HovedUdvalg Den 30. november 2017 Tidspunkt: 09:00-13:00 Sted: Vestskolen afd. Skovbakken Deltagere: Henning Haahr, Jette Lorenzen, Karsten Poulsen, Morten Møller, Anne Stenbæk, Ole Stounbjerg, Thomas Jørgensen, Rikke Liboriussen, Jonas T. Sørensen, Viki Kjær Madsen, Lone Bay, Torben B. Nielsen, Jette Harlund, Hanne Fleron, Lene Bertram Fischer, Bodil Jeppesen Afbud:
HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 1 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat fra sidste møde...2 2. Godkendelse af dagsorden...2 3. Status på arbejdsmiljøarbejdet...2 4. Vold, trusler og chikane, herunder digital chikane...3 5. Trivselsmåling 2017 - præsentation af hovedresultat...4 6. Opfølgning på Hovedudvalgets temamøde 2017...5 7. Aftale om principper for tillidsvalgtes vilkår...6 8. Status på arbejdet med effektiviseringer 2017...7 9. Valg til Feriefondens bestyrelse...7 10. Ligestillingsredegørelse 2017...8 11. Kompensation i forbindelse med medarbejderes deltagelse i uddannelse...9 12. Eventuelt...9 13. Til efterretning...9 14. Evaluering af mødet (301117)...10 Underskriftsark...11 Samlet bilagsliste...i
HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 2 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Doknr.:727-2017-97709 Sagsnr.: 727-2017-13383 Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet. I forlængelse af sidste møde har formand og næstformand aftalt, at der for 2018 fastholdes en mødefrekvens på seks ordinære møder samt 12-12 seminar. Forretningsordenen er tilrettet på baggrund heraf og vedlægges som bilag i den endelige version. Forretningsorden for Hovedudvalget 2017 - godkendt 09.10.2017 727-2017-140735 2. Godkendelse af dagsorden Doknr.:727-2017-97715 Sagsnr.: 727-2017-13383 Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet 3. Status på arbejdsmiljøarbejdet Doknr.:727-2017-100156 Sagsnr.: 727-2017-13383 Til information og drøftelse Der afsættes 5 minutter til punktet
HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 3 Sygefravær Sygefraværet for 2017 til og med oktober måned er fortsat under niveauet for samme periode i 2016. Der skyldes primært et fald i langtidsfraværet. På områderne Børnepasning, Administration/Rådhus og Vej og Park er sygefraværet dog over niveauet for 2016. 4. Vold, trusler og chikane, herunder digital chikane Doknr.:727-2017-154239 Sagsnr.: 727-2017-11010 Punktet er til information og drøftelse Der afsættes 20 minutter til punktet HK Kommunal har fremsendt brev til alle borgmestre og kommunaldirektører vedr. risiko for vold, trusler og digital chikane for medarbejdere i Jobcentre. Som HR teamet har beskrevet i forbindelse med halvårsrapporten vedr. interne audits er arbejdet med vold og trusler et opmærksomhedsområde på stort set alle arbejdspladser men også et område der fordrer opmærksomhed, da der generelt er en oplevelse af, at der mangler en
HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 4 fælles forståelse på arbejdspladsen af hvornår, der er tale om vold, trusler eller lignende krænkelser, og hvornår der skal ske registrering. HR teamet har netop udarbejdet og udsendt en lille folder, der er målrettet alle medarbejdere vedr. vold og trusler uden for arbejdstid. Denne er et supplement til den tidligere folder, der er udarbejdet, og som retter sig mod arbejdsmiljøgrupperne og arbejdspladsernes arbejde med at forebygge og sikre handling i forhold til arbejdsrelateret vold og trusler udenfor arbejdstid. Derudover arbejder HR teamet på et arrangement som en del af dem supplerende arbejdsmiljøuddannelse i 2018 med fokus på digital chikane. Vi er i dialog med en af de førende videnspersoner på det felt, og vi retter særligt fokus på dette i foråret. Endelig kan det nævnes, at der den 29. november afholdes et temamøde om voldsforebyggelse i regi af projekt Vold som udtryksform. Den netop gennemførte trivelsmåling/apv kortlægger endvidere medarbejderens oplevelse af/udsættelse for krænkelser, og giver arbejdspladserne et afsæt for den videre dialog og forebyggende indsats. Hovedudvalget drøfter HK s henvendelse og den fælles indsats i forhold til forebyggelse og håndtering af krænkende adfærd, herunder digital chikane. BorgmesterbrevHKKommunal 727-2017-154244 5. Trivselsmåling 2017 - præsentation af hovedresultat Doknr.:727-2017-154249 Sagsnr.: 727-2017-2748 Til information og drøftelse Der afsættes 25 minutter til punktet Resultatet af den gennemførte trivselsmåling fremsendes til HR teamet den 28. november og udsendes til arbejdsmiljøgrupperne den 29. november. Det samlede resultat fremsendes ligeledes til Hovedudvalget samme dag.
HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 5 HR præsenterer hovedresultaterne for Hovedudvalget på mødet den 30. november 2017. Der vil alene være tale om en første præsentation for Hovedudvalget og udvalget drøfter på førstkommende møde i 2018 mere grundigt, hvad resultatet giver anledning til for Hovedudvalget. I december måned behandler Områdeudvalgene resultatet af trivselsmålingen på de forskellige områder. Udvalgene drøfter særlige opmærksomhedspunkter indenfor det enkelte områder, og tilbagemeldinger fra Områdeudvalgene kan naturligt indgå i Hovedudvalgets behandling af trivselsmålingen på mødet i februar 2018. Hovedudvalget drøfter det overordnede resultat fra trivselsmålingen. 6. Opfølgning på Hovedudvalgets temamøde 2017 Doknr.:727-2017-154246 Sagsnr.: 727-2017-15005 Til beslutning Der afsættes 25 minutter til punktet Hovedudvalget besluttede på sidste møde at nedsætte en arbejdsgruppe, der skulle bearbejde opsamlingen fra temamødet og komme med konkret forslag til prioritering af fokusområder for den kommende periode. Arbejdsgruppen mødtes den 13. november og arbejdede med samling af de tre gruppers input til et fælles forslag til Hovedudvalgets kommende fokusområder. Samtidig arbejdede gruppen med et bud på en endelig formulering af Hovedudvalgets kerneopgave. Arbejdsgruppen præsenterer i fællesskab det udarbejdede forslag. Som supplement til Hovedudvalgets drøftelse af fokusområder bemærkes, at OmrådeUdvalget for Børn, Unge og Kultur på deres møde den 30. oktober besluttede at opfordre til, at man i HovedUdvalget tager initiativ til at få skabt en fælles forståelse af og et fælles sprog om social kapital og relationel velfærd. Desuden ville det være hensigtsmæssigt med et fælles billede af, hvordan vi vil arbejde med de to begreber i Odder Kommune. Hovedudvalget drøfter arbejdsgruppens forslag og beslutter, hvornår og hvordan der konkret arbejdes videre med de enkelte fokusområder (årshjul)
HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 6 Hovedudvalget - kerneopgave og fokusområder 2018-2019 727-2017-153593 7. Aftale om principper for tillidsvalgtes vilkår Doknr.:727-2017-154247 Sagsnr.: 727-2017-16171 Til beslutning Der afsættes 25 minutter til punktet Den nedsatte arbejdsgruppe har udarbejdet et forslag til en ny aftale om principper for tillidsvalgtes vilkår. Der har været enighed i arbejdsgruppen om, at det har været nødvendigt at starte forfra med en ny fælles forståelse af principperne, og ikke tilpasning af aftalen fra 2008. Arbejdsgruppen har lagt vægt på, at aftalen bygger på en fælles forståelse af de bærende principper for samarbejdet mellem ledere og tillidsvalgte, der skal sikre de tillidsvalgte den nødvendige og tilstrækkelige tid til hvervet. Det har samtidig været vigtigt for arbejdsgruppen, at den nye aftale rummer alle tillidsvalgte. Arbejdsgruppen foreslår endvidere, at aftalen suppleres med et bilag, der beskriver eksempler på, hvordan principperne kan omsættes til god hverdagspraksis. Arbejdsgruppen præsenterer forslaget for Hovedudvalget og ønsker udvalget drøftelse af: Hvordan optages eksempler på hverdagspraksis i bilaget? Hvem vurderer, hvilke eksempler, der kan komme med i bilaget? Hvordan skal eksemplerne beskrives (forslag til skabelon er vedlagt som bilag). I forhold til optagelse og vurdering af eksempler på god hverdagspraksis kunne en mulighed være, at lade arbejdsgruppen fortsætte med det formål løbende at følge op på input til bilaget. Hovedudvalget drøfter forslaget til principper for tillidsvalgtes vilkår med henblik på endelig godkendelse. Hovedudvalget tager endvidere stilling til hvordan bilaget udarbejdes og udvikles.
HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 7 UDKAST - Principper for tillidsvalgtes vilkår i Odder Kommune UDKAST 1 - Principper for tillidsvalgtes vilkår, praksiseksempler 727-2017-126722 727-2017-153265 8. Status på arbejdet med effektiviseringer 2017 Doknr.:727-2017-154245 Sagsnr.: 727-2017-11010 Til information og drøftelse Der afsættes 15 minutter til punktet Direktionen og effektiviseringsstyregruppen orienterer om status på effektiviseringsarbejder, herunder særligt Temaeffektiviseringer vedr. administration samt etablering af Fælles drift og serviceenhed Status fra effektiviseringsstyregruppen 9. Valg til Feriefondens bestyrelse Doknr.:727-2017-154225 Sagsnr.: 727-2017-11010 Punktet er til beslutning Der afsættes 10 minutter til punktet Bestyrelsen mangler i øjeblikket to bestyrelsesmedlemmer, og i den forbindelse der været annonceret efter kandidater på Odder kommunes intranet, under Her og Nu Odder. Indslaget blev lagt på Intra den 19. oktober 2017 med ansøgningsfrist den 10. november 2017. Der er tre kolleger, der har meldt deres kandidatur.
HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 8 De tre kandidater er: Pia Hartmann, Borgerservice Charlotte Kær Kvist, Jobcentret Poul Johansen, IT-afdelingen Uddybning fremgår af vedlagte bilag. Hovedvalget udpeger to medlemmer til Feriefondens bestyrelse til valg til feriefondens bestyrelse 2017 727-2017-154709 10. Ligestillingsredegørelse 2017 Doknr.:727-2017-154222 Sagsnr.: 727-2017-4418 Til information og drøftelse Der afsættes 10 minutter til punktet Ifølge Lov om ligestilling af kvinder og mænd, skal kommuner og regioner hvert andet år redegøre for situationen med hensyn til ligestillingen mellem kvinder og mænd blandt de kommunalt ansatte. Redegørelsen skal indeholde oplysninger om: 1. hvorvidt kommunen har formuleret en ligestillingspolitik, og i givet fald det nærmere indhold af den 2. den kønsmæssige fordeling i forhold til de enkelte stillingskategorier 3. den kønsmæssige sammensætning af visse udvalg, nævn m.v. 4. andre forhold, der skønnes at have betydning for kommunens indsats på ligestillingsområdet, herunder inddragelse af kønsaspektet i forbindelse med kerneopgaven Hovedudvalget drøfter ligestillingsredegørelsen
HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 9 ligestillingsrapport 2017 727-2017-99033 udfyldt spørgeskema til ligestillingsstatistik 2017 727-2017-147640 11. Kompensation i forbindelse med medarbejderes deltagelse i uddannelse Doknr.:727-2017-154224 Sagsnr.: 727-2017-11010 Til information og drøftelse Der afsættes 10 minutter til punktet Der ønskes en drøftelse af vores retningslinjer og aftaler for efteruddannelse og med særlig fokus på kompensation i forbindelse med efter- og videre-uddannelse. Det fremgår af retningslinjerne vedr. tjenestefrihed, at lederen kan give frihed til deltagelse i møder og kursus af arbejdsmæssig karakter, men der er ikke aftalt nærmere fælles retningslinjer om tid. Det fremgår endvidere, at lederen kan give tjenestefrihed Dagen før eksamen og eksamensdagen i forbindelse med kurser, som er relevante såvel i henseende til arbejdsstedets arbejdsopgaver som til ansøgerens egne nuværende og fremtidige arbejdsopgaver. Tilsvarende frihed kan gives i forbindelse med eksamenslignende situationer - afløsningsopgaver. Det overlades til lederen - på baggrund af undervisningsstedets vurdering - at give frihed dog max. 3 Retningslinjerne om tjenestefrihed findes i sin helhed på HR-portalen https://hr.odder.dk/hr/paa-jobbet/tjenestefri/ Hovedudvalget drøfter retningslinjerne. 12. Eventuelt Doknr.:727-2017-97727 Sagsnr.: 727-2017-13383
HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 10 13. Til efterretning Doknr.:727-2017-97725 Sagsnr.: 727-2017-13383 Referat fra møde den 30.10.2017 i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Referat fra Møde i områdeudvalgfet d. 14. september 727-2017-145151 727-2017-125101 Referat torsdag den 28. september 2017 727-2017-128488 Referat OU Teknik 140917 727-2017-127728 14. Evaluering af mødet (301117) Doknr.:727-2017-128260 Sagsnr.: 727-2017-13383 Der afsættes 5 minutter til punktet Hovedudvalget evaluerer dagens møde med udgangspunkt i følgende spørgsmål: Hvad fungerede godt? Hvad skal forbedres? Hvad skal særligt kommunikeres fra mødet og hvordan?
HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side 11 Underskriftsark Henning Haahr Jette Lorenzen Karsten Poulsen Morten Møller Anne Stenbæk Ole Stoubjerg Thomas Jørgensen Rikke Liboriussen Jonas T. Sørensen Viki Kjær Madsen Lone Bay Torben B. Nielsen Jette Harlund Hanne Fleron Lene Bertram Fischer Bodil Jeppesen
HovedUdvalg, den 30. november 2017 Side i Samlet bilagsliste 1 727-2017-140735 4 727-2017-154244 6 727-2017-153593 7 727-2017-126722 7 727-2017-153265 9 727-2017-154709 10 727-2017-99033 10 727-2017-147640 13 727-2017-145151 13 727-2017-125101 13 727-2017-128488 13 727-2017-127728 Godkendelse af referat fra sidste møde Forretningsorden for Hovedudvalget 2017 - godkendt 09.10.2017 Vold, trusler og chikane, herunder digital chikane BorgmesterbrevHKKommunal Opfølgning på Hovedudvalgets temamøde 2017 Hovedudvalget - kerneopgave og fokusområder 2018-2019 Aftale om principper for tillidsvalgtes vilkår UDKAST - Principper for tillidsvalgtes vilkår i Odder Kommune Aftale om principper for tillidsvalgtes vilkår UDKAST 1 - Principper for tillidsvalgtes vilkår, praksiseksempler Valg til Feriefondens bestyrelse til valg til feriefondens bestyrelse 2017 Ligestillingsredegørelse 2017 ligestillingsrapport 2017 Ligestillingsredegørelse 2017 udfyldt spørgeskema til ligestillingsstatistik 2017 Til efterretning Referat fra møde den 30.10.2017 i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Til efterretning Referat fra Møde i områdeudvalgfet d. 14. september Til efterretning Referat torsdag den 28. september 2017 Til efterretning Referat OU Teknik 140917