Kvikguide. e-bevillingsbrugere.

Transkript

1 Kvikguide e-bevillingsbrugere

2 Sådan logger du ind som e-bevillingsbruger 1. Klik på Log ind knappen øverst på skærmen. 2. Indtast Brugernavn og Adgangskode som beskrevet. Som indlogget e- bevillingsbruger har du adgang til siden Brugere, som du altid kan genfinde ved at klikke på Mine sider. Bemærk at der øverst på skærmen står Logget ind som: efterfulgt at den tilknytning du har (kundenummer og kundetekst). Nederst på siden kan du også se denne samt alle de borgere og bevillinger, som har samme tilknytning. Hvis listen over borgere er tom, tastes * i feltet CRP-nummer for at se alle borgere tilknyttet kundenummeret. Vælg den rigtige tilknytning Når du arbejder med borgere og bevillinger, er det vigtigt, at du tager aktivt stilling til, om du har den rigtige tilknytning, så du undgår fejloprettelser i OneMeds interne systemer. Ønsker du at ændre din tilknytning, skal du blot klikke på knappen Skift øverst, markére i listen og klikke Ret i pop-up en Vælg kunde. Søg blandt nuværende borgere Søg direkte efter en eksisterende borgers CPR-nummer (eller anvend *). Der er også mulighed for at bruge søgefunktionen Søg efter navne. Her søges i listen af Alle borgere/brugere, hvor der med rødt er markeret inaktive borgere (du kan også vælge kun at se Aktive borgere/brugere ). Antallet af hits vises nederst og du kan bladre frem og tilbage. Yderligere begrænsning af de viste hits fås ved at anvende feltet Begræns søgning. Skriv fx Poul og tryk dernæst på tastaturets return-knap ( ) - dine hits vil så omfatte hits med enten fornavnet Poul eller efternavnet Poulsen. Du kan endvidere sortere visningen på det lille trekantsymbol ved kolonneoverskriften. Find borgerens bevilling via knappen Se bevilling. <

3 Sådan arbejder du med borgere og bevillinger Du kan oprette nye borgere og bevillinger eller rette eksisterende. For at oprette en ny borger og bevilling klik Opret ny i.... Vær sikker på at du har den rigtige tilknytning! Herefter fremkommer billedet Brugerdata. Udfyld som minimum alle felter markeret med rød stjerne. Her bestemmer du borgerens login til webshoppen (Brugernavn og Adgangskode). Brug feltet Noter til vigtige oplysninger, som du vil dele med OneMeds kundeservice. Klik Gem data (på CPR-nummeret foretages automatisk et modulus 11-tjek). Findes borgeren allerede i vort system, bliver der gjort opmærksom herpå. Herefter kommer du automatisk til siden Borgers bevilling som består af Brugerdata og Oversigt over bevilgede varer. Det er her du fremover skal arbejde med borgeren og dennes bevilling. Du kan senere vælge at opdatére Brugerdata.

4 Opdateret: Stå på siden Borgers bevilling. Klik Tilføj ny vare for at starte søgefunktionen og finde den ønskede vare, som skal tilføjes bevillingen. Her kan skrives et reference nummer fra leverandøren direkte i feltet Søg produkter. Du kan også anvende OneMed varenummer eller fritekstsøgning for at finde den ønskede vare. Fortsæt din søgning via linket Tilbage til søgeresultat.

5 Sådan tager du den rigtige beslutning om forbrug Inden du går igang med at søge og tilføje bevilgede varer til borgerens bevilling, er det vigtigt at kende de forskellige metoder til, hvordan du mest optimalt får systemet til at lave arbejdet for dig, fx via funktionaliteten Løbende bevilling. Når du bevilger en vare, kan du anvende følgende forbrugsmetoder: 1. Forbrug efter behov. 2. Forbrug med maximum. Anvender du metode 1 kan borgeren få de nødvendige hjælpemidler efter behov, mens metode 2 giver mulighed for, at kommunen kan styre forbruget bedre. Derudover er der mulighed for, at systemet automatisk genererer aktive varer. Forbrug efter behov Tast datoen: i feltet Slut og ret til: 0 i feltet Forbrug total (0=efter behov). Forbrug med maximum Når du anvender denne metode, er der flere muligheder: 1. Du kan ændre på slutdatoen og fx forkorte til en engangsbevilling på 3 måneder. 2. Du kan indtaste forbrug pr. ordre, som en hjælp til borgeren. 3. Du kan anvende periodeforbrug og kalkuleringsfunktionen, der logges fremover. 4. Du kan anvende løbende bevillingsfunktionalitet. 5. Du kan kopiere inaktive varer, hvor slutdatoen er overskredet, og fastholde bevillingslængden og maximumforbrug. 6. Du kan ændre maximum på aktive varer.

6 Sådan arbejder du med forbrugsmetoder Når du har fremsøgt varen, skal der sættes forbrug på. Systemet sætter som udgangspunkt perioden til et år og forbruget til 1. Brug funktionen Anvend periodeforbrug hvis du kender borgerens forbrug i styk fx pr. dage eller uge. Systemet beregner så forbruget (antal bestillingsenheder), som du kan opdatére. Herfter gemmes det afrundede forbrug i feltet Forbrug total (0= efter behov). Vigtigt inden du klikker Tilføj bevillingsvare Inden du gemmer de indtastede data, kan du evt. tilrette feltet Antal pr. ordre med predefineret antal enheder udfyldt, for at hjælpe borgeren og dig selv videre i den første og efterfølgende bestillinger. Derudover kan du kombinere med funktionaliteten Løbende bevilling. Via denne funktion kan du beslutte dig for, om den bevilgede vare med forbrug skal fortsætte efter slutdatoen, hvorved systemet automatisk genererer en ny aktiv varelinje, når slutdatoen nås. Dermed sparer du tid og skal ikke senere tage stilling til, om varen skal bevilges de kommende år. Slutteligt kan du let foretage en engangsbevilling evt. med en tidsbegrænsning. Redigér en allerede bevilget vare Det kan være hensigtsmæssigt senere at rette data på en allerede aktiv bevilget vare. Fortryder du, skal du blot huske at lukke pop-up en uden at gemme rettelsen. Arbejd med kopieringsfunktionen Kopieringsfunktionen giver dig mulighed for at kopiere én eller flere varer til en ny periode med start pr. dags dato. Klik på knappen Tilføj via kopiering for at få adgang til funktionen. For manuelt at sætte en vare til inaktiv, skal du først klikke på Redigér knappen. I næste skærmbillede ændrer du Status til inaktiv og gemmer. Varen vil nu være inaktiv og der skal være tastet et maximum i forbrugsfeltet. For varer med slutdatoen kan kopieringsfunktionen ikke anvendes.

7 Følg med i forbruget På siden Borgers bevilling kan du se dato for den seneste ordre samt følge med i borgerens forbrug til dato (borgerens reelle forbrug i perioden). Hvis du ønsker at ændre et allerede indtastet forbrug på en bevilget vare, hvor der har været forbrug, skal du være opmærksom på følgende: Af hensyn til al fremtidig statistik er det nødvendigt, at der oprettes en ny varelinje på samme varenummer, hvorpå det nye forbrug kan indtastes. Anvend Løbende bevilling eller sæt den eksisterende varelinje til inaktiv og opret dernæst en ny varelinje via kopieringsfunktionen. Du bestemmer selv graden af automatik. Bestil varer for borgeren Stå på siden Borgers bevilling. Markér den lille grønne box til venstre for varelinjen og tilret evt. Antal for hver vare, som skal fremsendes til borgeren. Klik dernæst på Opret ordre og du sendes videre til ordreflowet, hvor du bl.a. kan tilrette leveringsadressen og indtaste andre vigtige oplysninger om forsendelsen. Udfyld alle stjernemarkerede felter og klik på Bestil varer, hvorefter ordren sendes til os. Du har bl.a. mulighed for at sende os en ordrespecifik bemærkning eller leveringsinstruks.

8 Når du har modtaget din ordrespecifikation (får et E-nummer), kan du klikke på Gå tilbage for at fortsætte med at arbejde med borgeren. Via siden Brugere kan du fortsætte arbejdet med en anden borger. Bemærk at du evt. skal skifte tilknytning. Vigtig info Når du logger ind som e-bevillingsbruger, har du adgang til en side, som løbende opdateres med vigtig info fra os. Derudover vil vi holde dig orienteret om bl.a. forbedringer via det elektroniske OneMed Nyt. Har du brug for hjælp fra websupport? Tlf Mail: