Referat af Fællesudvalgsmøde (FU) d. 30. marts kl. 10-12 i lokale 1.02, Njv. 6b Til stede: Ulla Steen (US), Britt Justenlund (BJU), Gitte Abrahamsen (GA), Trine Schultz (TS), Marlene Ydegaard (MY) Afbud: Lone Ørsted (LOE) Juridisk Institut Niels Jernes Vej 8a 9220 Aalborg Institutsekretær Afdelingsleder Janne Sverd +45 9940 9873 js@law.aau.dk www.law.aau.dk Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden. Godkendt uden ændringer. 13. februar 2017 2. Opfølgning på referat fra d. 25. januar Opfølgning fra sidste møde. Referat vedlægges som bilag. Referatet fra sidste møde gennemgås, og der følges op på diverse punkter. Grundlæggende arbejdsmiljø valgfrit kursus. US mener ikke dette er relevant for hele FU. SU-kursus for nye medlemmer. Er et obligatorisk kursus for SU medlemmer. FU s medlemmer sørger selv for tilmelding. HSU referater: JS undersøger med fakultetet hvorfor disse ikke sendes ud til institutterne. Næstformand for FU blev valgt: Gitte Abrahamsen. 3. Meddelelser fra Institutleder/-sekretariat, Arbejdsmiljø og andre US: Meget sammenfald mellem IR og FU. Der skal kigges nærmere på hvilke punkter der hører til i hvilket udvalg. I forbindelse med ansættelser af adjunkter og lektorer skal der gennemføres en ansættelsessamtale. IR har på deres møde d. 8. marts besluttet, at ansættelsesudvalget skal bestå af Institutleder, VIP og TAP fra IR. Det vil køre som et pilotprojekt. JS undersøger beslutningskompetencer for IR og FU og orienterer om det på næste møde. Derudover laves forslag til procedure for hvilke punkter der skal tages op i hvilke udvalg. TS foreslår, at forskningsstrategi og stillingsplan hører til i FU. Evt. kan IR lave forarbejdet mht. stillingsplan, og indstille det til FU, som træffer afgørelse. 4. Besøg af Arbejdstilsynet v/loe Den 18. januar havde instituttet besøg af Arbejdstilsynet. LOE vil orientere FU om mødet. FU skal diskutere, om der er noget fra mødet der giver anledning til yderligere tiltag. LOE havde meldt afbud til mødet, men efterfølgende sendt nedenstående til referatet: Besøg af Arbejdstilsynet den 18. januar 2016 var et uanmeldt besøg og besøgets årsag benævnes som Detailtilsyn. Der var mødt 2 konsulenter op, og under besøget talte de først med mig, i egenskab af arbejdsmiljørepræsentant og efterfølgende med Anders og jeg i fællesskab.
De spurgte ind til vores arbejdsklima her på instituttet, og vi talte om dagligdagen på stedet, sygemeldinger, stressramte, undersøgelsen i efteråret 2014 og institutdagen i starten af 2015. Derudover talte vi om det generelle arbejdsmiljøarbejde på stedet, og de så det materiale, der er tilgængelig for så vidt angår handleplan for 2012-2015 og notatet fra undersøgelsen 2014. Der fandtes en kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø for 2012-2015, men desværre ikke en fysisk handleplan for samme periode, så de ville overveje hvilke konsekvenser det skulle have for instituttet. På baggrund af vores samtale fik vi den 25. januar 2016 en vejledning fra Arbejdstilsynet, hvori de gerne vil vejlede os om følgende arbejdsmiljø: Vejledning om samarbejde, konflikthåndtering og kommunikation Spilleregler for samarbejde Ledelsesmæssig og kollegial støtte og opbakning Derudover fik vi mulighed for at komme med kommentarer til den manglende handleplan på det fysiske arbejdsmiljø. Det resulterede i et høringssvar sendt til Arbejdstilsynet den 8. februar 2016. Sagen blev afgjort den 11. februar 2016, og endte med at vi fik et påbud, der indeholder følgende: Virksomheden påbydes at udarbejde en handlingsplan for løsning af sine arbejdsmiljøproblemer. I skal efterkomme påbuddet senest den 15. juni 2016. I skal senest den 22. juni 2016 give os besked om, hvordan I har efterkommet påbuddet. I kan enten bruge formularen på vores selvbetjeningsløsning OnlineAt, eller I kan udfylde blanketten nedenfor og sende den til os. I skal orientere alle arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanter, der er berørt af påbuddet. Hvis I har brug for at se de relevante dokumenter er de i den blå mappe med APV på mit kontor. Øvrige oplysninger omkring arbejdsmiljøarbejdet: Vi starter op på rundering fredag den 1. april 2016 og vil tage alle medarbejdere løbende. Der vil blive lagt vægt på det fysiske arbejdsmiljø, og hvis der er medarbejdere der har kommentarer til det psykiske arbejdsmiljø vil dette også blive noteret. Alle besvarelser skal tastes ind i et handleplansmodul, og vil efterfølgende være en del at den samlede handleplan, der skal laves på instituttet. For at komme videre med arbejdet skal der afholdes en Arbejdsmiljødrøftelse, hvor det nedsatte udvalg sammen med arbejdsmiljøsektionen skal sammenholde alle oplysninger fra Workshoppen, det centrale spørgeskema, trivselsrapporten og besvarelserne fra runderingen. Dette arbejde skal igangsættes inden udgangen af april måned, og jeg indkalder til mødet i samarbejde med Ulla. Der afholdes en arbejdsmiljøkonference her på universitet den 27/9 2016 kl. 12.00-16.30. Der afholdes d. 3. maj HK s årlige arbejdsmiljøkonference, hvor der er fokus på AMR s rolle og Mental og fysisk robusthed hvordan skaber vi den på arbejdspladsen. 5. Arbejde med APV fremadrettet Der er nedsat et underudvalg under FU, som består af LOE, MY, TS og AØ. Der vil være en kort opsummering fra APV Workshoppen d. 8. marts. Der ønskes en opdatering fra udvalget, og FU skal herefter diskutere, hvordan vi kommer videre. TS: Workshop på instituttet blev afholdt d. 8. marts. Der har været udsendt et spørgeskema med ganske få spørgsmål til alle medarbejdere fra centralt hold. Resultat af dette spørgeskema blev udleveret og gennemgået af FU.
Undersøgelsen giver ikke FU nogen mulighed for at gå dybere ind i de enkelte svar, og det kan derfor være svært at arbejde videre med undersøgelsen. FU besluttede, at undersøgelsens resultat vedhæftes referatet. Den indgår endvidere i FU s fremadrettede arbejde. Den tages op på førstkommende personalemøde. LOE og Thorkild indkalder til møde om arbejdsmiljødrøftelse, der skal munde ud i handlingsplan. Dette bliver meget konkret om arbejdsmiljø. Herefter kommer det på FU. 6. Fordeling af timepulje 2016, procedure (bilag) Som et resultat af forhandlingerne om den ny arbejdstidsaftale, som trådte i kraft 1. september 2014, er der oprettet en pulje, som institutlederen kan anvende til at kompensere VIP, der løfter særlige opgaver, som ligger ud over den almindelige drift, herunder administrative opgaver. Der afsættes årligt 2000 timer til puljen, og puljen fordeles mellem institutterne på baggrund af VIP- årsværk. Dekanatet opfordrer til, at udmøntningen af puljen drøftes i instituttets samarbejdsudvalg. For Juridisk Instituts vedkommende har puljen været på 80-90 timer pr. semester. For foråret 2016 er der 91 timer til Juridisk Institut. Det fremgår af vedlagte bilag. Det indstilles til FU, at de diskuterer hvad den fremtidige procedure for tildeling af timerne skal være. FU drøftede procedure for anvendelse af timerne. For foråret 2016 har Juridisk Institut 91 timer til fordeling. I studienævnet tildeles man 25 timer for at være medlem pr. semester. US indstiller, at timerne tildeles til IR, FU, Akademisk Råd, Bestyrelsen. FU var enige heri. Procedure for timetildeling tages op igen i efteråret d. 22. september. Timer der ikke er tildelt i foråret vil automatisk blive overført til efteråret. Dvs., at der for efteråret vil være en pulje på 182 timer. FU talte endvidere om, at man savner info fra tillidsrepræsentanten fra DJØF om, hvornår og hvordan der kan søges om tillæg. Instituttets medarbejdere, der er medlem af DJØF, bør automatisk blive informeret fra deres tillidsrepræsentant, ligesom det sker f.eks. fra HK tillidsrepræsentanten. 7. Stillingsplan 2017 (bilag 1 + 2) Drøftelserne omkring stillingsplan igangsættes. Stillingsplanen skal være endelig godkendt af fakultetet i september/oktober. Opdateret stillingsplan for 2016 vedlægges som bilag. Derudover vedlægges opstart af stillingsplan for 2017 som bilag. Denne stillingsplan indeholder pt. kun de stillinger der allerede er aftalt, eller som er overgangstillinger. : FU skal diskutere, hvorledes man ønsker det videre forløb med udarbejdelse af stillingsplan skal være. JS gennemgik stillingsplanen for 2016. FU ønsker, at der sker opslag af ph.d.-stillinger med tiltrædelse 1. august. Derudover ønskes, at der bliver et informationsmøde for studerende om, hvad det vil sige at være ph.d.-studerene. Endvidere ønskes, at der udarbejdes en folder, der beskriver hvad det vil sige at være ph.d.-studerende, som også lægges på hjemmesiden.
FU var enige om, at ph.d. skal på som punkt på et senere møde. Der skal ses på hvad de overordnede rammer er for en ph.d.-studerende? Hvilke krav kan/skal stilles til den ph.d.-studerende, vejlederen, administrativt, personalemæssigt? Der er tidligere lavet retningslinjer for ph.d.-forløbet på Juridisk Institut. GA sender dette til JS. Strategi for hvordan nye stillinger prioriteres, og hvordan allerede ansatte fastholdes tages op på næste møde. 8. Regnskab for 2015 (bilag 1 + 2) Regnskab for driftsbudgettet på instituttet medsendes som bilag. Derudover vedlægges det overordnede regnskab for det Samfundsvidenskabelige fakultet. : JS gennemgår regnskabet. IR har mulighed for at komme med bemærkninger til regnskabet. JS gennemgik regnskabet for instituttet. Det overordnede regnskab for hele Juraens Hus blev uddelt. Vi kommer ud af 2015 med et samlet overskud på 5,9 mio. for både institut og studie. Husleje på auditorier betales af studierne. Det er en meget stor post for studierne, og i efteråret 2015 fik vi over 400.000 kr. retur pga. fejlberegninger. IT i undervisningslokaler er gamle og bør udskiftes. Hvem betaler dette? JS undersøger. 9. Godkendelse af 1-årig fleksaftale for TAP-personalet (bilag udleveres på mødet) TAP-personalet på Juridisk Institut har en fleksaftale, hvordi der står beskrevet retningslinjer for hvordan ledere, medarbejdere og tillidsrepræsentanter i fællesskab håndterer flekstidsordningen og over-/merarbejde. Denne aftale er på Institut-/Studiesekretariatsmøde d. 29. marts, hvorfor den først kan blive udleveret på mødet. Det indstilles at retningslinjerne godkendes. Punkt udsættes til næste møde. 10. Forslag til telefonpolitik (bilag) Kevin har udarbejdet vedlagte forslag til telefonpolitik. FU skal tages stilling til om forslaget kan godkendes. Herefter vil Kevin orientere instituttets medarbejdere. Det indstilles til FU, at den gennemgås og godkendes. Der var få kommentarer til den foreslåede politik. JS orienterer Kevin, som tilretter, og herefter vil orientere alle medarbejdere. 11. Godkendelse af mødeplan for 2016 Mødeplanen er vedlagt som bilag. Det indstilles, at mødeplanen tages til efterretning. Godkendt.
12. Eventuelt Ingenting. For referatet: Janne Sverd