PROPHIX 11 Systemansvarlige Daniel Nygaard Ricken Økonomiafdelingen 9940 9785 dnr@adm.aau.dk Michael Siglev Økonomiafdelingen 9940 3959 msi@adm.aau.dk Vejledning Opdateret: September 2016 Version: 5
1. Lønbudgettering Den primære lønbudgettering på Aalborg Universitet foretages i RES, hvorefter disse data bliver overført til Prophix. Denne overførsel af data mellem Prophix og RES sker hver time, hvorfor du eksempelvis først vil kunne se ændringer i løn-tal, du har foretaget for et bestemt projekt i RES, efter en time i Prophix s projektbudgetteringstemplates. Derudover gør forholdet mellem Prophix og RES også, at det er nødvendigt, at der er lavet en finansieringsplan i RES for alle de specifikke medarbejdere, der skal være en del af projektbudgetteringen. Ellers vil det ikke være muligt at trække løndata for de specifikke medarbejdere ind i projektbudgetteringstemplatesene i Prophix. Der anvendes dog stadig 3 lønbudgetteringstemplates i Prophix til budgetteringen af Budget 2016, der henholdsvis anvendes til budgettering af løn-tal for timelønnede, budgettering af refusioner og budgettering af ændringer i feriepengeforpligtelser og lønbidrag ved årsskifte: Indtastning Timelønnede Indtastning Refusioner Indtastning Feriepenge & Lønbidrag Disse vil med tiden blive overført til RES, men i øjeblikket skal disse 3 templates dog anvendes til deres respektive budgetteringer i Prophix. Det skal desuden nævnes, at lønbudgetteringstemplate: Indtastning - Feriepenge & Lønbidrag sjældent anvendes af andre end Avancerede-brugere på ØC erne, hvorfor der ikke udarbejdes en vejledning til denne indtastningstemplate. Ønskes en vejledning for denne indtastningstemplate kan de to Prophix systemansvarlige kontaktes for videre aftale. I det følgende vil indtastningstemplaten: Indtastning Refusioner blive gennemgået. Ønskes en gennemgang af Indtastning Timelønnede skal du finde denne template vejledning på Prophix hjemmesiden. Der er to metoder, hvorpå lønbudgettering kan startes på i Prophix: gennem Workflow-opgaver og ved at åbne de ovenfor nævnte indtastningstemplates direkte i Prophix. En standard-bruger har kun adgang til at lønbudgettere gennem Workflow-opgaver, mens en avanceret-/administrator-bruger har adgang til begge metoder. I det følgende vil Workflow-opgave metoden blive gennemgået. Hvis du som avanceret- /administrator-bruger vil anvende den anden metode, skal du læse Vejledningen: Lønbudgettering Åbning af templates. Når du som Standard-bruger skal lønbudgettere i Prophix, vil du typisk starte med at modtage en Workflow-opgave fra en Avanceret-bruger eller Administrator-bruger, der indeholder en bestemt opgave Prophix-vejledning: Side 2 af 14
og en bestemt deadline for denne opgave. Dette vil typisk være at skulle lønbudgettere på en eller flere bestemt(e) kontostreng(e) under et af hovedområderne. Når du er blevet gjort ansvarlig for en bestemt Workflow-opgave, vil du typisk modtage en e-mail fra Prophix-adressen: no-reply-prophix@adm.aau.dk: Du kan nu vælge at åbne din Workflow-opgave ved at trykke på det link, der er angivet i e-mailen, hvorefter Prophix automatisk vil åbne og vise den lønbudgetteringstemplate, som avanceret-brugeren eller administrator-brugeren har angivet, du skal budgettere i. Bemærk, at det er valgfrit for avanceret-brugeren eller administrator-brugeren at sende dig ovenstående mail, hvorfor det altid er en god ide at tjekke dine Workflow-opgaver ved hjælp af nedenstående metode. Du kan altid finde dine Workflow-opgaver under My Tasks i Prophix s hovedmenu. Start med at åbne og logge ind på Prophix, hvorefter du vil se dette vindue: Prophix-vejledning: Side 3 af 14
Bemærk at dette skærmbillede vil se anderledes ud, alt efter hvordan du har indstillet Prophix på din computer. På dette skærmbillede, vil du under My Tasks kunne se alle de Workflow-opgaver, som du er blevet gjort ansvarlig for eller er blevet gjort alternativ-ansvarlig for. Den alternativ-ansvarlige har ansvaret for at udføre opgaven, hvis den primære ansvarlige ikke har mulighed for det. Du åbner din specifikke Workflow-opgave ved at klikke på den under My Tasks, og Prophix vil derefter åbne den lønbudgetteringstemplate, som avanceret-brugeren eller administrator-brugeren har angivet, du skal budgettere i. 1.1 Brug af lønbudgetteringstemplate: Indtastning Refusioner Når du har åbnet din Workflow-opgave, vil Prophix indlæse lønbudgetteringstemplaten. Du vil se følgende billede: I øverste venstre hjørne af templaten er det muligt at se, hvilken template det er: Prophix-vejledning: Side 4 af 14
Hvis Prophix ikke indlæser den template, du mener, du skal anvende, skal du kontakte den Workflow ansvarlige på dit lokale ØC. Husk på, at du kan følge den konsoliderede budgettering i konsolideringsrapporterne, der samler alle indtægter og omkostninger sammen for et givent omkostningssted og kontostreng. Data til konsolideringsrapporterne for indeværende budgetår og næste budget bliver opdateret hver halve time, hvilket betyder, at det du taster i lønbudgetteringstemplaten først kan ses i konsolideringsrapporterne, når de opdaterer kl. hel og halv. I lønbudgetteringstemplate: Indtastning Refusioner har du både mulighed for at taste dine budgetterede refusioner for et givent omkostningssted i kombination med det ønskede analysenummer, finansieringskilde, formål, projektnummer og underkonto. Den ønskede kombination af omkostningssted, analysenummer, finansieringskilde, formål, projektnummer og underkonti vælger du ved at ændre på de markerede kriterier: Prophix-vejledning: Side 5 af 14
I templaten er de relevante refusionsartsposter foruddefineret, og står ned langs Y-aksen. Tiden er desuden opdelt i måneder og år, og er listet langs X-aksen. De fremhævede kriterier ovenfor er alle de kriterier, du har mulighed for at budgettere på i denne template. Det er meget VIGTIGT!!!, at du vælger kriterier (markerede bokse), inden du taster et beløb. Så snart, der tastes et beløb og gemmes, registrerer Prophix det tastede beløb på de kriterier, der er valgt. Kommer du til at taste et beløb på nogle forkerte kriterier og dermed kontostrenge, og derefter gemmer, er det vigtigt, at du kontakter dit nærmeste ØC og/eller de Prophix systemansvarlige fra ØA, så der ikke ligger beløb på forkerte kontostrenge. Bemærk desuden, at Prophix IKKE sletter et indskrevet tal, selvom der skiftes kriterier. Indtaster du eksempelvis et tal på omkostningssted 23001 og derefter skifter omkostningssted til 22001, vil det indtastede tal stadig stå på omkostningssted 23001, og vil også blive gemt på den valgte kontostreng, når du trykker på gem. 1.1.1 Valg af kriterier Der er to måder, hvorpå kriterierne kan vælges i lønbudgetteringstemplaten: Ved hjælp af rullegardinet eller ved hjælp af søgning. Uanset hvor du står i Prophix vil det være den samme måde, der vælges kriterier på. Hvis du anvender rullegardinet ved kriterierne, vil du få en lang liste over de medlemmer, du kan vælge at låse kriteriet til. Et medlem kunne eksempelvis være et bestemt projektnummer under kriteriet Projektnummer, eller et bestemt analysenummer under kriteriet Analysenummer. For at se listen med muligheder skal du trykke på den lille sorte trekant, som du kan finde ved hvert af kriterierne: Prophix-vejledning: Side 6 af 14
Du kan herefter vælge en af mulighederne på listen, og kriteriet vil blive låst til dette valg. HUSK PÅ, at de medlemmer, du låser kriterierne til, vil svare til den kontostreng, som du budgetterer på. Altså, låser du kriteriet til omkostningssted 23001, budgetterer du rent faktisk på den specifikke artspost i det specifikke måned og år på dette specifikke omkostningssted (og de andre kriterier), når du taster et tal i templaten. Udover rullegardinet har du mulighed for at anvende søgningsfunktionen til at finde et specifikt medlem, som du kan låse kriteriet til. For at åbne søgefunktionen skal du klikke på kriteriet altså teksten over rullegardinet: Følgende boks kommer frem (her for omkostningssted): Prophix-vejledning: Side 7 af 14
Det er herfra muligt at søge det medlem frem, som du vil låse kriteriet til for at budgettere. Bemærk, at medlemmer i denne liste kan være lettere udvisket, mens andre er fuldt ud sorte. De lettere udvisket medlemmer er dem, du ikke har adgang til, mens de sorte er dem, du har adgang til. Når du trykker på Nøgle matcher kommer der forskellige muligheder frem, der kan hjælpe dig i søgningen. Du kan vælge at søge på Nøgler, Navne eller begge en god tommelfingerregel er, at Nøgler altid ser på talværdier og Navne altid ser på tekst. Derudover har du mulighed for at vælge Match, indeholder, Starter med og Slutter med. Hvis du vælger Starter med eller Slutter med finder den de nøgler og/eller navne, som henholdsvis starter med eller slutter med det, du har søgt på. Indeholder finder alle de nøgler og/eller navne, som indeholder det du har søgt på, og hvis du vælger Match finder den kun præcist det, du har søgt på. For at søge, skal du skrive tallet eller navnet på det medlem under kriteriet, du søger efter. Husk kun at trykke på Enter og IKKE trykke på OK, når du søger. I vores eksempel vil jeg finde medlemmet 23001 under kriteriet Omkostningssted hvilket dermed låser kriteriet Omkostningssted til omkostningsstedet 23001 i templaten. For at gøre dette, søger jeg på 23001 med Nøgler og Match valgt og får følgende billede frem, når jeg trykker på Enter : Prophix-vejledning: Side 8 af 14
23001 er nu fundet, og jeg kan blot vælge det ved at markere det og trykke på OK. Boksen vil derefter lukke, og lønbudgetteringstemplaten vil blive låst til omkostningssted 23001 og vise de tal, der allerede er budgetteret på den specifikke kontostreng, der nu fremkommer med omkostningssted 23001 (og analysenummer, finansieringskilde, formål, osv.). På samme måde kan alle andre kriterier vælges, og du kan eksempelvis fastlåse templaten til følgende kriterier: Som sagt, husk på at du nu indtaster tal for den specifikke kontostreng, der bliver dannet af de forskellige kriterier. I vores eksempel vil du derfor indtaste på: Analysenummer: 00000: Intet analysenr. Finansieringskilde: 00: Aalborg Formål: 0000: Driftsmidler Omkostningssted: 23001: Sekretariatet i ØA Projektnummer: 000000: Intet projekt Underkonto: 10: Alm. virksomhed Prophix-vejledning: Side 9 af 14
Derfor er det vigtigt at vælge den korrekte kontostreng dannet af de ovenstående valgte kriterier inden du begynder at skrive tal i templaten. 1.1.2 Indtastning af beløb Det anbefales, at der indtastes beløb i lønbudgetteringstemplaten på følgende 3 måder: 1. Indtastning af konkrete beløb i de enkelte måneder 2. Indtastning af et beløb for året med ligelig fordeling i 12 måneder 3. Indtastning af et beløb på baggrund af sidste års realiserede forbrug Den første måde er at taste et beløb direkte i de enkelte måneder. Husk at vælge den korrekte kontostreng først, og derefter tastes direkte i cellerne for de enkelte måneder ved at markere den bestemte celle, skrive et tal og trykke på Enter : Prophix regner selv totaler ud på summen for omkostningsposten og året. Den anden måde, der kan indtastes beløb på, er at ved at placere et beløb i års-totalen og lade Prophix fordele beløbet ligeligt i årets 12 måneder. Husk først at vælge den korrekte kontostreng, og derefter tastes et totalbeløb for hele året i års-totalen ved at markere denne celle, skrive et tal og trykke på Enter. Derefter vil Prophix vise følgende boks: Prophix-vejledning: Side 10 af 14
Vælg her Fordel ligeligt og tryk på OK. Prophix vil derefter fordele beløbet ligeligt henover årets 12 måneder: Den tredje måde er at indtaste et beløb, der fordeles henover årets måneder på baggrund af tidligere års realiserede data. Husk først at vælge den korrekte kontostreng, og derefter tastes igen et beløb for hele året i årstotalen. Prophix vil derefter åbne følgende boks: Prophix-vejledning: Side 11 af 14
Her vælges Fordeling baseret på data i, og du indstiller den kontostreng, du vil fordele på baggrund af: Husk at indstille hele kontostregen herunder og sørg for, at der findes tal på den kontostreng, du vælger. Hvis du er i tvivl om dette, kan du eventuelt anvende en Ad hoc analyse til at undersøge dette. Ad hoc analyser bliver gennemgået i Vejledning: Brug af Ad hoc analyse. Tryk derefter på OK, og herefter fordeles dit budgetterede årstotal som de realiserede data ligger i ovenstående valgte kontostreng. Såfremt der ikke ligger realiseret data på den valgte kontostreng, kan Prophix ikke fordele dine budgetterede data, og i stedet må du anvende en af de to andre ovenstående metoder til at fordele beløbet enten ligeligt eller månedsvis. Prophix-vejledning: Side 12 af 14
1.2 Realiserede refusioner rapport For at hjælpe dig med at budgettere refusioner, er der i Prophix lavet en rapport, som viser dig et overblik over de realiserede refusioner på medarbejderniveau fra sidste budgetår. Denne oplysning kan desuden anvendes til at vurdere, hvilken type refusioner der kommer på dine kendte medarbejdere, og til at vurdere, hvad der typisk kommer af refusioner på barsel og sygdom. Yderligere kan overblikket anvendes til at vurdere, hvilke måneder refusionerne typisk falder i. Du finder denne rapport i Prophix s Document Explorer under Løn > Templates: På samme måde som i refusions templaten kan du vælge de kontostrenge, hvor dine refusioner er realiseret på, ved at indstille de forskellige kriterier til kontostrengen. Prophix-vejledning: Side 13 af 14
1.3 Farvekoder i Prophix Når du taster budgettal i templaten, så husk at holde øje med farvekoderne, som står i bunden af alle templates og rapporter i Prophix: Som udgangspunkt vil du kun kunne taste i alle mørkegrønne og lysegrønne celler for hver måned, samt i de grå årstotaller, som er angivet ved de enkelte artskonti (du kan altså ikke taste i en grå årstotal ved en sum-artskonto altså de grå årstotaler, som har røde celler ved siden af sig i månederne). Hvis du kommer til at taste et tal i en anden celle end disse, vil Prophix give dig følgende besked: For at komme videre med din budgettering, skal du trykke på OK og vælge en mørkegrøn, lysegrøn eller grå celle, som du kan taste i. Hvis du står i en mørkegrøn, lysegrøn eller grå celle, som det skal være muligt at taste i, men Prophix giver dig ovenstående besked alligevel, så tag venligst kontakt til de Prophix ansvarlige ved ØA for at få tilrettet templaten. Prophix-vejledning: Side 14 af 14