarbejde med projektledelsen intensiverer identifikationen af yderligere relevante risici. Der blev afholdt risikoworkshop den 22. juni 2015 og resultatet er analyseret af risikogruppen og er blevet forelagt den fælles projektledelsesgruppe. Resultatet forventes udmøntet i handlinger, og her efterlyses konkrete handlinger for de væsentlige risikoemner, der blev fremhævet på workshoppen, eksempelvis: Anlægsøkonomien er stadig udfordret. Forslag til løsning: Proces for target-budget skal styrkes. Bedre planlægning og detaljering i delprojekter på 300-400 mio. kr. (Dette er tillige et af opmærksomhedspunkterne i godkendelsesanmodningen fra Sundheds- og ældreministeriet af den 10. august 2015). Kommunikation til alle parter vedrørende projektets udfordringer i forhold til overholdelse af den økonomiske ramme. Indarbejdelse af delterminer for løbende kvalificering/drøftelse af target-budget. Tidsstyring og leverancer er udfordret. Forslag til løsning: Tidsplan skal i højere grad vise afhængigheder og kritisk vej. Fokus på stadeopfølgning på tidsplanen. Leveranceplaner detaljeres og afstemmes i september 2015. Projektorganisationen har efterfølgende orienteret Bygningsafdelingen om at der i hele projektforslagsfasen har været stort fokus på udbudsstrategi, targetbudgettering samt kommunikation parterne imellem. Punkterne har været faste punkter på (2.kvt.2016) godkendt PH.docx Side 2/9
projektledelsesgruppemøderne. Det samme gælder for tidsstyring og leverancer, hvor projektorganisationen forklarer, at der ligeledes har været et stort fokus og at de har forsøgt at få den fornødne indsigt jf. bygherrerådgivers kommentering af Totalrådgivers månedsrapport. Deloitte har udsendt Management Letter den 30.11.2015, som blandt andet anbefaler, at der for hver risiko sikres, at kvantificeringen af risiciene som minimum er baseret på følgende: o o o o Hvilke forudsætninger/tanker/argumenter, der ligger til grund for minimums- og maksimumbeløb, samt sandsynligheden for, at risikoen indtræffer. En beskrivelse af konsekvensen/betydningen af, at risikoen indtræffer (eksempelvis forsinkelse af byggeriet, og deraf afledte konsekvenser, øget udgift til rådgiver etc.) En beskrivelse/oplistning af de enkelte elementer, der forventes at medføre en udgift. Det kan eksempelvis være: rådgivnings- og håndværkertimer, timepriser, materialer/leje af materiel, bøder, rådgivning etc. Dokumentation, eventuel udtalelse fra ekstern part, til at understøtte de angivne beløb/sandsynligheder. Forudsætningerne for hver risiko skal være beskrevet/dokumenteret i en sådan grad, at det tydeligt fremgår, hvordan og hvorfor man er kommet frem til de givne beløb. Vi vil anbefale, at der i forbindelse med risikostyringen foretages en vurdering af, om der bør beregnes risikobeløb for en eller flere af de risici, der ikke indgår i de rapporterede top risici. Det bør ligeledes vurderes, om risici med risikobeløb over en given grænse (fx 100 t.kr.) bør summeres, for at vurdere, om de tilsammen har indflydelse på projektet. Det vurderes umiddelbart ikke, at ovenstående anbefalinger alle indgår i vurderingen af samtlige af de efter efterfølgende væsentligste risici. Væsentligste risici I det følgende behandles de 7 væsentligste risici, jf. risikogruppens kvalificering og rangorden. 1. Forudsætninger for m 2 priser ikke kan realiseres. Forudsætningerne der er lagt til grund for m 2 -priserne i dispositionsforslaget kan ændre sig, og dermed have negativ effekt på anlægsøkonomien. Med henblik på reducering af risikoen blev det aftalt at totalrådgiver afrapporterer specifikt på projektstrategien på projektledelsesmøderne, der afholdes hver 14. dag. Risikominimerende handling jf. forrige rapportering var forøget fokus og opfølgning på targetbudgettet. Projektledelsen vurderede omkostningerne ved seneste rapportering til 146 mio. kr. mere end targetbudgettet, svarende til 3,7 % af håndværkerudgifterne og 17 % af reserverne. Ved afleveringen af projektforslaget er den forventelige budgetoverskridelse således vokset til 1.3 mia. kr. svarende til 26 % af targetbudgettet. På trods af øget fokus på targetbudgettet og periodiske afrapporteringer fra totalrådgiver, er kvadratmeterprisen på kr. 13.066 i dispositionsforslaget steget til kr. 16.243 i projektforslaget eller en samlet stigning på 1.3 mia. kr. (2.kvt.2016) godkendt PH.docx Side 3/9
For en god ordens skyld bør nævnes, at totalrådgiver er forpligtet til at anvise besparelsesmuligheder på minimum 10 % af håndværkerudgifterne (ca. 400 mio. kr.) i forbindelse med licitationen, og at besparelsesmulighederne først og fremmest er tiltænkt anvendt som budgetværn i tilfælde at ugunstige licitationsresultater. Projektforslaget granskes frem til den 22. august, hvorefter det kan blive nødvendigt at skulle foretage justeringer af projektforslaget, således at den samlede anlægsramme overholdes. Risikoen er forværret i forhold til seneste kvartalsrapportering. At projektorganisationen evaluerer processen omkring de risikominimerende handlinger for denne højt prioriterede risiko, med henblik på at klarlægge hvorfor de risikominimerende handlinger tilsyneladende ingen effekt har haft, når budgettet overskrides med 1.3 mia. kr. fra dispositionsforslag til projektforslag. Desuden anbefales det at der i tidsplaner klart fremgår milepæle for staderapporteringer, så eventuelle mangler eller forsinkelser opfanges tidligere. 2. Indeksregulering. Divergens imellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset Der er risiko for, at det regionale anlæg pris- og lønindeks, der regulerer finansieringsrammen og byggeomkostningsindekset, der regulerer rådgiver- og entreprenørydelser, ikke følger den samme udvikling, hvilket kan resultere i forøgede omkostninger for byggeriet i forhold til den regulering kvalitetsfondsbyggeriet modtager. Finansministeriet har dog over for regionerne oplyst, at det kan forventes at forskellen i de to indeks udlignes over tid. Konsulentfirmaet Ernest & Young har vurderet problematikken for Danske Regioner og er kommet med flere løsningsforslag, herunder kompensation eller mulighed for regional finansiering uden for rammen. En anden mulighed til finansiering af en del af mankoen er, at implementere en større genanvendelsesprocent af medioteknisk- og andet udstyr i projektet. Den sidste mulighed er der åbnet op for ved de seneste økonomiforhandlinger mellem region og stat, hvorved der er givet mulighed for at flytte penge fra udstyr til mursten. Til orientering blev der således i 4. kvartal 2015 flyttet 100 mio. kr. fra udstyrskontoen til reserverne på byggekontoen. Der er fortsat risiko for at forholdet kan udmønte sig i besparelser, der kan få betydning for økonomi og tid. Under alle omstændigheder er en fortsat solid reservestrategi vigtig, for at kunne imødegå en eventuel yderligere afvigelse i indekset. Risikoen vurderes stadigt høj med maksimal score på 16 point og konsekvensklasse 4 (over 100 mio. kr.). Projektledelsen vurderede omkostningerne til at udgøre 143 mio. kr. ved seneste rapportering. Efter fremkomsten af nye indekstal er omkostningerne revurderet til at udgøre ca. 110 mio. kr. i denne rapportering. Risikoen er uændret i forhold til seneste kvartalsrapportering. (2.kvt.2016) godkendt PH.docx Side 4/9
3. Risiko for sammenfald af udbud med andre kvalitetsfondsprojekter/stort udbud få aktører Der er risiko for sammenfald med andre store udbud, hvilket kan medføre et overophedet marked, som ikke har den nødvendige kapacitet til løsning af opgaven med tilstrækkeligt kvalificerede firmaer. Dette kan få konsekvenser for tidsplanen, kvaliteten og ikke mindst for anlægsøkonomien, da det er forventeligt at tilbudspriserne vil være for opadgående i et marked med mange udbud af store byggeopgaver. Det anbefales derfor, at der fortsat løbende udføres markedsanalyser, der sammenholdes med den valgte udbudsstrategi, som løbende justeres i forhold til resultatet af markedsanalyserne. Med henblik på en reducering af risikoen er der gennemført markedsdialog med potentielle danske og udenlandske tilbudsgivere. Sideløbende hermed er der udarbejdet en udbudsstrategi som forventes forelagt Regionsrådet den 24. oktober 2016, samtidig med projektforslaget Risikoen vurderes høj med maksimal score på 16 point og konsekvensklasse 4 (over 100 mio. kr.), svarende til min 2,5 % af håndværkerudgifterne. Ved forrige rapportering var risikoen vurderet til en score på 9 og en konsekvensklasse på 3 (35-100 mio. kr.). På trods af at der i projektforslaget er taget højde for regionsfaktoren vurderer projektledelsen de eventuelle omkostninger herudover til at udgøre ca.100 mio. kr., svarende til 2-3 % af håndværkerudgifterne. En eventuel omprojektering vurderes at afføde en tidmæssig konsekvens på ca. 6 måneder, mod ca. 3 måneder ved seneste rapportering, hvilket har hævet den tidsmæssige konsekvens til konsekvensklasse 4. Risikoen er forværret i forhold til seneste rapportering. Projektledelsen vurderer risikoen til 100 mio. kr. jf. risikologgen at der fortsat løbende udføres markedsanalyser, der sammenholdes med den foreslåede udbudsstrategi, som løbende justeres i forhold til resultatet af markedsanalyserne. 4. IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH Der er truffet beslutning om logistikløsning, men logistikområdet betragtes fortsat som et højrisikoområde. Såfremt logistikken ikke fungerer optimalt i det nye sygehus kan det formentlig få voldsomme driftsmæssige og økonomiske konsekvenser. Et velfungerende logistiksystem med den teknologi, der er valgt i projektet, fordrer et sammenhængende og velfungerende klinisk IT-system, hvor snitfladen til logistikkens styresystemer er velbeskrevet og velfungerende. Totalrådgiver har derfor igangsat en detailbeskrivelse af snitfladerne mellem logistiksystemerne og de øvrige ITsystemer med henblik på opnåelse af sammenhæng og robusthed. Der er opnået enighed om ansvarsfordeling og snitflader mellem totalrådgiver og bygherre i forbindelse med IT på logistikområdet. Området følges tæt og der foretages løbende opfølgning på fremdrift mellem projektorganisationen og totalrådgiver, herunder hvorvidt området er besat med tilstrækkelige kompetencer. Der arbejdes derfor med et udredningsprojekt der forventes at løbe i 9-12 måneder, som et forberedende projekt til (2.kvt.2016) godkendt PH.docx Side 5/9
anskaffelsesfasen. Der arbejdes endvidere med etablering af en kommunikationsplan, der skal sikre et højt informationsniveau, og dermed fremdrift i projektet. Endeligt er der aftalt møderække med styregruppen, som afholdes hver 6. uge. Risikoen vurderes til en score på 12 og en konsekvensklasse på 2 (5-35 mio. kr.) som var det samme ved seneste rapportering. Projektledelsen vurderer risikoen til for tiden at udgøre 5-35 mio. kr. Risikoen er uændret i forhold til sidste rapportering. 5. Lav kvalitet på grund af stram økonomi (ny risiko) Risikoen skal ses i sammenhæng med risiko 2, da denne risiko kan udløse krav om besparelser som ofte går ud over kvaliteten, med mindre der reduceres i kvadratmeterne. En større forringelse af kvaliteten kan være af afgørende betydning for projektets succeskriterier, herunder effektiviseringskravene, og kan medføre en delvis omprojektering og i værste fald delvis ombygning. Af risikominimerende tiltag foreslår projektledelsen en grundig granskning af projektforslaget samtidig med en afstemning af bygherrens forventninger og projektets økonomi. Denne granskning pågår og skal afsluttes fra bygherreside den 5. august 2016. Projektledelsen vurderer omkostningerne til konsekvensklasse 2 og udgør mindre end 35. mio. kr. Risikoen er uændret i forhold til sidste rapportering Såfremt der ved en besparelsesrunde ikke reduceres i kvadratmeterne, vil det ofte gå ud over kvaliteten af byggeriet. Lav kvalitet på grund af stram økonomi vurderes ikke som værende en selvstændig risiko, men derimod en konsekvens af de øvrige risici, der har indflydelse på projektøkonomien. Derfor vurderes det her ikke relevant at foretage specifikke handlinger, men det anbefales, at foretage risikominimerende tiltag på alle øvrige risici, der har alvorlig indflydelse på projektøkonomien og dermed kvaliteten. 6. Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere Kompetente og kvalificerede medarbejdere er afgørende for projektets succes. For tiltrækning og fastholdelse af disse medarbejdere er der fokus på fagligt miljø, lønforhold, intern og ekstern kommunikation, kultur, stressreducerende tiltag, og konflikthåndtering. (2.kvt.2016) godkendt PH.docx Side 6/9
Rådgiverkonsortiet har samlet set betydelige ressourcer til rådighed gennem moderselskaberne, men alligevel opleves det for tiden som en udfordring at få stillet de nødvendige ressourcer til rådighed, særligt hvad angår ingeniørressourcer. Der er som risikominimerende tiltag fortsat fokus på ovenstående handlinger. Projektledelsen vurderer omkostningerne til konsekvensklasse 1 og udgør mindre end 5 mio. kr. Risikoen er uændret i forhold til sidste rapportering. 7. Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger er afgørende for overholdelse af tidsplanen og kan derved få konsekvens for anlægsøkonomien. Med henblik på reducering af risikoen er der udarbejdet en mødehåndbog, hvor kommissorier og beslutningskompetencer er fastlagt. Endvidere er der aftalt et øget fokus på planlægning, opfølgning på leverancer og tværfaglig koordinering. Endelig har totalrådgiver udarbejdet en ny projekteringstidsplan, der indeholder en række af de væsentlige beslutningsterminer. Projektledelsen oplyser, at det er svært at få truffet nødvendige og planlagte beslutninger i den takt, der er nødvendigt for at opretholde fremdriften i forhold til tidsplanen for projektforslaget. Efter rettidig aflevering af projektforslaget er risikoen nedskrevet (mindre sandsynlighed). Projektledelsen vurderer omkostningerne til konsekvensklasse 2 og udgør 5-35 mio. kr. Risikoen er forbedret i forhold til sidste rapportering. Det vurderes, at det kan have alvorlig konsekvens for tidsplanen, og dermed projektøkonomien, såfremt bygherren organisatorisk ikke er i stand til at træffe beslutninger på de aftalte tidspunkter. Det anbefales, at der udarbejdes en beslutningsliste med deadlines for alle kendte og væsentlige bygherrebeslutninger. Beslutningslisten bør være aftalt med og tiltrådt af alle relevante samarbejdspartnere, herunder entreprenørerne i udførelsesfasen. Endvidere anbefales det at analysere og revurdere de organisatoriske kompetencer og beslutningsveje med henblik på at identificere eventuelle barrierer for beslutningsflowet. Change request og reserver Jf. kvartalsrapporten er reserverne opgjort til 878 mio. kr. inkl. letbane og ekskl. reserver på inventar. Reserverne er forøget med 21 mio. kr. siden sidste rapportering, hvilket skyldes den seneste indeksering af beløbet. Besparelseskatalog af 12. marts 2015 er stadig gældende og indeholdt ved rapporteringen for 3. kvartal 2015 besparelsesmuligheder for i alt 123-151 mio. kr. svarende til 3,3-4,1 % af håndværkerudgifterne, hvilket stadig vurderes at være i underkanten af hvad der vil være ønskeligt. (2.kvt.2016) godkendt PH.docx Side 7/9
Ved rapporteringen for 4. kvartal 2015 blev besparelsesmulighederne nedskrevet til 99-122 mio. kr., svarende til 2,2-2,7 % af håndværkerudgifterne. Ved denne rapportering er besparelsespotentialet fortsat 99-122 mio. kr., hvilket vurderes som værende ikke tilfredsstillende. I den forbindelse bemærkes jf. totalrådgiverkontrakten af 5. december 2011, pkt. 7.2 er totalrådgiver forpligtet til at anvise beparelsesmuligheder for minimum 10 % af håndværkerudgifterne. Besparelseskataloget skal være godkendt af bygherren inden licitationstidspunktet. Under forudsætning af at projektforslaget under granskningen bringes ned på den godkendte anlægsramme, vurderes det med baggrund i ovenstående, at reserverne og besparelsesmulighederne giver projektet den fornødne robusthed for nuværende og på niveau med seneste rapportering. Det anbefales dog, at der fortsat lægges det fornødne pres på totalrådgiver med henblik på opnåelse af besparelsespotentiale på minimum 10 % af håndværkerudgifterne. Tidsplan og stade Rapporteringen for 2. kvartal 2016 behandler ikke specifikt stadet på den godkendte tidsplan. Det fremgår ikke umiddelbart af kvartalsrapporten hvorvidt udførelsestidsplanen følges uden afvigelser. Her tænkes specifikt på de fremskudte arbejder med grundmodningen, der fysisk blev påbegyndt den 28. april 2016. Det anbefales derfor stadig, at projektets stade i forhold til gældende tidsplan behandles specifikt under eget hovedpunkt i den fremtidige kvartalsrapportering. Dispositionsforslaget med tilhørende tidsplan blev godkendt i regionsrådet den 27. april 2015. Projektforslaget blev rettidigt afleveret for bygherrens bemærkninger den 21. juni 2016. Den politiske godkendelse af projektforslaget er rykket fra den 4. oktober 2016 til den 24. oktober 2016, hvilket betyder at projektforslagsfasen er forlænget med 20 kalenderdage. Kvalitet Forudsætningerne for at projektet gennemføres jf. tilsagnet om støtte fra kvalitetsfonden vurderes i det væsentlige overholdt, således at de krævede effektiviseringsgevinster kan forventes opnået. Det skal dog bemærkes, at anlægsøkonomien er forværret siden seneste rapportering, da projektforslagets anlægsøkonomi er overskredet med 1.3 mia. kr. i forhold til tilsagnet, hvilket fordrer at projektforslaget granskes grundigt af parterne, med henblik på at få elimineret overskridelsen i projektøkonomien, uden så vidt muligt at gå på kompromis med kvaliteten af projektet. Anbefalinger Det anbefales i øvrigt: At identificeringen af yderligere relevante risici intensiveres og at disse kvalificeres. At der fortsat er stor fokus på anlægsøkonomien i projektet, herunder ikke mindst forbruget af reserverne, da en fortsat solid reservestrategi er vigtig. (2.kvt.2016) godkendt PH.docx Side 8/9
At change request kataloget løbende udbygges med besparelsesmuligheder for minimum 10 % af håndværkerudgifterne. At risikoen for forsinkelser i udførelsesfasen vurderes og forsøges kapitaliseret, da erfaringen fra igangværende byggesager viser, at de udskrevne dagbøder langt fra dækker refleksforsinkelseskravene fra efterfølgende entreprenører, der uforskyldt er blevet forsinket. At risikoen for fejl og forglemmelser i udbudsmaterialet vurderes og kapitaliseres. Normal praksis er, at afsætte 8-10 % af håndværkerudgifterne som reserve til formålet, men igangværende byggesager har vist, at behovet har været væsentligt højere. At der fortsat arbejdes med standardisering af byggeriet og byggeprocessen med henblik på billiggørelse af byggeriet og forøgelse af reserverne. At det drøftes hvordan den økonomiske risiko for eventuelle fremtidige voldgiftssager håndteres, da eventuelle tab på den konto normalt ikke kan indeholdes i reserverne. At den udarbejdede beslutningsliste med deadlines for væsentlige bygherrebeslutninger tiltrædes af relevante samarbejdspartnere, herunder entreprenørerne i udførelsesfasen. At kvartalsrapporteringen fremover specifikt behandler projektets stade i forhold til den gældende tidsplan. At stade jf. projekteringstidsplan får eget hovedpunkt i kvartalsrapporten. Konklusion Det vurderes, at projektorganisationens risikoarbejde på tilstrækkelig vis afspejler projektets korrekte risikobillede i den nuværende fase. Det anbefales dog, at risikologgen fremover udbygges med relevante risici, også for fremtidige faser, og at det i risikologgen noteres i hvilken fase risikoen er aktuel. Vejle, den 14. juli 2016. (2.kvt.2016) godkendt PH.docx Side 9/9